INTERNASIONAL MEDAN
4.3 Standar Menangani Barang Bawaan Tamu Check out
Yang dimaksud dengan prosedur ini adalah langkah-langkah dalam menangani barang bawaan tamu perorangan pada saat tamu meninggalkan hotel (check-out). Prosedur penanganan barang bawaan tamu perorangan pada saat keberangkatan antara lain :
a. Informasi mengenai permintaan penjemputan barang
Bell Captain akan memperoleh informasi tentang permintaan pengembalian barang tamu dari :
1. Expected Departure List
Expected Departure List adalah daftar tamu yang diharapkan melakukan check-out setiap hari. Formulir ini dibuat oleh resepsionis berdasarkan room rack untuk setiap hotel yang menggunakan manual system) sedangkan bagi hotel yang menggunakan hotel information system biasanya hanya tinggal mencetak formulir tersebut. Informasi yang terdapat dalam Expected Departure List pada umumnya adalah sebagai berikut : Expected Departure List. Akan tetapi kelemahannya adalah dia tidak selalu dapat mengetahui tamu-tamu yang harus mendapatkan pelayanan terlebih dahulu. Karena itu informasi penjemputan barang juga dapat diperoleh dari receptionist.
3. Front office cashier
Jika tamu akan check-out ada kalanya dia menghubungi kasir dan menanyakan rekening tamu sekaligus meminta seseorang untuk membawakan barang bawaannya dari kamar. Bila kasir mendapatkan informasi, dia akan menyampaikannya kepada Bell Captain.
4. Tamu
Tamu mungkin mendatangi Belldesk dan meminta Bellboy untuk mengambil barang dari kamarnya ke Lobby. Tetapi sering kali dia menelpon seksi pelayanan barang
b. Informasi yang diperlukan
Jika Concierge atau Bell Captain atau kebetulan Bellboy sendiri menerima telpon dari tamu yang akan check-out, seorang Bellboy harus menanyakan kepada tamu hal-hal seperti berikut :
1. Jumlah dan jenis barang 2. Waktu pengambilan barang
3. Transportasi
c. Sebelum mengambil barang dari kamar
Ada beberapa hal yang harus dilakukan bellboy sebelum mengambil barang dari kamar :
1. Setelah mendapatkan informasi mengenai penjemputan barang, bell captain akan segera memberi perintah kepada bellboy untuk menuju kamar tamu tersebut.
2. Bellboy akan menerima Bellboy Errand Card yang telah dicap olehbBell captain.
3. Langkah selanjutnya anda menuju kamar tamu. Tetapi sebelumnya, anda hendaknya memberitahukan hal itu kepada room maid/boy yang ada di seksinya.
4. Biasakan untuk mengetuk pintu sebelum memasuki kamar. Ketuklah pintu dengan menggunakan jari anda sambil mengucapkan “ Bellboy wants to take your luggage, please !” atau hanya “ Bellboy please !”
5. Setelah dipersilahkan masuk, sapalah tamu dengan mengucapkan“ Good morning, sir/madam, are you ready with your luggage ?”.
6. Diperlukan memeriksa seperti kamar mandi, gantungan pintu kamar mandi, balcony dan drawer untuk memastikan bahwa tidak ada barang-barang tamu yang tertinggal.
7. Jika sedang bersama tamu, hindari membuka tasnya untuk memasukkan barang-barang yang tertinggal. Jika barang tersebut berupa pakaian, masukkan ke dalam laundry bag yang tersedia di kamar dan bawa ke lobby, kemudian beritahukan hal tersebut kepada tamu yang bersangkutan.
8. Memeriksa jika ada barang-barang milik hotel di kamar yang hilang. Anda dan room maid/boy juga berkewajiban memeriksa ada tidaknya barang-barang milik hotel yang terbawa tamu, misalnya: asbak, handuk, lukisan. Jika ada barang-barang yang hilang, segeralah melaporkannya kepada Bell Captain. Usahakan agar pemberitahuan tersebut dilakukan sebelum tamu yang menempati kamar tersebut meninggalkan hotel. Jika tamu benar-benar terbukti membawa barang-barang milik hotel, maka kasir akan memasukkan harga barang yang dibawanya ke dalam rekening.
d. Mengambil barang-barang dari kamar 1. Mengeluarkan barang
Berhati-hatilah dalam mengambil barang-barang dari luggage rack ataupun washbasin table. Periksa dahulu keadaan barang tersebut. Jika ada kerusakan, informasikan kepada tamu secepatnya. Hitung juga jumlah barang sebelum dibawa ke lobby. Beritahukan jumlah barang tersebut kepada tamu. Sebelum meninggalkan kamar, jangan lupa menanyakan kunci kamar kepada tamu.
2. Mematikan lampu
Mematikan semua lampu dan perlengkapan elektronik seperti Televisi dan Radio.Setelah semuanya beres, kuncilah kamar dengan baik.
e. Membawa barang-barang ke Lobby
Jika kamar tamu terletak dilantai dasar, Bellboy dapat langsung menuju lobby.
f. Menempatkan barang ke Lobby
Setelah sampai di lobby, tempatkan barang di tempat yang aman.Jika tamu sedang menunggu, persilahkan tamu untuk menuju ke kasir.
g. Menempatkan stiker hotel pada barang tamu
Stiker pada umumnya berlogo hotel dan berisikan alamat lengkap hotel.Stiker ini merupakan alat promosi yang sangat efektif bagi hotel. Oleh karena itu jangan lupa menempelkan pada barang tamu yang akancheck-out. Tempelkan stiker di tempat yang mudah terlihat.
h. Menggantungkan kartu barang (luggage tag)
Gantungkanlah kartu barang pada setiap barang tamu. Yang harus selalu diingat bahwa yang ditulis pada kartu tersebut adalah nomor kamar dan nama tamu.
i. Pencatatan
1. Mengisi semua informasi yang ada pada Bellboy Errand Card Isilah beberapa informasi yang ada pada Bellboy Errand Card. Informasi tersebut antara lain :
a. Petugas kasir b. Jumlah barang c. Deskripsi barang d. Tanda tangan Bellboy 2. Menulis Key
Sebelum tamu meninggalkan hotel, periksalah kunci kamar terlebih dahulu anda dapat memeriksanya di:
a. Petugas Kasir b. Petugas informasi
c. langsung menayakan kepada tamu d. Kotak kunci check-out (bila ada)
Setelah mendapatkan kunci kamar, segeralah minta stempel key okey kepada resepsionis atau petugas informasi. Jika kunci kamar hilang, tulislah key lost dan laporkan kepada Bell Captain secepatnya.
3. Menyerahkan Bellboy Errand Card kepada kasir
Bellboy Errand Card yang telah anda lengkapi harus diserahkan kepada kasir untuk mengecek rekening tamu yangbersangkutan. Jika tamu sudah membayar rekeningnya, kasir akan membubuhkan cap Paid pada Bellboy Errand Card anda.
4. Mengembalikan kunci kamar dan Bellboy Errand Card
Kembalikan kunci kamar tamu kepada petugas informasi atau resepsionis dan Bellboy Errand Card kepada Bell Captain. Sebelum anda mengembalikan Bellboy Errand Card, tulislah dahulu nomor polisi mobil yang membawa tamu di balik formulir tersebut.
5. Menempatkan barang
Taruhlah barang di main entrance dengan rapi.Mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang barangnya.Laporkan kepada tamu jumlah dan tipe barang atau mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang bawaanya sendiri secara langsung.
6. Mengucapkan kata-kata selamat tinggal
Jika anda sudah menata barang-barang tamu dengan baik di dalam mobil, ucapkanlah kepada tamu kata-kata selamat tinggal, misalnya “Good bye, have a nice trip”.Jika ada doorman, dia akan membuka pintu mobil untuk tamu dan menutup kembali.