MANAJEMEN EVENT YOGYAKARTA GAMELAN FESTIVAL (YGF)
TAHUN 2015
Event Management of Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) 2015
SKRIPSI
Disusun untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Strata 1
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Program Studi Ilmu Komunikasi
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Disusun Oleh:
Rifa’atul Mahmudah
20120530077
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Saya yang membuat pernyataan dibawah ini:
Nama : Rifa’atul Mahmudah
NIM : 20120530077
Konsentrasi : Advertising
Program Studi : Ilmu Komunikasi
Fakultas : Ilmu Sosial dan Politik
Judul Skrips : Manajemen Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) Tahun
2015
Menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil karya sendiri dan seluruh sumber yang
di kutip maupun dirujuk telah saya nyatakan benar. Apabila dikemudian hari
karya saya ini terbukti hasil plagiat/menjiplak karya orang lain maka saya
bersedia dicabut gelar kesarjanaannya.
Penulis
Sekali anda mengerjakan sesuatu, jangan takut gagal dan jangan
tinggalkan itu. Orang-orang yang bekerja dengan ketulusan hati adalah
mereka yang paling bahagia
HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini saya persembahkan kepada orang yang sangat kukasihi dan kusayangi
yaitu:
1. Kedua orang tua terhebat saya yaitu Yusri Asnawie dan Fatimah,
terimakasih untuk menjadi penyemangat, serta kasih sayang yang telah
kalian berikan kepada anakmu ini, Alhamdulillah anakmu akhirnya dapat
menyelesaikan skripsi ini.
2. Kakak saya Jimmy dan kak Reza. Terimakasih kalian selalu berikan
dukungan dan motivasi selama kuliah dan teruntuk kakakku yang nyebelin
tapi ngangenin yaitu kak Anna terimakasih masukkan, nasehatnya dan
selalu mau dengerin curhatan adekmu ini, walaupun kita suka berantem
tapi kamu kakak terhebatku.
3. Keponakan yang selalu saya rindukan untuk pulang dan bertemu yaitu
abang Ello dan ade Lovy. Terimakasih selalu jadi penyemangat aunty
selama di Jogja dengan liat poto dan video kalian.
4. Sepupu saya (tiga serangkai) yang membantu untuk memberikan masukan
tentang skripsi saya yaitu Laras dan Ira, semangat buat kuliah kalian.
Cepat lulus ya!
5. Sahabat-sahabat saya Hanir, Wulan, Maya, Ela, Yaya, Ocha, Amer, Lina,
Zaung dan Timeh. Terimakasih.
6. Terimakasih kawan tipis alias emak-emak rempong yaitu Erna, Tiwul dan
7. Terimakasih atas bantuan untuk kawan-kawanku Sandra, Nisa, Mamake,
Cepia, Dita, Yusra, Adi, Adit, Hada, Acen, Angga, Agil, Tancak, Kecil,
Goes, Kiram, Ncol, Jojoe, Lek Slem, Abay, Arief, Zakri, Dida dan
teman-teman lainnya.
8. Terimakasih untuk teman-teman Ilmu Komunikasi 2012, IK B 2012 dan
teman-teman konsentrasi Advertising 2012.
9. Semua pihak yang sudah membantu dan tidak bisa disebutkan semuanya,
terima kasih atas segala bantuannya dan dukungannya.
10.Yang terakhir untuk orang yang tidak perlu diutulis disini tapi selalu
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum, Wr.Wb
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Ridho, Rahmat,
Bimbingan dan Hidayah-Nya yang diberikan kepada peneliti, sehingga dapat
menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “Manajemen Event Yogyakarta Gamelan Festival 2015” dalam rangka memenuhi persyaratan untuk
memperoleh gelar Sarjana Strata 1 (S1) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini dapat diselesaikan berkat dukungan
dan bantuan dari berbagai pihak, penulis berterima kasih kepada semua pihak
yang secara langsung dan tidak langsung memberikan kontribusi dalam
penyelesaian penelitian skrispsi. Secara khusus pada kesempatan ini penulis
menyampaikan terima kasih kepada :
1. Allah SWT beserta Rasullullah Muhammad SAW, yang telah memberikan
kekuatan, inspirasi dan motivasi yang begitu besar bagi penulis.
2. Bapak Haryadi Arief, S.IP, M.Sc selaku Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi,
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Muhammadiyah
3. Ibu Dr.Suciati, S.Sos.,M.Si. Selaku dosen pembimbing skripsi yang
dengan sabar selalu memberikan pengarahan dan dukungan kepada
penulis.
4. Bapak Erwan Sudiwijaya, S.Sos, MBA dan Ibu Ayu Amalia, S.Sos, M.Si.
selaku Dosen Penguji yang juga telah bersedia meluangkan waktu untuk
menguji dan memberi saran kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi
ini.
5. Seluruh Dosen prodi Ilmu Komunikasi yang telah membagi ilmunya dan
staf karyawan yang ada di Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
6. Seluruh Komunitas Gayam16 Yogyakarta yang sudah memberikan akses
untuk melakukan penelitian ini dan bersedia memberikan data yang
peneliti butuhkan. Terutama kepada mba Desyana Wulani Putri, Pak
Setyaji Dewanto dan Pak SP Joko yang bersedia meluangkan waktunya
untuk memberikan data tentang event Yogyakarta Gamelan Festival
Terimkasih atas semua bantuan yang telah diberikan, tidak ada
balasan yang lebih baik selain pahala dari Allah SWT. Penulis berharap
semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang berkepentingan.
Tidak ada yang dapat penulis berikan selain ucapan terima kasih atas
seluruh bantuan yang telah diberikan.
Wassalamualaikum, Wr.Wb
Yogyakarta, 21 Desember 2016
Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN ... iii
HALAMAN MOTTO ... iv
KATA PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
ABSTRAK ... xvi
ABSTRACT ... xvii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 8
C. Tujuan Penelitian ... 9
D. ManfaatPenelitian ... 9
1. Pengertian Event ... 9
2. Manajemen Event ... 13
3. Planning ... 15
4. Organizing ... 21
5. Actuating ... 23
6. Controlling ... 24
F. Metode Penelitian ... 27
1. Pendekatan Penelitian ... 27
2. Jenis Penelitian ... 28
3. Informan ... 29
4. Lokasi Penelitian ... 30
5. Teknik Pengumpulan Data ... 30
6. Teknik Analisis Data ... 34
7. Validitas Data ... 37
BAB II Gambaran Umum Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) A. Sejarah Singkat Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 38
C. Lokasi Komunitas Gayam16 ... 41
D. Filosofi Nama dan Logo Komunitas Gayam16 ... 41
E. Tujuan Komunitas Gayam16 ... 43
F. Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 43
G. Grand Design Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)... 46
H. Struktur Organisasi Komunitas Gayam16 ... 51
I. Struktur Organisasi YGF Tahun 2015 ... 53
J. Job Desk ... 53
K. Perbandingan dan Persamaan Penelitian Terdahulu ... 55
BAB III SAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN A. SAJIAN DATA ... 59
1. Planning (Perencanaan) ... 59
2. Menentukan SWOT ... 61
3. Menentukan Tema ... 67
4. Menentukan Target Sasaran Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 69
5. Menyusun Strategi untuk Mencapai Tujuan ... 71
6. Menentukan Waktu dan Tempat Penyelenggaraan Event YGF ... 76
7. Menentukan Rancangan Anggaran ... 79
9. Actuating (Pelaksanaan)... 81
10. Evaluasi ... 88
B. PEMBAHASAN ... 92
1. Perencanaan event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 94
2. Pengorganisasian atau pembentukan panitia event YGF ... 108
3. Pelaksanaan event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 111
4. Evaluasi event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 114
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN ... 118
B. SARAN ... 120
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jumlah Penonton Event Yogyakarta Gamelan Festival ... 6
Tabel 2.1 Struktur Komunitas Gayam16... 52
Tabel 3.1 SWOT Event YGF ... 62
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Penampilan dari Kota Yogyakarta ... 40
Gambar 2.2 Penampilan dari Philipina ... 40
Gambar 2.3 Kolaborasi semua pemain gamelan dan penonton ... 41
Gambar 2.4 Logo Komunitas Gayam16 ... 42
Gambar 2.5 Poster YGF Tahun 2015 ... 44
Gambar 2.6 Grand Design Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 46
Gambar 2.7 Struktur Organisasi YGF Tahun 2015 ... 53
Gambar 3.1 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 73
Gambar 3.2 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 73
Gambar 3.3 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 74
Gambar 3.4 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 74
Gambar 3.5 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 75
Gambar 3.6 Lokasi Penyelenggaraan Event YGF Tahun 2015 ... 78
Gambar 3.7 Lokasi Sarasehan Event YGF tahun 2015 ... 79
Gambar 3.8 Penonton Menunggu Event YGF tahun 2015 ... 84
Gambar 3.9 Pelaksanaan Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 84
Gambar 3.10 Pameran YGF ... 85
Gambar 3.11 Penampilan Gamelan dari Luar Negeri ... 85
Gambar 3.12 Kolaborasi Pemain Gamelan dengan Penonton YGF ... 86
Gambar 3.13 Sarasehan Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 86
ABSTRAK
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Advertising
Rifa’atul Mahmudah
Manajemen Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) Tahun 2015 Tahun Skripsi : 2016 + 124 halaman
Daftar Pustaka : 21 buku + 3 jurnal + 3 internet + 2 koran
Penelitian ini membahas tentang manajemen event yang dilakukan oleh komunitas Gayam16 dalam menyelenggarakan event YGF tahun 2015. YGF merupakan event yang berskala internasional yang didirikan oleh Sapto Raharjo.
Event YGF diselenggarakan selama 21 tahun sejak tahun 1995. YGF yaitu event
yang menampilan pemain gamelan dari Indonesia dan Mancanegara dengan menggabungkan musik klasik, tradisonal, modern dan kontemporer. Tujuan diselenggarakan YGF untuk mempertemukan pemain dan pencinta musik gamelan diseluruh dunia, selain itu tujuan utamanya event YGF adalah untuk mengenalkan dan meregenerasikan gamelan kepada masyarakat khususnya anak muda.Penelitian ini juga bertujuan untuk mendeskripsikan tentang manajemen
event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) tahun 2015. Kerangka teori yang digunakan adalah teori manajemenevent yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasi.Adapun metode penelitian yang digunakan peneliti adalah deskriptif kualitatif, sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan dengan wawancara, dokumentasi dan observasi. Teknik analisis data yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan data, reduksi data, penyajian data dan menyimpulkan data. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti, manajemen event yang dilakukan oleh komunitas Gayam16 selaku penyelenggara event YGF telah dilaksanakan dengan cukup baik dan sesuai dengan teori. Perencanaan dilakukan dengan bertahap, pengorganisasian atau pembentukan panitia dengan menyusun struktur organisasi dan open recruitment volunteer, pelaksanaan dilakukan sesuai dengan perencanaan dan evaluasi dilakukan dengan melihat banyak capaian dari event YGF dan kendala yang terjadi pada saat pelaksanaan.
ABSTRACT
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Faculty of Social Science and Political Science Communication Science Department
Concentration of Advertising Rifa'atul Mahmudah
Event Management of Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) 2015 Thesis Year: 2016 + 124 pages
Bibliography: 21 books + 3 journals + 3 internet + 2 newspaper
This study discusses about the event management which is done by Gayam16 community in organizing YGF event in the year of 2015. YGF is an international event founded by Sapto Raharjo. YGF has been held for 21 years since 1995. YGF is the event which displays the gamelan players from Indonesia and abroad by combining classical music, traditional, modern and contemporary. The purpose of YGF is to unite both players and lovers of gamelan music in the whole world, and its main purpose is to introduce and regenerate the event of YGF to the public, especially to young people. The study also aims to describe the events of Yogyakarta Gamelan Festival management (YGF) 2015. The theoretical framework used is the theory of event management consists of planning, organizing, implementation and evaluation. The research method used is descriptive qualitative research, while the data collected by interviewing related people, documenting and observing. The technique of data analysis is by collecting, reducting, presentating and concluding data. Based on the results of research conducted by the researcher, the event management which is done by YGF community as the organizer of Gayam16 has been conducted fairly and in accordance with the theory. The planning has done gradually, organizing or forming the committees to draw up the organizational structure and open recruitment of volunteers, the implementation is done in accordance with the planning and evaluation which is done by looking at the achievements of YGF and the obstacles that occured during implementation.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Budaya di Yogyakarta memiliki keunikan budaya, kuliner, tempat wisata,
universitas negeri dan swasta, sehingga Yogyakarta dijuluki sebagai kota budaya
dan kota pelajar. Hal ini sesuai dengan Visi dari Kota Yogyakarta yaitu
terwujudnya Kota Yogyakarta sebagai kota pendidikan berkualitas, berkarakter,
inklusif, pariwisata berbasis budaya dan pusat pelayanan jasa, yang berwawasan
lingkungan dan ekonomi kerakyatan ( http://www.jogjakota.go.id/about/visi-dan-misi#, diakses pada tanggal tanggal 30 April 2016 jam 12.00 WIB). Kesenian yang dimiliki masyarakat Yogyakarta sangat beragam, seperti seni dan budaya
menjadi satu bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam kehidupan sehari-hari.
Salah satunya yang ada di Yogyakarta adalah seni musik gamelan.
Gamelan berasal dari kata ”Gamel” dan diakhiri dengan kata “an” yakni
bahasa Jawa yang memiliki arti memukul atau menabuh kemudian diakhiri
dengan kata “an” sehingga menjadi kata benda. Alat musik gamelan merupakan
alat musik tradisional yang memainkannya menggunakan gendang, metalafon,
gambang dan gong. Pada dasarnya alat musik gamelan merujuk kepada alat dan
instrumennya, dimana alat musik ini merupakan suatu alat musik yang dimainkan
dengan gamelan Jawa. Alat musik gamelan digunakan pada saat event, upacara
daerah, perayaan, pengiring tarian dan sebagainya. Gamelan merupakan musik
kuno, namun salah satu komunitas di Yogyakarta menyelenggarakan event yaitu
Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) dengan cara modern.
Event gamelan di Yogyakarta mengalami perkembangan yang sangat
signifikan. Jumlah komunitas yang menyelenggarakan event dengan
menggunakan gamelan juga banyak, beberapa yang cukup menonjol yaitu event
Sekaten, Jagad Pangkur, Pagelaran Seni Macapat, Bengkel Gamelan dan
Karawitan. Hal ini menyebabkan adanya persaingan yang sangat kompetitif antara
pelaku atau panitia dari penyelenggara event. Semakin banyak komunitas yang
menyelenggarakan event gamelan, penyelenggara dituntut untuk membuat event
dengan menarik dan kreatif. Setiap komunitas perlu ada upaya untuk
merencanakan event dengan baik, untuk menarik minat penonton dan memiliki
keunikan yang berbeda dari event yang lain. Salah satu event yang
diselenggarakan di Yogyakarta dengan menggunakan alat musik gamelan adalah
Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) (sumber: komunitas Gayam16 Yogyakarta,
tahun 2016).
Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) merupakan salah satu festival
Internasional yang diselenggarakan oleh komunitas yang bernama Gayam16.
Komunitas Gayam16 merupakan komunitas yang bergerak dalam bidang seni
musik. YGF didirikan oleh Sapto Raharjo pada tahun 1995 yang merupakan
seorang maestro gamelan yang berasal dari Yogyakarta. Keunikan YGF yang
umum, sehingga bukan hanya masyarakat yang mengerti memainkan gamelan
tetapi masyarakat yang ingin belajar dan mengetahui gamelan dapat bergabung
dengan komunitas Gayam16 (sumber: komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun
2016).
YGF memilik keunikan lain, sehingga penonton akan tertarik untuk
menonton. Keunikan tersebut dilakukan untuk meningkatkan citra positif dari
masyarakat ataupun target sasaran, kemudian dapat membedakan event tersebut
dengan yang lain dan membuat penonton yang menikmati musik tersebut tidak
bosan saat menyaksikannya dan memberi keputusan untuk kembali datang pada
hari selanjutnya.
Event YGF hampir sama dengan event yang lain memiliki panitia penyelenggara, ada peserta pemain gamelan dan penonton, akan tetapi bedanya adalah bukan hanya alat musik gamelan yang dimainkan dan bukan hanya sekedar instrumen. YGF menggabungkan antara musik klasik, tradisional, modern dan kontemporer (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).
Awal diselenggarakannya event YGF disebabkan adanya keresahan yang
dirasakan oleh Sapto Raharjo terhadap popularitas gamelan yang semakin
berkurang eksistensinya, terutama bagi generasi muda. Pada tahun 1995, YGF
pertama kali diselenggarakan dan menandai lahirnya tempat bagi eksistensi
gamelan yang telah dikenal hampir di 34 Negara. Sejak saat itu YGF menjadi
media untuk berkumpul, berkomunikasi dan berinteraksinya antara pemain
dengan penonton YGF. Selain itu YGF diharapkan dapat terus menyuarakan
keberadaan gamelan serta mengajak setiap orang peduli dan melestarikan
Event ini diselenggarakan bertujuan untuk mempertahankan musik
tradisional dan menghilangkan pemikiran negatif yang dilekatkan terhadap
gamelan. Selama ini gamelan dikenal sebagai alat musik kuno, mistis dan identik
dimainkan oleh orang tua. Namun YGF menghilangkan pikiran negatif tersebut
dengan menggabungkan antara alat musik tradisional dengan alat musik modern
seperti saat event menggunakan gamelan dengan gitar, drum, piano dan lain-lain.
Diselenggarakan event tersebut juga membuktikan bahwa gamelan tidak hanya
dimainkkan oleh orang tua, namun peserta dalam event YGF dapat menghadirkan
pemain gamelan semua kalangan dan bervariasi dari anak-anak hingga usia lanjut
(sumber komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016).
Event YGF diselenggarakan rutin setiap tahun. Setiap tahun YGF
memiliki grand design dan tema yang berbeda-beda. Grand design dibuat untuk
mengiringi langkah-langkah perjalanan dari YGF dan menjadikan sumber
inspirasi untuk penyelenggaraan YGF. Sejak tahun 1995 hingga tahun 2015
memiliki grand design yang menjawab pertanyaan dari 5 W + 2 H. Tahun 1994
hingga tahun 2004 YGF mampu menjawab dari pertanyaan who yaitu siapa yang
dapat memainkan Gamelan. Tahun 2005 hingga 2006 menjawab pertanyaan dari
what yang artinya apa itu gamelan. Tahun 2007 hingga tahun 2008 menjawab
pertanyaan where yaitu dimana gamelan dapat dimainkan. Selanjutnya 2009
hingga tahun 2010 menjawab dari pertanyaan when yang artinya kapan Gamelan
dapat dimainkan. Tahun 2011-2012 why yang menjawab dari pertanyaan
mengapa kita harus bangga dan cinta terhadap gamelan. Tahun 2013 hingga tahun
di Indonesia agar dicintai oleh pemain dan penikmat musik gamelan. Puncak
grand design adalah tahun 2015 yaitu howgh. Howgh adalah ungkapan
kemenangan yang maksudnya dengan gamelan adalah sejak tahun 1995 hingga
tahun 2014 YGF sudah menjawab dari segala keresahan dari Sapto Raharjo pada
gamelan dan tahun 2015 mencapai sesuai yang diharapkan dari YGF (sumber:
komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016). Dengan diadakan event YGF akan
menjadikan salah satu festival yang menjadi upaya komunitas Gayam dalam
mempromosikan musik gamelan dikanca Internasional. Strategi promosi berkaitan
dengan masalah-masalah perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian komunikasi
persuasif terhadap pelanggan (Tjiptono, 2008:233). Selain itu dengan adanya
event ini dapat menjadikan media komunikasi antara pemain gamelan, panitia
dalam mengadakan rapat dan penonton melalui kolaborasi pada akhir acara.
Penonton tidak memiliki jarak dengan penyelenggara dan dapat berinteraksi
langsung dengan pemain.
Penyelenggaraan YGF memasuki tahun ke-20. Pada tahun 2015
Komunitas Gayam16 mengangkat tema yaitu Gamelanggeng. Gamelanggeng
merupakan turunan dari grand design Howgh. Tema Gamelanggeng yang berarti,
yaitu proklamasi keabadian gamelan. Gamelanggeng merupakan gabungan dari
kata gamelan dan Langgeng. Dengan tema Gamelanggeng komunitas Gayam16
memiliki harapan dan mengajak seluruh masyarakat untuk menjaga, melestarikan
dan mencintai gamelan (Jawa Pos, 17 Agustus 2016). Event YGF dilaksanakan
ingin merayakan kemerdekaan Indonesia dan keberhasilan telah
menyelenggarakan dan memperkenalkan gamelan melalui event tersebut.
Pada tahun 1995, YGF memiliki target penonton yaitu para pemain
gamelan dan orang-orang yang memiliki kepentingan khusus untuk mempelajari
gamelan dan karawitan. Akan tetapi sejak tahun 2007 adanya pergeseran target
penonton, penonton bukan hanya orang tua saja yang menyaksikan event tersebut,
namun semua kalangan dapat menyaksikannya. Selain target penonton komunitas
Gayam16 memiliki target yaitu mempertemukankan komunitas Gamelan dari 34
Negara dalam sebuah event tahunan YGF, walaupun belum semua negara yang
dapat bergabung (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan
pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).
Jumlah target penonton dari komunitas Gayam16 dan capaian penonton
event YGF dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 1.1
Jumlah Penonton Event Yoyakarta Gamelan Festival (YGF) Tahun
2013-2015
Tahun Target Capaian
2013 500 700 / hari
2014 1.200 1649 / hari
2015 1.200 984 / hari
Berdasarkan dari data jumlah penonton dari 3 tahun terakhir, YGF
mengalami penurunan jumlah penonton pada tahun 2015, hal tersebut disebabkan
event YGF dilaksanakan pada tanggal 15, 16 dan 17 Agustus. Waktu
penyelenggaraan event tersebut bertepatan dengan hari libur, sehingga penonton
setia setiap tahun yang mayoritas mahasiswa saat itu sedang tidak berada di
Yogyakarta. Target penonton YGF ditentukan dari kapasitas gedung yang akan
digunakan. Komunitas Gayam16 menentukan gedung berdasarkan dari dana yang
mereka punya, sehingga kapasitas penonton menetukan target dari penonton.
Selain itu kendala dalam perencanaan yaitu event YGF tidak memiliki
sponsor. Komunitas Gayam16 sebagai penyelenggara YGF menolak adanya
sponsor dalam penyelenggaraannya, jika mendapatkan sponsor tema yang mereka
tentukan dapat berubah. Hal itu dapat disebabkan adanya kepentingan perusahaan
yang memberikan bantuan atau sponsor dalam menaikkan citra perusahaan.
Dalam hal dana, komunitas Gayam16 menggumpulkan dana dari uang kas
komunitas Gayam16, hasil pendapatan dari pentas seni, workshop gamelan dan
donasi dari penonton setia YGF yang dinamakan friends of YGF. Donasi tersebut
diberikan setiap tahun untuk kesuksesan event YGF (wawancara dengan Desyana
Wulani Putri, Manager Keuangan pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).
Gedung yang digunakan untuk event YGF ditentukan dari dana yang
dimiliki atau dikumpulkan. Pada tahun 2014 dan 2015 komunitas Gayam16
mendapatkan bantuan dana oleh Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Selain itu tantangan yang dihadapi oleh komunitas Gayam16 dalam
YGF. Hal itu disebabkan karena kesibukan kerja atau hal lain yang membuat
volunteer tidak dapat bergabung di event tahun selanjutnya (wawancara dengan
Setyaji Dewanto, Manager Festival pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).
Menyadari kondisi jumlah penonton pada tahun 2015 tidak sesuai dengan
target dan kendala lain yang dihadapi oleh komunitas Gayam16 dalam event YGF,
maka komunitas Gayam16 akan terus berupaya untuk melakukan berbagai
perencanaan yang matang agar event berjalan dengan lancar dan penonton
kembali meningkat. Perencanaan dari penentuan waktu, tempat diselenggarakan
YGF, peserta YGF, dan media yang digunakan untuk mempromosikan event
tersebut (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan pada hari
Kamis tanggal 28 April 2016).
Berdasarkan latar belakang dan data di atas, maka penulis tertarik untuk
meneliti lebih jauh pada manajemen event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)
yang diselenggarakan oleh komunitas Gayam16 tahun 2015.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat diambil suatu
rumusan masalah sebagai berikut: Bagaimana manajemen event Yogyakarta
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini yaitu :
1. Untuk mendeskripsikan tentang manajemen event Yogyakarta Gamelan
Festival (YGF) tahun 2015 yang diselenggarakan oleh Komunitas Gayam16.
2. Untuk mendeskripsikan faktor pendukung dan penghambat dari
penyelenggaraan event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF).
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam
pengembangan penelitian di bidang Ilmu Komunikasi, khususnya yang
berkaitan dengan manajemen event pada sebuah festival.
2. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak
penyelenggara event YGF oleh komunitas Gayam 16 dalam melakukan
manajemen event yang efektif.
E. Kerangka Teori
1. Pengertian Event
Event merupakan suatu kegiatan yang dirancang dengan tema tertentu
untuk memperingati peristiwa-peristiwa penting seperti budaya, adat istiadat,
waktu tertentu. Menurut John E. Kennedy dalam buku Manajemen Event (2009)
dalam arti sempit, event adalah pameran, pertunjukkan atau festival dengan syarat
ada penyelenggara, peserta dan pengunjung. Sedangkan dalam arti luas, event
adalah kegiatan yang dilakukan setiap hari, bulan atau tahun oleh sebuah
organisasi dengan mendatangkan orang-orang kesuatu tempat agar mereka
mendapatkan suatu informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang
diselenggarakan oleh penyelenggara (Sagiyanto, 2014:172).
Selain itu menurut Uyung Sulaksana (2003:83) event merupakan suatu
peristiwa yang diselenggarakan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu kepada
audiens sasaran. Humas bertugas untuk mengatur konferensi pers, grand opening,
pelaksanaan event dan sponsor dari perusahan lain. Menurut Schmitt (2010:63)
yang menjelaskan event sebagai media komunikasi pemasaran yang fokus pada
pengalaman konsumen untuk berinteraksi secara langsung dengan merek,
perusahaan dan komunitas. Pengunjung dapat lebih dekat dan kenal dengan suatu
event dan merk dengan berinteraksi langsung. Terence, A.Shimp berpendapat,
brand activation adalah salah satu bentuk promosi merek yang mendekatkan dan
membangun interaksi merek dengan penggunanya melalui aktivitas hiburan,
kebudayaan seperti menyelenggarakan event (Shimp, 2003:263). Brand activation
bertujuan untuk meningkatkan komunikasi terhadap konsumen dengan cara lebih
baik dan tentunya komunikasi yang terbentuk diharapkan dapat meningkatkan
penjualan dan juga dapat memposisikan brand pada posisi tertentu sesuai
Konsumen akan lebih dekat dengan produk, komunitas dan akan
menentukan sikap atau keputusan seseorang. Sikap akan menentukan pemikiran
dari konsumen untuk menyukai atau tidak terhadap suatu objek dan melihat
apakah konsumen akan bergerak mendekati atau menjauhi objek tersebut. Sikap
adalah evaluasi perasaan emosional dan kecenderungan tindakan yang
menguntungkan atau sebaliknya dan bertahan lama dari seseorang terhadap suatu
objek (Morrisan, 2012:105).
Komunitas dan perusahaan menyelenggarakan event yang bertujuan untuk
menghibur, memperkenalkan dan mempromosikan sebuah daerah.
Penyelenggaraan Event yang unik serta berbeda dari event lainnya akan menarik
audiens untuk melihat kegiatan atau festival tersebut dan meningkatan jumlah
wisatawan domestik hingga mancanegara. Dalam penyelenggaraan event atau
festival diperlukan beberapa tahapan yaitu riset, desain, perencanaan, koordinasi
dengan panitia dan pihak yang mendukung event dan evaluasi. Event melibatkan
orang-orang yang terkait di dalamnya, baik penyelenggara, peserta dan
pengunjung. Selain itu dalam event diperlukan seorang event manager yang
berperan penting serta bertanggung jawab dalam penyelenggaraan event.
Event memiliki beberapa karakteristik, karena setiap penyelenggaraan
event harus memiliki ciri khas tersendiri. Karakteristik event hampir sama dengan
pelayanan yang diberikan oleh industri pelayanan lainnya. Karakteristik tersebut
terdiri dari keunikan, perishability, intangibility, suasana, pelayanan dan interaksi
a. Keunikan
Kunci utama kesuksesan event adalah pengembangan ide. Jika
organizer dapat merealisasikan ide sesuai dengan harapan yang diinginkan,
maka event yang diselenggarakan memiliki keunikan tersendiri. Inti dari
penyelenggaraan event adalah harus memiliki keunikan dan dan biasanya
muncul dari ide. Setiap event harus berbeda dengan event lainnya.
b. Perishability
Setiap event yang diselenggarakan tidak akan pernah sama. Apabila
event yang diselenggarakan memiliki keunikan yang khas, tentunya event
tersebut tidak dapat diulangi persis sama seperti event yang sebelumnya.
Perishability berhubungan dengan penggunaan fasilitas dalam
penyelenggaraan event.
c. Intangibilty
Intangibility berhubungan dengan pengalaman yang pengunjung
dapatkan dari penyelenggaraan event. Hal ini merupakan tantangan untuk
merubah bentuk pelayanan intangible yang menjadi sesuatu yang berwujud,
sehingga sekecil apapun wujud yang digunakan dalam event mampu merubah
persepsi pengunjung.
d. Suasana dan pelayanan
Suasana dan pelayanan merupakan karakteriristik yang penting pada
saat berlangsungnya event. Event yang diselenggarakan dengan suasana yang
tepat akan menghasilkan sukses besar, tetapi sebaliknya kegagalan event
e. Interaksi sosial
Interaksi personal dari pengunjung merupakan kunci sukses
penyelenggaraan event, misalnya dalam penyelenggaraan Yogyakarta
Gamelan Festival (YGF) penonton atau pengunjung tidak hanya duduk
menikmati musik, tetapi juga menciptakan suasana menjadi lebih hidup.
Penonton ikut berpartisipasi seperti bernyanyi bersama (Noor, 2009:13).
2. Manajemen Event
Manajemen event merupakan suatu pengorganisasian suatu kegiatan yang
diselenggarakan oleh komunitas atau lembaga yang dikelola secara profesional,
efisien dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan kegiatan selesai.
Setiap event memiliki tujuan untuk memasarkan atau mempromosikan event pada
target yang telah ditentukan yaitu orang yang menghadiri kegiatan tersebut. Kunci
utama suatu event adalah pengunjung atau penonton mengetahui manfaat yang
akan diperoleh melalui sebuah event (Noor, 2009:179).
Pada manajemen ada beberapa fungsi menurut George R. Terry (2010:9)
fungsi terbagi menjadi empat, yaitu :
a. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan
oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Planning
mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk
dalam pengelolahan perlu ada perencanaan yang tepat untuk mencapai target
yang ditentukan untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
b. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua
sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang
dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil. Fungsi ini memfokuskan
pada cara, agar target-target yang telah direncanakan dapat dilaksanakan,
yaitu dengan menggunakan sekelompok panitia atau komunitas.
c. Pelaksanaan (Actuating)
Pelaksanaan merupakan usaha untuk menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa, hingga kelompok tersebut berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai tujuan yang telah disusun atau direncanakan. Suatu
gagasan atau konsep yang telah direncanakan suatu komunitas atau lembaga
dengan tugas-tugas yang telah ditetapkan dan hirarkinya belum akan berjalan
aktif tanpa dicetuskan mengenai pelaksanaan dari tugas-tugas dalam
organisasi tersebut. Karena itu, untuk menggerakkan agar organisasi tersebut
bisa berjalan dengan baik dan lancar diperlukan pedoman-pedoman,
intruksi-intruksi dan ketetapan-ketetapan.
d. Pengawasan (controlling)
Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk
intruksi-intruksi dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Hal tersebut bermaksud
agar dapat ditemukan kelemahan-kelemahan, kemudian diperbaiki dan
dicegar agar tidak terulang lagi.
Empat fungsi manajemen yang ditelah dipaparkan di atas,
menunjukkan bahwa betapa pentingnya peran manajemen dalam mewujudkan
tujuan organisasi. Dalam prakteknya, sering ditemukan event yang tidak
berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Penyebab utamanya adalah
buruknya faktor manajemen. Praktek manajemen menunjukkan bahwa fungsi
dari kegiatan manajemen (planning, organizing, actuating, controlling)
secara langsung maupun tidak langsung selalu bersangkutan dengan unsur
kemanusiaan, planning perencanaan, organizing mengatur unsur manusia,
actuating proses menggerakkan manusia-manusia anggota organisasi dan
controlling diadakan agar pelaksanaan manajemen selalu meningkatkan hasil
kerjanya (Widiyanti, 2004:10).
3. Planning
Perencanaan merupakan salah satu bagian yang terpenting dari sebuah
manajemen event agar festival atau acara dapat terarah untuk pencapaian
suatu tujuan yang terlaksana secara efektif dan efisien. Namun, dalam
penyelenggaraan ada keluhan serta hambatan yang dihadapi bagi pihak
penyelenggara event, meliputi:
a. Potensi minimnya jumlah peserta yang hadir.
b. Sulit untuk mengubah kondisi anatara surplus dan rugi.
d. Kurangnya interaksi antara anggota pelaksana.
e. Publikasi yang terbatas (Abdullah, 2009:143).
Menurut Agus Prabu Wibowo (2013:104), terdapat beberapa
langkah-langkah dalam membuat perencanaan event, yaitu:
a. Melakukan analisis SWOT
Analisis SWOT adalah analisis terhadap lingkungan internal dan
eksternal perusahaan. Analisis internal menitikberatkan pada kekuatan
(strength) dan kelemahan (weakness). Sedangkan, analisis eksternal untuk
mengidentifikasi peluang (opportunity) untuk hari diselenggarakan event dan
yang akan datang, serta ancaman (threat) dari para pesaing.
Berikut contoh dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam
event:
1) Strength (kekuatan)
a) Unik dan belum pernah dilakukan sebelumnya.
b) Menghadiri bintang tamu dan selebriti yang terkenal.
c) Strategis dalam memperngaruhi khalayak atau sasaran.
d) Dikemas dengan teknik modern yang kreatif serta inovatif.
e) Publikasi dari sebelum acara, saat acara dan setelah acara.
2) Weakness (kelemahan)
a) Kurangnya sumber daya manusia sehingga harus mencari pihak
b) Tidak mampu menjangkau target khalayak tertentu.
c) Biaya yang banyak.
d) Kurang diminati oleh media massa.
3) Opportunities (peluang)
a) Dukungan dari sponsor.
b) Dukungan pemerintah, lembaga nonprofit, atau perusahaan swasta.
c) Dukungan pihak media massa.
d) Dukungan dari khalayak.
4) Threats (ancaman)
a) Tawuran penonton pada saat acara berlangsung.
b) Gangguan teknis seperti mati lampu, peralatan rusak, panggung
roboh yang dapat menghambat acara.
c) Gangguan cuaca seperti hujan, dan gempa.
d) Gangguan lingkungan seperti demonstrasi, kerusuhan dan
kebakaran.
e) Batalnya kehadiran dari tamu penting seperti artis, pengisi acara
secara tiba-tiba.
f) Sabotase.
Dengan dilakukannya analisis SWOT sebelum menyelenggarakan
sebuah event. Pantia dapat dapat memperkirakan apa saja yang akan
memperbaiki kekurangan yang terdeteksi sebelum melakukan tahapan
selanjutnya.
b. Menentukan tema
Tema adalah ide dasar, pokok pikiran dalam pergelaran. Tema muncul
karena adanya latar belakang yang mendasari suatu kejadian. Tema
ditentukan berdasarkan tujuan yang diinginkan oleh pihak yang ingin
menyelenggarakan event. Tema yang dibuat harus singkat, padat, dan jelas
agar khalayak dapat tidak binggung dan mengerti tema tersebut tanpa harus
bertanya lagi. Dalam penentuaan tema diperlukan rapat antara panitia yang
terlibat dalam acara.
c. Menentukan sasaran yang ingin dicapai
Target sasaran adalah tujuan dasar dari penyelenggara event. Dengan
adanya target sasaran, penyelenggara atau panitia dapat menyusun komponen
acara lainnya mulai dari konsep, teknis acara dan lain-lain. Merancang
sasaran dapat dilakukan dengan membuat visi dan misi serta tujuan dari
sebuah event. Hal tersebut dapat membantu memusatkan dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan penyelenggaraan.
d. Menyusun strategi untuk mencapai sasaran
Keberhasilan sebuah event tentunya tidak lepas dari promosi yang baik
penyelenggara juga menggunakan media sosial sebagai strategi komunikasi
pemasaran (Sagiyanto, 2014:169).
Strategi disusun untuk mencapai tujuan festival atau event. Ada tiga
strategi yang dapat digunakan pada situasi event, yaitu:
1. Pertumbuhan
Sebagian besar event baru menjalani masa pertumbuhan sebelum
mencapai tingkat optimal. Ini dapat melibatkan pertumbuhan jumlah dan
skala kegiatan yang diselenggarakan, anggaran, media dan kehadiran.
2. Konsolidasi
Penyelenggara atau panitia dapat memutuskan bahwa event telah
mencapai ukuran optimalnya, sehingga panitia bisa dan tepat untuk
melakukan konsolidasi program dan penyelenggaraannya. Hal ini terdiri
dari peningkatan mutu event dan dapat membatasi penjualan tiket dan
pemasaran.
3. Pengurangan
Dalam berbagai kasus, mungkin panitia memberi keputusan yang
tepat untuk mengurangi skala suatu event dan dengan sadar mengurangi
programnya. Tingkat dari kegiatan yang dikaitkan dengan event telah
berkembang hingga titik kehilangan fokus dari visi dan tujuan awalnya
yang memberi tekanan pada masyarakat setempat. Bagi panitia untuk lebih
memfokuskan kegiatan promosi pada hadirin yang lebih kecil dan
e. Memilih waktu dan tempat
Setelah menyusun strategi untuk meraih target sasaran, selanjutnya
yang harus diperhatikan adalah memilih waktu yang tepat untuk menggelar
acara yaitu hari, tanggal dan jam pelaksanaan acara. Selain waktu, tempat
juga harus ditentukan dengan serius. Dalam pemilihan tempat harus adanya
kesepakatan antara panitia dengan pemilik tempat atau lokasi tersebut.
Tempat yang ditentukan harus strategis dan mudah diakses oleh pengunjung
atau penonton.
f. Menentukan rancangan anggaran
Sebelum menjalankan sebuah event, rancangan anggaran menjadi
sangat penting untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan untuk
menjalankan event yang telah direncanakan. Rancangan anggaran merupakan
bagian yang sangat signifikan. Kesalahan dalam penyusunan anggaran dapat
berakibat fatal dan panitia bertanggung jawab untuk menutupi kekurangan
anggaran. Sebab, selain mengetahui besarnya biaya yang akan digunakan,
rancangan anggaran juga digunakan sebagai patokan dalam mengontrol aliran
kas yang keluar untuk pembiayaan event.
Dalam penyelenggaraan sebuah event panitia perlu untuk
mempertimbangkan tentang kelayakan dari penyelenggaaraan event tersebut.
Sehingga dapat mengurangi kerugian kecil yang akan dihadapi bagi pihak
diselenggarakan event, hal tersebut akan dievaluasi bersama setelah rangkaian
acara selesai agar tidak terjadi kesalahan yang sama dalam penyelenggaraan
event selanjutnya.
4. Organizing
Setelah melakukan perencanaan yang telah disetujui oleh ketua
penyelenggara event, langkah selanjutnya adalah membentuk tim pelaksana atau
panitia. Tim pelaksana atau panitia adalah tim kerja yang terdiri dari berbagai
divisi dan memiliki tugas yang berbeda-beda. Untuk memudahkan dalam
pembentukkan tim pelaksana, dibuat struktur organisasi yang sifatnya temporal
sesuai dengan jenis event yang dilakukan.
Sebelum membentuk tim pelaksana atau panitia dalam bidangnya,
sebaiknya hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :
a. Menentukan tujuan (Visi, misi, tujuan event diselenggarakan) agar anggota
dapat terbantu dalam pekerjaannya.
b. Tim pelaksana mampu melewati setiap tantangan.
c. Tim yang sukses biasanya ditandai dengan sikap akrab antara satu sama lain,
setia kawan, dan merasa senasib dan sepenanggungan.
d. Tanggung jawab denngan keputusan yang telah dipilih. Tim yang diberi
tanggung jawab dan otoritas yang proposional cenderung memiliki motivassi
yang tinggi.
e. Ditunjuk salah satu dari panitia menjadi pemimpin untuk menciptakan
Diadakan suatu event akan meningkatkan wisatawan yang datang ke suatu
daerah dan dapat melihat, menikmati dan mempelajari budaya yang ada di daerah
tersebut. Pemerintah daerah di berbagai negara saat ini dapat memberikan
kontribusi berupa dana untuk kegiatan festival.
Beberapa alasan mengapa pemerintah daerah mendanai kegiatan yang
bersifat festival atau eksibisi untuk daerahnya, yaitu:
a. Jumlah kedatangan pengunjung atau wisatawan pada event yang
diselenggarakan.
Event dinyatakan sukses apabila mampu mendatangkan pengunjung
sesuai dengan target yang diharapkan. Dampak yang diterima daerah tersebut
adanya peningkatan pengunjung atau wisatawan akan meningkatkan
pendapatan ekonomi setempat. Hal tersebut terjadi karena wisatawan atau
pengunjung membutuhkan fasilitas selama mereka berada di tempat event.
Pengeluaran pengunjung berdampak pada ekonomi daerah.
b. Pengalaman budaya bagi masyarakat setempat.
Banyak masyarakat tidak mengetahui budaya yang ada di daerahnya.
Dengan diselenggarakannya event yang memperlihatkan budaya pada
pengunjung, tentunya masyarakat dapat menikmati budaya yang belum
pernah mereka lihat. Hal tersebut banyak terjadi di negara yang sudah
mendapat banyak pengaruh dari luar, sehingga pemerintah perlu untuk terus
c. Peningkatan sumber daya manusia
Pengelolaan event yang melibatkan pegawai atau panitia akan
berkontribusi dalam peningkatan kemampuan dan profesionalitas daerah
sebagai penyelenggara event. Kerjasama ini dimungkinkan untuk
meningkatkan potensi yang dimiliki antara penyelenggara atau profesional
untuk dapat berkembang dan bekerjasama (Noor, 2013:7).
5. Actuating
Pelaksanaan event yaitu menjalankan semua rencana yang telah disusun
oleh organisasi. Pelaksanaan semakin tepat dengan perencanaan, maka akan
semakin sukses sebuah event tersebut. Namun, pada saat hari pelaksanaan banyak
hal-hal yang terjadi di luar dugaan penyelenggara dan tidak sesuai yang
diharapkan. Panitia atau tim sebuah event diharapkan tidak panik dan segera
memikirkan solusi untuk menghadapi semua kejadian tersebut agar event tetap
terlaksana.
Event telah disusun dan direncanakan secara matang mulai dari
kelemahan, kekurangan, tema telah ditentukan, sasaran dan strategi memperoleh
sasaran sudah didapatkan, waktu dan tempat telah dipilih, serta rancangan
anggaran telah diketahui jumlahnya, maka semua perencanaan tersebut
diwujudkan dalam tindakan nyata atau pelaksanaan (Wibowo, 2013:117).
Menurut Ruslan (2007:231) menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus
perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkan melalui aktivitas special
event itu sendiri.
Pada tahap pelaksanaan event semua tim atau panitia bekerja di lapangan
untuk mempersiapkan event sampai event selesai digelar. Dalam produksi kinerja
event organizer (EO) akan berperan paling penting dan kinerja diamati oleh
banyak pihak, baik pengumpulan dana atau sponsor, menyelesaikan masalah dan
penonton yang datang. Saat kegiatan atau event, akan terlihat kru atau tim sibuk
melakukan koordinasi dan tegang. Bila dalam pra produksi semua sudah
terkonsep dengan matang, maka dalam tahap produksi, operasional akan berjalan
dengan rapi dan lancar (Hafidz, 2007:71).
6. Controlling
Menurut wibowo (2013:137) evaluasi adalah proses penilaian, pengukuran
akan efektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan
perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi tersebut akan digunakan
sebagai analisis situasi dalam program berikutnya. Hal ini bertujuan untuk melihat
keberhasilan dari acara tersebut dan melihat kelebihan dan kelemahan acara.
Menurut Ruslan (1998:218) ada beberapa faktor yang mempengaruhi
a. Tujuan dari event
Tujuan diselenggarakan event tersebut. Apakah berkaitan dengan
kepentingan tertentu, misalnya:
1. Pengenalan (awareness) dan peningkatan pengetahuan (knowledge)
terhadap lembaga atau perusahaan yang ingin ditampilkan.
2. Suatu proses publikasi melalui komunikasi timbal balik yang akan
memperoleh publisitas yang positif.
3. Memperlihatkan itikad yang baik dari lembaga atau perusahaan yang
diwalikinya, serta memberikan kesan dan citra positif terhadap
masyarakat sebagai publik sasaran.
4. Upaya dalam mempertahankan penerimaan masyarakat.
5. Memperoleh rekanan baru melalui acara event yang dirancang secara
menarik, inovatif dan kreatif.
b. Penyusunan jadwal
Hal ini dimulai dari persiapan, pelaksanaan atau kegiatan dari special
event, dukungan dana, fasilitas, manajemen dan evaluasi dari semua kegiatan.
c. Personil yang terkait
1. Bagaimana kesiapan dari pengisi tim acara dan penonton acara (Master
of ceremony).
2. Siapa pengunjung yang hadir di dalam event. Apakah yang hadir dari
pembeli undangan, pejabat tinggi atau kalangan eksekutif. Selain itu yang
hadir apakah masyarakat umum yang tidak memiliki undangan atau
3. Pihak yang mendukung seperti sponsorship, lembaga, instansi tertentu
yang dapat diajak untuk kerjasama dan dari donatur
Selain itu evaluasi juga bertujuan untuk mendapatkan feedback dari
penonton, melihat para penonton suka atau tidak dengan acara tersebut,
sehingga pada pelaksanaan event yang selanjutnya dapat lebih baik lagi dari
sebelumnya. Tidak hanya penonton saja, namun juga ditujukan untuk
mendapatkan feedback dari seluruh panitia yang ikut terlibat dalam acara.
Penilaian terhadap efektifitas program, implementasi perencanaan,
sampai tercapai atau tidaknya tujuan dari event dapat ditentukan dari
penilaian hasil evaluasi. Evaluasi terdiri dari tiga jenis, yaitu:
1. Pre-event evaluation, merupakan evaluasi yang dilakukan sebagai suatu
analisis kelayakan yang berlangsung sebelum acara atau digunakan untuk
mengevaluasi konsep.
2. The monitoring and control process, dilakukan selama masa
implementasi kegiatan event yang bertujuan untuk memastikan
kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan event.
3. Post-event evaluation, merupakan evaluasi yang bertujuan untuk menilai
hasil akhir pelaksanaan event dan bagaimana cara mengembangkan event
(Allen, 2010:492).
Evaluasi pasca event ditujukan untuk mengetahui sejauh mana tingkat
kesuksesan suatu event. Selain itu dilakukan untuk melihat kerjasama antara
event selanjutnya. Hal tersebut dilakukan dengan hasil data dan analisis yang
obyektif dari event yang telah dilaksanakan.
F. Metodologi Penelitian
1. Pendekatan Penelitian
Pada penelitian ini menggunakan penelitian pendekatan kualitatif. Kirk
dan Miller mendefinisikan bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu
dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental tergantung pada
pengamatan manusia dan berhubungan dengan orang-orang tertentu (Moleong,
2001:3). Untuk mendapatkan hasil yang terpercaya dalam kualitatif dibutuhkan
persyaratan yang harus diikuti sebagai suatu pendekatan kualitatif mulai dari
syarat data, cara atau teknik pencarian data, pengolahan dan analisisnya (Satori
dan Komariah, 2013:23).
Menurut Moleong (2001:4) pada penelitian kualitatif terdapat 11
karakteristik, yaitu:
a. Latar alamiah (Natural setting).
b. Manusia sebagai alat (Human instrumen).
c. Metode kualitatif (Qualitative methods).
d. Analisis data secara induktif (Inductive data analysis).
e. Teori dan dasar (Grounded theory).
g. Lebih mementingkan proses daripada hasil.
h. Adanya batas yang ditentukan oleh fokus.
i. Adanya kriteria khusus untuk keabsahan data.
j. Desain yang bersifat sementara.
k. Hasil penelitian dirundingkan dan disepakati bersama.
2. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan peneliti adalah deskriptif kualitatif.
Penelitian ini mementingkan makna dan tidak ditentukan oleh kuantitasnya. Data
yang diperoleh yaitu kata-kata dalam suatu kalimat, fakta-fakta, gambar yang
mempunyai arti lebih dari sekedar angka atau jumlah. Penelitian ini, data yang
dikumpulkan berupa kata-kata, gambar dan bukan angka-angka (Moleong, 2001:
6). Metode penelitian deskriptif merupakan prosedur pemecahan masalah yang
diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan suatu subjek atau
objek penelitian yaitu seseorang, komunitas, lembaga, masyarakat dan lain-lain
pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak dan bagaimana adanya.
Peneliti akan menggambarkan, meringkas berbagai kondisi, situasi yang
menjadi objek penelitian dan berupaya untuk menarik temuan penelitian itu ke
permukaan sebagai suatu ciri, karakter, sifat, model atau gambaran tentang
kondisi dan situasi dari permasalahan yang akan diteliti.
Menurut Jalaludin Rakhmat (2007:25) penelitian deskriptif memiliki
a. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang menjelaskan gejala yang
ada.
b. Mengidentifikasikan masalah atau memeriksa kondisi dan praktek.
c. Membuat perbandingan dan mengevaluasi.
d. Menentukan apa yang dilakukan oleh orang lain dalam mengahadapi masalah
yang sama dan belajar dari pengalaman sebelumnya untuk menetapkan
rencana atau keputusan pada waktu yang akan datang.
Melalui penelitian dengan deskriptif kualitatif maka akan diperoleh
gambaran yang jelas dan mendalam mengenai “Manajemen event YGF pada
tahun 2015”.
3. Informan
Informan adalah orang yang diwawancarai, diminta informasi oleh
pewawancara. Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan
memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian (Bungin,
2009:108). Dalam penelitiannya, peneliti menggunakan purposive sampling
untuk menentukan subjek atau objek sesuai dengan tujuan. Selain itu dengan
menggunakan purposive sampling dengan pertimbangan pribadi yang sesuai
dengan topik penelitian, peneliti memilih unit analisis tersebut berdasarkan
kebutuhannya dan menganggap bahwa unit analisis tersebut representatif (Satori
Karakteristik informan yang dipilih, yaitu:
1. Memiliki pengalaman menjadi panitia atau anggota event Yogyakarta
Gamelan Festival (YGF).
2. Anggota senior, minimal 5 tahun menjadi anggota di komunitas Gayam16.
3. Masih aktif menjadi anggota di komunitas Gayam16 periode 2010-2015.
4. Menjadi pengunjung di event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF).
Pada penelitian ini, peneliti memilih informan komunitas Gayam16 yaitu
manajer festival, manajer keuangan dan manager dari sumber daya manusia
(SDM). Alasan memilih ketiga informan tesebut, karena ketiga tersebut
merupakan tim yang telah dipilih oleh Sapto Raharjo (pendiri komunitas
Gayam16) dan ketiga tersebut telah lama bergabung di komunitas Gayam16.
Peneliti menentukan karakteristik informan yang akan dilakukan wawancara
untuk mendapatkan informasi.
4. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Sekretariat Komunitas Gayam16 Yogyakarta,
di Jalan Mantrigawen Lor nomor 9, Yogyakarta.
5. Teknik Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data untuk penelitian ini, penulis menggunakan
a. Wawancara
Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data untuk
mendapatkan informasi yang digali dari sumber data secara langsung melalui
percakapan atau tanya jawab antara pewawancara dan terwawancara dengan
maksud untuk mendapatkan informasi (Satori dan Komariah, 2013:130). Pada
penelitian ini, wawancara dilakukan kepada informan yang telah ditentukan
sebelumnya. Dengan menggunakan teknik wawancara, peneliti dapat memperoleh
data atau informasi untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab antara
pewawancara dan terwawancara yang berhubungan dengan manajemen event
Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) pada tahun 2015.
Tujuan dilakukan wawancara adalah untuk memahami kondisi-kondisi
spesifik dari informasi yang perlu diketahui dan dipahami (Bungin, 2009:109).
Pada penelitian ini, peneliti menggunakan metode wawancara mendalam.
Wawancara mendalam secara umum adalah proses untuk memperoleh keterangan
untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab dengan bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, di mana
pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama
(Bungin, 2009:108). Jadi dengan menggunakan wawancara mendalam, peneliti
akan mengetahui yang lebih mendalam tentang situasi yang terjadi yang tidak
dapat diketahui dengan teknik pengumpulan data yang lain. Dengan menggunakan
wawancara mendalam akan menjalin keakraban antara peneliti dengan informan,
Pada penelitian ini, peneliti mewawancarai secara langsung dalam bentuk
pertanyaan-pertanyaan yang peneliti telah siapkan sebelumnya dalam bentuk
interview guide. Peneliti bertanya sesuai dengan kebutuhan data atau informasi
yang diinginkan. Pada saat wawancara berlangsung, peneliti bertugas untuk
mengontrol informan, agar informan menjawab sesuai dengan pertanyaan yang
telah disiapkan (interview guide).
b. Dokumentasi
Metode ini dilakukan dengan mempelajari serta menggali data sekunder
dari buku-buku, literatur atau arsip laporan yang berhubungan dengan Manajemen
Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) yang dilakukan oleh Komunitas
Gayam16. Data yang diambil dari Komunitas Gayam16 berupa data jumlah
pengunjung yang hadir, perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan strategi promosi
yang dilakukan oleh Komunitas Gayam16. Dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan beberapa media dokumentasi yang mendukung untuk mendapatkan
data. Jenis dokumentasi yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu data-data yang
dimiliki Komunitas Gayam16 tentang event YGF tahun 2015, berita di media
cetak, data dari website resmi Gayam16, foto-foto event YGF tahun 2015 dan
buku yang berhubungan dengan kegiatan event.
c. Observasi (pengamatan)
Selain dari metode dokumenasi dan wawancara, observasi merupakan alat
yang dibutuhkan dalam penelitian kualitatif. Bungin (2007:115) observasi atau
menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan pengindraan seperti
pendengaran, penciuman, mulut dan kulit.
Pada kegiatan pengamatan dapat dikategorikan sebagai kegiatan
pengumpulan data peneliti apabila memiliki beberapa kriteria sebagai berikut:
1) Teknik pengamatan didasarkan atas pengalaman secara langsung.
2) Teknik pengamatan juga memungkinkan peneliti melihat dan mengamati
sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sesuai dengan kejadian
yang sebenarnya.
3) Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa dalam situasi
yang berkaitan dengan pengetahuan proposisional maupun pengetahun
yang langsung diperoleh dari data.
4) Menghilangkan keraguan peneliti dan percaya dengan apa yang diamati
(Moleong, 2001:125).
Penelitian ini termasuk dalam observasi tak berstruktur. Observasi tak
berstruktur yaitu tidaklah sepenuhnya melaporkan peristiwa, sebab prinsip utama
observasi ialah merangkumkan, mensistemasikan dan menyederhanakan
representasi peristiwa (Rakhmat, 2007:85). Dengan observasi tak berstruktur
peneliti akan mengamati segala peristiwa yang terjadi di lokasi penelitian,
kemudian dikelola hasil dari pengamatannya.
Dalam penelitian ini, peneliti akan langsung mengamati proses dari
manajemen event YGF yang diselenggarakan komunitas Gayam16 dari
peneliti untuk memperoleh data-data secara langsung dilapangan. Selain itu,
peneliti ikut berkumpul dan berinteraksi dengan anggota dari komunitas
Gayam16. Hal tersebut bertujuan untuk menghilangkan ketakutan peneliti, dapat
lebih akrab dan dekat dengan anggota-anggota dari komunitas Gayam16. Peneliti
mencatat lalu mengelola data dari kegiatan yang telah diamatinya sesuai dengan
data yang berhubungan dengan manajemen event YGF tahun 2015.
6. Teknik Analisis Data
Pada penelitian ini, proses selanjutnya setelah pengumpulan data yaitu
degan teknik analisis data. Analisis data merupakan proses dari penyederhanaan
data kedalam bentuk yang mudah dibaca. Menurut Moleong (2001:190) analisis
data dimulai dengan menelaah seluruh data yang telah dikumpulkan melalui
wawancara, catatan dari pengamatan, dokumen pribadi, dokumen resmi dan foto.
1) Pengumpulan Data
Pada pengumpulan data, peneliti melakukan dengan metode
wawancara, dokumentasi dan observasi yang berkaitan dengan penelitian
secara langsung mengenai aktifitas yang berhubungan dengan penelitian.
Seperti wawancara panitia-panitia penyelenggara event YGF, wawancara
dengan pengunjung, dokumentasi kegiatan atau aktivitas dari panitia dan
Proses terakhir adalah menarik kesimpulan dari semua informasi
yang telah dikumpulkan dan diolah melalui berbagai teknik yang telah
dijelaskan sebelumnya. Dari pengumpulan data, mencari makna data yang
telah diperoleh dan menyusun data-data kedalam sekretariat Gayam16.
2) Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pengkategorian sesuai
dengan yang diteliti seperti planning, organizing, actuating, controlling,
pemutusan dan pemusatan pada data yang relevan dengan permasalahan
penelitian. Memasukkan data serta jawaban yang berhubungan dengan
pertanyaan yang telah dibuat peneliti dari beberapa informan yang dipilih.
Dalam reduksi data, peneliti mencari hal-hal yang penting dan berhubungan
dengan penelitian. Membuang yang tidak perlu, agar peneliti tidak
kebingungan dengan yang diteliti. Proses ini dilakukan terus selama
pelaksanaan penelitian.
3) Penyajian Data
Penyajian data merupakan upaya penyusunan sekumpulan informasi
kedalam suatu matrik atau konfigurasi yang mudah dipahami. Konfigurasi
akan memungkin adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
Penyajian ini bisa dengan menggunakan matrik, grafik atau bagan dan
rancangan untuk menggabungkan informasi. Fungsi dari penyajian data
yaitu untuk memudahkan dan memahami apa yang terjadi dan
4) Menarik Kesimpulan
Proses terakhir adalah menarik kesimpulan dari semua informasi
yang telah dikumpulkam dan diolah melalui berbagai teknik yang telah
dijelaskan sebelumnya. Dari pengumpulan data, mencari makna data yang
telah diperoleh dan menyusun data-data kedalam suatu informasi yang
mudah dipahami dan ditafsirkan. Data yang terkumpul disusun berurutan,
kemudian dikategorikan sesuai dengan perincian masalahnya. Data tersebut
dihubungkan serta dibandingkan antara satu dengan yang lainnya, sehingga
mudah untuk menarik kesimpulan sebagai jawaban dari permasalahan.
Berdasarkan penjelasan mengenai analisis data dilakukan secara
interaktif dan berlangsung secara terus-menerus sampai tuntas, sehingga datanya
menjadi lengkap. Miles dan Huberman (1992) dalam (Satori dan Komariah,
2013:218) dapat dibagankan sebagai berikut :
Bagan 1.1
Model Interaktif Analisis Data
Pengumpulan data Penyajian data
Reduksi data Menarik kesimpulan/
Sumber : Miles dan Huberman (1992)
7. Validitas Data
Teknik yang digunakan dalam penelitian yang dilakukan di komunitas
Gayam dalam event YGF yaitu memvalidasi data menggunakan teknik triangulasi
data. Triangulasi data adalah teknik untuk memeriksa dan membandingkan balik
derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang
berbeda dalam penelitian kualitatif (Moleong, 2001:178).
Dalam penelitian ini menggunakan teknik yaitu membandingkan data dari
hasil wawancara terhadap informan yang dipilih dengan data hasil dari
pengamatan peneliti. Peneliti berusaha melaporkan hasil dari penelitian sesuai
dengan data yang sesungguhnya diperoleh di lokasi penelitian, sehingga hasilnya
BAB II
Gambaran Umum Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)
A. Sejarah Singkat Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)
Yogyakarta Gamelan Festival atau yang sering disebut YGF merupakan
festival yang berskala Internasional yang mewadahi pertemuan antara pemain dan
pencinta musik gamelan dari seluruh dunia. Event ini telah diselenggarakan
selama 21 tahun. YGF hadir di masyarakat sejak tahun 1995, YGF lahir dari
keresahan Sapto Raharjo, karena musik gamelan mulai dilupakan dalam
kehidupan masyarakat sehari-hari. Selain itu penyebabnya YGF diselenggarakan
adalah untuk menghilangkan pikiran negatif terhadap musik gamelan, gamelan
diidentikan dengan musik kuno untuk orang tua dan mistis, sehingga generasi
muda tidak ingin mempelajari musik tradisional yaitu gamelan
(http://www.gayam16.com/2016/06/30/62/, diakses pada tanggal 30 Juli 2016 jam 14.00 WIB).
Gamelan dianggap tidak cocok dengan musik anak muda, yang digemari
anak muda adalah musik-musik dari luar negeri. Masyarakat lebih bangga
terhadap budaya asing, sehingga eksistensi musik gamelan mulai terkikis.
Sementara itu, gamelan mulai merambah dan mendapatkan tempat dihati pencinta
musik negara lain, sehingga gamelan dicintai negara lain daripada negara kita
sendiri yaitu Indonesia.
Keresahan yang dirasakan Sapto Raharjo seorang musisi dan maestro
event YGF digelar dan menandai lahirnya tempat atau wadah bagi eksistensi
gamelan untuk dikenal di 36 negara. Semenjak berdirinya event YGF, YGF
menjadi tempat berkumpul, berkomunikasi dan berinteraksinya para pemain
gamelan dan pencinta gamelan. Dengan diselenggarakan event ini diharapkan
musik gamelan tetap dilestarikan dan berkontribusi terhadap gamelan
(http://www.gayam16.com/2016/06/30/62/, diakses pada taggal 30 Juli 2016 jam 15.00 WIB).
Penyelenggaraan event YGF setiap tahun dilakukan di tempat yang
berbeda-beda yaitu Pasar Ngasem, Taman Budaya Yogyakarta (TBY) dan PKKH
UGM. YGF memiliki tagline “The Internasional Gathering of Gamelan Players
and Gamelan Lovers”.
B. Penyelenggaraan Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)
Event YGF tahun 2015 tidak hanya menampilkan dari dalam negeri
Indonesia yaitu Jambi, Solo, Klaten, Bandung, Madiun dan Yogyakarta, nemun
mampu menampilkan para pemain gamelan dari luar negeri yaitu USA, Tuban,
Gambar 2.1
1. Penampilan dari Kota Yogyakarta
(Sumber: Dokumentasi pribadi, tahun 2016)
Gambar 2.2
2. Penampilan dari Philipina
Gambar2.3
3. Kolaborasi semua pemain gamelan dan penonton
(Sumber: Dokumentasi pribadi, tahun 2016)
C. Lokasi Komunitas Gayam16
Sekretariat Komunitas Gayam16
Alamat : Jalan Mantrigawen Lor nomor. 09, Yogyakarta.
Telpon : 085100477717
Email : www.yogyakartagamelanfestival.org
D. Filosofi Nama dan Logo Komunitas Gayam16
Komunitas Gayam memiliki logo atau lambang yang menjadi ciri khas.
citra sebuah komunitas. Logo memiliki pengaruh yang besar terhadap citra
komunitas Gayam16. Berikut adalah logo dari komunitas Gayam16:
Gambar 2.4
Logo Komunitas Gayam16
(Sumber: Komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016)
Komunitas Gayam16 merupakan komunitas yang menjadi rumah atau
tempat berkumpulnya gamelan players dan gamelan lovers. Komunitas Gayam16
terlahir dari ide Sapto Raharjo maestro gamelan yang berasal dari Yogyakarta.
Sapto Raharjo ingin mengkolaborasikan pemain dan pencinta gamelan di seluruh
dunia dalam pertemuan tahunan, pertukaran ide-ide, mengembangkan budaya
tradisional di Indonesia dan menciptakan pengalaman musik yang baru dengan
gamelan (http://www.gayam16.com/p/gayam16.html, diakses pada tanggal 30 Juli 2016 jam 14.00 WIB).
Aktivitas komunitas Gayam16 yaitu memproduksi event tahunan yaitu
