BAB 4 KEADAAN SETELAH PENGEMBANGAN (IMPROVEMENT)
4.1 Proses Keseluruhan Setelah Pengembangan (Improvement)
Setelah dilakukan analisa terhadap Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu, ada beberapa masalah yang ditemukan, yaitu kurang efektifnya kinerja pada proses bisnis, sehingga ada beberapa bagian yang sebaiknya dilakukan pengembangan, hal ini supaya Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu semakin baik, dan tidak ada lagi proses yang kurang efektif. Pengembangan yang dilakukan terhadap Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu, yaitu :
4.1.1 Penghilangan Pusat Data Manual
Setelah dilakukan analisis mengenai Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu masih ada proses yang dirasa kurang efektif karena pada beberapa proses masih ada yang menggunakan pusat data manual dan terkomputerisasi sehingga mengakibatkan kerja karyawan menjadi lebih lama karena pekerjaan dilakukan dua kali, yaitu pencatatan secara manual kemudian disalin ke komputer. Proses ini dapat berpengaruh terhadap produktifitas karyawan dan dapat memperbesar peluang kesalahan dalam menyalin data. Hal ini dikarenakan pekerjaan dilakukan dua kali akan membutuhkan waktu yang lebih banyak, sehingga waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lainnya digunakan untuk menyalin data. Penghilangan pusat data manual akan mengurangi biaya pembelian kertas, sehingga berpengaruh terhadap pengeluaran apotek.
4.1.2 Penghilangan Proses Menyalin Data ke Komputer
Penghilangan pusat data manual dapat mengakibatkan tidak adanya proses menyalin data ke komputer. Produktivitas karyawan menjadi semakin meningkat karena waktu yang dulunya untuk menyalin data ke komputer dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lainnya. Pada proses bisnis setelah adanya penghilangan proses menyalin data ke komputer ini, karyawan hanya perlu
memasukkan data penjualan obat ke dalam program aplikasi komputer yang tersedia di Apotek Sungai Bambu.
4.1.3 Penambahan Bukti Penjualan Obat
Saat ini Apotek Sungai Bambu memberikan bukti penjualan obat hanya kepada pasien yang meminta bukti penjualan obat sedangkan pasien yang tidak meminta bukti obat tidak mendapatkan bukti penjualan obat. Oleh karena itu, perlu adanya penambahan bukti penjualan obat yang harus diberikan kepada setiap pasien agar setiap transaksi antara penjual dan pembeli dapat tercatat dengan baik serta dapat meningkatkan kepuasan pasien. Bukti penjualan obat yang dimaksud adalah bukti yang tercetak secara otomatis setelah kasir memasukkan data penjualan ke komputer.
Kepuasan pasien dapat meningkat karena dengan adanya bukti penjualan obat, pasien dapat melihat harga dan nama obat yang dibeli serta dapat dijadikan bukti bahwa obat tersebut dibeli dari Apotek Sungai Bambu. Dengan adanya bukti berupa bukti pembayaran, misalnya ada hal yang dirasa salah seperti obat yang kadaluarsa, kesalahan pengambilan obat yang dilakukan oleh karyawan dan efek samping obat yang berlebihan dan berbahaya bagi pasien, pasien tersebut dapat melakukan tindak lanjut karena ada bukti yang kuat. Kepuasan pasien meningkat sehingga semakin pasien akan menjadi pelanggan setia Apotek Sungai Bambu.
4.1.4 Penambahan Absensi Karyawan
Proses penggajian di Apotek Sungai Bambu berdasarkan kehadiran karyawan serta tingkat jabatan karyawan di apotek. Saat ini proses penggajian kurang tertata dengan baik karena tidak ada pencatatan absensi karyawan. Karena tidak ada pencatatan absensi karyawan dapat meningkatkan kesalahan dalam pemberian gaji, serta kurang aktualnya data sehingga dilakukan penambahan absensi karyawan. Absensi karyawan ini dimasukkan dalam komputer menggunakan program aplikasi microsoft excel sehingga memudahkan dalam proses rekapitulasi data karena pemilik apotek tidak perlu lagi menghitung secara manual karena di dalam microsoft excel sudah tersedia fungsi untuk melakukan
23
penghitungan, selain itu dengan rekapitulasi secara terkomputerisasi dapat meminimalisir kesalahan dalam pemberian gaji. Penambahan absensi ini dapat juga digunakan untuk melakukan evaluasi kehadiran karyawan dalam jangka panjang karena data absensi disimpan di dalam komputer, evalusi ini dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan serta dapat digunakan sebagai acuan dalam pemberian bonus kerja untuk memberikan motivasi karyawan agar semakin meningkatkan kinerjanya.
Setelah adanya beberapa pengembangan yang telah dijelaskan, deskripsi proses bisnis secara keseluruhan di Apotek Sungai Bambu, yaitu langkah pertama pasien harus mendaftarkan diri ke kasir dengan membawa kartu identitas, setelah itu kasir akan memasukkan data pasien ke dalam komputer untuk diproses dalam sistem informasi Apotek Sungai Bambu. Kemudian sistem akan menampilkan data pasien yang sudah dimasukkan. Lalu kasir akan memberikan nomor antrean dan dokumen laporan pasien. Setelah itu pasien akan memberikan nomor antrean dan laporan pasien ke dokter. Kemudian dokter akan memeriksa kondisi pasien dan memberikan resep obat serta mengembalikan nomor antrean dan dokumen laporan pasien yang sudah diisi oleh dokter.
Pasien memberikkan nomor antrean, laporan pasien, dan resep obat ke kasir. Selanjutnya kasir akan memeriksa persediaan obat dan harga obat melalui sistem informasi yang ada di apotek, sistem informasi apotek akan menampilkan data persediaan obat dan harga obat. Lalu, kasir memberikan obat yang dibutuhkan pasien dan pasien melakukan pembayaran dan akan menerima bukti pembayaran berupa bukti yang diberikan oleh kasir. Selanjutnya kasir akan memasukkan data penjualan ke sistem. Data penjualan yang telah dimasukkan ke sistem akan digunakan oleh asisten untuk membuat laporan pemesanan ketika akan menambah persediaan obat.
Asisten memberikan laporan pemesanan kepada pemilik apotek untuk meminta persetujuan pemesanan obat ke supplier. Setelah pemilik memberikan persetujuannya maka asisten akan memberikan laporan pemesanan obat kepada
supplier. Dan supplier akan memberikan faktur penjualan ke asisten. kemudian
asisten akan melakukan pembayaran, lalu akan memberikan bukti pembayaran ke
Proses penggajian di apotek dilakukan berdasarkan data absensi yang dimasukkan oleh karyawan ke komputer. Data absensi tersebut akan ditampilkan ke pemilik untuk dijadikan sebagai acuan dalam pemberian gaji. Setelah melihat data absensi kemudian pemilik akan memberikan gaji ke karyawan bersama dengan slip gaji. Deskripsi alur proses secara keseluruhan setelah dilakukan pengembangan untuk lebih jelasnya telah digambarkan dalam sebuah rich picture
yang dapat dilihat pada gambar 4.1 Rich Picture Improvement Process.
Kasir Pasien Dokter Asisten Pemilik Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu Supplier Karyawan
25. Memberikan slip gaji 23. Menginput data absensi
24. Menampilkan data absensi dan gaji karyawan
25
Beberapa pengembangan yang dilakukan seperti yang telah dijelaskan, mempengaruhi proses bisnis yang ada di Apotek Sungai Bambu, berikut ini adalah diskripsi setiap proses setelah adanya pengembangan Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu.
4.2 Bisnis Proses Pelayanan Dokter
Dalam rich picture proses pelayanan dokter dapat dilihat pada langkah pertama sampai keenam. Proses pelayanan dokter dimulai saat pasien mendaftar pemeriksaan dengan memberikan kartu identiasnya kepada kasir, setelah itu kasir memeriksa apakah pasien tersebut sudah pernah melakukan pemeriksaan atau belum. Jika sudah akan keluar laporan pasien sebelumnya. Dan jika belum maka kasir akan memasukkan data pasien berdasarkan kartu identitas yang telah diberikan, sehingga pasien tersebut kini telah memiliki kartu laporan pasien. Setelah itu kasir menempatkan ruang periksa untuk pasien sesuai laporan dari pasien tersebut. Kemudian pasien akan menerima nomor antrean. Ketika gilirannya tiba, laporan pasien tersebut akan diserahkan ke dokter, dan pasien melakukan pemeriksaan. Setelah pemeriksaan pasien selesai, dokter memberikan resep obat ke pasien. Untuk proses selanjutnya sama dengan bisnis proses penjualan obat dengan resep, namun ada sedikit perbedaan di bagian pembayarannya, karena ada tambahan pembayaran untuk pelayanan dokternya. Gambaran bisnis proses pelayanan dokter dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.1 Bisnis Proses Pelayanan Dokter.