TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
HENNY MARIA MAGDALENA 092103044
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : HENNY MARIA MAGDALENA
NIM : 092103044
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal :………2012
Tanggal :………2012
Tanggal :………2012
Dosen Pembimbing
(Dr. Beby K.F.Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby K.F.Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Dekan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan judul “ Tugas Dan Tanggung Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
Penulisan Tugas Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari mulai perkuliahan sampai pada sampai pada penulisan Tugas Akhir ini, sangatla sulit bagi penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM selaku Ketua Program Studi dan Dosen Pembimbing Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta Kak Evi Mulyanti selaku staf ahli Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Fepty Aniar, SE selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Yunita Indriani, SE dan Safia Dhani, S.Kom selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan data dan keterangan saat penulis melakukan riset.
6. Kepada orang yang paling teristimewa dalam kehidupan penulis yang berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dan tabah mendidik penulis Ibunda Rita. Parapat yang tercinta. Terima kasih atas kasih sayang yang selama ini telah diberikan kepada penulis, kasih sayang yang tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Tuhan yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah diberikan kepada penulis.
7. Kepada abangku Koko Andri, Cici Elis dan adikku Debora tersayang, terima kasih atas bantuan dan nasihat yang telah diberikan kepada penulis, semoga kalian bahagia dan sehat selalu serta sukses dalam mengarungi kehidupan ini.
8. Orang-orang terdekat penulis saudaraku dari Gerakan Mahasiswa Nasional Indonesia (GmnI) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan Abangda/Kakanda yang selalu mendukung selama berjalannya penulisan ini.
10.Dan untuk semua teman-teman yang tidak semua disebutkan. Penulis minta maaf dan berjanji akan selalu mengingat nama kalian dan penulis ucapkan terima kasih banyak atas bantuan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga Tugas Akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.
Medan, Juli 2012
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
D. Jadwal Kegiatan ... 7
E. Sistematika Penulisan ... 9
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI ... 10
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 10 B. Struktur organisasi ... 16
C. Job Description ... 17
D. Jaringan Usaha Atau Kegiatan ... 22
E. Kinerja usaha terkini ... 23
F. Rencana Kegiatan... 24
BAB III TOPIK PENELITIAN ... 25
A. Pengertian Sekretaris ... 25
B. Macam-macam Sekretaris ... 26
C. Tugas Seorang Sekretaris ... 28
D. Tanggung Jawab Sekretaris... 30
E. Efisiensi ... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 37
A. Kesimpulan ... 37
B. Saran ... 39
DAFTAR TABEL
No Tabel Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Tabel Judul Halaman
1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaan. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinan, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi-informasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja pada perusahaan yang menaunginya. Selain itu, sekretaris bukan semata-mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinan dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal meningkatkan efisiensi kerja dan masalah-masalah yang berkaitan di bidang perkantoran.
sekretaris profesional. Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau sebuah perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik, yaitu mampu menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan dirinya dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh pada organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberika hasil kerja yang maksimal.
kegiatan dibidang administrasi, pengadaan kegiatan yang bersangkutan dengan fakultas, menjadi penyambung lidah antar pimpinan dengan pihak eksternal maupun internal dan menjadi pengganti pimpinan dalam pengambilan keputusan yang tidak bersifat fakultif.
Dengan adanya seorang sekretaris di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat memberi kontribusi yang tidak sedikit, demi kelancaran jalannya kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan bekerja secara efisien. Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan pada waktu yang tepat, sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.
Kinerja adalah hasil atau tingkat seorang secara keseluruhan selama periode tertentu didalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil, target atau sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah
Oleh karena itu, seorang sekretaris harus mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap efisiensi perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang
B. Perumusan Masalah
Sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasinya dalam meningkatkan efisiensi kerja di suatu organisasi atau perusahaan tempat dia bekerja, sekretaris harus segera merencanakan pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat disamping itu juga harus tetap menjaga mutu pekerjaan agar tidak terjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah:
a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab Sekretaris Dekan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun manfaat dari penulisan ini adalah: a. Bagi organisasi
1) Memberikan bahan dan masukan bagi sekretaris Dekan Pada pelaksanaan fungsi dan tugas-tugas terhadap kinerja sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada masa yang akan datang.
2) Dapat memberi manfaat kepada sekretaris Dekan untuk lebih meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugas dan tanggung jawabnya.
b. Bagi penulis
2) Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana tugas dan tanggung jawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang sesungguhnya. c. Bagi pembaca
1) Menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang tugas dan tanggung jawab sekretaris.
2) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
D. Jadwal Kegiatan
[image:15.595.158.467.469.658.2]Riset ini dilakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl.Prof.T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan. Dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2
1 Persiapan
2 Pengumpulan data 3 Penulisan laporan
Didalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 18 Juni sampai dengan 25 Juni 2012 pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, semenjak disetujuinya judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan yakni Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM.
Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/ survey yang dilaksanakan pada tanggal 18 Juni sampai dengan 25 Juni 2012. Pada tahap ini penuli melakukan wawancara dengan sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yakni ibu Yunita Indriani, SE dan Safia Dhani, S.Kom mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah: BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah singkat, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/ kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III. TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan jenis dan bentuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh sekretaris Dekan yaitu pengertian, tugas-tugas dan tanggung jawab serta etiket sekretaris Dekan.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Kemudian menyusul Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November, diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/Dikti/Kep/1987, No.26/Dikti/Kep/1987 dan S.K Rektor Universitas Sumatera Utara No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat Fakultas Ekonomi mengelola program S-1 dan program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mangasuh dua jenjang program pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan
Setelah keluar peraturan No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 fakultas dan Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT.BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT.BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Intansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntanbilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualitfikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status Perguruan Tinggi Badan Layanan Umum (PT. BLU).
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi
berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi, yaitu :
1. Menciptkan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) dan dapat menempatkan sesuai dengan keahliannya.
3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan muda melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
Pembantu Dekan terdiri dari :
a. Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I b. Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut
Pembantu Dekan II
3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian, yaitu : a. Sub Bagian Akademik
b. Sub Bagian Umum dan Keuangan c. Sub Bagian Kepegawaian
d. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni e. Sub Bagian Perlengkapan
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menanda tangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiwa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
1) Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2) Pembantu Dekan II
3) Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
1) Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2) Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
3) Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan system informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabataan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkal, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/ emeritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
d. Melakukan urusan pemberi izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatn kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6) Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ ganjil.
BAB III
TOPIK PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata sceretum kemudian berubah menjadi kata secretarius dalam bahsa Perancis, secretary dalam bahasa inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajahi oleh Belanda kurang lebih selama 3,5 abad, maka diperkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasi Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari.
Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon, dalam hand book for government secretary steno-graper, bahwa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi.
cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Selain itu, diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin.
B. Macam-macam Sekretaris
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya (Sunarto,2006:4).
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, pengawasan, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.
b. Sekretaris Pimpinan
pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan :
1) Telephoning
2) Surat menyurat atau korespondensi 3) Filling atau kearsipan
4) Menerima dikte
5) Membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan pimpinan 6) Membuat undangan
7) Menyiapkan rapat pimpinan 8) Membuat agenda rapat pimpinan
2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua sekretaris yaitu: a. Sekretaris Junior
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.
Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu; Yunita Indriani, SE dan Safia Dhani, S.Kom dimana jika dilihat dari segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Yunita Indriani,SE merupakan sekretaris Pimpinan yang tugasnya lebih ke administrasi.
C. Tugas Seorang Sekretaris
Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto, 2006:13) yaitu sebagai berikut :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain.
2. Tugas Pelaksanaan Instruksi
antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan keuangan, serta persiapan dan penyelenggaraan rapat.
3. Tugas Kreatif
Tugask kreatif tidak termasuk kedalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dan lain-lain.
Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni; mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan tindakan sebelum melakukannya.
Adapun tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Tugas Rutin
a) Memasukan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.
b) Membuat dan menulis nomor surat keluar. c) Menerima Fax
d) Menstempel dan membuat tanggal surat.
2. Tugas Kreatif
a) Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan.
b) Menyediakan makanan ringan dan buah-buahan di ruangan Dekan. c) Membuat undangan, menyebarkan undangan (menentukan
pihak/orang-orang yang akan diundang dalam suatu acara yang diselenggarakan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara).
D. Tanggung jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung jawab
lain yang harus dilaksanakannya
1. Tanggung Jawab Individu (Personal Responsibility)
2. Tanggung Jawab Dalam (Internal Responsibility)
Kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas: mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, dan mengelola bawahan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Pada tanggung jawab dalam (Internal Responsibility), Sekretaris Dekan bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh Dekan. Misalnya pada saat peresmian gedung baru yang diresmikan oleh Gubernur Sumatera Utara dan Rektor Universitas Sumatera Utara pada tanggal 20 Februari 2010 sebelum acara dilaksanakan, Sekretaris Dekan telah menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara tersebut yang dibantu oleh bagian perlengkapan agar pelaksanaan acara tersebut dapat berjalan dengan lancar.
3. Tanggung Jawab Cabang Perusahaan
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas Network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
dengan cara mengundang pihak-pihak luar jika ada acara seminar yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris
Tanggung jawab hukum seorang sekretaris merupakan salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawa.
Tanggung jawab hukum sekretaris Dekan dalam hal ini berperan menjadi wakil pimpinan yang berhubungan dengan fakultas dengan pihak ketiga dalam melaksanakan kerja sama. Adapun kerja sama yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan pihak luar yaitu :
1. Kerja sama Bank Indonesia dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai mata kuliah Kebanksentralan di perguruan tinggi.
2. Kerja sama dengan INCEIF dalam hal Beasiswa Mahasiswa.
E. Efisiensi
1) Pengertian Efisien
Kegiatan di sekretariat adalah beragam dan sering setiap pekerjaan datangnya tidak menentu bahkan saling tumpang tindih. Kemampuan untuk menggunakan waktu secara efisien adalah salah satu kemampuan terbaik yang dimiliki seorang staf sekretariat. Dengan kata lain, harus berhati-hati terhadap segala sesuatu yang berakibat pada kualitas dan kuantitas dari pekerjaan yang dilaksanakan, oleh sebab itu harus dimiliki kemampuan untuk menetapkan prioritas dan rencana kerja secara efektif dan cermat. Dalam hal ini staf sekretariat harus dapat memahami apa yang disebut dengan efisien yang berarti mengerjakan sesuatu dengan tepat (do the things right), yaitu bagaimana menggunakan berbagai sumber yang ada dengan baik, sehingga akan memberikan hasil yang memuaskan.
2) Bekerja Secara Efisien
Setelah memahami pengertian efisien, seorang staf sekretariat perlu bekerja secara efisien dengan mencari cara:
1. Terhemat adalah menyangkut pemakaian biaya dan bahan. 2. Tercepat menyangkut waktu.
3. Termudah adalah menyangkut cara kerja. 4. Teringan adalah menyangkut tenaga. 5. Tersingkat adalaha menyangkut jarak.
3) Hal –Hal Yang Memengaruhi Efisiensi Kerja
Menurut (Soetanto, 2009:151) dalam bukunya yang berjudul Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan, ada beberapa hal yang akan memengaruhi efisiensi kerja di sekretariat adalah:
1. Bentuk dan susunan meja kerja. Bentuk meja yang sesuai untuk staf sekretariat adalah bentuk L atau U, warna meja sebaiknya yang tidak menyilaukan mata, sebaiknya warna terang.
2. Kursi kerja sebaiknya yang dapat berputar, tinggi kursi dapat diatur sesuai kebutuhan.
3. Seorang sekretaris wajib ikut mengatur ruangan meskipun petugas kantor telah membersihkan ruangan kantor tersebut. Kepandaian untuk mengatur ruang kantor akan menambah efisiensi kerja.
4. Peletakan alat-alat di meja kerja sebaiknya yang sering dipakai, sedangkan alat-alat yang jarang dipakai disimpan di laci meja.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan kantor termasuk organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu.
Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena sekretaris dapat bekerja lebih baik dari pada mereka yang tidak mempunyai jiwa efisiensi.
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar dapat membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Pada Sekretaris Dekan susunan meja berbentuk L dengan tempat Komputer, Mesin Printer dan mesin Scanning berada di sebelah kiri. Dengan adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaikan dengan tepat waktu.
2. Kursi, pada Sekretaris Dekan dipakai kursi yang berputar dan mempunyai sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputara, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulis. Sama halnya dengan seluruh bagian pekerjaan yang ada di Fakultas Ekonomi.
3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera mengembalikannya ke tempat semula semua peralatan agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien.
4. Alat-alat yang di dalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan dengan kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat kantor tersebut dengan efisien.
5. Sekretaris Dekan juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah membersihkan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.
masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi perharinya sebanyak lima surat dan memakan waktu selama 5 menit.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu”Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang menghasilkan jasa non-profit dibidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Terdapat dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada Dekan.
3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi kerja dan bertanggung jawab untuk membantu Dekan dalam berjalannya segala aktivitas demi kebaikan fakultas.
kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya.
5. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara termasuk kedalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya.
6. Sekretaris Dekan harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan seefisien mungkin serta melaksanakan tanggung jawabnya.
7. Dengan adanya pengklasifikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris Dekan akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekretaris Dekan dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat memiliki tanggung jawab yang besar dalam kegiatan di Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara, sangat diperlukan pemikiran-pemikiran yang berkualitas dan inovatif dalam membantu Dekan melaksanakan segala tanggung jawabnya.
2. Sekretaris Dekan yang ada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus cekatan, teliti, serta cepat dan tepat dalam melaksanakan dengan tugasnya.
3. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas Sekretaris dengan cara melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh.
4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus mampu menampilkan kinerja sekretaris Profesional.
5. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi sehingga pekerjaan tersebut dapat selesai dengan tempo yang sesingkat-singkatnya.
7. Sekretaris Dekan harus lebih teratur pekerjaannya, karena sudah adanya pengklasifikasian tugas, sehingga dengan demikian akan terwujud efisiensi kerja yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Saiman, 2002. Manajemen sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti, 2000. Tugas Dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.
Wursanto, Ignatius, 2006. Kompetensi sekretaris Profesional. Yogyakarta: penerbit Andi.
Fathoni, Abdurrahman. 2006. Metopel Dan Teknik Penyusun Skripsi. Jakarta: Rineka Cipta
Nuraeni, Nani, 2008. Panduan menjadi sekretaris Profesional. Jakarta: Visi Media.
Ratnawati, Eti, dan Sunarto, 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Amus.
Dann and Ramon, 2000. Hand Book For Government Secretary Steno-Graper. Jakarta: Rineka Cipta.
Soetanto Nieke P, Dra. Ec. Farida Mustikawati, Teori dan Praktik Administrasi
Kesekretariatan.
