ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang komplek, menggunakan gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik (Siregar, 2003).
Pada umumnya tugas rumah sakit ialah menyediakan keperluan untuk pemeliharaan dan pemulihan kesehatan. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 983/Menkes/SK/XI/1992 tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan.
Guna melaksanakan tugasnya, rumah sakit mempunyai berbagai fungsi, yaitu menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang medik dan non-medik, pelayanan dan asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan, serta administrasi umum dan keuangan.
Suatu sistem klasifikasi rumah sakit yang seragam diperlukan untuk memberi kemudahan mengetahui identitas, organisasi, jenis pelayanan yang diberikan, pemilik dan kapasitas tempat tidur. Disamping itu agar dapat mengadakan evaluasi yang lebih tepat untuk suatu golongan rumah sakit tertentu.
Rumah sakit dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria sebagai berikut:
a. Klasifikasi rumah sakit berdasarkan jenis pelayanan Berdasarkan jenis pelayanan, rumah sakit terdiri dari: 1) Rumah Sakit Umum
Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kepada berbagai penderita dengan berbagai jenis penyakit, memberikan pelayanan diagnosis dan terapi untuk berbagai kondisi medik seperti penyakit dalam, bedah, pediatrik, psikiatri, ibu hamil, dan sebagainya.
2) Rumah Sakit Khusus
Rumah sakit khusus merupakan rumah sakit yang memberikan pelayanan diagnosis dan pengobatan untuk penderita dengan kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah, seperti rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin, rumah sakit psikiatri, rumah sakit pediatrik, rumah sakit mata, rumah sakit lepra, rumah sakit tuberkolusis, rumah sakit ketergantungan obat, rumah sakit rehabilitasi dan penyakit kronis.
b. Klasifikasi rumah sakit berdasarkan kepemilikan Berdasarkan kepemilikan, rumah sakit terdiri dari: 1) Rumah Sakit Pemerintah (Govermental Hospital)
Rumah Sakit Pemerintah yaitu rumah sakit milik pemerintah baik pusat maupun daerah, departemen maupun badan usaha milik negara. Misalnya rumah sakit pusat, rumah sakit umum daerah, rumah sakit angkatan darat, rumah sakit angkatan laut, rumah sakit kepolisian, rumah sakit pertamina, dan lain-lain.
2) Rumah Sakit Swasta (Non Govermental Hospital)
Rumah sakit swasta adalah rumah sakit milik swasta baik perorangan maupun yayasan. Misalnya RS. Nirmala Suri Sukoharjo, RS. PKU Muhammadiyah, RS. Dr. Oen Surakarta, RS. Islam Surakarta, dan lain-lain.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 860b/Menkes/SK/XII/1987, rumah sakit swasta dibagi menjadi:
a) Rumah sakit swasta pratama adalah rumah sakit swasta yang melakukan pelayanan medik dasar.
b) Rumah sakit madya adalah rumah sakit swasta yang melakukan pelayanan medik dasar dan spesialis dasar.
c) Rumah sakit swasta utama adalah rumah sakit swasta yang melakukan pelayanan medik dasar, spesialistik dan sub spesialistik.
c. Klasifikasi berdasarkan status akreditasi
Berdasarkan status akreditasi, rumah sakit dapat dibedakan menjadi: 1) Rumah sakit yang telah diakreditasi
Rumah sakit yang telah terakreditasi adalah rumah sakit yang telah diakui secara formal oleh suatu badan sertifikasi yang diakui, yang menyatakan bahwa suatu rumah sakit telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan tertentu.
2) Rumah sakit yang belum diakreditasi
Rumah sakit yang belum terakreditasi adalah rumah sakit yang belum diakui secara formal oleh suatu badan sertifikasi yang diakui.
2. Pengertian Sistem dan Prosedur
Istilah sistem merupakan istilah yang berasal dari Bahasa Latin (systēma) dan Bahasa Yunani (sustēma) yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Ada beberapa pengertian sistem dan prosedur, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2008: 5).
b. Sistem menurut Steven A. Moscove dalam S.P Hariningsih (2006: 3) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
c. Sistem adalah (1) Entitas yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. (2) Perlengkapan atau program yang terdiri dari instalasi komputer lengkap. (3) Program dan prosedur terkait yang menjalankan suatu tugas dalam sebuah komputer (Marshall B. Romney, 2004: 473). d. Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari
fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien (John Mc. Manama).
e. Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan (C.W. Churchman).
f. Prosedur menurut W. Gerald Cole dalam S.P Hariningsih (2006: 2) adalah suatu urut-urutan pekerjaan biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa bagian
yang terkoordinasi dan saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu agar mendapatkan hasil yang efektif dan efisien, sedangkan prosedur adalah urut-urutan kegiatan kronologis yang dilakukan oleh beberapa bagian untuk menciptakan keseragaman penanganan suatu kegiatan yang dilakukan berulang-ulang.
3. Pengertian Sistem Akuntansi
a. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2008: 3).
b. Sistem akuntansi didefinisikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinir sedemikian rupa untuk menyediakan informasi akuntansi (Indra Bastian, 2006: 5).
c. Sistem akuntansi menurut Howard F. Settler dalam S.P Hariningsih (2006: 3) adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.
Berdasarkan beberapa pengertian sistem akuntansi di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir-formulir, catatan-catatan, dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu laporan yang dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang berwenang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian adalah suatu sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua; pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri (Mulyadi, 2008: 299).
a. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008: 299) antara lain adalah sebagai berikut:
1) Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang
yang langsung pakai (tidak diselenggarakan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan langsung oleh pemakai barang. 2) Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang dan menyelenggarakan kartu utang sebagai bukti pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Dokumen yang Digunakan 1) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2) Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3) Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini, terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a) Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan sumber pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b) Tembusan pengakuan oleh pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
c) Tembusan bagi unit peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
d) Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
e) Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f) Tembusan bagi penerima
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirim ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
g) Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu daftar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Register bukti kas keluar (Voucher Register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2) Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3) Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4) Kartu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian 1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Perbedaan antara sistem akuntansi pembelian tersebut di atas terletak pada prosedur pemilihan pemasok.
3) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatatan utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5) Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
5. Pengertian Sistem Pengendalian Internal
a. Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku (Dasaratha V. Rama dan Frederick L. Jones, 2008: 132).
b. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008: 163).
Berdasarkan definisi sistem pengendalian intern tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah:
1) Menjaga kekayaan organisasi,
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3) Mendorong efisiensi, dan
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian antara lain meliputi:
1) Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang dipakai langsung.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
3) Praktik yang sehat
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada pemasok.
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Prosedur pembelian obat adalah kegiatan rutin yang dilakukan setiap periode tertentu oleh RS. Nirmala Suri Sukoharjo. Prosedur pembelian obat ini dilakukan untuk mencegah kekosongan persediaan obat dan memperlancar kegiatan pelayanan farmasi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi di lingkungan RS. Nirmala Suri Sukoharjo demi kepuasan pasien. Prosedur pembelian obat pada dasarnya meliputi empat tahap kegiatan, yaitu perencanaan pembelian obat, pengadaan obat, penerimaan obat dari PBF (Pedagang Besar Farmasi), dan pembayaran utang kepada PBF yang biasanya disebut dengan istilah “inkaso”.
Di dalam struktur organisasi Instalasi Farmasi RS. Nirmala Suri Sukoharjo, Apoteker dibantu PFT (Panitia Farmasi dan Terapi) bertugas membuat dan merancang formularium obat. Formularium adalah daftar
kebutuhan obat yang akan digunakan oleh dokter dan petugas medis dalam kegiatan rumah sakit. Di RS. Nirmala Suri Sukoharjo, pembuatan formularium dilakukan setiap dua tahun sekali. Metode yang digunakan dalam perencanaan perbekalan farmasi di RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah menggunakan metode konsumsi. Metode konsumsi adalah metode perencanaan pengadaan obat berdasarkan penggunaan obat atau sediaan farmasi tahun sebelumnya.
Perencanaan pembelian obat perlu dilakukan sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk membuat perencanaan kebutuhan obat secara efektif dan efisien. Kebijakan yang diterapkan pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo berkaitan dengan perencanaan pembelian obat yaitu perencanaan selama periode satu tahun dilakukan setiap awal tahun berdasarkan jumlah pemakaian tahun sebelumnya.
Prosedur perencanaan pembelian obat yang ditetapkan oleh RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah sebagai berikut:
1) Kepala Instalasi Farmasi menyusun usulan pengadaan obat yang diperlukan tahun depan berdasarkan hasil stock perbekalan farmasi tahun lalu (sebelumnya) yang meliputi jumlah barang dan nilainya.
2) Nilai barang yang disusun merupakan akumulasi nilai seluruh obat dengan harga penyesuaian sebesar 15%.
3) Usulan pengadaan obat berupa jumlah obat yang sudah disesuaikan dengan penambahan 15% dijadikan sebagai patokan untuk memonitor pembelian obat apakah sesuai dengan perencanaan atau tidak dalam pembeliannya.
4) Setiap bulan Kepala Instalasi Farmasi memonitor pembelian setiap barang selama satu bulan tersebut.
5) Hasil akumulasi pembelian tiap barang selama tiga bulan akan dibandingkan dengan perencanaan triwulan dan hasilnya akan dievalusi. 6) Daftar perencanaan dan evaluasi pengadaan obat disampaikan kepada
Direktur.
7) Selanjutnya pengadaan dilakukan sesuai prosedur pengadaan obat secara rutin (mingguan).
Prosedur perencanaan pengadaan obat dapat dilihat pada gambar berikut ini:
GAMBAR II.1
Alur Kegiatan Perencanaan Pengadaan Obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo Perencanaan tahunan obat tahun sebelumnya Prosedur pengadaan (pembelian) obat Rekapitulasi pembelian perbekalan farmasi per
bulan
Akumulasi pembelian perbekalan farmasi per
triwulan Perencanaan pembelian obat
per triwulan
Hasil dibandingkan
1. Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo
a) Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab untuk memperoleh informasi dari PBF mengenai harga obat yang telah direncanakan dalam daftar formularium rumah sakit, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan obat (pemasok dipilih setiap dua tahun sekali atau dapat berubah sesuai kebutuhan), membuat daftar obat yang akan dibeli, mengeluarkan order pembelian kepada PBF yang dipilih, dan menerima obat yang telah dikirm oleh PBF. Sebelum mengirimkan