E. PROSEDUR PINJAMAN
2. Proses Realisasi Pinjaman
a. Proses realisasi adalah proses pencairan dana setelah pengajuan pinjaman diproses dan diputuskan oleh Panitian Kredit;
b. Pemeriksaan kepatuhan ketentuan intern dan ekstern yang berlaku yang menjamin perlindungan bagi Koperasi telah dipenuhi dan diselesaikan;
c. Dokumen pendukung pencairan: 1) Surat persetujuan;
2) Perjanjian pinjaman; 3) Surat Sanggup Angsuran; 4) Pengikatan jaminan;
5) Jadual Angsuran; 6) Tanda terima dana, dll.
F. DOKUMENTASI DAN ADMINISTRASI PINJAMAN 1. Dokumentasi Pinjaman
a. Untuk setiap pemberian pinjaman harus ada dokumentasi yang lengkap,
updated dan akurat serta dapat memenuhi persyaratan hukum yang berlaku;
b. Jenis dokumen pinjaman yang harus ada dan didokumentasikan meliputi:
1) Formulir apliKasi permohonan pinjaman;
2) Dokumen perlengkapan umum berdasarkan jenis pinjaman;
3) Memorandum analisis dan formulir pengajuan pinjaman;
4) Keputusan rapat Panitia Kredit; 5) Dokumen jaminan (agunan) dll.
c. Pengecekan keabsahan dokumen pinjaman. Sebelum didokumentasikan setiap
dokumen harus dicek dan dipastikan keabsahannya serta dipenuhi persyaratan hukumnya, baik yang diterbitkan oleh Koperasi maupun yang diterima dari pemohon pinjaman:
1) Semua berKas dan segala sesuatu yang berkenaan dengan persetujuan pinjaman yang diterbitkan Koperasi harus dicek keasliannya dan kebenarannya oleh Kabag Operasional;
2) Sertifikat atau akta jual beli harus dicek keasliaannya melalui badan pertanahan setempat;
3) BPKB dicocokkan dengan nomor polisi, nomor rangka dan nomor mesin kendaraan yang bersangkutan;
4) Bilyet (deposito)/ giro/ cek harus dimintakan konfirmasi ke bank penerbit; 5) Surat avalist dan personal garansi harus dikonfirmasi secara langsung
dengan pihak penerbit. d. Penyimpan Dokumen Pinjaman
1) Seluruh berKas dokumen yang berkenaan dengan pinjaman harus disimpan dalam file per anggota secara alfabetis berdasarkan produk pinjaman; 2) Dokumen jaminan disimpan dalam file/ ordner berdasarkan jenis pinjaman. e. Pengambilan Dokumen Pinjaman
1) Setiap pengambilan dokumen pinjaman yang bukan berupa dokumen
jaminan harus sepengetahuan dan seizin Kabag Pemasaran;
2) Peminjaman dan atau penukaran dokumen jaminan oleh peminjam pada prinsipnya tidak diperbolehkan. Akan tetapi dalam keadaan mendesak di mana petugas Koperasi tidak bisa mengambil alih/ menyelesaikan keperluan peminjam, maka peminjam dapat meminjam/ menukar dengan jaminan lain yang nilai dan kualitasnya minimal sama dengan jaminan yang dipinjam atau ditukar;
3) Apabila terjadi peminjaman dan atau penukaran dokumen jaminan maka harus diketahui dan disetujui oleh Manajer, dengan dibuatkan nota peminjaman atau penukaran yang menyatakan bahwa jaminan pengganti
yang dimaksud terikat ketentuan-ketentuan hukum yang diberlakukan terhadap pengikatan jaminan yang ditukar, ditanda tangani oleh Manajer; 4) Jaminan yang diambil oleh peminjam karena telah dinyatakan lunas
pinjamannya oleh Koperasi, penyerahannya harus diketahui dan disetujui oleh Manajer dan dibuatkan surat yang ditandatangani oleh peminjam yang bersangkutan.
2. Administrasi Pinjaman
a. Setiap permohonan pinjaman yang diproses harus diadministrasikan ke dalam buku register pinjaman yang dibuat secara terpisah untuk setiap produk pinjaman;
b. Seluruh pinjaman yang diberikan oleh Koperasi tanpa kecuali harus dicatat dan dibuktikan secara benar, lengkap dan akurat.
c. Penarikan fasilitas pinjaman yang telah disetujui oleh Koperasi dapat dibayarkan/ dicairkan setelah dokumen dan semua persyaratan pinjaman telah dipenuhi yang dinyatakan secara tertulis oleh Manajer kemudian didisposisikan kepada Kabag Operasional.
d. Administrasi Operasional pinjaman:
1) Staf yang bertanggung jawab dalam proses dokumentasi dan administrasi seluruh dokumen berKas pinjaman adalah Staf Kredit;
2) Semua jenis Dokumen/ berKas dibedakan antara yang bersifat rahasia dengan tidak rahasia;
3) Semua jenis dokumen tersebut harus mudah dicari dan ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan tanpa harus mengacaukan file/ arsip lain;
4) Dokumen-dokumen penting dibuatkan backup;
5) Staf Kredit membuat data pinjaman dalam bentuk statistik-kolektibilitas untuk kepentingan manajemen, pemantauan dan penentuan analisis pinjaman selanjutnya.
G. PEMANTAUAN DAN PEMBINAAN PINJAMAN 1. Kewajiban Pemantauan dan Pembinaan
a. Debt Collector berkewajiban menjaga agar pinjaman Koperasi dapat dilunasi pada
waktunya dengan baik. Oleh karena itu harus melakukan pemantauan dan pembinaan secara berkala kepada anggota peminjam;
b. Pemantauan dan pembinaan adalah suatu cara yang konstruktif agar: 1) Kondisi usaha anggota menjadi lebih baik;
2) Mengarahkan penggunaan fasilitas pinjaman dengan tepat dan benar; 3) Tindakan preventif agar tidak terjadi wanprestasi (macet);
4) Terbina hubungan baik dan menumbuhkan komitmen anggota dengan Koperasi, sehingga apabila terjadi masalah terhadap usaha anggota staf Debt
Collector dapat membantu mengatasinya.
2. Pelunasan dan Pelepasan Jaminan
a. Pelunasan adalah selesainya kewajiban pinjaman anggota terhadap Koperasi. Pelunasan tersebut akan berdampak kepada dokumen-dokumen penting yang
diserahkan kepada Koperasi, oleh karena itu peminjam berhak meminta kembali dan Koperasi berkewajiban mengembalikannya;
b. Pelepasan Jaminan;
c. Jaminan akan diberikan apabila kewajiban dan keadministrasian serta biaya-biaya lain yang timbul akibat dari pelunasan tersebut sudah diselesaikan dengan Koperasi;
d. Untuk menghindari resiko yang tidak perlu, Koperasi tidak menyimpan dokumen
jaminan yang diserahkan anggota yang sudah melunasi kewajibannya. H. PINJAMAN BERMASALAH
1. Pengertian Pinjaman Bermasalah
Pinjaman bermasalah adalah suatu kondisi pinjaman yang terdapat suatu masalah dalam pembayaran kembali yang berakibat terjadi keterlambatan dalam pengembalian, atau diperlukan tindakan yuridis dalam pengembalian atau kemungkinan terjadinya kerugian bagi Koperasi.
2. Jenis-jenis Pinjaman Bermasalah a) Pinjaman Kurang Lancar
Pinjaman digolongkan kurang lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut : 1) Pengembalian pinjaman dilakukan dengan angsuran yaitu :
(a) Terdapat tunggakan angsuran pokok sebagai berikut :
(1) Melampaui 3 (tiga) bulan angsuran dan belum melampaui 6 (enam) bulan bagi pinjaman yang masa angsurannya ditetapkan 1 (satu) bulanan, 2 (dua) bulanan atau 3 (tiga ) bulanan ; atau
(2) Melampui 6 (enam) bulan tetapi belum melampaui 12 (dua belas) bulan bagi pinjaman yang masa angsurannya ditetapkan 6 (enam) bulan atau lebih .
(b) Terdapat tunggakan Jasa Pinjaman melampaui 3 (tiga) bulan angsuran tetapi belum melampaui 6 (enam) bulan.
2) Pengembalian pinjaman tanpa angsuran yaitu : (a) Pinjaman belum jatuh tempo
Terdapat tunggakan Jasa Pinjaman yang melampaui 3 (tiga) bulan tetapi belum melampaui 6 (enam) bulan; atau
(b) Pinjaman tunggakan telah jatuh tempo
Pinjaman telah jatuh tempo dan belum dibayar tetapi belum melampaui 3 (tiga) bulan.
b) Pinjaman Diragukan
Pinjaman digolongkan diragukan apabila pinjaman yang bersangkutan tidak memenuhi kriteria kurang lancar tetapi berdasarkan penilaian dapat disimpulkan bahwa :
1) Pinjaman masih dapat diselamatkan dan agunannya bernilai
sekurang-kurangnya 75 % dari hutang peminjam termasuk Jasa Pinjaman; atau
2) Pinjaman tidak dapat diselamatkan tetapi agunannya masih bernilai
c) Pinjaman Macet
Pinjaman digolongkan macet apabila :
1) Tidak memenuhi kriteria kurang lancar dan diragukan;
2) Memenuhi kriteria diragukan tetapi dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan sejak digolongkan diragukan belum ada pelunasan;
Pinjaman tersebut penyelesaiannya telah diserahkan kepada Pengadilan Negeri atau diajukan penggantian kepada asuransi pinjaman atau diamortisasi dengan Cadangan Resiko bila mencukupi.
3. Penanganan Pinjaman Bermasalah a) Preventif (pencegaahan)
1) Pemahaman dan pelaksanaan proses pinjaman yang benar menyangkut faktor internal (Koperasi) dan eksternal;
2) Pemantauan dan pembinaan pinjaman (on site and on desk monitoring); 3) Memahami faktor yang menjadi penyebab dan gejala dini pinjaman
bermasalah.
b) Kuratif (Penyelesaian)
Melakukan analisis -evaluasi ulang mengenai aspek (manajemen, pemasaran, keungan, proses, yuridis dan agunan).
4. Cara Penyelesaian Pinjaman Bermasalah
a) Cara menangani pinjaman bermasalah dapat dilakukan dalam bentuk: 1) Revitalisasi
Dilakukan dengan cara :
(a) Penataan kembali (restructuring):
Pembaharuan perjanjian yang menyebabkan perjanjian lama menjadi hangus dengan adanya penjanjian baru, namun tidak berarti pinjaman lama secara otomatis hangus, melainkan anggota diberi kesempatan untuk melunasi pinjaman lama dan anggota tidak diperkenankan menambah pinjamam lama;
(b) Penjadualan kembali (rescheduling):
Penjadualan ulang dapat dilakukan dengan mengubah jangka waktu pinjaman, jadual pembayaran dan jumlan angsuran.
2) Penyelesaian melalui jaminan/ eksekusi Penyelesaian dengan cara :
(a) Ambil alih jaminan; (b) Menjual jaminan. 3) Write Off Final
(a) Hapus Buku/ hutang
Yaitu penghapus-bukuan seluruh pinjaman anggota yang sudah tergolong macet, akan tetapi masih tetap ditagih.
(b) Hapus Tagih
Yaitu penghapus-tagihan seluruh pinjaman anggota yang sudah benar-benar macet, tak bisa ditagih karena alasan yang riil.
(1) Penghapus-bukuan hanya boleh dilakukan terhadap pinjaman yang sudah tergolong macet secara material;
(2) Penghapus-tagihan hanyalah dilakukan terhadap pinjaman yang angsurannya macet dan berdasarkan analisa ekonomi, anggota yang bersangkutan benar-benar tidak mempunyai kemampuan untuk membayar.
4) Sanksi dan Denda
(a) Anggota yang mampu membayar pinjaman tetapi menunda-nunda dan atau melalaikan pembayaran pinjaman kepada Koperasi dikenakan sanksi berupa denda untuk setiap pinjman;
(b) Besarnya denda tersebut harus dibuat dan disepakati pada saat penandatanganan perjanjian pinjaman antara anggota peminjam dengan Koperasi;
(c) Dana yang diperoleh dari denda tersebut dimasukkan dalam rekening khusus dan diperuntukkan untuk dana pendidikan/ dana sosial.
BAB IV
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN KEUANGAN