PERANCANGAN BLUEPRINT KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI OFFICE OF INTERNATIONAL AFFAIR UNIVERSITAS
KOMPUTER INDONESIA
TESIS
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Komputer
Oleh :
RICHI DWI AGUSTIA 5710111060
JURUSAN MAGISTER SISTEM INFORMASI
FAKULTAS PASCA SARJANA
Page 1 of 4 Richi Dwi Agustia
Richi Dwi Agustia S.Kom., M.Kom., M.Eng.
Last Update: August 28, 2014
Contact Info
Origin address : Komplek Lebak Indah blok C no 143 RT 02 RW 04 Serang Banten
Telephone No. : (0254) 222742
Current address : Kp. Rancalongong RT 002 RW 011 No. 4 Desa Solokan Jeruk Kecamatan Solokan Jeruk Bandung 40382
Mobile No. : +6285780084003
Email : [email protected]
Personal Information Date of Birth : August, 10th 1988
Place of Birth : Serang, Banten
Nationality : Indonesia
Marital Status : Single
Permanent Residence : Indonesia
Gender : Male
Indonesia ID : 36.0401.100888.0916
Korea ID : 880810-5120012
Personality : Sociable, Energic, Organized, Responsive, Supportive, Trustworthy, Enthusiastic, Imaginative
Strength : Responsible, Eager to Learn , Honest, Hardworking
Educational Background Formal Education
Level : Elementary School
School’s name : SDN 5 Ciputat
Located In : Serang - Banten
Graduation Date : June 2001
Level : Junior High School
School’s name : SLTPN 5 Serang
Located In : Serang - Banten
Graduation Date : June 2004
Level : Senior High School
School’s name : SMAN Cipocok Jaya Serang
Located In : Serang - Banten
Graduation Date : June 2007
Level : Bachelor Degree
GPA : 3.55
Field of Study : Engineering and Computer Science
Major : Informatic Engineering
Institute / University : Indonesia Computer University
Located In : Bandung – West Java
Graduation Date : August 2011
Level : Master Degree
GPA : (On Progress)
Field of Study : Magister Management
Major : Magister System Information
Institute / University : Indonesia Computer University
Located In : Bandung – West Java
Page 2 of 4 Richi Dwi Agustia
Level : Master Degree
GPA : 4.5
Field of Study : Information Technology & Business Management
Major : Management Information System
Institute / University : Youngsan University
Located In : Busan – South Korea
Graduation Date : February 2014
Additional Education
Level : Training Education
Sertification : be:logix , CompTIA Security+
GPA : A
Field of Study : Security Networking
Major : Networking
Institute / University : Indonesia Computer University
Located In : Bandung – West Java
Period : July 2011
Level : Training Education
Field of Study : Korean Class
Institute / University : Indonesia Computer University
Located In : Bandung – West Java
Period : July - December 2012
Level : Training Education
Field of Study : Korean Class
Institute / University : Youngsan University
Located In : Busan – South Korea
Period : March - June 2013
Level : Training Education
Field of Study : TOEFL
Sertification : TOEFL
Number : 37.02.689
Score : 497
Institute / University : Indonesia Computer University
Located In : Bandung – West Java
Date : June, 18 2011
Sertification : TOEFL
Number : 492/aecs/toefl prep./07/2014
Score : 510
Institute / University : Adventist English Conversation School (AECS)
Located In : Bandung – West Java
Date : January, 28 2013
Computer Skills
1 Programming Language : Mobile Programming (Android & IOS), PHP, HTML 2 Web Application : Adobe Dreamweaver
3 Office Application : Microsoft Office Family (Word, Excel, Power Point)
4 Database : MySQL
5 Multimedia Application : Adobe Photoshop
Page 3 of 4 Richi Dwi Agustia
Project History
1 Project Title : Sistem Informasi Rental Video (Desktop Application)
Tools : Java
Realization : 2009
2 Project Title : Design Web Sistem Informasi Praktikum Lab di UNTIRTA (Web
Application)
Tools : PHP MySQL
Javascript
Realization : 2010
3 Project Title : Aplikasi Multimedia : Pengenalan Tarian Tradisional (Desktop
Application)
Tools : Macromedia Flash
Realization : 2010
4 Project Title : Desain 3D (Desktop Application)
Tools : Dev C++ Open Gl
Realization : 2011
5 Project Title : Resepku (Android Phone)
Tools : ADT (android Development tool) Eclipse Java Ms Visio
Realization : 2013
6 Project Title : Personality Test (Desktop Application)
Tools : NetBeans & Eclipse Java Swing
2 Name : Indonesia Computer University
Role : AM HMIF
Page 4 of 4 Richi Dwi Agustia
Seminar and Training
1 Name : Cloud Computing : Today and Tomorrow
Year : 2010
Place : Indonesia Computer University
2 Name : Linux Desktop, Virtualization & VoIP
Year : 2011
Place : Indonesia Computer University
Job Experience
1 Company : (주)일성냉동
Periode : July 2013
Position : Technical Worker
Job description : Stocking Ice cream
2 Company : (주)이래
Periode : August 2013 – September 2013
Position : Technical Worker
Job desciption : -- Making LM & VF car using robot. Check if the product have defective in the process and repair it.
3 Company : (주)성우하이텍
Periode : January 2014 – February 2014
Position : Technical Worker
x
DAFTAR ISI
Judul ... i
Lembar Pengesahan ... ii
Lembar Pernyataan ... iii
Abstract ... iv
Abstrak ... v
Kata Pengantar ... vi
Daftar Isi ... x
Daftar Tabel ... xiv
Daftar Gambar ... xv
BAB I Pendahuluan ... 1
1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 4
1.3 Tujuan ... 5
1.4 Manfaat ... 5
1.5 Batasan Masalah dan Asumsi ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II Landasan Teori ... 8
2.1 Data, Informasi dan Knowledge ... 8
xi
2.2.1 Definisi Knowledge ... 10
2.2.2 Explicit dan Tacit Knowledge ... 13
2.2.3 Knowledge Creation ... 15
2.2.4 Epistemology Of Possession dan Epistemology Of Practice ... 17
2.3 Knowledge Management ... 18
2.3.1 Definisi Knowledge Management ... 18
2.3.2 Knowledge Management Infrastructure... 19
2.4 Analisis SWOT... 21
2.5 Zack Framework ... 23
2.6 Knowledge Management Roadmap ... 25
BAB III Objek dan Metodologi Penelitian... 35
3.1 Objek Penelitian ... 35
3.1.1 Profil Organisasi ... 35
3.1.2 Visi ... 38
3.1.1 Misi ... 38
3.1.2 Goal ... 38
3.1.1 Struktur Organisasi ... 38
3.1.2 Kerjasama Internasional ... 41
3.2 Metodologi Penelitian ... 41
xii
3.2.1.1 Tahapan Observasi ... 43
3.2.1.2 Tahapan Wawancara ... 43
3.2.1.3 Tahapan Studi Literatur ... 43
3.2.2 Analisis Infrastruktur ... 44
3.2.2.1 Analisis Infrastruktur yang Berjalan ... 44
3.2.2.2 Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Organisasi ... 44
3.2.3 Analisis dan Perancangan Sistem ... 46
3.2.3.1 Merancang Knowledge Management Platform ... 46
3.2.3.2 Identifikasi Knowledge Office of International Affair UNIKOM ... 47
3.2.3.3 Merancang Tim Knowledge Management ... 47
3.2.3.4 Membuat Blueprint Knowledge Management System... 48
BAB IV Analisis dan Pembahasan ... 49
4.1 Analisis Infrastruktur ... 49
4.1.1 Analisis Infrastruktur yang Berjalan ... 49
4.1.2 Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Organisasi ... 55
4.1.2.1 Identifikasi Tujuan Office of International Affair UNIKOM ... 56
xiii
4.1.2.3 Analisis Knowledge Gap ... 60
4.1.2.4 Analisis SWOT ... 63
4.2 Analisis dan Perancangan Sistem ... 66
4.2.1 Merancang Knowledge Management System Platform... 66
4.2.2 Identifikasi Knowledge Office of International Affair UNIKOM ... 67
4.2.3 Merancang Tim Knowledge Management ... 73
4.2.3 Membuat Blueprint Knowledge Management System ... 75
BAB V Kesimpulan dan Saran ... 88
5.1 Kesimpulan ... 88
5.2 Saran ... 90
Daftar Pustaka
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga tesis yang berjudul “Perancangan Blueprint Knowledge Management System Di Office Of Internasional Affair Universitas Komputer Indonesia” dapat diselesaikan dengan segala kekurangan dan keterbatasan yang penulis miliki. Tesis ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menempuh pendidikan double degree di Universitas Komputer Indonesia dan Universitas Youngsan Korea Selatan dalam memperoleh gelar Magister Komputer dan Master of Engineering. Tesis ini dapat penulis selesaikan dengan baik dan tepat waktu adalah berkat bantuan dari segala pihak yang selalu mendukung penulis baik secara materil dan moril sehingga penulis dapat selalu bersemangat dalam menghadapi segala permasalahan yang muncul dalam penyusunan tesis ini.
vii
1. Ibunda Euis Tin Martini dan ayahanda R. Abdul Roni tercinta yang tiada henti-hentinya selalu memberikan nasehat-nasehat serta dukungan baik moril maupun materil yang menjadikan kekuatan serta rasa optimis yang tinggi untuk penulis dalam menghadapi dan mencari solusi dari masalah yang ada. Tak lupa penulis sampaikan rasa hormat dan terimakasih kepada Yayan Haryanto selaku kakak penulis yang selalu memberikan semangat serta arahan agar penulis dapat selalu tegar dalam menyelesaikan tesis ini.
2. Bapak Dr. Eng. Ana Hadiana selaku pembimbing penulis yang selalu memberikan arahan sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan baik.
3. Bapak Dr. Yeffry Handoko Putra, ST.,MT, selaku Ketua Jurusan Pasca Sarjana Jurusan Sistem Informasi UNIKOM dan selaku penguji I penulis yang dengan sabar telah banyak memberikan masukan kepada penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan lebih terarah.
4. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T. selaku penguji II yang telah memberikan saran dan kritikannya sehingga penulis dapat menyempurnakan tesis ini dengan lebih sistematis.
5. Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra., SE., M.Si dan Bapak Budi selaku Direktur dan Wakil Direktur Office Of Internasional Affair UNIKOM.
6. Dr. Ir. Herman S. Soegoto, MBA selaku Dekan Pasca Sarjana UNIKOM
7. Dosen dan staf program Pasca Sarjana Jurusan Sistem Informasi UNIKOM.
viii
9. Prof. Kim Sanghyun, Prof. Kim Byoungwook, Prof. Kim Jinwhan, Prof. Cho Hyundal dan Prof. Sukkyu Song selaku dosen penulis di Universitas Youngsan yang telah memberikan pengalaman, ilmu, arahan, saran dan berbagai bantuan sehingga penulis dapat menjalani kehidupan di Korea Selatan dengan sangat nyaman dan penuh dengan kenangan.
10. Hanhan Maulana, Kirap Panji Harmoko, Leonardi Paris Hasugian dan Rangga Sidik, terimakasih sudah menjadi teman terbaik dan telah memberikan nuansa kekeluargaan didalam hati penulis selama menempuh studi di Universitas Youngsan. Kenangan suka maupun duka yang selama ini kita alami akan selalu membekas di hati penulis.
11. Rekan - rekan terbaikku di MSI BU-1 angkatan 2012 yang telah memberikan kenangan indah selama satu tahun penuh dan semoga persahabatan kita akan selalu abadi selamanya.
12. Rani Puspita Dhaniawaty, seseorang yang akan selalu menjadi wanita yang spesial dalam hati penulis, terimakasih atas segala canda tawa dan kenangan indah yang telah kita lalui bersama.
13. Rekan - rekan terbaikku di Universitas Youngsan, Kang Tae Hyok dan Kim Ming Kyu terimakasih atas bantuan dan kerjasamanya.
14. Rekan-rekan dan adik-adik mahasiswa UNIKOM yang sedang menempuh pendidikan di Universitas Youngsan terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya.
ix
Penulis menyadari sepenuhnya akan keterbatasan pengetahuan maupun kemampuan yang dimiliki, untuk itu demi kesempurnaan laporan tesis ini penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak.
Bandung, 10 Agustus 2014
DAFTAR PUSTAKA
Austin, Charles J. 1983. Information System for Hospital Administration. Ann Arbor, Michigan: Health Administration Press.
Beccera-Fernandez, Irma, Rajiv Sabherwal. 2010. Knowledge Management System and Processes. USA: M.E. Sharpe, Inc.
Bergeron, Bryan. 2003. Essentials of Knowledge Management. New Jersey: John Willey & Sons, Inc.
Bhatt, Dilip. 2000. “EFQM Excellence Model and Knowledge management Implication”. http://www.eknowledgecenter.com/articles/1010/1010.htm. Diakses pada 20 Mei 2014.
Boone, Louis E., David L. Kurtz. 2008. Principles of Contemporary Marketing. Tennessee: South-Western Publishing.
Botha A, Kourie D, Snyman R. 2008. Coping with Continuous Change in the Business Environment, Knowledge Management and Knowledge Management Technology. London: Chandice Publishing Ltd.
Bradford, Robert W., J. Peter Duncan, Brian Tarcy. 2000. Simplified Strategic Planning: A No-Nonsense Guide for Busy People Who Want Results Fast!. Worcester: Chandler House Press.
Burr, Vivien. 1995. An Introduction to Social Constructionism. London: Routledge.
Davenport, Thomas H., Laurence Prusak. 1998. Working Knowledge: How organizations manage what they know. Boston: Harvard Business School Press.
De Brún, Caroline. 2005. “ABC of knowledge management”. NHS National Library for Health: Knowledge Management Specialist Library.
Gema, Celline Liawan, Gerardus Polla. 2010. “Perancangan Prototype Aplikasi Knowledge Management Pada Divisi Management Automation Information Untuk Mendukung Oracle Financial pada Orang tua Group”. commIT Volume 4, No 2, pp 90-97.
Gold, A. H., Malhotra, A., and Segars, A. H. 2001. “Knowledge Management: An Organizational Capabilities Perspective”. Journal of Management Information Systems Volume 18, No 1, pp. 185-214.
Ho, Lim Bui, Bawa Wuryaningtyas, Ronald. 2008. “Penerapan Knowledge Management System Pada Perusahaan Bisnis Konsultasi PT Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid)”. Program Studi Magister Manajemen Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. Jakarta.
Lai, Chang-Yen, Wen-Ching Liou. 2007. “A Study on the SWOT Analysis from Knowledge Point of View the Case of the Sijhih Community University”. Asian Journal of Information Technology, Volume 6, pp 538-543.
Lam, Natalie le Chi Lan. 2013. “Knowledge Management 2.0 - The new paradigm of knowledge management: Assesseing knowledge management in the global student organisation AIESEC from a KM 2.0 perspective”. Ba in Marketing and Management Communication, Aarhus University, School of Business and Social sciences. Denmark.
Martin, J., Oxman, S. 1998. Building Expert System : A Tutorial. New York: Prentice Hall.
Munir, 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta.
Nonaka, Ikujiro, Hirotaka Takaeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press.
Nonaka, Ikujiro. 1998. The Knowledge-Creating Company. in Harvard Business Review on Knowledge Management. pp.21-45. Boston: Harvard Business Scholl Press.
Notoatmodjo, S. 2007. Kesehatan Masyaraka: Ilmu dan Seni. Jakarta: Rineka Cipta.
Pearce, John A., Richard Braden Robinson. 2003. Strategic Management: Formulation, Implementation, and Control. New York: McGraw-Hill/Irwin.
Polanyi, Michael. 1966. The Tacit Dimension. Chicago: University of Chicago Press.
Priti, Jain. 2009. “Knowledge Management For 21st Century Information Professionals”. Journal of Knowledge Management Practice, No. 2, Volume 10.
Probst, G., S. Raub, K. Romhardt. 2000. Managing Knowledge: Building Blocks for Success. England: John Wiley & Sons Ltd.
Rangkuti, Freddy. 1997. Analisis SWOT : Teknik membedah kasus bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Rumizen, Melissie C. 1998. “Report on the Second Comparative Study of Knowledge Creation Conference”. Journal of Knowledge Management, Volume 2 Issue: 1, pp.77-82.
Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge Management Toolkit : Orchestrating IT, Strategy and Knowledge Platform 2nd edition. Upper Saddle River: Prentice Hall.
1
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Lingkungan yang komplek menuntut organisasi untuk dapat bersaing
dengan kompetitiornya dengan cara yang cerdas, melalui cara yang dimana
organisasi mampu membaca dan merespon tanda-tanda perubahan pada
lingkungan tersebut. Ini artinya organisasi harus segera bertindak dengan cepat
untuk menghadapi situasi tersebut dengan cara efektif dan efisien. Saat ini
organisasi sedang berkompetesi pada lingkungan yang berbeda yang menuntut
organisasi harus berubah dari organisasi yang berbasis industrial dimana aset fisik
dan modal adalah sumber kekayaan utama, menuju organisasi yang berbasis
knowledge yang menjadikan knowledge sebagai aset kekayaan organisasi, oleh
karena itu organisasi harus dapat menangkap, menerapkan, membangun dan
memperdayakan knowledge tersebut untuk melakukan perubahan dan
inovasi-inovasi guna merespon perubahan yang terjadi dalam lingkungan kompleks
tersebut. Dari hal itulah maka organisasi perlu menerapkan knowledge
management (KM) sehingga dapat membaca, merespon dan memanfatkan
perubahan pada lingkungan kompleks tersebut untuk mencapai keunggulan
kompetitif dari kompetitornya. KM pun berperan penting menciptakan suatu
budaya pembelajaran dalam organisasi, ketika knowledge worker dalam organisasi
mempelajari sesuatu maka ia akan memperoleh knowledge yang bisa digunakan
2 transfer dan digunakan kembali oleh knowledge worker lain yang ada dalam
organisasi.
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) adalah salah satu universitas
yang sedang menjalin hubungan kerjasama akademik dengan universitas
Youngsan di Busan Korea Selatan. Melalui subunit Office of Internasional Affair
(OIA), UNIKOM telah mengirimkan beberapa mahasiswa pilihan untuk
melakukan studi di universitas Youngsan dan begitupun sebaliknya UNIKOM
telah berhasil mendatangkan beberapa mahasiswa Youngsan untuk belajar di
UNIKOM. Dengan adanya hal tersebut, UNIKOM memiliki potensi untuk
mendapatkan posisi yang baik dalam peta persaingan dengan universitas lain
terutama dengan universitas yang juga melakukan kerjasama dengan pihak
Youngsan. Hanya saja muncul beberapa masalah yang menghalangi UNIKOM
dalam mempertahankan dan meningkatkan potensinya tersebut. UNIKOM saat ini
hanya memiliki beberapa informasi mengenai MOA dan peraturan kerjasama saja
dan informasi tersebut tersimpan dalam bentuk hardcopy saja. Minimnya
informasi - informasi penting mengenai beberapa hal yang berkaitan dengan
kerjasama antar universitas tersebut memunculkan permasalahan - permasalahan
bagi para knowledge worker-nya baik itu dari sisi mahasiswa ataupun dari sisi staf
- staf yang bekerja di organisasi. Dari sisi mahasiswa sendiri permasalahan
muncul ketika mahasiswa kesulitan memperoleh informasi untuk menemukan
solusi atas masalah yang sedang dihadapinya baik itu mengenai permasalahan
kegiatan akademik ataupun non-akademik, pemagangan ataupun situasi politik
3 sisi organisasi sendiri permasalahan yang muncul adalah organisasi tidak
memiliki informasi terkini mengenai kegiatan akademik dan non-akademik
mahasiswa yang dikirim bahkan sering muncul permasalahan yang mana
organisasi tidak ketahui tetapi muncul menjadi permasalahan yang melibatkan
pihak lain. Lemahnya pengawasan dan kontrol dari organisasi membuat
mahasiswa pun kurang antusias dalam melakukan kontribusi membagi tacit
knowledge yang dimilikinya baik itu kepada organisasi ataupun kepada sesama
mahasiswa. Tidak adanya suatu sistem yang disediakan oleh organisasi
mengakibatkan munculnya pola pikir knowledge as possession object dari sisi
mahasiswa yang beranggapan bahwa knowledge yang didapatnya di negara tujuan
adalah keunggulan kompetitif milik pribadinya yang dapat digunakan untuk
bersaing dengan mahasiswa lain dan bukan sesuatu hal yang harus dibagikan
karena dapat mengancam keunggulan kompetitif yang dimilikinya. Oleh karena
itu organisasi membutuhkan knowledge management yang tepat agar
permasalahan yang muncul dari sisi mahasiswa dapat diatasi dan mahasiswa pun
dapat terpicu untuk mengubah pola pikir knowledge as possession object menjadi
knowledge as practice object yang mana mahasiswa aktif dan antusias untuk
membagi knowledge yang dimilikinya untuk menciptakan knowledge baru agar
knowledge itu dapat berkembang. Dari sisi organisasipun ada suatu sistem yang
dapat membantu organisasi dalam menemukan solusi terbaik atas suatu masalah
yang sedang dihadapi baik itu masalah yang berkaitan dengan mahasiswa ataupun
4 Berdasarkan permasalahan itulah maka disini peneliti akan mencoba untuk
mengindentifikasi model knowledge management ada di UNIKOM saat ini,
tepatnya knowledge management yang sedang berjalan pada Office of
International Affair. Proses identifikasi dilakukan pada infrastruktur organisasi
dan aset-aset knowledge yang ada dalam organisasi. Selain itu dilakukan analisis
pula menggunakan knowledge gap analysis berdasarkan Zack framework untuk
mengetahui knowledge apa yang sudah dimiliki organisasi, apa yang seharusnya
dimiliki organisasi, apa yang organisasi lakukan dan apa yang organisasi harus
lakukan. Dari hasil identifikasi dan analisis tersebut peneliti mencoba untuk
mengusulkan suatu rancangan model blueprint knowledge management system
yang cocok diimplementasikan pada Office of International Affair UNIKOM.
Dalam melakukan analisis dan perancangan knowledge management system
peneliti menggunakan metode “The 10-Step Knowledge Management Roadmap”
yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana. Alasan peneliti menggunakan metode
tersebut adalah karena langkah demi langkah dalam perencanaan, perancangan
dan evaluasi dipaparkan dengan jelas. Dari hal tersebut maka peneliti melakukan
penelitian dengan judul “Perancangan Blueprint Knowledge Management System di Office Of International Affair Universitas Komputer Indonesia”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat di identifikasi
masalah sebagai berikut :
1. Apakah OIA sudah memiliki knowledge management yang baik dan
5 2. Apakah pemanfaatan teknologi yang ada tepat sasaran untuk
mendukung proses penerapan knowledge management?
3. Teknologi apa yang digunakan OIA untuk melakukan penciptaan,
penyimpanan dan pendistribusian knowledge saat ini?
4. Apakah OIA sudah memiliki suatu tim yang melakukan pengawasan
dan evaluasi terhadap knowledge yang ada dalam organisasi?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengetahui knowledge - knowledge yang ada saat ini di UNIKOM
tepatnya di Office of International Affair.
2. Mengetahui nilai posisi knowledge yang dimiliki oleh Office of
International Affair UNIKOM dan posisi UNIKOM dalam peta
persaingan.
3. Merancang blueprint knowledge management system untuk
mengoptimalkan dan menutup kekurang-kekurangan pada
knowledge management yang ada pada saat ini.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Menyimpan dan menghasilkan knowledge baru hasil kerjasama antar
universitas yang mana nantinya organisasi dan mahasiswa dapat
mempergunakannya kembali sebagai acuan untuk memecahkan
6 2. Mempertahankan dan meningkatkan potensi UNIKOM dalam peta
persaingan.
3. Mengubah cara pandang knowledge worker terhadap esensi dari
knowledge itu adalah bukan sebagai possession object melainkan
sebagai practice object.
1.5 Batasan Masalah dan Asumsi
Beberapa batasan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Ruang lingkup penelitian hanya berfokus pada Office of International Affair.
2. Kerjasama internasional dalam penelitian ini hanya berfokus pada kerjasama dengan Universitas Youngsan di Korea Selatan.
3. Riset pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara terhadap narasumber.
4. Perancangan knowledge management menggunakan acuan “The 10-Step Knowledge Management Roadmap” oleh Amrit Tiwana.
5. Tidak semua tahapan dalam knowledge management roadmap itu dilakukan, peneliti hanya menggunakan langkah 1 – 6 saja yaitu
sampai pembuatan blueprint knowledge management. Prosedur
dalam tiap langkah disesuaikan oleh kebutuhan Office of
International Affair (OIA) UNIKOM.
1.6 Sistematika Penulisan
7 BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Penelitian, Identifikasi Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Batasan Masalah dan Asumsi, dan
Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang digunakan untuk menganalisis dan merancang
knowledge management system.
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi profil, visi dan misi, tujuan dan struktur organisasi. Selain itu
metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian dijelaskan pada bab ini.
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang hasil identifikasi dan analisis terhadap infrastruktur
organisasi, penyelarasan strategi bisnis dengan knowledge management,
knowledge gap, SWOT analysis, perancangan platform yang digunakan,
identifikasi aset-aset knowledge yang ada dalam organisasi, perancangan tim dan
blueprint knowledge management system.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang merupakan hasil dari pembuatan
8
BAB
II
LANDASAN TEORI
2.1. Data, Informasi dan Knowledge
Data, informasi dan knowledge pada dasarnya saling terhubung satu sama
lainnya, dalam knowledge pyramid, data adalah fakta-fakta dari suatu kejadian
yang tidak memiliki arti, data menjadi informasi ketika data tersebut diolah dan
disaring kedalam suatu bentuk yang memiliki makna dan berguna bagi
penerimanya dan ketika informasi berubah menjadi knowledge setelah tertanam
dalam pikiran manusia dan digunakan untuk membantu dalam pencapaian tujuan
tertentu seperti pengambilan keputusan. Davenport & Prusak (1998) membedakan
pengertian antara data, informasi dan knowledge yaitu: “knowledge is neither data
nor information, though it related to both, and the differences between these terms
are often a matter of degree”. Davenport & Prusak mendefinisikan data, informasi
dan knowledge sebagai berikut :
1. Data adalah sekumpulan diskrit atau fakta-fakta obyektif tentang suatu
kejadian. Pendapat lain mengatakan data adalah angka-angka atau
atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi,
eksperimen atau kalkulasi (Bergeron, 2003).
2. Informasi adalah data yang mengalami perubahan. Menurut Austin
(1983), informasi adalah data yang telah di olah dan dianalisa secara
formal, dengan cara yang benar dan secara efektif, dan dapat memberikan
9 to give shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk
membentuk orang yang mendapatkannya, yaitu untuk membuat agar
pandangan atau wawasan orang tersebut berbeda (dibandingkan sebelum
memperoleh informasi).
3. Knowledge adalah perpaduan berbagai macam pengalaman, pemikiran, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan para ahli yang
memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan berbagai
pengalaman baru dengan informasi. Menurut Munir (2008) knowledge
adalah informasi yang mengalami pengayaan (enrichment) atau
transformasi melalui beberapa cara yaitu : (a) perbandingan (comparison),
(b) konsekuensi / akibat (consequences), (c) hubungan / relasi
(connections) dan (d) percakapan (conversation).
Davidson & Voss (2002) memberikan gambaran tentang hubungan data,
informasi dan knowledge. Data diberi makna sehingga berubah menjadi
informasi, dan untuk berubah menjadi knowledge, tujuan ditambahkan
kedalam suatu informasi. Perumusan dari pernyataan tersebut dapat dilihat
10
Gambar 2.1 Hirarki Data, Informasi dan Knowledge (Davidson & Voss, 2000)
2.2. Landasan Teoritis Knowledge
2.2.1 Definisi Knowledge
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, dan Nonaka (2000),
disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai knowledge:
1. Knowledge merupakan justified true believe.
Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya
berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang
menciptakan knowledge, ia menciptakan pemahaman atas suatu suatu
situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah
11 kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Knowledge
creation tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu
proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru.
Knowledge creation melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief
systems) dimana perasaan atau sistem kepercayaan itu bisa tidak disadari.
2. Knowledge merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus implisit (tacit).
Beberapa knowledge dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam
bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun
ada pula knowledge yang terkait erat dengan perasaan, keterampilan dan
bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis
(rule of thumb) dan institusi. Tacit knowledge seperti itu sulit sekali
digambarkan kepada orang lain. Mengenali nilai dari tacit knowledge dan
memahami bagaimana menggunakannya merupakan tantangan utama
organisasi yang ingin terus menciptakan knowledge.
3. Knowledge creation secara efektif bergantung pada konteks yang
memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan terjadinya
knowledge creation adalah ruang bersama yang dapat memicu
hubungan-hubungan yang muncul. Dalam konteks organisional, bisa berupa fisik,
maya, mental atau ketiganya. Knowledge bersifat dinamis, relasional dan
berdasarkan tindakan manusia, jadi knowledge berbeda dengan data dan
12 4. Knowledge creation melibatkan lima langkah utama.
Von Krogh, Ichiyo dan Nonaka (2000) menyatakan bahwa knowledge
creation terdiri dari lima langkah utama yaitu:
1. Sharing tacit knowledge.
2. Creating concepts
Knowledge shared diubah kedalam bentuk explicit knowledge dengan
membangun konsep-konsep baru.
3. Proof of concept
Pembenaran atas konsep-konsep baru memungkinkan organisasi
memutuskan apakah akan dilanjutkan atau tidak.
4. Building a model
Merubah konsep kedalam bentuk model, prototipe ataupun mekanisme
operasional
5. Dissemination of knowledge
Pada tahap ini, knowledge didistribusikan kedalam organisasi.
Beberapa pendapat lain mengenai definisi knowledge adalah sebagai
berikut :
1. Knowledge adalah keseluruhan keahlian dan konsep yang digunakan
seseorang untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Knowledge
menggambarkan hubungan sebab akibat (Probst, 2000).
2. Knowledge adalah perpaduan berbagai macam pengalaman, pemikiran,
13 memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan berbagai
pengalaman baru dengan informasi (Davenport & Prusak, 1998).
3. Knowledge adalah kemampuan untuk membentuk model mental yang
menggambarkan obyek dengan tepat dan merepresentasikannya dalam aksi
yang dilakukan terhadap suatu obyek (Martin & Oxman, 1998).
4. Knowledge adalah hasil dari tahu dan ini setelah orang melakukan
penginderaan terhadap obyek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca
indera manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa
dan raba. Sebagian besar knowledge diperoleh melalui mata dan telinga
(Notoatmodjo, 2007).
2.2.2 Explicit dan Tacit Knowledge
Michael Polanyi (1966) membagi knowledge kedalam 2 kategori yaitu
explicit dan tacit knowledge. Perbedaan dari kedua knowledge tersebut adalah :
1. Explicit knowledge adalah knowledge yang diungkapkan melalui bahasa
formal dan sistematis yang didistribusikan dalam bentuk data,
rumus-rumus ilmiah, spesifikasi, manual, dan sebagainya. Knowledge tipe ini
dapat diproses, disimpan dan didistribusikan dengan relatif mudah.
Pendapat lain muncul dari Nonaka dan Takaeuchi (1995) yang
menyatakan bahwa explicit knowledge adalah knowledge yang siap diakses,
telah didokumentasikan dalam sumber knowledge formal yang telah
diorganir dengan baik.
2. Tacit Knowledge adalah knowledge yang bersifat personal dan sulit untuk
14 Knowledge yang tidak terlihat karena keberadaanya yang tersebar dan
embedded dalam berbagai bentuk seperti pengalaman seseorang, diskusi
formal maupun informal, percakapan antar individu, dialog, intelejensi
individu, mekanisme pengambilan keputusan dan pemikiran-pemikiran.
Adapun karakteristik dari tacit knowledge menurut Polanyi (1966) adalah:
1. Tidak dapat dibagi.
2. Merupakan hal yang lebih banyak diketahui daripada disampaikan.
3. Seringkali terdiri dari kebiasaan-kebiasaan dan budaya yang tidak
dapat ditentukan sendiri.
4. Tidak dapat dikodefikasikan, tapi hanya dapat dipindahkan atau
diperoleh dari pengalaman.
5. Menggambarkan know what (fakta) dan know why (sains).
6. Melibatkan pembelajaran dan skill.
Tabel 2.1 menunjukan perbedaan antara tacit knowledge dan explicit
knowledge menurut Nonaka dan Takaeuchi (1995).
Tabel 2.1 Perbedaan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge (Nonaka & Takeuchi, 1995)
Tacit Knowledge Explicit Knowledge
Knowledge experience (body
skill) Knowledge of rationality (mind)
Simultaneous knowledge (here
and now) Sequential Knowledge (there and then)
15 Perbedaan dari kedua tipe tersebut menjadi konsep lahirnya knowledge
management (De Brun, 2005).
2.2.3 Knowledge Creation
Menurut Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi (1995), terdapat 4 model
knowledge creation yang sudah diidentifikasi yaitu Socialization, Externalization,
Internalization dan Combination (SECI).
a. Socialization adalah proses konversi tacit knowledge ke tacit knowledge.
dilakukan dengan interaksi social atau berbagi pengalaman antara knowledge
worker organisasi.
b. Eksternalization adalah proses konversi tacit knowledge menjadi explicit
knowledge. Setelah menjadi explicit, knowledge mengkristal dan menjadi
dasar terbentuknya knowledge baru. Contoh proses ini adalah pembuatan
produk baru, siklus kontrol kualitas. Kunci sukses externalization adalah
urutan penggunaan metafora, analogi, dan model.
c. Combination merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit
knowledge yang lebih komplek dan sistematis. explicit knowledge dari dalam
dan luar organisasi dikumpulkan dan dikombinasikan untuk membentuk
knowledge baru yang kemudian didistribusikan kepada knowledge worker
organisasi. Hal ini bisa difasilitasi dengan jaringan komunikasi
terkomputerisasi dan basis data yang besar. Combination bisa juga dilakukan
dengan konsep rincian, merinci visi organisasi ke dalam konsep bisnis atau
16 d. Internalization adalah proses konversi explicit knowledge menjadi tacit
knowledge. Melalui internalization explicit knowledge yang terbentuk
didistribusikan ke seluruh organisasi dan diubah menjadi tacit knowledge oleh
tiap-tiap individu. Hal ini mirip dengan ‘belajar dari pengalaman’ (learning
by doing). Explicit knowledge seperti konsep produk atau prosedur
manufaktur harus diwujudkan melalui tindakan dan latihan.
Knowledge yang sudah ter-internalization dan menjadi tacit knowledge
tiap-tiap individu merupakan aset yang berharga. Tacit knowledge yang terkumpul
dalam tiap-tiap individu kemudian dapat membentuk lingkaran baru knowledge
creation ketika didistribusikan melalui socialization. Proses knowledge creation
dapat dilihat pada gambar 2.2.
17 2.2.4 Epistemology Of Possession dan Epistemology Of Practice.
Menurut Newell (2009), organisasi memandang knowledge melalui 2 cara
pandang, yang pertama adalah epistemology of possession yaitu cara pandang
organisasi yang memperlakukan knowledge sebagai sesuatu yang dimiliki oleh
seseorang, yang kedua adalah epistemology of practice yaitu cara pandang
organisasi yang memperlakukan knowledge sebagai sesuatu yang orang harus
lakukan.
Epistemology of possession pada dasarnya mengadopsi cara pandang
tradisional terhadap knowledge, hal itu didasarkan atas keyakinan bahwa
knowledge secara esensi adalah sesuatu hal yang nyata (Newell, 2009). Namun
tidak seperti pendekatan manajemen ilmiah, setiap individu dikenal sebagai
mahluk yang kognitif yang menafsirkan knowledge secara subyektif. Dengan cara
yang tepat knowledge yang ditafsirkan secara subyektif ini dianggap suatu “truth”
dan dapat ditransfer kepada individu lain (Nonaka, 1998).
Cara pandang knowledge sebagai sesuatu yang dimiliki oleh seseorang
banyak dikritik oleh para pendukung epistemology of practice (Wenger, 1998).
Melalui perspektif kontruksi sosial, mereka berpendapat knowledge tidak boleh
diperlakukan sebagai “truth” karena knowledge akan selalu dibentuk menjadi
knowledge baru melalui interaksi sosial antar individu (Burr, 2001). Dari cara
pandang inilah knowledge diperlakukan sebagai sesuatu yang ditanamkan dalam
praktek yang dilakukan oleh individu (apa yang kita katakan dan apa yang kita
lakukan). Jadi untuk praktek melakukan/mengatakan terlebih dahulu seseorang
18 belajar berenang,praktek untuk melakukan renang tersebut (tacit knowledge) tidak
bisa dipisahkan dari knowledge tentang bagaimana cara melakukan renang
(explicit knowledge).
Paradigma tradisional yang memandang knowledge sebagai epistemology of
possession melahirkan konsep knowledge management 1.0 dan paradigma baru
yang memandang knowledge sebagai epistemology of practice melahirkan konsep
knowledge management 2.0. Bougzhala & Limayen (2010) membangun
framework yang membedakan knowledge management 1.0 dan knowledge
management 2.0, yang mana analisis dilakukan dari 4 kunci dimensi yaitu
knowledge, people, processes dan technology.
2.3. Knowledge Management
2.3.1. Definisi Knowledge Management
Menurut Melissie C. Rumizen (1998), knowledge management adalah
proses yang sistematis untuk membentuk, menangkap, membagi, dan
meningkatkan knowledge yang dibutuhkan organisasi untuk sukses. Knowledge
management akan membentuk nilai dengan cara meningkatkan aset tak tampak.
Knowledge management didefinisikan juga sebagai proses yang dibutuhkan untuk
menciptakan, menangkap, mengkodifikasi, dan menyebarkan knowledge ke
organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif (Beccera Fernandez, 2010).
Dari sisi organisasi profit, Davidson dan Voss (2002) mendefinisikan knowledge
management sebagai suatu sistem yang memungkinkan organisasi menyerap
knowledge, pengalaman, kreativitas para stafnya untuk perbaikan kinerja
19 merupakan suatu proses yang menyediakan cara sehingga organisasi dapat
mengenali dimana aset intelektual kunci berada, menangkap ukuran aset
intelektual yang relevan untuk dikembangkan. Berdasarkan definisi-definisi
tersebut maka terdapat empat hal penting dalam knowledge management yaitu :
1. Knowledge management merupakan suatu sistem, alat untuk mengorganisir
sumber daya tidak berwujud untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Input knowledge management adalah aset organisasi yang tidak berwujud
(intangible) yaitu knowledge.
3. Proses knowledge management terdiri dari upaya penciptaan knowledge,
pembagian atau pengkomunikasian dalam penerapan knowledge.
4. Output knowledge management adalah kapabilitas baru, kinerja yang superior,
inovasi dan meningkatkan nilai pelanggan.
2.3.2. Knowledge Management Infrastructure
Hal yang perlu diperhatikan ketika akan menerapkan suatu knowledge
management dalam suatu organisasi adalah dengan mengidentifikasi elemen inti
penyusunnya yang mana beberapa pakar menyatakan pendapat yang berbeda
tentang elemen-elemen tersebut tergantung dari sudut pandangnya masing-masing
terhadap esensi knowledge management dalam suatu organisasi. Gold et al (2001)
berpendapat bahwa culture, structure dan technology organisasi sebagai core
componen dari knowledge management. Botha et al (2008) berpendapat culture,
infrastructure, measure dan technology adalah komponen-komponen penting
yang menunjang terlaksananya penerapan knowledge management. Gambar 2.3
20 Bhatt (2000) terdiri atas people, process dan technology. Konsep knowledge
management 2.0 lahir dari pengembangan dan perubahan cara pandang ketiga
elemen tersebut terhadap knowledge.
1. People
Knowledge berada didalam people dan akan ditransfer ke people juga, jadi
people adalah faktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge
management.
2. Process
Process membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang
berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.
3. Technology
Technology berperan sebagai enabler dalam knowledge management, dimana
technology mempunyai fungsi dalam capture, store, update, search dan
re-use knowledge.
21 2.4. Analisis SWOT
Ada beberapa pendapat ahli mengenai konsep dari analisis SWOT
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Menurut Kurtz (2008), analisis SWOT adalah suatu alat perencanaan stratejik
yang penting untuk membantu perencana untuk membandingkan kekuatan
dan kelemahan internal organisasi dengan kesempatan dan ancaman dari
external.
2. Menurut Pearce and Robinson (2003), analisis SWOT perlu dilakukan karena
analisis SWOT mencocokkan “fit” antara sumber daya internal dan situasi
eksternal organisasi. Pencocokkan yang baik akan memaksimalkan kekuatan
dan peluang organisasi dan meminimumkan kelemahan dan ancamannya.
Asumsi sederhana ini mempunyai implikasi yang kuat untuk design strategi
yang sukses.
3. Menurut Robert, Duncan & Brian (2007) menganalisa lingkungan internal
dan eksternal merupakan hal penting dalam proses perencanaan strategi.
Faktor-faktor lingkungan internal di dalam organisasi biasanya dapat
digolongkan sebagai Strength(S) atau Weakness(W), dan lingkungan eksternal
organisasi dapat diklasifikasikan sebagai Opportunities(O) atau Threat(T).
Analisis lingkungan strategi ini disebut sebagai analisis SWOT.
Dalam bukunya Rangkuti (1997) berpendapat analisis SWOT digunakan
untuk menilai kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dari sumber daya
yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan dan kesempatan-kesempatan eksternal
22 1. Kekuatan / Strength
Mengidentifikasi kekuatan-kekuatan organisasi dan kemampuan sumber
dayanya. Suatu kekuatan adalah sesuatu yang baik yang dilakukan oleh
organisasi atau suatu karakteristik organisasi/ untuk meningkatkan daya saing.
Contoh dari kekuatan tersebut meliputi: hak paten, nama merek yang kuat,
reputasi yang baik dimata para pelanggan, keuntungan biaya operasional,
akses eksklusif dalam sumber daya alam kelas tinggi dan akses yang
menguntungkan di jaringan distribusi
2. Kelemahan / Weakness
Mengidentifikasikan kelemahan organisasi dan kecacatan sumber dayanya.
Suatu kelemahan adalah sesuatu yang organisasi tidak memilikinya atau yang
dilakukan dengan jelek atau kondisi yang meletakkan organisasi ke posisi
tidak menguntungkan. Kelemahan-kelemahan internal di dalam organisasi
dapat berupa: kurangnya perlindungan hak paten, nama merek yang lemah,
reputasi buruk di antara para pelanggan, struktur biaya tinggi, kurangnya
akses sumber daya alam yang baik dan kurangnya akses untuk saluran
distribusi utama.
3. Peluang / Opportunities
Mengidentifikasi kesempatan pasar. Strategi yang baik adalah dapat
mengarahkan kekuatan dan kelemahan sumber daya organisasi untuk meraih
kesempatan yang ada. Beberapa contoh peluang tersebut adalah kebutuhan
pelanggan yang tidak dipenuhi dipasar, kedatangan teknologi baru,
23 4. Ancaman / Threat
Mengidentifikasi ancaman-ancaman yang dihadapi oleh organisasi dimasa
yang akan datang. Beberapa faktor lingkungan luar organisasi/perusahaan
yang dapat menyebabkan ancaman terhadap keuntungan dan posisi organisasi.
Beberapa contoh ancaman tersebut adalah perubahan selera konsumen dari
produk-produk yang ditawarkan, munculnya produk-produk pengganti,
peraturan baru dan peningkatan hambatan perdagangan. Chang-Yen &
Wen-Ching menggambarkan analisis SWOT dari knowledge point of view pada
gambar 2.4.
Gambar 2.4 Analis SWOT Knowledge Point of View (Chang-Yen & Wen-Ching, 2007)
2.5. Zack Framework
Dalam buku Tiwana (2002), Zack mengatakan bahwa setiap strategi akan
terhubung dengan sekumpulan sumber dan kapasitas Knowledge. Zack meyakini
24 adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategi Knowledge
dan strategi organisasi. Gambar 2.5 merupakan gambar Gap Analysis menurut
Zack Framework.
Gambar 2.5 Gap Analysis Zack Framework (Amrit Tiwana, 2002)
Gap Analysis dilakukan dengan menggunakan Zack Framework dari
Michael H. Zack dalam buku Tiwana (2002), yang membandingkan poin-poin
tentang knowledge yang dimiliki organisasi terhadap poin-poin tentang apa yang
dikerjakan oleh organisasi. Baik knowledge maupun apa yang dikerjakan,
masing-masing dibagi lagi ke dalam dua kutub, yaitu apa yang telah diketahui atau telah
dikerjakan dan apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin yang
telah terpisahkan tadi, dapat dianalisa gap yang terjadi baik pada knowledge dan
25
2.6. Knowledge Management Roadmap
Untuk merancang dan menerapkan knowledge management system, menurut
Tiwana (2002) ada sepuluh langkah stratejik yang bisa dilakukan oleh organisasi.
Sepuluh langkah stratejik itu dikenal dengan istilah “The 10-step knowledge
management roadmap”.
1. Analisis Infrastruktur yang Ada
Langkah ini dimaksudkan untuk mengaudit infrastruktur teknologi yang
ada di dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk menentukan teknologi
apa yang saat ini telah dimiliki dan teknologi apa yang seharusnya
ditambahkan untuk meningkatkan dukungan penerapan knowledge
management di dalam organisasi. Dengan menganalisa dan menilai
infrastruktur yang telah ada, manajemen dapat mengenali kekurangan
infrastruktur yang dimiliki organisasi saat itu. Konsekuensi kondisi
tersebut adalah manajemen harus mengembangkan apa yang sudah ada.
2. Mengaitkan Knowledge Management dengan Strategi Bisnis
Bila knowledge creation ingin sukses diarahkan, perlu disusun langkah
langkah yang mengaitkan antara strategi bisnis yang dibangun oleh
organisasi dengan strategi knowledge management. Efektifitas strategi
knowledge management tidak sesederhana dengan hanya menyediakan
teknologi informasi saja, tetapi mesti ada satu keseimbangan antara
teknologi, dan fokus bisnis dengan strategi bisnis organisasi.
26 Pada tahap ini, pihak manajemen sudah harus menentukan sejak awal jenis
teknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk knowledge
management system yang akan diterapkan. Agar lebih relevan dengan
kebutuhan knowledge management system, pertanyaan berikut dapat
dijadikan sebagai pedoman dalam membangun kebutuhan infrastruktur
knowledge management. Pertanyaan tersebut antara lain:
1. Teknologi apa yang harus dimiliki?
2. Apakah karyawan Anda dalam berbagi knowledge menggunakan basis
website? Apakah knowledge management system memerlukan saran
dan teknologi yang lebih luas untuk membantu karyawan menemukan,
menjumlahkan, memaknai, dan menganalisa data yang sangat banyak?
3. Seberapa rinci tingkatan sistem knowledge management untuk
menangkap knowledge? Seberapa padunya sistem pencarian,
penyusunan, dan penemuan kembali yang akan Anda masukkan sebagai
komponen dari knowledge management system anda?
4. Perlengkapan knowledge apa yang anda akan gunakan untuk mengenali
objek-objek knowledge?
4. Mengaudit Aset dan sistem Knowledge yang Ada
Tujuan audit knowledge adalah untuk menilai apa saja knowledge yang
sudah ada di dalam organisasi saat itu, dan menentukan fokus aktivitas
knowledge management. Untuk mencapai tujuan audit, dianjurkan untuk
membentuk tim audit yang terdiri dari seorang ahli strategi, senior manajer,
27 pemasaran, ahli informasi teknologi, manajer knowledge atau Chief
Knowledge Officers. Selain itu, tim audit harus juga mengidentifikasikan
paling tidak lima sumber daya kunci knowledge yang seharusnya mereka
miliki. Tim harus kemudian menanyakan hal-hal berikut:
1. Bagaimanakah persediaan knowledge? Apakah meningkat atau
menurun?
2. Bagaimanakah kita dapat memastikan bahwa persediaan knowledge
terus-menerus meningkat?
3. Apakah kita sudah menggunakan dengan baik sumber daya knowledge
tersebut?
4. Bagaimana daya tahan aset knowledge yang kita miliki? Dapatkah
persaingan dengan mudah menyuburkan dan mengembangkan
knowledge ini tanpa ditiru?
5. Adakah aspek lain dari knowledge yang tengah dipersaingkan namun
kita belum miliki?
6. Dapatkah knowledge ini meninggalkan organisasi?
7. Pada tingkatan apa knowledge yang kita jamin saat ini memiliki
keterkaitan dengan produk, jasa atau proses?
5. Mendesain Tim Knowledge Management
Tim knowledge management didesain dengan komposisi sebagai berikut:
a. Local expert dan interdepartemental gurus, yaitu pengadopsi awal
teknologi, yang bekerja di berbagai macam bidang fungsional di
28 seperti pemasaran, keuangan, ditambah dengan knowledge tentang
teknologi.
b. Internal information technology expert, yaitu ahli teknologi informasi
yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan banyak
mengetahui kondisi internal organisasi.
c. Nonlocal expert dan extradepartemental gurus, yaitu orang yang
memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka
dapat berhubungan dengan orang-orang yang berbeda bidang atau
fungsi, dan berperan sebagai penerjemah antara karyawan dengan latar
belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang berbeda.
d. Consultant, yaitu orang yang berasal dari luar organisasi dengan
keahlian tertentu
e. Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpartisipasi
karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan
memenangkan upaya knowledge management. Mereka inilah yang
membawa perspektif stratejik ke dalam usaha penerapan knowledge
management.
6. Menciptakan Blueprint Knowledge Management
Pada tahap kelima, tim knowledge management mendesain sistem
manajemen baru. Desain sistem harus berspesifikasi sebagai berikut:
a. Knowledge repositories, yaitu database di mana knowledge disimpan.
b. Collaborative platform, yaitu menyediakan akses kepada pengguna
29 seluruh organisasi. Collaborative platform memungkinkan kepada
pengguna mencari isi atau berlangganan dengan isi dari database.
c. Network, yaitu dukungan jaringan komunikasi dan percakapan.
Termasuk di sini adalah jaringan kerasnya seperti kontrak jaringan,
intranet, ekstranet, dan jaringan lunak seperti ruang bersama,
kolaborasi jaringan industri, jaringan perdagangan, forum industri,
pertukaran, baik langsung maupun melalui telekonferensi.
d. Culture, yaitu mengacu kepada metode untuk mendorong karyawan
menggunakan knowledge management system dan berbagi knowledge.
7. Pengembangan Knowledge Management system
Pada tahap ini tim harus bekerja sekaligus menggabungkan knowledge
management system yang sudah bangun pada tahap enam sebelumnya.
Konstruksi sistem mencakup tujuh lapis, yaitu sebagai berikut:
a. Interface layer
Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan
knowledge management system yang berfungsi menciptakan,
menggunakan, menemukan kembali, dan berbagi knowledge. Di beberapa
organisasi, interface layer ini berupa home page yang dapat diakses
pengguna lewat intranet organisasi.
b. Access and authentication layer
Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna yang
30 pengakses yang tidak sah, dan menyediakan cadangan apabila ada pihak
yang akan merusak database tersebut.
c. Collaborative filtering and intelligence layer
Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari,
mengindeks, dan sebagainya.
d. Application layer
Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, sarana berkolaborasi,
piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video, whiteboard
digital, electronic forum, dan sebagainya.
e. Transport layer
Lapisan ini memuat teknologi seperti web server, e-mail server,
pendukung untuk alur video dan audio, dan sebagainya.
f. Middleware and legacy integration layer
Legacy system merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah
usang. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data
lama dengan yang baru.
g. Repositories
Lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip
forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen,
dan databaselainnya yang menggambarkan pondasi knowledge
31 8. Prototipe dan Uji Coba
Langkah ini merupakan upaya untuk menguji prototipe yang telah dibuat
sebelumnya, dan memperbaiki sistem tersebut bila tidak berjalan sesuai
rencana. Prototipe yang dibuat mungkin saja di bawah standar sehingga
tidak dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, tim dapat
menggunakan stratejik “result-driven incrementalism” (RDI) atau
perbaikan yang didorong oleh hasil. Tiwana mengusulkan tiga kunci untuk
membuat RDI dapat bekerja, yaitu sebagai berikut:
1. Objective-driven decision support, yaitu menggunakan hasil dari
target dan tujuan akhir bisnis untuk mendorong pembuatan keputusan
pada tiap-tiap titik ke seluruh proses penyebaran sistem. Misalnya
setiap tahap dari penerapan knowledge management system memiliki
hasil yang ingin dicapai (mengapa) dan hasil yang diproyeksikan
(untuk apa) dengan jelas harus terjawabsebelum sistem dilaksanakan.
2. Incremental but independent result, yaitu membagi implementasi ke
dalam rangkaian perbaikan yang tidak tumpang tindih. Masing-masing
kegiatan dapat diukur hasilnya dan diperbaiki, meskipun tidak ada
perbaikan lebih lanjut.
3. Software and organizational measure clearly laid out at each stage,
yaitu melakukan apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan subset
hasil yang diinginkan. Ini berarti bahwa piranti lunak secara
fungsional mesti menyertai perubahan yang diperlukan dalam hal
32 sistem tersebut bekerja. Misalnya jika mengembangkan satu diskusi
database, mesti disertai dengan perubahan motif karyawan
menggunakan piranti lunak tersebut, apakah mencari informasi saja
atau untuk memberi kontribusi terhadap database tersebut.
Penyebaran rencana harus juga disertai penghargaan yang tepat, yang
dapat mendorong karyawan menyatu ke dalam proses tersebut.
9. Pengelola Perubahan, Kultur, dan Struktur Penghargaan
Satu hal yang harus dicatat dalam kaitannya dengan upaya menjalankan
tahap ini bahwa sukses tidaknya manajemen perubahan tidak hanya
tergantung kepada teknologi, tetapi di kebanyakan organisasi justru lebih
ditentukan pada perubahan kultur dan perubahan di dalam sistem
penghargaan. Oleh karena itu, penting bagi pihak tim pengembangan
untuk menyusun langkah-langkah stratejik supaya penerapan knowledge
management berlangsung dengan baik. Tim harus mendapatkan hati dan
jiwa karyawan. Mereka bukanlah pasukan, tetapi mereka lebih seorang
sukarelawan.
10. Evaluasi Kinerja, Mengukur ROI, dan Perbaikan Knowledge Management
System
Untuk tujuan pengukuran hasil knowledge management, Tiwani
menggunakan perspektif sebagai berikut:
a. Financial perspective (perspektif finansial) : apakah investasi
organisasi di dalam knowledge management memperoleh keuntungan
33 b. Human-capital perspective (perspektif modal manusia) : apakah
kinerja karyawan organisasi lebih baik dan lebih berbagi?
c. Customer-capital perspective (perspektif modal pelanggan) : sudah
baikkah hubungan organisasi dengan pelanggan, prospeknya semakin
meningkat, dan mendatangkan pelanggan baru sebagai akibat
pelaksanaan knowledge management?
d. Organizational-capital perspective (perspektif modal organisasi) :
apakah saat ini organisasi memiliki proses yang paling baik,
kapabilitas yang sangat berbeda, kemampuan yang sangat hebat
untuk melakukan inovasi dengan lebih cepat daripada pesaing
melalui knowledge management?
Gambar 2.6 merupakan gambar the 10-step knowledge management
34
35
BAB III
OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Dalam penelitian ini peneliti memilih Universitas Komputer Indonesia yang berlokasi di Jalan Dipatiukur 112 Bandung, tepatnya pada Office of International Affair sebagai objek penelitian dengan pertimbangan karena melalui subunit ini organisasi memiliki potensi untuk menciptakan inovasi-inovasi melalui penerapan knowledge management.
3.1.1. Profil Organisasi
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) secara resmi berdiri pada hari Selasa, tanggal 8 Agustus 2000 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional nomor 126/D/0/2000.
36 Pada tahun kedua, 1995, dibuka jenjang pendidikan 3 tahun untuk memenuhi animo siswa tahun pertama yang ingin memperdalam ilmunya, disamping pemikiran jangka panjang pengembangan institusi. Pada tahun ini juga dibuka program studi baru, meliputi : Ahli Komputer Teknik Informatika, Ahli Komputer Manajemen Informatika dan Sekretaris Eksekutif. Ruang kelas ditambah menjadi 2 buah dan laboratorium komputer menjadi 2 buah dengan jumlah siswa sebanyak 457 orang.
Pada tahun ketiga, 1996, dilakukan penambahan gedung kuliah baru bertempat di jalan Dipati Ukur 116 (gedung FISIP sekarang), sekaligus pemindahan pusat administrasi dan perkantoran. Digedung baru ini dilakukan penambahan 1(satu) Lab. Komputer, 5(lima) Ruang Kuliah, Ruang Dosen dan Ruang Kemahasiswaan. Jumlah siswa dari tahun 1996 hingga tahun 1998 bertambah dari 632 orang menjadi 1184 orang.
Pada tahun kelima, 1998, dimulai pembangunan Kampus baru (Gedung Rektorat /Kampus-1 sekarang) berlantai 6(enam) di jalan Dipati Ukur 114. Pembangunan Kampus baru ini dapat diselesaikan pada bulan Agustus 1999, sehingga pada awal perkuliahan bulan September 1999 telah dapat digunakan.
37 Pada bulan Juli 1999 STIE IGI diresmikan dengan keluarnya SK Mendiknas no. 119/D/O/1999 dengan 5 program studi : Akuntansi S1, Manajemen S1, Manajemen Pemasaran D3, Keuangan Perbankan D3 serta Akuntansi D3.
Pada bulan Agustus 1999 STIMIK IGI diresmikan dengan keluarnya SK Mendiknas no. 143/D/O/1999 dengan 5 program studi : Teknik Informatika S1, Manajemen Informatika D3, Teknik Komputer D3, Komputerisasi Akuntansi D3 serta Teknik Informatika D3.
Agar Sistem Pendidikan lebih Efisien, Efektif, Produktif dengan Struktur Organisasi yang lebih baik, enam bulan kemudian dilakukan usulan ke DIKTI untuk melakukan Merger kedua Sekolah Tinggi diatas menjadi Universitas.
Pada hari Selasa, tgl. 8 Agustus 2000 keluarlah SK MENDIKNAS no. 126/D/O/2000 atas Universitas Komputer Indonesia yang disingkat dengan nama UNIKOM.Pada SK tersebut sekaligus diijinkan dibukanya 11 program studi baru : Teknik Komputer S1, Manajemen Informatika S1, Teknik Industri S1, Teknik Arsitektur S1, Perencanaan Wilayah dan Kota S1, Ilmu Hukum S1, Ilmu Komunikasi S1, Ilmu Pemerintahan S1, Desain Interior D3, Desain Komunikasi Visual S1 dan Desain Komunikasi Visual D3.
38 yang berasal dari berbagai pelosok tanah air dan dari luar negeri yang sedang menempuh pendidikan di UNIKOM.
3.1.2. Visi
Menjadi Universitas terdepan dibidang Teknologi Informasi & Komputer, berwawasan Global dan menjadi pusat unggulan dibidang ilmu pengetahuan teknologi dan seni yang mendukung pembangunan nasional serta berorientasi pada kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara
3.1.3. Misi
Menyelenggarakan Pendidikan tinggi kearah masyarakat Industri maju dengan sistem pendidikan yang kondusif, tenaga pengajar berkualitas dan program-program studi berbasis pada teknologi informasi & komputer dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada, kualitas dan manajemen mutu berdasarkan prinsip Quality Is Our Tradition.
3.1.4. Goal
Menghasilkan Ilmuwan dan berpikiran tinggi maju dibidangnya masing-masing, mahir menggunakan teknologi informasi & komputer dalam bekerja serta beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
3.1.5. Struktur Organisasi
39
40
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Office of International Affair
Adapun job desk dari masing-masing jabatan antara lain sebagai berikut :
1. Direktur berkewajiban untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan jalannya OIA UNIKOM dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. 2. Wakil Direktur bertugas menjalankan fungsi kepala OIA apabila sedang
melaksanakan perjalanan ke luar negeri.
41 4. Bendahara dan Wakil Bendahara berkewajiban untuk mengurus biaya
operasional dan pertanggungjawaban keuangan OIA UNIKOM.
5. Koordinator Urusan Internal dan anggota berkewajiban untuk mengkoordinasikan urusan beasiswa, paspor, visa, keuangan, dokumen ke Dikti, Diknas, Setneg, Deplu bagi mahasiswa dan dosen.
6. Koordinator Urusan Eksternal dan anggota berkewajiban mengkoordinasikan admisi mahasiswa internasional, ijin belajar, ijin penelitian, ijin tinggal, ijin kerja, bebas fiskal bagi mahasiswa dan tamu asing.
3.1.6. Kerjasama Internasional
Unikom telah melakukan kerjasama internasional dengan beberapa universitas diantaranya adalah :
1. Multimedia University Malaysia 2. University Utara Malaysia 3. University Kebangsaan Malaysia
4. Youngsan University, Busan, South Korea
3.2. Metodologi Penelitian
42 tercapai. Adapun alur metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini dapat dilihat pada gambar 3.3.
43
3.2.1 Tahapan Pengumpulan Data
Tahapan pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai knowledge management yang sedang berjalan di UNIKOM, mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari sistem yang ada, dan untuk mendapatkan gambaran secara global mengenai kondisi organisasi saat ini. Adapun teknik dari pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik observasi, wawancara dan studi literatur.
3.2.1.1Tahap Observasi
Observasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah observasi secara langsung yang mana peneliti bertindak sebagai partisipan dengan menjadi bagian dari kerjasama dengan universitas lain diluar negeri dalam hal ini adalah Youngsan university yang berlokasi di Busan, Korea Selatan. Dengan menjadi partisipan secara langsung maka peneliti dapat mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari program kerjasama tersebut.
3.2.1.2Tahap Wawancara
Pada tahapan ini peneliti melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait secara langsung dengan program kerjasama ini. Adapun data dan informasi yang dikumpulkan meliputi keadaan infrastruktur saat ini, posisi penggunaan knowledge yang ada dalam organisasi serta posisi organisasi dalam peta persaingan dengan pesaing.
3.2.1.3Tahap Studi Literatur
