SISTEM INFORMASI KEUANGAN SMK NEGERI 2 BELEENDAH
KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata Satu jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
WIDI LINGGIH JAELANI
1010864
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Informasi merupakan salah satu hal yang dibutuhkan pada saat ini. Semua kegiatan manusia memerlukan informasi baik secara lisan maupun secara tulisan dan bisa juga dikatakan bahwa semua kegiatan manusia dituntut untuk menghasilkan suatu informasi. Untuk mendapatkan dan menghasilkan sebuah informasi, suatu perangkat komputer dan teknologinya adalah salah satu alat bantu yang paling tepat untuk membantu manusia agar bias mendapatkan informasi juga memberi informasi secara cepat. Penggunaan komputer di berbagai bidang, kalangan dan usia dapat kita temukan saat ini.
Perkembangan dunia informasi saat ini semakin cepat memasuki berbagai bidang sehingga banyak perusahaan dan instansi yang berusaha untuk meningkatkan kualitas dan kinerjanya. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan dan instansi yang ingin meningkatkan kualitas dan kinerjanya harus mengikuti perkembangan informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer.
2 Kemajuan perangkat lunak dalam yang disini ditujukan untuk membantu kinerja manusia dalam memberikan suatu informasi saat ini masih belum dapat dipergunakan semaksimal mungkin. Hal ini memicu keinginan dan antusias staf Tata Usaha di sebuah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri Baleendah untuk mengembangkan perangkat lunak yang diperuntukan untuk membantu kinerja dalam melayani siswanya juga untuk membantu meringankan beban pekerjaannya dalam hal ini seperti pembuatan report untuk bagian keuangan sendiri ataupun untuk wali kelas yang digunakan sebagai alat panduan saat pembagian rapot siswa. Pengembangan ini akan memberikan nilai positif yang dapat membantu pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih mudah, efisien, dan tidak banyak waktu yang terbuang .
Saat ini dalam melakukan pembayaran, pengecekan data keuangan, ataupun dalam pembuatan report laporan keuangan baik laporan secara perbulan untuk bagisn keuangan ataupun persemester untuk acuan seorang wali kelas saat membagikan masih dilakukan secara manual.
3 juga mendapat kwitansi yang bersifat bukti pembayaran yang diberikan staf Tata Usaha kepada siswa setelah siswa tersebut selesai melakukan proses pembayaran.
Jika ada siswa yang ingin melakukan proses pembayaran keuangan yang terdahulu ataupun hanya ingin melakukan pengecekan data keuangan siswa yang belum dilunasi baik di semester yang sedang dijalani, semester sebelumnya ataupun di tahun – tahun sebelumnya maka staf Tata Usaha harus melakukan pengecekan data keuangan siswa tersebutdengan cara melihat satu persatu dokumen keuangan siswa yang sifatnya sangat banyak karena dokumen tersebut dibedakan atas jenis pembayaran, semester yang ditempuh, juga tahun ajaran yang sudah dilalui dan itupun masih harus dicocokan dengan kartu pembayaran bisa juga berupa kwitansi bukti pembayaran yang diberikan staf Tata Usaha yang kepada siswa setelah siswa tersebut selesai melakukan proses pembayaran yang dipegang oleh siswa karena itu adalah bukti bahwa siswa tersebut telah melakukan proses pembayaran.
4 1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka identifikasi masalah dalam melakukan pengolahan data dan perhitungan keuangan di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 2 Baleendah adalah :
1. Proses pembayaran keuangan sekolah yang terbagi atas beberapa komponen yang harus dilakukan oleh siswa masih sering memakan waktu yang cukup lama karena ketika siswa tersebut melakukan pembayaran staf TU harus melakukan pengecekan terlebih dahulu ke beberapa dokumen keuangan yang ada di TU.
2. Proses pengecekan data keuangan yang sifatnya sedang ditempuh oleh siswa atau data keuangan terdahulu yang belum sempat terlunasi juga singkronisasi antara data yang ada pada siswa dan staf TU sering kali memakan waktu yang lama karena staf TU hatus melakukan pengecekan kebeberapa dokumen yang tersedia.
3. Pembuatan report yang sistemnya masih secara manual yang dimana data keuangan harus dilihat satu persatu dari dokumen yang tersedia dan merekap ulang data tersebut secara satu persatu masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena memakan waktu dalam pencarian data dan penyalinan ulang data.
1.3 Maksud dan Tujuan
5 Tujuan dari dibuatnya Sistem Informasi Keuangan ini adalah untuk pengolahan data dan perhitungan keuangan di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 2 Baleendah adalah :
1. Mempermudah siswa ataupun staf TU dalam melakukan proses pembayaran keuangan. 2. Mempermudah proses pengecekan data keuangan siswa.
3. Mempermudah proses pembuatan report baik berupa report perbulan juga report persemester.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah yang akan dibahas mencakup beberapa hal yang dibatasi dalam ruang lingkup sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Keuangan yang akan dibuat merupakan program pengolahan data dan perhitungan keuangan.
2. Proses yang dilakukan hanya proses pembayaran keuangan siswa, pengecekan data keuangan siswa, dan pembuatan report.
3. Ouput dalam Sistem Informasi yang akan dihasilkan berupa data yang telah diupdate ataupun data yang telah ada sebagai pengecekan data.
6 1.5 Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode penelitian secara deskriptif yang dimana memiliki pengertian sebagai Penelitian yang dilakukan untuk menggambarkan suatu variabel secara mandiri, baik satu variabel atau lebih tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan variabel dengan variabel lainnya. Dalam menyelesaikan laporan ini, metodelogi yang dilakukan melewati beberapa tahapan yaitu sebagai berikut
1.5.1 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan merupakan teknik pengumpulan data secara primer dan sekunder. Data primer merupakan data yang langsung diperoleh dari sumber dan data sekunder merupakan data yang tidak langsung diperoleh dari sumber pertama dan telah disusun dalam bentuk dokumen. Teknik – teknik tersebut diantaranya :
1. Wawancara yaitu melakukan dialog secara langsung dengan pihak yang terkait dalam memberikan keterangan terhadap data yang dibutuhkan.
2. Studi Pustaka yaitu mengumpulkan data serta informasi yang dibutuhkan dengan cara mempelajari dan meneliti berbagai literatur yang bersumber dari buku, situs di internet serta tulisan-tulisan yang berhubungan dengan topik yang diberikan.
3. Observasi yaitu melakukan peninjawan secara langsung dan meneliti bagaimana sistem yang sedang berjalan diperusahaan saat ini.
1.5.2 Model Pengembangan Perangkat Lunak
WATERFALL PROCESS MODEL Nama model ini sebenarnya adalah “Linear
Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan “classic life cycle” atau model waterfall.
7 dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 1.1 Model Waterfall
Gambar di atas adalah tahapan umum dari model proses ini. Akan tetapi Roger S. Pressman memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman:
a. System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan
8 software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.
b. Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan
difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
c. Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi
representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus
dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
d. Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain
tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
e. Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga
9 f. Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah
pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang tugas kerja praktek yang dijalankan. Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini merupakan tinjauan umum yang didalamnya menjelaskan tentang sejarah perusahaan, visi misi dan tujuan perusahaan serta tempat dan kedudukan perusahaan. Hal ini untuk mengetahui gambaran tempat kerja praktek serta menjelaskan teori-teori yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
BAB III PEMBAHASAN
10 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
11 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil Sekolah
2.1.1 Sejarah Singkat Sekolah
1. Berdasarkan surat keputusan Mentri Pendidikan Dan Kebudayaan RI. No. 880/b.3/Kedj Tanggal 14 Agustus 1962.
Atas usul kepala U.P.K.K No. 466/E/UPKK tanggal 21 Juli 1962, maka menimbang, mengingat, memutuskan dan menetapkan, bahwa terhitung mulai tanggal 1 Agustus 1961 membuka Sekolah Kesejahteraan Keluarga Atas Negeri (sore) di Bandung dengan catatan sebagai berikut :
a. Gedung yang dipakai penyelenggaraan pendidikan SKKAN (sore) di gedung SGKP Negeri di jalan Wastu Kencana Bandung.
b. Alat yang digunakan SKKN sementara mengunakan alat – alat SGKP Negeri Bandung.
c. SKKAN dibuka dengan 2 ( dua ) buah kelas, yaitu kelas 1 Tata Boga dan 1 Tata Busana masing – masing 30 ( tiga puluh ) orang siswa.
d. Yang diserahi memimpin SKKAN Ibu Ningsih Idris Mangoenatmaja yang waktu itu sebagai guru SGKP Negeri Bandung.
e. Anggaran belanja pada waktu itu dibebankan kepada Anggaran Belanja Departemen Pendidikan dan Kebudayaan tahun 1962 dan selanjutnya.
12 a. Surat perintah menempati No. Perintah 63-5/PEPELRADA DB/66 tanggal 30 –
05 – 1966.
b. Telegram Panglima Daerah Jabar Selaku Pengurus Daerah Jabar No. GT.06/5/PEPELRADA DB/1967 tanggal 1 April 1967.
3. Terhitung mulai tanggal 1 Januari 1977 SKKA Negeri Bandung mengalami perubahan penggantian nama, Sekolah Kesejahteraan Keuangan Atas ( SKKA ) menjadi Sekolah Kesejahteraan Keluarga Atas ( SKKA ) berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 0290/0/1976 tanggal 9 Desember 1976. Dengan berdasarkan kepada SK tersebut pada pasal 3. a. point 1, bahwa SMKK adalah suatu lembaga pendidikan lanjutan tingkat pertama
yang mempersiapkan siswanya menjadi tenaga kerja tingkat menengah yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap sebagai juru, pengusaha dan penyuluh di bidang kehidupan keluarga.
b. Point 2 SMKK terdiri dari : pendidikan Negara adalah filsafah Negara Pancasila dan Undang – Undang Dasar 1945.
13 mencintai bangsanya dan mencintai sesama manusia sesuai dengan yang termaktub dalam UUD 1945.
2) Untuk mencapai tujuan tersebut pada pasal 5 ayat (1) seluruh pendidikan terutama program umum dan ilmu – ilmu pengetahuan sosial, harus berisikan Pendidikan Moral Pancasila dan unsur – unsur yang cukup untuk meneruskan jiwa dan nilai – nilai UUD 1945 kepada generasi muda.
3) Tujuan pendidikan SMKK adalah agar lulus :
i. Menjadi tenaga kerja tingkat menengah yang memiliki pengetahuan keterampilan dan sikap sebagai juru dan pengusaha dalam bidang kehidupan keluarga, sesuai dengan jurusan yang dimilikinya.
ii. Menjadi penyuluh / pembina dibidang kehidupan keluarga.
4. Sejak bulan juli 1986 SMKK Negeri 2 Bandung pindah lokasi dari jalan Lembong 19 Bandung untuk menempati bangunan baru di jalan RAA. Wiranata Kusumah Baleendah Kabupaten Bandung sesuai dengan Surat Edaran Kepala Bidang Dikmenjur Kanwil Depdikbud Prop. Jabar No. : 763/102.3.5/4/86 tanggal 3 juli 1986. Perihal : pelaksanaan kegiatan belajar mengajar pada satu lokasi, karena pada waktu itu SMKK Negeri 2 menggunakan 2 tempat di dari jalan Lembong 19 Bandung dan RAA. Wiranata Kusumah Baleendah Kabupaten Bandung, sejak periode 1983 – 1986 sampai adanya surat diatas sejak juli 1986 sampai dengan sekarang SMKK Negeri 2 menetap di jalan RAA. Wiranata Kusumah Baleendah Kabupaten Bandung yang berada di lingkungan wilayah Kadep Dikdub Kabupaten Bandung.
14 menjadi Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK Negeri 2 Baleendah ) Kabupaten Bandung.
6. Hal – hal lain :
- Sejak kepindahan dari Jalan Lembong ke Baleendah, SMKK Negeri 2 masih belum memiliki akses penerangan / listrik sarana air masih belum memadai dan sarana penunjang lainnya perlu pembenahan baik halaman maupun ruangan, hal tersebut karena SMKK Negeri 2 sekitar tahun 1984 terkena banjir akibat luapan sungai Citarum sehingga bangunan terendam sekitar 80 Cm.
- Alhamdulilah dengan dana yang ada lambat laun semuanya dapat diatasi.
- Selama kurun waktu sejak berdirinya SMK Negeri 2 Baleendah telah mengalami 8 kali pergantian kepala sekolah :
1) Ibu Ningsih Idris Mangoenatmadja ( TMT, 1 Agustus 1961 - 1968 ). 2) Nn. Woeryanti Prodjodarmoko ( TMT, 1986 – 1988 ).
3) Bpk. Drs. Nana Darmana PJMT ( TMT, 1988 – 1989 ). 4) Ibu Dra. Ny. Neni Djuhaeni ( TMT, 1989 – 1992 ). 5) Ibu Dra. Ny. Sukaesih ( TMT, 1992 – 1997 ). 6) Bpk. Idris, S. Pd. ( TMT, 1997 – 2007 ). 7) Bpk. Asep Rusmana ( TMT, 2007 – 2009 ).
8) Bpk. Drs. Carman Rahmat M. Pd. ( TMT, 2009 – Sekarang ).
15 2.1.2 Visi Misi Dan Tujuan
2.1.2.1 Visi SMK Negeri 2 Baleendah
Menjadi SMK unggulan pada tahun 2014 yang menghasilkan SDM mandiri, berjiwa wirausaha, terampil, kompeten, dan handal yang menguasai perkembangan IPTEKS serta selalu menjunjung tinggi nilai – nilai IMTAQ.
2.1.2.2 Misi SMK Negeri 2 Baleendah
1. Menciptakan siswa yang memiliki kepribadian dan berbudi pekerti luhur berlandaskan Iman dan Taqwa Kepada Tuhan yang Maha Esa.
2. Meningkatkan keterampilan dan kompetensi siswa sesuai kompetensi keahlian pilihannya.
3. Mennciptakan siswa yang mampu menguasai perkembangan IPTEKS.
4. Menciptakan lulusan yang mandiri, berjiwa wirausaha serta berwawasan global dan berdaya saing yang siap mengisi dan / atau menciptakanlapangan kerja.
2.1.2.3 Tujuan SMK Negeri 2 Baleendah
1. Mempersiapkan peserta didik agar menjadi manusia produktif, mampu bekerja mandiri, mengisi lowongan pekerjaan yang ada didunia usaha / industri baik didalam maupun di luar negeri sebagai tenaga menengah sesuai bidang keahlian dan kompetensi keahlian.
2. Membekali peserta didik agar mampu memilih karier, ulet, dapat berkompetensi, beradaptasi dilingkungan pekerjaan dan mengembangkan sikap profrsiona dalam bidang keahlian.
16 4. Mewujudkan peserta didik yang cerdas, komprehensif dan kompetitif.
17 2.1.3 Struktur Organisasi Dan Job Description
2.1.3.1 Organigram Sekolah
Gambar 2.1 Struktur Organigram SMK Negeri 2 Baleendah Kepala Sekolah
18 2.1.3.2 Organigram Staf Tata Usaha
Gambar 2.2 Struktur Organigram Staf Tata Usaha
Kepala Sekolah Drs. Carman Rahmat, M.Pd
19 2.1.3.3 Job Description
A. Kepala Sekolah
1. Memberi penilaian DP 3 Guru dan Staf Tata Usaha. 2. Menyusun seluruh perencanaan kegiatan sekolah.
3. Menyusun dan mengesahkan Rencana Anggaran Pembelanjaan Sekolah ( RAPBS ).
4. Mengatur penyelenggaraan operasional Sekolah.
5. Menyelenggarakan pembinaan pendidikan / tenaga kependidikan. 6. Menyelenggarakan pengendalian seluruh kegiatan operasional sekolah. 7. Mengembangkan dan melaksanakan Visi dan Misi SMK.
8. Mengembangkan rasa memiliki ( sense of beloging ) terhadap sekolah. 9. Melaksanakan pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.
10.Mendorong pendidik dan siswa agar melaksanakan peran dn fungsi untuk mencapai tujuan.
11.Menyelenggarakan administrasi program pengajaran, administrasi persuratan dan kreasi.
12.Memberikan sangsi dan penghargaan terhadap proses kedisiplinan Guru dan Staf. 13.Memutuskan usulan WMM staf ketenagaan tentang pengangkatan : Guru teori /
praktek, Guru Piket, Ka. Kompetensi Keahlian, Ka. Labolatorium, Walikelas dll. 14.Mengusulkan WMM staf ketenagaan bagi Guru yang ikut penataran magang dan
atau peningkatan kualitas pendidikan.
15.Memutuskan usulan walikelas tentang pemberian beasiswa.
20 17.Menerima siswa baru setelah dipertimbangkan di Kompetensi Keahlian dan
Panitia Penerimaan Siswa Baru.
B. Kepala Urusan Tata Usaha
1. Merencanakan Program Tata Usaha dalam menunjang kegiatan sekolah. 2. Melaksanakan Program Tata Usaha Sekolah dalam kaitan :
a) Penyusunan dan penggunaan APBS secara efektif dan efisien.
b) Analis data Guru / Staf dan analis program pengembangan Guru / Staf. c) Analis pengadaan, pemeliharaan dan pengembangan fasilitas sekolah. d) Pengkajian data statistik sekolah.
e) Pelaksanaan tugas – tugas keadministrasian.
3. Melaksanakan administrasi sekolah secara tertib dan rapih. 4. Melakukan kegiatan evaluasi secara berkala.
5. Menciptakan iklim kerja yang dinamis dan kondusif. 6. Melaksanakan koordinasi lintas sektorial.
7. Mengkoordinasi tugas – tugas bagian dalam struktur Tata Usaha. 8. Memasyarakatkan Struktur dan uraian tugas kepada staf.
9. Menilai hasil kerja dan DP 3 bawahan.
10.Menandatangani surat keluar apabila Kepala Sekolah berhalangan. 11.Memantau pelaksanaan 7K.
12. Menjaga keamanan, ketertiban dan keindahan lingkungan sekolah.
13.Mengkoordinasi penggunaan / peminjaman saran /prasarana sekolah oleh pihak eksternal.
21 C. Staf Pelayanan Teknis
1. Menyusun program kerja pelaksanaan teknik sebagai perpanjangan tenaga Kepala Urusan Tata Usaha.
2. Melaksanakan perawatan / pengadaan kebutuhan sekolah : ATK dan perlengkapan sekolah secara umum.
3. Bertanggung jawab terhadap sistem kebersihan, keamanan, layanan Normatif dan Adaptif ( pada bagian Tata Usaha, Pengajaran Umum, Ruang Kepala, Wakil Kepala, dan Ruang Rapat ).
4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan konsumsi Guru / Pegawai. 5. Melaksanakan pemilihan dan pengembangan fasilitas sekolah.
6. Bertanggung jawab dalam pengolahan serta pemakaian fasilitas sekolah yang menghasilkan sumber dana.
7. Melakukan koordinasi terhadap bagian struktur.
8. Membuat daftar statistik dalam urusan pelayanan teknis.
9. Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah melalui Kepala Urusan Tata Usaha.
D. Staf Kebersihan, Keamanan dan Layanan Umum.
1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan sekolah secara umum. 2. Mengadakan perawatan dan pengamanan sarana dan prasarana sekolah.
3. Membantu melaksanakan perbaikan – perbaikan sederhana atas prasarana sekolah. 4. Membantu pelayanan persiapan – persiapan pertemuan / rapat : rutin, berkala, dan
insidentil.
5. Secara khusus bertanggung jawab terhadap kebersihan ruang : Guru, Kantor, Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah.
22 7. Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah melalui Kepala Urusan Staf Tata
Usaha.
E. Staf Kepegawaian
1. Menyiapkan file – file kepegawaian.
2. Mengatur dan menyimpan berkas – berkas kepegawaian. 3. Mempersiapkan blanko / berkas kepegawaian.
4. Merekapitulasi kehadiran Pegawai / Guru. 5. Mempersiapkan / mengatur rapat / pertemuan.
6. Membantu tugas – tugas dari Kepala Urusan Staf Tata Usaha atas perintah langsung dari Kepala Urusan Staf Tata Usaha.
7. Membantu DUK dan Statistik Daftar Kepegawaian.
8. Membuat surat edaran tentang kenaikan pangkat dan jabatan Guru / Staf. 9. Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah melalui Kepala Urusan Tata Usaha.
F. Staf Kesiswaan
1. Mempersiapkan surat - surat yang berhubungan dengan kegiatan siswa. 2. Membuat format - format kegiatan yang berhubungan dengan siswa. 3. Mempersiapkan absensi siswa secara rutin.
4. Menghimpun absensi siswa tiap minggu dan tiap bulan. 5. Membuat blangko daftar nilai untuk wali kelas.
6. Mengisi buku induk / buku nilai siswa.
23 10.Membuat buku klapper tiap tahun diklat.
11.Mencatat siswa yang Drop Out ( DO ) di buku mutasi siswa. 12.Membuat dan mengevaluasi data siswa tiap bulan.
13.Menghimpun raport untuk tiap semester dari semua program keahlian sampai ketiap kelas.
14.Mempersiapkan dan membuat buku US-6 untuk pengambilan ijasah dan lain-lain. 15.Mempersiapkan foto copy ijasah, STNK dan transkrip nilai setiap akhir tahun
diklat.
16.Menghimpun dan mengarsipkan surat – surat yang berhubungan dengan keperluan siswa.
G. Staf Keuangan.
1. Membuat SPP rutin, membukukan penerimaan dan penggunaannya.
2. Membuat laporan keuangan ( SPJ ) dan tugas lain yang berhubungan dengan kebendaharaan.
3. Menyimpan formulir – formulir yang berhubungan dengan SPP. 4. Membuat laporan keadaan keuangan siswa setiap bulan.
5. Menerima, menyimpan dan membukukan keuangan SPP. 6. Menyetor keuangan ke Bank yang ditunjuk.
7. Mengambil keuangan dan membagikan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
8. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran DPP.
9. Membuat laporan dan evaluasi tentang penggunaan keuuangan sekolah secara rutin dan terbuka.
24 H. Staf Perlengkapan
1. Membuka dan menutup kantor. 2. Menaikan dan menurunkan Bendera. 3. Membagikan konsumsi pegawai.
4. Membantu pekerjaan – pekerjaan ketata usahaan sekolah. 5. Mengisi Buku Induk Siswa.
6. Menyimpan dan menerima Buku Laporan Pendidikan.
7. Menyimpan / formulir persuratan yang berhubungan keperluan siswa dan PSG. 8. Mempersiapkan absebsi Siswa, Guru / Pegawai.
9. Menghimpun absensi siswa setiap bulan. 10.Membuat blanko daftar nilai untuk Wali Kelas.
11.Membuat dan mengekspedisi persuratan dan mengarsipkannya.
12.Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah melalui Kepala Urusan Tata Usaha.
I. Tool Man
1. Menyimpan kebuttuhan alat dan bahan dibengkelnya.
2. Menata mesin/ peralatan dan bahan praktek sesuai kebutuhan ( Lay Out Bengkel ).
3. Merawat, memelihara dan menjaga peralatan bengkel sehingga selalu dalam keadaan siap pakai.
4. Melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan peralatan / bengkel. 5. Menciptakan, memelihara dan menjaga K3 dan 7K di bengkel.
25 7. Bertanggung jawab kepada Kepala UrusanTata Usaha melalui Kepala Kompetensi
Keahlian.
2.1.4 Logo Sekolah
Logo berupa tanda yang berfungsi dan memiliki aspek kunci yaitu reputasi. Logo pada jasa dan produk sebagai merek dagang memberikan jaminan kepada pemakainya tentang kualitas yang spesifik dan konsisten dari jasa dan produk tersebut. Reputasi bagi konsumen dan kalangan komersial sangat berarti dan merupakan asset yang berharga.
Gambar 2.3 Logo SMK Negeri 2 Baleendah 2.2 Teori Pendukung
2.2.1 Pengenalan Data
26 Kegunaan dari data adalah sebagai bahan dasar yang objektif di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pemimpin organisasi. Data merupakan keterangan yang masih belum diolah. Agar dapat dipergunakan, maka data tersebut harus diolah terlebih dahulu ke dalam bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan.
2.2.2 Pengertian Aplikasi
Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan atau penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang dibuat untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi lain yang dapat digunakan.
2.2.3 Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem menjelaskan pengertian sistem dan klasifikasi sistem.Berikut beberapa penjelasannya yaitu :
2.2.3.1Pengertian Sistem
Pada dasarnya kata sistem berasal dari bahasa Yunani “Systema” yang berarti kesatuan yaitu kesuluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai hubungan satu sama lain. Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu hubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju suatu tujuan.
2.2.3.2Klasifikasi Sistem
27 a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia.
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tertentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas.
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem tertutup bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubunga dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.2.4 Konsep Dasar Informasi
Konsep dasar informasi akan menjelaskan pengertian sistem, kualitas informasi dan konsep dasar sistem informasi. Berikut beberapa penjelasannya yaitu :
2.2.4.1Pengertian Informasi
28 a. Informasi adalah pernyataan-pernyataan atau bentuk-bentuk yang dapat digunakan
untuk pengambilan keputusan.
b. Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan.
2.2.4.2Kualitas Informasi
Istilah kualitas informasi terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik.Kualitas informasi dapat diukur dari tiga hal yaitu :
a. Akurat berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan serta jelas dalam menjelaskan maksudnya.
b. Tepat waktu berarti informasi yang diterima oleh penerima tidak boleh terlambat. Suatu informasi harus sesuai dengan keadaan saat itu. Keterlambatan suatu informasi dapat berakibat fatal bagi suatu organisasi atau penggunanya. Hal ini dikarenakan informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
c. Relevan berarti informasi harus memiliki manfaat bagi penggunanya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda-beda tergantung pada pengunannya.
2.2.4.3Konsep Dasar Sistem Informasi
Berdasarkan uraian pengertian dari sistem dan informasi yang telah dibahas maka dapat dijelaskan beberapa pengertian tentang sistem informasi diantaranya :
29 terhadap kejadian-kejadian internal dan ekternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan suatu keputusan.
b. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan laporan yang diperlukan.
2.2.5 Metode Analisis
Ada beberapa metode analasis yang digunakan diantaranya sebagai berikut :
2.2.5.1Flowchart
Flowchart merupakan gambaran dalam bentuk diagram alir dari algoritma-algoritma dalam suatu program yang menyatakan arah alur program. Hal tersebut memungkinkan untuk memecah proses menjadi kejadian-kejadian individual atau aktifitas untuk menunjukkan secara singkat hubungan diantaranya.
Konstruksi flowchart memungkinkan pengertian lebih baik kepada proses dan pengertian yang lebih baik terhadap proses yang akan membawa perbaikan pengembangan suatu sistem.
2.2.5.2Unified Modelling Language ( UML)
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. UML mendefinisikan diagram-diagram berikut ini :
30
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem.
Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use
case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem.
2.2.5.3 Clas Diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area pokok :
1. Nama (dan stereotype) 2. Atribut
3. Metoda
Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :
31 b. Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak yang
mewarisinya
c. Public, dapat dipanggil oleh siapa saja
2.2.6 MySQL
MySQL merupakan software sistem manajemen database yang sangat popular. Fungsi MySQL dapat dikatakan sebagai interpreter query karena setiap menggunakan query SQL maka harus meletakkannya di dalam fungsi ini. MySQL termasuk jenis relational database management system sehingga isitilah seperti tabel, baris dan kolom tetap digunakan dalam MySQL. Pada MySQL, sebuah database memiliki beberapa tabel yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom.
SQL digunakan untuk berkomunikasi dengan sebuah database. SQL adalah bahasa pemograman yang meliputi perintah-perintah untuk menyimpan, menerima, memelihara dan mengatur akses ke basis data serta digunakan untuk memanipulasi dan menampilkan data dari database.
2.2.7 Java
32 dianggap sebagai sebuah bahasa yang aman. Tampilan ini pada khususnya penting menganggap bahwa sebuah program Java boleh mengeksekusi silang sebuah jaringan terdistribusi.
2.2.7.1 Sejarah Java
Java dipelopori oleh James Gosling, Patrick Naughton, Chris Warth, Ed Frank, dan Mike Sheridan dari Sun Microsystems, Inc pada tahun 1991. Mereka membutuhkan kurang
lebih 18 bulan untuk membuat versi pertamanya. Bahasa ini pada awalnya disebut “Oak” tapi
kemudian diubah menjadi “Java” pada tahun 1995 karena nama Oak telah dijadikan hak cipta
dan digunakan sebagai bahasa pemrograman lainnya. Antara pembuatan Oak pada musim gugur 1992 hingga diumumkan ke publik pada musim semi 1995, banyak orang yang terlibat dalam desain dan evolusi bahasa ini. Bill Joy, Arthur van Hoff, Jonathan Payne, Frank Yellin, dan Tim Lindholm merupakan kontributor kunci yang mematangkan prototipe aslinya.
2.2.7.2 Java Modern
Java telah digunakan dalam banyak hal dan telah membuktikan keberadaannya pada abad ke 21. Saat ini, Java digunakan bermacam jenis aplikasi seperti aplikasi embedded, aplikasi keuangan, desktop, simulasi pesawat, pemrosesan citra, game, aplikasi perusahaan terdistribusi yang disebut J2EE dan masih banyak lagi.
2.2.7.3 Java Virtual Machine (JVM)
33 menjadi bahasa mesin yang dimengerti oleh sistem operasi tempat program tersebut dijalankan.
Karena JVM sangat bergantung pada platformnya (bahasa mesin merupakan bahasa level rendah yang hanya dimengerti oleh suatu mesin tertentu, misalnya Intel, tapi tidak dapat dimengerti oleh mesin lain, seperti Macintosh), byte code ini dapat dibuat untuk terbebas dari kungkungan platform tertentu. Code byte yang dihasilkan dalam proses kompilasi bahasa Java akan selalu sama untuk setiap sistem operasi atau jenis mesinnya, tetapi JVM akan mengubah kode byte tersebut menjadi bahasa mesin tujuannya.
2.2.7.4 Just In Time Compiler (JIT)
Meskipun Java didesain untuk diinterpretasi, secara teknis tidak ada yang menghalangi Java untuk dikompilasi menjadi bahasa mesin seperti bahasa-bahasa pemrograman lainnya. Sun menyediakan kompiler Just In Time Compiler (JIT) untuk mengkompilasi kode byte itu menjadi bahasa mesinnya pada saat yang bersamaan dengan eksekusinya. Walaupun demikian, pendekatan JIT ini menghasilkan kemampuan yang lebih dibandingkan dengan interpretasi biasa.
2.2.8 Netbeans IDE 6.9.1
67 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang Penulis lakukan, maka dapat disimpulkan bahwa semua proses pembayaran, pengecekan data keuangan, dan pembuatan report di SMK Negeri 2 Baleendah masih dilakukan secara manual, sehingga belum menghasilkan kinerja yang optimal, dimana
1. Sistem Informasi Keuangan Siswa di SMK Negeri 2 Baleendah sudah cukup membantu melancarkan proses yang terjadi.
2. Perancangan Sistem Informasi Keuangan Siswa yang telah dibangun dapat menangani permasalahan yang ada di SMK Negeri 2 Baleendah dalam hal proses pembayaran, pengecekan data keuangan, juga pembuatan laporan keuangan.
3. Implementasi sistem yang dirancang dapat meningkatkan pelayanan terhadap siswa dan menjadikan sistem informasi yang ada menjadi lebih optimal.
68 4.2 Saran
Setelah penulis melakukan penelitian dan menganalisa sistem yang ada di SMK Negeri 2 Baleendah, maka penulis mencoba mengajukan beberapa saran sebagai berikut :
1. Instansi
a. Pengembangan Perangkat lunak lebih diperluas, tidak hanya terbatas pada proses pembayaran, pengecekan data, juga report tetapi harus dikembangkan seperti halnya ditambah beberapa fungsi diantaranya proses keluaran / pengeluaran keuang juga yang lainnya.
b. Dengan adanya aplikasi ini dapat membantu kekurangan yang ada di SMK Negeri 2 Baleendah.
c. Dengan adanya aplikasi ini dapat meningkatkan kinerja staf TU. 2. Peneliti
SISTEM INFORMASI KEUANGAN SISWA SMK NEGERI 2 BELEENDAH
KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata Satu jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
WIDI LINGGIH JAELANI
1010864
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
69 Daftar Pustaka
[1] W. Satrio, System Informasi Keuangan Di Victoria Factory Outlet Berbasis Client – Server, Skripsi 2009.
[2] H. Soendoro dan T. Heryanto, System Informasi : Konsep, Teknologi, Dan Menejemen, Graha Ilmu.
[3] W. P. Riko, Sistem Informasi Akademik SMA Negeri 18 Bandung Berbasis Web, Skripsi 2009.
70
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Widi Linggih Jaelani NIM : 10108641
Jenis Kelamin : Laki - Laki Tempat Lahir : Bandung
Tanggal Lahir : 12 Desember 1990
Agama : Islam
Alamat Rumah : Kp. Babakan Salam Rt / Rw 01 / 07 Desa Lampegan Kecamatan Ibun Kabupaten Bandung
Pendidikan :
NAMA SEKOLAH TAHUN MASUK-LULUS
SDN 1 SUKAMENAK INDAH 1996-2002
SMPN I MARGAHAYU 2002-2005
SMAN 18 BANDUNG 2005-2008
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2008-Sedang ditempuh
iv DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR SIMBOL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 4
1.3 Maksud dan Tujuan ... 4
1.4 Batasan Masalah ... 5
1.5 Metode Penelitian ... 6
1.5.1 eknik Pengumpulan Data ... 6
1.5.2 Model Pengembangan Perangkat Lunak ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Profil Sekolah ... 11
2.1.1 Sejarah Singkat Sekolah ... 11
2.1.2 Visi Misi Dan Tujuan ... 15
v
2.1.2.2 Misi SMK Negeri 2 Baleendah ... 15
2.1.2.3 Tujuan SMK Negeri 2 Baleendah ... 15
2.1.3 Struktur Organigram Dan Job Description ... 17
2.1.3.1 Organigram Sekolah ... 17
2.1.3.2 Organigram Staf Tata Usaha ... 18
2.1.3.3 Job Description ... 19
2.1.4 Logo Sekolah ... 25
2.2 Teori Pendukung ... 25
2.2.1 Pengenalan Data ... 25
2.2.2 Pengertian Aplikasi ... 26
2.2.3 Konsep Dasar Sistem ... 26
2.2.3.1 Pengertian Sistem ... 26
2.2.3.2 Klasifikasi Sistem ... 26
2.2.4 Konsep Dasar Informasi ... 27
2.2.4.1 Pengertian Informasi ... 27
2.2.4.2 Kualitas Informasi ... 28
2.2.4.3 Konsep Dasar Informasi ... 28
2.2.5 Metode Analisis ... 29
2.2.5.1 Flowchart ... 29
2.2.5.2 Unified Modeling Language (UML) ... 29
2.2.5.3 Class Diagram ... 30
2.2.6 MySQL ... 31
vi
2.2.7.1 Sejarah Java ... 32
2.2.7.2 Java Modern ... 32
2.2.7.3 Java Virtual Machine (JVM) ... 32
2.2.7.4 Just In Time Compiler (JIT) ... 33
2.2.8 Netbeans IDE 6.9.1 ... 33
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Analis Sistem ... 35
3.1.1 Analis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 35
3.1.1.1 Prosedur Proses Pembayaran Keuangan Siswa ... 36
3.1.1.2 Prosedur Pengecekan Data Keuangan Siswa ... 37
3.1.1.3 Prosedur Pembuatan Laporan Keuangan ... 38
3.1.2 Analisis Non Fungsional ... 43
3.1.2.1 Analis Pengguna ... 43
3.1.2.2 Analis Perangkat Keras (Hadware) ... 43
3.1.2.3 Analis Perngkat lunak (Software) ... 44
3.1.3 Analis Kebutuhan Fungsional ... 45
3.1.3.1 Use Case ... 45
3.1.3.2 Use Case Scenario ... 45
3.2 Perancangan Basis Data ... 49
3.2.1 Skema Relasi ... 49
3.2.2 Perancangan struktur Tabel ... 50
3.3 Perancangan Arsitektur ... 51
vii
3.3.2 Perancangan Prosedural ... 55
3.4 Implementasi Sistem ... 58
3.4.1 Implementasi Basis Data ... 59
3.5.2 Implementasi Program ... 60
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 67
4.2 Saran ... 68
DAFTAR PUSTAKA ... 69
