PERANAN MOTIVASI DALAM PELAKSANAAN KERJA
SEKRETARIS DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
SARTIKA RAMADANI 072103013
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SARTIKA RAMADANI
NIM : 072102013
PROGRAM STUDI : PERANAN MOTIVASI DALAM PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 14 Juni 20010 Menyetujui, Dosen Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SARTIKA RAMADANI
NIM : 072103013
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN MOTIVASI DALAM
PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: 14 Juni 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP. 19620513 199203 2 001
Tanggal: 14 Juni 2010 D e k a n
DAFTAR ISI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description Sekretaris Dekan ... 13
D. Jaringan Usaha/ Kegiatan ... 19
E. Kinerja Usaha Terkini ... 19
F. Rencana kegiatan ... 20
BAB III PEMBAHASAN ... 21
A. Pengertian Motivasi... 21
B. Makna Dari Motivasi... 22
C. Jenis- jenis Motivasi ... 23
D. Motivasi Sekretaris Dekan ... 24
E. Pengertian Sekretaris ... 25
F. Tugas Sekretaris ... 27
G. Sekretaris Dekan ... 31
H. Kewajiban Sekretaris Dekan ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 38
A. Kesimpulan ... 38
B. Saran ... 39
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan. Secara umum tujuan dan sasaran yang dharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar, pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri.
Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Hal ini dapat dilakukan antara lain memberikan motivasi yang tepat.
pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk memberikan motivasi kepada pegawainya.
Dengan ini Peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris sangatlah penting karena Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran.
cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan diri dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh pada organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil kerja yang maksimal.
“peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. PERMASALAHAN
Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi .
Berdasarkan yang telah di uraikan di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “PERANAN MOTIVASI DALAM PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
C. Tujuan Penelitian
Berpedoman pada masalah tersebut penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi USU Medan, bertujuan untuk Mengetahui Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi USU.
D. Manfaat Penelitian
2. Memperkenalkan pada lingkungan kerja yang sebenarnya dan menambah wawasan penulis dalam masalah Motivasi yang di Lakukan Di Fakultas Ekonomi USU.
3. Bermanfaat sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1.
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, Dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
Dalam bab ini, Dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, Penulis akan menguraikan tentang pengertian motivasi, makna dari motivasi, jenis-jenis motivasi, motivasi sekretaris dekan, pengertian sekretaris, tugas-tugas sekretaris, tugas sekretaris dekan, kewajiban sekretaris dekan Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus berkelanjutan sampai sekarang tahun 2010.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
Struktur organisasi adalah susunan kompenen-kompenen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang 2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya 3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah
melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
Pembantu Dekan terdiri dari :
1) Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I
2) Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut Pembantu Dekan II
3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian, yaitu : 1) Sub Bagian Akademik
2) Sub Bagian Umum Dan Keuangan 3) Sub Bagian Kepegawaian
4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni 5) Sub Bagian Perlengkapan
4. Posisi Sekretaris Dekan I – II berada di PD I Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, tetapi Sekretaris I- II tidak tertera di Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
K. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Sekretaris Dekan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan a. Pembantu Dekan I
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
2) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
3) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
4) Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
5) Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas 6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas 8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas 9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
11) Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas
b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
3) Melakukan administrasi akademik
4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
5) Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum 6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan 3) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
4) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
8) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
10) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
2) Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian 3) Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai 4) Melaksanakan urusan mutasi pegawai
5) Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
6) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
7) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 8) Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 9) Memproses pelanggaran disiplin pegawai
10) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni 3) Melakukan administrasi kemahasiswaan
4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan 5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
8) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan 9) Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni 11) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan 4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan
5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
L. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
E. Kinerja Usaha Terkini
pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar Mahasiswa dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Seperti hal nya,untuk menciptakan ahlimadya yang berkualitas,fakultas ekonomi mewajibkan Mahasaiswa D-III mengambil mata kuliah Magang dan menyelesaikan Tugas Akhir Magang yang di laksanakan selama 2 bulan lebih di mulai dari hari senin sampai hari jumat,dengan jumlah waktu kerja 20 jam / minggu dan tugas akhir sebagai salah satu syarat kelulusan mahasiswa D-III Kesekretariatan.
Kinerja usaha Sekretaris Dekan seperti Pengembangan, Pengarsipan, Tata Letak ruang dan ATK yang secara terperinci, pengkondusifkan suasana kerja Kesekretariatan dengan baik, suasana kerja yang begitu teliti dam Melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin dan penuh dengan tanggung jawab.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
Dalam Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik tentunya harus ada Motivasi atau semangat karja yang tinggi, terlebih lagi dalam pelaksanaan tugas bagi seorang sekretaris. Hal ini Sangat Penting bagi seorang sekretaris terutama pada sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer, karena seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer mempunyai tugas yang ganda,yakni tugas terhadap kegiatan pemimpin sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Ada Beberapa Pengertian Motivasi untuk kita dapat pahami secara bersama-sama sebagai berikut :
1.Menurut Wojowarsito dan Poerdarminta dalam Saiman(2002) bahwa motivasi berasal dari kata “motive” yang mempunyai arti alasan atau bergerak,arti yang lain ialah bergerak membuat alasan dan menggerakkan.
2.Menurut Poerdarminta dalam Saiman(2002) bahwa motif mempunyai arti sebagai berikut: a. Sebab yang menjadi dorongan tindakan seseorang.
b. Dasar Pikiran atau Pendapat.
c. Sesuatu yang menjadi Pokok (dalam cerita atau gambaran).
pendorong kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang manajer dalam memberikan inspirasi,semangat dan dorongan kepada orang lain.
4. Selanjutnya Siagian Dalam Saiman(2002) bahwa motivasi sebagai keseluruhan proses pemberian semangat bekerja kepada para bawahan sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas dan efisien.
B. Makna dari Motivasi.
Dengan pengertian motivasi kerja sekretaris tersebut,maka paling tidak terdapat dua Makna yang sangat penting yakni :
1. Adanya Motivasi yang bersifat Intern yaitu motivasi untuk diri sendiri pada seorang sekretaris agar mau dan mampu bekerja dan sebaik mungkin.
C. Jenis-jenis Motivasi
Motivasi ada dua jenis menurut Martin Handoko dalam Saiman (2002) 1. Motivasi Intristik
Yaitu Motivasi yang berfungsinya tidak perlu dirangsang dari luar, karena memang dari individu tersebut sudah ada dorongan untuk melakukan tindakan. 2. Motivasi Ekstrinsik
Yaitu Motivasi yang berfungsi karena di sebabkan oleh adanya faktor pendorong dari luar individu. Dengan ini dapat dikatakan bahwa timbulnya motivasi yang dapat menyebabkan seseorang menggerakkan tingkah lakunya karena adanya motivasi dari dalam dirinya.Motivasi ini lebih di pengaruhi oleh upaya unyuk memenuhi kebutuhannya.di samping itu juga karena adanya Dorongan dan Tuntutan serta Pengaruh dari lingkungan Luar untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan perkembangan yang terjadi.
Motivasi seperti ini perlu diterapkan karena dalam interaksi belajar mengajar mahasiswa kadang sering tidak menaruh minat dan perhatian terhadap suatu kegiatan yang sedang berlangsung. Oleh sebab itu di dalam kegiatan interaksi belajar, memegang peranan sangat penting dalam upaya menumbuhkan serta meningkatkan motivasi ekstrinsik siswa secara menyeluruh. Dengan demikian mahasiswa akan lebih aktif berperan serta berpartisipasi positif di dalam kegiatan pembelajaran yang sedang berlangsung.
D. Motivasi Sekretaris Dekan
Ada beberapa Motivasi dari Sekretaris Dekan terutamanya yaitu Melakukan yang terbaik Untuk Sekretaris Dekan seperti melakukan semua pekerjaan dengan sebaik mungkin. Motivasi Sekretaris Dekan cukup banyak memiliki potensi kerja yang baik, Dekan juga banyak memiliki Jabatan yang selama ini di lakukan dengan sebaik mungkin. Selaku PD I Yaitu Pak JHON TAFBU RITONGA beliau juga menjabat sebagai Komisaris di Perkebunan Sumatera Utara, juga sebagai nara sumber Fakultas Ekonomi dan banyak mendapatkan penghargaan di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Sekretaris Dekan memiliki 2 sekretaris yang berda pada satu ruangan dan memiliki masing-masing pekerjaan yang di lakukan dengan sebaik mungkin seperti Sekretaris I yang bertugas :
1. Mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu apabila di minta.
Sekretaris II bertugas :
1. Menangani Proses Surat Menyurat seperti Mencatet surat masuk ke agenda.
2. Menyimpan dam memelihara arsip kedalam Half File.
3. Menerima Fax dam Mengirim Fax dan Lain-lain.
E. Pengertian Sekretaris Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman(2002) Bahwa Sekretaris adalah Seorang Pembantu dari Seorang Kepala atau Pimpinan yang Menerima Pendektean, Menyiapkan Surat-surat,Menerima Tamu,Memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya Mengenai Kewajiban Lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya dan
harus mampu untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi wewenang langsung dari jabatan sekretarisnya termasuk kemampuan manajerialnya.
Peranan Sekretaris menurut Saiman(2002) yaitu :
Sekretaris Memegang Peranan yang Penting dan dapat Menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi,lembaga atau pun kantor.
Adapun Peranan Sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut : 1. Peranan Sekretaris terhadap Atasan :
a. Sebagai Perantara atau Saluran Komunikasi dan Pembinaan hubungan yang Baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinannya.
b. Sebagai Sumber Informasi yang di perlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
2. Peranan Sekretaris terhadap Bawahan :
a. Penentuan Kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan
b. Penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
F. Tugas Sekretaris menurut Saiman (2002)
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretraris dapat dibagi menjadi dua yaitu
1. Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilakukan dan telah ditetapkan dalam job description. Tugas rutin tersebut meliputi :
a. Menyusun atau membuat surat b. Mengurus dan mengendalikan surat c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan faksimile h. Membuat laporan
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan instruksi dan tugas yang bersifat kreatif.
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas ini tidak setiap hari dilakukan oleh sekretaris, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas ini diberikan apabila pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan itu diserahkan kepada sekretaris untuk dikerjakan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal 3. Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau insiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya.
Tugas yang bersifat kreatif tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Menurut Sutiyoso dalam Sedarmayanti (2000) tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang tugas, yaitu :
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.
2. Tugas Resepsionis
3. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas Insidentil
G. Sekretaris Dekan
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU terdiri dari 2 orang Sekretaris yang berada pada satu ruangan yang sama dan ke 2 orang Sekretaris ini bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya.Posisi Sekretaris Dekan I-II berada di PD I Fakultas Ekonomi USU,tetapi Sekretaris I-II Dekan tidak tertera di struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sekretaris Dekan yang berada di PD I bekerja sama oleh PD II yang di tugaskan untuk membantu segala tugas rutin di tata usaha seperti sub bagian pendidikan,sub bagian umum perlengkapan sekretaris dekan dan sub bagian keuangan dan kepegawaian.
Masing-masing tugas di antara Sekretaris I dan II adalah : 1. Sekretaris I
Sekretaris I bertugas untuk membantu mengangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation (PR) dan juga mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris I membantu Dekan dalam mengatur urusan-urusan atau tugas Dekan yang menyangkut hubungan pihak eksternal Fakultas Ekonomi. Di antaranya adalah :
a. Mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu apabila di minta. b.Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas Dekan dan Tim ke Luar Kota.
Sekretaris II bertugas untuk membantu Dekan dalam urusannya yang berkaitan dengan bidang kesekretariatan mencakup tugas perkantoran dan tugas resepsionis.
Di antaranya adalah :
a. Menangani Proses Surat menyurat seperti Mencatet Surat Masuk dan surat Keluar ke Agenda.
b. Menyimpan dan memelihara Arsip dengan menggunakan metode Half File. c. Menelepon dan Menerima Telepon.
d. Menerima Fax dan Mengirim Fax.
Adapun rincian tugas dari sekretaris II Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah : 1) Memproses surat masuk
a) Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan undangan, dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan
b) Mencatat surat masuk untuk Dekan ke dalam buku agenda
c) Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain seperti ke Pembantu Dekan maupun ke Departemen, Program Studi dan Ruang Baca
2) Memproses surat keluar
(3) surat undangan rapat.
(4) surat permohonan tinggal di asrama putri USU
(5) Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan Dekan.
(6) Memstempel dan membuat tanggal pada surat keluar. 3) Memproses Surat Masuk
a) Mencatat Surat Masuk seperti : (1) surat undangan seminar.
(2) surat permohonan transkip nilai yang hilang. (3) surat undangan menjadi peserta.
4) Menyimpan dan memelihara arsip
i. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain seperti :
(1) Kartu Kendali.
ii. Mengarsip surat masuk dan surat keluar seperti : (1) Surat undangan Eksternal
(2) dan Surat undangan Internal
5) Berkaitan dengan bidang Tata Hubungan 1. Mengatur penerimaan tamu
6) Mengatur jadwal Dekan
a) Menjadwal kegiatan Dekan khususnya jadwal Dekan untuk urusan eksternal Fakultas
b) Memproses program Dekan dan Tim
7) Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan
8) Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan
9) Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU tersebut meliputi :
a) Mendampingi Dekan dalam acara seminar-seminar ataupun pertemuan lainnya apabila diminta oleh Dekan
b) Menyiapkan perjalanan dinas Dekan
c) Menyiapkan ruang rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan misalnya Rapat Fakultas.
d) Membuat perjanjian dengan tamu dan mengatur jadwal Dekan
10) Tugas Yang Bersifat Kreatif
a) Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang sering berhubungan dengan Dekan
b) Mengatur tata ruangan Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang sekretaris Dekan, dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang
c) Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efisien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dan internet
d) Disiplin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan
e) Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
tangani Dekan. Saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buku agenda dan lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing bagian-bagian yang dituju sesuai dengan isi surat.
pergi ke luar kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efisiensi kerja.
H. Kewajiban Sekretaris Dekan
Secara umum Kewajiban Sekretaris Dekan yaitu menyelesaikan segala sesuatu dengan program yang sudah ada di tetapkan, rencana kegiatan yang akan dilakukan di Sekretaris Dekan dan keperluan Dekan seperti menyiapkan ruang rapat Dekan,menyusun jadwal pertemuan rapat Dekan.
Kewajiban Sekretaris karena jabatannya.Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik,sekretaris harus mengetahui benar tentang :
1. tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan. 2. tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.
3. hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer atau pimpinan kantorannya.
4. mengetahui tentang tujuan organisasi.
Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu “Peranan Motivasi dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi USU” yaitu sebagai berikut :
1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang menghasilkan jasa non-profit di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma
Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Dekan Fakultas Ekonomi USU memiliki dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada Dekan
3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran ativitas Dekan dan juga organisasi dan mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas.
tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik, saling membantu dan saling menghormati dalam bekerja.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Pemberian motivasi yang dilakukan oleh pihak fakultas harus terus dilakukan untuk terus meningkatkan kegairahan dalam bekerja dan didapat hasil kerja yang sesuai target atau pencapaian maksimum.
2. Meningkatkan mutu dan kualitas sekretaris Dekan melalui kegiatan-kegiatan seperti seminar dan pelatihan mengenai kesekretariatan
3. Sekretaris Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan tekhnologi seperti dengan menggunakan program software baru yaitu Microsoft Work dan Document Organizer Delux dalam mengatur sistem kearsipan dan
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu, 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, Bumi Aksara Nuraeni, Nani, 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta, Visi Media Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, 2007. Medan, USU Press Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta, Ghalia Indonesia
