PROSEDURE FILING SISTEM ABJAD
F. SISTEM WILAYAH
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 33
Prosedur Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:
1. Pengumpulan warkat/dokumen.
2. Memeriksa tanda-tanda pelepas 3. Penetapan indeks
4. Pemberian kode warkat 5. Penyortiran
6. Penyimpaanan dan penataan warkat
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.
Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.
1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan
2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
RANGKUMAN
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 34 A. LATIHAN SOAL
Jawablah latihan dibawah ini dengan jawaban yang benar 1. Jelaskan pengertian sistem penyimpanan dokumen!
2. Jelaskan langkah langkah prosedur penyimpanan arsip!
3. Jelaskan pengertian sistem penemuan kembali!
4. Jelaskan mengenai sistem subjek!
5. Jelaskan mengenai sistem abjad!
6. Jelaskan keuntungan pemakaian sistem abjad!
7. Jelaskan mengenai sistem nomor!
8. Jelaskan beberapa kelebihan dan kelemahan system nomor!
9. Jelaskan mengenai sistem wilayah!
10. Jelaskan kelebihan dan kelemahan sistem wilayah!
TUGAS
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 35 Kunci Jawaban
1. Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu.
2. Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:
1. Pengumpulan warkat/dokumen.
2. Memeriksa tanda-tanda pelepas 3. Penetapan indeks
4. Pemberian kode warkat 5. Penyortiran
6. Penyimpaanan dan penataan warkat
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.
3. Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.
Penemuan kembali dokumen atau arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpananya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan.
4. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
5. Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai pegawai disimpan dalam satu folder, dan bersama-sama dengan folder lain di simpan secara abjad berdasarkan nama pegawai tersebut. Untuk keperluan penyusunan
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 36
folder pegawai tersebut data file cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks nama-nama orang. Sarana peemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang.
Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya.
6. Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:
Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.
Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.
Susunan guide dan folder sederhana.
Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.
Dapat juga mempunyai file campuran.
7. Dalam sistem ini (nomor) susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.
8. Beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
Sederhana dan mudah dilaksanaka.
Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Adapun kelemahannya, di antaranya.
Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 37
Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
9. Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.
10. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut:
Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
Kelemahanya antara lain:
Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau perwakilan.
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 38