PROSEDUR KERJA
7. Perawatan instalasi Listrik
7.1 Tiap departemen dapat mengajukan perbaikan instalasi listrik / Maintenance listrik dengan menghubungi dept. GA atau jika penambahan (pembuatan / pemasangan baru) dengan melampirkan surat yang sudah disetujui oleh Direktur naungan dibawahnya dan dibuat oleh PIC (level Manager).
7.2 Surat yang sudah disetujui diserahkan ke bagian GA departemen (level pimpinan) untuk penambahan (pembuatan / pemasangan baru)
7.3 Manager GA memberikan persetujuan terkait dengan surat pengajuan dari departemen kepada Kepala bagian rumah tangga untuk melakukan pengecekan dan estimasi biaya.
7.4 Kabag RT bersama dengan staff teknisi melakukan pengecekan / menganalisa kerusakaan dan melakukan perbaikan / penambahan.
Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 4747
7.5 Jika komponen yang rusak tidak dapat diperbaiki dan harus diganti, maka Kabag RT mengajukan permintaan kasbon untuk pembelian barang tersebut.
7.6 Kabag RT melakukan pembelian barang dan melakukan penggantian terkait dengan barang yang rusak / penambahan / pemasangan baru.
7.7 Staff teknisi lakukan pencatatan aktifitas harian pada manual log book dan konfirmasi kepala bagian rumah tangga untuk aktifitas harian yang telah dilakukan.
7.8 Kabag RT melakukan penginputan data hasil perbaikan dan membuat rekapan bulanan terkait dengan laporan perbaikan yang telah selesai dikerjakan serta melaporkan perbaikan terselesaikan kepada Manager GA.
8. Maintenance AC
8.1 Masing – masing departemen mengajukan perbaikan / maintenance AC dengan menghubungi/ menginformasikan kepada Dept. GA.
8.2 Manager GA Menerima informasi yang diajukan oleh Departemen terkait dan mengistruksikan kepada Kabag RT untuk dilakukan pengecekan AC.
8.3 Kabag RT bersama dengan staff teknisi melakukan pengecekan / menganalisa kerusakaan dan melakukan perbaikan.
8.4 Jika komponen yang rusak tidak dapat diperbaiki dan harus diganti, maka Kabag RT mengecek persediaan barang digudang apakah masih terdapat AC yang masih bisa digunakan kembali.
8.5 Jika tidak ada stok persediaan barang dan bersifat urgent maka Kabag RT meminta persetujuan kepada Manager GA dan jika disetujui mengajukan permintaan kasbon untuk pembelian barang tersebut.
8.6 Kabag RT melakukan pembelian barang ke vendor dan melakukan penggantian terkait dengan AC yang rusak/ penambahan/ pemasangan baru.
8.7 Staff teknisi lakukan pencatatan aktifitas harian pada manual log book dan konfirmasi Kabag RT untuk aktifitas harian yang telah dilakukan.
8.8 Kabag RT melakukan penginputan data hasil perbaikan dan membuat rekapan bulanan terkait dengan laporan perbaikan yang telah selesai dikerjakan melaporkan perbaikan terselesaikan kepada Manager GA.
Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 4848
9. Security
9.1 Komandan Regu
9.1.1 Memastikan keamanan perusahaan dengan melakukan pengontrolan di setiap lini bagian pada masing – masing pos penjagaan.
9.1.2 Melaksanakan serah terima tugas komandan regu sesuai dengan shift yang sudah ditentukan dan terschedule oleh pimpinan dari departemen GA (General Affair)
9.1.3 Melakukan absensi terhadap anggota security dan melakukan monitoring setiap saat baik menggunakan media komunikasi maupun peninjauan langsung.
9.1.4 Memimpin dan memberikan petunjuk / pengarahan tentang tugas dan mekanisme pengamanan kepada anggota di setiap lini.
9.1.5 Membagi pelaksanaan tugas dan penjagaan yang akan dilaksanakan kepada anggotanya.
9.1.6 Mengadakan pemeriksaan dan kerapian pakaian dan kelengkapan atribut anggota security, tanda pengenal (ID CARD) dan kebersihan Pos Security disemua tempat.
9.1.7 Pencatatan semua kejadian penting / darurat dalam buku laporan / berita acara kejadian dan melaporkan kepada pimpinan departemen GA selalu naungan security (level Manager)
9.1.8 Memelihara dan menjaga nama baik dimanapun bertugas dan berada
9.2 Patroli harian
Dalam melakukan tugas patroli, pengetahuan dasar yang harus di miliki oleh petugas Security Antara lain:
9.2.1 Security mengetahui / menguasai keadaan daerah / lingkungan perusahaan berdasarkan dengan peta lokasi perusahaan yang meliputi:
9.2.1.1 Bangunan utama perusahaan 9.2.1.2 Gudang perusahaan
9.2.1.3 Instalasi Listrik
Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 4949
9.2.1.4 Jalan & Area parkir
9.2.1.5 Tempat alat pemadam kebakaran
9.2.2 Mengetahui dan berusaha untuk tahu sumber – sumber gangguan yang dapat menimbulkan kerawanan dan gangguan keamanan dan ketertiban dilingkungan perusahaan yang meliputi:
9.2.2.1 Tempat kunci ruangan masing – masing gedung 9.2.2.2 Tempat parkir kendaraan
9.2.2.3 Tempat tabung pemadam kebakaran (APAR)
9.2.3 Setiap hari Security melakukan checklist untuk kebersihan dan kerapihan yang ada disekitar lingkungan perusahaan pada saat melakukan patroli dengan menggunakan form. Safety Patrol (F.SS.K3.24.01) dan dilakukan penyerahan kepada pimpinan departemen GA (Manager GA)
9.3 Penjagaan Pos Security
9.3.1 Security wajib mengawasi kegiatan keluar masuk orang, kendaraan serta lingkungan sekitar pos security dan wajib mengatur apabila terjadi pelanggaran tata tertib dan selalu ramah dan bersikap baik pada saat bertugas / setelah bertugas.
9.3.2 Security datang 30 menit lebih awal sebelum melaksanakan serah terima dengan petugas jaga sebelumnya dan Serah terima tugas penjagaan dilaksanakan tepat waktu pada saat penggatian shift jaga
9.3.3 Pada saat serah terima tugas wajib memperhatikan hal – hal sbb:
9.3.3.1 Memastikan / mengecek semua barang inventaris dalam keadaan lengkap, buku laporan terisi dengan baik, situasi dalam keadaan aman dan kondusif.
9.3.3.2 Memeriksa daftar tempat / bangunan yang diberi catatan untuk diawasi / di patroli.
9.3.3.3 Memeriksa pengumuman / instruksi yang harus diperhatikan dan yang harus dilaksanakan sesuai
Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 5050
dengan arahan Komandan Regu / Pimpinan departemen.
9.3.3.4 Selalu menjaga dan memperhatikan pos penjagaan security dan sekitarnya dengan sikap yang baik dan berpenampilan rapi.
9.3.3.5 Selalu waspada terhadap segala kemungkinan yang bisa terjadi dan mengawasi kegiatan orang atau barang yang ada disekitarnya dan wajib memeriksa apabila mencurigakan.
9.3.3.6 Melakukan pencatatan terkait dengan apa yang di dengar, di lihat dan semua kegiatan pada loog book security.
9.3.3.7 Setiap petugas yang berjaga dilarang merokok, tidur dan harus selalu waspada dan siap menghadapi kemungkinan yang akan terjadi dan dilarang meninggalkan lokasi tanpa ijin komandan regu.
9.3.3.8 Pada saat pelaksanaan tugas untuk penjagaan pos security dilarang keras membuka sepatu , pakaian dan seragam dinasnya.
9.4 Sikap Security selama bertugas 9.4.1 Terhadap Pimpinan
9.4.1.1 Memberikan hormat kepada pimpinan dan menunjukan sikap siap siaga dengan tegap.
9.4.1.2 Memberikan sapaan ketika bertemu dengan mengucapkan “selamat pagi / siang / malam”
9.4.1.3 Mengarahkan mobil pimpinan ke area parkir yang sudah ditentukan.
9.4.2 Terhadap Tamu Perusahaan / Rekanan / Supplier
9.4.2.1 Memberikan hormat kepada tamu/ rekanan/ supplier dan menunjukan sikap siap siaga dan tegap.
Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 5151
9.4.2.2 Memberikan sapaan ketika bertemu dengan mengucapkan “selamat pagi/ siang / malam”.
9.4.2.3 Jika tamu tersebut sedang merokok, sampaikan kepada tamu untuk mematikan rokoknya dan memberitahukan area merokok perusahaan.
9.4.2.4 Bertanya dengan sopan “Maaf ada yang bisa kami bantu untuk bapak / ibu ”
9.4.2.5 Bila tamu menggunakan kendaraan, arahkan untuk parkir dahulu dan sampaikan “Maaf ibu/ bapak silahkan parkir dahulu ditempat parkir halaman depan perusahaan dan menuju ke pos security untuk pendataan tamu perusahaan, terima kasih”
9.4.2.6 Lanjut untuk pendataan identitas tamu sesuai dengan SOP.DU.GA.04 Tentang Monitoring Tamu Perusahaan
9.5 Penanganan pelanggaran dan ketertiban umum 9.5.1 Segera amankan tempat kejadian perkara (TKP)
9.5.2 Melapor kepada atasan (Danru / Pimpinan), mengamankan TKP dan mengamankan barang bukti, dll
9.5.3 Melakukan interograsi terhadap pelaku, saksi – saksi apabila ada dan pihak lain yang berkaitan dengan tindakan kejahatan / pelanggaran sampai didapat keterangan yang jelas
9.5.4 Membuat berita acara peristiwa kejadaian dan membuat laporan tertulis yang ditujukan kepada komandan regu (Danru) 9.5.5 Komandan regu melaporkan kepada pimpinan (Manager GA)
atas peristiwa / kejadian yang ada untuk tindak lanjut penyelesaian.
9.6 Penanganan kebakaran
9.6.1 Bersikap tenang dan tidak panik terhadap kejadian kebakaran yang sedang berlangsung
Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 5252
9.6.2 Membunyikan alarm / konfirmasi untuk pemberitahuan adanya kebakaran kepada semua karyawan yang ada di sekitar lokasi terjadinya kebakaran.
9.6.3 Pengambilan alat pemadam api ringan (APAR) jika keadaan api masih kecil dan bisa dikendalikan.
9.6.4 Segera hubungi dinas pemadam kebakaran, pos polisi terdekat dan security lainnya jika keadaan api sangat besar dan tidak bisa dikendalikan dengan menggunakan APAR.
9.6.5 Segera lakukan pemutusan aliran listrik dari luar apabila ada dengan cara mematikan saklar induk dan membiarkan sikring tetap pada tempatnya.
9.6.6 Menempatkan dan mengamankan dokumen penting dan aset perusahaan yang dapat diselamatkan di lokasi yang lebih aman dan jauh dari api.
9.6.7 Mengamankan dan melarang karyawan / orang yang tidak berkepentingan memasuki lokasi terjadinya kebakaran sampai dengan lokasi dinyatakan aman.