commit to user
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG
DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI
GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA
PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA
( STUDI KHUSUS PRODUK LKS )
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Derajat
Sarjana Ahli Madya Program Studi D3 Manajemen Industri
Disusun Oleh :
Abdul Azis
F3508052
PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INDUSTRI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
commit to user
iii
HALAMAN PERSETUJUAN
Judul Tugas Akhir : Evaluasi Sistem Administrasi Operasional Gudang
Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi
Gudang Bahan Baku dan Barang Jadi Pada PT. Widya
Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus Produk LKS)
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Tugas Akhir untuk dijadikan topik
dalam penulisan Tugas Akhir mahasiswa Program Studi D3 Manajemen
Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
Surakarta, April 2011
Dosen Pembimbing
Drs. M. Amien Gunadi MP
commit to user
iv
Halaman Pengesahan
Telah disetujui dan diterima dengan baik oleh tim penguji Tugas Akhir
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret guna melengkapi tugas – tugas
dan memenuhi syarat – syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Manajemen Industri.
Surakarta, April 2011
Tim Penguji Tugas Akhir
1. Adnan Effendi, SE (...)
NRP. 350 800 001 Penguji
2. Drs. M. Amien Gunadi, MP (...)
commit to user
v
MOTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO :
- Dimana ada kemauan disitu pasti ada jalan (dan tentunya tidak cukup
dengan sekedar berkata saja namun perlu ada manifestasi sebagai
tindak lanjutnya). Jangan menunda-nunda sampai besok apa yang
dapat kita lakukan hari ini.
- Hari esok adalah pembayaran atas apa yang kita lakukan hari ini.
Penulis Persembahkan untuk :
1. Ayahanda dan ibunda tercinta.
2. Kakak – kakaku terima kasih buat
semua motivasinya.
3. Bagi siapa saja yang mencari ilmu
dengan hati yang tawadlu.
4. Teman – teman Mi 2008
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini dengan judul “Evaluasi Sistem Administrasi Operasional
Gudang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Gudang
Bahan Baku Dan Barang Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta
(Studi Khusus Produk LKS)” dengan lancar.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini,
khususnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M. Com, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Ibu Intan Novela, SE, Msi selaku ketua Program Studi Diploma 3
Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. M. Amien Gunadi, MP selaku dosen pembimbing dengan
penuh kesabaran bersedia membimbing, mengarahkan dan memberi
saran selama penyusunan tugas akhir sehingga terselesaikan dengan
baik.
4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan
bermanfaat untuk hidup dan masa depan.
5. Segenap karyawan PT. Widya Duta Grafika yang telah meluangkan
waktu, memberi data dan informasi bagi penulis.
6. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan
dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang
commit to user
vii
7. Kakak – kakak tercinta (Mas Aries, Mba Neli, Mba Ika, Mas Ies, Mas
Arif, Mas Jefri, Mba Fitri, Mba Evi), dan keponakan penulis (Zian &
Fristi) terimakasih atas support dan doanya.
8. Keluarga di karanganyar, terimakasih sudah menjadi rumah kedua
penulis.
9. Kekasihku tersayang (yeni) dan keluarganya, terimakasih atas dorongan
moral, semangat dan bantuannya yang sangat berarti.
10. Sahabat - sahabat terbaik seperti : wahyu, adit, ahmad, vian, andreas,
wahid, agung, yudi, niken, paramita dan yuli (semoga kita menjadi orang
sukses...amien)
11. Teman – temanku D3 Manajemen Industri angkatan 2008, terimakasih
atas dukungannya.
12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun telah
banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam pengungkapan, penyajian serta
pemilihan kata maupun pembahasan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna
karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh
karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengharapkan segala
bentuk pengarahan dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini.
Meskipun demikian semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dan mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
commit to user
viii DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAK ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
MOTTO & PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR SIMBOL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Kerangka Pemikiran ... 5
F. Metode Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem ... 9
B. Karakteristik Sistem ... 9
C. Pengertian Gudang ... 10
commit to user
ix
E. Fungsi Pergudangan ... 12
F. Efektivitas dan Efisiensi ... 13
G. Efektivitas dan Efisiensi Gudang ... 13
BAB III PEMBAHASAN
A. Deskripsi Umum Objek Penelitian ... 15
B. Laporan Magang Kerja ... 27
C. Pembahasan ... 29
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 57
B. Saran ... ... 58
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
x
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Jumlah Karyawan ... 24
Tabel 3.2. Jam Kerja Karyawan Managerial dan
Operasional PT. Widya Duta Grafika ... 25
Tabel 3.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi
PT. Widya Duta Grafika ... 25
Tabel 3.4. Daerah Pemasaran PT. Widya Duta Grafika ... 26
Tabel 3.5. Aktivitas yang Dilakukan Selama
Pelaksanaan Magang Kerja ... 28
Tabel 3.6 Rumusan Masalah, Solusi, Implementasi,
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran ... 6
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Widya Duta Grafika ... 18
Gambar 3.1. Bagan Alur Dokumen Pembelian Bahan Baku PT. Widya Duta Grafika ... 31
Gambar 3.2. Bagan Alur Dokumen Usulan Pembelian Bahan Baku ... 34
Gambar 3.3. Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi ... 38
Gambar 3.4. Bagan Alur Dokumen Usulan Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi ... 40
Gambar 3.5. Serah Terima Barang Jadi ... 46
Gambar 3.6. Bagan Alur Dokumen Barang Jadi Masuk Gudang ... 47
Gambar 3.7. Bukti Serah Terima Barang ... 48
Gambar 3.8. Bagan Alur Dokumen Usulan Barang Jadi Masuk Gudang ... 59
Gambar 3.9. Surat Jalan ... 51
Gambar 3.10. Surat Jalan ... 52
Gambar 3.11. Bukti Barang Keluar ... 53
Gambar 3.12. Bagan Alur Dokumen Bukti Barang Keluar ... 54
commit to user
xii
DAFTAR SIMBOL
Simbol Keterangan
Dokumen
Menunjukkan dokumen sebagai masukan atau keluaran
baik secara manual atau secara komputerisasi.
Operasi Manual
Menunjukkan proses yang dikerjakan secara manual.
Offline Storage
Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara
manual.
Arus / Alir
Menunjukkan aliran antar proses.
Operasi Komputer
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keterangan Magang dari Perusahaan
Lampiran 2. Blangko Nilai Magang Dari Perusahaan
commit to user
Kata Kunci : Sistem Administrasi Operasional Gudang, Efektivitas & Efisiensi Gudang, Bahan Baku & Barang Jadi Mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan 2008
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI
GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA
( STUDI KHUSUS PRODUK LKS )
Oleh: Abdul Azis Nim : F3508052
Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan dan keberadaanya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan. Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan manfaat yang signifikan terhadap keberlanjutan proses produksi. Apabila dengan catatan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik sehingga keberadaannya lebih efektif dan efisien.
Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika, mengetahui kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem administrasi operasional gudang persediaan PT. Widya Duta Grafika, mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi operasional gudang pada PT. Widya Duta Grafika. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Data primer yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang dan data sekunder diperoleh dari catatan,buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini. Hasil pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan adalah Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT. Widya Duta Grafika pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing - masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.
commit to user
Keywords: Warehouse Operations Administrative Systems, Effectiveness & Efficiency Warehouse, Raw Materials & Finished Goods
Student Study Program D3 Industrial Management Faculty of Economics University of force Eleven March 2008
ABSTRACT
EVALUATION SYSTEM ADMINISTRATION OPERATIONAL WAREHOUSE
IN ORDER TO INCREASE THE EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY
WAREHOUSE OF RAW MATERIAL AND FINISHED GOODS
PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA
(STUDY OF SPECIAL PRODUCTS LKS)
By:
Abdul Azis Nim : F3508052
Warehouse is one important asset for the company and its existence need supervision and control. This is because the warehouse has a significant impact on company productivity. The existence of the warehouse on a company can provide significant benefits to the sustainability of the production process. If the records management of warehouse operations more optimally and all administrative operations performed well documented that its presence is more effective and efficient.
The purpose of this study was to determine the operational administration system warehouse inventory from raw materials to finished goods at PT. Widya Duta Grafika, knowing the strengths and weaknesses inherent in the operational administration system warehouse inventory PT. Widya Duta Grafika, knowing the level of effectiveness and efficiency of warehouse operations administration system on PT. Widya Duta Grafika. Data used in this study are primary data obtained based on interviews and observations conducted by researchers such as type of raw materials, equipment used in warehouses and secondary data obtained from the records, books and reading data from the company, which is associated with this research. The result of the discussion of issues that are formulated operational administration systems warehouse of raw materials and finished goods at PT. Widya Duta Grafika generally has done well, with the involvement of various functions with duties and responsibilities of the individual - each and are equipped with a document that can be accounted for. Although there are some that are still not standard documentation, eventually will be suggested in this study.
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing
menuntut setiap perusahaan untuk selalu memperhatikan kebutuhan
dan keinginan konsumen serta berusaha memenuhi apa yang mereka
harapkan dengan cara yang lebih memuaskan dari pada yang
dilakukan para pesaing.
Untuk mengantisipasi perubahan yang begitu cepat tersebut maka
perusahaan percetakan dan penerbitan nasional perlu menerapkan strategi
yang tepat agar bisa bersaing dalam memenangkan persaingan yang
semakin tajam. Untuk itulah perlu segera dilakukan pembenahan atau
pengembangan organisasi yang profesional dan bertanggung jawab.
Agar tujuan tercapai diperlukan strategi sebagai pendekatan dan
sistem yang mengelola segala sumber daya yang ada. Pengelolaan atau
manajemen sumber – sumber organisasi memerlukan sistem pengendalian
manajemen, yaitu sistem yang menjamin bahwa organisasi telah menetapkan
strategi secara efektif dan efisien. Maka optimalisasi efektivitas dan efisiensi
pada semua lini yang dimiliki perusahaan harus dilakukan. Salah satu lini
yang sering diabaikan produsen namun sebenarnya memiliki dampak yang
signifikan adalah bagian gudang.
Bagi perusahaan manufaktur, gudang berperan sebagai distributor
untuk menyalurkan bahan baku menuju jalur produksi atau untuk
penyimpanan sementara barang hasil produksi. Respon gudang dalam
menyuplai bahan baku berkaitan dengan proses penyiapan yang
commit to user
2 produksi. Pada dasarnya, fungsi gudang dapat dibagi menjadi fungsi
penerimaan barang dari supplier, fungsi penyimpanan barang sampai barang
tersebut dibutuhkan untuk proses produksi dan berfungsi sebagai terminal
barang yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen.
Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan
dan keberadaanya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan
gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan.
Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan manfaat
yang signifikan terhadap keberlanjutan proses produksi. Apabila dengan
catatan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua
operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik
sehingga keberadaannya lebih efektif dan efisien.
Namun tidak sedikit perusahaan yang belum bisa memanfaatkan
dampak positif dalam pengelolaan gudang. Hal ini disebabkan karena
keterbatasan sumber daya manusia dan keterbatasan sarana pergudangan
yang harus disediakan. Sehingga muncul penilaian bahwa keberadaan
gudang merupakan biaya yang harus ditanggung perusahaan.
Sebaiknya semua aktivitas dalam gudang baik penambahan bahan
atau pengurangan bahan dan barang harus melalui mekanisme pencatatan
ke dalam dokumen. Sebab pengelolaan persediaan bahan baku dan barang
diperlukan dokumen yang menjamin keamanan aset perusahaan tersebut
dari tindakan kriminal. Oleh karena itu petugas gudang atau karyawan divisi
lain tidak boleh memasukan dan mengeluarkan persediaan bahan atau
barang tanpa didukung dokumen yang terstandar.
Dokumen – dokumen administrasi yang menyangkut gudang harus
diketahui dan disetujui pejabat – pejabat yang berwenang dalam perusahaan
serta harus dikirim ke divisi-divisi yang terkait agar terdapat mekanisme yang
commit to user
3 pengelolaan bahan dan bahan jadi dalam gudang demi kelangsungan hidup
perusahaan.
PT. Widya Duta Grafika berusaha untuk meningkatkan kualitas
produksinya demi kepuasan para konsumen. Seperti halnya yang dialami
oleh perusahaan – perusahaan lain PT. Widya Duta Grafika juga tidak lepas
dari himpitan ketatnya tingkat persaingan pasar yang melanda Indonesia.
Untuk tetap bertahan maka PT. Widya Duta Grafika perlu melakukan
pembenahan – pembenahan dalam lingkungan internalnya. Salah satu usaha
yang dilakukan adalah dengan meninjau ulang sistem administrasi
operasional gudang yang telah dilaksanakannya. Hal ini dimaksud untuk
mengetahui seberapa besar tingkat efektivitas dan efisiensi sistem
administrasi gudang yang dilaksanakan PT. Widya Duta Grafika. Sehingga
pihak pengelola perusahaan dapat mengambil keputusan apakah perlu
dilakukan perubahan pada sistem administrasi gudang yang ada atau tidak.
Berdasarkan permasalahan diatas maka perlu dilakukan penelitian
yang berkaitan dengan judul “EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI
OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN
EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG
JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA ”( STUDI KHUSUS
PRODUK LKS ).
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan
masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai
dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika ?
2. Apa yang menjadi kelebihan dan kelemahan sistem administrasi
commit to user
4 3. Apakah fungsi sistem administrasi operasional gudang yang diterapkan
sudah efektif dan efisien?
C. TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari
bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika.
2. Mengetahui kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem
administrasi operasional gudang persediaan PT. Widya Duta Grafika.
3. Mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi operasional
gudang pada PT. Widya Duta Grafika.
D. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat dari penelitian yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Bagi PT. Widya Duta Grafika
Hasil pembahasan dalam tugas akhir ini diharapkan dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam penentuan kebijakan
pengelolaan gudang perusahaan di masa yang akan datang dan dengan
adanya evaluasi diharapkan dapat membantu PT. Widya Duta Grafika
dalam menambah wawasan dan pengetahuan di bidang manajemen
pergudangan.
2. Bagi Peneliti
Hasil penelitian ini diharapkan menambah pengetahuan dan wawasan
dalam manajemen pergudangan, serta dapat mengaplikasikannya di
dalam dunia kerja.
commit to user
5 Diharapkan penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi,
informasi, dan dasar penelitian selanjutnya khususnya bagi mahasiswa
Diploma III Manajemen Industri Fakultas Ekonomi dengan pokok
permasalahan yang sama.
E. Kerangka Pemikiran
Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus
memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan tersebut.
Adapun dokumen tersebut antara lain : surat order, surat perintah kerja, surat
jalan, serah terima barang jadi, lakerang, latirang, surat perintah kirim, surat
order pembelian, dan kartu stok.
Selain itu juga harus memperhatikan segi sumber daya manusianya,
dalam hal ini para karyawan atau pekerja. Dalam penyusunan administrasi
gudang dapat dilakukan dalam beberapa langkah, yaitu :
1. Menganalisis efisiensi sistem administrasi operasional gudang yang
sekarang digunakan yaitu dengan cara membandingkan administrasi
operasional gudang yang sekarang dengan kriteria administrasi
operasional gudang yang baik.
2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dan dari hasil
evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem administrasi yang
digunakan sekarang sudah efektif dan efisien atau belum. Jika administrasi
operasional gudang sudah optimal, maka tidak perlu dilakukan perubahan
atau penambahan, tetapi jika belum optimal maka perlu diberikan usulan
yang sesuai kriteria administrasi operasional gudang yang baik.
3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan
kemudian menganalisis efektivitas dan efisiensinya, jika hasilnya belum
optimal maka terus dilakukan evaluasi dan analisis terhadap beberapa
usulan alternatif usulan administrasi operasional gudang, sampai diperoleh
commit to user
6 Gambar 1.1
Kerangka Pemikiran
Evaluasi Sistem Administrasi Operasional Gudang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Gudang Bahan Baku Dan Barang
Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus LKS)
F. METODE PENELITIAN
1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan secara lansung di
lapangan, kemudian membandingkannya dengan teori yang ada dalam
kajian pustaka dan melakukan pembahasan berdasarkan rumusan Mencatat Alir Pekerjaan
Sistem Administrasi Operasional Gudang Yang Diterapkan
Uji Optimalitas ( Efektivitas dan Efisiensi)
Optimal
Optimal Sistem Administrasi
yang digunakan
Belum Optimal
Evaluasi Sistem Administrasi Yang digunakan
Usulan Sistem Administrasi Operasional
commit to user
7 masalah yang telah ditentukan. Dalam hal ini peneliti melakukan
pengamatan di PT. Widya Duta Grafika.
2. Obyek Penelitian
Objek penelitian adalah sasaran yang akan diambil sumber datanya lebih
lanjut mengenai administrasi operasional gudang. Adapun yang menjadi
objek penelitian adalah PT. Widya Duta Grafika Jl. Honggowongs No. 139
Surakarta.
3. Jenis dan Sumber Data
a. Data primer
Data primer yaitu data yang diperoleh berdasarkan wawancara dan
observasi yang dilakukan oleh peneliti.. Data yang diperoleh seperti
jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang, jenis
produk, jumlah tenaga kerja gudang, urutan proses pelaksanaan
administrasi alur pesan dan terima bahan baku, serta alur proses
keluar barang jadi pada gudang PT.Widya Duta Grafika.
b. Data sekunder
Data sekunder yaitu data yang telah dikumpulkan oleh lembaga
pengumpul data dan dipublikasikan kepada masyarakat pengguna
data (Kuncoro, 2003:127). Data ini diperoleh dari catatan,buku bacaan
dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini
yaitu mengenai struktur organisasi perusahaan dan
gambaran-gambaran umum mengenai perusahaan. Data-data yang dibutuhkan
antara lain:
1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan.
2) Studi kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku – buku yang
berkaitan dengan manajemen pergudangan.
4. Teknik Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:
commit to user
8 Dalam metode observasi, peneliti melakukan pengamatan dan
pencatatan terhadap keadaan atau fenomena yang diamati secara
langsung.
b. Metode Interview
Dalam hal ini, peneliti melakukan wawancara atau tanya jawab secara
langsung kepada Manajer Persediaan dan Umum, Asisten Manajer
Persediaan, Karyawan Pelaksana gudang, Koordinator Administrasi
Gudang, Koordinator Persediaan Bahan Baku, Koordinator Ekspedisi,
Kabag Administrasi dan PPIC,Kabag Produksi, kabag Finishing, HRD.
c. Metode Pengumpulan Data Arsip
Peneliti mencari data informasi dengan cara menyelidiki, melihat, dan
menentukan data-data tertulis berupa catatan, laporan, dokumen,
tulisan ilmiah dan sumber – sumber lainnya yang dapat memberikan
keterangan yang berhubungan dengan masalah penelitian.
5. Metode Pembahasan
Metode pembahasan yang digambarkankan adalah pembahasan
deskriptif, yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara
sistematis, factual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti. Dalam
hal ini peneliti melakukan pengamatan mengenai implementasi sistem
administrasi operasional gudang pada perusahaan dan memberikan
kesimpulan dari hasil pengamatan tersebut serta memberikan usulan
secara teknis kepada perusahaan mengenai administrasi operasional
commit to user
9 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001 : 2). Dalam pengertian yang lain
sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling
berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk
mencapai tujuan yang sama (common purpose) (Hall, 2001 : 5).
Berdasarkan uraian tersebut diproleh kesimpulan bahwa sistem
adalah sekelompok unsur, komponen atau subsistem-subsistem, kerangka
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan skema yang menyeluruh untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Karakteristik Sistem
Sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut
(Mcleod dan Shell, dikutip dalam M.Sukoco, 2007 : 32):
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya.
3. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada
bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan
commit to user
10
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih
mudah dipahami dan dilaksanakan.
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan
baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi
dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
C. Pengertian Gudang
Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai permintaan
(demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya (Bowersox, 2006 :
293).
Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008 : 153), gudang dapat
didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang
yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai
jadwal produksi
Dari beberapa pengertian tersebut diperoleh kesimpulan bahwa
gudang adalah terminal untuk bahan yang akan diproses maupun terminal
untuk produk yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke konsumen.
D. Macam – macam Gudang
Seiring dengan perkembangan dunis usaha yang menuntut adanya
optimalisasi penggunaan gudang, maka macam – macam gudang sering
dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal, 2009 :
49 – 50) :
1. Gudang Campuran (mixing warehouse)
Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan C)
commit to user
11 jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya bervariasi dan
digabungkan saat dikirim.
2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)
Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak
dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke dalam
pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk kemudian
pesanan akan dibagi / dibuat menjadi pengiriman LTL (
Least-than-truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan
dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang.
3. Gudang konsolidasi (consolidation warehouse)
Pesanan skala kecil dari sejumlah suplier dikirimkan ke gudang konsolidasi
yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-than-truckload) dapat
digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk
waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.
Selain macam gudang seperti diatas, masih ada gudang yang dapat
kita bedakan menurut karakteristik material yang akan disimpan. Macam –
macam gudang tersebut adalah (Hadiguna dan Setiawan, 2008 : 155) :
1. Penyimpanan Bahan Baku
Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan
untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya di dalam bangunan
pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula diletakan di luar
bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang
karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang demikian
disebut stockroom karena fungsinya memang menyimpan stok untuk
kebutuhan tertentu.
2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi
Dalam perusahaan manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja
harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur
commit to user
12 berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya,
barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator
berikutnya siap mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi (work
in process storage), yaitu bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah
banyak.
3. Penyimpanan Produk Jadi
Gudang demikian kadang – kadang disebut pula gudang dengan fungsi
menyimpan produk – produk yang telah selesai dikerjakan.
E. Fungsi Pergudangan
Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni : perpindahan,
penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal, 2009 : 55) :
1. Perpindahan (movement)
Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :
a. Penerimaan (receiving)
b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)
c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan
(customer order picking or order selection)
d. Cross Docking
e. Pengiriman (shipping)
2. Penyimpanan (storage)
Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semi
permanen.
3. Transfer Informasi (information transfer)
Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi
commit to user
13 F. Efektivitas dan Efisiensi
Menurut Render dan Heizer (2005), efektif adalah mengerjakan
pekerjaan yang benar. Sedangkan efisien adalah mengerjakan pekerjaan
dengan baik, dengan sumber daya dan limbah yang minimum.
Ricky W. Griffin (2004 : 8), mengemukakan bahwa efektif yaitu
membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan
sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai sumber daya
secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya.
Berdasarkan pendefinisian para pakar mengenai efektifitas dan
efisiensi maka diperoleh kesimpulan bahwa efektifitas adalah kemampuan
untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efisien merupakan kemampuan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan lancar. Dalam hal ini
merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan
(input).
G. Efektivitas dan Efisiensi Gudang
Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan
tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan. Hal inilah yang
melatar belakangi bahwa gudang harus efektif dan efisien.
Makna dari gudang yang efektif adalah, gudang yang ada harus
dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat dari
adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang merupakan
media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas bahan/barang yang
dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat menurunkan kualitas
bahan/barang yang dihasilkan dari proses produksi.
Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan
penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan efisien
commit to user
14 bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang. Gudang yang efisien
bukanlah gudang harus rapi, tetapi harus memperhatikan aspek kemudahan
dalam pencarian bahan/barang dalm rangka pengecekan, maupun
pengambilan bahan/barang.
Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai keterbatasan akan
sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi.
Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan tujuan yang akan
dicapai dan cara menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan
tersebut.
Manajemen menentukan keefektivitasan dan efisiensi kegiatan –
kegiatan organisasi. Efektif mengacu pada pencapaian tujuan sedangkan
efisien mengacu pada penggunaan sumber daya minimum untuk
menghasilkan keluaran (output) yang telah ditentukan.
Selain itu, dengan adanya manajemen gudang yang baik tentu akan
menjamin ketersediaan bahan ketika dibutuhkan oleh bagian produksi.
Sehingga kesesuaian bahan yang diberikan oleh bagian gudang dengan
bahan yang diminta bagian produksi terwujud dalam rangka mendukung
proses produksi agar berjalan lancar.
Dalam rangka mendukung fungsi gudang menjadi support system
bagi bagian produksi, maka perlu diadakannya administrasi operasional
gudang yang sistematis dan terstandar, sehingga pengawasan terhadap
aktivitas operasional gudang serta keadaan bahan/barang dalam gudang
commit to user
15 BAB III
PEMBAHASAN
A. Deskripsi Umum Objek Penelitian
1. Sejarah Berdiri dan Perkembangan Perusahaan
Perusahaan Penerbitan Dan Percetakan PT. Widya Duta Grafika,
didirikan oleh Drs. H. Soetarno. Beliau adalah seorang guru sma 3 Surakarta
dimana beliau mengajar bidang studi Bahasa Indonesia. Alasan berdirinya
perusahaan ini, karena pada tahun 1996-an perusahaan yang bergerak
dalam bidang penerbitan dan percetakan untuk memenuhi sarana dan
prasarana mengajar masih kurang, disamping itu juga untuk mempermudah
kelancaran proses belajar dan mengajar yang serba praktis dan ekonomis.
Perusahaan ini mulanya bernama CV. Widya Duta yang akta
pendirianya dikukuhkan dengan akte R.Moeljatmo No. 20 tanggal 20 Maret
1976. Perusahaan ini bergerak dalam industri percetakan, penjilitan dan
penerbitan. CV. Widya Duta pada mulanya memproduksi jenis barang dan
jasa hasil cetakan yang berupa buku pelajaran Bahasa Indonesia karangan
Drs. H. Soetarno untuk memenuhi kebutuhan siswa SMU Negeri 3 Surakarta
saja, dengan cara percetakan menggunakan mesin stensil.
Mempertimbangkan adanya tanggapan yang positf dari sekolah –
sekolah lain terhadap buku – buku yang diterbitkan oleh CV. Widya Duta,
maka percetakan dan penerbitannya mengalami kemajuan dan
perkembangan dari waktu ke waktu sejalan dengan perkembangan
perusahaan yang cukup pesat. Jenis buku yang dicetak dan diterbitkan juga
mengalami perubahan, dimana tidak saja buku bahasa indonesia tetapi juga
commit to user
16 lainnya, yaitu buku pelajaran untuk SD, SLTP dan SMU. Buku – buku yang
diterbitkan juga mengalami peningkatan baik dari segi kuantitas maupun
kualitas.
Perkembangan perusahaan yang pada awal pencetakan hanya
distensil, kemudian meningkat dicetak dengan mesin letter press ( cetak
tinggi ). Letter press ini pada mulanya hanya dengan mesin hand press, yaitu
mesin cetak yang pengoperasiannya belum menggunakan tenaga listrik.
Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka perusahaan
menggunakan mesin degel press, yaitu mesin cetak yang pengoperasiannya
dengan tenaga listrik. Selanjutnya berkembang lagi dan meningkat dengan
mesin yang lebih besar, yaitu mesin silinder press.
Perkembangan selanjutnya sampai sekarang adalah dengan
menggunakan mesin sheet fed offset (mesin offset ukuran palno/ukuran
lembaran) maupun mesin web offset (mesin offset ukuran rol/kertas
gulungan).
Tahun 1993 CV. Widya Duta tercatat sebgai anggota Ikatan Penerbit
Indonesia ( IKAPI ) dengan Nomor SIUP : 243 / 11 / 16 / PB / XI / 1993 / P.
Pada tanggal 16 september 2004 CV. Widya Duta berubah nama menjadi
PT. Widya Duta Grafika. Perubahan ini berdasarkan akte Notaris Sunarto, SH
tanggal 16 September 2004 No. 91.
Kegiatan usaha penerbit dan percetakan PT. Widya Duta Grafika ini
terus mengalami perkembangan dan diharapkan pada tahun – tahun
mendatang mampu menyerap tenaga kerja yang lebih banyak lagi sehingga
berperan serta turut membantu pemerintah mengurangi pengangguran.
PT. Widya Duta Grafika memiliki Visi dan Misi yang melatarbelakangi
didirikannya perusahaan ini. Visinya adalah meningkatkan kecerdasan
commit to user
17 adalah meningkatkan citra perusahaan sebagai penerbit dan percetakan
yang mengemban nilai – nilai profesionalisme dengan semboyan “ Bersama
mencapai tujuan dan keja sama saling menguntungkan merupakan landasan
utama didalam mewujudkan pendidikan bangsa yang lebih kokoh “.
Penerbit dan percetakan PT. Widya Duta grafika ini merupakan
perusahaan swasta, modal kerja yang dipakai adalah modal sendiri yang
berupa persediaan uang tunai dan keuntungan yang diperoleh dari hasil
penjualan. Sekarang PT. WIDYA DUTA GRAFIKA terletak di Jl.
Honggowongso No. 139 Surakarta. Produk yang dihasilkan PT. WIDYA
DUTA GRAFIKA berupa buku Lembar kerja Siswa dan buku bacaan.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya adalah
sangat tergantung pada kelompok – kelompok manusia yang ada di
organisasi tersebut, baik sebagai pimpinan maupun bawahan. Bagi suatu
perusahaan organisasi merupakan gambaran secara sistematis mengenai
pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan antara
bagian dalam suatu organisasi.
Menurut hubungan kerja yang terdapat pada PT. Widya Duta Grafika
Surakarta, dapat disebut dengan organisasi lini atau garis karena
menunjukan adanya pelimpahan dari atasan kebawahan. Dengan adanya
pelimpahan dari atasan kebawahan, maka dituntut adanya
pertanggungjawaban bawahan kepada atasannya. Disamping adanya
wewenang dan tanggung jawab antara direktur dengan manajer bagian
seringkali dilakukan koordinasi dalam melakukan tugasnya.
Adapun struktur organisasi yang ada di dalam PT. Widya Duta
Grafika Surakarta adalah sebagaimana terpampang dalam gambar 2.1
commit to user
commit to user
19 Berdasarkan gambar, struktur organisasi pada PT. Widya Duta
Grafika Surakarta dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Komisaris Utama
1) Memimpin perusahaan baik di dalam maupun di luar organisasi.
2) Menetapkan suatu peraturan yang berlaku di perusahaan.
3) Mengadakan kerja sama dengan perusahaan lain.
b. Direktur Utama
1) Melakukan koordinasi atas perencanaan strategis.
2) Memberikan komitmen terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu.
3) Memberikan persetujuan surat peringatan.
4) Memberikan persetujuan pemutusan hubungan kerja.
5) Memberikan arahan kepada wakil direktur dan para manajer.
c. Wakil Direktur
1) Melakukan koordinasi atas perencanaan kerja bersama dengan direktur
utama.
2) Memberikan arahan kepada para manajer.
3) Melakukan tugas yang dilakukan oleh direktur utama jika berhalangan
hadir.
commit to user
20 1) Mengkoordinir semua pekerjaan yang ada dibawahnya.
2) Melaporkan hasil kerja atau kegiatan kepada direktur utama.
3) Memberikan solusi terhadap masalah yang berasal dari manajer
dibawahnya.
4) Membuat kebijaksanaan yang menyangkut proses kerja dibidangnya.
e. Manajer Pracetak
1) Membuat laporan kepada Direksi setiap bulan dalam rapat rutin.
2) Merencanakan sistem kerja di bagian pracetak.
3) Membagi tugas editorial dan lay out kepada Supervisor Editor dan
Supervisor Lay Out.
4) Mengkoordinir bagian naskah, editorial, setter, illustrasi, composing,
deasin grafis, dan repro dalam penyelesaian tugas masing – masing
bagian.
5) Membina hubungan baik dengan penulis.
6) Mengontrol alur naskah di bagian pracetak.
f. Manajer Produksi
1) Membuat penjadwalan produksi dan pemanfaatan mesin yang ada
secara terarah dan terencana.
2) Menjalankan operasi produksi sesuai dengan informasi permintaan
produksi dari bagian marketing atas persetujuan General Manajer.
3) Mencatat dan mengadministrasikan semua aktivitas produksi dalam
bentuk laporan yang disampaikan secara rutin dan periodik kepada
commit to user
21 4) Membuat laporan rutin dan periodik berdasarkan proses, sehingga
dapat diketahui biaya aktual produksi, harga pokok penjualan dan biaya
overhead yang disampaikan kepada Ka. Bag Akuntansi.
5) Membuat secara dini bahan – bahan cacat atau rusak yang terjadi
sebelum dilanjutkan ke proses selanjutnya.
g. Manajer Pemasaran Jasa Cetak dan Quality Control
1) Membagi dan mengatur tugas tenaga pemasaran termasuk mengatur
sasaran dan rute perjalanan.
2) Mengawasi dan menilai hasil kerja harian tenaga pemasaran.
3) Mengkoordinasikan pencapaian hasil pemasaran tiap hari.
4) Mengkoordinasikan dengan meeting penentuan dan evaluasi hasil
pemasaran mingguan.
5) Meneliti dan mengesahkan usulan kebutuhan operasional tenaga
pemasaran.
6) Melaksanakan Subkontrakting jika diperlukan.
7) Membuat laporan bulanan mengenai kegiatan pemasaran.
8) Merangkap sebagai tenaga pemasaran.
h. Manajer Pemasaran Proyek
1) Membuat program kerja dan estimasi pendapatan sesuai marketshare
dan peluang pasar proyek berdasarkan yang telah difollow-up
commit to user
22 2) Mencari peluang dan melakukan approach/lobby untuk mendapatkan
proyek pengadaan buku atau cetakan dari instansi pemerintah ( Dinas
pendidikan, Depag, Pemda, KPUD dan Instansi pemerintah terkait
lainnya).
3) Mewakili pihak direksi untuk melakukan pendaftaran perusahaan dalam
rangka Lelang atau Tender yang diadakan oleh instansi pemerintah.
4) Mengawal/mendampingi panitia proyek yang mempunyai hubungan
kerja/berkunjung ke Kantor Pusat.
5) Membuat evaluasi dan progress report mingguan mengenai kegiatan
Pemasaran Proyek kepada Direktur Pemasaran.
i. Manajer Lembar Kerja Siswa (LKS)
1) Membuat program kerja, budgeting cost dan target penjualan Buku LKS
selama 1 (satu) tahun.
2) Membuat perencanaan cetak buku LKS dan estimasi pasar termasuk
dalam hal ini menentukan jadwal pengiriman buku yang akan
didistribusikan ke Pos – pos penjualan di daerah sesuai permintaan
pasar.
3) Melakukan research & depelovement terhadap situasi pasar buku LkS
dan membuat strategi penjualan yang tepat untuk mengantisipasi
produk pesaing.
4) Melakukan promosi produk dan menjalin hubungan yang baik dengan
pelanggan.
5) Membuat evaluasi dan progress report mingguan mengenai kegiatan
commit to user
23 j. Manajer Persediaan dan Keuangan
1) Merencanakan anggaran pendapatan dan biaya bersama dengan kepala
bagian pembelian, manajer pemasaran dan produksi serta bagian umum.
2) Mengatur arus kas dan posisi likuidasi perusahaan.
3) Menyusun laporan keuangan baik untuk kepentingan intern maupun
ekstern.
4) Melaporkan aktifitas keuangan secara periodik kepada Direktur Utama.
k. Manajer Personalia dan Umum
1) Secara harian mengontrol dan memeriksa laporan administrasi yang
dibuat oleh staf personalia.
2) Memeriksa data – data kepersonaliaan yang diarsip oleh personalia.
3) Menyelengarakan penarikan karyawan baru (recruitment SDM).
4) Mengatur dan mengesahkan seluruh ijin karyawan.
5) Menganalisis data presensi dan kedisiplinan kerja karyawan untuk
ditindak lanjuti.
6) Memeriksa, mengatur dan memelihara semua fasilitas perusahaan
seperti gedung, instalasi dan inventaris perusahaan.
7) Meminimalkan keluhan dan hambatan yang berhubungan dengan
transportasi
8) Melayani semua keperluan Direktur dan keluarga.
9) Memeriksa kebersihan, kerapian dan keindahan ruang kerja, lingkungan
commit to user
24 3. Personalia
Untuk mengembangkan karyawannya, perusahaan memberikan
kesempatan kepada para karyawan untuk mengikuti pelatihan (training) dan
kursus-kursus baik yang diselenggarakan di dalam lingkungan perusahaan
maupun di luar perusahaan.ujuan dari pelatihann dan kursus-kursus ini untuk
meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan para karyawan dalam bidang
masing-masing.
a. Jumlah Karyawan
TABEL 3.1 Jumlah Karyawan
Karyawan Jumlah
Karyawan Karyawan Managerial dan Operasional 71 orang
Karyawan bagian Produksi 96 orang
Jumlah 167 orang
Sumber: PT Widya Duta Grafika
b. Tingkat Pendidikan Karyawan
Untuk karyawan,baik pada bagian managerial maupun pada
bagian produksi,tingkat pendidikan sangatt diperhatikan. Adapun
tujuannya adala untuk mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai
dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Tingkat pendidikan karyawan
yang ada pada PT Widya Duta Grafika adalah sebagai berikut:
1) SLTP : 40 orang 3) D3 : 21 orang
commit to user
Jam Kerja Karyawan Managerial dan Operasional PT Widya Duta Grafika
HARI JAM KERJA KETERANGAN
Senin s/d Kamis
Sumber: PT Widya Duta Grafika
TABEL 3.3
Jam Kerja Karyawan bagian Produksi PT Widya Duta Grafika
commit to user
26 d. Daerah Pemasaran
TABEL 3.4
Daerah Pemasaran PT Widya Duta Grafika
NO POS
POS PEMASARAN PT WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA
commit to user
27 B. Laporan Magang Kerja
1. Pengertian Magang kerja
Magang kerja adalah suatu praktek kerja nyata sebagai persyaratan
menyusun tugas akhir yang merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada program studi D3 Manajemen Industri
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
Pelaksanaan magang kerja dimaksudkan untuk memberikan
kesempatan kepada mahasiswa dalam pengamatan dilapangan terhadap
materi – materi yang didapat selama masa kuliah. Dengan adanya magang
kerja diharapkan mahasiswa dapat memperoleh media untuk mendapatkan
pengalaman sejak dini untuk melatih kemampuan atau ketrampilan yang
nantinya bisa digunakan dibidang usaha industri.
Pada waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain
menerapkan ilmu yang didapat pada waktu berada di bangku perkuliahan,
juga melakukan penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk
menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh akan diolah dan kemudian akan
dicari solusi atau penyelesaiannya.
2. Tujuan Magang Kerja
Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa Program Studi
D3 Manajemen Industri fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
dilaksanakan untuk mencapai tujuan :
a. Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu dari bangku perkuliahan dengan
realita yang ada di lapangan.
b. Untuk lebih mengenal dan mengetahui lokasi kerja praktik secara umum
commit to user
28 c. Agar mahasiswa mengetahui permasalahan – permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan industri dan juga cara pemecahannya.
d. Agar mengenal dan merasakan sendiri situasi dan kondisi kerja
sebenarnya.
3. Kegiatan Magang Kerja
Magang kerja dilaksanakan mulai tanggal 21 Februari 2011 sampai
dengan tanggal 21 Maret 2011 (Surat Keterangan Magang Terlampir).
Magang kerja dilaksanakan pada bagian Gudang Bahan Baku dan Barang
Jadi PT. Widya Duta Grafika. Tabel 3.1 dibawah ini menyajikan aktivitas yang
dilakukan selama pelaksanaan magang kerja.
Tabel 3.5
Aktivitas yang Dilakukan Selama Pelaksanaan Magang Kerja
No Minggu Ke Aktivitas
1 I Pengenalan :
- Daftar ulang magang di Bagian Personalia - Observasi lingkungan kerja
- Penjelasan Job Description
- Magang di Bagian Gudang
- Pengenalan Gudang secara detail
2 II Magang di Bagian Gudang : Administrasi operasional
gudang.
3 III Observasi Lapangan :
- Observasi ke Bagian Proses Produksi
- Observasi ke Gudang barang jadi dan bahan baku - Observasi ke Bagian Pembelian
4 IV Magang di Bagian Persediaan dan Keuangan
- Administrasi operasional persediaan dan keuangan - Mendokumentasikan seluruh kegiatan operasional
gudang
commit to user
29 C. PEMBAHASAN
1. Sistem Administrasi Operasional Gudang Persediaan Mulai Dari
Bahan Baku Sampai Barang Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika
Dalam rangka pengawasan aset yang dimiliki perusahaan berupa
bahan baku dan barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika. Peneliti
melakukan evaluasi sistem yang bertujuan untuk mengetahui prosedur
kerja yang sedang dikerjakan sebagai dasar perancangan atau perbaikan
pada sistem yang lama. Dari hasil evaluasi dapat diketahui kelebihan dan
kekurangan sistem yang lama sehingga dapat memudahkan dalam
menemukan data atau fakta yang akan dijadikan bahan uji menuju
perancangan sistem yang lebih baik dan dapat memecahkan
permasalahan – permasalahan yang ada di PT. Widya Duta Grafika.
Berikut adalah prosedur dan dokumen yang berjalan menguraikan
secara sistematis aktifitas - aktifitas yang terjadi dalam sistem administrasi
operasional gudang bahan baku :
a. Prosedur sistem administrasi operasional pembelian bahan baku secara
tunai yang berjalan pada PT. Widya Duta Grafika :
1) Bagian Gudang/ Divisi persediaan
a) Kabag Persediaan memeriksa stok barang (kartu stok gudang),
jika persediaan menunjukan batas minimal maka sub divisi gudang
bahan baku dan penolong membuat Permintaan Pembelian Bahan
(PPB) sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian
pembelian dan lembar 2 diarsip tetap. Penerbitan PPB sesuai
dengan kebutuhan divisi produksi dan di setujui oleh Kabag
Persediaan, Manajer Produksi dan Kabag Produksi.
b) Sub divisi gudang bahan baku dan penolong menerima Faktur
Barang (FB) dan Surat Jalan (SJ) bersama barang dari supplier.
commit to user
30 Terima Barang (Latrirang) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2
untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap.
2) Bagian Pembelian
a) Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh
bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Order
Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar. SOP lembar 1 dikirim ke
supplier, lembar 2 ke bagian keuangan dan SOP lembar 3 diarsip
tetap.
b) Menerima SJ dan FB dari bagian gudang untuk dicek dengan SOP
yang diterbitkan bagian pembelian. Kemudian SJ dan FB
diserahkan ke bagian keuangan.
c) Bagian pembelian menerima Latrirang lembar 1 dan 2. Lembar 1
di serahkan ke bagian keuangan dan lembar 2 di arsip tetap.
3) Bagian keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, Latrirang, FB dan SJ dari bagian
pembelian, kemudian di tandatangani sebagai otorisasi pembayaran
yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat Surat Tanda
Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1
bersama SOP lembar 2, Latrirang lembar 1, FB dan SJ dikirim ke
bagian akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke supplier.
4) Bagian Akuntansi
Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, Latrirang, FB dan SJ dari bagian
keuangan maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan
commit to user
31
Gudang Suplier Pembelian Keuangan Akuntansi
Memeriksa
commit to user
32 Dokumen– dokumen pembelian bahan baku pada PT. Widya Duta Grafika: 1) Permintaan Pembelian Bahan (PPB) 2 lembar
2) Surat Order pembelian (SOP) 3 lembar
3) Surat Jalan (SJ) 1 lembar dari supplier
4) Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier
5) Laporan Terima Barang (latrirang) 3 lembar
6) Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar
Usulan prosedur sistem pembelian bahan baku secara tunai : 1) Bagian Gudang/ Divisi persediaan
a) Kabag Persediaan memeriksa stok barang (kartu stok gudang),
jika persediaan menunjukan batas minimal maka sub divisi gudang
bahan baku dan penolong membuat Permintaan Pembelian Bahan
(PPB) sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian
pembelian dan lembar 2 diarsip tetap. Penerbitan PPB sesuai
dengan kebutuhan divisi produksi dan di setujui oleh Kabag
Persediaan, Manajer Produksi dan Kabag Produksi.
b) Sub divisi gudang bahan baku dan penolong menerima SOP
lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur barang (FB) dan
Surat Jalan (SJ) bersama barang dari supplier. Kemudian
mencocokan SOP lembar 2 , FB, SJ dan barang. Membuat
Laporan Terima Barang (Latrirang) sebanyak 3 lembar. Lembar 1
dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip
tetap. SOP, FB dan SJ diserahkan ke bagian keuangan kemudian
commit to user
33 2) Bagian Pembelian
a) Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh
bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat
Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH
lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap.
Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan
ajukan, maka supplier mengirim Surat Penawaran Harga (SPH).
b) Bagian Pembelian kemudian akan menyeleksi supplier yang paling
menguntungkan dan membuat Surat Order Pembelian (SOP)
sebanyak 3 lembar. SOP lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke
bagian gudang untuk digunakan dalam mencocokan barang,
setelah selesai lembar 2 diberikan ke bagian keuangan dan SOP
lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian.
c) Menerima Latrirang lembar 1 dan 2, SOP, FB dan SJ untuk
dilakukan pengecekan ulang kembali sesuai dengan SOP lembar
3. Setelah selesai dicek maka Latrirang lembar 2 diarsip tetap dan
Latrirang lembar 1, SOP, FB serta SJ diserahkan ke bagian
keuangan.
3) Bagian Keuangan
Setelah menerima Latrirang lembar 1, SOP, FB serta SJ, maka
dilakukan otorisasi. Kemudian membuat Surat Tanda Terima
Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier,
lembar 2 ke bagian akuntansi, dan lembar 3 diarsip tetap.
commit to user
34 Menerima STTP lembar 2, Latrirang lembar 1, SJ dan FB dari bagian
Keuangan yang akan dicocokan dan selanjutnya melakukan
penjurnalan.
Gudang Suplier Pembelian Keuangan Akuntansi
Memeriksa
Bagan Alur Dokumen Usulan Pembelian Bahan Baku
commit to user
35 Keterangan :
PPB : Permintaan Pembelian Bahan
SOP : Surat Order Pembelian
FB : Faktur Barang
SJ : Surat Jalan
Latrirang : Laporan Terima Barang
STTP : Surat Tanda Terima Pembayaran
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
b. Prosedur sistem administrasi operasional barang jadi yang berjalan pada
PT. Widya Duta Grafika :
1) Bagian Pemasaran
a) Manajer pemasaran menerima formulir Sales Order dari sales,
kemudian berdasarkan formulir sales order bagian pemasaran
membuat data order untuk dijadikan laporan kepada bagian
keuangan. Data dari sales order kemudian diolah sesuai dengan
kriteria bagian pemasaran. Bagian pemasaran kemudian membuat
Surat Order yang kemudian diterbitkan ke bagian produksi dan
bagian gudang. Formulir Sales Order kemudian diarsip tetap.
b) Bagian pemasaran menerima Laporan Produksi dari bagian
produksi dan Laporan Stock Barang Jadi dari bagian gudang.
Berdasarkan Laporan Produksi dan Laporan Stock Produksi
commit to user
36 (Superim), dan Stock gudang. Laporan Produksi dan Stock
gudang kemudian diarsip tetap oleh bagian pemasaran,
sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.
c) Surat Jalan lembar 4 dari gudang diterima dan diarsip tetap
sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang.
2) Bagian Keuangan
a) Bagian keuangan menerima Laporan Order dari bagian
pemasaran dan dicatat data order kemudian di lakukan verifikasi.
Laporan Order kemudian diarsip tetap.
b) Menerima Surat Jalan lembar 1 dari bagian gudang, sebagai dasar
untuk membuat Surat Penagihan sebanyak 2 lembar. Surat
Penagihan lembar 2 digunakan untuk membuat Laporan
Keuangan dan diarsip tetap, lembar 1 diserahkan ke customer .
3) Bagian Produksi
a) Berdasarkan Surat Order dan Surat Perintah Kerja (SPK) dari
bagian pemasaran maka bagian produksi membuat Surat Perintah
Kerja (SPK) ke bagian gudang untuk disediakannya bahan baku.
SPK dan Surat Order di serahkan ke bagian gudang. SPK dari
bagian pemasaran diarsip tetap.
b) Laporan Keluar Barang (Lakerang) dari bagian gudang, diperiksa
dan dicocokan dengan barang untuk kemudian diacc dan diarsip
tetap.
c) Membuat Laporan Produksi, Serah Terima Barang jadi (STBJ) 2
commit to user
37 diserahkan ke bagian pemasaran, dan STBJ disertakan dalam
proses memasukan barang jadi ke gudang. Kartu Stock Produksi
diarsip tetap.
e) Lembar 1 STBJ diterima kembali setelah di acc oleh bagian
gudang, kemudian diarsip tetap.
4) Bagian Gudang
a) Bagian gudang menyiapkan bahan dan membuat Laporan Keluar
Barang (Lakerang) 2 lembar berdasarkan Surat Perintah Kerja dari
bagian produksi dan Surat Order dari Pemasaran. Lakerang
lembar 1 diserahkan ke bagian produksi, Lakerang lembar 2
digunakan untuk bahan dalam mencatat stock bahan baku. Surat
Order dan Lakerang lembar 2 diarsip tetap.
b) STBJ diisi sesuai dengan barang jadi yang masuk kemudian diacc
oleh penerima dan pembawa. Setelah itu bagian gudang membuat
Laporan Stock barang Jadi dan mencatat Kartu Stock. Laporan
Stock Barang Jadi diserah ke bagian pemasaran, sedangkan Kartu
Stock diarsip tetap.
c) Berdasarkan Surat Perintah Kirim (Superim) dari bagian
pemasaran, bagian gudang membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 4
lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 ke pembawa,
lembar 3 diarsip tetap oleh bagian gudang, dan lembar 4 ke bagian
commit to user
38
Customer Pemasaran Keuangan Produksi Gudang
Sales Order Sales Order
Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi
commit to user
39 Dokumen – dokumen administrasi operasional barang jadi pada
PT. Widya Duta Grafika :
1) Sales Order
2) Surat Order
3) Laporan Order
4) Surat Perintah Kerja (SPK)
5) Laporan Kerang Barang (Lakerang) 2 lembar
6) Serah Terima Barang Jadi (STBJ) 2 lembar
7) Laporan Produksi
8) Kartu stock Produksi
9) Laporan Stock Barang Jadi
10) Kartu stock Barang Jadi
11) Surat perintah Kirim (Superim)
12) Surat Jalan (SJ) 4 lembar
commit to user
40
Customer Pemasaran Keuangan Produksi Gudang
Sales Order Sales Order Produksi, Superim dan
Stock gudang
Bagan Alur Dokumen Usulan Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi
commit to user
41 Usulan sistem administrasi operasional barang jadi :
1) Bagian Pemasaran
a) Manajer pemasaran menerima formulir Sales Order dari sales,
kemudian berdasarkan formulir sales order bagian pemasaran
membuat data order untuk dijadikan laporan kepada bagian
keuangan. Data dari sales order kemudian diolah sesuai dengan
kriteria bagian pemasaran. Bagian pemasaran kemudian membuat
Surat Order yang kemudian diterbitkan ke bagian produksi dan
bagian gudang. Formulir Sales Order kemudian diarsip tetap.
b) Bagian pemasaran menerima Laporan Produksi dari bagian
produksi dan Laporan Stock Barang Jadi dari bagian gudang.
Berdasarkan Laporan Produksi dan Laporan Stock Produksi
pemasaran membuat Laporan Produksi, Surat Perintah Kirim
(Superim), dan Stock gudang. Laporan Produksi dan Stock
gudang kemudian diarsip tetap oleh bagian pemasaran,
sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.
c) Surat Jalan lembar 4 dari gudang diterima dan diarsip tetap
sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang.
2) Bagian Keuangan
a) Bagian keuangan menerima Laporan Order dari bagian
pemasaran dan dicatat data order kemudian di lakukan verifikasi.
Laporan Order kemudian diarsip tetap.
b) Menerima Surat Jalan lembar 1 dari bagian gudang, sebagai dasar
untuk membuat Surat Penagihan sebanyak 2 lembar. Surat
Penagihan lembar 2 digunakan untuk membuat Laporan
commit to user
42 3) Bagian Produksi
a) Berdasarkan Surat Order dan Surat Perintah Kerja (SPK) dari
bagian pemasaran maka bagian produksi membuat Surat Perintah
Kerja (SPK) ke bagian gudang untuk disediakannya bahan baku.
SPK dan Surat Order di serahkan ke bagian gudang. SPK dari
bagian pemasaran diarsip tetap.
b) Laporan Keluar Barang (Lakerang) dari bagian gudang, diperiksa
dan dicocokan dengan barang untuk kemudian diacc dan diarsip
tetap.
c) Membuat Laporan Produksi, Bukti Serah Terima Barang Jadi
(BSTB) 2 lembar dan mencatat Kartu Stock Produksi. Laporan
Produksi diserahkan ke bagian pemasaran, dan BSTB diisi sesuai
dengan jumlah barang kemudian disertakan dalam proses
memasukan barang jadi ke gudang bersama dengan Kartu Stock
Produksi sebagai alat bantu pembanding.
e) Lembar 1 Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB) yang telah di
acc oleh bagian gudang, diarsip tetap bersama dengan Kartu
Stock Produksi.
4) Bagian Gudang
a) Bagian gudang menyiapkan bahan dan membuat Laporan Keluar
Barang (Lakerang) 2 lembar berdasarkan Surat Perintah Kerja dari
bagian produksi dan Surat Order dari Pemasaran. Lakerang
lembar 1 diserahkan ke bagian produksi, Lakerang lembar 2
digunakan untuk bahan dalam mencatat stock bahan baku. Surat
commit to user
43 b) Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB), Kartu Stock Produksi
diperiksa sesuai dengan barang jadi yang masuk, kemudian diacc
oleh penerima dan pembawa. Setelah itu bagian gudang membuat
Laporan Stock barang Jadi dan mencatat Kartu Stock berdasarkan
BSTB lembar 2. Laporan Stock Barang Jadi diserah ke bagian
pemasaran, sedangkan Kartu Stock dan BSTB diarsip tetap.
c) Berdasarkan Surat Perintah Kirim (Superim) dari bagian
pemasaran, bagian gudang membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 4
lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 ke pembawa,
lembar 3 diarsip tetap oleh bagian gudang, dan lembar 4 ke bagian
pemasaran.
2. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Administrasi Operasional Gudang
Persediaan Pada PT. Widya Duta Grafika
Berdasarkan penelitian di atas maka didalam sistem administrasi
operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika terdapat
beberapa kelebihan, antara lain sebagai berikut :
a. Dalam menjalankan kegiatannya perusahaan menyusun struktur
organisasi dengan menggunakan sistem garis atau lini yang
menempatkan masing - masing kepala bagian bertanggung jawab dan
menjalankan fungsi pengawasan dalam bagiannya.
b. Perusahaan dalam melakukan pembelian bahan baku melibatkan
empat bagian, yaitu, bagian produksi, bagian pembelian, bagian
gudang dan bagian keuangan.Tidak ada transaksi yang dilakukan
