Rekonstruksi Arsip Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

(1)

LAMPIRAN

Gambar 1.1 Pembungkusan Arsip

(2)

Gambar 1.3 Rak Arsip

(3)

Gambar 1.5 Memasukkan Arsip dalam Boks

(4)

(5)

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi .Cara-Cara Pengolahan Kearsipan Yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Djambatan, 1997

Bartos, Basir. Manajemen Kearsipan : untuk lembaga negara, swasta dan perguruan

tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 1990.

Hermawan S, Rachman dan Zulfikar Zen. Etika Kepustakawanan: Suatu Pendekatan

Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan. Jakarta: Sagung Seto, 2006.

Martono, Budi. Arsip Korespondensi : Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997.

Martono, Budi. Penataan Berkas Dalam Managemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar, 1992

Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI,

1992.

Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan umum. Jakarta: Perpustakaan

Nasional RI, 2000.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju, 2003.

Sulistyo , Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sutarno, NS. 2000. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto.

Syahrial, Pamunjak. Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.

Widjaja, A.W. 1990. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT. Raya Grafindo Persada.

Wursanto. 1991. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.

(6)

BAB III

Rekonstruksi Arsip Konvensional Pada Kantor Perpustakaan¸Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

3.1 Sejarah Perpustakaan

Kantor Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan pertama

kali dibentuk tahun 2003 dengan nama Bagian Arisp dan Perpustakaan Setdakab

Asahan yang berada dilingkungan Sekretariat Kantor Bupati Asahan¸ berdasarkan

Peraturan Daerah Kabupaten Asahan Nomor 3 Tahun 2003 tentang Perubahan

Pertama atas Peraturan Daerah Kabupaten Asahan Nomor 01 Tahu 2001 tentang

Pembentukan dan Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Asahan¸

Sekteraris DPRD Kabupaten Asahan¸ Kecamatan dan Kelurahan.

Dengan Susunan Organisasi:

1. Kepala Bagian Arsip dan Perpustakaan Setdakab Asahan.

2. Sub Bagian Pegelolaan Arsip.

3. Sub Bagian Pembinaan Arsip.

4. Sub Bagian Pengelolaan Perpustakaan

Pada Tahun 2007 Bagian Arisp dan Perpustakaan Setdakab Asahan diubah

namanya menjadi Kantor Perpustakaan¸ Arsip Kabupaten asahan. bertempat di Jl.

HOS. Cokroaminoto No. 30 A Kisaran.

Pada Tahun 2008 Kantor Perpustakaan¸ Arsip kabupaten Asahan diubah lagi

namanya menjadi Kantor Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Asahan Nomor 7 tahun 2008 tangga 09

April 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja.

Dengan susunan organisasi sebagai berikut :

1. Kepala Kantor.

(7)

3. Seksi- seksi:

-Seksi Perpustakaan.

-Seksi Arsip.

-Seksi Dokumentasi.

STRUKTUR KANTOR PERPUSTAKAAN¸ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN

Sumber : Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi 2008

Dengan adanya struktur organisasi akan dapat diketahui gambaran yang jelas

tentang kedudukan dan tanggung jawab serta tugas dari masing-masing bagian dalam

lembaga tersebut.

3.2Visi dan Misi

Kantor Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan memiliki visi

dan misi sebagai berikut :

3.2.1 Visi

Terwujudnya Masyarakat asahan yang Gemar Membaca¸ tertib Arsip dan

Dokumentasi dibarengi Keimanan dan Ketagwaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa

KEPALA

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN TATA USAHA

SEKSI ARSIP SEKSI

DOKUMENTAS I

(8)

3.2.2 Misi

a. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka¸ pengguna arsip dan dokumentasi

melalui kegiatan semua jenis perpustakaan dan arsip.

b. Meningkatkan jumlah koleksi karya cetak¸ karya rekam¸ karya tulis dan

naskah-naskah dokumen sebagai hasil bjudaya bangsa.

c. Melakukan pembinaan dan pengenbangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan

pada instansi pemerintahan¸ swasta dan masyarakat.

d. Meningkatkan pengetahuan teknis bagi petugas pengelola perpustkaan dan

kearsipan

3.3 Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana yang ada untuk mendukung kegiatan kerja di Kantor

Perpustakaan¸Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan Sebagai berikut :

a. Gedung Kantor

 Ukuran luas tanah : 2.744 m2 (56 x 49 m)

 Ukuran luas bangunan : 648 m2 (41 x 12 m dan 12.30 m x 12¸35 m)

 Ruang baca anak : 60¸25 m2

 Ruang baca umum : 239¸ 4 m2

 Ruang referensi : 34¸56 m2

 Ruang baca remaja : 60¸05 m2

 Ruang pengolahan : 30¸24 m2

 Ruang sirkulasi : 19¸20 m2

 Ruang internet : 39¸00 m2

 Ruang sekretariatan : 30¸00 m2

 Ruang kepala kantor : 39¸50 m2

 Ruang KTU : 31¸65 m2

 Ruang aula : 147¸6 m2

(9)

 Ruang arsip : 8 m2 x 12 m2

GOL/RUANG _PENDIDIKAN JLH

(10)

3.3.2 Koleksi Buku Perpustakaan

Judul Buku = 12.922 judul

Jumlah eksamplar = 34.002 eksamplar

3.3.3 Peraturan perpustakaan

1. Jam Buka perpustakaan

Senin - Jum’at : jam 07.30 – 16.15 wib

Sabtu – Minggu : jam 08.00 – 13.00 wib

2. Sistem layanan terbuka¸ yaitu pengunjung datang ke Perpustakaan Umum

Kabupaten Asahan untuk membaca baik pelajar¸ mahasiswa dan masyarakat umum

sesuai jam layanan yang telah ditentukan degan terlebih dahulu melapor kebagian

sirkulasi untuk mengisi buku tamu / pengunjung yang tersedia setelah petugas

sirkulasi member kartu bagi pengunjung dan selanjutnya diperbolehkan masuk ke

ruang baca sesuai yang diinginkan oleh pengunjung

3. Peminjaman buku¸ persyaratan untuk meminjam buku perpustkaan umum yaitu:

harus memiliki kartu keanggotaan perpustkaan yang dikeluarkan perpustakaan umum

Kabupaten Asahan¸ setiap peminjaman buku harus menunjukkan kartu anggota

perpustakaan¸ buku yang dipinjamkan adalah apabila jumlah buku lebih dari dua

eksampar perjudul¸ buku yang boleh dipinjamkan maksimal dua judul¸ buku dapat

dipinjam selama-lamanya tiga hari¸ apabila buku yang dipinjam rusak atau hilang

harus diganti dengan buku baru¸ setiap peminjaman buku harus melapor pada bagian

sirkulasi¸ bagi pelajar yang akan meminjam buku harus membawa surat jaminan yang

ditanda tangani keapla sekolah masing-masing¸ bagi mahasiswa dan masyarakat

umum yang akan menminjam buju harus meningkalkan jaminan berupa fotocopy

KTP/SIM.

4. Penggunaan internet

Setiap pengunjung yang menggunakan internet harus memiliki kartu anggota

pustaka¸ mendaftar kepada petugas dengan menunjukkan kartu anggota pustaka¸

(11)

5. Pembuatan kartu anggota

Bagi pengunjung perpustakaan yang akan menjadi anggota pustaka harus mengisi

formulir yang telah disediakan oleh petugas dan setelah formulir diiisi kemudian

diserahkan kepada petugas dengan melampirkan foto copy KTP dan pas photo ukuran

4x6 sebanyak 2 lembar¸ selanjutnya petugas akan menerbitkan kartu anggota pustaka

dan setelah selesai akan diserahkan kepada anggota pustaka.

3.4 Rekonstruksi Arsip Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

3.4.1 Pemilahan Arsip / Penyortiran Arsip

Pemilahan arsip dilakukan untuk membedakan antara arsip dan non arsip¸ yang

berupa arsip diberkaskanSedangkan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat

dimusnahkan, contohnya : blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.

Pemusnahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan di Perpustakaan¸Arsip dan

Dokumentasi Kabupaten Asahan biasanya di bakar karena itu sudah tidak dibutuhkan

lagi. Setelah melakukan pemilahan arsip lalu tahap selanjutnya adalah pemberkasan

arsip.

3.4.2 Pemberkasan arsip

Pemberkasan arsip dimaksudkan untuk mengelompokkan atau menggabungkan

arsip¸ pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu

deskripsi¸ di Perpustakaan¸Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

pengelompokan arsip berdasarkan pola subyek atau masalah.

3.4.3 Pendeskripsian arsip

Deskripsi arsip merupakan kegiatan merekam informasi setiap series arsip. Arsip

(12)

Tabel 4 Kartu deskripsi

Pencipta Arsip: Pembantu Bupati

Wil. I

Inisial sementara:

Petugas/No : pegawai

perpustakaan kab. Asahan

No

Definitif:

01

Kode: 100 Indeks:

laporan BAPPEDA

Isi Masalah Arsip: Paparan Bupati

KDH TK. II Asahan dalam rangka

rapat koordinasi pembangunan

TK. I Sumatera Utara

Keterangan: Arsip BAPPEDA Jumlah: 8 Tahun:

1990

3.4.4 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip

Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu

deskripsi,selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip.

Kegiatan ini meliputi : penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu

deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip.

a. Penentuan Skema Arsip

Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat

berdasarkansubyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang

telah memiliki system penataan arsipnya.

(13)

b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi

Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah

ditentukan sebelumnya. Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema,

diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan pada skema arsip dari nomor

1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.

Tabel 5 Penomoran definitive kartu deskripsi

Kartu Deskripsi

No Sub Masalah

1 Expose pembantu bupati wil. I dalam rangka rapat koordinasi pembangunan TK. II Asahan

2 Expose camat meranti dalam rangka kunjungan team penilaian perlombaan kecamatan TK. II Asahan

3 Laporan bupati KDH TK. II Asahan tentang pemerintahan pembangunan dan kemasyarakatan semestrer II

Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah

dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi

dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai

kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitive pada

(14)

Tabel 6 Penomoran definitif pada pembungkus arsip

3.4.5 Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks

Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor

pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam bok dengan posisi baring dan

diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai bok penuh atau isinya maksimal

18 cm. Bok sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok,

unit kerja, tahun. Label bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh

ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001.

Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip. Pusat arsip daerah kabupaten asahan

Tahun : 1990 Kode: 100

Masalah : Pemerintahan

Sub masalah : Paparan bupati KDH TK. II Asahan dalam rangka rapat

koordinasi pembangunan

No bungkus : 1-8

(15)

Tabel 7 Label Boks

3.4.6 Membuat Daftar Pertelaan arsip

Membuat daftar pertelaan arsip yang berisi: nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸

KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip¸ sarana

penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan

retensi arsip.

ARSIP DAERAH

KABUPATEN ASAHAN

No. Boks : 359

Masalah : Kepegawaian

No. Bungkus: : 1- 10

Tahun : 2004

KIN :

(16)

Tabel 8 Daftar Pertelaan Arsip

Masalah No Sub Masalah KIN Tahun

Pemerintahan 1 Paparan bupati KDH TK. II Asahan pada

rapat konsultasi priodik wil. IV

01 1991

Asahan dalam rangka kunjungan komisi

gabungan DPRD TK. I Sumatera Utara

01 1991

Pemerintahan 4 Laporan bupati KDH TK. II Asahan

tentang penyelenggaraan pemerintahan

pembangunan dan kemasyarakatan

01 1991

3.4.7 Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack

Tahap terakhir yaitu menata bok kedalam rak arsip. Arsip yang sudah tertata

dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan atau di tata pada tempat

penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.

3.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 3.5.1 Penyusutan Arsip

Kegunaan arsip pada umumnya tidak berlangsung untuk selama - lamanya¸

karena pada suatu waktu ada di antara arsip yang sudah tidak mempunyai daya guna

dan tidak perlu lagi disimpan secara terus menerus.

Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam

penataan arsip. Jadi salah satu kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kearsipan

adalah menyingkirkan atau menyusutkan arsip yang dapat berupa pemindahan arsip

(17)

Adapun cara yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan¸ Arsip dan

Dokumentasi Kabupaten Asahan dalam proses penyusutan arsip adalah dengan

memisahkan arsip aktif dengan arsip in-aktif. Yang dimaksud arsip aktif disini adalah

arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan pada suatu

kantor atau organisasi¸ sedangkan arsip in-aktif adalah arsip yang sudah tidak

diperplukan lagi secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari setelah kedua

arsip ini dipisahkan maka arsip yang masih aktif disimpan pada unit pengolah yakni

pada bagian administrasi¸ sedangkan arsip in-aktif dipindahkan dari unit pengolah ke

pusat penyimpanan ke pusat penyimpanan arsip agar tidak mengganggu keamanan

arsip yang masih aktif.

3.5.2 Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis

kegunaannya¸ pemusnahan dapat dilakukan dengan cara membakar arsip dengan

maksud agar sama sekali tidak terbaca lagi sehingga tidak dapat digunakan untuk

(18)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik beberapa

kesimpulan sebagai berikut :

1. Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan

suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan

lembaga/organisasi menurun, demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik

maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat

dalam proses pengambilan keputusan.

2. Arsip yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan

agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal

yang sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. Penataan arsip

yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat

diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3. Kendala yang dihadapi dalam penataan arsip ini adalah kurangnya jumlah tenaga

yang menangani bidang kearsipan, penataan arsip di Perpustakaan¸ Arsip dan

Dokumentasi Kabupaten Asahan sudah ditata dengan baik namun belum sempurna¸

sehingga proses penataan tidak dapat berjalan lancar.

4.2 Saran

1. Membutuhkan tempat penyimpanan yang luas, dan harus lebih menjaga kebersihan

ruang tempat penyimpanan arsip sehingga arsip yang berbentuk kertas tidak mudah

rusak.

2. Perlunya peningkatan kualitas SDM dengan cara mengikutsertakan pegawai yang

(19)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 1 Angka 1 menyebutkan bahwa “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,karya cetak, atau karya rekam secara professional dengan system baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi bagi para pemustaka”.

Sedangkan ‘Sutarno, NS 2008, 164“Perpustakaan adalah unit kerja yang mengelola koleksi dan informasi untuk dipergunakan masyarakat pemakai”.

2.2 Pengertian Perpustakaan umum

Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan tercetak serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Pengertian perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya (Hermawan 2006, 30).

Sedangkan ‘Sjahrial, Pemunjak 2000, 3 menyatakan bahwa Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan, dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.

Selain kedua pendapat diatas (Sulistyo, Basuki 1993, 46) , mengemukakan bahwa “perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”

Pendapat diatas mengemukakan bahwa, perpustakaan umum adalah perpustakaan

yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan

(20)

pendidikan dan sebagainya. Perpustakaaan ini dibiayai oleh dana umum serta jasa

yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.

2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum

Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa

tujuanyang ingin dicapai. Menurut ‘Yusuf 1996, 18 , tujuan perpustakaan umum

antara lain :

1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan umum;

2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan informasi yag tersedia di Perpustakaan Umum;

3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum;

4. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri;

5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apreasiasi dan imajinasi masyarakat;

6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.

Sedangkan dalam manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh ‘Sulistyo-Basuki 1993, 46 dinyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai empat tujuan, yaitu:

1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang baik; 2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi

masyarakat, terutama informasi mengenai topik yag berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat;

3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka; dan

(21)

Selain uraian tersebut diatas dalam Buku panduan penyelenggaraan

(perpustakaan umum 1992, 6) , dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum dirinci

kedalam tiga jenis tujuan sebagai berikut:

1. Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada dalam jangkaan layanannya, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang perkembangan nasional. 2. Tujuan fungsional perpustaakan umum adalah:

a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan segala sektor kehidupan.

b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi.

c. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri. d. Memupuk minat dan bakat masyarakat.

e. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.

f. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggug jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.

g. Berpartisipasi aktif dengan menunjang pembangunan nasional dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai dengan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat. 3. Tujuan personal umum merupakan pernyataan formal yang terperinci

tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaliasi keberhasialannya.

Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan umum bertujuan

untuk mengembangkan minat baca dan mengembangkan pengetahuan dan

kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan

mereka.

2.2.2 Fungsi perpustakaan umum

Perpustakaan umum menyediakan berbagai koleksi yang dapat dimanfaatkan

(22)

pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik. Dengan tersedianya

koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Menurut Darmono fungsi perpustakaan secara umum yakni; “fungsi informasi, fungsi pendidikan, fungsi kebudayaan, fungsi rekreasi, fungsi penelitian, dan fungsi deposit yaitu: perpustakaan berkewajiban menyimpan dan melestarikan karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan”.

Menurut ‘Yusuf 1996, 21’ fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Fungsi Edukatif

Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.

2. Fungsi informatif

Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referensi , bacaan ilmiah popular berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang diperlukan pembaca.

3. Fungsi Kultural

Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diukur perkembangannya melalui koleksi perpustakaannya

4. Fungsi Rekreasi

Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah. Tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak,remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.

Sedangkan menurut ‘Sulistyo-Basuki 1993, 27 perpustakaan umum berfungsi

sebagai:

a. Sebagai saran simpan karya manusia

(23)

b. Fungsi informasi

Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan.

c. Fungsi rekreasi

Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dari bacaan ini disediakan oleh perpustakaan.

d. Fungsi pendidikan

Perpustakaan umum merupakan sarana pendidikan nonformal dan informasi, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat beajar dalam lingkungan pendidikan sekolah.

e. Fungsi kultural

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mngembangkan apresiasi budaya masyarakat.

Dari uraian diatas dikemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi

edukatif, informasi, rekreasi, referensi, kultural, sebagai fungsi deposit dan sarana

simpan karya manusia dengan tujuan untuk nmemenuhi kebutuhan masyarakat.

2.2.3 Tugas perpustakaan umum

Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan

umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku pedoman umum penyelenggaraan

perpustakaan umum (2000, 5) “Tugas pokok perpustakaan umum adalah

menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka,

menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.

Sedangkan (Yusuf 1996, 18) menyatakaan bahwa tugas pokok perpustakaan

umum adalah sebagai berikut :

1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintahan dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.

2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustakayang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.

(24)

4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk membaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.

Dari kedua pendapat diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan umum

adalah menyediakan, memelihara dan mendayagunakan bahan pustaka untuk dibaca

agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat sehingga dapat berpartisipasi daam

pembangunan nasional.

2.3 Pengertian Arsip

Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau

organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang

berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting.

Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirjo

Archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sbb:

1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip¸ bahan-bahan tertulis¸piagam-piagam¸ surat-surat¸ Keputusan-keputusan¸ akte-akte¸ daftar-daftar¸ dokumen-dokumen¸ peta-peta;

2. Kumpulan teratur dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut;

3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (Wursanto¸Ig. 1991 : 14)

Arsip menurut Barthos (2009, 3) “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun instansi”.

Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

tentang pokok-pokok kearsipan adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan dicetak oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

(25)

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 adalah:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari pengertian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan berperan

penting dalam suatu organisasi dan merupakan bahwa informasi yang erat sekali

hubungannya dengan keputusan-keputusan yang harus diambil oleh pimpinan¸ baik

untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan pribadi.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala naskah,buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Menurut (Margareth, Odell dan Earl, strong 1947, 336) Arsip adalah:

Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannya atau karena adanya keterangan yang terkandung di dalamnya.

Istilah arsip menurut (Sedarmayanti 2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah

kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan

(26)

proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut

sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali

dengan cepat dan tepat.

2.3.1 Fungsi dan Tujuan Arsip

1. Fungsi Arsip

Menurut (Sedarmayanti 2003,9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen

dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu:

1) Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor,

2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja.

b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan

mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

(27)

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Selanjutnya menurut (Barthos 2009, 11) berdasarakan fungsinya arsip dibagi

menjadi dua, yaitu:

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip

secara fungsional, yaitu:

a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya

menurut fungsinya,

b. Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi

khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan.

Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan

penguasaannya oleh Pemerintah.

2. Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawabannasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Widjaja, A.W. 1986 : 102)

Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan kearsipan

mencakup :

1. Menyediakan data atau informasi secara cepat dan tepat bagi yang

(28)

2. Menyimpan surat-surat/arsip menurut system tertentu untuk memudahkan

penemuan kembali pasa saat diperlukan

3. Menjamin keselamatan dan penanggungjawaban atas perencanaan

penyelenggaraan kearsipan bagi kelangsungan kegiatan kearsipan

berikutnya

4. Menyediakan bahan penanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan

untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan

pegawai kearsipan yang ahli mengolah surat-surat tersebut Menurut (Sedarmayanti 2003, 19) “

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.

(Martono 1990, 24) mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu:

a. Menyediakan warkat jika diperlukan

b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lain

d. Menghemat tempat penyimpanan

e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun kebakaran

f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus sesuai dengan sistemnya untuk memudahakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada saat dibutuhkan.

2.4 Rekonstruksi arsip

Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan

penataanaslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip

dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang

(29)

pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari

file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran.

a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu organisasi/individu

pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan

fungsinya.

b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit

informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk

redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau

diterima.

c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk

aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan

series arsip

d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi.

Misalnya: surat, nota dinas.

Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan (Boedi Martono, 1992 : 21).

Sedangkan menurut (Abubakar, Hadi 1991, 66) Menata berkas (filling)

mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang

telah dibuat.

Menurut ( Karso 1987 : 99) penataan arsip disini dimaksudkan sebagai urutan langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang dilakukan oleh petugas penyimpanan atau penataan arsip aktif sejak penerimaan surat yag sudah selesai, penyimpanan sampai dengan meletakkan arsip dalam filling cabinet.

(30)

apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.

.

Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh

series- series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :

a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip

antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas

arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya

dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.

b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan

berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang

bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.

c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system

pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order).

d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis.

Hal-hal yang perlu di perhatikan dakam Rekonstruksi arsip;

a. Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip¸ melainkan setiap

kelompok/berkas arsip.

b. Dalam menangani arsip tidak dibenarkan member tanda atau tulisan dengan alat

apapun.

c. Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.

Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori,yaitu:

1.Arsip kacau, adalah arsip yang tidak teratur disebabkan terjadinya

percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.

2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas,

tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip

(31)

3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat

teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval)sulit

dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.

2.5 Arsip Konvensional

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media

kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.

2.5.1 Kekurangan dan Kelebihan Arsip Konvensional.

1. Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

a. Jumlah arsip selalu bertambah,

b. Investasi media penyimpanan,

c. Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas,

d. Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja,

e.Kertas mudah rusak,

f.Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

2. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :

a. Tidak tergantung pada hubungan listrik,

b.SDM tidak harus mampu mengoperasikan computer,

c.Aman terhadap virus computer.

2.6 Prosedur penataan arsip

a. Melakukan pemilahan arsip dan Nonarsip

langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip misalnya : blanko

kosong¸ ordner¸ sampul¸ duplikat dll.

b. Pemberkasan/pengelompokkan arsip

yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu

deskripsi. Penyusunan ini biasa berdasarkan : pola klasifikasi¸ struktur organisasi¸

(32)

c. Pendeskripsian Arsip

Pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan

pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip

minimal terdiri dari 6 (enam) unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periode/kurun

waktu arsip, volume/jumlah arsip, tingkat perkembangan/kealian, serta kondisi arsip.

Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu

kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.

Table 1Contoh Kartu Deskripsi

Pencipta Arsip: Inisial Petugas/No

Sementara

No Definitif:

Kode: Indeks:

Isi Masalah Arsip:

Keterangan: Jumlah: Tahun:

Keterangan kartu deskripsi :

1. Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.

2. Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.

3. No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip

dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor

berkas yang tetap.

4. No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas

yang sama dan dibuat daftarnya.

5. Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.

6. Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.

7. Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.

(33)

9. Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.

10. Tahun :Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga

ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.

d. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip

Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi,selanjutnya

dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi :

penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta

penomoran definitif dan penataan fisik arsip.

1. Penentuan Skema Arsip

Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan

subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah

memiliki system penataan arsipnya.

Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll.

2. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi

Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah

ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi

dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series

tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain.

Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perlu dilakukan

pengelompokan pada series tersebut setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi

telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip

tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh

series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai susunan pada

skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.

3. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah

dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi

(34)

kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitif pada

sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.

e. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks

Memasukkan arsip dalam boks dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor

pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam boks dengan posisi baring

dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai boks penuh atau isinya

maksimal 18 cm. Boks sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor

boks, Isi boks, unit kerja, tahun, label boks berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi

boks tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat /

Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk

keamanan arsip.

f. Membuat daftar pertelaan arsip

Tahap terakhir adalah membuat daftar pertelaan arsip yang berisi:

nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸ KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai

sarana penemuan kembali arsip¸ sarana penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu

dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.

Table 2 Contoh Daftar Pertelaan Arsip

Masalah No Sub Masalah KIN Tahun

g. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack

Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan

atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.

(35)

2.7.1 Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan 2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan – ketentuan yang berlaku 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepal.

Asip nasional (Abubakar, Hadi 1985, 98)

Adapun yang menjadi tujuan penyusutan arsip adalah :

1. Menghemat tempat, ruangan, peralatan 2. Menghemat biaya (cost).

3. Memudahkan menyimpan dan menemukan kembali arsip. 4. Menghemat waktu dan tenaga.

5. Lebih menjamin keamanan arsip. 6. Lebih menjamin pemeliharaan arsip. 7. Pemberdayaan kinerja kearsipan.

8. Pemberdayaan arsiparis. (Jonner, Hasugian 2002, 5).

2.7.2 Pemusnahan arsip

Pada prinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk

kearsipan, namun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip.

Langkah- langkah pemusnahan arsip dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :

1. Memisahkan arsip- arsip inaktif yang habis masa simpannya. Pemisahan ini bias

dilakukan dengan meneliti daftar arsip inaktif yang di simpan oleh unit kearsipan.

2. Arsip yang telah dimusnahkan akan dicatat dalam daftar pertelaan arsip yang akan

dimusnahkan.

3. Arsip yang diusulkan musnah harus dimintakan persetujuan dari pimpinan unit

pengolah pencipta arsip dengan melampirkan daftar pertelaan arsip usul musnah.

4. Arsip yang disetujui pimpinan unit pengolahan harus mendapatkan persetujuan

dari pimpinan organisasi. Jika arsip - arsip ditingkat regional, maka usulan review.

5. Arsip – arsip inaktif yang sudah disetujui unt7uk dimusnahkan dibuat daftar

pertelaan arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan

 Di pusat rangkap dua

(36)

6. Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi bentuk maupun isi

informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan

(37)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik

informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di

dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik

masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat

sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi

berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang

diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸

pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian

setepat-tepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik

maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah

ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah

kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan

benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat

disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan

mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas

yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali

arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.

Mengingat arti pentingnya arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang

sistematis¸ efisien dan efektif . arti pentingnya arsip bukan menjadi alasan untuk

menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh perpustakaan. Hanya arsip yang

memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan permanen. Apabila telah habis retensi

perlu dilakukan pemusnahan.

(38)

melakukan rekonstruksi¸ yaitu menata kembali arsip-arsip tidak teratur berdasarkan

kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika

suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan

cepat.

Untuk peranan kearsipan di Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi harus siap

menampung¸ menyimpan¸ memelihara dan mengamankan arsip-arsip daerah yang

statis. Tentu menampung arsip dari berbagai lembaga¸ kantor perpustakaan¸ arsip dan

dokumentasi kabupaten asahan perlu melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu¸

instrument penting dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah survei. Sehubungan

dengan hal tersebut yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini

adalah langkah-langkah dan cara apa saja yang dilakukan oleh pihak perpustakaan¸

arsip dan dokumentasi dalam melakukan penataan arsip.

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas,

maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “REKONSTRUKSI

ARSIP KONVENSIONAL DI PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN

DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN”.

1.2 Tujuan Penulisan

Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai.

Demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun tujuan yang ingin

dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai berikut :

1. Melalui tulisan ini, penulis ingin menambah pengalaman dan pengetahuan

sebagai calon pustakawan, terutama dalam bidang penataan arsip dan juga untuk

mengetahui bagaimana langkah-langkah yang dilakukan oleh pihak Perpustakaan¸

Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dalam menata arsip kembali agar

dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam

(39)

2. Secara formal tulisan ini bertujuan untuk melengkapi salah satu syarat ujian

Diploma III pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra

Universitas Sumatera Utara.

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka penulis mengadakan observasi pada

Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi bagian Rekonstruksi Arsip Konvensional. Di

sini penulis membatasi ruang lingkup observasi yakni hanya membahas tentang

Penataan Arsip yang tercetak dan terekam dalam bentuk kertas.

Agar penyusunannya lebih jelas, maka penulis membuat ruang lingkup, dibagi

dalam empat bab yaitu :

Bab 1 yaitu : Pendahuluan, dimana pada bagian ini merupakan penguraian kertas

karya secara umum yang berisikan latar belakang dan masalah, tujuan

penulisan, ruang lingkup dan metode penelitian.

Bab 2 yaitu : Tinjauan Pustaka, pada bagian ini menguraikan Rekonstruksi

arsip¸Pemilahan¸ Pemberkasan Deskripsi¸penomoran definitif¸

penataan fisik arsip¸ Pembuatan Skema¸ Manuver Kartu¸ Penataan

dalam Boks¸ membuat daftar arsip/Daftar pertelaan arsip¸Penataan

arsip dirak.

Bab 3 yaitu : Pembahasan dalam bab ini menguraikan tentang keberadaan seksi .

Prosedur rekonstruksi arsip.

Bab 4 yaitu : Kesimpulan dan Saran, pada bab ini penulis membuat kesimpulan

berdasarkan bahan bacaan dan hasil pengamatan langsung, serta

memberikan saran-saran.

1.4 Metode Penelitian

Penulisan kertas karya ini¸ penulis menggunakan metode penelitian sebagai

(40)

1. Studi Perpustakaan

Studi perpustakaan yang dilakukan untuk memperoleh bahan ilmiah yang

dipergunakan dengan cara mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan

penulisan kertas karya.

2. Studi Lapangan

Studi lapangan dilakukan dengan cara observasi langsung ke obyek yang

ditentukan pada permasalahan tersebut dan dilakukan wawancara dengan pegawai

(41)

Abstrak

(42)

REKONSTRUKSI ARSIP KONVENSIONAL PADA

PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai suatu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaan dan

Informasi

DISUSUN OLEH: Tiwi Agusti

132201037

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(43)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, dengan terselesaikannya kertas karya yang berjudul “Rekonstruksi Arsip Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan”.

Kertas karya ini merupakan tugas akhir penulis dan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Departemen Studi D3 Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Penulis juga menyadari bahwa sepenuhnya semua ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan segenap jiwa dari keluarga yang tiada henti-hentinya memberikan limpahan kasih sayangnya pada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Awalluddin Tanjung dan Ibunda Erna Wati Rangkuti, yang tiada henti-hentinya memberikan dukungan moral maupun materil kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Berkat keduanya pulalah penulis dapat menyelesaikan jenjang studi sampai saat ini.

Pada kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustomo, MS., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Departemen Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan juga selaku Dosen Pembaca, yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikirannya untuk membantu, serta dengan sabar mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.

4. Kepada seluruh Staf Dosen Pengajar di Departemen Studi D3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.

5. Bapak Dr. Jonner Hasugian, M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

(44)

7. Kepada seluruh Pegawai Administrasi Departemen Studi D3 Perpustakaan dan Informasi terutama Bang Suryawan yang telah memberikan segala kemudahan dan bantuan serta support luar biasa kepada penulis.

8. Kepada khusunya Kakak saya tercinta Dedek Ramayani Tanjung Spd, Lili Chayrani Tanjung SE serta seluruh keluarga yang senantiasa mencurahkan kasih sayang, doa, semangat dan dorongan baik dari segi moril maupun materil kepada penulis.

9. Kepada teman saya Ratu Anggraini, Yunita Fauziah, Ulfa Nadia, Nur

Halimah Tussa’diah, Dewi Triani, Ida Farida Sinurat yang selalu

menyemangati saya.

10. Kepada Maida Murti Insany, Muhammad Ridwan Nugroho, Novri Winanda, Rio Ramadiansyah, Taufik Riadi Lubis, M. Budi Syahputra Nurul Fadilla, Maida Murti Insany, Akbar Reng-Reng, dan Iqbal Permana serta semua teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2013 yang telah memberikan warna selama perjalanan kuliah pada kurun waktu beberapa tahun terakhir ini,kalian luar biasa.

Semoga semua yang telah mereka berikan baik berupa bimbingan, bantuan, maupun pengorbanan dalam rangka menyelesaikan studi dan penulisan kertas karya ini mendapat imbalan berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini jauh dari yang diharapkan, oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan menuju kesempurnaan penulisan dan penelitian berkelanjutan dengan topik yang sama dikedepannya.

Medan, 28 Juli 2016 Penulis

Tiwi Agusti

(45)

DAFTAR ISI

2.1 Pengertian Perpustakaan…………... 5

2.2 Pengertian Perpustakaan Umun……... …………... 5

2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip………... 20

2.7.1 Penyusutan……….………...……….……… 21

2.7.2 Pemusnahan……….………...……….…… 21

(46)

3.4.4 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip…………... 29

3.4.5 Memasukkan Folder Dalam Boks dan Pelabelan Boks…… 31

3.4.6 Membuat Daftar Pertelaan Arsip……….……… 32

3.4.7 Penataan Arsip Dalam Rak Arsip atau Roll O’Pack…….. 33

3.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip……….……… 33

3.5.1 Penyusutan Arsip……….………... 33

3.5.2 Pemusnahan Arsip……….………... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN…………..………... 35

DAFTAR PUSTAKA…………..………...…………..…… 36

(47)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1………....……… 42

Gambar 1.2……… 42

Gambar 1.3……… 43

Gambar 1.4……… 43

Gambar 1.5……… 44

Gambar 1.6……… 44

(48)

DAFTAR TABLE

Halaman

Tabel 1………....……… 18

Tabel 2………....……… 20

Tabel 3………....……… 26

Tabel 4………..……….. 29

Tabel 5………....……….... 30

Tabel 6………....……… 31

Tabel 7………....……… 32

(49)

Abstrak

(50)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

Mengingat arti pentingnya arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang

sistematis¸ efisien dan efektif . arti pentingnya arsip bukan menjadi alasan untuk

menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh perpustakaan. Hanya arsip yang

memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan permanen. Apabila telah habis retensi

perlu dilakukan pemusnahan.

(51)