TUGAS AKHIR
SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN
Oleh:
PUTRI NANDA SIREGAR 062102143
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr.wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah memberikan
limpahan rahmat dan taufik-Nya serta shalawat teriring salam atas junjungan Nabi
besar Muhammad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam
menyelesaikan pendidikan program Diploma III pada Universitas Sumatera Utara.
Meskipun dalam penyusunannya masih banyak kekurangan, namun Tugas Akhir
ini dapat dijadikan sebagai bahan diskusi dalam mempelajari dan mendalami
tentang Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas secara singkat. Pada kesempatan ini
tak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada orang-orang yang telah banyak
membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
Dosen pembimbing penulis yang telah membantu penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
3. Bapak Iskandar Muda SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma
4. Indi Patricia SE beserta seluruh staf dan karyawan PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan yang telah banyak membantu penulis dalam memberikan data
dan informasi yang diperlukan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
5. Kepada kedua orang tua penulis (ayahanda Muhammad Asmar Siregar S.sos
dan Ibunda Masdewi P) yang selalu memberikan motivasi, material dan moril
serta doa yang tidak putus-putusnya kepada penulis.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna, karna itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat
membangun demi kesempurnaan dan perbaikan kesalahan penulisan di
masa-masa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi penulis dan bagi pihak pembaca sekalian.
Medan, Juni 2009
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian ... 4
2. Laporan Penelitian ... 5
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi & Personalia ... 9
C. Job Description (Uraian Tugas) ... 11
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 15
E. Kinerja Usaha Terkini ... 16
F. Rencana Kegiatan ... 17
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan ... 22
C. Pengendalian Intern Kas ... 28
D. Pemeriksaan Kas ... 31
E. Sistem Dana Kas Kecil ... 34
BAB IV. PENUTUP A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 41
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam sektor perekonomian yang menunjang pembangunan negara kita ini,
telah banyak perusahaan-perusahaan swasta maupun perusahaan milik negara
yang berkembang dengan pesat. Perusahaan dalam dunia bisnis selalu berusaha
untuk mengikuti perkembangan yang terjadi. Dengan berbagai jenis usaha yang
selalu bersaing dalam memenuhi pangsa pasar, maka perusahaan dituntut untuk
mencapai kualitas produk yang baik, perindustrian yang semakin cepat, dan
produk-produk yang bervariasi, agar dapat mengelola sumber daya perusahaan
yang sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dalam pengambilan keputusan
yang tepat.
Kondisi ataupun tujuan yang diharapkan perusahaan yaitu mencari laba atau
keuntungan, meningkatkan efisiensi dalam seluruh operasi perusahaan serta untuk
mendorong kepatuhan pada kebijakan dan prosedur yang telah digariskan
manajemen. Dengan keuntungan yang diperoleh tersebut perusahaan akan mampu
mempertahankan kelangsungan hidupnya. Oleh karena itu para manajer harus
dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan perusahaan
yang diterima, perusahaan harus dapat menanggungjawabi kas dan pengeluaran
serta sarana yang dipercayakan kepada perusahaan ini.
Setiap perusahaan yang memperoleh laba atau keuntungan, baik yang
suatu kondisi ataupun masalah. Kondisi tersebut yaitu pengelolaan dan
pengawasan yang berkaitan dengan pengelolaan harta yang berbentuk kas.
Masalah yang dihadapi perusahaan dapat berakibat hilangnya kendali, antara lain
seperti: kekeliruan yang tidak disengaja dalam pencatatan atau pemrosesan data,
kesengajaan karyawan dalam melaporkan fakta secara salah (yaitu penipuan dan
penggelapan).
Aktiva yang paling lancar yang sering digunakan dalam operasi perusahaan
adalah kas. Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order) atau
kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk Draft Bank atau Cek Bank.
Lazimnya, kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima Bank untuk
disetor kerekening bank. Begitu mudahnya mentransfer uang, sehingga aktiva
yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan adalah kas.
Masalah kas adalah masalah yang paling sering diselewengkan, karena
merupakan aktiva yang bernilai dari aktiva lain, dan juga karena bentuknya yang
kecil, tidak diketahui pemiliknya, dapat dipindahtangankan dengan cepat serta
diperlukan setiap orang. Untuk menjamin transaksi yang sehubungan dengan kas,
harus dilakukan sesuai dengan menjaga keamanan kas tersebut dan diperlukan
faktor-faktor pendukung untuk melancarkan usaha. Berdasarkan uraian singkat
diatas maka suatu sistem akuntansi yang dipersiapkan dengan baik akan
menghasilkan kelangsungan hidup bagi perusahaan. Karena itu peneliti merasa
tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam
tugas akhir ini tentang ” SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA
B. Permasalahan
Sistem Akuntansi pengeluaran kas sangat penting yaitu untuk menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap pengeluaran kas yang dapat
merugikan perusahaan. Sistem pemrosesan pengeluaran kas dimaksudkan untuk
membayar pengeluaran yang telah diotorisasi dan didistribusikan secara akurat
dan secepatnya. Adapun permasalahan dalam penelitian ini adalah: ”Apakah
penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan telah efektif”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian
Pada bab ini tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas
yang dilaksanakan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan,
2. untuk mengetahui kebijakan yang ditetapkan pada PT KAHAR DUTA
SARANA Cabang Medan dalam mengelola Pengeluaran Kas,
3. untuk mengetahui kondisi dan perkembangan pada PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan dilihat dari Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas.
Manfaat Penelitian
Sedangkan manfaat dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. bagi peneliti, sebagai bahan masukan dan tambahan pengetahuan jika
sewaktu–waktu penulis dihadapkan pada masalah yang berhubungan
2. bagi perusahaan, untuk memberikan sumbangan pemikiran sesuai dengan
kemampuan penulis kepada Perusahaan dalam menyempurnakan metode-
metode yang digunakan dalam membuat perencanaan dan kebijakan yang
tepat untuk masa yang akan datang,
3. bagi pembaca, diharapkan dapat menjadi bahan rujukan atau sumber
informasi bagi yang ingin mempelajari dan membahas lebih jauh tentang
sistem pengeluaran kas.
D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
persiapan melaksanakan survei, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan
data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir, serta
penyempurnaan tugas akhir. Jadwal kegiatan untuk lebih jelasnya dapat
dilihat di tabel jadwal kegiatan berikut ini.
No. Kegiatan
April Mei
Minggu Minggu
I II III IV I II III IV A. Persiapan
1. Pelaksanaan Survei untuk
mendapatkan topik tugas akhir.
2. Bimbingan untuk pelaksanaan
tugas akhir.
B. Pelaksanaan
data perusahaan.
¹. Pengolahan data perusahaan
dalam penyusunan tugas akhir.
C. Pelaporan
5. Bimbingan untuk penulisan
BAB I tugas akhir.
6. Bimbingan untuk penulisan
BAB II tugas akhir.
7. Bimbingan untuk penulisan
BAB III tugas akhir.
8. Bimbingan untuk penulisan
BAB 1V tugas akhir.
9. Bimbingan tahap akhir dalam
penyusunan tugas akhir.
10. Penyempurnaan tugas akhir.
2. Laporan Penelitian
Laporan penelitian terdiri dari empat bab yaitu, bab pendahuluan, , profil
perusahaan, topik penelitian dan penutup.
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab I diuraikan tentang latar belakang, permasalahan,
tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan yang terdiri
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai sejarah ringkas perusahaan,
stuktur organisasi dan personalia, job deskripsi, kinerja usaha
terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini peneliti akan menguraikan hasil penelitian mengenai
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan yang dibandingkan dengan teori yang
berhubungan dengan permasalahan.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini akan diuraikan kesimpulan yang dirangkum dari hasil
penelitian terhadap PT Kahar Duta Sarana Cabang dan juga saran
yang ditujukan bagi perusahaan sebagai bahan masukan yang
dianggap perlu bagi kelangsungan hidup perusahaan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas
Kelompok usaha PT KAHAR DUTA SARANA (KDS) berdiri pada tanggal
16 Februari 1979 dengan badan usaha yang memasok alat tulis dan mesin-mesin
kantor. Dengan memiliki 6 karyawan dan sebuah ruang kantor sederhana di
daerah Senen Jakarta Pusat. PT Kahar Duta Sarana meniti tahun-tahun
pertamanya dengan ketekunan dan kerja keras.
Perusahaan ini awalnya didirikan oleh H. Koendjono Harjadi. Dan untuk saat
ini kepemimpinannya di pegang oleh beberapa orang dengan jabatan
masing-masing. PT Kahar Duta Sarana tidak akan berkembang dengan adanya jasa-jasa
pemimpin seperti yang sekarang ini masih menjabat yaitu:
Chairman / CEO : H. Koendjono Harjadi
President Director : Frans B. Sungkono
Director : Djoko Wirjono
Director : Wayan Wandi
Director : Kemal Toha
Dengan mutu dan layanan yang baik membuat PT Kahar Duta Sarana
dipercaya memasok keperluan mesin kasir sebuah instansi pemerintah.
Momentum ini tidak disia-siakan begitu saja. PT Kahar Duta Sarana telah berhasil
menyakinkan sebuah Perusahaan Jepang yaitu Tokyo Electrik Corporation (TEC),
Distributor Mesin Kasir TEC. Dalam perkembangan selanjutnya, PT Kahar Duta
Sarana dipercaya untuk memasarkan produk-produk TEC yang lain seperti:
Digital Scale, Point of Sale System, dan lain-lain.
Pada pertengahan tahun 1980 PT Kahar Duta Sarana lebih menegaskan
kiprahnya yang berfokus pada penyelenggaraan retail system solution dengan
memasuki bidang Marketing System, yaitu dengan memasarkan Barcode Printer
dan memasuki era produksi Marking Labels pada tahun 1990. Saat ini
perkembangan pasarnya meliputi industrial Labels yang diantara pelanggannya
termasuk pula Multinational Corporation. Produksi PT Kahar Duta Sarana telah
memenuhi syarat kualitas dan mendapat sertifikasi dari UL (Underwriting
Laboratory) USA.
Dalam bidang pemasaran makin lengkap dengan ditunjuknya PT Kahar Duta
Sarana sebagai distributor oleh PSC Inc. untuk produk Laser Scanner dan oleh
Love shaw (UK) untuk produk Large Character Printer. Untuk saat ini,
perkembangan yang paling akhir di kiprah PT Kahar Duta Sarana adalah telah
berdirinya Divisi Niaga pada awal dekade 1990 yang mengayomi sejumlah Outlet
Swalayan Fotografi di beberapa tempat di Jakarta, kemudian disusul dengan
berdirinya Divisi-divisi lain seperti: Divisi CASIO yang memegang keagenan
tunggal Digital Camera, Dye Sublimion Printer dan Personal Data Assitant
(PDA). Dalam memasuki dekade pertama abad 21, Indonesia dengan pasti akan
berkembang menjadi pemain yang penting dalam ekonomi global. Kahar Duta
Sarana akan terus mengambil peran aktif dan dinamis serta berkembang terus
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi yang diperlukan akan sangat menentukan berhasil atau
tidaknya suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam prinsip
struktur organisasi, Tujuan kepala Cabang suatu perusahaan adalah untuk
memaksimalkan nilai perusahaan. Begitu pentingnya arti dari kepala cabang bagi
perusahaan dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, maka dalam bidang
manajemen PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki team yang dapat
membantu berjalannya bisnis, yaitu:
Kepala Pimpinan Cabang : H . Rusadi Hilman SMHK
Bidang Keuangan/Administrasi : Indi Patricia SE
Bidang Penjualan : Bambang Gunawan
Bidang Service : Suriadi
Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan masing-masing bagian dari
struktur organisasi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang memberikan
keterangan dan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab. Adapun lampiran
Struktur Organisasi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat kita lihat di
bagian lampiran. Masing-masing bagian dalam stuktur organisasi ini dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Kepala Cabang PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
a. Kepala cabang bertugas dalam memimpin seluruh karyawan PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan, yang bertanggungjawab terhadap direktur
b. untuk pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pembekalan dan
pemasaran produk-produk PT Kahar Duta Sarana di wilayah kerja Kahar
Duta Sarana Cabang Medan.
2. Bagian SPV Administrasi dan Keuangan
a. mengkoordinasi dan pengendalian aspek-aspek keuangan dan Administrasi
yang meliputi kegiatan rencana kerja/anggaran, personalia, akuntansi,
logistik dan pembendaharaan di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
Bagian ini terdiri dari staf Administrasi Sales, Staf Logistik, Collector,
Driver, dan Office Boy.
3. Bagian SPV Sales
a. mengkoordinasi kegiatan penjualan produk-produk PT Kahar Duta Sarana
yang berada di wilayah kerja cabang medan yang meliputi: Provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau.
Dimana yang bertugas untuk memasarkan atau melakukan demo
produk-produk yang akan di jual adalah Sales Man.
4. Bagian Service
a. mengkoordinasi kegiatan setelah penjualan yang meliputi perawatan dan
perbaikan terhadap hasil penjulan produk-produk diseluruh wilayah kerja
Cabang Medan. Dimana yang bertugas untuk melakukan service terhadap
C. Job Discription (Uraian Tugas)
Pada PT KAHAR DUTA SARANA job discription/uraian tugas meliputi
beberapa bagian seperti Kepala Cabang, Adm. Keuangan , Personalia, SPV Sales,
Service, Salesman, Teknisi, Adm. Sales, Logistik, Collector, Driver, dan Office
Boy. Adapun uraian tugas-tugas yang dilakukan seperti:
1. Kepala Cabang
a. menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan
menjabarkan dalam rencana pelaksanaan jangka pendek,
b. melakukan koordinasi dengan kepala-kepala seksi dan memberikan
wewenang khusus, serta meminta pertanggungjawabannya dalam
pelaksanaan kerja harian.
2. Adm. Keuangan dan keuangan
a. mengatur Cash Flow Cabang,
b. menyelenggarakan Pembukuan Cabang,
c. mertanggungjawab atas proses akuntansi dan pelaporannya,
d. mengatur arus kas perusahaan,
e. menyiapkan rekap kas harian perusahaan,
f. merancanakan anggaran pendapatan dan biaya perusahaan,
g. menerima uang dan melakukan pembayaran dalam rangka keperluan
kantor,
h. menyediakan Laporan Mingguan, Bulanan, Triwulan, Semesteran, dan
Tahunan penjualan untuk keperluan Cabang dan Kantor Pusat:
2) Outstanding Cabang
3) Collection
4) Cash Flow
5) GL Cabang.
3. Bagian Sales
a. melakukan Presentasi / Demo,
b. membuat Forecast Penjualan sebagai rencana kerja,
c. menghasilkan Invoice sesuai target yang ditetapkan,
d. memberikan pelatihan / training ke Customer,
e. menyelenggarakan Administrasi Penjualan,
f. melakukan Casaving,
g. mendirikan pelatihan/training ke Customer,
h. menjaga hubungan baik dengan customer lama dan mengembangkan
customer baru.
4. Bagian Service
a. menjual jasa kontrak perawatan (Maintenance Contract),
b. menjalin hubungan yang baik dengan semua customer dengan melakukan
kunjungan kehumasan,
c. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service
rutin,
d. melakukan service rutin sesuai jadwal,
f. memperbaiki mesin-mesin yang rusak, baik di pelanggan maupun dikirim
ke kantor sesuai jadwal,
g. melakukan tes mesin yang akan dijual,
h. membuat laporan rencana kerja teknisi (RKT),
i. membantu dan membimbing Customer.
5. Bagian Administrasi
a. membantu bagian keuangan dalam menangani dan mengendalikan
anggaran, personalia akuntansi dan pembendaharaan untuk PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan,
b. membuat Faktur Penjualan, Invoice dan Delivery Order.
6. Personalia
a. melakukan Perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dengan
berdasarkan lembur karyawan,
b. menyelenggarakan fungsi kepersonaliaan lainnya untuk cabang,
c. menyelenggarakan layanan rumah tangga cabang.
7. Logistik
a. mengelola Stock barang dan Sparepate,
b. menyiapkan mesin yang akan dijual,
c. melakukan Control stock harga untuk setiap produk-produk yang
dipasarkan.
8. Collector
a. menagih piutang yang sudah jantuh tempo (30 hari) kepada Customer,
9. Driver
a. mengirim pesanan barang Customer,
b. menyerahkan barang sesuai dengan permintaan costumer,
b. mertanggungjawab atas keamanan barang-barang yang akan dikirim
kepada customer.
10. Salesman
a. melakukan Cavasing,
b. melakukan Presentasi / Demo,
c. memberikan pelatihan / training ke Customer,
d. menghasilkan invoice sesuai target yang ditetapkan.
11. Teknisi
a. menjual jasa kontrak perawatan ( Maintenance Contract ),
b. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service
rutin,
c. membuat laporan rencana kunjungan teknisi ( RKT ),
d. memeriksa kerusakan yang ada pada mesin-mesin untuk produk-produk
yang dipasarkan yang masih memiliki garansi,
e. memperbaiki kerusakan mesin-mesin untuk produk-produk yang
dipasarkan.
12. Office Boy
a. bertanggungjawab atas kebersihan ruangan di setiap bagian perusahaan,
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
PT Kahar Duta Sarana adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang
penjualan dan jasa elektronik. Produk-produk yang dipasarkan adalah berbagai
jenis mesin kasir. Dimana PT Kahar Duta Sarana menjalin kerjasama dengan
berbagai perusahaan-perusahaan terkemuka seperti Barcode Printer yang bekerja
sama dengan TOSHIBA, Potable Data Terminal dan Scanner, bekerja sama
dengan DATALOGIC dan Metrologic, Pos System, Peripherals, dan Pos Printer
bekerja sama dengan WINCOR NIXDORF, STAR Micronics, dan IBM,
Electronic Cash Register, bekerja sama dengan TOWA, dan TEC (Tokyo Electric
Corporation), Weighing Scale bekerja sama dengan BIZERBA, Software yang
bekerja sama dengan STORE VISION dan WINCOR NIXDORF dan berbagai
perlengkapan untuk mesin-mesin kasir bekerja sama dengan ARMOR, serta
penjualan jasa service untuk mesin-mesin yang dipasarkan tersebut.
Dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, memiliki beberapa
produk-produk yang dapat dipasarkan diantaranya seperti: Bar Code Printers atau
Penyaringan Code, Electronic Cash Registers (ECR) atau Mesin Penghitung Uang
Masuk, Handheld Scan, Perlengkapan Mesin Kasir seperti: Label, Ticket Roll,
Ribbon. Peripherals seperti: Cash Drawer, Customer Display, Monitors, Pos
Keyboard. Portable Data Terminal, Pos Printer, Pos System, Scanner,Scale
E. Kinerja Usaha Terkini
Kondisi ekonomi yang mempengaruhi kinerja suatu perusahaan adalah
pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan tingkat bunga. Pertumbuhan ekonomi
mempengaruhi biaya produksi dari bahan , mesin, atau karyawan. Kinerja suatu
perusahaan khususnya meningkat ketika permintaan tinggi, persaingan lemah,
pasokan tenaga kerja yang tersedia, dan peraturan tidak mengenakan pembatasan
berlebihan.
Dengan berdirinya PT Kahar Duta Sarana yang memiliki beberapa cabang
seperti di kota-kota besar hingga meliputi kawasan daerah. Cabang tersebut telah
menyebar luas di Indonesia seperti: Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta,
Surabaya dan Medan. Dan memiliki daerah untuk operasi pemasaran perusahaan
cabang medan meliputi: Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara,
Sumatera Barat dan Riau.
Pada pertumbuhan ekonomi sekarang ini, PT Kahar Duta Sarana telah
dipercaya oleh beberapa swalayan dengan menggunakan barang-barang milik
perusahaan. Swalayan terbesar di Indonesia seperti Matahari, Suzuya, Sogo,
Macan, Carrefour, Metro, Makro, J.Co, Body Shop, Brad Talk dan lain-lain
sebayak 80% pasokannya seperti Hands-Free Scanners, Cash Drawer, Pos Printer,
Barcode Printer, dan lainnya berasal dari PT KDS. Sedangkan dalam meraih
penghargaan atau prestasi, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya dalam
meraih penghargaan (Awards) yang diantaranya seperti:
Tahun 1999 : Prize for The Achievement of The Purchase Target for Second
Tahun 1999 : Best Sales Award from PSC,
Tahun 2000 : POS Business Partner of The Year from IBM,
Tahun 2000 : Market Growth Award from IBM,
Tahun 2001 : Best Performance Award from Wincor Nixdorf ,
Tahun 2003 : Outstanding Sales Award from PSC,
Tahun 2004 : Retail Division Authorized Partner from Wincor Nixdorf,
Tahun 2004 : Outstanding Sales Award from PSC,
Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from PSC,
Tahun 2005 : Million Dollars Club from PSC,
Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from Metrologic,
Tahun 2006 : Outstanding Sales Award from Metrologic,
Tahun 2006 : Million Dollars Achievement from PSC.
F. Rencana Kegiatan
Pada PT Kahar Duta Sarana memiliki misi yang diantaranya yaitu:
1. membuat keputusan yang tepat dalam bekerja yang berprofesional,
berkompeten di era globalisasi ini,
2. mengambil keputusan dengan langkah yang pasti. Dengan arah yang lebih
maju dan teknologi informasi (IT) yang menjelma perusahaan sebagai pondasi
untuk generasi yang akan datang.
Rencana kegiatan PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah untuk
menghasilkan laba atau keuntungan yang lebih memuaskan, menciptakan
pelanggan semakin betah dan nyaman. PT Kahar Duta Sarana akan mampu
bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang lain, baik dari
segi produk, pelayanan jasa dan penjualan. Dalam rencana kedepan PT Kahar
Duta Sarana selalu mengambil keputusan dengan seselektif mungkin, agar tidak
terjadi penyesalan-penyesalan di kemudian hari.
Jasa atau layanan yang dilaksanakan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang
Medan selalu menawarkan solusi untuk menyenangkan para Costumer. Bagi para
costumer yang memiliki keluhan dengan mesin, instalasi jaringan, spareparts atau
suku cadang, dan lain-lain PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu
menyediakan solusi yang terbaik, dengan pengalaman, sumber daya dan
pengetahuan yang bijaksana. Agar costumer merasa puas dengan jasa yang
BAB III
TOPIK PENELITIAN
Setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan
unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem
menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem.
Menurut Moscove (1981), suatu sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri
dari bagian-bagian yang saling behubungan (disebut subsistem) yang bertujuan
untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Setelah diuraikan pengertian sistem, berikut ini diuraikan pengertian sistem
akuntansi. Menurut Mulyadi (2001) Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan. Karena luasnya cakupan dari pada sistem akuntansi ini
maka peneliti menguraikan tentang, pengeluaran kas yang terjadi pada PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan. Bagaimana penerapan sistem akuntansi tersebut akan
dilaksanakan dan diuraikan satu persatu mulai dari:
A. Sistem Akuntansi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu
mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut:
1. sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa
sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat
2. sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti
bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik
perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka
sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip
intern,
3. sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti
bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat
ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost
dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Sistem Akuntansi disusun dan dipakai dalam perusahaan, yaitu terutama
ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan dalam kadar keandalan yang
tinggi sehingga tidak menyesatkan manajemen dan penggunaan informasi lain dan
agar perusahaan dapat mengendalikan jumlah pengeluaran. Berdasarkan
bukti-bukti pengeluaran yang ada dan diakui, sehingga tidak terjadi pengeluaran kas
yang tidak pada tempatnya (penyelewengan kas yang sangat merugikan). Dengan
sistem akuntansi tersebut, disimpulkan bahwa suatu sistem akuntansi itu terdiri
dari beberapa siklus akuntansi. Adapun langkah-langkah yang diambil oleh PT
Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam melaksanakan pengolahan data dengan
cara sebagai berikut:
1. Salesman melakukan Canvassing, kemudian menghasilkan Sales Order,
2. berdasarkan Sales Order yang masuk, maka pembukuan akan dapat
3. setelah delivery order, invoice digunakan agar perusahaan akan lebih mudah
dalam pencatatan pembukuan, karena invoice merupakan bukti terjadinya
pembelian atau penjualan secara tunai,
4. dari invoice dibuat Buku Bank Pertama (yang jumlahnya selalu nihil setiap
akhir minggu) untuk transaksi penjualan. Pembukuan Bank Pertama akan
ditransfer ke Pusat setiap akhir minggu,
5. dengan pembukuan tersebut, laporan A/R (Account Recevaible) akan dapat
dilaksanakan dan disusun pada laporan Keuangan Arus Kas (Cash Flow) yang
akhirnya akan diketahui jumlah saldo kas di perusahaan.
Setiap jenis transaksi menempuh prosedur tertentu yang mencakup dokumen
sumber, arsip, tahap pemrosesan, kendali, dan keluaran yang semuanya bersifat
khusus. Namun pada setiap prosedur transaksi melekat seperangkat langkah yang
terstandarisasi yang dikenal sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Proses
akuntansi adalah proses pengolahan data. Menurut Stettler (1978)
menggambarkan elemen umum yang dipakai dalam setiap pengolahan data
seperti: transaksi disetujui (tertulis/lisan), transaksi dilaksanankan, transaksi
dicatat (manual/mekanis EDP), catat transaksi secara kronologis, catatan
diklasifikasikan, dan yang terakhir informasi dilaporkan.
Kemudian akuntansi dalam proses pengolahan datanya menggunakan arus,
siklus, atau proses akuntansi yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap
pelaporan. Siklus akuntansi atau disebut juga proses akuntansi. Dari definisi
sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir,
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
1. untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,
2. untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,
3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan,
4. untuk menguragi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
Tujuan pengeluaran kas dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
dikategorikan untuk keperluan, biaya gaji, biaya air, listrik dan telepon, biaya
pajak, biaya keperluan kantor dan pembelian asset-asset pereusahaan. Sedangkan
transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
sebagian besar ditujukan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan.
Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh Perusahaan pusat dengan
memberikan dropping kas dari kantor pusat sehingga dana perusahaan
benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.
Cara-cara pembayaran yang berlaku di PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
1. Cash (tunai) yaitu adanya kwitansi pembayaran
Cara yang dilakukan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam sistem
penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales adm.
perusahaan. Dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan
sales adm. membuat invoice. Sales adm. meneruskan faktur tersebut ke bagian
logistik dan barang tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di
faktur, sales adm. menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian akuntansi
bersamaan dengan copy faktur.
2. Cek (cheque)
Dalam pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan
voucher kas kuning. Dimana voucher kuning tersebut disetujui terlebih dahulu
oleh pejabat yang berwenang. Kemudian dana dapat dicairkan di bagian kasir
perusahaan.
3. Transfer Bank
Dalam melaksanakan sistem transfer bank, PT Kahar Duta Sarana Cabang
Medan menggunakan jasa bank, dimana para pelanggan menyetorkan atau
mentransfer sejumlah pembayaran ke rekening bank dan rekening cabang,
perusahaan hanya menerima aplikasi setoran atau transfer dari bank.
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan
menjadi dua macam:
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke
dalam jurnal atau buku pembantu.
2. Dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document)
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi
yang direkam dalam dokumen sumber.
Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi
penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman
mambuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian
Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya
pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam
surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya
barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman barang
kepada pembeli. Dengan dilampirkannya dokumen pendukung tersebut, faktur
penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam
catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya.
Transaksi, dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam
transaksi pengeluaran kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat
Transaksi Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung yang Bersangkutan
Pengeluaran kas Bukti kas keluar Kuitansi Cek
Pembelian Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian
Surat permintaan otorisasi investasi Surat permintaan otorisasi reparasi Surat permintaan penawaran barang Surat order pembelian
Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji
Dalam Pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang
digunakan yaitu:
1. Kuitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari
penerimaan cek pembayaran,
2. Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum pada cek. Dalam penggunaan cek untuk pembayaran
terdiri dari dua yaitu: cheak issuer membuat cek atas nama, atau check issuer
membuat cek atas unjuk.
Pada pembelian PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang
digunakan yaitu:
1. surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat tersebut,
2. surat permintaan otorisasi investasi meliputi jumlah moneter yang besar dan
mencakup keterikatan dana jangka waktu yang relatif besar dan mencakup
keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang,
3. surat permintaan otorisasi reparasi, berfungsi sebagai perintah dilakukannya
reparasi yang merupakan pengeluaran modal,
4. surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar,
5. surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih,
6. laporan penerimaan barang, berfungsi sebagai penerimaan untuk menunjuk
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis dan mutu,
7. surat perubahan order pembelian, diperlukan apabila perubahan terhadap isi
surat order pembelian yang sebelumnya terlah diterbitkan,
8. faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis dan
harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.
Penggajian dan pengupahan pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
dokumen yang digunakan terdiri dari:
1. daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untyuk
seluruh karyawan, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau
2. rekap daftar gaji, disipakan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji.
Langkah-langkah dalam Prosedur Pengeluaran Kas PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan yaitu dengan cara:
1. bagian kasa menerima RAO dana kas kecil setiap awal bulan dari bagian
akuntansi,
2. untuk pengeluaran diatas Rp 200.000, bagian kasa menyiapkan voucher kas
kuning terlebih dahulu dilampiri dengan kuitansi dan invoice dari pemasok,
3. voucher kas kuning tersebut diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi
meneliti kebenaran dari kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice,
dan memberi paraf pada voucher kas kuning,
4. bagian akuntansi menyerahkan voucher tersebut ke kepala cabang kemudian
meneliti kebenaran dan menandatangani voucher kuning tersebut (yang berarti
pengeluaran kas tersebut telah disetujui),
5. bagian kasa dapat mengeluarkan kas dan mencatat dalam buku kas,
6. bagian akuntansi memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi
pusat.
Menurut Chairul Marom (2002) langkah-langkah prosedur pengeluaran yaitu:
1. bagian Kasir menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice
mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran,
2. menyiapkan bukti bank keluar (BBK) dan cek/giro, kemudian disampaikan ke
3. bidang keuangan, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan
dengan invoice, menandatangani cek/giro dan memberi paraf pada BBK,
berkas dicap ”Lunas”,
4. mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran,
5. bagian akuntansi membandingkan BBK dengan invoice bila cocok maka
menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu di cek terlebih dahulu ke
kartu utang,
6. mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu utang,
kemudian BBK dan kuitansi digabung dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir.
Dalam prosedur pengeluaran kas tersebut setiap karyawan atau orang yang
berhubungan dengan pengeluaran kas wajib melaksanakan perosedur tersebut. Di
dalam prosedur tersebut dijelaskan bagaimana formulir-formulir, catatan-cacatan,
dan bagian yang bersangkutan dalam pengelolaan pengeluaran kas digunakan
untuk mengolah dana kas. Dengan melaksanakan langkah-langkah dalam
prosedur pengeluaran kas akan terjamin bahwa pembayaran dilaksanakan tepat
waktu, jumlahnya benar dan ditujukan kepada yang berhak. Selain itu,
pembukuan atas transaksi pengeluaran kas dilaksanakan dengan benar.
C. Pengendalian Intern Kas
Perusahaan-perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk
mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencengah
penyalahgunaan sistem perusahaan. Menyadari pentingnya pengendalian kas
fungsi pengendalian kas. Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas
mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas
perusahaan. Maka penulis akan mengevaluasi terhadap pengendalian intern kas
pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagai berikut:
1. adanya usaha pengendalian intern terhadap kas perusahaan. Hal ini ditandai
dengan adanya sistem komputer navision yang on line pada setiap bagian.
Sistem ini hanya bisa dilakukan oleh masing-masing user yang diprotect
dengan password mereka masing-masing, seperti:
a. bagian logistik yang berfungsi untuk meng-input setiap barang yang
datang dari kantor pusat,
b. bagian penjualan yang berfungsi meng-input setiap penjualan yang
dilakukan dan langsung memotong stock barang yang dikeluarkan,
c. bagian akuntansi yang berfungsi meng-input setiap pembayaran dari hasil
penjualan yang telah dilakukan.
2. pengendalian intern kas perusahaan dapat dilihat juga pada pemisahan tugas
dari masing-masing bagian, seperti:
a. bagian sales adminstrasi berfungsi untuk mengeluarkan kas dan mencatat
pengeluaran kas untuk biaya operasional,
b. bagian akuntansi cabang berfungsi untuk menerima dan mencatat
penerimaan kas dari hasil penjualan,
3. pada waktu tutup kas, kebenaran bukti kas, bukti-bukti pendukung, serta saldo
uang kas yang ada diperiksa. Hal ini dilakukan untuk mencegah kesalahan
yang terjadi,
4. setiap minggu saldo kas dan saldo bank harus dilaporkan kepada kepala
cabang. Penerimaan kas harus ditransfer ke pusat setiap minggu. Sehingga
mencegah penyelewengan atas kas perusahaan karena ketidakcocokan saldo
antara kas dan bank,
5. melakukan pemeriksaan terhadap saldo uang kas setiap satu tahun sekali, yang
diperiksa oleh auditor intern kantor pusat, hasil pemeriksaan ini dijadikan
sebagai bahan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta,
6. untuk transaksi pengeluaran kas, pihak perusahaan menggunakan formulir
voucher kuning. Dimana formulir tersebut harus terlebih dahulu disetujui dan
ditandatangani oleh kepala cabang.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) 2005,
mendefinisikan sebagai berikut: Pengendalian intern meliputi struktur organisasi,
semua cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam
perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha
dan menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. Berdasarkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian
akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrative
control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan
ketelitian pencatatan transaksi keuangan. Pengendalian akuntansi biasanya
mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi
dalam organisasi secara tegas, atas fungsi pelaksana (operational), penyimpanan
(custodian) dan penyelenggara catatan (recording).
Sistem pengendalian intern berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga
keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan,
meningkatkan efisiensi dan mematuhi kebijakan perusahaan, jika empat syarat
berikut ini terpenuhi:
a. adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tepat,
b. pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang
menunjang pengawasan akuntansi terhadapa aktiva, kewajiban, pendapatan
dan beban usaha,
c. terselenggara praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing,
d. karyawan dengan tingkat kecakapan memadai sesuai dengan tanggung
jawabnya.
D. Pemeriksaan Kas
Pemeriksaan kas merupakan suatu jasa atau kegiatan yang dihasilkan untuk
membandingkan kesesuaian informasi kas yang dibuat oleh pihak lain dengan
kriteria yang telah diterapkan. Pemeriksaan ini dapat dilakukan oleh internal
auditor atau akuntan publik. Hasil dan pemeriksaan tersebut sebagai informasi
benar dan tepat baik nilai, prosedur maupun lingkungannya. Selain pemisahan
tugas, hal lain yang akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk menghalangi
terjadinya penyimpangan atau penyelewengan kas adalah dengan cara melakukan
pemeriksaan yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan
ini dilakukan oleh internal auditor.
Mengingat PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki beberapa cabang,
maka pemeriksaan kas tersebut dilakukan oleh masing-masing cabang.
Pemeriksaan kas tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan yang
telah ditetapkan oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal melakukan
pemeriksaan kas setiap 6 bulan, sedangkan pemeriksaan harian dilaksanakan
setiap hari. Audit internal akan melaksanakan pemeriksaan kas dan kemudian
diserahkan ke pusat agar dikoreksi kebenarannya.
Selain mengadakan pemeriksaan saldo kas untuk mencegah penyelewengan
atau pemakaian uang kas oleh yang tidak berhak, perhitungan uang kas juga
diadakan perusahaan. Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang
ditunjuk pimpinan perusahaan dihadapkan kepada kasir dan dihadari oleh
beberapa orang lain yang ditugaskan untuk melakukan perhitungan kas. Hasil
pemeriksaan kas tersebut dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor
pusat di Jakarta.
Untuk lebih sempurna sistem pengawasan kas perusahaan, pihak manajemen
juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran kas dengan
telah disetujui sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi penyimpangan maka
akan dilakukan tindakan koreksi.
Dalam Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) tahun 1990, menggunakan norma
pelaksanaan pemeriksaan berbunyi sebagai berikut: ”Sistem pengendalian intern
yang ada harus dipelajari dan dinilai secukupnya untuk menentukan dapat atau
tidaknya sistem tersebut diandalkan sebagai dasar untuk menetapkan luasnya
pengujian yan harus dilakukan serta prosedur pemeriksaan yang akan digunakan”.
Pada hakikatnya pemeriksaan dimaksudkan untuk menilai kewajaran laporan
keuangan yang didasarkan pada ketaatannya terhadap prinsip akuntansi yang
berlaku. Ini berarti juga bahwa laporan keuangan yang disajikan bebas dari
kemungkinan kesalahan material. Namun akuntan diwajibkan untuk melakukan
usaha-usaha pemeriksaan untuk memastikan bahwa laporan keuangan tidak
mengandung kesalahan material. Umumnya dikenal 2 tipe kesalahan yaitu: Error
dan Irregularities.
Kedua tipe kesalahan ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur
yang dapat menemukan kedua tipe kasalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat
ditemukan dengan mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai
tingkat kejujuran manajemen, melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain.
Berikut ini terdapat bentuk-bentuk penyelewengan melalui pengeluaran kas, dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. mengambil uang dari brand kas, laci, atau kas kecil dan memasukkan bon-bon
yang tidak sah atau yang sudah pernah dikeluarkan,
c. menaikkan angka yang dibuat di lembar cek, dan perbedaannya di kantongi,
d. mengubah tanggal bon (voucher) dan menagihnya kembali untuk kedua
kalinya,
e. membuat bon palsu untuk pembayaran biaya fiktif atau pembelian fiktif,
f. Kiting. Sistem ini dilakukan apabila ada rekening di dua bank. Kasir yang
mencuri uang kas berusaha menutupi kecurangannya dengan cara menarik
uang dari Bank A tanpa melakukan pencatatan sehingga jumlah saldo tetap
dapat menutupi yang diambil, dengan cara menyetorkannya ke Rekening di
Bank B,
g. menghilangkan nilai rupiah yang diberikan potongan sehingga nilai pembelian
menjadi lebih besar, dan mengantongi potongannya,
h. potongan pembelian mungkin direndahkan atau tidak diambil dan pembayaran
diminta sebesar harga pembelian di luar potongannya,
i. memanipulasi pembayaran gaji ,
j. memperbesar jumlah kas kredit.
E. SISTEM DANA KAS KECIL
Pengendalian intern yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas
dilakukan dengan cek dan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan
dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil), dilakukan melalui dana kas kecil
yang diselenggarakan dengan sistem imprest. Pengeluaran kas dengan cek dapat
menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak
untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Dengan demikian,
sistem pengeluaran kas ini hanya akan menyangkut pengeluaran kas dengan cek
saja, sedangkan pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek, diatur
dalam sistem kas kecil.
Dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan teknik pengawasan kas yang
dilakukan perusahaan dengan Pembentukan Dana Kas Kecil (Petty Cash). Untuk
membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil yaitu,
perusahaan melakukannya melalui dana kas kecil. Sistem dana kas yang
diterapkan adalah system dana imperst (Imperst System).
Pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, umumnya bertujuan
untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan. Prosedur pengeluaran
kas secara tunai melalui dana kas kecil. Jumlah dana kas kecil untuk cabang
medan adalah Rp 20.000.000,- setiap pengeluaran dana kas kecil harus didukung
oleh bukti pengeluaran yang dapat berupa kuitansi, nota, bon yang telah disetujui
oleh kepala cabang untuk disetujjui pembayarannya.
Sistem dana imperst (Imperst System) merupakan metode yang menentukan
jumlah ‘‘petty cash” yang selalu konstan atau tidak berubah-ubah. Biasanya
‘‘petty cash” diisi dari sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran
selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu, dua minggu dan
sebagainya. Apabila jangka waktunya telah habis atau jumlah uangnya sudah
menipis maka “petty cash” diisi kembali sampai mencapai jumlah yang telah
Menurut Mulyadi (2001), penyelenggaraan dana kas kecil untuk
memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan
dua cara:
1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil,
b. pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas
kecil, sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi,
c. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebitrekening dana kas kecil. Dalam
sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
2. Imprest system
Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai
berikut:
a. pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening dana kas kecil,
b. pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak
mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas
kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh
PERTANYAAN MENGENAI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Nama Responden : Indi Patricia, SE
Bagian : Administrasi dan Keuangan
Perusahaan : PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda ( ) pada salah satu alternatif
jawaban yang paling sesuai berikut ini:
No Pertanyaan
Pilihan Jawaban STS KS R S SS
1. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.
2. Sistem akuntansi harus memiliki formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
3. Dokumen yang digunakan oleh pengeluaran kas meliputi dokumen pembelian, pengeluaran kas dan pembayaran upah dan gaji.
¹. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas ( atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
6. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung
No
Pertanyaan
Pilihan Jawaban STS KS R S SS
8. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
9. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan
imperst system.
10. Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.
11. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).
12. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.
13. Sistem akuntansi harusmemenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
14. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Kriteria penilaian:
15 - 26 = Tidak Efektif
27 - 38 = Kurang Efektif
39 - 50 = Cukup Efektif
51 - 62 = Efektif
63 - 75 = Sangat Efektif
Setelah peneliti menghitung dan menyimpulkan dari jawaban pertanyaan
responden perusahaan. Maka dalam perumusan masalah peneliti, Apakah
penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan telah efektif. Sesuai dengan perhitungan jumlah
pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut, dimana peneliti telah melakukan
perhitungan dengan score 67 dan 15 item pertanyaan. Hal ini berarti, PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan telah memiliki Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya peneliti dapat menyimpulkan
bahwa prosedur pengeluaran kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah
dilaksanakan dan diterapkan yaitu dengan cara:
1. siklus pencatatan pembukuan pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
yang dilaksanakan, yaitu dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa
invoice, pelaporan kas dengan menggunakan buku bank pertama, laporan
piutang (Account Receivable), serta laporan keuangan dengan pencatatan
laporan arus kas,
2. PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam melakukan prosedur
pengeluaran kas menggunakan jasa bagian kasa dan bagian akuntansi. Bagian
kasa dan akuntansi bertanggungjawab dalam pelaporan ke bagian akuntansi
pusat. Langkah-langkah yang dilaksanakan berupa menyiapkan dokumen,
meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok, memberi paraf pada voucher kas
kuning dan memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi
pusat di Jakarta, maka dengan ini peneliti menyatakan prosedur tersebut telah
sangat efektif, dimana responden dari perusahaan telah melakukan pengisian
pertanyaan-pertannyaan yang disusun oleh peneliti,
3. pengendalian intern kas yang dilaksanakan yaitu, dengan adanya sistem
ini bertujuan untuk dapat meng-input setiap barang datang dari kantor pusat,
dan meng-input setiap pembayaran dari hasil penjualan,
4. pemeriksaan kas yang dilakukan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
dilaksanakan setiap 6 bulan dan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari.
Pemeriksaan ini dilakukan oleh auditor intern dan akan diserahkan ke Kantor
Pusat Jakarta.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, peneliti mencoba memberikan saran kepada PT Kahar
Duta Sarana Cabang Medan mengenai penerapan sistem akuntansi dan prosedur
pengeluaran kas perusahaan yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan
pertimbangan di masa yang akan datang:
1. pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi pada PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan hendaknya dilaksanakan sesuai dengan sistem akuntansi,
dimana datanya akan dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan.
Pencatatan yang terjadi akan lebih terencana dan dapat mengetahui
penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat lebih mudah
melakukan usaha-usaha koreksi dan perbaikan secara lebih dini,
2. dalam prosedur pengeluaran kas, bagian kasa dan akuntansi diharapkan dapat
lebih baik dan teliti dalam hal menyiapkan dokumen, mengeluarkan kas,
mencatat dalam buku kas dan pelaporan buku kas. Sehingga pengeluaran kas
terhindar dari penyalahgunaan atau penyelewengan yang mungkin saja terjadi
3. bagian pengendalian intern kas, seperti bagian logistik, penjualan, dan
akuntansi diharapkan dapat lebih teliti dalam melaksanakan tugas-tugas, baik
dalam hal meng-input data, mencatat dan menerima pengeluaran kas dari hasil
penjualan, agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan
penjualan barang,
4. dalam pemeriksaan kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
diupayakan agar lebih terhindar dari sifat yang dapat menghasilkan
kecurangan, maka dalam pemeriksaan kas dilakukan dengan seselektif
mungkin agar tidak terjadi penyelewengan kas pada perusahaan. Pemeriksaan
kas oleh audit internal juga lebih ditingkatkan, baik dalam memperoleh
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan Zaki, 1994, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Cetakan kedua, Badan Percetakan Fakultas Ekonomi-Yogyakarta, Yogyakarta.
Maroom Chairul, 2000, Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang, Edisi kedua, Cetakan kedua, Penerbit PT Grasindo, Jakarta.
Mulyadi, 2002, Auditing 2, Edisi keenam, Cetakan pertama, Penerbit Salemba
Empat, Jakarta.
, 1992, Pemeriksaan Akuntan, , Edisi keempat, Cetakan pertama, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Safri Sofyan, 1991, Auditing Kontemporer, Edisi pertama, Cetakan pertama, Penerbit PT. Erlangga, Jakarta.
P
STRUKTUR ORGANISASI PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN
KEPALA CABANG
Ka. Sie Administrasi Dan Keuangan
Ka. Sie Sales Ka.Sie. Service
BAGAN ALIR SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN
DEPARTMENT KA. SIE DEPARTMENT SALES ADM. KA. SIE. ADM & KEU. KEPALA CABANG
Faktur dari Voucher Vendor Pengeluaran
Control
Budget Faktur dari Voucher
Vendor Pengeluaran Faktur dari Voucher
Vendor Pengeluaran Atasan Staff Control
Budget
= Permintaan Pembayaran Biaya Operasional = Faktur dari Voucher
Staff Keuangan Vendor Pengeluaran
Approval Yes Faktur dari Voucher Faktur dari Voucher Vendor Pengeluaran Vendor Pengeluaran
Tanda Tangan Vouvher Kasie.Keu Kacab
Faktur dari Voucher Kacab Kasie.Keu Vendor Pengeluaran
Approval
Control Yes
Budget
Kasie.Keu Sales.Adm
= Pengajuan Permintaan Pembayaran Biaya Operasional =
= Pencatatan Pembayaran Biaya Operasional =
