PERUBAHAN DALAM ORGANISASI
3.1 Perubahan dalam organisasi belajar (learning organization)
Learning organization adalah kemampuan sebuah organisasi untuk mampu menggali dan mengolah pengalaman melalui eksperimen, observasi serta mampu menganalisis keberhasilan dan kegagalan untuk diterapkan dalam suatu sistem atau aplikasi baru yang membantu pencapaian yang lebih baik. Hacket (2000) menyatakan bahwa learning organization adalah proses yang mendukung organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap perubahan, serta mampu bertumbuh ke arah yang lebih baik melalui penciptaaan dan pengaplikasian hal-hal baru seperti knowledge, kemampuan dan kompetensi
sekaligus mampu mentransformasikannya kepada kolega lainnya. Dari penjelasan di atas maka dapat disimpilkan bahwa Knowledge, pengalaman dan kreativitas karyawan hanya akan terbentuk bila karyawan diberikan kesempatan untuk melakukan pembelajaran (learning).
Organizational learning culture mendorong individu dan tim tumbuh dan berkembang melalui kreativitas, tim kerja dan perbaikan yang kontinu. Dalam hal untuk menciptakan learning organization dibutuhkan konsep mengenai change management dalam kerangka kerja knowledge management yang ditujukan untuk mengubah pola kerja, pola pikir dan tindakan para karyawan sehingga berbasiskan pada orientasi pengetahuan.
Agar tercipta kondisi organizational learning yang kondusif maka tentunya tidak terlepas dari peran top management yang direpresentasikan oleh pimpinan dan manajer. Peran pemimpin agar organisasinya berbasis learning organizational meliputi menyusun target, mengembangkan strategi, mengkomunikasikan visi dan mengaitkan karyawan dengan departemennya. Selain itu, perubahan merupakan tujuan utamanya, sehingga dapat menggalang seluruh bagian dalam organisasi ke arah tujuan yang diinginkan dengan cara yang lebih cepat.
3.1.1 Leadership dalam perubahan organisasi
Menjadi pemimpin yang efektif untuk perubahan mungkin merupakan hal yang paling penting bagi eksekutif agar dapat melakukan pengembangan pribadi mereka dan perusahaan. Sebuah studi yang baru dilaporkan oleh Harvard Business Review tentang kuantifikasi pengalaman empirik: tanpa
tindakan yang berkelanjutan, komitmen kepemimpinan, dan keaktifan, perubahan organisasi tidak akan berhasil. Penelitian ini membandingkan antara hasil uang dari upaya mendesain ulang proses bisnis, dampak yang mereka antisipasi, dan tingkat komitmen manajemen puncak. Sebagai contoh, di Eropa dan U.S., perusahaan dengan komitmen manajemen yang tinggi dapat memenuhi target keuangan; sedangkan mereka dengan komitmen manajemen rendah memiliki hasil yang lebih rendah, dan manfaat moneter terjatuh secara substansial.
Phillip Kotter mengatakan, membuat perubahan adalah fungsi utama kepemimpinan. Ia membedakan fungsi antara kepemimpinan dan manajemen. Sebagai contoh, manajer membuat rencana dan menghasilkan hasil yang produktif, sedangkan pemimpin menentukan arah dan mengembangkan visi dan strategi organisasi; manajer mengatur dan melakukan tugas, sementara para pemimpin menyelaraskan para kayawan tentang keselarasin visi dengan tindakan. Dalam prakteknya, tentu saja, seorang eksekutif dapat menjadi seorang pemimpin dan manajer. Karena kedua jenis keterampilan dan kualitas tersebut sangat penting untuk mempengaruhi perubahan, eksekutif yang lebih "pemimpin" dari pada "manajer" dapat mengembangkan sebuah tim manajemen yang mencerminkan keduanya.
Teori manajemen Abraham Zaleznik percaya bahwa jiwa kepemimpinan ada dari lahir bukan dibuat. Setiap tim manajemen perubahan dalam suatu organisasi harus memiliki kolektifitas dan bahwa organisasi dapat
mendorong mereka tumbuh menjadi seorang manajer. Berikut merupakan hal yang sebaiknya dilakukan oleh pemimpin perubahan :
a. Melakukan perubahan saat diperlukan.
Jack Welch menyimpulkan diperlukan pemimpin yang terbuka terhadap perubahan: "Ubah sebelum Anda harus merubahnya". Para eksekutif tidak akan memimpin perubahan sebelum mereka berkomitmen kepada sendiri. Setelah dirasa ada kebutuhan akan perubahan, perubahan itupun harus sepenuhnya dilaksanakan.
Sama seperti manajer menengah dan karyawan yang mungkin menolak perubahan, banyak eksekutif atas yang mungkin sulit untuk menerima perubahan, apalagi untuk menjalankannya. Dalam beberapa kasus, perubahan mungkin bisa berarti merubah pola kesuksesan masa lalu yang seorang telah dibangun.
Untuk manajer bagian atas bagaimanapun perlu mengakui kebutuhan untuk berubah dan memiliki keyakinan untuk memimpin meski harus menghadapi hambatan yang datang dari dalam. Jika risiko untuk melakukan perubahan dirasa besar, manajer perlu mempertimbangkan jalan lain sebagai tindakan alternatif.
b. Menentukan visi organisasi,
Visi merupakan kunci bagi arah kerja tim dan penciptaan inovasi. Visi juga menjelaskan Total Quality perusahaan yang berarti perusahaan yang terus memperbaiki semua proses pekerjaan kepuasan pelanggan internal dan eksternal : 1) menghasilkan pelanggan yang
puas, 2) memfokuskan perbaikan secara terus-menerus, dan 3) memiliki karyawan yang termotivasi dan terlatih. Juga termasuk mengambil langkah-langkah yang berkualitas untuk mencapai hasil bisnis memuaskan, seperti mengelola keadaan, melakukan proses tindakan, dan melakukan proses bisnis yang memiliki perencanaan yang berkualitas, langkah-langkah untuk mencapai tujuan, dan menyediakan sarana.
Salah satu contoh yang menggambarkan aktivitas manajemen perubahan yang hanya dapat dilakukan oleh manajemen puncak adalah mengembangkan visi organisasi yang baru. Tidak ada orang lain memiliki kekuatan untuk mengatur arah perubahan secara keseluruhan. Bahkan, visi dianggap sebagai kunci utama kepemimpinan.
Visi merupakan gambaran masa depan, tujuan bersama yang menetapkan arah setiap anggota untuk melakukan pekerjaannya. Visi yang paling efektif adalah visi yang sederhana, jelas, dan menarik yang menantang organisasi untuk mengambil langkah besar.
c. Mengkomunikasikan kebutuhan kritis untuk perubahan, perubahan visi, kebutuhan biaya untuk melakukan perubahan, dan hasil yang didapat.
Komunikasi organisasi secara keseluruhan sangat penting dalam manajemen perubahan, pemimpin perubahan di semua tingkatan harus mengambil peran aktif dalam mengkomunikasikan
perubahan kepada para bawahan. Keterlibatan pemimpin puncak itu terlihat saat ia mengambil tindakan perubahan ini dengan serius dan diikuti oleh karyawan, stakeholder, dan pelanggan.
d. Aktif terlibat dan melakukan perencanaan mulai dari sekarang.
Eksekutif puncak memiliki tanggung jawab yang begitu banyak sehingga akan lebih mudah jika mereka telah memimpin perubahan dan perubahan visi yang dibuat telah diterima oleh semua anggota. Bahkan manajemen perubahan yang suksespun tetap memerlukan kelanjutan, dukungan prioritas sebagai juara, model peran, dan pengawas perubahan. Keterlibatan aktif mereka dapat mencakup kegiatan yang beragam seperti berpartisipasi dalam pengendalian, memimpin acara penghargaan keberhasilan karyawan, secara teratur meninjau indikator pengukuran untuk menilai kemajuan perubahan, mengambil peran sentral dalam keputusan yang sedang berjalan terkait perubahan, dan terus malakukan komunikasi dalam forum besar maupun kecil. Aspek kepemimpinan ini lebih focus pada tuntutan dan komitmen dari pada waktu.
Status quo yang dipertahankan tidak akan memberikan energi perubahan. Para pemimpin perubahan yang efektif menunjukkan bahwa perubahan nyata tidak hanya pada dasar-dasar organisasi, tetapi juga rutin dilakukan dalam aktivitas bekerja. Pemikiran inovatif adalah salah satu hal yang penting untuk mendesain ulang proses untuk mencapai kesuksesan organisasi.