BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
H. Rencana Kegiatan
Kegiatan Kantor Bank Indonesia Medan antara lain adalah sebagai berikut: Prospek perekonomian daerah menghadapi beberapa tantangan utama yang
diperkirakan turut menentukan kinerja ekonomi dan inflasi ke depan. Salah satunya, tantangan yang bersumber dari dinamika global yang dapat
menyebabkan rentannya pemulihan ekonomi global, terutama dengan adanya potensi kembali melambatnya kinerja ekonomi China dan ketidakpastian normalisasi kebijakan moneter di Amerika Serikat.
29
PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur
Menurut Zulkifli (2005:51) prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.
Menurut Gie (2003:18) Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.
Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.
B. Pengertian Surat
Seperti yang kita ketahui surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Ada defenisi surat menurut beberapa ahli, sebagai berikut:
Menurut Atmosudirdjo (2001:139) surat adalah sehelai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “bahan komunikasi”.
Menurut Rahardi (2008:12) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan.
30
C. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerjasama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
Surat masuk dan surat keluar ialah sebagai berikut: (Barthos, 2009:39)
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.
Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui beberapa tahapan, yaitu: (Wursanto, 2003:110)
Pengelolaan surat masuk harus melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut: (Barthos, 2007:216-217)
1) Penerima surat bertugas:
a) Menerima surat
b) Memeriksa jumlah dan alamat surat
c) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar
pengantar surat
d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta
keabsahaan surat
e) Meneruskan surat kepada penyortir
2) Penyortir surat bertugas:
a) Menerima surat masuk
b) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok
surat pribadi
c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi
d) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi
e) Meneliti lampiran surat
f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup
32
3) Pencatat surat bertugas:
a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti
b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali dan lembar pengantar surat rahasia
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan
kartu kendali kepada pengarah 4) Pengarah surat bertugas:
a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat
b) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui petugas
tata usaha pengolah
c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar) 5) Pengolah surat bertugas:
a) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan
disposisi pada lembar disposisi yang tersedia
b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui
petugas tata usaha yang ditempatkan padanya 6) Menata arsip bertugas:
a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada
lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku
b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya
c) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti bahwa
surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Masuk.
Sumber: Unit Logistik, Sekretariat dan Anggaran (Sobiyah, 2015) Gambar 3.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk
Keterangan gambar:
1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan
dipilah menjadi 2 macam, yaitu:
a) Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
b) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan
bukan rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris.
Surat Pribadi disampaikan Kepada yang Bersangkutan Surat Dinas
Diterima pada satu pintu yaitu
Unit Logistik, Sekretariat dan
anggaran
Surat Dinas Bukan Rahasia Disampaikan Kepada Pimpinan Pendistribusian Surat Pendisposisian Surat di i i S
Surat Dinas Rahasia Langsung disampaikan
Kepada Pimpinan
Pendesposisian Surat
34
2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya terus dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didisposisi ke Kepala
Divisi.
4. Kepala Divisi (alamat disposisi) setelah membaca isi surat yang kemudian mendisposisi kembali kepada Unit Pengola yang menangani perihal isi surat tersebut.
5. Dari Kepala Unit Pengola di disposisi pada pelaksana untuk di proses. b. Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan tergantung dengan sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan (Wursanto, 2004:145-148).
Pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.
1) Pembuatan Konsep Surat
Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan mendikte.
2) Pengetikan Konsep Surat
Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut: a) Persetujuan konsep surat
b) Pengiriman konsep surat
c) Pemeriksaan hasil pengetikan
Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut:
a) Pemberian cap
b) Pengetikan amplop atau sampul surat c) Pemeriksaan surat
d) Melipat surat
e) Menutup amplop
f) Menempelkan perang
Menurut Barthos (2007:241) alur dalam pengelolaan surat keluar yaitu: Surat diterima oleh satuan kerja pengarah selanjutnya dilampiri kartu kendali rangkap 3. Ketiga kartu kendali diisi kolom-kolomnya, kemudian lembar pertama disimpan oleh pengaruh, lembar kedua dan ketiga bersama tembusan pertinggalnya disampaikan kepada pengolah.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis dan juga merupakan salah satu bentuk arsip yang hendaknya dikelola dengan baik dan benar agar administrasi perkantoran sehari-hari dapat berjalan dengan lancar. Dengan demikian penanganan surat masuk maupun surat keluar diperlukan prosedur tertentu yang harus ditaati, sehingga tidak terjadi kemacetan. Demikian halnya dengan proses pengelolaan surat keluar harus melalui tahap-tahap pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan mengirim surat.
36
Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar.
Sumber: Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003:127)
Gambar 3.2 Bagan Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar
Keterangan gambar :
1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan kepada Unit Pengolah.
2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan
Persetujuan.
4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke
bagian Verbalis untuk mendapatkan nomor surat. Perintah/Instruksi
Pembuatan Surat
Pembuatan
Konsep Surat Persetujuan Konsep Surat
Penomoran Surat Pengetikan dan Penelitian Surat Penandatangan Pencatatan Asli Ekspeditor Arsiparis Tembusan Dikirim Diarsipkan
6. Tugas juru ketik kemudian adalah:
a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk diarsipkan)
b. Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar
konsep, dan
c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
untuk dicocokkan dengan konsep surat.
Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha
akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan
instruksi untuk ditandatangani.
8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian arsip.
9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat.
38
10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.
D. Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan
Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Prosedur surat masuk pada Bank Indonesia Medan:
Surat masuk diterima dari pihak ke tiga, harus melalui pintu surat logistik, sekretariat dan anggaran, kemudian surat di teliti no surat, tanggal surat dan perihal, tujuannya untuk di arahkan unit pengelola sesuai dengan isi surat. 2. Prosedur surat keluar pada Bank Indonesia Medan:
Setiap unit pengelola yang menciptakan surat keluar kepada pihak ketiga atau intern yang dilengkapi dengan no surat, tanggal surat dan tanda tangan pejabat. Pendistribusiannya melalui satu pintu yaitu logistik, sekretariat dan anggaran untuk di teruskan ke alamat yang dituju melalui pos atau KGP (Kerta Gaya Pustaka).
E. Tujuan Penulisan Surat
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
salah tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut:
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan
dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
F. Fungsi dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor
Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi, surat juga mempunyai fungsi lain,
1. Menurut Barthos (2009:36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Wakil dari pengirim atau penulis.
b. Bahan Pembukti.
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. d. Alat pengukur kegiatan organisasi.
e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008:2-3) antara lain:
a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana
40
b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi
atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.
e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan
pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau
perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan
juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerja kantor meliputi sebagai berikut:
2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. 3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.
G. Sarana Pengurus Surat
Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut : 1. Kartu kendali
Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan
buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian
surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan (Amsyah, 2005:57).
Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu kendali disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.
2. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya (Barthos, 2009:5). Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja.
42
Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.
3. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Barthos, 2009 : 198)
4. Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan
tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya
yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri (Barthos, 2009:199).
5. Tickler file (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip (Barthos, 2009:200).
Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis (Barthos, 2009:201).
7. Buku agenda
Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat (Amsyah, 2005:53).
44 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:
1. Surat pada Bank Indonesia Medan sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.
2. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan bisa dikatakan baik
dan lancar, meskipun pencatatan surat hanya tergantung pada buku agenda, dan pegawai yang mengelola surat hanya satu orang (pengelola tunggal) yang sering disebut pada satu pintu.
B. Saran
Adapun beberapa saran yang diberikan kepada Bank Indonesia Medan adalah:
1. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan sudah baik dan akan
lebih baik jika perusahaan melakukan pengawasan terhadap proses penaganan surat menyurat seperti mendata semua surat yang masuk sesuai pokok bidang yang dituju, dan mengecek setiap surat yang akan dikirim seperti apakah nomor surat sudah diberikan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jika ada kesalahan-kesalahan yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan.
cukup baik, dan akan lebih baik lagi jika pegawai pengelola surat hendaknya sering mengikuti pelatihan-pelatihan oleh instansi yang terkait dengan pengelolaan surat menyurat. Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap tujuannya menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan yang terjadi, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakangantara pengirim dengan penerima informasi. Dikarenakan itu,maka diperlukan agar mendapatkan pelatihan.
46
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama. Atmosudirjo, Prajudi. 2001.Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: Ghaira Indonesia.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Gie, The Liang. 2003. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Nurcahaya. Kasmir. 2000. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Rahardi, Kunjana. 2008. Penyunting Bahasa Indonesia Untuk Karang Mengarang.Jakarta: Erlangga.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.Bandung: Mandar Maju.
Silmi, Sikka Mutiara. 2008.Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta: Absolut.