33 |
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Analisis Sistem
Sistem pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Pemerintah Kota Cimahi saat ini sudah berjalan cukup baik dalam melayani. Prosedurnya mulai dari pendaftaran pemohon pembuat akta kelahiran, sampai penyerahan kembali akta kelahiran jadi kepada pemohon akan langsung dikerjakan sesuai dengan prosedur yang ada dan berlaku.
Walaupun prosedur yang ada sudah berjalan dengan cukup baik, sampai saat ini masih terdapat banyak orang yang belum memiliki akta kelahiran, karena menganggap akta kelahiran tidak terlalu penting, padahal akta kelahiran merupakan identitas diri agar terdaftar sebagai warga negara. Masih kurangnya sosialisasi pemerintah tentang akta kelahiran sehingga masih banyak masyarakat yang tidak memiliki akta kelahiran, karena tidak tahu betapa pentingnya akta kelahiran bagi kehidupan bermasyarakat, tentunya sebagai warga negara bagi dirinya sendiri.
4.1.1 Analisis Dokumen
Dalam penerbitan akta kelahirannya di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja selalu menggandakan dokumen para pemohon akta kelahiran jadi selain memasukan data tersebut ke database, data tersebut disimpan dalam sebuah buku register sehingga tidak bergantung pada satu penyimpanan saja. Apabila ada kemungkinan data tersebut hilang dari database maka masih terdapat cadangan yaitu data yang sudah digandakan sebelumnya.
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur pembuatan akta kelahiran yang terjadi di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi adalah sebagai berikut :
1. Petugas Pencatatan Sipil memberikan formulir pelaporan kelahiran kepada pemohon.
2. Petugas Pencatatan Sipil menerima formulir pelaporan kelahiran yang telah diisi pemohon beserta persyaratan yang telah diberi tahu sebelumnya, seperti foto copy KTP, foto copy Kartu Keluarga, foto copy Surat Nikah, foto copy Surat Keterangan Kelahiran, dan foto copy KTP dua orang saksi.
3. Admin menerima biaya administrasi atas pembuatan akta kelahiran. 4. Seksi Pencatatan Sipil memeriksa kelengkapan persyaratan yang telah
dilampirkan pemohon. Jika tidak lengkap, maka formulir dan persyaratannya dikembalikan lagi melalui petugas pencatatan sipil ke pemohon untuk dilengkapi. Tetapi jika persyaratannya sudah lengkap, maka formulir dan persyaratannya diserahkan kepada operator pembuat akta untuk diproses.
5. Operator pembuat akta memasukan data pemohon ke database, lalu mencetak akta kelahiran.
6. Petugas register, meregister akta kelahiran jadi ke buku Register sebagai bukti otentik untuk arsip negara.
| 35
8. Setelah diperiksa oleh Kepala Seksi Pencatatan Sipil, lalu diperiksa oleh Kepala Bidang Catatan Sipil.
9. Setelah akta kelahiran jadi tidak ada kesalahan yang harus diperbaiki, lalu diserahkan ke Kepala Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja untuk ditanda tangani atau disahkan.
4.1.2.1Flow Map
Gambar 4.1
| 37
[image:5.612.205.469.124.287.2]4.1.2.2Diagram Konteks
Gambar 4.2
Diagram konteks pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.3
[image:5.612.198.466.349.620.2]4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Pelayanan dan pemrosesan pembuatan akta kelahiran sudah berjalan dengan cukup baik, karena dalam pembuatannya sudah menggunakan komputerisasi dan menggunakan program aplikasi yang mempermudah dalam pemrosesannya walapun kadang kala program aplikasi mengalami kendala teknis, namun dengan mengingat masih terdapat banyak orang yang belum memiliki akta kelahiran maka sebaiknya pemerintah kota yang terkait sering mengadakan sosialisasi terhadap masyarakat mengenai betapa pentingnya memiliki akta kelahiran sehingga Dinas Pencatatan Sipil dalam pembuatan akta kelahiran dapat benar-benar melakukan pekerjaannya kepada semua masyarakat setempat untuk membuat akta kelahiran yang begitu penting bagi diri mereka sendiri sebagai warga negara.
4.2
Usulan Perancangan Sistem
Melihat analisis proses yang sedang berjalan dari Flow Map dan DFD diatas dapat terlihat bahwa sistem kerja pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran masih memiliki kekurangan, oleh karena itu penulis akan melakukan usulan. Usulan Sistem yang penulis buat adalah untuk memudahkan Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Sub Bidang Pencatatan Sipil dalam proses pembuatan dan proses kerjanya menjadi lebih efisien dari proses yang sudah ada saat ini.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
| 39
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur yang diusulkan harus berisi pemecahan masalah yang ada dengan memproses dan membuat akta kelahiran menjadi lebih efisien dan sistem yang ada sekarang ini tidak membingungkan para pemohon akta kelahiran. Maka dari itu penulis akan membuat sebuah prosedur usulan untuk memecahkan masalah yang ada sebagai berikut:
1. Pemohon dapat langsung mengambil formulir yang telah tersedia sebelumnya tanpa harus menunggu Petugas Pencatatan Sipil memberikannya lalu mengisi dan memenuhi persyaratan yang ada .
2. Pemohon menyerahkan formulir dan persyaratan kepada Petugas Pencatatan Sipil.
3. Petugas Pencatatan Sipil memberikan biaya administrasi kepada admin dan admin menyimpan data biaya administrasi tersebut ke dalam database lalu mencetak laporan biaya administrasi dan menyerahkannya kepada Kepala Dinas.
4. Petugas Pencatatan Sipil memberikan formulir dan persyaratan kepada kepada Seksi Pencatatan Sipil untuk memeriksa kelengkapan persyaratan yang telah dilampirkan pemohon. Jika tidak lengkap, maka formulir dan persyaratannya dikembalikan lagi melalui petugas pencatatan sipil ke pemohon untuk dilengkapi. Tetapi jika persyaratannya sudah lengkap, maka formulir dan persyaratannya diserahkan kepada operator pembuat akta untuk diproses.
5. Operator pembuat akta memasukan data pemohon ke database, lalu mencetak akta kelahiran.
6. Akta kelahiran yang jadi akan diberikan kepada petugas register untuk meregister ke buku Register sebagai bukti otentik untuk arsip negara. 7. Setelah data akta kelahiran jadi dimasukan ke buku register, akta kelahiran
jadi diperiksa kembali oleh Kepala Seksi Pencatatan Sipil untuk menyamakan dengan data yang diberikan oleh pemohon.
9. Setelah akta kelahiran jadi tidak ada kesalahan yang harus diperbaiki, lalu diserahkan ke Kepala Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja untuk ditanda tangani atau disahkan.
| 41
[image:9.612.132.506.121.621.2]4.2.2.1Flow Map
Gambar 4.4
4.2.2.2Diagram Konteks
Gambar 4.5
[image:10.612.130.491.118.328.2]| 43
4.2.2.3Data Flow Diagram
Gambar 4.6
[image:11.612.133.503.118.664.2]4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan atau Dirancang
1 |
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Akta kelahiran merupakan salah satu hal paling asasi yang terdapat pada diri kita sebagai manusia. Hal ini dikarenakan akta kelahiran menyangkut identitas diri identitas diri dan status kewarganegaraan yang harus dipenuhi oleh negara. Bila kelak ada Seorang anak manusia yang lahir kemudian identitasnya tidak terdaftar maka dikemudian hari mengakibatkan msalah pada negara, pemerintah dan masyarakat.
Akta kelahiran pun ikut menentukan nasib kita kelak kemudian hari. Misalnya, jika akan mendaftar sekolah diperlukan untuk melampirkan akta kelahiran yang berguna sebagai identitas diri.Namun persoalannya, tidak setiap orang memiliki akta kelahiran. Di berbagai daerah masih banyak anak-anak Indonesia yang tidak mempunyai akta kelahiran karena menganggap akta kelahiran tidak terlalu penting.
Pemerintah dengan sangat jelas memberikan perhatian khusus terhadap akta kelahiran, seperti yang tercantum di dalam Undang-Undang Dasar (UUD) 45 pasal 28 ayat dua jelas sekali menyatakan setiap anak mempunyai hak untuk kelangsungan hidup, tumbuh, dan berkembang, serta hak atas perlindungan dari kekerasan dan diskriminasi. Kemudian terdapat di dalam berbagai undang-undang (UU) di bawah UUD 45, baik UU tentang HAM ( Hak Asasi Manusia) maupun UU tentang Perlindungan Anak dengan jelas menyatakan akta kelahiran menjadi hak anak dan tanggung jawab pemerintah untuk memenuhinya.
pencatatan sipil. Seperti masih digunakannya mesin tik sebagai alat bantu untuk memproses penerbitan akta kelahiran tentu membutuhkan waktu yang cukup lama yang memungkinkan terjadinya kesalahan penulisan nama atau lain sebagainya. Selain itu SDM (Sumber Daya Manusia) atau pegawai yang diharuskan bekerja dengan mesin tik tersebut tidak menutup kemungkinan kurang menguasai sehingga sering melakukan kesalahan dalam pengetikan.
Sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini, terdapat banyak Lembaga atau Instansi tertentu yang sebagian besar sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Khususnya pada Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi, yang dalam proses penerbitan akta kelahiran sudah mengaplikasikan perkembangan teknologi komputer yang digunakan untuk menyimpan data para pemohon akta kelahiran dan menggunakan sebuah program aplikasi untuk entry data pemohon akta sampai mencetak akta kelahiran tersebut.
| 3
“ ANALISIS SISTEM PELAYANAN PENCATATAN SIPIL DALAM PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN DI DINAS KEPENDUDUKAN, PENCATATAN SIPIL, SOSIAL DAN TENAGA KERJA PEMERINTAH KOTA CIMAHI “
1.2.
Identifikasi dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan apa yang telah dijelaskan diatas, maka dapat diindentifikasikan masalah yang timbul di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Pemerintah Kota Cimahi , diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Belum efektifnya sistem pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran.
2. Masih terdapat kesalahan dalam pembuatan akta kelahiran.
b. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Pemerintah Kota Cimahi.
2. Bagaimana sistem pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran yang diusulkan di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Pemerintah Kota Cimahi.
1.3.
Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
a. Untuk mengetahui cara kerja sistem pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran, mulai dari proses memasukan data pemohon akta kelahiran sampai proses pencetakan akta kelahiran.
b. Untuk mengetahui mengapa masih terdapat kesalahan dalam pembuatan akta kelahiran dan mencoba menemukan solusi atas masalah tersebut.
1.4
Batasan masalah
Batasan masalah difokuskan pada bidang yang dikerjakan pada saat melaksanakan kerja praktek di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi untuk menganalisis sistem pelayanan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja dan menemukan masalah yang timbul dari masyarakat mengenai mengapa masih terdapat banyak orang yang tidak memiliki akta kelahiran.
1.5
Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
[image:16.612.176.463.555.683.2]Lokasi tempat kerja praktek dilaksanakan di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi yang bertempat di Kompleks Perkantoran Pemerintah Kota Cimahi Jl. Rd. Demang Hardjakusumah Blok Jati Cihanjuang – Cimahi. Sedangkan waktu kerja praktek tersebut dilaksanakan dari tanggal 5 Juli sampai dengan tanggal 31 Juli 2010, atau tepatnya dilaksanakan selama satu bulan.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek Perminggu
No Aktivitas Juli
1 Entry data ke database X X X X
2 Entry data ke Surat Keputusan (SK) X X X X
3 Membuat Nota Dinas X X
4 Mencetak Akta Kelahiran X X
5 |
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dan dasar teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas penulis sebagai dasar pemahaman dalam mengimplementasikan konsep-konsep tersebut kedalam semua kegiatan pengembangan sistem.
2.1.
Pengertian Sistem
Menurut Jack Febrian (2007:398) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Esensinya sistem terdiri dari:
a. Komponen-komponen dalam sistem tersebut mencakup perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur (procedure), perangkat manusia (brainware), informasi (information) itu sendiri,
b. serta fungsi-fungsi teknologi di dalamnya yaitu : input, proses (process), output, penyimpanan (storage) dan komunikasi (communication).
2.1.1.Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
a. Tujuan
b. Masukan ( input )
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal- hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran ( output )
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e. Batas ( boundary )
| 7
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2.Karakterisitik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : a. Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
1) Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
2) Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
b. Batas sistem
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
d. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran
| 9
g. Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3.
Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis ( physical systems ) dan sistem abstrak ( abstract systems )
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah ( natural systems ) dan sistem buatan manusia ( human made systems )
Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami atau natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkansistem buatan manusia ada sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem computer yang ada sebagai hasil karya teknologiyang dikembangkan oleh manusia.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu ( deterministic systems ) dan sistem tidak tentu ( probabilistic systems )
Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi komputer dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstruktur dan baku. Dengan demikian, untuk nilai-nilai masukan yang diberikan akan dapat diketahui nilai keluarannya secara pasti sebelumnya. Sedangkan sistem perekonomian dalam suatu negara termasuk klasifikasi sistem tidak tertentu, karena tidak diketahui dengan pasti apa yang akan terjadi terhadap kondisi perekonomian tersebut apabila terjadi suatu kejadian tertentu. Hal ini bias dipahami karena sistem perekonomian suatu bangsa dipengaruhi oleh banyak variable atau hal, misalnya keadaan keamanan, politik dan lainnya.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed systems ) dan sistem terbuka ( open systems )
| 11
yaitu sistem yang relative tidak dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem relative tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem. Sekalipun sistem aplikasi komputer akan terhenti apabila satu daya listrik ke komputer mengalami gangguan atau padam.
2.2.
Pengertian Informasi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Raymond Mcleod, :
“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ”
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyal, gambar, dsb.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1 Siklus Informasi
Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut : a) Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
b)Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai
[image:24.612.198.426.319.504.2]| 13
Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. 1) Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2) Tepat waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3) Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.
2.3.
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Mc leod :
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :
harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /
pengambilan keputusan
harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan
tidak selalu menuntut adanya tindakan.
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian
terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai
Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,
keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu
| 15
Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan
puas terhadap sistem informasi.
2.4.
Metode Pendekatan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama.
Permasalahan yang timbul dapat berupa : 1) Ketidakberesan
Ketidakberesan pada sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
2) Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas. Volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntasi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang asa. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.
c. Adanya instruksi-instruksi
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan atau dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah dan sebagainya
2.4.1.Alat Bantu Analisis a. Flow Map
Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.
b. Diagram Konteks
| 17
c. Data Flow Diagram
Diagram alir atau DFD (Data Flow Diagram) adalah representasi dari suatu sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterlibatan diantara bagian-bagian yang ada. Sistem yang dimaksud berupa sistem otimatis, manual atau gabungan dari keduanya. Diagram arus data ini digunakan untuk menggambarkan berapa hal meliputi komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal dan tujuan data serta penyimpanan data.
2.5.
Pengertian Akta
Istilah atau perkataan “akta” dalam bahasa Belanda disebut “Acte”/”akta”dan dalam bahasa Inggris disebut “Act”/ “deed” menurut pendapat umum mempunyai dua arti, yaitu:
a. Perbuatan (handling) atau perbuatan hukum (rechtshandeling).
b. Suatu tulisan yang dibuat untuk dipakai atau untuk digunakan sebagai perbuatan hukum tertentu yaitu berupa tulisan yang ditunjukkan kepada pembuktian tertentu.
Menurut Prof. Mr. A. Pitlo, akta adalah suatu surat yang ditanda tangani, diperbuat untuk dipakai sebagai bukti dan untuk dipergunakan oleh orang untuk keperluan siapa surat itu dibuat.
Menurut Dr. Sudikno Mertokusumo, yang dimaksud akta adalah surat yang diberi tanda tangan, yang memuat peristiwa-peristiwa yang menjadi dasar daripada suatu hak atau perikatan yang dibuat sejak semula dengan sengaja untuk pembuktian.
Burgerlijk Wet Book ( BW ) Kitab Undang-undang Hukum Perdata KUHP Produk
pemerintah Hindia Belanda.
Berikut Kitab Undang-undang Hukum Perdata KUHP Produk pemerintah Hindia Belanda :
- Staatblad 1849 No. 25 Untuk Golongan Eropa - Staatblad 1917 No. 130 Untuk Golongan Tiong hoa
- Staatblad 1920 No. 751Untuk Golongan Indonesia, Asli Jawa, Madura - Staatblad 1933 No. 75 Untuk Golongan Kristen Indonesia
- Staatblad 1904 No. 274 Untuk Golongan Keturunan Campuran
Akta Catatan sipil yang diakui dunia, wajib mengacu pada standar Internasional sehingga Catatan Sipil di Indonesia masuk dalam Legal Frame peta Dunia. Peraturan tentang pencatatan Sipil masih mengacu pada Produk Kolonial yang masih diskriminatif, sampai saat ini belum ada undang-undang pencatatan sipil yang bersifat Nasional. Catatan Sipil yang diakui dunia, wajib mengacu pada standar Internasional sehingga Catatan Sipil di Indonesia masuk dalam Legal Frame peta Dunia. Catatan Sipil di Indonesia masuk dalam dua kerangka yaitu Hukum Publik dan Hukum Privat.
Hukum Publik
Bahwa Pencatatan Sipil merupakan bagian dari sistem Administrasi Kependudukan yang masuk dalam Tata Pemerintahan melalui rencana Undangundang administrasi Kependudukan ).
Hukum Privat
Bahwa Pencatatan Sipil mengatur masala-masalah hukum keperdataan,
| 19
2.6 Macam - Macam Akta
Pasal 1867 Kitab Undang-undang Hukum Perdata yang berbunyi:
Pembuktian dengan tulisan dilakukan dengan tulisan (akta) otentik maupun tulisan-tulisan (akta) dibawah tangan. Dari bunyi Pasal ini maka akta itu dapat dibedakan atas :
a. Akta Otentik adalah surat yang dibikin dengan maksud untuk dijadikan bukti oleh atau dimuka seorang pejabat umum yang berkuasa untuk itu. Sedangkan menurut Sudikno , akta otentik adalah akta yang dibuat oleh pejabat yang diberi wewenang untuk itu oleh penguasa, menurut ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, baik dengan maupun tanpa bantuan dari yang berkepentingan, yang mencatat apa yang dimintakan untuk dimintakan dimuat didalamnya oleh yang berkepentingan.
Menurut Pasal 165 HIR, akta otentik adalah “Suatu surat yang dibuat oleh atau dihadapan pegawai umum yang berkuasa akan membuatnya, mewujudkan bukti yang cukup bagi kedua belah pihak dan ahli warisnya serta sekalian orang yang mendapat hak dari padanya yaitu tentang segala hal yang tersebut di dalam surat itu dan juga tentang yang tercantum dalam surat itu sebagai pemberitahuan saja tetapi yang tersebut kemudian itu hanya sekedar yang diberitahukan itu langsung berhubungan dengan pokok dalam akta itu”.
Dari kutipan di atas dapat diketahui bahwa akta otentik itu mengandung beberapa unsur pokok yaitu akta yang dibuat oleh dan dihadapan pejabat umum yang ditentukan oleh Undang-undang. Yang dimaksud dengan pejabat umum adalah notaries, hakim, panitera, juru sita, pegawai catatan sipil yang berarti bahwa surat-surat yang dibuat oleh dan atau dihadapan pejabat tersebut seperti akta notaries, vonis, surat berita acara siding, proses verbal pensitaan, surat perkawinan, kelahiran, kematian adalah merupakan akta otentik.
“Sebagai tulisan-tulisan dibawah tangan dianggap akta-akta yang ditanda tangani dibawah tangan, surat-surat, register-register, surat-surat urusan rumah tangga dan lain-lain tulisan yang dibuat tanpa perantaraan seorang pegawai umum”.
Dari ketentuan Pasal 1878 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, terdapat kekhususan akta dibawah tangan yaitu akta harus seluruhnya harus ditulis dengan tangan si penandatangan sendiri, atau setidaktidaknya, selain tanda tangan, yang harus ditulis dengan tangan si penanda tangan adalah suatu penyebutan yang memuat jumlah atau besarnya barang atau uang yang terhutang.
2.7 Fungsi Akta
Di dalam hukum akta mempunyai bermacam-macam fungsi. Fungsi akta dapat berupa:
a. Syarat untuk menyatakan adanya suatu perbuatan hukum
Suatu akta yang dimaksud dengan mempunyai fungsi sebagai syarat untuk menyatakan adanya suatu perbuatan hukum adalah bahwa dengan tidak adanya atau tidak dibuatnya akta maka berarti perbuatan hukum itu tidak terjadi.
b. Alat pembuktian Fungsi.
Suatu akta sebagai alat pembuktian dimaksudkan bahwa dengan tidak adanya atau tidak dibuatnya akta maka berarti perbuatan hukum tersebut tidak dapat terbukti adanya.
2.8 Pengertian Akta Kelahiran
| 21
Adapun bukti-bukti otentik tersebut dapat digunakan untuk mendukung kepastian, tentang kedudukan seorang itu ialah adanya akta yang dikeluarkan oleh suatu lembaga, dimana lembaga inilah yang berwenang untuk mengeluarkan akta-akta mengenai kedudukan hukum seseorang.Sesuai bunyi Pasal 261 Kitab Undang-undang Hukum Perdata menyatakan bahwa :
“ Keturunan anak sah dapat dibuktikan dengan akta-akta kelahiran mereka, sekedar telah dibukukan dalam register catatan sipil .’’
Berdasarkan keturunan karena surat atau akta lahir memang membuktikan bahwa seorang anak yang disebutkan disana adalah anak yang disebutkan dalam akta kelahiran yang bersangkutan, paling tidak dari perempuan yang melahirkan anak itu yang anaknya disebutkan disana.
Dari isi akta kelahiran tersebut, maka akta kelahiran anak sah membuktikan tentang hal-hal sebagai berikut:
1 1. Data lahir
2 a. Kewarganegaraan (WNI atau WNA). 3 b. Tempat Kelahiran
4 c. Hari,tanggal, bulan dan tahun kelahiran d. Nama lengkap anak.
e. Jenis kelamin anak f. Nama ayah
g. Nama ibu
h. Hubungan antara ayah dan ibu
2. Tanggal, bulan dan tahun terbit akta 1 3. Tanda tangan pejabat yang berwenang.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud dalam ayat 1 pasal 1 ini Kantor Catatan Sipil mempunyai fungsi menyelenggarakan :
Pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran. Pencatatan dan penerbitan kutipan akta perkawinan. Pencatatan dan penerbitan kutipan akta perceraian.
Pencatatan dan penerbitan kutipan akta pengakuan atau pengesahan anak. Pencatatan dan penerbitan kutipan akta kematian.
Bertitik tolak dari uraian diatas, maka dapatlah kita tarik suatu pengertian suatu pengertian tentang akta catatan sipil. Adapun yang diamksud dengan akta catatan sipil adalah suatu surat yang dibuat oleh pejabat negara yakni pejabat catatan sipil mengenai peristiwa yang menyangkut manusia terjadi dalam keluarga yang didaftarkan pada kantor catatan sipil seperti peristiwa kelahiran, pengakuan, perceraian dan kematian.
Peristiwa kelahiran tersebut didaftarkan pada lembaga catatan sipil. Sedangkan yang diperoleh masyarakat adalah kutipan akta kelahiran, mengenai salinan akta kelahirannya tetap disimpan di Kantor Catatan Sipil yang isinya sama dengan kutipan akta.
| 23
2.9 Dasar Hukum Akta Kelahiran
Dasar hukum penerbitan Akta Kelahiran tercantum jelas dalam :
Reglement Catatan Sipil bagi Warga Negara Indonesia Asli Staatsblad 1920
Nomor 751 Jo. Staatsblad 1927 Nomor 564;
Reglement Catatan Sipil bagi Warga Negara Indonesia Kristen Jawa, Madura
dan Minahasa Staatsblad 1933 Nomor 75 Jo. Staatsblad 1936 Nomor 607; Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3839 );
Undang-undang Nomor 9 tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Cimahi
(Lembaran Negara Tahun 2001 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4116 );
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 1983 tentang
Penetapan dan Peningkatan Pembinaan Penyelenggaraan Catatan Sipil;
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 1999, tentang Pedoman,
Penyelenggaraan, Pendaftaran Penduduk;
Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 1 Tahun 2003 tentang Kewenangan
Kota Cimahi Sebagai Daerah Otonom;
Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 2 Tahun 2003 tentang Pembentukan
dan Susunan Organisasi Perangkat Pemerintahan Kota Cimahi.
Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 22 Tahun 2003 tentang
Penyelenggaraan Kependudukan dan Catatan Sipil.
Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 23 Tahun 2003 tentang Retribusi
Penyelenggaraan Pendaftaran dan Pencatatan Penduduk.
2.10
Macam – Macam Akta Kelahiran
b. Akta Kelahiran Terlambat, adalah akta kelahiran yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang terhadap orang yang lahir sejak 1-1-1986 sampai 60 hari kerja sejak dilahirkannya, dengan persetujuan atau SK Walikota Semarang yang telah didelegasikan kepada Dispenduk dan Capil.
c. Akta Kelahiran Istimewa, adalah akta kelahiran yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran yang disampaikan setelah melewati batas waktu pelaporan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan ( melampaui 60 hari kerja bagi WNA/WNI keturunan (S1917) ) dan 10 hari kerja bagi golongan Eropa ( S.-1849).
d. Akta Kelahiran Despensasi, adalah akta kelahiran yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang terhadap orang yang lahir sebelum 1986, bagi orang pribumi asli.
2.11 Pengertian Sistem Pelayanan Pembuatan Akta Kelahiran
Sistem pelayanan pembuatan akta kelahiran adalah suatu proses memberikan layanan pembuatan akta kelahiran oleh Pencatatan Sipil dan dalam prosesnya memiliki tahapan – tahapan sebagai berikut :
1. Melayani pendaftaran pelaporan kelahiran.
2. Melakukan pencatatan pemohon pembuat akta kelahiran yang kemudian 3. mencatatnya ke dalam arsip.
4. Menerima biaya administrasi sesuai dengan akta yang dimohon. 5. Memasukkan data pemohon pembuat akta kelahiran ke database. 6. Mencetak akta kelahiran.
7. Melakukan register data pemohon pembuat akta kelahiran ke buku register.
25 |
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1
Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Kota CimahiCimahi mulai dikenal pada tahun 1811, Gubernur Jendral Willem Daendels
membuat jalan Anyer - Panarukan, dengan dibuatnya pos penjagaan (loJi) di
Alun-alun Cimahi sekarang. Tahun 1874 – 1893, dilaksanakan pembuatan jalan
kereta api Bandung - Cianjur sekaligus pembuatan stasiun kereta api
Cimahi.Tahun 1886 dimulainya pembangunan pusat pendidikan militer dan
fasilitas lainnya (RS Dustira, rumah tahanan militer, dll). Tahun 1935, Cimahi
menjadi kecamatan (lampiran staat blad tahun 1935). Tahun 1962 dibentuk
setingkat kewedanaan, meliputi 4 kecamatan : Cimahi, Padalarang, Batujajar dan
Cipatat. Tahun 1975, ditingkatkan menjadi kota administratip (pp no. 29 tahun
1975), diresmikannya pada tanggal 29 Januari 1976, merupakan Kotip pertama di
Jawa Barat dan ketiga di Indonesia. Tahun 2001 ditingkatkan statusnya menjadi
Gambar 3.1 Peta Kota Cimahi
Cimahi yang berasal dari status Kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten
Bandung sesuai dengan perkembangan dan kemajuannya maka berdasarkan
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pemerintahan
dan Otonomi Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1975 tentang
Pembentukan Kota Administratif, Cimahi dapat ditingkatkan statusnya dari
Kecamatan menjadi Kota Administratif yang berada di wilayah Kabupaten
Bandung yang dipimpin oleh Walikota Administratif yang bertanggung jawab
kepada Bupati Kepala Daerah Kabupaten Bandung. Kota Administratif Cimahi
dengan luas wilayah keselurahan mencapai 4.025,73 Ha, yang merupakan bagian
dari Kabupaten Bandung Utara sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang
Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah- Daerah Kabupaten dalam
lingkungan Propinsi Jawa Barat.
Gambar 3.2
[image:38.612.240.402.567.686.2]| 27
3.1.2 Pengenalan Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga
Kerja
Berdasarkan peraturan daerah kota cimahi nomor 11 tahun 2003 tentang rencana
strategis daerah kota cimahi tahun 2003 – 2007 telah ditetapkan Visi kota cimahi
yaitu:
“ KOTA CIMAHI YANG MAJU, BERBUDAYA, MANDIRI, SEJAHTERA DAN AGAMIS ”
Sehubung dengan hal, tersebut, maka visi Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil,
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi adalah :
“ TERWUJUDNYA TENAGA KERJA YANG MEMILIKI ETOS KERJA DAN PENDUDUK YANG MEMILIKI IDENTITAS DIRI ”
Sebagai perwujudan Visi Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Cimahi menetapkan 5 ( lima ) misi yaitu :
1. Meningkatkan pelayanan dibidang Penempatan, Pelatihan, Pengawasan
dan Perlindungan Tenaga Kerja.
2. Meningkatkan Pelayanan dibidang Pendapatan dan pengendalian
Penduduk.
3. Meningkatkan Pelayanan dibidang Pencatatan dan Penerbitan Akta-Akta
Catatan Sipil.
4. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia
5. Meningkatkan Kuantitas Sarana dan Prasarana
Penjelasan dari misi yang sudah ditetapkan :
1. Untuk mendorong terciptanya tenaga kerja yang profesional, maju dan
mandiri dalam rangka menghadapi era globalisasi dan penerapan otonomi
daerah, perlu dilakukan upaya peningkatan kualitas pekerja yang terampil
dan produktif, peningkatan kualitas meliputi peningkatan kemampuan
kemandirian dan kepercayaan diri, yang pada akhirnya bermula pada
meningkatnya produktifitas pekerja. Kualitas tenaga kerja yang memiliki
pengngguran yang merupakan salah satu masalah strategis. Tujuan yang
dicapai dari misi ini adalah meningkatkan tenaga kerja yangtrampil
mandiri dan produktif dalam lingkungan kerja yang sehat dan bebas
kecelakaan kerja.
2. Yang ingin dicapai dari misi tersebut yaitu meningkatkan sistem informasi
kependudukan dan pengendalian arus urbanisasi serta pemerataan
penyebaran penduduk.
3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan pencatatan dan
Penerbitan akta-akta catatan sipil di antaranya terwujudnya peningkatan
jumlah yang memiliki akta-akta catatan sipil dan meningkatkan pelayanan
catatan sipil dengan proses yang cepat, tetap dan mudah.
4. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan aparatur dalam pelaksanaan
tugas pelayanan serta meningkatkan peranserta masyarakat dalam
mewujudkan pelayanan yang lebih optimal.
5. Meningkatkan sarana komputerisasi dan saranan pelayanan yang mampu
| 29
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi
[image:41.612.144.490.205.360.2]Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil. Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil. Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi
3.3
Deskripsi Kerja
Berdasarkan dari bagan yang sudah ada maka akan dijelaskan tentang tugas apa
saja yang ada pada bagian dan masing-masing kepala bidang yang sudah
terorganisir menurut gambar dalam struktur organisasi.
3.3.1 Kepala Dinas
Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas pokok
merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis operasional di bidang
Penempatan dan Pelatihan Tenaga Kerja, Pengawasan dan Perlindungan Tenaga
Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil serta melaksanakan urusan ketatausahaan
dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Dinas Tenaga Kerja,
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang
Penempatan dan Pelatihan tenaga Kerja;
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang
Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja;
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis opersional di bidang kependudukan;
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang catatan
sipil;
Pelaksanaan urusan ketatausahaan dinas;
3.3.2 Kepala Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanaan pengelolaan urusan
perencaan program, umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan pelaporan.
Untuk melaksanakan tugas pokok diatas Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :
Pelaksanaan pengelolaan perencanaan dan program dan pelaporan
kegiatan;
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi program kegiatan;
Pelaksanaan pengelolaan umum dan kepegawaian;
Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan dan perlengkapan;
Pelaksanaan urusan ketatausahaan dinas;
3.3.2.1 Bagian Tata Usaha membawahi
Terdapat juga pembagian yang dilakukan oleh bagian Tata Usaha yang ada pada
Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil (DISNAKERDUKCAPIL),
hal ini dilakukan untuk mempermudah proses yang akan dilakukan ketika
melakukan pelayanan terhadap masyarakat.
3.3.2.1.1 Sub bagian program dan pelaporan
Sub Bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyiapkan,
| 31
pembangunan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Sub bagian
Program dan Pelaporan mempunyai fungsi :
Pelaksanaan pendataan;
Pelaksanaan penyusunan program;
Pelaksanaan Monitoring kegiatan program;
Pelaksanaan evaluasi perencanaan, pelaksanaan dan hasil kegiatan
program;
Pelaksanaan pelaporan;
3.3.2.1.2 Sub bagian umum dan kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok memimpin,
mengatur dan mengendalikan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian
dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Subbagian Umum dan
Kepegawaian mempunyai fungsi :
Pelaksanaan administrasi umum di bidang perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi kebutuhan rumah tangga dinas;
Pelaksanaan administrasi surat-menyurat dan tata naskah dinas;
Pelaksanaan administrasi kepegawaian di bidang perencanaan,
pelaksanaan dan evaluasi kebutuhan kepegawaian;
3.3.2.1.3 Sub bagian keuangan dan perlengkapan
Sub bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai tugas pokok memimpin,
mengatur dan mengendalikan kegiatan administrasi keuangan dan perlengkapan
dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Sub bagian Keuangan dan
Pelaksanaan administrasi keuangan di bidang perencanaan, pelaksanaan
dan evaluasi serta pelaporan pengelolaan keuangan dinas dengan Peraturan
Daerah Kota Cimahi Nomor: 12 Tahun 2007 memiliki struktur dan besar
tarif, yaitu Akta Kelahiran Umum tidak dipungut biaya sama sekali, Akta
Kelahiran yang terlambat pelaporannya Rp. 40.000, dan Akta Kelahiran
Dispensasi Masal / Tambahan Rp. 30.000.
Pelaksanaan pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi perlengkapan dinas;
3.3.3 Kepala Bidang Catatan Sipil
Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan
petunjuk teknis pembinaan, pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, akta
perkawinan, akta perceraian, akta kematian, akta pengakuan dan pengesahan anak.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Bidang Catatan Sipil
mempunyai fungsi :
Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta kelahiran;
Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan
akta kematian;
Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta perkawinan;
Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta perceraian;
Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan
45 |
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan data-data yang ada, dalam prosedur pembuatan akta kelahiran masih terlihat rumit untuk masyarakat dalam mendapatkan akta kelahiran. Hal ini terlihat dari begitu banyaknya proses dalam Dinas Kependudukan ,Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja di Kota Cimahi. Masyrakat pun harus terima dengan prosedur yang harus dijalankan walaupun prosedur tersebut terlihat rumit dalam menjalankannya. Untuk menyikapi masalah yang datang dari masyarakat, yaitu masih terdapat masyarakat yang kurang menyadari betapa pentingnya akta kelahiran untuk mereka, maka dari pemerintah perlu mengadakan sosialisasi kepada masyarakat sekitar. Sehingga deskripsi kerja bagian Pencatatan Sipil dapat terlaksana dengan baik dalam melayani masyarakat.
5.2 Saran
Nama : Mia Fitriawati
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 13 Mei 1989
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Status : Belum Menikah
Alamat : Jl. Raya Timur Gg. Sukawargi I no. 39A RT 01 RW 01
Cibabat, Cimahi 40513
NoTelp/Hp:022-93480438/085624634569
Pendidikan Formal
o 1993 – 1994 : TK Aisyah I, Cimahi
o 1995 – 2000 : SD Negeri Harapan III, Cimahi o 2001 – 2004 : SMP Negeri 1, Cimahi
o 2004 – 2007 : SMA Negeri 1, Cimahi
| 46
Daftar Pustaka
Jack Febrian.2007.Kamus Komputer & Teknologi Informasi.Informatika. Bandung
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm 9 Agustus 2010
http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7067/konsep+dasar+SI.p df 9 Agustus 2010
http://bp2.blogger.com/_VmLLAJu9c4g/SIJtqgTsppI/AAAAAAAAAJk/I8k fRcrZSE4/s1600-h/Siklusinformasi.gif 9 Agustus 2010
http://mugi.or.id/blogs/yandi_tubagus/archive/2009/11/18/data-flow-diagram-dfd-dan-flowmap.aspx 9 Agustus 2010
http://nyobayoo.blogspot.com/2008/09/diagram-konteks.html 9 Agustus 2010
Daftar Pustaka
Jack Febrian.2007.Kamus Komputer & Teknologi Informasi.Informatika. Bandung
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm 9 Agustus 2010
http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7067/konsep+dasar+SI.p df 9 Agustus 2010
http://bp2.blogger.com/_VmLLAJu9c4g/SIJtqgTsppI/AAAAAAAAAJk/I8k fRcrZSE4/s1600-h/Siklusinformasi.gif 9 Agustus 2010
http://mugi.or.id/blogs/yandi_tubagus/archive/2009/11/18/data-flow-diagram-dfd-dan-flowmap.aspx 9 Agustus 2010
http://nyobayoo.blogspot.com/2008/09/diagram-konteks.html 9 Agustus 2010
