Langkah pertama pemeliharaan tempat kerja adalah ringkas, berkaitan dengan kegiatan melakukan klasifikasi barang yang terdapat di gemba dan menyingkirkan yang tidak diperlukan. Batasan tentang barang yang diperlukan harus ditetapkan. Segala macam objek dapat ditemukan di gemba. Pengamatan yang teliti dapat menyimpulkan bahwa sesungguhnya hanya sedikit saja barang yang dibutuhkan sehari-hari perlu berada di gemba. Kebanyakan dari barang- barang yang terdapat disana tidak akan pernah digunakan atau diperlukan. Gemba penuh dimuati dengan mesin tidak terpakai, jig, cetakan, material, persediaan, komponen, rak barang, palet, dan berbagai item lainnya. Sebuah aturan sederhana adalah menyingkirkan semua barang yang tidak akan diperlukan untuk kurun waktu 30 hari.
Seiri umumnya dimulai dengan kampanye label merah. Pilihlah daerah kerja dimana akan diterapkan seiri. Anggota tim 5S pergi ke gemba dengan membawa satu genggam label merah dan mencantumkan label merah tersebut pada objek yang diyakini tidak diperlukan. Semakin baik jika ukuran label yang lebih besar atau jumlah label yang makin banyak. Bila ada barang yang tidak jelas status keperluannya, apapun barang tersebut, label merah harus dicantumkan.
Benda yang tidak akan dibutuhkan dalam 30 hari, namun mungkin diperlukan pada masa yang akan dating, dipindahkan ke tempat yang lebih tepat (gudang suku cadang atau gudang pasok). Dalam proses seiri, seseorang dapat menyadari berbagai pemikiran tentang bagaimana perusahaan menyelenggarakan
bisnisnya. Kampanye label merah membangkitkan kesadaran tentang banyaknya barang yang sebenarnya tidak diperlukan.
Pada akhir kampanye label merah, semua manajer, termasuk presiden dan manajer pabrik bersama para manajer gemba, harus melihat baik-baik jumlah persediaan, barang dalam proses, dan berbagai barang yang terdapat di gemba. Kemudian bersama-sama mulai melaksanakan kaizen guna memperbaiki system yang mengakibatkan pemborosan tersebut.
Menyingkirkan berbagai benda yang tidak diperlukan melalui kegiatan kampanye merah dapat membebaskan ruang kerja dan meningkatkan fleksibilitas dalam pemanfaatan ruang, karena dengan menyingkirkan berbagai barang yang tidak diperlukan, hanya akan ada benda yang diperlukan saja di dalam gemba. Pada saat ini, jumlah item dan volume barang yang terdapat di gemba harus ditetapkan: suku cadang, peralatan, persediaan, barang dalam proses, dan sebagainya.
Seiri dapat juga diterapkan bagi diri pribadi di kantor. Misalnya meja kerja yang umumnya memiliki laci. Jumlah persediaan minimum di dalam laci harus ditetapkan, sehingga tidak diperlukannya keharusan mencari-cari di dalam laci, karena jumlah yang dibutuhkan dan susunan peralatan tersebut sudah jelas di dalam laci. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi, disamping juga memperbaiki system penyimpanan catatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif.
3.8.2. Seiton (Rapi)
Seiton berarti mengelompokkan barang berdasarkan penggunaannya dan menatanya secara memadai agar upaya dan waktu untuk mencari/menemukan menjadi minimum. Untuk menerapkan hal ini, semua barang harus memiliki alamat tertentu, nama tertentu, dan volume yang tertentu pula. Tak hanya lokasinya saja, jumlah maksimum barang yang diperbolehkan berada di gemba harus pula ditetapkan. Bila jumlah maksimum sudah tercapai, produksi di proses sebelumnya harus dihentikan karena tidak ada kebutuhan untuk berproduksi lebih dari yang dapat dikonsumsi oleh proses berikutnya. Dengan pola ini, seiton menjamin adanya aliran barang yang tertib dengan penundaan yang minimum dari pos kerja yang satu ke pos berikutnya dengan aliran barang berdasarkan antrian.
Semua barang di gemba harus ditempatkan pada lokasi tertentu. Semua dinding harus diberi kode, misalnya dinding D-1, B-2, dan seterusnya. Tanda garis batas pada lantai merupakan patokan untuk menempatkan barang setengah jadi, alat kerja, dan sebagainya. Alat kerja harus ditempatkan dalam jangkauan operator. Siluet atau baying-bayang benda tersebut dapat pula digambarkan dengan cat di permukaan tempat barang tersebut harus diletakkan. Hal ini dapat memudahkan penetapan status pemakaian barang.
3.8.3. Seiso (Resik)
Seiso berarti membersihkan lingkungan kerja, termasuk di dalamnya : mesin dan alat kerja, lantai tempat kerja, dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. Ada sebuah aksioma yang patut dianut: membersihkan berarti memeriksa.
Operator yang membersihkan mesin dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. Bila mesin dilingkupi oleh minyak, debu, dan daki tebal sulit sekali menemukan masalah yang mungkin akan mendadak menimbulkan gangguan. Saat membersihkan mesin, seseorang dengan mudah menemukan kejadian oli bocor atau baut dan mur kendor. Bila keadaan ini ditemukan secara dini, maka dengan mudah dapat diperbaiki.
Dapat dikatakan bahwa kemacetan mesin selalu didahului dengan getaran (karena baut atau mur yang kendor), masuknya benda asing (seperti debu melalui pelindung yang berlubang atau retak), atau kurangnya minyak maupun pasta pelumas. Untuk itu seiso merupakan pengalaman belajar yang baik bagi operator, karena melalui kegiatan ini mereka dapat menemukan berbagai temuan yang berguna.
3.8.4. Seiketsu (Rawat)
Seiketsu berarti tertib pribadi, seperti mengenakan pakaian yang pantas dan bersih, kacamata pengaman, sarung tangan dan sepatu dan selalu menjaga keadaan lingkungan kerja yang bersih dan sehat. Pengertian lain dari seiketsuadalah mempertahankan keadaraan yang sudah seiri, seiton, danseiso setiap hari secara terus menerus.
Misalnya, mudah sekali menerapkan seiri satu kali pada suatu saat dan perbaikan terjadi, namun tanpa ada upaya untuk melanjutkan kegiatan tersebut, tempat kerja akan kembali ke keadaan semula. Melakukan kaizen satu kali di gemba adalah sangat mudah. Menjaga agar kegiatan kaizen dapat berlangsung
setiap hari merupakan hal yang berbeda. Komitmen manajemen beserta dukungan serta keterlibatan manajemen yang ditampilkan dalam kegiatan 5S sangatlah penting untuk diperhatikan.
3.8.5. Shitsuke (Rajin)
Shitsuke berarti disiplin pribadi. Orang yang mempraktekkan seiri, seiton,seiso, dan seiketsu secara terus menerus dan menjadikan kegiatan ini sebagai kebiasaan dalam kehidupan sehari-hari nya dapat menyebut dirinya memiliki disiplin pribadi.
Pada langkah terakhir ini, manajemen telah menetapkan berbagai standar yang berlaku pada langkah-langkah 5S sebelumnya serta memastikan bahwa gemba mematuhi standar tersebut. Standar harus pula mencakup cara penilaian dari kemajuan pada setiap langkah 5S tersebut.
Ada 5 cara untuk menilai tingkat 5S yang telah dicapai pada setiap langkahnya:
1. Penilaian mandiri (dilakukan sendiri) 2. Penilaian oleh konsultan ahli
3. Penilaian oleh atasan
4. Penilaian dari tiga cara diatas
BAB IV