2.3 Digitalisasi Bahan Pustaka
2.4.1 Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi adalah proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui poses scaning, digital photograph atau
teknik lainnya. Digitalisasi dokumen adalah otomatisasi sistem penyimpanan dokumen cetak manual menjadi sistem penyimpanan dokumen digital atau elektronik. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotocopy yang memerlukan peralatan seperti komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung.
Menurut Pendit (2007: 244) proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu di edit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR, saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda.
Kami menggunakan software OMNIPAGE PRO 14 karena software tersebut mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98%. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju-ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah-maka
alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi di sini.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain .
Menurut Husna (2013) menyatakan ada beberapa tahapan alih media digital yaitu:
1. Seleksi bahan perpustakaan
Mengumpulkan dan menyeleksi sumber materi bahan perpustakaan yang akan dilakukan proses alih media digital
2. Klasifikassi hak cipta(copyright) dan kepemilikan
Melakuka klasifikasi hak cipta dari sumber materi bahan perpustakaan yang akan diproses dalam alih media digital.
3. Memeriksa kondisi fisik bahan perpustakaan
Apabila terdapat kondisi buruk atau kerusakan maka akan dilakukan konversi terlebih dahulu
4. Mencatatan data bibliografi
Setiap sumber koleksi yang sudah terkumpul di lakukan pencatatan data bibliografi agar mengetahui jumlah pasti dan statusnya,
5. Capturing data
Pengambilan data dengan alat yang sesuai kebutuhan 6. Uploading data hasil alih media digital
Memindahkan dengan cara memasukkan data hasil alih media ke komputer lain untuk di lakukan proses selanjutnya
7. Konversi file (RAW ke tiff)
Konversi file prtama dilakukan jika pengambilan gambar dengan kamera digital yang menghasilkan file RAW.
8. Editing
Proses mengolah suatu gambar dari alih media . 9. Konversi file (TIFF ke JPEG)
Konversi selanjutnya adalah konversi dari TIFF ke JPEG dari resolusi diturunkan menjadi 72-100 dpi karena untuk kebutuhan kemasan akses , untuk ukuran dimensi tetap sama dari yang sebelumnya misalnya 19x32 cm.
10. Konfilasi file (PDF +Watermaerk)
Setelah dari JPEG, file dikompilasi alam bentuk PDF dan dikumpulkan dalam folder kumpulan pdf.
11. Flipping Book( Executable/Exe file)
Setelah proses pdf selesai , proses selanjutnya yaitu pembuatan flipping book( buku elektronik) yang menghasilkan file EXE.
12. Pengemasan
file yang sudah dikompilasi dengan tampilan yang sesuai dengan kebutuhan dan siap untuk di akses secara offline(CD) maupun online(
Web).
13. Selesai
Menurut Pandey (2013) berbagai langkah yang terlibat dalam proses digitalisasi yaitu:
1. Mengatur maksud 2. Tujuan klasifikasi 3. Memilih bahan
4. Pilihan teknologi preservasi.
Menurut Saleh (2010) proses pembuatan bahan pustaka digital ini secara singkat dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat koleksi digital
Bahan-bahan yang akan dikonversi dari tercetak menjadi digital perlu diseleksi untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan tujuan digitalisasi koleksi perpustakaan.
2. Pembongkaran jilid koleksi agar bisa di baca Alat pemindai(scanner) proses ini perlu di lakukan untuk memudahkan operator pemindai melakukan proses pemindaian lembar dari bahn tersebut
3. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat pemindai yang kemuadian di simpan dalam format file pdf.
4. Pengeditan, hasil pemindaian taadi walaupun sudah dalam bentuk elektronik, namun masih perlu diedit, terutama jika ukuran kertas yang ditentukan pada saat scanner tidak tepat benar.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata(basisdata)agar dokumen tersebut dapat di akses dengan cepat
6. Melengkapi basis data dokumen dengan abstrak yang diperlukan.
7. Proses selanjutnya adalah pemindaian atau penulisan dokumen pdf serta basis data ke CD-ROM atau DVD.
8. Penjildan kenmbali dokumen yang sudah di bongkar.
Sedangkan Menurut Saleh (2013) Untuk mengubah dokumen dari format tercetak ke format digital maka kita harus melakukan proses yang disebut dengan pemindaian. Proses pemindaian ini dilakukan dengan bermacam cara seperti:
1. Dokumen terlebih dahulu dibongkar jilidnya, kemudian dipindai lembar demi lembar menggunakan mesin pemindai tipe flatbed. Pada cara ini dokumen satu lembar demi satu lembar diletakkan di atas mesin pemindai kemudian tombol perintah untuk memindai ditekan. Mesin pemindai membaca dokumen dan tulisan pada dokumen dipindahkan ke berkas komputer. Menggunakan mesin pemindai tipe ini membutuhkan waktu lama, karena selain kecepatan mesinnya sangat lambat, petugas juga harus membuka tutup mesin pemindai dan mengganti dokumen setiap selesai memindai satu lembar.
2. Dokumen terlebih dahulu dibongkar jilidnya, kemudian dipindai lembar demi lembar menggunakan mesin pemindai tipe ADF atau Auto Document Feeder. Pada proses pemindaian cara ini dokumen dapat diletakkan dalam jumlah banyak sekaligus dimana mesin pemindai secara otomatis mengambil lembar demi lembar sampai lembaran dokumen dalam baki persediaan habis. Petugas dapat menambahkan dokumen kedalam baki persediaan apabila dokumen yang akan dipindai masih tersedia. Cara ini akan lebih cepat karena selain mesin pemindainya memang memiliki kecepatan yang lebih tinggi dari mesin flatbed, petugas tidak memasukkan atau memproses lembar-demi lembar dokumen yang dipindainya.
3. Dengan mesin yang lebih canggih, dokumen bisa dipindai tanpa harus membongkar jilidannya. Proses pemindaian demikian dapat dilakukan dengan mesin tipe overhead scanner. Dengan mesin tipe ini maka dokumen secara otomatis dibuka halamannya lembar demi lembar sehingga dapat dipindai oleh mesin ini. Format penyimpanan dokumen hasil proses pemindaian dapat diatur sesuai dengan keinginan atau keperluan kita sebagai operator. Format penyimpanan bisa dipilih misalnya dalam bentuk gambar (image) dengan format .TIFF, .JPG, .PDF dan lain-lain. Namun hasil pemindaian juga bisa disimpan dalam bentuk OCR (Optical Character Recognition) dengan format misalnya .PDF, .DOC, .RTF, dan lain-lain. Kedua cara tersebut tentu ada keuntungan dan ada kerugiannya. Bentuk gambar (image) biasanya menghasilkan ukuran berkas yang lebih besar dibandingkan dengan bentuk teks (OCR). Namun dengan OCR biasanya operator harus melakukan editing yang cukup banyak, karena karakter yang dibaca mungkin tidak jelas sehingga komputer menuliskan (menerjemahkan) karakter tersebut ke dalam karakter yang salah.