1 1.1 Latar Belakang
Dewasa ini teknologi dan Informasi berkembang pesat, komputer sebagai salah satu produk teknologi yang paling bermanfaat untuk menunjang kebutuhan informasi dijadikan sebagai tolak ukur kemajuan berbagai disiplin ilmu pengetahuan. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini sudah tidak lagi dibatasi oleh ruang dan waktu, sudah barang tentu menjadi salah satu kebutuhan penunjang bagi suatu organisasi untuk dapat mengolah, mendapatkan atau menyebarkan informasi yang berguna bagi kelangsungan organisasi tersebut.
Perpustakaan sebagai tempat atau ruangan atau gedung yang berisi koleksi pustaka/buku-buku, majalah-majalah dan bahan tercetak lainnya yang berperan sebagai sumber informasi bagi kepentingan pengembangan kemajuan ilmu pengetahuan dalam teori maupun terapan, yang semua diorganisir menurut sistem tertentu. Selain itu untuk memudahkan pencarian informasi dimaksud secara cepat dan tepat dengan begitu perpustakaan mempunyai fungsi, menghimpun, mengelola dan memelihara berbagai sumber informasi yang berhubungan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dalam teori maupun terapan.
orang yang membutuhkan baha pustaka atau buku yang diperlukan. Selain itu Pendataan buku yang disimpan secara manual yaitu disimpan didalam buku besar, sehingga mengalami kesulitan dalam proses keluar masuknya buku.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis mengadakan suatu penelitian melalui metode observasi dan wawancara secara langsung dengan pegawai instansi terkait dan mengambil judul “ ANALISIS PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU DI PERPUSTAKAAN SETDA BIRO ORGANISASI PROVINSI JAWA BARAT “ yang berguna untuk penulisan laporan kerja praktek ini.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Dalam sub bab ini, akan dijelaskan mengenai identifikasi masalah dan rumusan masalah yang diteliti sekaligus sebagai kajian dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini.
1.2.1 Identifikasi Masalah
1. Proses peminjaman bahan pustaka yang diterapkan di perpustakaan Biro Organisasi SETDA Jawa Barat dilakukan dengan pengarsipan yang ditulis tangan dan disimpan di rak-rak pengarsipan khusus, sehingga menyulitkan dalam mencari data peminjaman dan pengembalian.
2. Dalam pencarian data anggota, buku, dan laporan relatif memakan waktu yang lama.
3. Pendataan buku yang disimpan secara manual yaitu disimpan didalam buku besar, sehingga mengalami kesulitan dalam proses keluar masuknya buku.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi permasalahan yang ada, penulis dapat merumuskan beberapa pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang prosedur pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka pada perpustakaan Biro Organisasi SETDA Jawa Barat. 2. Bagaimana merancang prosedur pencarian data anggota, buku dan laporan
dengan mengunakan sistem komputerisasi.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud kerja praktek yang dilakukan di SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa barat khususnya bagian perpustakaannya yaitu :
1. Untuk memenuhi salah satu mata kuliah dikurikulum semester VI .
2. Untuk Mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.
3. Memperluas dan menambah pengalaman, wawasan, serta ilmu dan teknologi (IPTEK), sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri untuk memasuki dunia kerja.
Adapun tujuan dari kegiatan kerja praktek ini adalah :
1. Untuk menyelesaikan permasalahan sistem informasi perpustakaan yang ada di SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat.
2. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan mengoptimalkan sumber daya manusia.
3. Membuat sistem informasi yang dapat dengan mudah di akses oleh pihak SETDA maupun untuk pihak yang menggunakan fasilitas perpustakaans 4. Untuk mengetahui bagaimana prosedur peminjaman dan pengembalian
buku di Perpustakaan SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat.
5. Memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada penulis untuk mendapatkan pengalaman dibidang pengolahan data dalam penggunaan Program Aplikasi Perpustakaan.
Memberikan pengalaman lapangan sebagai aplikasi teori dan praktek untuk dibandingkan, sehingga penulis dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan ilmu yang diperoleh selama menempuh pendidikan.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan indetifikasi masalah yang ada, maka didalam mengkaji suatu permasalahan yang terjadi diperlukan pembatasan masalah sehingga penyajian terarah dan saling berkaitan satu sama lainnya dengan tujuan agar didalam penelitian kerja praktek ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Laporan Kerja Praktek ini hanya membahas tentang proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat.
2. Objek penelitian dilakukan pada Perpustakaan SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat.
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No. Aktifitas Juli Agustus September Oktober
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2
1.
Mengajukan Proposal
2. Pencarian Tempat
3.
Magang di Perusahaan
4.
Penulisan Laporan Kerja Praktek
5.
Bimbingan & Pelaporan
6.
Title: Subject:
Author: A R A F A T
Keywords: Comments:
Creation Date: 10/6/2009 7:57:00 PM
Change Number: 16
Last Saved On: 10/13/2009 8:58:00 AM
Last Saved By: A R A F A T
Total Editing Time: 212 Minutes
Last Printed On: 10/14/2009 1:44:00 PM
As of Last Complete Printing
Number of Pages: 7
Number of Words: 1,212 (approx.)
{PAGE \* MERGEFORMAT} 2.1 Pengertian Sistem
Definisi sistem menurut [Jog05] adalah sebagai berikut:
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Definisi sistem menurut [Han07] adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
Berdasarkan beberapa pendapat diatas mengenai pengertian sistem, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu prosedur, kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan berkumpul untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yg terdiri dari manusia atau orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan computer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Manusia atau orang, yang dimaksudkan yaitu operator computer, analis sistem, programmer, personil data entry dan manajer sistem informasi atau EDP.
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat Keras
4. Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasi dan sistem manajemen data yang kemungkinan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis Data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penuyimpanan secara fisik seperti diskette, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film dan lain sebaginya.
6. Jaringan Komputer
7. Komunikasi Data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
Definisi sistem menurut [Jog05] adalah sebagai berikut:
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
Definisi sistem menurut [Han07] adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
Berdasarkan beberapa pendapat diatas mengenai pengertian sistem, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu prosedur, kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan berkumpul untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Menurut [Jog05] suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:
1. Komponen-komponen (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan (Input)
Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.
6. Keluaran(Output)
Outputmerupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem [Sumber : [Jog05] ]
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem menurut [Jog05] dapat diklasifikasikan berdasarkan beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat secara mata biasa/telanjang.
In p u t P r o s e s O u tp u t S u b S is te m
S u b S is te m S u b
S is te m
S u b S is te m
B a ta s a n S a s a r a n
K o m p o n e n s is te m L in g k u n g a n L u a r
s is te m
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Sistem buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
4. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar
sistem. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan langsung dengan bagian luar sistem.
2.2 Pengertian Informasi
Data sangat erat kaitannya dengan informasi, karena informasi akan baik dan berguna jika didukung dengan data yang akurat pula. Maka dari itu data sangat mendukung bahkan menjadi inti untuk sebuah informasi. Untuk lebih jelasnya dibawah ini dapat dilihat pengertian data menurut beberapa ahli.
”Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model
untuk menghasilkan informasi.” [Jog05]
”Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.” [Kri03]
Data merupakan inti dari sebuah informasi. Informasi tidak akan terbentuk bila tidak ada data-data yang mendukung. Berikut adalah pengertian informasi menurut beberapa ahli.
”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.” [Jog05]
”Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.” [Han07]
”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau mendatang.” [Han07]
Maka dapat disimpulkan, informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi yang menerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
2.2.1 Kualitas Informasi
Informasi yang berkualitas menurut [Jog05] tergantung dari 3 (tiga) hal yang sangat dominan yaitu :
1. Akurat, artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.
3. Relevan, artinya informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan masalah.
2.2.2 Nilai Informasi
Nilai informasi (Value of Information) menurut [Jog05] dapat ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya (manfaat yang diperoleh).
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Berikut adalah pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli.
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” [Jog05]
“Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan
yaitu menyajikan informasi.” [Kri03]
“Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan atau
untuk mengendalikan organisasi.” [Kri03]
Maka, dapat disimpulkan sistem informasi adalah suatu satu kesatuan yang berupa komponen-komponen dalam organisasi, untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
Sistem Informasi berdasarkan konsep (input, processing, output - IPO) dapat dilihat pada gambar berikut :
{EMBED Unknown}
Gambar 2.2Konsep sistem informasi
Komponen sistem informasi menurut [Han07] bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :
a. Hardware, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data, dan keluaran data. Hardware terdiri dari komputer, printer dan jaringan.
b. Software, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. Software dapat digolongkan menjadi sistem operasi (windows 95 dan NT), aplikasi (akuntansi), utilitas (anti virus, speed disk).
c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna
sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan yang efektif.
e. Manusia, yaitu personil dari sistem informasi meliputi manajer, analis, programmer, operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Perancangan sistem menurut [Jog05] adalah tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, dan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem yaitu Diagram Prosedur Sistem (FlowMap), Diagram Alir Data (DFD), Diagram Konteks (Contex Diagram), Kamus Data (Data Directionary).Berikut ini akan diuraikan satu persatu alat bantu tersebut.
2.4.1 Diagram Alir Dokumen(FlowMap)
Menurut [Wah05] Diagram alir dokumen (FlowMap)merupakan diagram alir yang menunjukan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Adapun simbol-simbol yang digunakan di diagram alir dokumen antara lain :
a. Dokumen
simbol ini menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
b. Kegiatan Manual
simbol ini menunjukan pekerjaan manual yang dilakukan oleh orang.
c. Simpanan Offline
simbol ini menunjukan file non – komputer yang diarsipkan.
simbol ini menunjukan kegiatan proses dari operasi program komputer.
e. Simpanan Data
simbol ini menunjukan tempat penyimpanan data
f. Penghubung
simbol ini menunjukan penghubung kehalaman yang masih sama atau kehalaman lain
2.4.2 Diagram Konteks(Context Diagram)
Keadaan sistem secara umum dan hubungan-hubungan sistem tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem atau dengan sistem yang lain dapat digambarkan secara logika dengan diagram konteks(Context Diagram).
Menurut [Jog05] pengertian diagram konteks adalah :
“Sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.”
Menurut [Lad05] pengertian diagram konteks adalah :
Diagram konteks merupakan DFD level yang paling atas yang hanya terdiri dari satu proses yang menggambarkan sistem atau program secara keseluruhan.
2.4.3 DFD(Data Flow Diagram)
DefinisiData flow Diagrammenurut [Kri03] adalah sebagai berikut :
“DFD (Data Flow Diagram)adalah suatu model logika atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut.”
DFD (Data Flow Diagram) menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan, DFD juga merupakan alat yang cukup populer saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Menurut [Jog05] ada beberapa simbol yang digunakan pada data flow diagram antara lain:
Kesatuan luar merupakan kesatuan (Entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima input dari sistem.
2. Data Flow(Arus Data)
Data Flow (arus data) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses(Process),simpanan data(data store)dan kesatuan luar (external entity).
3. Process(Proses)
Suatu proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
4. Data Store(Simpanan Data)
Simpanan data merupakan suatu simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau arsip dengan simbol sepasang garis horizontal paralel.
2.4.4 Kamus Data
Kamus data menurut [Kri03] merupakan kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem.
sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
2.5 Pengertian Kasus Yang Dianalisis
Pada sub bab ini, akan dijelaskan pengertian-pengertian tentang kasus yang
dianalis, menyangkut laporan kerja peraktek yang peneilitainya dilakukan pada Biro
Organisasi Perpustakaan dan Informasi SETDA Propinsi Jawa Barat.
2.5.1 Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata BIBLIOTHEKA (Yunani) dan LIBRARIUM (Romawi), BIBLION atau LIBERTY artinya buku, THEKA dan ARMANIUM yang mempunyai arti lemari. Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan sesuatu yang penting. Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa. Pendidikan sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang agar bisa menjawab tantangan kehidupan. Untuk memperoleh pendidikan, banyak cara yang dapat kita capai diantaranya melalui perpustakaan karena di perpustakaan berbagai sumber informasi bisa kita peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui perpustakaan.
kali ini akan dikupas secara mendalam tentang pengantar umum perpustakaan yang meliputi : pengertian perpustakaan, maksud dan tujuan pendirian perpustakaan, jenis – jenis perpustakaan, peranan, tugas, dan funsi perpustakaan, aktifitas pokok perpustakaan, dan perpustakaan sebagai disiplin ilmu.
Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual. Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun, di zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku, tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan mudah dapat menemukannya.[Online1]
Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat digunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.
Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Perpustakaan adalah suatu koleksi bahan-bahan pustaka seperti buku, majalah, hasil penelitian yang diatur, dikelola dan diorganisir sedemikian rupa yang dapat digunakan dan di maanfaatkan sedemikian mestinya.
Secara umum dapat dsimpulkan bahwa pengertian perustakaan adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya.
Secara sederhana adalah sekumpulan benda pustaka yang terdiri dari buku-buku yang diatur sedemikian rupa dengan sistem tertentu agar dapat ditelusuri dan ditemukan dengan cepat dan tepat apabila diperlukan oleh pengguna jasa perpustakaan yang berfungsi sebagai sumber informasi.
Perpustakaan adalah lembaga pemberi layanan informasi dan bahan pustaka berfungsi :
1. Perpustakaan sebagai sarana pendidikan merupakan tempat belajar. 2. Perpustakaan sebagai tempat melakukan riset penelitan.
4. Perpustakaan sebagai tempat untuk melestarikan budaya bangsa.[Online1]
2.5.2 Pengertian Pelayanan
Pelayanan adalah suatu bentuk kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah baik di pusat, di daerah, BUMN, dan BUMD dalam bentuk barang maupun jasa dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku (KEPMENPAN 81/93). [Online2]
“Pengertian pelayanan adalah Perihal atau cara melayani kebutuhan orang lain.”[Online2]
Title: Subject:
Author: FAKE
Keywords: Comments:
Creation Date: 8/7/2009 3:53:00 PM Change Number: 23
Last Saved On: 10/13/2009 2:19:00 PM Last Saved By: A R A F A T
Total Editing Time: 846 Minutes
Last Printed On: 10/14/2009 1:46:00 PM As of Last Complete Printing
Number of Pages: 20
{PAGE \* MERGEFORMAT} 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Perpustakaan sebagai tempat atau ruangan atau Gedung yang berisi koleksi pustaka/buku-buku, majalah-majalah dan bahan tercetak lainnya yang berperan sebagai sumber informasi bagi kepentingan pengembangan kemajuan ilmu pengetahuan dalam teori maupun terapan, yang semua diorganisir menurut sistem tertentu untuk memudahkan pencarian informasi dimaksud secara cepat dan tepat. Dengan demikian, perpustakaan mempunyai fungsi: Menghimpun, mengelola dan memelihara berbagai sumber informasi yang berhubungan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dalam teori maupun terapan.
Organisasi dan Tatalaksana. Dengan Perda No.9 tahun 1981 juncto SK.Gubernur KDH.Tk. I Jawa Barat No. 061.1/SK.11-HUK/82, nama bagian Perpustakaan dan Dokumentasi diubah menjadi Bagian Perpustakaan, yang berada di bawah Biro Organisasi dan Tatalaksana.
Biro dan Tatalaksana(Biro Ortak) membawahi 4 Bagian, yaitu :
1) Bagian Kelembagaan
2) Bagian Ketatalaksanaan
3) Bagian Evaluasi dan Pengembangan
4) Bagian perpustakaan
Dengan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, Nomor 1 tahun 1993 yang disahkan Menteri Dalam Negeri Nomor 32 tahun 1993, pada tanggal 31 Maret 1993, nama Biro Organisasi dan Tatalaksana diubah menjadi BIRO ORGANISASI.
Biro Organisasi membawahkan 5 bagian yaitu :
1. Bagian Kelembagaan;
2. Bagian ketatalaksanaan:
3. Bagian Pengolahan Data;
4. Bagian Analisis dan Formasi Jabatan;
Bagian Perpustakaan Membawahkan:
1. Sub Bagian Layanan Teknis;
2. Sub Bagian Akuisi dan Pengolahan
Dengan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, Nomor 20 Tahun 2008, Biro Organisasi membawahkan 4 bagian yaitu :
1. Bagian Kelembagaan
2. Bagian Tatalaksana;
3. Bagian Akuntabilitas dan Kinerja Organisasi;
4. Bagian Pengembangan Pelayanan Publik;
3.2.Struktur Organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan biasanya telah diatur sebaik-baiknya sehingga sedikit sekali kemungkinan yang terjadi seorang pegawai akan memegang atau melakukan lebih dari satu pekerjaan yang telah ditentukan.
Gambar 3.1
Struktur Organisasi SETDA Tingkat I Jawa Barat
[Sumber Lampiran Peraturan Provinsi Jawa Barat No.20 Tahun 2008]
3.3 Deskripsi Kerja
S E K R E T A R I S D A E R A H
A S IS T E N A D M IN I S T R A S I
B IR O O R G A N IS A S I
B A G IA N A K U N T A B IL IT A S
D A N K IN E R J A O R G A N IS A S I
S U B B A G IA N P E R P U S T A K A A N D A N
S IS T E M IN F O R M A S I P E R A N G K A T D A E R A H K E L O M P O K
Subbagian Perpustakaan dan Sistem Informasi Perangkat Daerah SETDA Tingkat I Jawa Barat di bawahi oleh Bagian Akuntabilitas dan Kinerja Organisasi yang berada di dalam Sub Bagian Perpustakaan dan Sistem Informasi Perangkat Daerah.
Sub Bagian Perpustakaan dan Sistem Informasi Perangkat Daerah mempunyai Tugas Pokok Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan umum dan koodinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi perpustakaan dan system Informasi Perangkat Daerah.
Untuk Menyelenggarakan tugas pokok tersebut Sub Bagian Perpustakaan dan Sistem Informasi Perangkat Daerah mempunyai Fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan umum perpustakaan dan sistem informasi Perangkat Daerah
b. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi perpustakaan dan sistem informasi Perangkat Daerah
c. Pelaksanaan pelaporan dan evaluasi perpustakaan dan sistem informasi Perangkat Daerah;
Adapun rincian tugas Sub bagian Perpustakaan dan Sistem Informasi perangkat Daerah.
b. Melakasanakan penyusunan bahan kebijakan umum perpustakaan dan sistem informasi perangkat Daerah
c. Melaksanakan penyusunan bahan koordinasi dan fasilitas perpustakaan dan sistem informasi perangkat daerah
d. Melaksanakan koordinasi dan fasilitas perpustakaan dan sistem informasi perangkat daerah.
e. Melaksanakan pengelolaan data dan sistem informasi perangkat daerah.
f. Melaksanakan pengelolaan perpustakaan Sekretariat Daerah.
g. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf dan sebagai bahan pertimbangan pengembalian kebijakan.
h. Melaksanakan pelaporan bahan dan evaluasi kegiatan Subbagian Perpustakaan dan Sistem Informasi Perangkat Daerah
i. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
j. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
3.4 Analisis Sistem yang Berjalan
Berikut ini analisis sistem yang berjalan pada pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pada Subbagian Perpustakaan dan Sistem Informasi Perangkat Daerah SETDA Tingkat I Jawa Barat.
1. Bagi pegawai yang akan meminjam untuk pertama kali ke perpustakaan di wajibkan untuk mengisi formulir pendaftaran menjadi anggota perpustakaan.
2. Bersedia untuk mentaati peraturan dan tata tertib perpustakaan.
3. Menyerahkan 2 (buah) pas foto ukuran 3 x 4 cm dan persyaratn lainnya.
4. Setelah mengisi formulir lalu data pegawai di masukkan ke dalam buku register Anggota Perpustakaan.
5. Petugas mengisi form kartu peminjaman.
6. Pegawai di buatkan kartu anggota, pegawai lalu mencari buku kemudian kembali ke petugas. Bagi pegawai yang akan mengembalikan buku juga akan di proses oleh petugas yang sama.
7. Petugas akan memeriksa form kartu peminjaman apakah terlambat mengembalikan akan dikenakan biaya denda.
Title: Subject:
Author: A R A F A T
Keywords: Comments:
Creation Date: 10/6/2009 7:56:00 PM
Change Number: 14
Last Saved On: 10/13/2009 8:59:00 AM
Last Saved By: A R A F A T
Total Editing Time: 240 Minutes
Last Printed On: 10/14/2009 1:46:00 PM
As of Last Complete Printing
Number of Pages: 8
Number of Words: 1,026 (approx.)
{PAGE \* MERGEFORMAT} 4.1 Analisis Sistem
Menurut [Jog05] analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan. Tahap Analisis sistem ini sangat penting karena dalam tahapan ini apabila terdapat kesalahan, maka akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya.
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan analisis terhadap sistem yang ada diperusahaan. Sistem ini digunakan untuk mengetahui informasi apa saja yang masuk dan keluar didalam pelayanan di perpustakaan SETDA BIRO ORGANISASI PROVINSI JAWA BARAT Tk. I Jawa Barat. Analisis sistem yang sedang berjalan ini dilakukan terhadap prosedur yang sedang berjalan serta kelemahan pada sistem yang sedang berjalan tersebut.
4.1.1 Analisis Dokumen
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Berikut ini analisis proses/prosedur pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang sedang berjalan pada perpustakaan SETDA BIRO ORGANISASI PROVINSI JAWA BARAT Tk. I Jawa Barat:
1. Calon anggota yang ingin menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran setelah diisi kemudian beserta syarat-syaratnya untuk menjadi anggota di proses oleh petugas perpustakaan, setelah selesai petugas memberikan kartu anggota.
2. Petugas mencatat data calon anggota pada buku anggota kemudian membuat laporan anggota, laporan anggota kemudian diberikan ke kepala sub bagian perpustakaan.
3. Laporan anggota yang baru di proses dan diarsipakan oleh kepala sub bagian perpustakaan.
4. Anggota yang ingin meminjam buku terlebih dahulu membawa buku yang akan di pinjam beserta kartu anggota perpustakaan lalu diserahkan ke petugas.
5. Petugas akan mengecek anggota tersebut apakah pernah meminjam buku atau tidak.
dikenakan denda. Kemudian anggota harus membayar denda tersebut sesuai aturan yang telah di sepakati.
7. Petugas akan mengubah status anggota yang terkena denda untuk dibuatkan laporan yang akan diserahkan ke kepala sub bagian perpustakaan.
4.1.2.1 Flow Map yang Sedang Berjalan
Anggota Petugas Kepala Sub Bagian Form Pendaftaran Syarat-syarat Pendaftara Form Pendaftaran Syarat-syarat Pendaftara Mencatat Data Anggota Data Anggota Buku Induk Anggota Data Anggota Membuat Kartu Anggota Kartu Anggota Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Buku Mencatat data Peminjaman buku Data Peminjaman Buku Peminjaman dan Pengembalian Data Peminjaman Buku Membuat Laporan Anggota Laporan Anggota Membuat Laporan Peminjaman Mencatat
[image:42.595.113.526.110.663.2]Peminjaman PeminjamanLaporan Buku Data Pengembalian Buku 1 Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Buku Mencatat data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku Kartu Anggota Buku Laporan Anggota Validasi Laporan Anggota Laporan Anggota Anggota Laporan Anggota Validasi Laporan Peminjaman Buku Laporan Peminjaman Buku yg divalidasi Peminja man Gambar 4.1
Gambar 4.2
Lanjutan Flow Map yang Sedang Berjalan
Anggota Petugas Kepala Sub Bagian
4.1.2.2 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan
[image:44.595.114.506.325.509.2]Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antaraentity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut ini gambar diagram konteks yang sedang berjalan berjalan pada perpustakaan SETDA BIRO ORGANISASI PROVINSI JAWA BARAT Tk. I Jawa Barat, Diagram Konteks yang dapat terlihat dibawah ini :
Gambar 4.3
Diagram Konteks yang Sedang Berjalan SI.Perpustakaan
Anggota KetuaPerpus
F.pendaftaran, Syarat-syarat Pendaftaran, Kartuanggota, Buku
F.Denda, KartuAnggota, Status Pinjamandiubah
LaporanBuku, Laporan Anggota, LaporanPeminjaman,
4.1.2.3 Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
Gambar 4.4
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
[image:47.595.111.512.288.733.2]Setelah melihat semua sistem pelayanan yang berjalan, prosedur dan dokumen yang dipakai serta analisis sistem yang berjalan dalam proses yang masih menggunakan sistem arsip-arsip dan dokumen isian maka penulis mengevaluasi sistem yang berjalan yaitu :
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang berjalan
NO. Permasalahan Solusi yang diharapkan
1. Dalam melakukan proses pendaftaran masih menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan arsip-arsip dan buku register.
Adanya sistem komputerisasi yang dapat di gunakan untuk melakukan proses pendaftaran anggota baru dan adanya database anggota perpustakaan.
2. Dalam melakukan proses pendataan peminjaman buku memerlukan waktu yang lama sehingga ada kemungkinan data yang sama tercatat dua kali karena hanya menggunakan arsip.
Adanya sistem komputerisasi yang menggunakan database yang dapat mempermudah untuk pendataan buku, baik untuk buku yang dipinjam dan yang tersedia diperpustkaan.
3. Dalam penyimpanan data anggota untuk setiap bulannya masih berupa arsip-arsip sehingga untuk melakukan pencatatan data anggota
yang meminjam dan pendataan buku yang di pinjam membutuhkan waktu yang lama dan butuh proses yang panjang.
membantu mempercepat proses pencatatan data anggota dan buku yang dipinjam.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Setelah analisa sistem dilakukan, selanjutnya penulis membuat suatu tahap perancangan sistem, perancangan sistem adalah tahap untuk membangun sistem yang baru. Tahap ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh. Tahap perancangan sistem dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan utama dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai mengenai sistem informasi yang baru. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan yaitu :
1. Membangun suatu rancangan prosedur sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka atau buku yang dapat mengolah data anggota perpustakaan berbasis komputerisasi, sehingga tidak perlu menggunakan dokumen isian lagi.
3. Mempercepat laporan operasional untuk pimpinan agar dapat disajikan dengan cepat dan tepat pada waktunya sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan.
Adapun tahap-tahap yang ada di dalam perancangan suatu sistem adalah sebagai berikut :
1. Prosedure alur kerja dari pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka atau buku dengan menggunakan Flow Map.
2. Diagram Kontek
3. Data Flow Diagram ( DFD ) 4. Kamus Data.
4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur sistem informasi perpustakaan yang diusulkan dengan menggunakan sistem komputerisasi :
1. Bagi anggota baru yang ingin menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran beserta syarat – syaratnya. Kemudian diserahkan ke petugas untuk diproses kemudian disimpan dalam database anggota.
database buku yang memuat tentangbuku yang masih ada dan layak dipakai serta buku yang belum ada. Database anggota memuat tentang data anggota lamamaupun baru kedalam database data peminjaman buku.
3. Petugas yang akan meminjamkan buku terlebih dahulu menyerahkan buku beserta kartu anggota perpustakaan kemudian petugas perpustakaan menginput peminjam ke dalam database peminjaman, dimana petugas akan mengecek anggota pernah meminjam buku dan melihat apakah anggota telat mengembalikan buku atau tidak. Setelah itu kartu perpustakaan dikembalikan ke anggota.
4. Dari laporan buku dan laporan anggota diserahkan ke bagian pembukuan untuk dicek lalu diserahkan kembali ke petugas.
5. Setelah itu dari databse peminjaman dibuat arsip anggota, arsip buku dan arsip peminjaman oleh kepala perpustakaan.
4.2.2.1.Flow Map yang Diusulkan
Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang diusulkan pada perpustakaan SETDA BIRO ORGANISASI PROVINSI JAWA BARAT Tk. I Jawa Barat, Flowmap yang dapat terlihat dibawah ini :
{EMBED Unknown}
Gambar 4.5
4.2.2.2.Diagram Konteks yang Diusulkan
Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang diusulkan pada perpustakaan SETDA BIRO ORGANISASI PROVINSI JAWA BARAT Tk. I Jawa Barat,Diagram Konteks yang diusulkan dapat terlihat dibawah ini :
Gambar 4.6
Diagram Konteks yang Diusulkan
1. Anggota menyerahkan formulir anggota, menyerahkan pas foto ukuran 2x3 sebayak 2 buah, kemudian menyerahkan buku yang akan dipinjam.
{EMBED Unknown}
2. Kemudian petugas mengisi sistem informasi pendataan peminjaman buku, dan menyerahkan kartu anggota, dan buku yang dipinjam.
3. Sistem informasi pendataan peminjaman buku menyerahkan laporan anggota dan laporan buku untuk dicek bila ada buku baru yang belum terdapat diperpustakaan maka bagian pembukuan akan menyediakan dan disetujui oleh bagian pembukuan. Kemudian diserahkan kembali kepada sistem informasi peminjaman.
4.2.2.3.Data Flow Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.6
Data Flow Diagram yang Diusulkan
1. Anggota baru terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran beserta membawa dan pas foto 2x3 sebayak dua buahkemudian petugas menginput data anggota dan di masukkan dalam database anggota.
2. Setelah dari database anggota petugas menginput laporan data anggota yang dibuat tiga bulan sekali, kemudian laporan anggota diserahkan ke bagian Kepala perpustakaan.
3. Buku-buku baru yang belum ada di perpustakaan diserahkan oleh bagian perpustakaan ke petugas untuk di input kemudian di masukan ke dalam database buku.
4.2.2.4.Kamus Data
Kamus data digunakan untuk menggambarkan struktur data dari data atau informasi yang mengalir dari sistem, kamus data dibuat pada tahap perencanaan sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dalam data flow diagram, arus data yang ada flow diagram sifatnya adalah global hanya ditujukan arus datanya saja keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu arus data yang ada pada data flow adalah sebagai berikut :
1. Data anggota
Nama arus data : Data anggota.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file.
Arus data : Proses 1 menuju file anggota. File anggota menuju proses 2.
Struktur data : No_anggota, Nama, Tanggal_lahir, Tempat_lahir, Jurusan, Alamat, Jenjang_pendidikan, Tanggal_daftar, Batas_berlaku.
2. Nama arus data : Kartu Anggota dan Buku.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen tertulis.
Arus data : Dari anggota menuju proses 5.
Dari proses 5 menuju file peminjaman.
Penjelasan : Data-data dari kartu anggota dan buku berasal dari item data.
Periode : 1 hari.
Struktur data : No_anggota, Nama, Tanggal_lahir, Tempat_lahir, Jurusan, Alamat, Jenjang_pendidikan, Tanggal_daftar, Batas_berlaku.
3. Data peminjaman
Nama arus data : Data peminjaman.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file.
Arus data : Dari file anggota menuju proses 8 Dari proses 8 menuju file peminjaman Dari file peminjaman ke proses 7
Struktur data : No_anggota, Nama, Kode, Buku, Judul, Tanggal_Pinjam, Tanggal_kembali.
4. Laporan anggota
Nama arus data : Laporan anggota.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file.
Arus data : Dari proses 1 menuju bagian pembukuan Dari proses 1 menuju proses 5.
Penjelasan : Data-data dari laporan anggota berasal dari item data.
Periode : 3 bulan.
Struktur data : No_anggota, Nama, Tanggal_Lahir, Tempat_lahir, Jurusan, Alamat, Jenjang_pendidikan, Tanggal_daftar, Batas_berlaku.
5. Buku
Nama arus data : Buku.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file.
Arus data : Dari pembukuan ke proses 3. Dari proses 3 menuju file buku. Dari file buku menuju proses 4.
Struktur data : Kode_buku, Judul, Pengarang, Penerbit, Jumlah_buku.
6. Laporan Buku
Nama arus data : Laporan buku.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file.
Arus data : Dari proses 8 menuju file buku. Dari file buku menuju proses 4.
Penjelasan : Data-data dari laporan anggota berasal dari item data.
Periode : 3 bulan.
Struktur data : Kode_buku, Judul, Pengarang, Penerbit, Jumlah_buku.
7. Laporan Peminjaman
Nama arus data : Laporan peminjaman.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file
Arus data : Dari proses 5 menuju bagian kepala perpustakan. Dari proses 5 menuju file peminjaman.
Dari file peminjaman menuju proses 7.
Penjelasan : Data-data dari laporan peminjaman berasal dari item data.
Struktur data : No_anggota, Kode_buku, Judul, Pengarang, Nama.
8. Laporan Pengembalian
Nama arus data : Laporan Pengembalian.
Alias :
-Bentuk data : Dokumen file.
Arus data : Dari proses 8 menuju bagian pembukuan. Dari proses 8 menuju file pengembalian. Dari file pengembalian menuju proses 9.
Penjelasan : Data-data dari laporan pengembalian berasal dari item data.
Periode : 3 bulan.
Struktur data : No_anggota, Kode_buku,Tanggal_kembali, Tanggal_dikembalikan, denda.
4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang
TABEL 4.2 Evaluasi Sistem yang diusulkan
NO. Permasalahan Solusi yang diharapkan Solusi secara nyata 1. Dalam melakukan proses
pendaftaran masih menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan arsip-arsip dan buku register.
Adanya sistem komputerisasi yang dapat di gunakan untuk
melakukan proses
pendaftaran anggota baru dan adanya database anggota perpustakaan.
Prosedur dari sistem yang
dirancang telah
menggunakan sistem komputerisasi yang mempunyai sistem database untuk menyimpan data angggota
2. Dalam melakukan proses pendataan peminjaman buku memerlukan waktu yang lama sehingga ada kemungkinan data yang sama tercatat dua kali
karena hanya
Adanya sistem komputerisasi yang menggunakan database yang dapat mempermudah untuk pendataan buku, baik untuk buku yang dipinjam dan yang tersedia diperpustakaan.
Prosedur dari sistem yang baru untuk pelayanan
peminjaman dan
menggunakan arsip. pelayanan kepada anggota perpustakaan
3. Dalam penyimpanan data anggota untuk setiap bulannya masih berupa arsip-arsip
sehingga untuk
melakukan pencatatan data anggota yang
meminjam dan
pendataan buku yang di pinjam membutuhkan waktu yang lama dan butuh proses yang panjang.
Adanya sistem komputerisasi yang menggunakan database yang dapat di gunakan untuk menyimpan data anggota, yang dimana dapat membantu mempercepat proses pencatatan data anggota dan buku yang dipinjam.
Prosedur dari sistem yang
dirancang untuk
mempermudah
penyimpanan data
peminjaman dan
Title: Subject:
Author: A R A F A T
Keywords: Comments:
Creation Date: 10/12/2009 1:39:00 AM Change Number: 16
Last Saved On: 10/13/2009 2:03:00 PM Last Saved By: A R A F A T
Total Editing Time: 48 Minutes
Last Printed On: 10/14/2009 1:57:00 PM As of Last Complete Printing
Number of Pages: 22
{PAGE \* MERGEFORMAT} 5.1.Kesimpulan
Dalam pembuatan laporan ini penyusun dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi di perpustkaan SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku, pendataan anggota dan pendataan buku, hal tersebut dapat menyebabkan hilangnya data anggota, data peminjaman dan data pengembalian buku. Untuk menangani hal tersebut penyusun melakukan sistem yang lebih terkomputerisasi sehingga dalam menangani sistem informasi perpustakaan dapat lebih efektif dan efisien serta lebih terarah dan lebih hemat waktu dalam mengolah data peminjaman, pengembalian buku dan pendataan buku.
Dari laporan telah dibuat sistem informasi yang dimana dari pembuatannya dapat menangani beberapa hal :
1. Dengan sistem yang terkomputerisasi ini, maka akan memudahkan user dalam menangani pendataan peminjaman buku tanpa harus melihat arsip-arsip yang ada.
2. Dengan sistem yang dibuat penyusun, maka bagian petugas akan lebih mudah dalam pencarian data anggota, buku, dan pembuatan laporan pada perpustakaan SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat.
5.2 Saran
Selama penulis melakukan penelitian di perpustakaan SETDA Biro Organisasi Provinsi Jawa Barat. Ada beberapa saran yang diajukan oleh para staf untuk kemajuan perpustakaan kedepannya. Berikut ini beberapa saran yang penulis uraikan :
1. Disarankan sistem yang dikembangan dapat mempermudah sistem pelayanan baik itu untuk pendaftaran, peminjaman, pengembalian, dan pendataan buku.
2. Disarankan sistem yang akan dikembangkan mampu membuat dan memberikan laporan secara rinci agar lebih mudah untuk dimengerti yang berdasarkan database maupun rancangan sistem yang dikembangkan. 3. Disarankan terhubungnya data dengan pimpinan sehingga akan
Title: Subject:
Author: A R A F A T
Keywords: Comments:
Creation Date: 10/8/2009 6:54:00 PM
Change Number: 10
Last Saved On: 10/13/2009 9:02:00 AM
Last Saved By: A R A F A T
Total Editing Time: 181 Minutes
Last Printed On: 10/14/2009 1:58:00 PM As of Last Complete Printing
Number of Pages: 2
Number of Words: 298 (approx.)
