BAB III TOPIK PENELITIAN
J. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal
1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, dan memiliki tempat yang berbeda. Menurut Mulyadi (2001 : 3) ”sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”. Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen yaitu :
1. orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi,
2. prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi,
3. data tentang proses-proses bisnis organisasi,
4. software yang dipakai untuk memproses data organisasi, dan
5. infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan,
dan kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi yaitu :
• mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi,
• mengubah data menjadi Informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan,pelaksanaan dan pengawasaan, dan
• menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal.
Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru. Jadi, pada suatu waktu, terdapat berbagai generasi sistem di berbagai perusahaan yang berbeda, bahkan bisa sama-sama ada dalam sebuah perusahaan. Akuntan yang modern perlu membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA secara komputerisasi yang mungkin akan dihadapinya.
Model Proses Manual
Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Model proses manual merupakan bentuk sistem akuntansi manual sebelum berbasis komputer seperti pada saat sekarang. Sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan, sumber daya, dan personel fisik yang merupakan cirri banyak proses bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan pemasok. Biasanya, model ini juga meliputi pekerjaan fisik untuk pencatatan.
Pada model proses manual, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi di balik teknologi. Informasi yang dibutuhkan untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, penggudangan, serta
pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem informasi. Prosedur manual juga memfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervise, verifikasi independen, jejak audit, serta pengendalian akses.
Model Proses Komputer
Model proses komputer adalah bentuk sistem akuntansi yang berbasis komputer. Model ini dipergunakan oleh banyak perusahaan-perusahaan pada saat sekarang ini, dan model proses manual hampir tidak dipakai lagi. Model proses komputer mulai dipergunakan pada akhir tahun 1980-an. Terdapat banyak teknik-teknik baru dalam penyajian informasi akuntansi dalam melengkapi kekurangan-kekurangan yang ada pada proses manual.
Dengan kecanggihan teknologi informasi yang semakin berkembang saat ini, sistem informasi akuntansi di dalam dunia pendidikan lebih dikenal dengan mata kuliah komputer. Hal ini disebabkan karena mata kuliah sistem informasi akuntansi menggunakan software yang terdapat pada komputer.
Pada Fakultas Ekonomi USU bentuk sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Data-data dan informasi yang dibutuhkan Fakultas Ekonomi diperoleh dengan mudah dan disimpan dengan aman yang merupakan fasilitas dari software-software komputer yang mendukung pengoperasian sistem informasi akuntansi. Dan akuntan-akuntan
yang berasal dari Fakultas Ekonomi USU akan melakukan pekerjaannya dengan sistem informasi akuntansi berbasis komputer.
2. Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 229) edisi 9, pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Struktur pengendalian interanal (internal control structure) terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi. Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : pengendalian untuk pencegahan (preventive control), pengendalian untuk pemeriksaan (detective control), dan pengendalian kolektif (corrective control).
Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap yaitu organisasi dan sistem otorisasi.
1. Organisasi, struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap, untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya,
fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap, transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian
aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen, untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem otorisasi, sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, sistem otorisasi pada Fakultas Ekonomi pengendalian internal aktiva tetap dilakukan dengan SIA yang diberi nama ”sistem informasi manajemen dan akuntansi barang milik negara (SIMAK- BMN)” yang sudah dirancang khusus oleh Pemerintah Pusat.
K. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik