Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan (Handoko, 2000, p. 7). Dengan demikian konsep efektivitas tidak terlepas dari sejauh mana keberhasilan seseorang dalam mencapai dan mewujudkan
Le Boeuf (2000) menyatakan bahwa seseorang dikatakan telah bertindak secara efektif apabila ia bisa menentukan tujuan yang tepat diantara berbagai alternatif dan kemudian juga mampu mencapainya. Unsur penting yang terkandung dalam definisi ini adalah alternatif pencapaian tujuan dan mampu mencapai tujuan. Apabila penetapan tujuan sudah tidak lagi dipersoalkan, karena dianggap sudah ditentukan dengan tepat, maka yang diutamakan adalah pemilihan dan pemanfaatan sarana yang paling tepat untuk pencapaian tujuan itu.
Dalam upaya mencapai efektivitas, menurut Stefanie dan Lanto (1997), yang perlu diperhatikan adalah bagaimana seseorang mampu mengatur waktu yang ada. Tujuh hal dasar yang harus diperhatikan dalam mengatur waktu, yaitu: (1) membuat rencana lebih dahulu, karena rencana merupakan dasar atau fundamental yang penting dalam mengatur waktu. Dapat saja seseorang membuat rencana dan jadwal, namun yang paling penting adalah mengimplementasikannya, artinya rencana harus dibuat seakurat mungkin dengan realitas sehari-hari. Hendaknya rencana dibuat sedikit fleksibel terhadap kemungkinan terjadi interupsi, krisis, maupun keterlambatan; (2) sesuai dengan jadwal atau lebih awal, salah satu targetnya bahwa waktu yang dibuat dapat tercapai dan kalau memungkinkan sebelum target tiba pekerjaan telah selesai, sehingga dapat mempertahankan komitmen; (3) membagi pekerjaan besar ke dalam beberapa bagian. Membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian akan dapat menset waktu untuk setiap langkah yang akan diambil dengan jelas dan pasti, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik; (4) melakukan monitoring terhadap kemajuan; (5) sedapat mungkin mendelegasikan pekerjaan, sehingga tidak perlu mengerjakan pekerjaan semuanya oleh diri sendiri, memulai melakukan pendelegasian terhadap pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin, pekerjaan yang memerlukan banyak waktu sehingga dapat mengurangi stres; (6) membuat daftar prioritas, beberapa orang membuat beberapa daftar sekali dan dibagi dalam beberapa kategori, yaitu
medium dari yang kurang mendesak atau moderate important dan prioritas rendah dilakukan bila ada waktu; (7) mencari terobosan baru, tidak pernah terlalu tua untuk belajar dan mencari kumungkinan-kemungkinan baru, mencari teknik-teknik, prosedur-prosedur baru yang memungkinkan dapat bekerja lebih efektif. Pendapat yang dikemukakan oleh Stefanie dan Lanto ini merupakan langkah-langkah agar seseorang dapat bekerja tepat waktu, sehingga dapat mencapai efektivitas dalam bekerja. Di sini terlihat bahwa ketepatan waktu merupakan kunci untuk dapat mencapai efektivitas kerja.
Sementara itu Drucker (dalam Handoko, 2000, h.7) menyebutkan bahwa efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things). Pengertian ini lebih menekankan pada proses melakukan pekerjaan. Pengertian efektivitas tersebut juga berbeda dengan prinsip doing things right atau melakukan suatu pekerjaan dengan benar, yang lebih menekankan pada hasil kerja. Sedangkan Adair (1998) mengartikan efektivitas sebagai pencapaian tujuan; apa yang dicapai sesuai dengan yang diinginkan.
Dengan merujuk pada pengertian dan uraian tentang efektivitas maka tampak bahwa yang dimaksud dengan efektivitas adalah sejauh mana kemampuan seseorang dalam mencapai/mewujudkan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui proses pekerjaan yang benar dan tepat waktu sebagaimana yang telah ditargetkan. Efektifitas organisasi pada dasarnya adalah efektifitas individu para anggotanya di dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kedudukan dan peran mereka masing-masing dalam organisasi tersebut. Untuk mengukur efektifitas dan efisiensi organisasi administratif, seperti halnya organisasi pemerintah (birokrasi), bukanlah hal yang mudah. Mungkin jauh lebih mudah untuk mengukur efektifitas dan efisiensi organisasi bisnis, yang tujuan utamanya adalah mencari provit, dimana input maupun output yang berupa provit usahanya dapat dinilai dengan uang (materi).
Efektifitas jangka pendek, meliputi produksi (production), efesiensi (efficiency), dan kepuasan (satisfaction); 2) Efektifitas jangka menengah, meliputi: kemampuan menyesuaikan diri (adaptiveness) dan mengembangkan diri (development); dan 3) Efektifitas jangka panjang : keberlangsungan / hidup terus. Sedangkan Lawless (1972), secara terperinci mengemukakan bahwa indikator-indikator efektifitas dalam berbagai tingkatannya, yakni dari tingkat individu, tingkat kelompok, dan tingkat organisasional. Khusus mengenai efektifitas individu, menurut Lawless meliputi : (1). Personal Output; (2). Creative Output; (3). Loyality Comitment; (4). Personal Development; (5). Conformity Deviance, and (6) Influence on Others.
Pendapat lain tentang dimensi atau indikator dari konsep efektifitas organisasi dikemukakan oleh James L. Price, yang menyimpulkan ada lima variabel yang secara positif berhubungan dengan efektifitas, yaitu : (1).Productivity; (2). Morale; (3). Conformity ; (4). Adaptiveness ; and (5). Institutionalization. Selain itu, disimpulkan pula bahwa productivity mempunyai tingkatan yang lebih dari empat indikator efektifitas yang lain. Jika suatu organisasi mempunyai productivity yang tinggi, meskipun rendah dalam moral dianggap bahwa organisasi tersebut mempunyai efektifitas yang tinggi.
Emitai Etzioni, dalam Perilaku Organisasi (Indrawijaja : 1989 : h. 227), mengemukakan pendekatan pengukuran efektifitas organisasi yang disebut SYSTEM MODEL dan PRODUKSI. Pada kriteria adaptasi dipersoalkan kemampuannya. Untuk itu, dipergunakan tolak ukur proses pengadaan dan pengisian tenaga kerja, serta ruang lingkup kegiatan organisasi tersebut. Hal terakhir ini mempertanyakan seberapa jauh kemanfaatan organisasi tersebut bagi lingkungannya. Kriteria berikutnya adalah Integritas, yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Kriteria ketiga
mengenai keterikatan dan hubungan antara pelaku organisasi dengan organisasinya dan kelengkapan sarana bagi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. Kriteria keempat adalah produksi, yaitu usaha pengukuran efektifitas organisasi dihubungkan dengan jumlah dan mutu keluaran organisasi, serta intensitas kegiatan suatu organisasi.
Pada dasarnya pengertian efektifitas secara umum menunjukkan pada taraf tercapainya hasil, yang sering atau senantiasa dikaitkan dengan penertian efisien, meskipun sebenarnya ada perbedaan diantaranya. Efektifitas menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada bagaimana cara mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara input dan outputnya. Istilah efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah yang saling berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Menurut Soekarno K (1968.42) efektif adalah pencapaian tujuan atau hasil yang dikehendaki tanpa menghiraukan fakor-faktor tenaga, waktu, biaya, fikiran, alat dan lain-alat yang telah dikeluarkan/digunakan. Hal ini berarti bahwa pengertian efektifitas yang dipentingkan adalah semata-mata hasil atau pencapaian tujuan yang dikehendaki. Pengertian efektivitas tersebut juga berbeda dengan prinsip doing things right atau melakukan suatu pekerjaan dengan benar, yang lebih menekankan pada hasil kerja. Sedangkan Adair (1998) mengartikan efektivitas sebagai pencapaian tujuan; apa yang dicapai sesuai dengan yang diinginkan.
Dengan merujuk pada pengertian dan uraian tentang efektivitas maka tampak bahwa yang dimaksud dengan efektivitas adalah sejauh mana kemampuan seseorang dalam mencapai/mewujudkan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui proses pekerjaan yang benar dan tepat waktu sebagaimana yang telah ditargetkan. Pekerjaan atau kerja dalam konteks tersebut, menurut Schermerhorn, Hunt, dan Osborn (1994: 4), adalah suatu kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang lain. Sejalan dengan pengertian efektivitas dan kerja tersebut, Torrington, Weightman dan Johns
dapat mengorganisir dirinya dengan lebih baik. Dalam hal ini mengorganisir yang dimaksud adalah: apakah seseorang sudah menilai bahwa kinerja manajemennya secara keseluruhan sudah lebih baik, apakah akan dapat menikmati kehidupannya atau sebaliknya, apakah stimuli dan ketertarikan dengan tim kerja lebih atau kurang, dan apakah seseorang berpendapat lain atau kurang tentang pengorganisasian tim agar lebih percaya. Kalau jawaban mengatakan “ya” pada pertanyaan terakhir, maka dengan cara apa pengorganisasian diri untuk mencapai efektivitas kerja ditingkatkan dan dengan cara apa akan dikurangi, sedangkan jika jawabannya “tidak”, maka proses pengorganisasian yang telah dilakukan harus dilanjutkan sesuai rencana yang telah dibuat.
Sementara itu bagi Lakein (1997), efektivitas kerja adalah memilih tugas terbaik yang hendak dilakukan dari semua kemungkinan tugas yang tersedia, dan kemudian melakukan dengan cara yang benar. Mengambil pilihan yang tepat mengenai bagaimana menggunakan waktu adalah jauh lebih penting daripada melakukan efisiensi semua kerja yang dimiliki. Efisiensi memang baik tapi efektivitas jauh lebih merupakan sasaran yang penting.
Dalam rangka ini pula, Steers dalam Perilaku Organisasi (Indrawijaja, 1989:228) mengembangkan model suatu proses untuk menilai efektivitas organisasi, yang mencakup tiga sudut pandang, yakni: Pertama, optimal tujuan yang akan dicapai yaitu bila beberapa bagian dari tujuan itu mendapat perhatian alokasi sumber dana dan daya yang lebih besar. Kedua, ialah yang berkaitan dengan interaksi antara organisasi dengan keadaan sekeliling. Ketiga, yaitu penekanan pada aspek perilaku yang lebih memusatkan perhatian pada pentingnya peranan perilaku manusia dalam proses pencapaian tujuan organisasi dalam efektivitas suatu organisasi. Berdasarkan pembahasan mengenai perkembangan teori, pandangan, dan konsepsi penilaian efektivitas organisasi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Menentukan efektivitas organisasi hanya menurut tingkat prestasi suatu organisasi adalah suatu pandangan yang terlalu menyederhanakan hakekat penilaian efektivitas organisasi. Diketahui bahwa setiap organisasi mempunyai beberapa sasaran dan diantaranya sering terdapat persaingan. Persoalannya ialah bagaimana caranya mengembangkan suatu rangkaian atau kumpulan sasaran yang dapat dicapai dengan batasan sarana, sumberdaya, dan dana yang tersedia.
2. Tidak semua kriteria sekaligus dapat digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi. Keinginan untuk meningkatkan keuntungan, umpamanya, dapat menyebabkan seseorang terlalu optimis dalam hal potensi pemasaran. Ini sering menyebabkan timbulnya efek sampingan, yaitu kurangnya perhatian terhadap usaha mempertahankan kelangsungan hidup organisasi.
3. Pengukuran efektivitas organisasi sesungguhnya harus mencakup berbagai kriteria, seperti: efisiensi, kemampuan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan adaptasi, integrasi, motivasi, produksi, dan sebagainya. Cara pengukuran ini sering disebut “Multiple Factor Model” penilaian efektivitas organisasi.
Teknik penilaian efektivitas organisasi haruslah mencerminkan adanya interaksi dari “the formal task – oriented objectives of the organization, the interpersonal-humanistic social goals of the people who work in the organization, and the environmental changes that are taking place constantly and may influence the other elements because their relationship to survival”.
Untuk menjelaskan pendapat tersebut, Duncan dalam Perilaku Organisasi (Indrawijaja, 1982:230), menggambarkan beberapa unsur penting efektivitas organisasi sebagai berikut :
Efisiensi (jumlah dan mutu dari hasil organisasi) berbanding
dengan masukan (sumber)
Keseimbangan dalam subsistem sosial dan
antar personil
Efektivitas Organisasi Hasil
Organisasi
Antisipasi dan persiapan untuk menghadapi
perubahan
Gambar 3.1. : Unsur-Unsur dari Efektivitas Organisasi
Sumber : W. Jack, Duncan, Organizational Behavior, Hougthon Mifflin, Boston, Edisi ke 2, 1981, hal : 370.
Berdasarkan gambar di atas, kemudian Duncan menyusun model efektivitas organisasi, seperti gambar berikut ini :
Proses Organisasi • Struktur pekerjaan
dan Susunan Organisasi Kebutuhan dan Aspirasi
perorangan
Efektivitas Organisasi
Gambar 3.2. : Model Efektivitas Organisasi
Sumber: W. Jack, Duncan, Organizational Behavior, Hougthon Mifflin,Boston, Edisi ke 2, 1981, hal : 371.
Setiap orang memasuki suatu organisasi, karena ia berkeyakinan kebutuhan dan harapannya dapat terpenuhi. Faktor lingkungan, selain dapat merupakan unsur pendorong terhadap kebutuhan dan harapan seseorang, juga dapat merupakan faktor yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Seorang boleh saja mempunyai harapan yang cukup tinggi, semisal selama ini ia adalah orang yang berhasil, mungkin pula ia butuh akan keberhasilan dalam pekerjaannya, karena keberhasilan dianggap penting dalam lingkungannya.
Seberapa jauh seseorang dapat memenuhi kebutuhan dan harapannya sangat tergantung kepada bagaimana suatu pekerjaan dirancang dan bagaimana suatu proses terjadi dalam organisasi. Hal ini dikemukakan oleh Hackman dan Lawler, sebagaimana dikutip oleh Duncan dalam Perilaku Organisasi (Indrawijaja, 1989:231), sebagai berikut : “The supporters of job enrichment argue that need satisfication and self-actualization are more likely occur when individual perform natural elements of work and maintan reasonable amounts of control over the task” (Para pendukung dari job enrichment berpendapat, bahwa kepuasan akan kebutuhan dan selfactualization akan lebih mungkin tercapai bila orang-orang tersebut dapat melaksanakan unsur-unsur hakiki dari suatu pekerjaan dan dapat mengendalikan pekerjaan tersebut).
Berdasar pada definisi seperti tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa efektifitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan dan tidak, terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakannya dan berapa biaya yang dikeluarkan.