Proses Analisis

BAHAGIAN 3: MEMAHAMI SISTEM PEROLEHAN

3.9 P ENILAIAN PROSES T ENDER

3.9.2 Proses Analisis

Proses seperti yang dijelaskan pada Rajah 3.8 menunjukkan proses umum iaitu proses tender EP, ini menunjukkan aliran langkah sistematik dalam melakukan tender.

Sebilangan besar maklumat diberikan dalam panduan perbendaharaan, namun, masih ada proses utama di mana panduan tidak diberikan.

a) Kekurangan dalam sifat ketelusan (telus)

i) Pelantikan Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Penilaian

Walaupun garis panduan menentukan jumlah anggota dan komposisi anggota, ia tidak menentukan bagaimana anggota ini patut dilantik. Tiada penilaian anggota sebelum pelantikan. Pelantikan adalah atas budi bicara pihak atasan atau pihak yang berkuasa. Ini akan membuka ruang untuk mencadang atau melantik individu yang mungkin mempunyai kepentingan atau diarahkan untuk memilih tender tertentu.

ii) Kerahsiaan penyerahan tender

Apabila tender dikemukakan, adalah satu kesalahan untuk mendedahkan perincian dokumen kepada orang ramai selain jawatankuasa penilaian. Hal ini tidak menggalakkan ketelusan, dan tidak memberi peluang untuk menilai perbezaan kos atau sebab rasional untuk pemilihan pemegang tender. Hal ini juga mengakibatkan amalan berat sebelah dan menafikan hak bagi pemohon yang sah untuk mencabar keputusan yang dibuat. Kaedah ini juga tidak memberikan secara telus sebab rasional pemenang tender dipilih. Perincian angka dan implikasi kos jarang sekali dikongsi secara terbuka.

iii) Penilaian tender oleh jawatankuasa

Tender dinilai oleh jawatankuasa dilantik yang biasanya terdiri dari tiga individu dan seorang pengerusi, yang seharusnya ketua jabatan atau jawatan lebih tinggi.

Jawatankuasa harus membuat keputusan berdasarkan kriteria seperti kekuatan syarikat, kemampuan untuk memberikan perkhidmatan, perbezaan kos, rekod prestasi; namun tidak ada maklumat statistik mengenai bagaimana sesuatu

keputusan telah dicapai. Tiada justifikasi yang diberikan sebagai rujukan untuk penambahbaikan di masa depan. Ketidaktelusan dalam hal ini memungkinkan manipulasi tender oleh jawatankuasa.

b) Peranan “Urus Setia tender”

Dalam keseluruhan proses tender di kebanyakan Kementerian atau jabatan, ada jabatan penting yang disebut "Urus Setia tender" iaitu jabatan utama yang menguruskan proses tender di dalam agensi atau jabatan.

Fungsinya merangkumi:

i) Menguruskan peringkat awal perancangan dan jadual pelaksanaan tender ii) Mengurus dan menyediakan dokumen tender

iii) Menguruskan iklan dan publisiti tender

iv) Menguruskan pelantikan jawatankuasa pembukaan tender v) Menguruskan pelantikan jawatankuasa penilaian tender

vi) Mengesahkan pendaftaran dalam sistem e-perolehan, merancang lawatan kawasan, dan menyusun senarai dokumen tender yang dibeli oleh orang awam vii) Menutup kerusi tender jika perlu

viii) Menguruskan keselamatan dan pemantauan kerusi tender ix) Mengatur pembukaan kerusi tender

x) Mengatur urusan penilaian tender

xi) Mengatur mesyuarat untuk jawatankuasa e-perolehan

Proses ini menyerupai semua proses perolehan di jabatan lain dan juga dalam kementerian, justeru mempunyai faktor risiko yang sama dalam proses tender.

Prosese ini hanya berbeza dalam situasi di mana tender mempunyai nilai tinggi, dalam jangkauan RM50-RM100 juta, di mana wakil KKM dan jabatan lain akan diserap ke dalam Lembaga Perolehan, atau dirundingkan secara langsung oleh kementerian atau menteri.

Kakitangan jabatan urus setia ternyata memiliki peranan yang besar dalam mempengaruhi keputusan tender. Mereka mempunyai akses kepada tender dan maklumat yang mungkin tidak dimiliki oleh Lembaga. Mereka boleh dengan

dokumen tender, memanipulasi jumlah tender, dan dalam senario terburuk mensabotaj tender yang sah. Semua ini boleh dilakukan tanpa bimbang kerana keputusan tawaran tidak dapat dipersoalkan, dan maklumat mengenai prosedur tender dilindungi oleh akta kerahsiaan. Contoh yang jelas adalah kes Projek Kartel.

c) Penilaian EP Menggunakan ‘Toolkit’ OECD

Cadangan kit alat OECD mengenai perolehan awam menyarankan prinsip berikut.⁷² Prinsip OECD E-P Tujuan

Ketelusan TM Dokumen tender dikendalikan oleh anggota Jabatan Urus Setia, memungkinkan berlakunya persekongkolan

Integriti TM Proses pemilihan dan keputusan tidak telus

Imbangan M Dibenarkan

Penglibatan PS Membolehkan penyertaan tetapi dibatasi oleh dasar bumiputera

Kecekapan M Keseluruhan sistem cekap dalam

mempermudah proses

Kapasiti M Pemohon tender diarahkan untuk mendaftar dengan portal kerajaan untuk mengambil bahagian dalam tender

Penilaian M Maklumat dikumpulkan dan diuruskan di bawah MYGPIS

Pengurusan Risiko TM Tiada mekanisme untuk mengesan aktiviti tidak mengikuti proses

Akauntabiliti TM Kualiti kerja yang tidak memuaskan dari kontraktor pembersihan dan keselamatan.

Integrasi M Mekanisme disediakan untuk memberikan integrasi

Jadual 3.9.2 (c)

M: Mematuhi

TM: Tidak Mematuhi PS: Pematuhan Separa

72 https://www.oecd.org/governance/procurement/toolbox/search/Checklist%2007%20E-procurement.pdf

Definisi prinsip-prinsip OECD

 Telus/Ketelusan: Sistem e-perolehan menghadkan interaksi langsung antara pegawai dan calon pembekal.

 Integriti: Alat e-perolehan memudahkan akses kepada tender awam dan meningkatkan ketelusan proses perolehan awam serta pertanggungjawaban pegawai perolehan, yang menyumbang kepada pengurangan risiko rasuah dalam proses perolehan.

 Akses: Sistem e-perolehan memastikan akses kepada tender awam dan meningkatkan persaingan.

 Imbangan: Keberkesanan perolehan dalam mencapai objektif dasar sekunder dapat diukur dengan menggunakan sistem e-perolehan.

 Penglibatan: Penggunaan sistem e-perolehan dapat menyumbang kepada komunikasi yang berkesan antara pembekal, persatuan perniagaan dan pihak berkepentingan lain serta makluman yang berkesan.

 Kecekapan: Alat e-perolehan mempermudah proses pemberian dan pengurusan kontrak serta mendorong penjimatan kos.

 Kapasiti: Tenaga kerja perolehan awam dan pembida/pembekal perlu mengetahui cara menggunakan sistem dan alat e-perolehan.

 Penilaian: Sistem e-perolehan menyumbang kepada penilaian hasil proses perolehan dengan mengumpulkan maklumat yang konsisten, terkini dan boleh dipercayai serta menggunakan data mengenai perolehan sebelumnya.

 Pengurusan risiko: Sistem e-perolehan dapat menyumbang kepada pengurusan risiko.

 Akauntabiliti: Sistem e-perolehan dapat digunakan untuk pemantauan prestasi perolehan awam.

 Integrasi: Sistem e-perolehan menyumbang kepada integrasi maklumat perolehan awam dan kewangan awam.

Berdasarkan definisi toolkit OECD di atas, sistem yang ada hanya mematuhi sebahagian daripada ciri-ciri EP yang matang. Faktor utama seperti ketelusan, integriti dan akauntabiliti didapati pada tahap yang masih lemah. Terdapat kekurangan

dilindungi di bawah undang-undang kerahsiaan. Keutuhan sistem juga diragui kerana maklumat dapat diakses oleh anggota jabatan Urus Setia. Terdapat kegagalan dalam akauntabiliti kerana tender diberikan tidak dipantau yang memungkinkan adanya kegiatan sub-kontrak, perkhidmatan yang tidak memuaskan, dan penganiayaan pekerja.