UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA
PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN
SKRIPSI MINOR
DISUSUN OLEH:
DORLINA SITUMORANG
052102034
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan
Pendidikan Pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Medan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR
NAMA : DORLINA SITUMORANG
NIM : 052102034
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN
Tanggal :………, 2008 Dosen Pembimbing/Penanggungjawab
Drs. M. Utama Nasution, MM
NIP. 130 936 281
Tanggal :………, 2008 Ketua Program Studi D III Akuntansi
Hasan Sakti Siregar SE, M.Si,Ak NIP. 131 568 370
Tanggal :………, 2008 Dekan Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas
segala berkat dan pimpinan_Nya yang telah dicurahkan kepada penulis, sehingga
dapat menyelesaikan skripsi minor ini tepat pada waktunya. Dengan berdasarkan
hasil riset atau survey yang penulis lakukan dengan judul:
“PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN”.
Penulisan skripsi minor ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat
yang telah ditetapkan dalam menyelesaikan program study Diploma III pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan skripsi
minor ini penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan dan saran dari berbagai
pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini, terutama kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Pembantu Dekan I, II, III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Bapak Hasan Sakti Siregar SE, M.Si,Ak, selaku Ketua Jurusan Akuntansi
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. M. Utama Nasution, MM selaku Dosen Pembimbing yang
telah banyak meluangkan waktu dan pikiran sehingga penulis dapat
5. Bapak/Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta
seluruh pegawai administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
6. Bapak Erwin Nauli Basa selaku pimpinan PT. Putra Aezda Purnama
Medan, terutama Kakak Ita Sembiring, serta seluruh staff dan karyawan
yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengadakan riset.
7. Buat Kedua Orangtuaku yang kucintai dan kukasihi beserta Abang, Kakak
dan Adek dan Edaku yang telah memberikan dorongan semangat serta
bantuan sehingga penulis dapat menyelesaikan perkuliahan ini.
8. Buat teman – teman seperjuangan terutama Group A dan seluruh teman –
teman DETAK 2005.
9. Buat teman kelompokku Vania Theola dan seluruh kawan satu kost susuk
IV No. 7 terima kasih atas dukungan dan bantuannya.
Penulis menyadari skripsi minor ini masih jauh dari sempurna oleh karena
itu, penulis sangat mengharapkan saran yang membangun sehingga menjadi
lebih baik.
Akhir kata penulis mengharapkan kiranya skripsi minor ini dapat berguna
bagi kita semua dan penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang
membantu, kiranya kasih Bapa memimpin dan menuntun langkah kita menuju
masa depan yang penuh harapan. GBU.
Medan, 2008 Penulis
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I : PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul ... 1
B. Perumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Metodologi Penelitian ... 4
E. Sistematika Pembahasan ... 5
BAB II : PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 6
B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 8
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 13
D. Catatan – Catatan Akuntansi Penjualan ... 22
E. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 26
F. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan ... 35
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI A. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 36
B. Catatan – Catatan Akuntansi Penjualan ... 37
C. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 39
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 44
BAB I PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Dengan meningkatnya perkembangan dunia usaha dan kemajuan di bidang
teknologi membuat para pemakai informasi menginginkan kecepatan arus
informasi yang segera diterima untuk diantisipasi dalam rangka pengambilan
keputusan informasi merupakan sumber daya strategis bagi terciptanya suatu nilai
tambah dari masukan baik dari pihak-pihak di dalam perusahaan maupun yang
diperlukan oleh pihak-pihak di luar perusahaan.
Bagi perusahaaan laba sangatlah penting karena laba menjadi penentu
apakah perusahaan akan tetap bertahan atau tidak dan juga perlu untuk
mensejahterakan anggota perusahaan, mensejahterakan masyarakat, menyediakan
lapangan kerja dan lain-lain. Terciptanya tujuan perusahaan tergantung pada
kemampuan pemimpin dalam menghadapi berbagai masalah yang dihadapi
perusahaan. Salah satu sumber pendapatan atau laba perusahaan berasal dari
penjualan produk atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Bagian penjualan
merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam suatu aktifitas perusahaan.
Untuk mendapatkan aktifitas operasi yang baik, maka perusahaan harus
memiliki sistem kerja yang baik pula, agar pimpinan perusahaan dapat mengambil
keputusan sebagai langkah kerja selanjutnya. Keputusan yang diambil harus
memperhatikan segala aspek operasional perusahaan, untung rugi dari keputusan
mengambil keputusan dan informasi tersebut harus dapat dipercaya
akuntabilitasnya. Sistem yang diterapkan dapat menghasilkan informasi yang
dimaksud adalah sistem informasi akuntansi penjualan.
Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki peranan yang penting,
karena merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu
perusahaan dalam melakukan penjualan, selain itu juga berperan dalam
pengawasan penjualan agar tidak terjadi penyelewengan, sebagaimana diketahui
bahwa keberhasilan suatu penjualan produk sangat menentukan besar atau
kecilnya laba yang akan diperoleh perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membahas “
PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN “.
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan judul diatas maka yang menjadi perumusan masalah adalah
“ Apakah PT.Putra Arezda Purnama Medan telah menerapkan sistem informasi
penjualan “.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah
untuk mengetahui apakah penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis dapat menambah pengetahuan tentang perusahaan dalam
memanfaatkan sistem informasi akuntansi penjualan dalam proses pembuatan
keputusan bagi manajemen perusahaan.
2. Bagi perusahaan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
mengambil langkah untuk menganalisa pemanfaatan sistem informasi
akuntansi penjualan yang dilakukan pihak manajemen untuk mendukung
kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.
3. Bagi pihak lain sebagai bahan masukan, referensi dan perbandingan yang
akan membahas dan mempelajari penulisan dan penelitian sistem akuntansi
penjualan di masa yang akan datang.
D. Metodologi Penelitian 1. Jenis Data
Jenis data yang penulis kumpulkan berupa data kualitatif dan data
kuantitatif, yang terdiri dari data primer dan sekunder.
a. Data Primer yaitu data yang diambil dari objek penelitian secara
langsung, dan kemudian diolah lebih lanjut oleh penulis.
b. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh penulis secara langsung dari
sumbernya seperti data internal yang tersedia di tempat penelitian dan
2. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang penulis lakukan dalam penyusunan
skripsi ini adalah :
a. Wawancara
Mengadakan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan
penelitian penulis di PT.Putra Arezda Purnama Medan.
b. Observasi
Suatu studi yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung
terhadap bukti-bukti dan prosedur perusahaan ke lokasi penelitian sehingga
penulis memperoleh data dan gambaran perusahaan secara luas.
3. Metode Analisa Data Metode Deskriptif
Yaitu metode analisis dengan terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada
kemudian diklasifikasikan, dianalisis selanjutnya diinterpretasikan sehingga
dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang ditulis.
E. Sistematika Pembahasan
Secara garis besar pembahasan dalam skripsi minor ini terbagi atas empat
bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan pendahuluan yang meliputi : alasan
penelitian, metodologi penelitian dan sistematika
pembahasan.
BAB II : PT.PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN
Bab ini berisikan sejarah singkat perusahaan, struktur
organisasi perusahaan, pengertian sistem informasi
akuntansi penjualan, catatan-catatan akuntansi penjualan,
prosedur sistem informasi akuntansi penjualan, penerapan
pengendalian intern penjualan.
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
Bab ini penulis akan menguraikan tentang analisa dan
evaluasi dari pembahasan yang telah dijelaskan pada
BAB II dengan yang diterapkan pada perusahaan, dimulai
dari sistem informasi akuntansi penjualan, catatan-catatan
akuntansi penjualan, prosedur sistem informasi akuntansi
penjualan, penerapan pengendalian intern penjualan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan
kesimpulan terhadap pembahasan dari bab sebelumnya
dan sekaligus memberi saran bagi perusahaan sebagai
bahan masukan yang dianggap perlu bagi kelangsungan
BAB II
PT. PUTRA AREZDA PURNAMA
A. Sejarah Singkat Perusahaan
Perseroan terbatas (PT) Putra Arezda Purnama adalah perusahaan swasta
yang bergerak dibidang vulkanisir ban (pendaurulangan ban pada tapak berupa
bunga ban dan perdagangan umum). Sejak berdirinya PT. Putra Arezda Purnama
tidak lepas dari sejarah perkembangan perekonomian khususnya dalam bidang
perdagangan secara keseluruhan. Sejak didirikan, kegiatan PT. Putra Arezda
Purnama bergerak dalam melayani perusahaan - perusahaan pelanggan atau pihak
– pihak yang terkait serta perekonomian yang mengarahj pada sektor
perdagangan. Hal ini dapat dilihat dari sejarah perkembangan PT. Putra Arezda
Purnama itu sendiri mulai berdirinya sampai sekarang.
PT. Putra Arezda Purnama berdiri sejak tahun 1985 yang lalu, yang
beralamatkan di Jalan Sisingamangaraja km 10 Medan Sumatera Utara. Adapun
1. Pada ahun 1985 PT. Putra Arezda Purnama dibangun dan menata tata
letak seluruh departemen yang berhubungan dengan antara satu dengan
yang lain.
2. Pada tahun 1989 PT. Putra Arezda Purnama bekerjasama dengan
perusahaan asing Goodway Malaysia (Kraiburg – dengan dasar ilmu
pengetahuan dan kerjasama dengan Jerman) untuk menerapkan
vulkanisir cara baru yaitu Cold Process Retreat Masak Dingin.
3. Pada tahun 1995 PT. Putra Arezda Purnama mengundang dan
mengontrak konsultan dari Goodway Malaysia untuk bekerjasama
dalam bidang teknologi terbaru vulkanisir ban.
4. Pada tahun 2001 PT. Putra Arezda Purnama memutuskan untuk
menambah sistem yang ada demi menuju kesempurnaan yang
berpedoman pada standar internasional.
Tujuan dan Ruang Lingkup
Bertujuan untuk memberikan informasi pada perusahaan – perusahaan
pelanggan atau pihak – pihak yang terkait sebagaimana persyaratan – persyaratan
sistem manajemen mutu yang diimplementasikan dalam kegiatan manajemen
pada PT. Putra Arezda Purnama. Sistem manajemen mutu diterapkan diselurh
departemen yang terkait.
Para tenaga kerja pada PT. Putra Arezda Purnama ditempatkan pada
bagian yang sesuai dengan keahlian serta pengalaman yang dimiliki. Selain upah
karyawan juga diberikan bonus dan tunjangan demi penyingkatan kesejahteraan
Tunjangan tersebut berupa:
a.Tunjangan kesehatan
b.Tunjangan kemalangan
c.Tunjangan hari raya dan tahun baru
d.Tunjangan lembur
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Semakin berkembangnya perusahaan maka akan semakin banyak pula
kegiatan – kegiatan yang harus dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan
perusahaan. Dalam hal ini sudah tentu pimpinan perusahaan tidak dapat bekerja
sendiri dalam mengatasi semua masalah yang dihadapi. Untuk dapat
melaksanakan kepemimpinan yang berjalan dengan baik maka tentunya pimpinan
perusahaan memerlukan perbaikan sutau organisasi di dalam perusahaan sehingga
semua kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat berjalan dengan
baik.
Organisasi ialah saran untuk mencapai tujuan atau wadah dari kegiatan
orang – orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan dan penugasan kepada
setiap kelompok kepada seorang manajer yang mempunyai kekuasaan, yang perlu
untuk menguasai anggota kelompok. Pengorganisasian dilakukan untuk
menghimpun dan mengatur semua sumber – sumber yang dilakukan termasuk
manusia sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilakukan dengan berhasil.
sudut pandang ekonomi serta fleksibel sehingga bila ada perluasaan tidak akan
mengganggu secara serius susunan bagian – bagian harus terintegrasi,
terkoordinasi, dan adanya kerjasama yang baik.
Sistem organisasi perusahaan adalah organisasi formal. Organisasi formal
adalah sistem dari pekerjaan, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan
pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat
diselesaikan. Struktur formal dibuat untuk menangani pekerjaan yang harus
dikerjakan. Organisasi formal memberikan daerah yang relatif pasti dimana orang
– orang bekerja dalam daerah dan tanggung jawab mereka masing – masing.
Dalam hal itu tentu saja pekerjaan yang dikerjakan oleh setiap orang adalah
merupakan bagian dari tugas yang lebih luas yang sedang diselesaikan oleh
perusahaan secara keseluruhan. Organisasi formal adalah organisasi yang tampak
dalam bagan organisasi.
Adapun struktur organisasi PT. PUTRA AREZDA PURNAMA adalah
sebagai berikut:
1. Direktur Utama
Tugas dan anggung jawab direktur utama adalah sebagai berikut:
a. Menyampaikan ke perushaan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan
serta peraturan perundang – undangan.
b. Menetapkan kebijakan mutu yang telah didistribusikan ke masing – masing
departemen untuk dapat dipahami seluruh kayawan.
c. Menetapkan sasaran mutu perusahaan dan target yang telah ditetapkan untuk
d. Membuat prosedur mutu yang berhubungan dengan tinjauan manajemen.
e. Mengontrol setiap pelaksanaan dan hasil kerja tiap bagian dalam perusahaan.
f. Memegang wewenang tertinggi dan bertanggungjawab dalam melakukan
ikatan atau perjanjian dengan pihak lain yang berhubungan dengan
perusahaan.
2. Manajer Representative
Tugas dan tanggung jawab manajer representative adalah sebagai berikut:
a. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu
ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara.
b. Bertanggungjawab atas seluruh tugas – tugas dan seluruh kewajiban selaku
manajer representative yang membawahi bidang penjualan dan
pendistribusian produk.
c. Melaporkan kepada pimpinan tentang kinerja sistem manajemen mutu dan
kebutuhan untuk perbaikan.
d. Menjamin tumbuhnya kesadaran yang dipersyaratkan oleh pelanggan melalui
aktivitas – aktivitas yang tidak terdokumentasi atau melalui pelatihan –
pelatihan atau kebijakan mutu yang telah dipanjangkan sehingga mudah
dibaca oleh karyawan dan juga sosialisasi dari bagian personalia.
e. Melaksanakan dan mengawasi aktivitas penjualan serta memutuskan
penerimaan dan melakukan penolakan order berdasarkan stok barang dari
4. Quality Control
Tugas dan tanggung jawab quality control adalah sebagai berikut:
a. Bertanggungjawab terhadap kualitas produk serta melaksanakan pengiriman
hasil produksi.
b. Memberikan saran dan pendapat dengan peningkatan kualitas para pekerja.
c. Mengawasi kualitas produk pengiriman.
d. Memastikan pengiriman produk terkontrol.
e. Memilih atau memeriksa produk apabila terjadi kerusakan mutu di pasaran.
4. Kabag Financial
Tugas dan tanggung jawab kabag financial adalah sebagai berikut:
a. Membuat buku catatan bilyet giro masuk dan keluar.
b. Bertanggungjawab sebagai pemegang, pengaman penerimaan dan
pengeluaran petty cash fund.
c. Bertangggungjawab membuat laporan posisi ketika petty cash fund secara
harian kepada pimpinan.
d. Pemegang teguh kerahasiaan data keuangan karyawan.
5. Kabag Accounting
Tugas dan tanggung jawab kabag accounting adalah sebagai berikut:
a. Menyelesaikan administrasi pembukuan atau pembelian dan penjualan,
penerimaan kas dan pengeluaran kas.
b. Memeriksa penyelesaian buku induk, pos –pos material dan piutang untuk
menyelesaikan neraca.
d. Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan
mempunyai posisi keuangan yang baik.
6. Kabag Engineering
Tugas dan tanggung jawab kabag engineering adalah sebagai berikut:
a. Mengatur pembagian tugas para bawahan dan memberikan pengarahan
didalam melaksanakan tugas – tugas tersebut.
b. Sebagai tenaga ahli dalam mengolah proyek yang bertanggungjawab
mengenai mutu pekerjaan sesuai dengan analisa yang dibuatnya.
c. Mengatur penerimaan dan pendistribusian laporan kemotoran dan alat – alat
berat.
7. Kabag Personalia
Tugas dan tanggung jawab kabag personalia adalah sebagai berikut:
a. Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengembangan,
mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan
karyawan.
b. Menerima lamaran dan mengadakan interview terhadap pelamar yang
dipanggil.
c. Mengawasi dan membuat absensi karyawan.
d. Menyiapkan dan memberikan laporan secara berkala maupun sewaktu –
waktu tentang pelaksanaan kegiatan bagian personalia beserta hasil –
hasilnya kepada pimpinan.
8. Kabag Marketing
a. Membantu pimpinan perusahhan dalam penyusunan budget penjualan.
b. Membuat penawaran, kontrak/perjanjian untuk pelanggan.
c. Memberikan laporan – laporan hasil penjualan kepada pimpinan.
d. Menjaga dan mengembangkan hubungan baik pelanggan perusahaan.
e. Bertanggungjawab terhadap harga produk dan mutu produk.
9. Kabag Produksi
Tugas dan tanggung jawab kabag produksi adalah sebagai berikut:
a. Bertanggungjawab dalam perencanaan persediaan bahanh baku dan bahan
penolong.
b. Memimpin dan mengarahkan bawahan dan melaksanakan proses produksi
untuk mencapai tujuan perusahaan secara efisien.
c. Menjamin kelancaran proses produksi.
d. Bertanggungjawab atas mutu yang dihasilkan.
e. Membuat laporan kebutuhan bahan baku dan penggunaan bahan baku.
10. Kabag Gudang
Tugas dan tanggung jawab kabag gudang adalah sebagai berikut:
a. Menyiapkan buku sesuai pesanan.
b. Melakukan posting ke kartu persediaan buku.
c. Menerima dan mengecek barang return.
d. Menerbitkan kredit nota atas return.
f. Bertanggungjawab terhadap efektivitas dan efisiensi dalam menangani
tugas – tugas tersebut diatas.
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntasi Penjualan
Akuntansi memegang peranan penting di dalam tiap – tiap perusahaan.
Keputusan yang tepat diambil oleh para individu, perusahaan, pemerintah dan
kesatuan – kesatuan lain merupakan hal yang sangat mendasar atau penting bagi
distribusi dan penggunaaan sumber daya yang ada secara efisien. Untuk
mengambil keputusan yang tepat kelompok - kelompok tersebut harus
mempunyai informasi yang dapat diandalkan yang diperoleh dari suatu sistem
informasi akuntansi.
Sebelum menguraikan sistem informasi akuntansi lebih jauh, ada baiknya
penulis menyajikan pengertian dari sistem, informasi dan akuntansi. Sistem
berasal dari bahasa Yunani yaitu “ Systema “ yang mempunyai arti menempatkan
atau mengukur. Maksud dari mengukur disini adalah pengaturan orang-orang atau
personil dalam melaksanakan suatu aktifitas.
Defenisi sistem menurut Rommey dan Steinbart (2004;473) adalah :
1. Entitas yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2. Perlengkapan dan program yangterdiri dari instalasi-instalasi yang lengkap.
3. Program dan prosedur terkait yang menjalankan suatu tugas.
Suatu pengertian lain dari sistem menurut Hall ( 2001;5 ) “ sekelompok
atau subsistem–subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) “.
Dari kedua defenisi diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem
adalah suatu konsep dari sub-subsistem yang saling berkaitan dan bersatu yang
bertujuan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Konsep ini
mendorong adanya integrasi dan kombinasi dari berbagai subsistem sehingga
dapat mengefisienkan proses dengan mengurangi pengulangan data yang tidak
perlu, penyimpanan, pelaporan dan proses lainnya.
Adapun unsur - unsur yang merupakan bagian dari sebuah sistem adalah
sebagai berikut :
1. Komponen ganda
2. Keterkaitan ( relatedness )
3. Sistem vensus subsistem
4. Tujuan
Hal diatas menjelaskan bahwa sistem bukanlah seperangkat unsur yang
tersusun secara tidak teratur tetapi terdiri dari unsur – unsur yang saling mengisi
satu sama lainnya. Sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai
berikut :
1. Masukan atau input
2. Pengolahan atau processing
3. Hasil dari pengolahan atau output
informasi berasal dari data. Sebelum menjelaskan arti informasi ada
tidak sedang dipergunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan
historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali
untuk pengambilan keputusan
Informasi merupakan hasil dari suatu proses yang terintegrasi, memiliki
arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Jadi informasi merupakan hasil
dari suatu proses yang sangat penting artinya bagi perusahaan
Definisi informasi menurut Jugiyanto ( 2000;53 ) “ salah satu jenis
sumber daya yang tersedia bagi manajer yang pengelolaannya menggunakan peralatan komputer yang digunakan untuk memudahkan, memecahkan masalah yang sedang dihadapi segera “.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku standart akuntansi
keuangan (2004;319) sistem informasi mencakup metode dan catatan yang
digunakan untuk :
a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah,
b. Menjelaskan pada saat yang tepat transaksi secara cukup rinci untuk memungkinkan penggolongan semestinya transaksi untuk melaporkan keuangan,
c. Mengukur nilai transaksi dengan cara sedemikian rupa sehingga memungkinkan pencatatan nilai moneter semestinya dalam laporan keuangan,
transaksi semestinya dan mengungkapkan yang berkaitan dengan laporan keuangan.
Dari definisi diatas, dapat dilihat bahwa informasi sangat berperan penting
dalam suatu perusahaan, terutama dalam pengambilan keputusan ekonomi.
Informasi berbeda dengan data, karena informasi merupakan hasil akhir atau
output dari suatu sistem informasi. Data merupakan bahan yang akan diolah oleh
sistem informasi yang dapat berupa angka, tulisan, gambar dan simbol.
Suatu informasi dapat berguna, maka haruslah memiliki beberapa
persyaratan yaitu :
a. Dapat dipercaya ( reable )
Informasi haruslah bebas dari kesalahan dan akurat dalam mempresentasikan
suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi
b. Cocok atau sesuai ( relevan )
Informasi yang relevan harus memberikan arti pada pembuat keputusan artinya
informasi itu bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai dari
suatu keputusan.
c. Tepat waktu ( timely )
Informasi yang disajikan harus tepat pada saat dibutuhkan bisa mempengaruhi
proses pengambilan keputusan.
d. Lengkap ( complite )
Informasi yang disajikan termasuk di dalamnya semua data – data yang
relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat
e. Dimengerti ( understandable )
Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh
si pembuat keputusan.
Berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut Nafarin ( 2004;5 )
akuntansi adalah istilah yang luas yang menunjukkan teori – teori tertentu, asumsi – asumsi mengenai cara bertindak ( behaviour ), peraturan – peraturan cara mengukur dan prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi yang berguna tentang kegiatan – kegiatan dan tujuan organisasi.
Mengenai pengertian akuntansi, menurut Skousen ( 2004;6 ) akuntansi
adalah suatu aktifitas pelayanan yang fungsinya adalah untuk memberikan informasi kuantitatif, pada dasarnya bersifat keuangan, mengenai entitas ekonomi yang dimaksudkan agar bermanfaat di dalam pembuatan keputusan ekonomi di dalam membuat pilihan beralasan diantara jalannya tindakan alternatif.
Informasi akuntansi memegang peranan yang sangat penting di dalam
sdetiap perusahaan. Dalam proses perencanaan, informasi akuntansi berfungsi
sebagai penyedia data historis yang nantinya akan menjadi dasar untuk
penyusunan anggaran dan perencanaan yang selanjutnya. Di dalam fungsi
pengawasan, peranan akuntansi juga tidak kalah pentingnya, yaitu sebagai alat
pembanding antara rencana dengan realisasinya untuk mengetahui penyimpangan
yang terjadi sehingga manajemen dapat dengan segera mengambil tindakan
korektif yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi yang dihasilkan melalui
pegolahan data – data akuntansi yang dimaksudkan untuk membantu proses
pengambilan keputusan ekonomi di dalam perusahaan.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Widjayanto ( 2001;4 )“
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Wahyono ( 2004;13 ) “
sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis, mengkomunisasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak diluar dan di dalam perusahaan “.
Ditinjau dari definisi di atas, dapat dilihat bahwa sistem informasi
akuntansi dirancang untuk mencatat data keuangan yang akurat secara tepat waktu
dan kronologis, memudahkan pengambilan kembali data keuangan dalam bentuk
yang berguna bagi manajemen dan menyederhanakan penyusunan laporan
keuangan periodik untuk pemakai eksternal. Rancangan sistem informasi
akuntansi untuk memenuhi kebutuhan informasi keuangan perusahaan tergantung
pada ukuran perusahaan, sifat operasi, volume data, struktur organisasi dan
peraturan pemerintah.
Definisi lain yang dikemukakan oleh Wilkinson dalam bukunya Accounting Information System ( 2000;7 ) “ An accounting information
systrem is a unified structure within an entity, such as business firm, that employs physical resources and other component to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information need of a variety of users “.
Dari definisi di atas, dikatakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi
merupakan suatu struktur di dalam perusahaan yang melibatkan sumber – sumber
daya fisik dan elemen – elemen dalam usaha menghasilkan informasi akuntansi
yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan akan informasi itu sendiri.
Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan harus mampu menyediakan
informasi yang diperlukan tepat pada waktunya untuk memenuhi kebutuhan pihak
intern maupun pihak ekstern. Jika sistem informasi akuntansi ini tidak dapat
sistem informasi akuntansi yang diterapkan tersebut. Peninjauan terhadap sistem
tersebut diperlukan karena sistem itu sendiri adalah kerangka dari
prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan tidak dapat dipisahkan.
Adapun definisi sistem akuntansi penjualan menurut Bodnar ( 2000;16 )
“ Kegiatan administrasi yaitu berupa pencatatan – pencatatan formulir – formulir dan prosedur dan alat – alat yang digunakan untuk
menerima pengelolaan kas dan bentuk laporan – laporan yang diperlukn untuk tiap manajemen dan kreditur untuk mengawasi usahanya dan juga pihak pemerintah”.
Dalam perusahaan, baik perusahaan industri, perusahaan dagang, maupun
perusahaan jasa yang bertujuan untuk mencari keuntungan selalu berhadapan
dengan masalah penjualan. Supaya penjualan yang dilaksanakan dapat berjalan
dengan baik, maka harus diciptakan sistem infornasi akuntansi penjualan yang
baik.
Adapun tujuan sistem akuntansi adalah :
a. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem
akuntansi harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada
waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.
a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang
berarti sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta
milik perusahaan.
Sistem informasi akuntansi penjualan dapat diartikan sebagai sarana bagi
suatu manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi penjualan serta
menyajikan kepada pihak – pihak yang berkepentingan seperti yang telah
Adapun tujuan dari penggunaan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer adalah :
1. Dapat dipastikan keakuratan data yang sudah diolah atau diproses,
2. Dapat menangani jumlah data input yang cukup besar,
3. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip
aman yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi harus dapat
membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan sistem informasi
akuntansi yaitu :
1. Sistem pemerosesan transaksi seperti :
a. Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan
b. Mencatat transaksi keuangan yang dalam record akuntansi ( jurnal
dan buku besar ).
c. Mendistribusikan informasi keuangan yang utama kepersonal
operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka.
2. Sistem pelaporan buku besar/ keuangan.
Sistem buku besar ( SBB ) dan sistem pelaporan keuangan ( SKP ) adalah
dua subsistem yang saling berkaitan. Besarnya input ke sistem buku besar datang
dari siklus transaksi. Rangkuman aktivitas siklus ini diproses oleh sistem buku
besar untuk memperbaharui akuntansi kontrol buku besar.
3. Sistem pelaporan manajemen.
Menyediakan informasi keuangan internal dengan laporan keuangan
mengambil berbagai jenis keputusan. Laporan meliputi anggaran, laporan harian,
analisis biaya, volume laba, dan laporan – laporan yang digunakan data biaya
lancar.
D. Catatan –Catatan Akuntansi Penjualan
Catatan dan pelaporan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
yaitu :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Dengan demikian data yang bersangkutan dengan transaksi
direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh
formulir adalah faktor penjualan, bukti kas keluar dan cek.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal penjualan,
jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas dan jurnal umum.
3. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening – rekening yang digunakan untuk
Rekening – rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur
informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar
ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan
data keuangan, sedangkan pihak lain dapat dipandang sebagai sumber
informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening - rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening – rekening tertentu dalam
buku besar. Buku pembantu dan buku besar merupakan catatan akuntansi
akhir yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data
akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku
pembantu. Setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku – buku
tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan,
buku pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi.
5. Laporan
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem informasi
akuntansi atau hasil akhir dalam proses akuntansi. Laporan dapat
berbentuk cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai terdiri
dari:
Digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari penjualan
tunai berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan tuani. Adapun
jurnalnya adalah :
Kas xxx
Penjualan xxx
2) Jurnal Umum, digunakan
a. Untuk mencatat transakasi return penjualan berdasarkan
dokumen sumber memo kredit. Adapun jurnalnya adalah :
Return Penjualan xxx
Piutang Dagang xxx
b. Untuk mencatat harga pokok yang dijual berdasarkan bukti
memorial. Adapun jurnalnya adalah :
Harga Pokok Penjualan xxx
Persediaan Barang Dagang xxx
c. Untuk mencatat penghapusan piutang berdasarkan bukti
memorial. Adapun jurnalnya adalah :
Penyisihan Piutang Ragu – ragu xxx
Piutang Usaha xxx
Berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
harga pokok produk jadi tertentu yang dijual berdasarkan dokumen
sumber faktur penjualan.
4) Kartu Gudang
Berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang
disimpan dalam gudang . Dalam transaksi penjualan tuani kartu
gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk
yang dijual.
Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit,
menurut Mulyadi ( 2001;218 ) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
penjualan kredit adalah :
1. Jurnal Penjualan 2. Kartu Piutang 3. Kartu Persediaan 4. Kartu Gudang 5. Jurnal Umum
1. Jurnal Penjualan
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Adapun jurnalnya
adalah :
Piutang Dagang xxx
Penjualan xxx
Bila terjadi return penjualan, adapun jurnalnya adalah :
Return Penjualan xxx
Piutang Dagang xxx
Kas xxx
Panjar Penjualan xxx
Untuk mencatat pembelian diskon penjualan, maka jurnalnya adalah :
Kas xxx
Diskon Penjualan xxx
Piutang Dagang xxx
Untuk mencatat terjadinya penghapusan piutang, maka jurnalnya adalah :
Penyisihan Piutang Ragu –ragu xxx
Piutang Usaha xxx
2. Kartu Piutang
Digunakan sebagai buku pembantu yang berisi perincian mutasi piutang
perusahaan kepada setiap debitur.
3. Kartu Persediaan
Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis
persediaan.
4. Kartu Gudang
Dilaksanakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi persediaan fisik
barang yang disimpan dalam gudang.
5. Jurnal Umum
Digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode
akuntansi tertentu.
Prosedur penjualan yang ditempuh dalam aktifitas – aktifitas penjualan
adalah berbeda – beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang
lainnya tergantung besarnya dan kebutuhan perusahaan tersebut.
Definisi prosedur menurut Mulyadi ( 2001;5 ) ” Prosedur adalah suatu
urutan kegiatan klerikal, biasanya melihatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam dari transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang” .
Prosedur penjualan juga dapat membantu perusahaan dalam mengawasi
dan memperkecil kemungkinan adanya penyelewengan yang dilakukan oleh
karyawan. Prosedur penjualan dimulai dari adanya order terhadap produk yang
disediakan oleh perusahaan.
Posedur Penjualan Tunai
1. Bagian Order Penjualan
Untuk menjalankan fungsinya dengan baik sebelum mengeluarkan order
penjualan, bagian penjualan harus melakukan pinjaman bahwa penjualan
dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas yang
sesuai dengan barang yang dijual dapat diterima dengan tepat pada waktunya
oleh pelanggan.
2. Bagian Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi
pengiriman.
Kartu persediaan digunakan oleh funsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya
harga pokok produk yang dijual. Kartu ini diselenggarakan untuk mengawasi
mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
4. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan
Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berfungsi sebagai pencatatan
transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan, pencatatan transaksi penerimaan
kas dari bagian penjualan tunai kedalam jurnal penerimaan kas dan mencatat
harga pokok produk yang dijual selama priode tertentu kedalam jurnal umum.
Prosedur Penjualan Tunai Pada PT. Putra Arezda Purnama
Prosedur Pemesanan
Bagian penjualan
Order Penjualan
Bagian Pergudangan
Posedur Penjualan Kredit
Definisi penjualan kredit menurut Mulyadi ( 2001;210 )” Penjualan kredit
dilaksanakan poleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan
order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan
Adapun prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut :
1. Bagian order penjualan
a) Menerima order pesanan pengguna jasa dari pelanggan.
b) Membuat faktur rangkap 5 ( lima lembar )
• Lembar pertama untuk penagih, dengan faktur ini dapat diketahui
kapan jatuh tempo tanggal penagihan.
• Lembar kedua pertinggal pada bagian penjualan.
• Lembar ketiga dikirim ke pelanggan.
• Lembar keempat untuk bagian pembukuan dan keuangan.
• Lembar kelima untuk bagian kredit sebagai bagian yang meneliti
status kredit dan memberi otorisasi pemberian kredit ke pelanggan.
2. Bagian Kredit
a) Menerima faktur penjualan kredit dari bagian order penjualan.
b) Meneliti status kredit dan tanggal jatuh tempo.
c) Memberikan otoritasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Bagian Gudang
a) Menerima faktur penjualan dari bagian penjualan.
b) Menetapkan lokasi tempat penyimpanan barang yang akan dijual.
4. Bagian Penagihan
b) Membuat faktur untuk penagihan piutang yang akan dikirim kebagian
pembykuan dan keuangan serta bagian piutang.
5. Bagian Piutang
a) Menerima faktur dari bagian penjualan dan bagian penagihan.
b) Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit.
c) Membuat serta mengirim pertanyaan piutang kepada pelanggan.
6. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan
a) Menerima faktur penjualan dari bagian penjualan.
b) Mencatat faktur penjualan kedalam jurnal penjualan dengan jurnal sebagai
berikut :
Piutang xxx
Penjualan xxx
c) Membuat laporan penjualan kredit dan memasukkannya ke buku besar.
Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Putra Arezda Purnama
Order Pemesanan Bagian Penjualan Kredit Order Pemesanan
Bagian Penagihan Bagian Pergudangan
Bagian Pengiriman
Dokumen ini diajukan bagian pemesanan sesuai dengan order pelanggan
dengan order pelanggan kepada gudang setelah mendapatkan otorisasi dari
sales supervisor. Dokumen ini dibuat rangkap dua dimana dokumen asli di
pergunakan oleh bagian gudang dalam pengantaran barang sesuai dengan
lampiran faktur untuk dipergunakan sebagai lampiran copy faktur untuk
pertinggal.
• Bagian Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam bagian penjualan kredit adalah :
1. Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen
pokok untuk memproses penjualan kredit pada pelanggan.
2. Faktur dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen
pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu .
4. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar
pencatatan ke dalam jurnal dan untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual dalam periode yang tertentu.
• Bagian Penagihan
Dalam bagian ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan
dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini
membuat order pengiriman. Faktur ini bertanggung jawab untuk membuat
dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.
• Bagian Pergudangan
Diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan
persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
• Bagian Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang di terimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini
bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar
dari perusahaan tanpa ada otorisasai dari yang berwenang.
F. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi
adalah :
1. Organisasi
Dalam merancang organisasi yang terkait dengan sistem penjualan unsur
pokok sistem pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut :
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan
intern terhadap transaksi penjualan. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan
mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak – banyaknya, yang
transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan inter terhadap status
pembeli seblum transaksi penjualan dilaksanakan. Fungsi penjualan di beri
wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan
analisa riwayat pelunasan utang yang dilakukan oleh pembeli tesebut dimasa lalu.
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan kredit.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam
sistem penjualan, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang harus
dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari
fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannya.
c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
Seperti yang telah disebutkan diatas, berdasar atas unsur pengendalian
intern yang baik, fungsi akuntansi haru dipisahkan dari kedua fungsi pokok lain.
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi.
d. Transaksi harus dilaksanakan lebih dari satu orang atau lebih dari satu
fungsi
Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan
harus diperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern bahwa : setiap
transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau
lebih dari satu fungsi. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan harus dirancang
“Transaksi penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi penjualan yang dilaksanakan secara lengkap hanya dengan satu fungsi
tersebut “.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Seperti yang telah dijelaskan diatas, dalam organisasi setiap transaksi
keuangan yang terjadi melalui sitem otorisasi tertentu. Dengan demikian karena
setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui
prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
Setelah penulis menyajikan hasil penelitian pad PT. Putra Arezda Purnama
Medan maka penulis juga mengadakan suatu analisa dan evaluasi. Dalam bab ini
akan membahas perbandingan antara teori dengan penelitian yang telah dijelaskan
dalam bab sebelumnya. Sebagaimana sistem informasi akuntansi yang berfungsi
untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, mengolah, menganalisa dan
mengevaluasi, maka penulis akan menganalisa beberapa bagian penting.
A. Sistem Informasi akuntansi Penjualan.
1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai.
Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan dimana fungsi penjualan,
pencatatan, Penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut
fungsi pencatatan ditugaskan pada bagian akuntansi, dan bagian penyimpanan
dipercayakan pada bagian pergudangan.
Pemisahan ini menyebabkan setiap penjualan tunai yang terjadi
melibatkan beberapa bagian sekaligus yang bisa saling mengecek pekerjaan di
bagian lain. Penjualan tunai melibatkan bagian penjualan untuk mengurus segala
bukti yang berhubungan dengan penjualan dan yang mengotorisasi penjualan,
bagian gudang untuk menyampaikan barang kepada pembeli, bagian akuntansi
untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas yang terjadi.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disebutkan bahwa sistem informasi
akuntansi atas penjualan tunai pada PT. Putra Arezda Purnama Medan sudah baik.
Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya tugas rangkap yang dilakukan
masing – masing bidang serta masing – masing bidang itu dikelola oleh orang
yang berbeda.
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit.
Analisa terhadap sistem informasi akuntansi penjualan kredit akan
diberikan sebagai berikut :
a. Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan fungsi penjualan , memberi
otorisasi kredit, pencatatan dan penyimpanan dipisahkan dengan
memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan
orang – orang yang berbeda. Fungsi penjualan diserahkan kepada
bagian penjualan dan otorisasi kredit. Fungsi pencetakan diserahkan
pada bagian akuntansi dan fungsi penyimpanan dipercayakan kepada
pengecekan terhadap penjualan kredit dapat mengurangi kemungkinan
kerugian akibat piutang tak tertagih, serta dapat menjamin ketelitian dan
keamanan kas.
b. Bukti – bukti yang berhubungan dengan penjualan kredit telah
diberikan nomor urut sehingga pemakaiannya dapat
dipertanggungjawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali.
Berdasarkan analisa diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi penjualan kredit pada PT. Putra Arezda Purnama Medan sudah cukup
baik. Hal ini dapat dilihat dari terdapatnya otorisasi yang jelas atas penjualan yang
dilakukan oleh kepala bagian penjualan, dan adanya pemisahan fungsi antara
bagian yang melakukan pencatatan dengan bagian yang melakukan penyimpanan.
Hal ini tentunya akan mempermudah pengawasan terhadap keluar masuknya
uang.
B. Catatan – Catatan Akuntansi Penjualan
Sistem akuntansi penjualan sangat memegang peranan yang cukup penting
didalam kegiatan perusahaan, agar terciptanya kinerja yang baik dalam
perusahaan dan tujuan perusahaan tercapai. Sistem akuntansi adalah suatu
jaringan menyeluruh dala suatu perusahaan yang digunakan untuk mancatat
seluruh aktifitas perusahaan, dengan cara pencatatan yang terdiri dari berbagai
prosedur masing – masing mempunyai kaitan yang erat.
Prosedur adalah suatu order atau tindakan lisan atau tulisan yang
merupakan suatu petunjuk dengan yang dicatat berurutan yang mengatur suatu
transaksi yang berlaku sesuai dengan langkah yang ada pada sistem akuntansi.
Jika ada penjualan maka divisi penjualan menggunakan formulir untuk mencatat
transaksi yang terjadi kemudian dipisahkan kedalam pencatatan jurnal.
Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai pada
PT. Putra Arezda Purnama Madan adalah sebagai berikut :
a. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau
meringkas data penjualan.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan
kas dari berbagai sumber diantaranya dari penjualan tunai.
c. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu
d. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat mutasi
dari persediaan barang yang disimpan digudang. Catatan akuntansi ini
merupakan buku pembantu yang berisi perincian mutasi setiap jenis
persediaan.
e. Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi
data kwantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini
persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan
oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit pada
PT. Putra Arezda Purnama Medan sebagai berikut :
1. Kartu Penjualan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap jenis persediaan.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap – tiap debiturnya.
3. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga
pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan
dibagian akuntansi untuk mengawasi mutasi persediaan barang yang
disimpan dalam gudang.
C. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan harus
memperhatikan prinsip – prinsip pengendalian intern sehingga tujuan
pengendalian intern atas penjualan tunai dapat tercapai. Titik awal dari silkus
penjualan adalah masuknya permintaan pembelian oleh pelanggan . Permintaan
ini merupakan tawaran untuk membeli produk atas dasar persyaratan tertentu.
berupa pemberitahuan lewat telepon, atau calon pembeli datang langsung ke
perusahaan. Dalam penyelenggaraan kegiatan transaksi penjualan tunai bagian
fungsional membuat faktur penjualan dan delivery order ( DO ) setelah menerima
tembusan kwitansi pembayaran oleh pembeli yang berasal dari sub bagian
keuangan.
Prosedur sistem informasi akuntansi penjualan kredit diberikan oleh
kepala bagian terhadap surat permintaan pembeli mendapat langsung menjadi
perintah kepada bagian penjualan untuk memberikan faktur penjualan dan
delivery order. Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan surat permintaan pembeli
yang berasal dari pembeli yang telah disetujui oleh kepala bagian tidak secara
otomatis menjadi dasar kepala bagian fungsional untuk menerbitkan faktur
penjualan. Hal ini baru akan diterbitkan oleh bagian fungsional setelah surat order
penawaran yang di buat oleh bagian fungsional sebagi realisasi otorisasi atau
persetujuan surat permintaan pembelian, disetujui oleh pihak pembeli dengan
menerbitkan surat perintah kerja atau surat perjanjian jual beli.
Secara umum sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada
PT. Putra Arezda Purnama Medan telah cukup baik. Walaupun bagian – bagian
yang terkait didalamnya Tidak sekompleks atau selengkap bagaian – bagian
berdasarkan teoritis. Hal ini sesuai dengan besar dan jenis perusahaan yang
mendukung pencapaian tujuan terutama dalam pengawasan intern. Pengendalian
intern yang diterapkan oleh perusahaan juga sudah cukup baik dimana fungsi –
orang yang sama. Pengawasan intern menjadi pokok perhatian selain itu juga
ketetapan waktu dalam penyampaian informasi.
D. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan
Dalam melakukan pengawasan agar tidak terjadi kecurangan pada PT.
Putra Arezda Purnama Medan maka diperlukan pengawasan penjualan oleh
internal auditor perusahaan.
Secara keseluruhan pengendalian intern penjualan pada PT. Putra Arezda
Purnama Medan melalui prosedur penjualan baik tunai maupun kredit dapat
dikatakan sudah baik karena sudah terdapat pemisahan/pembagian tugas dengan
baik.
Adapun kelemahan yang ada dalam aktifitas pengendalian ini adalah
bahwa pengecekan atas keempat unsur aktifitas pengendalian ini dilakukan orang
yang tidak independent yaitu manajer repesentative yang juga melihat dalam
aktifitas pemberian kredit pada penjualan kredit yang memantau aktifitas
penjualan juga terlibat dalam pemberian kredit sehingga nilai pengendalian dapat
berkurang.
PT. Putra Arezda Purnama Medan belum memiliki bagian kredit srcara
khusus. Maka untuk menutupiu kekosongan ini, manajer representative
bertanggung jawab menangani pemantauan terhadap penjualan kredit. Sehingga
boleh dikatakan bahwa pemantauan yang dilakukan oleh manajer representative
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian materi yang telah penulis sampaikan pada bab – bab
sebelumnya dalam skripsi minor, maka pada bab terakhir ini penulis mencoba
untuk merangkumkan pokok – pokok pikiran yang telah dikemukakan tersebut
dalam kesimpulan dan saran.
A. Kesimpulan
1. Struktur organisasi pada PT. Putra Arezda Purnama Medan secara umum
telah menggambarkan adanya pemisahan fungsi yang memadai antara
fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan sehingga
memperlihatkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab
2. Pembagian tugas dan pelaksanaannya sudah berjalan dengan baik, dan
tanggung jawab didasarkan pada jenjang yang telah ditemukan terlebih
dahulu.
3. Pada dasarnya penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada
PT. Putra Arezda Purnama Medan telah memadai, hal ini dapat dilihat dari
adanya pemisahan fungsi seperti fungsi penjualan, pencatatan, dan
penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut
pada jabatan yang berbeda .
4. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dapat dikatakan telah
memadai hal ini dapat dilihat dari adanya fungsi penjualan, pemberian
otorisasi kredit, pencatatan dan penyimpanan dipisahkan dengan
memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan
orang – orang yang berbeda. Bukti yang berhubungan dengan penjualan
kredit telah dibuatkan nomor urut sehingga pemakaiannya dapat
dipertanggung jawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali.
5. Keputusan tertinggi ada pada pimpinan perusahaan dan pada pelaksanaan
tugasnya pemimpin perusahaan akan mengkoordinir bagian – bagian yang
ada pada perusahaan.
B. Saran
Dari kesimpulan yang dibuat oleh penulis terhadap hasil penelitian pada
PT. Putra Arezda Purnama Medan maka penulis akan memberikan saran yang
perusahaan dalam penyempurnaan penerapan sistem informasi akuntansi
penjualan. Adapun saran – saran tersebut antara lain :
1. Struktur organisasi yang ada hendaknya tetap dipertahankan karena
dengan ditempatkannya orang yang berbeda pada masing – masing jabatan
maka setiap terjadi transaksi pada satu bagian akan dapat dicek oleh
bagian yang lain.
2. Sebaiknya sistem informasi akuntansi penjualan yang telah disusun dan
telah diterapkan sesuai dengan prosedur – prosedur yang telah dijalankan
selama ini dapat dilaksanakan lebih baik lagi dengan pengawasan yang
lebih ditingkatkan.
3. Kebijaksanaan yang telah digariskan dan prosedur – prosedur penjualan
telah ditetapkan hendaknya dijadikan pedoman dalam menjalankan
kegiatan penjualan.
4. Sebaiknya sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Putra
Arezda Purnama Medan lebih ditingkatkan lagi sehingga kinerja
perusahaan terus berjalan dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Bondnar, George H, William S, Hopwod, 2000. Sistem Informasi Akuntansi,
Terjemahan Amir Abadi Yusuf dan Rudi M.Tambunan, Edisi Keenam,
Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Belkoui, Ahmed, Riahi, 2000. Teori Akuntansi, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James.A,2001. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi
Yusuf, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Nafirin, M, 2004. Pengantar Akuntansi untuk Perusahaan Dadang dan
Romney Marsall, B, Jhon Steinbart, Paul, 2004. Sistem Informasi Akuntansi,
Terjemahan Fitriasari dan Dery Kwary, Edisi Sembilan, Buku Dua,
Salemba Empat, Jakarta.
Stice, Skousen, 2004. Intermediate Accounting, Edisi Lima Belas, Buku
Satu,Salemba Empat, Jakarta.
Umar Husein, 2000.Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis, Cetakan
Ketiga, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta.
Widjayanto, Nugroho, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit
