RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
C. RENCANA KERJA PENGUATAN LINGKUNGAN PENGENDALIAN
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
penguatan lingkungan pengendalian berikut ini merupakan bagian dari aktivitas pengendalian, khususnya tentang penegakan aturan yang menunjukkan penambahan kesadaran (kultur) pengendalian dalam suatu unit kerja K/L dan Pemda. Penguatan dimaksud dalam pedoman ini disiapkan untuk masing-masing subunsur. Unsur-unsur yang harus dikuatkan oleh Unit kerja akan tergantung dari hasil nyata penilaian efektivitas lingkungan pengendalian.
1. RK Penegakan Integritas dan Nilai Etika
Apabila dalam diagnosis tidak ditemukan adanya aturan perilaku, maka langkah yang harus dilakukan adalah membangun aturan perilaku tersebut. Kemungkinan adanya aturan perilaku pada K/L dan Pemda yang substansinya tidak memuat persyaratan minimal juga mengharuskan organisasi untuk menyempurnakan substansinya. Kemungkinan lainnya adalah adanya aturan perilaku (baik lengkap atau belum lengkap muatan substansinya) yang belum ditegakkan pelaksanaannya di organisasi. Pada situasi tersebut maka yang harus dilakukan adalah menciptakan suatu kondisi/mekanisme penegakan integritas dan aturan perilaku.
a. Prinsip dan Tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian harus ada aturan dan etika etika/perilaku bagi pegawai K/L dan Pemda untuk dijalankan dan ditegakkan di organisasi.
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) penyusunan/penyempurnaan aturan perilaku atau mekanisme penegakan aturan perilaku K/L dan Pemda.
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1) Menganalisis hasil diagnostic assessment (DA) atas sub
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
2) Menganalisis permasalahan etika yang ditemukan di K/L dan Pemda baik didapat dari hasil temuan BPK, auditor internal/inspektorat, maupun penilaian efektivitas lingkungan pengendalian
3) Menentukan langkah perbaikan yang harus dilakukan K/L dan Pemda dalam penegakan aturan perilaku
4) Membuat TOR penyusunan/perbaikan aturan perilaku atau mekanisme penegakan aturan perilaku.
2. RK Penerapan Standar Kompetensi
Kompetensi akan sangat memengaruhi kinerja seseorang. Oleh karena itu, instansi pemerintah yang akan menerapkan persyaratan kompetensi terhadap pegawainya, memerlukan suatu komitmen dari pimpinan untuk menempatkan atau menugaskan pegawainya sesuai dengan persyaratan kompetensi yang dimiliki masing-masing pegawai, yakni disesuaikan dengan pengetahuan dan keahliannya.
a. Prinsip dan Tujuan
Penyelenggaraan suatu standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi pada masing-masing posisi, secara kultural merupakan basis penguatan pengendalian bagi K/L dan Pemda yang bersangkutan, karena eksistensi persyaratan minimal dalam standar tersebut menjadi bahan untuk mencari dan menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat.
Komitmen terhadap kompetensi ditunjukkan dengan kemauan pimpinan dan pegawai untuk bersama-sama bertanggungjawab dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan instansinya dengan melakukan tugas/jabatan sesuai dengan peran dan fungsinya dengan pengetahuan dan keahliannya.
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
Tujuan penerapan standar kompetensi adalah agar dilakukan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat pula.
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) penyusunan standar kompetensi K/L dan Pemda.
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1) Inventarisasi tugas dan fungsi K/L dan Pemda
2) Identifikasi tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan fungsi yang telah diinventarisir
3) Analisis pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang dibutuhkan dari seorang pegawai untuk melaksanakan tugas yang diembannya
4) Inventarisir pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk tugas dan fungsi yang telah diinventarisir
5) Menetapkan kebijakan terkait standar kompetensi pada masing-masing tugas dan fungsi.
Langkah kerja tersebut di atas kemudian dituangkan dalam formulir rencana kerja.
3. RK Kepemimpinan yang Kondusif
Dalam konteks penerapan SPIP, kepemimpinan yang diperlukan adalah kepemimpinan yang mampu membawa perubahan atau transformational leaders, karena penerapan SPIP akan membawa perubahan sikap dan perilaku setiap anggota organisasi sehinga menciptakan suasana lingkungan yang kondusif dan efektif dalam mengarahkan seluruh sumber daya dan potensi organisasi, termasuk melakukan perubahan, dalam mencapai kinerja yang lebih baik. Penerapan
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
kepemimpinan yang kondusif memerlukan orientasi pada penerapan manajemen berbasis kinerja termasuk dengan menetapkan target kinerja.
a. Prinsip dan Tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian, target kinerja menjadi alat pengendali dengan sendirinya bagi personel yang berpeduli kinerja. Target kinerja untuk organisasi maupun untuk individu harus ada agar pimpinan K/L dan Pemda dapat menerapkan manajemen berbasis kinerja dengan mempertimbangkan risiko
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) penyusunan/penyempurnaan target pencapaian kinerja yang berbasis risiko.
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1) Inventarisasi tugas dan fungsi K/L dan Pemda
2) Identifikasi target kinerja pada masing-masing unit organisasi
3) Nilai risiko atas target kinerja pada masing-masing unit kerja
4) Dapatkan penetapan kebijakan terkait pelaksanaan penilaian risiko pada masing-masing unit kerja.
Catatan: Langkah kerja ini dapat juga mengadopsi pada langkah kerja penilaian risiko. Langkah kerja tersebut di atas kemudian dituangkan dalam formulir rencana kerja.
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
4. RK Pembentukan Organisasi Sesuai Kebutuhan
Struktur organisasi sangat penting karena merupakan infrastruktur dasar bagi instansi pemerintah untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan diharapkan dapat memberikan kepastian ruang gerak bagi seluruh sumber daya manusia yang dimiliki instansi dalam mencapai kinerja yang diharapkan, serta sebagai sarana pendistribusian sumber daya lainnya.seperti peralatan, keuangan, dan informasi.
a. Prinsip dan Tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian, organisasi yang tepat setidaknya memastikan (1) Adanya struktur organisasi yang tepat sesuai dengan ukuran dan sifat kegiatan instansi pemerintah dalam rangka pencapaian tujuan; (2) Adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab, (3) Adanya kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern, (4) Adanya evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan (5) Penetapan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.
Tujuan pembentukan struktur organisasi sesuai kebutuhan adalah untuk mendukung tugas dan fungsi dalam rangka mengemban amanah visi dan misi sesuai Renstra dan RPJM K/L dan Pemda.
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) untuk memastikan bahwa pembentukan struktur organisasi telah dilakukan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan.
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah memastikan bahwa:
1) Telah dimilikinya peraturan yang melandasinya pembentukan struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) 2) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya, yang mengatur pembentukan organisasi dan tata kerja K/L dan Pemda; 3) Peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih
lanjut ke dalam Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) atau pedoman untuk dapat melaksanakan peraturan tersebut;
4) SOTK atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;
5) SOTK atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagian dari kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkan dan didokumentasikan dengan baik.
5. RK Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
yang Tepat
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat oleh setiap unsur manajemen dan pegawai dalam organisasi, akan membuat pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi menjadi lebih lancar dan cepat. Kejelasan delegasi wewenang dan tanggung jawab akan mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dan menghindarkan terjadinya konflik dalam organisasi. Pada akhirnya, hal ini diharapkan akan menimbulkan suasana yang kondusif bagi berjalannya SPIP sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
mempertimbangkan tingkatan risiko dari masing-masing pendelegasian dan kapasitas staf yang menerima pendelegasian tersebut. Kewenangan dapat didelegasikan kepada staf di tingkat yang lebih rendah, namun pelaporan dan akuntabilitasnya harus ditetapkan dengan jelas karena tanggung jawab akhir tetap ada pada tangan pimpinan organisasi.
a. Prinsip dan tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian adanya organisasi yang tepat dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab setidaknya memastikan sekurang-kurangnya bahwa (1) Wewenang telah diberikan kepada pejabat/pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggungjawabnya dalam rangka pencapaian tujuan; (2) Pejabat/pegawai yang mendapat wewenang dan tanggung jawab harus memahami bahwa wewenang dan tanggungjawab yang diberikan terkait dengan pihak lain, (3) Pejabat/pegawai yang mendapat wewenang dan tanggung jawab harus memahami pelaksanaan tanggungjawab dan wewenangnya terkait dengan penerapan sistem pengendalian intern.
Tujuan pendelegasian wewenang dan tanggungjawab adalah untuk penyebaran dan pelimpahan tanggungjawab penugasan dalam rangka kemudahan pengendalian mengingat beban dan cakupan kegiatan yang cukup banyak atau luas.
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) yang dapat memastikan bahwa pendelegasian kewenangan telah dilakukan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan (misal pendelegasian penjatuhan hukuman, penetapan angka kredit, penilaian pegawai).
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah memastikan bahwa:
1) Telah dimilikinya peraturan yang melandasinya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
2) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai dengan ketentuan di atasnya, yang mengatur wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan;
3) Peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih lanjut ke dalam Standard Operating Procedures (SOP) atau pedoman untuk dapat melaksanakan peraturan tersebut;
4) SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;
5) SOP atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagian dari kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkan dan didokumentasikan dengan baik.
6. RK Penyusunan dan Penerapan Kebijakan yang Sehat
Tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia
Penerapan Kebijakan yang Sehat tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia ditujukan bagi terwujudnya penerapan kebijakan manajemen dan praktik pembinaan SDM yang sehat, sejak tahap rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai, serta terwujudnya penerapan sistem supervisi kepegawaian yang memadai, yang memungkinkan perolehan pegawai dengan pengetahuan dan kompetensi, serta memiliki integritas dan etika yang dipersyaratkan untuk dapat melaksanakan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan organisasi, pada saat kini maupun pada masa yang
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
a. Prinsip dan tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian Pembinaan Pegawai yang matang, transparan, konsisten, akan menuntun sikap dan perilaku semua pegawai dalam pencapaian tujuan organisasi. SPIP harus memastikan ada dan diberlakukannya (1) kebijakan dan prosedur sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian dan pemensiunan pegawai, (2) Penelusuran latar belakang calon pegawai dalam proses rekrutmen; (3) Supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai.
Tujuan dari adanya Kebijakan Pembinaan Sumber daya manusia yang sehat adalah terwujudnya penerapan kebijakan manajemen dan praktik pembinaan SDM yang sehat, sejak tahap rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai, serta terwujudnya penerapan sistem supervisi kepegawaian yang memadai, yang memungkinkan memperoleh pegawai dengan pengetahuan dan kompetensi, serta memiliki integritas dan etika yang dipersyaratkan untuk dapat melaksanakan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan organisasi, pada saat kini maupun pada masa yang akan datang
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) penyusunan/penyempurnaan Kebijakan Pembinaan Sumber Daya manusia yang sehat.
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah memastikan adanya:
1) Peraturan atau Keputusan mengenai kebijakan rekrutmen 2) Mekanisme mengenai perhitungan formasi yang
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
3) Mekanisme pengecekan pelaksanaan SOP tersebut
4) Pengumuman penerimaan pegawai yang sesuai dengan ketentuan
5) Pengecekan kesesuaian rekrutmen dengan formasi yang tersedia
6) Pengecekan Tahapan dalam proses rekrutmen telah sesuai dengan rencana kerjanya
7) Penyusunan SOP atau rencana kerja mengenai proses rekrutmen
8) Pengecekan kepastian tidak terdapat KKN dalam proses rekrutmen
9) Penyusunan pedoman audit atau evaluasi atas aktivitas rekrutmen
10) Penyusunan laporan rekrutmen pegawai
11) Lakukan proses yang sama untuk kegiatan penempatan, pembinaan karier, mutasi, promosi, pemberhentian serta pensiun pegawai.
7. RK Pembinaan APIP yang Efektif
Berfungsinya peran APIP dalam mengevaluasi penerapan SPIP secara terpisah di K/L dan Pemda akan sangat mendukung penerapan SPIP yang efektif. Selain melakukan evaluasi, APIP juga harus berfungsi sebagai unit kerja yang berfungsi sebagai mitra unit kerja lain pada K/L dan Pemda bersangkutan dalam membenahi penerapan SPIP. Dalam menjalankan tugasnya tersebut APIP memerlukan dukungan yang memadai atas akses informasi/data/sumber daya, persamaan persepsi dalam penentuan fokus/bidang/sektor ruang lingkup
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
pengawasan, rekomendasi tindak lanjut, dan penilaian kinerja atas pelaksanaan SPIP.
a. Prinsip dan Tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian berperannya APIP akan mengefektifkan pengendalian yang telah dilaksanakan baik oleh manajemen sendiri, maupun oleh mekanisme pengendalian yang sengaja dibangun untuk itu. APIP dapat mengefektifkan early warning system K/L dan Pemda.
Dukungan yang memadai atas pelaksanaan tugas APIP diimplementasikan dalam bentuk konkrit berupa kebijakan dukungan pelaksanaan tugas APIP yang dipahami oleh unit-unit kerja terkait sehubungan dengan pelaksanaan tugas APIP termasuk dalam menguatkan SPIP unit kerja.
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) evaluasi tentang efektivitas APIP bagi K/L dan Pemda. Efektivitas APIP ditandai dengan adanya pernyataan tentang peran APIP di lingkungannya (sejenis Piagam audit atau audit charter), dokumen tertulis formal yang berisi visi, misi, tujuan, kewenangan, tanggung jawab dan pertanggungjawaban (responsibilitas dan akuntablitas), ruang lingkup pengawasan, dan standar pelaksanaan pekerjaan APIP serta adanya dukungan akses yang memadai dalam pelaksanaan penugasan, dan persetujuan/pengesahan pimpinan tertinggi di lingkungan Instansi Pemerintah.
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1) Menganalisis hasil diagnostic assessment (DA) atas sub
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
2) Menganalisis permasalahan efektivitas peran APIP yang ditemukan di K/L dan Pemda baik didapat dari hasil temuan BPK, maupun penilaian efektivitas lingkungan pengendalian
3) Menentukan ruang lingkup perbaikan yang harus dilakukan K/L dan Pemda dalam efektivitas peran APIP
4) Membuat TOR penyusunan/perbaikan Audit Charter atau mekanisme pelaksanaan Audit Charter.
8. RK Pembinaan Hubungan Kerja
Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait merupakan hubungan antar instansi pemerintah dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan program dan kegiatan instansi pemerintah. Hubungan kerja yang baik tersebut diciptakan melalui koordinasi dan kerja sama yang konstruktif dan berkesinambungan di antara Instansi Pemerintah. Koordinasi dan kerja sama sesama instansi pemerintah tersebut dimulai sejak tahap perencanaan program/kegiatan melalui media musyawarah perencanaan pembangunan sampai dengan tahap pelaporan.
a. Prinsip dan tujuan
Dalam penguatan lingkungan pengendalian kualitas hubungan kerja internal dan eksternal adalah faktor signifikan dalam mencapai tujuan. Gangguan hubungan kerja merupakan risiko signifikan yang dapat mengganggu interaksi kerja eksternal. Hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait merupakan suatu kebutuhan bagi tercapainya tujuan Instansi Pemerintah dengan baik. Kondisi yang diharapkan tercipta adalah adanya kondisi saling mendukung, mekanisme saling uji, dan saling berkoordinasi antar Instansi Pemerintah.
PEDOMAN PENYUSUNAN DISAIN PENYELENGGARAAN SPIP TERINTEGRASI BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja (termasuk TOR) penyusunan/penyempurnaan aturan baku interaksi organisasi dengan instansi lain antara lain tentang (1) Proses rekonsiliasi data keuangan dan non keuangan; (2) Musyawarah perencanaan pembangunan, (3) Rapat koordinasi, atau (4) Forum komunikasi antar K/L dan Pemda.
c. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1) Menganalisis hasil diagnostic assessment (DA) atas sub
unsur Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait
2) Menganalisis permasalahan Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait yang ditemukan di K/L dan Pemda baik didapat dari hasil temuan BPK, internal audit/inspektorat maupun penilaian efektivitas lingkungan pengendalian
3) Menentukan ruang lingkup perbaikan yang harus dilakukan K/L dan Pemda dalam efektivitas Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait
4) Membuat TOR penyusunan/perbaikan atau mekanisme Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait.