BAB I : PENDAHULUAN
C. Unsur-unsur Pengendalian Internal Kas
Manajemen bertanggungjawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untu mencapai tiga tujuan pengendalian internal.Unsur-unsur tersebut menurut Niswonger, Warren, Reeve, & Fees (1999; 184) adalah sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.
34
2. Penilaian Resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yangwajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah :
a. Pegawai yg kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti.
Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi. b. Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan Untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakapan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi. Upaya-upayapengecekan yang akan timbul akibat dibaginya tanggungjawab kepadaberbagai departemen tidak perlu menyebabkan tumpang tindih tugas.Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu departemen dirancangagar terkoordinasi dan saling mendukung dengan dokumen yangdisiapkan oleh departemen lain.
c. Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansiKebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yangbertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangikemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, makatanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harusdipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alatpengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankanaktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha
36
d. Prosedur pembuktian dan pengamanan prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan untukmelindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapatdipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akanmengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitaspengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau secararutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukandengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan darisistem akuntansi tersebut.
5. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalianinternal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko,prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untukmengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutanpelaporan serta peraturan yang berlaku.Manajemen juga dapatmenggunakan informasi eksternal utuk menilai peristiwa dan keadaanyang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporaneksternal. Misalnya manajemen menggunakan informasi dari FinancialAccounting Standarts Board (FASB) atau dari Ikatan Akuntan Indonesia(IAI) serta Bapepam untuk menilai dampak dari perubahan standarpelaporan yang mungkin akan terjadi.
D. Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan pada dasarnya telah ditetapkan oleh suatu undang-undang dan peraturan daerah serta pelaksanaan prosedur tersebut BMKG Stasiun Geofisika Kelas I tuntungan menggunakan formulir-formulir yang dipakai pula pada dinas dan instansi pemerintah lainnya.
Pendokumentasian melalui formulir harus direncanakan sedemikian rupa sehingga dapat menunjukkan adanya bukti-bukti tertulis dari setiap transaksi, misalnya dengan meminta tanda tangan dari pihak yang bersangkutan dalam formulir setelah prosedur tertentu dilaksanakan.
Adapun prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan Medan antara lain :
1. Formulir-formulir dan catatan yang digunakan oleh BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntunganmemenuhi persyaratan yang diterapkan dan didalamnya tercantum aspek pengawasan.
2. Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik yang digunakan BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan untuk merekam penerimaan kas dalam bentuk sederhana sehingga mudah dimengerti cara pemakaiannya.
3. Diadakan pemisah fungsi pengurusan kas dengan fungsi pengeluaran kas 4. Pencatatan bukti dengan segera sepanjang penerimaan kas tersebut telah
dibuktikan dengan bukti-bukti, maka pencatatannya kedalam pembukuan dilakukan dengan segera.
5. Terciptanya kerja sama yang baik antara bagian yang berhubungan dengan penerimaan kas.
6. Diadakan Pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan kas.
7. Ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas segera dicatat.
Adapun formulir-formulir yang digunakan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan antara lain :
38
2. SPP
3. Daftar perincian rencana penggunaan kas 4. Pengesahan SPM yang terpakai
5. Register SPM 6. Register SPP
7. Buku kas umum pemegang kas 8. Buku simpanan bank
9. Buku panjar 10.Buku PPN/PPh
Gambar III.I. Prosedur Penerimaan Kas
Sumber: BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan Mulai Pemohon datang langsung (telp-email) ke unit Mengisi formulir permintaan data
Kembali ke unit pelayanan menyerahkan kuitansi/surat tarif Rp 0,- & Mengambil data pada waktu yang disepakati
Tarif Nol
Memperoleh surat tarif Rp 0,- dari unit
pelayanan dan alokasi waktu penyajian data / informasi
Membayar di bendahara penerima sesuai rincian dari unit pelayanan
Memperoleh rincian biaya dari unit pelayanan & alokasi waktu penyajian data Selesai - Melengkapi data pendukung untuk dikenakan tarif Rp 0,- & - Mengisi formulir permintaan data
40
E.Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntunganharus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan.
1. Kepala Stasiun
a. Merencanakan dan merancang kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam program kerja pada dinas tersebut.
b. Menentukan pos-pos yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja.
c. Membuat sebuah Rancangan Anggaran Satuan Kerja (RASK).
d. Mengajukan RASK kepada tim eksekutif sebagai tim yang akan menjalankan program kerja bersangkutan.
2. Tim Eksekutif
Tim eksekutif memeriksa dan menyetujui RASK yang dikirim oleh kepala stasiun dan menerbitkan Dasar Anggaran Satuan Kerja (DASK).
3. Bendahara Pengeluaran
Bendahara pengeluaran mengajukan permohonan Surat Ketetapan Otorisasi (SKO) kepada KPPN untuk disetujui setelah bendahara pengeluaran menerima DASK tersebut.
4. KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara)
KPPN menerima SKO dari bendahara pengeluaran lalu menerbitkan surat ketetapan otorisasi.
5. Bendahara Pengeluaran
Bendahara pengeluaran menguraikan Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang dilampiri dengan SKO ditujukan kepada KPPN.
6. KPPN
KPPN menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) di sertai cek sejumlah anggaran yang disetujui setelah SPP sampai.
7. Bendahara Pengeluaran
SPM sampai kepada bendahara pengeluaran lalu dicairkan ke Bank yang ditunjuk. Tugasnya selanjutya adalah membagikannya kepada sub dinas.
42 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian sistem internal kas pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Adanya struktur organisasi yang sederhana serta batas yang jelas dalam wewenang dan tanggungjawab yang memberikan pemisahan tugas dan tanggung jawab.
2. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur yang sangan ketat, sehingga sulit dilaksanakannya manipulasi.
3. Adanya pemisahan fungsi antara pencatatan dengan penyimpanan kas.
4. Penerimaan dan pengeluaran mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran didukung oleh bukti yang lengkap. 6. Transaksi kas tidak dilaksanakan oleh satu fungsi atau bagian.
7. Setiap pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenangsetelah meneliti bukti-bukti pendukungnya.
B. Saran
Beberapa saran penulis yang mungkin berguna untuk diterapkan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntunganadalah sebagai berikut :
1. Hubungan anatar manajemen atas dengan karyawan harus lebih transparan.
2. Hendaknya pengendalian internal kas perlu ditingkatkan lagi, mengingat semakin berkembangnya kemajuan disegala bidang.
3. Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas.
4. Dana kas kecil harus dipegang oleh orang yang bertanggung jawab.
5. Perlunya secara berkala dilakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadapjalannya prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, baik dari pihak internperusahaan maupun pengawas dari luar perusahaan guna mencitakan pengendalian internal terhadap kas.
44
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Erwin, 2001. Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU; Medan. Baridwan, Zaki, 2004. Sistem Informasi Akuntansi,Edisi Kedua, Badan Penerbit
FE-UGM; Yogyakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat; Jakarta.
Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Murtanto, 2005. Sistem Pengendalian Internal Kas, PT. Hacca Mitra Utama, Jakarta.
Niswonger, Warren, Reeve dan Fees. (1999). Prinsip - prinsip Akuntansi. Edisi ke19, Terjemahan Alfonsus Sirait, M.Buss dan Helda Gunawan,SE, MBA.Erlangga; Jakarta.
Simamora, Henry, 2000. Akuntansi Pengambilan Keputusan Bisnis, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso, S. R, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Salemba Empat ; Jakarta. Suherly, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Dagang, Edisi
