TUGAS AKHIR
PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RISNA WATI PANE 052103040
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RISNA WATI PANE
NIM : 052103040
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:………. DOSEN PEMBIMBING
(Dr. Beby KF Sembiring, SE, MM)
NIP: 197410122000032003
Tanggal:………. KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMAIII
KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby KF Sembiring, SE, MM)
NIP: 197410122000032003
Tanggal:………. DEKAN FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT telah memperkenankan penulis untuk dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kririk dari semua pihak yang bersifat membangun, guna menyempurnakan Tugas Akhir ini. Terima kasih untuk kedua orang tua saya tercinta, Ayahanda dan Ibunda yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak mungkin akan terbalas, hanya Tugas Akhir ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis dimasa mendatang, Amin.
Selama penulisan Tugas Akhir ini, banyak pihak yang telah membantu penulis. Baik itu bantuan moril, materi, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE,Macc,Ak selaku Pembantu Dekan I yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Seluruh Dosen, Staf dan Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selama ini telah banyak membantu dan membagi ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 5. Teman – temanku Silvia Rosa, Rahmat Fathoni, Desri Mutia, Zul Fadli, Yulita Putri, Titi
Rahmi (peserta magang grup 16) yang telah banyak membantu dan memberikan semangat dalam penyelesaian tugas akhir ini.
Akhir kata penulis sampaikan, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi banyak pihak yang membutuhkan.
Medan, 27 Juni 2011
DAFTAR ISI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10
3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama ... 31
4. Tata Ruang Gabungan ... 32
E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor .. 32
1. Faktor Intern ... 32
2. Faktor Ekstern ... 32
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor ... 37
1. Perabot Kantor... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar BelakangTata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefisienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.
Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat menambah semangat kerja pegawai/karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktivitas kerja karyawan yang bekerja di kantor tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan kertas, kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.
dengan manajemen perkantoran, menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran yang modern saat ini. Kantor adalah tempat penyediaan informasi dalam rangka memperlacar tugas maupun aktivitas-aktivitas disegala bidang, dengan demikian kantor merupakan tempat kegiatan diselenggarakannya aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan (menyalurkan) informasi. Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti,2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan di dalam ruangan yang bertujuan untuk sarana bagi para karyawan yang ada di kantor tersebut. penataan letak ruangan kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat menciptakan efisiensi kerja dan hasil yang maksimal, dimana penataan ruang kantor yang baik menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas pendukung lainnya apabila peletakannya tidak tepat maka fasilitas tersebut tidak akan dapat di rasakan manfaatnya bagi kantor, oleh karena itu perlu adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman, teratur, aman, dengan fasilitas yang memang di perlukan oleh kegiatan kantor tersebut.
menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan ruang tengah, waktu maupun hal-hal yang merugikan perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
B. Perumusan Masalah
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik dan ingin mengetahui “Sejauh mana Penerapan Tata Ruang Kantor pada Bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung kelancaran kerja pagawai pada bagian kemahasiswaan di fakultas Ekonomi guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui penerapan tata ruang kantor pada bagian kemahasiswaan dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat tugas akhir ini adalah:
dapat meningkatkan kelancaran kerja pegawai dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
2. Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi penulis, tentang tata ruang kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan.
3. Menambah pengetahuan wawasan dan referensi tentang tata ruang kantor yang baik.
E. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan
1. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan penulis tugas akhir dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III
Persiapan Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
Sumber: Penulis (2011)
Jadwal kegiatan (survey) yang dilakukan penulis di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
Kegiatan (survey) yang dilakukan penulis bertujuan untuk memperoleh data-data maupun informasi yang digunakan untuk mendukung penyelesaian Tugas Akhir saya.
2. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam Empat (4) Bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulis Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description). Serta tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan tata ruang kantor, jenis-jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Keinginan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, akhirnya memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh yayasan Sumatera Utara dan termasuklah ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
2. Meningkatkan Kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholder lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mecapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dapat mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar. Hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dipimpin oleh perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Keluarga Besar yang ada di USU meliputi :
1). Pimpinan Universitas :
Rektor : Prof. DR. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, MSc (CTM), SP.A (K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : Dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
2). Pimpinan Fakultas Ekonomi :
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi 3). Dewan Pertimbangan Fakultas :
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Munaf Hamid Regar, MSAc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Prof. Dr. Lic. rer. reg Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MSi Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi
Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Prof.Dr.Lic.Reg.Sirojuzilam,SE Dr.Rismayanti,MS
Prof.Drs.Lian Dalimunthe,SE,MEc,Ac Dr. Murni Daulay,SE,MSi
4). Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayani, MSi Akuntansi
5). Program Studi
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, Msoc Sc Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, MSi Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi Sekretaris : Dra. Marhayani, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MSi, Ak
6). Program Diploma
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam M. Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M, Si, Ak Kesekretariatan
7). Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, MSi Kasub. Personalia : Kamariah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE Kasub. Perlengkapan : Paizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Umum dan Keuangan dan Departemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
2. Sub Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas
3. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian 4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
d. memferivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, Izin, dan Cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian 5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembianaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuanPerguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik,
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya :Idul Fitri, Isra’Mi’raj, Natal, Paskah Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa.
G. Tata Ruang Kantor
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun psikologi pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawai bekerja secara efektif dan efisien, serta meminimalkan pegawai mendapat cidera ketika melakukan pekerjaannya.
Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses perkantoran yang produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor bertujuan untuk mendukung pekerjaan kantor, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisiensi maksudnya adalah susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan (Sedarmayanti,2007:15). Tata ruang kantor yang baik merupakan pengaturan tempat kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar, efisien, dan bagaimana cara menyusun: perabot, mesin dan sebagainya dalam ruang kantor yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik.
Untuk lebih memahami peran tata ruang kantor berikut ini saya menuliskan pengertian tata ruang kantor dari beberapa ahli yaitu:
terperinci dari ruangan ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. (Gie,2000:27)
b. Terry (2001:37), menyatakan “Office management and control, office layout is the determined of the spece requrement and of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost.” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruangan dan tentang pengunaan secara terperinci dari ruangan ini untuk menyampaikan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
c. Gustafsson (2002:27), layout sebuah kantor akan mempengaruhi kedinamisan suatu tempat kerja. oleh karena itu, pemilihan layout harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan mempengaruhi efektifitas sebuah organisasi (Porras dan Robbertson 1992: 97).
Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran suatu faktor penting yang turut menentukan kelacaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor penting dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai, dan perabot-perabot kantor juga menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan baik bagi orang yang datang ke kantor tersebut.
secara efisien, dianggap perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Adapun tujuan tata ruang kantor adalah :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian
tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan gerakan pegawai yang sedang bekerja.
Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang
lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan
mempunyai jumlah gang yang cukup luas agar tidak terganggu dalam melakukan pekerjaan.
Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang
yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga harus
menciptakan kesan yang baik bagi para tamu/mahasiswanya sebab para tamu/mahasiswa umumnya
melihat kualitas perusahaan/Pemerintahan itu dari kantor tersebut. Tata ruang kantor yang baik adalah
C. Prinsip Tata Ruang Kantor
Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah:
1. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus sedapat-dapatnya dalam garis yang lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus
ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berjalan.
3. Kelompok-kelompok pelayanan pusat dan ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan
bagian-bagian dan pegawai yang mempergunakannya.
4. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis yang lurus dengan
penempatan meja dan kursi yang menyudut untuk pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.
5. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan pegawai.
6. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar fleksibilitas dan rupa yang
lebih serasi.
7. Ruangan harus cukup luas sehingga yang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai kantor.
8. Meja-meja harus disusun sedemikian rupa sehingga pegawai tidak ada terpaksa menghadap pada
sumber cahaya yang tidak disuka.
9. Pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran ditempatkan dalam sebagian
ruangan atau dalam ruangan yang cukup luas.
10. Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh harus dipisahkan.
11. Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan ruangan kecil yang sama luasnya.
12. Kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat harus ditempatkan sedemikian
rupa sehingga mudah didatangi tanpa menggangu bagian lain.
13. Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
14. Perlengkapan kantor harus dibuat dekat dengan pegawai yang menggunakannya
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara prinsip diatas belum
dilakukan sepenuhnya. Bisa dilihat dari susunan ruangan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran, belum
ditempatkan dalam kamar yang terpisah dengan pegawai lainnya. Masih di tempat yang terbuka, Dan
perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan perlalatan kantor
diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku
pegawainya sehingga pegawai tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan
tersebut. Perkakas dan peralatanya juga masih kurang seperti lemari untuk penyimpanan arsip, folder
(sampul arsip), sekat atau guide, map dan filling cabinet masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan
arsip yang bertumpuk-tumpuk di meja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan
susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip.
Tetapi bagian Kemahasiswaan sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikian rupa sehingga
tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disukai dan kesatuan perlengkapan yang gaduh
sudah dipisahkan sehingga tercapai efisiensi kerja para pegawainya.
D. Bentuk Tata Ruang Kantor
Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain :
1. Tata Ruang Berkamar
Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja. Umumnya
bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu, sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi
dalam satu sudut pandang.
Adapun keuntungan tata ruang berkamar antara lain:
a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat hingga selalu terpelihara adanya kewibawaan
pejabat/pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan
merasa ikut memiliki.
Kelemahan tata ruang berkamar antara lain :
a. Komunikasi langsung antara pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk ; biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
dan biaya peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka
Adalah ruangan besar terbuka untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja
bersama-sama di ruangan termasuk tanpa pemisah/penyekat. Sehingga semua yang bekerja mudah
diawasi dalam satu sudut pandang.
Keuntungannya antara lain :
a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi.
b. Lebih mudah melakukan hubungan satu pegawai dengan pegawai yang lain.
c. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan.
Kelemahannya antara lain :
b. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan kertas atau berkas dan peralatan kerja lainnya,
sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
c. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk kantor berhias
ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan
benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.
Keuntungannya antara lain :
a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b. Ketegangan saraf dapat berkurang atau dihindarkan.
c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
d. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien sehingga tujuan
organisasi dapat mudah dicapai.
Kelemahannya antara lain :
a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya
b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang biayanya tidak murah.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan
Adalah merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka
dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk
Pada bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata
ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan
Pembantu Dekan III, Ruang Kemahasiswaan, ruangan Pembantu Dekan III, dibuat ruangan berkamar
sedangkan untuk ruangan pegawai-pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggabungkan konsep tata
ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya
sehingga mahasiswa, dosen, dan pegawai lainnya dapat lebih mudah dalam pengurusan kuliahnya, dan
urusan-urusan para dosen ataupun mengurus data-data yang lain bisa langsung berhubungan dengan
pegawai-pegawainya.
E. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi
beberapa faktor :
1. Faktor Intern
a. Manusia ; adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar dalam
mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.
b. Biaya ; adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik secara materil
maupun non materil.
2. Faktor Ekstern
a. Penerangan/cahaya
Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang penting dalam
fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tatausaha yang sukses memerlukan penerangan yang baik. Penerangan
yang baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Cahaya yang kurang jelas
mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat, banyak kesalahan
Sistem penerangan ada 4 macam yaitu :
i). Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar
secara langsung ke permukaan kerja.
ii). Sistem penerangan setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari
sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang
kantor.
iii). Sistem panerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya memancar ke arah
langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah tempat kerja.
iv). Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana kebanyakan cahaya
memancar ke arah langit-langit, kemudian ke bawah ruang kerja, tetapi beberapa cahaya memancar
langsung ke bawah.
Sistem penerangan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sangat baik, ventilasinya cukup baik dengan kaca yang transparan yang ditutupi dengan gorden berwarna
cream (abu-abu). Sedangkan untuk penerangannya digunakan lampu neon yang ditutupi kerangka lampu
sehingga bercahaya putih dan terlihat mewah, penerangan yang ada tidak membuat mata pegawainya
terganggu. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan menggangu pekerjaan pegawai,
untuk itu pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sangat baik.
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efisiensi kerja para pegawai khususnya
warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding
Karena itu, warna tidak dapat dipergunakan secara sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam
kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara juga sudah baik
dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah cream,
pintu bewarna coklat, tirai juga berwana cream, sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih,
adapun warna lantai yang digunakan bewarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih.
c. Air Conditioning (AC)
Air Conditoning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur pokok: suhu, peredaran,
kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan pengurangan dalam biaya pembersihan adalah
penting sekali. Laporan-laporan mengenai keuntungan produktivitas karena air conditioning adalah
sangat lazim.
Keuntungan rata-rata setelah diberi air conditioning
i). Produktivitas yang lebih tinggi.
ii). Mutu pekerjaan yang lebih tinggi.
iii). Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang bertambah.
iv). Semangat kerja yang lebih tinggi.
v). Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
d. Suara
Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, mengunakan telepon dan
dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara mengakibatkan perubahan
dalam peredaran darah dan pikiran.
Pengaruh suara yang gaduh :
i). Gangguan mental dan saraf pegawai.
ii). Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yang lebih banyak, kesulitan
dalam mengunakan telepon dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
iii). Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai berkurang.
Suara yang ada pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa, dosen sering datang beramai-ramai dalam mengurus administrasi. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas ruanganya.
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
Agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
i). Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat,
ii). Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja material, peralatan, waktu
dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
iii). Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan bahwa dalam
pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.
iv). Pembagian kerja yang nyata.
v). Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
vi). Prosedur kerja yang praktis.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara umumnya dengan
dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, dimana penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah
disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi.
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor
1. Perabot Kantor
Perabot kantor (Office Furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan sebagainya yang
terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya yang mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor,
khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan
sebaik-baiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi dan lain-lain perabot kantor dengan ukuran dan bahan
yang tepat, akan menyebabkan pegawai senang mempergunakannya. Dan dengan demikian produktivitas
kerja mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah maksudnya bahwa perabot kantor yang demikian,
mutlak diperlukan oleh setiap kantor.
(Sedarmayanti, 2001:47). Beberapa fasilitas yang harus disediakan di bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor yang biasa
mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis, lemari dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki
oleh setiap kantor.
Kursi kantor yang digunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pekerjaan setiap pegawai. Semua pegawai yang bekerja di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menggunakan kursi yang memiliki roda karena mendukung kecepatan dalam bekerja dan mereka memiliki interaksi yang tinggi dalam bekerja.
Meja Kerja
Pemilihan meja kantor di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dipertimbangkan dengan baik dalam mendukung pekerjaan dan dapat mengatur kabel komputer, telepon, dan peralatan kantor lainnya, sehingga meja tidak berantakan karena kabel-kabel tersebut, pada Sub Bagian Perlengkapan, Sub Bagian Kepagawaian dan Sub Bagian Tata Usaha menggunakan meja panjang, hal ini dibuat supaya lebih cepat melayani para dosen, pegawai, dan mahasiswa yang berurusan dengan barang perlengkapan, urusan pegawai, dan juga mengenai administrasi mahasiswa. Begitu juga dengan pegawai lainnya menggunakan meja sesuai kebutuhan pekerjaan.
Filling Cabinet
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan lemari yang lumayan besar untuk menyimpan berkas-berkas mahasiswa, Dosen, Pegawai, dan berkas-berkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Telepon
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, perabot yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh. Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi yaitu warna coklat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya.
Untuk lemari arsip di Bagian Kemahasiswaan, khususnya di bagian Kantor Pudek II Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara diletakan dipinggir ruangan tetapi juga masih menghambat
kelancaran pekerjaan karena ruangan yang belum cukup luas sehingga masih menghalangi pergerakan
Pegawai. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari
besi (filling cabinet)
2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah
efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum menggunakan sebuah mesin, pertama-tama harus
dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah bahwa
seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk
tujuan apa mesin tersebut dibeli
(Moekijat,1989:66).
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat
dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang. Dipergunakan mesin dalam suatu proses pekerjaan
adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya.
Untuk itu manajer harus melengkapi mesin-mesin di dalam kantornya untuk memperlancar pekerjaan
pegawainya, manajer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan mesin yang paling cocok untuk
tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Keuntungan pengunaan mesin kantor :
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
f. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengunakan beberapa
peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan antara lain :
1. Kalender
2. Buku Agenda
3. Lembaran kertas
a) Kertas dengan berbagai jenis dan ukuran
b) Kertas dengan kepala/ kop surat
4. Alat-alat tulis
5. Papan white board
6. Lemari filling kabinet
7. Jepitan kertas (paper clips)
8. Alat pelubang kertas
9. Jepitan dokumen tebal (Binder clips)
10. Lem perekat
11. Komputer PC dan Printer
G. Pengertian Efektifitas
Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut : Siagian (2001:24) memberikan definisi sebagai berikut : “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Sementara itu Abdurahmat (2003:92) “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan, asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada lima yaitu :
1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah atau ringan.
4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara efisien, diantaranya adalah:
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer di depannya.
2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dan mempunyai sandaran tegak agar dapat duduk berputar, apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.
3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan di atas meja dan segera dikembalikan ke tempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.
4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.
5. Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efisien.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Hasil penilaian yang dilakukan penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penataan ruang kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
cukup baik dapat dilihat dari faktor cahaya, tata warna dan faktor udara. Tetapi untuk penempatan
perbabot, penumpukan berkas-berkas terkhususnya di kantor bagian kantor Pudek III masih terdapat
banyak penumpukan kertas berkas dan juga masih memakai ruangan yang kecil.
2. Fasilitas dan pemilihan mesin mesin kantor yang digunakan pada bagian ini sudah sangat baik dan
memadai dalam membantu pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efesien.
3. Penyusunan perabot dan susunan ruangan sudah baik dimana penataan ruangan kantor dibuat
berdasarkan tata ruang kantor gabungan, yang mana kantor pegawai, kantor kepala bagian, dan juga
kantor Pudek III di pisahkan karena memerlukan konsentrasi yang tinggi dalam penyelesaian
tugas-tugasnya. Kantor pegawai dan Kepala Bagian dibuat berdasarkan tata ruang kantor terbuka, karena
bagian tersebut banyak berurusan dengan mahasiswa, dosen dan pegawai lain, sehingga lebih mudah
bagi para tamu mengurus urusan-urusan yang berhubungan dengan Kasub. yang ditulis diatas.
4. Penataan ruang kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
cukup dapat mendukung efisiensi dan efektifitas kerja pegawai.
B. Saran
Pada kesempatan ini penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan masukan bagi Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga untuk melengkapi Tugas Akhir
1. Sebaiknya meja masing-masing karyawan dilengkapi dengan rak dan laci-laci. sehingga
mempermudah para pegawai dalam menyimpan berkas-berkas yang penting dan terciptalah
penyimpanan berkas-berkas dengan rapi dan mempermudah dalam pencarian berkas-berkas yang
diperlukan.
2. Pemilihan mesin mesin kantor sebaiknya disesuaikan dan diletakan dengan tugas dan fungsi pegawai
sehingga tidak terjadi pemborosan dalam penggunaan peralatan kantor yang akhirnya justru
menyebabkan pemborosan.
3. Menambah ruangan agar dapat membantu kelancaran pekerjaan pegawai. Khususnya pada kasubag
kemahasiswaan, seharusnya menggunakan ruangan yang terpisah dan tertutup karena memerlukan
konsentrasi yang tinggi.
4. Menambah ruang tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi mengganggu orang yang ingin masuk ke
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor. Hermawan, Warsito, 1999. Pengantar Penelitian. Jakarta : APTIK
Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar Maju Sedarmayanti, 2001 . Manajemen Perkantoran . Cetakan Kedua. Bandung : Mandar Maju Siagian, Sondang, P. 2008. Pengertian Tentang Efektifitas. Sukoco, Badri Munir 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya :
