TUGAS AKHIR
PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA
PT. PAYA PINANG GROUP
Oleh:
Yonna Febiola Zuhra 062103041
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Bissmillahirrahmanirrahim,
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul tugas akhir ini adalah “PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA PT. PAYA PINANG GROUP”.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penyelesaian tugas akhir ini. Terutama kepada Ayahanda Ahmad Yani dan Ibunda Mariana yang telah memberikan dorongan moral dan materil, adikku Yudha dan Nenek.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang S. Rini, MSi sebagai ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA sebagai Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan dan sekaligus pembimbing Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
5. Bapak Ardiansyah sebagai sekretariat umum. PT. Paya Pinang Group 6. Bapak Minggu yang telah banyak membantu informasinya yang sangat
berharga bagi saya.
7. Kepada staff dan karyawan PT. Paya Pinang Group terima kasih atas bantuannya dan informasinya dalam menyelesaikan tugas akhir ini 8. Buat Gitra terima kasih ya dah dibantuin dan telah memberikan
kekuatan dan semangat
9. Buat sahabat ku Dewi, Kiki, teman-teman magang serta kak meli erfina terima kasih
10. Kepada semua teman-teman sekretaris terima kasih atas saran dan masukannya
Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan maupun ketidaksempurnaan dalam penulisan tugas akhir ini, baik dari segi penyampaian maupun pembahasan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak untuk penyempurnaan dalam penulisan berikutnya
Akhir kata penulis hanya mengharapkan agar laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya dan dan dapat dipergunakan semestinya
Medan, Juni 2009 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR………... i
DAFTAR ISI……….. iii
DAFTAR TABEL……….. iv
DAFTAR GAMBAR……….…. v
DAFTAR LAMPIRAN……….…. vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah……… 1
B. Perumusan Masalah………. 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ………... 5
D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan……….. 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas perusahaan……….……….……... 8
BAB III PEMBAHASAN A. Peranan Administrasi Kantor……… 27
B. Prosedur Administrasi kantor……… 28
C. Pengertian Administrasi Kantor ……….. 35
D. Fungsi Administrasi Kantor ………. 37
E. Tujuan Administrasi Kantor ………. 39
DAFTAR TABEL
NO. KETERANGAN HAL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin terasa sempit karena kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin berat.
Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, di samping dengan menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen.
Administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen itu hanya dapat terwujud apabila manusia sebagai pelaksanannya berpikiran moderen dan maju atau disebut juga manusia moderen. Manusia moderen adalah mereka yang sadar dan berusaha meningkatkan mutu hidupnya.
Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan.
Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi.
yang ada didalam organisasi tersebut, semua ini tergantung dari kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan secara efisien dan efektif. Moekijat, (2001).
Semua perusahaan mempunyai administrasi kantor, tetapi setiap perusahaan pasti mempunyai tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi kantor merupakan suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi kantor.
Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Soenarto, (2001).
B. Perumusan Masalah
Secara umum kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan meliputi beberapa bidang seperti kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Untuk mengetahui keberhasilan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. Oleh karena itu pasti setiap perusahaan menempatkan kandidat terbaik dalam administrasi kantor mereka.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana peranan administrasi kantor pada PT. Paya Pinang Group.”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi kantor diperusahaan Adapun manfaat penelitian ini adalah:
1. Sebagai bahan masukan untuk membuat administrasi kantor bagi perusahaan
2. Untuk meningkatkan pengetahuan penulis tentang peranan administrasi kantor
D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan a. Jadwal Kegiatan
Peneliti melakukan jadwal survei dan observasi pada tanggal 1 s/d 3 April 2009 di PT. Paya Pinang Group. Berdasarkan kegiatan tersebut peneliti dapat mengumpulkan kegiatan-kegiatan yang terjadi diperusahaan tersebut khususnya peranan administrasi kantor. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 pengetikan
b. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini berisi tentang Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktu Organisasi, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisi tentang hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas akhir penulis yang membahas Peranan Administrasi Kantor, Prosedur Administrasi Kantor, Pengertian Administrasi Kantor, Fungsi Administrasi Kantor, Tujuan Administrasi Kantor.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PT. PAYA PINANG GROUP
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
Paya Pinang Group adalah murni perusahaan swasta nasional. Berdirinya paya pinang group bermula dari surat keputusan menteri Agraria no. SK/II/6/Ka tertanggal 15 Februari 1962 tentang penyerahan Hak Guna Usaha (HGU) kepada dua perusahaan nasional yaitu PT.Tjipta Makmur dan Sumber Deli untuk bersama-sama mengelola perkebunan karet Paya Pinang yang merupakan kebun bekas swasta asing Horissons dan Crossfield Ltd yang telah berakhir masa kontraknya.
Menteri Agraria dengan Surat Keputusan No SK/II/6/Ka tertanggal 15 Februari 1962 memutuskan memberikan HGU atas perkebunan Paya Pinang seluas 2.138 Ha, kepada perusahaan tersebut diatas dan surat keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal 19 Maret 1962. Dengan ditandai dengan lahirnya Paya Pinang Group.Oleh karena pemberian HGU tersebut untuk satu kebun, bagian keuangan kedua perusahaan ini merasa sulit untuk membagi HGU tersebut, maka kedua perusahaan ini sepakat untuk membentuk suatu badan kerja yang diberi nama Badan Pelaksanaan Pengelolaan Paya Pinang (BP4) dengan tujuan agar pengelolahan kebun dapat dilaksanakan dengan baik.
oleh Bpk H.A Manap nasution dari PT Sumber Deli dengan dibantu oleh Bpk H.A Pangi Harahap sebagai sekretaris BP4 dari PT Tjipta Makmur. Pada tahun 1964 Bpk. Aliboman meninggal dunia, sehingga dilakukan perubahan susunan kordinator tekhnis Bpk H.A Pangi Harahapdan sebagai pengawas masing-masing adalah Bpk H. Asjro Effendi dari PT Sumber Deli dan Bpk H. Muslim Djalil dari PT. Tjipta Makmur.
BP4 selaku pengelola Paya Pinang telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan kedua perusahaan tersebut secara disiplin dan adil menjalankan tugas-tugasnya dan sebaliknya BP4 menyerahkan penghargaan secara adil kepada kedua perusahaan tersebut.
Kedua perusahaan dalam BP4 ini bertindak sebagai pengawas dalam hal ini menjadikan pengelolaan Paya Pinang terus berkembang pesat. Langkah pertama dari BP4 dalam pengelolaan kebun Paya Pinang ini adalah mempertahankan kondisi kebun yang ditinggalkan oleh pemilik lama, Produktivitasnya 600 kg karet kering/Ha/tahun. Secara maksimal BP4 berusaha untuk merehabilitasi dan meningkatkan produktivitas kebun.
Sejalan dengan kemajuan yang dicapai dan untuk memenuhi tuntutan suatu perkembangan, maka BP4 dirasakan kurang memenuhi persyaratan hukum sehingga pada tahun 1984 BP$ dilebur dan dibentuk menjadi satu perseroan terbatas yang diber
Dengan dibentuknya PT.PD.Paya Pinang Group dapat dirasakan bahwa semakin hari gerak laju perusahaan ini semakin lancar, serta rehabilitasi kebun terus dilanjutkan dengan penanaman ulang dan meningkatkan sarana sosial seperti pembangunan mesjid, sekolah, poliklinik dll. Pemasaran yang semula hanya bersifat local kemudian melangkah lebih maju dengan menembus pasar Internasional.
Sehubungan hal tersebut dirasakan perlu untuk memperluas kegiatan usaha dengan cara menambah areal perkebunan. Penambahan areal perkebunan dirasakan dapat membantu meningkatkan kemajuan diperusahaan Paya Pinang Group.
Adapun perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam perusahaan ini adalah
1. PT. Sumber Deli dan PT Tjipta Makmur sebagai pemilik saham 2. PT. Hasjrat Tjipta mengelola perkebunan kelapa sawit
3. PT.PD.Paya Pinang mengelola perkebunan karet, kelapa sawit dan kakao
4. PT. Sumber Sawit Makmur mengelola perkebunan kelapa sawit dilengkapi dengan pabrik pengelolahannya.
5. PT. Pinang Lestari bergerak dalam bidang konsultan dan penelitian 6. PT. Pinang Jaya bergerak dalam bidang kontraktor dan Supplier 7. CV. Apotik Istana bergerak dalam bidang apotik dan Pengadaan
obat-obatan
Perkebunan Paya Pinang terletak di tebing tinggi dengan jarak lebih kurang 12.5 km dengan ketinggian lebih kurang 36 m diatas permukaan laut. Luas perkebunan yang dimiliki perusahaan ini adalah 2318 Ha, dengan perincian sebagai Tabel 2.1 berikut ini.
Tabel 2.1 Luas Perkebunan PT. Paya Pinang Group
Keterangan Luas (Ha)
Luas areal Yang ditanam 1895.70 Luas areal yang tidak ditanam:
a. Emplacement dan perumahan 10.00
b. Jalan/Pasar 21.60
c. Parit 2.80
d.Areal Untuk PJKA 9.90
e. Tanah Kosong 378.00
Luas areal seluruhnya 2318.00
Keadaan areal diperkebunan Paya Pinang secara umum merupakan areal yang sangat baik untuk usaha perkebunan. Dari keseluruhan areal dikebun Paya Pinang 60% merupakan areal topografi datar, 25% merupakan tanah landai dengan tingkat kemiringan 80-150 dab 5-10% merupakan areal curam hingga tingkat kemiringan 150-400.
1967 sampai dengan tahun 1986 maka diperoleh rata-rata curah hujan 1840 milimeter pertahun dengan rata-rata hari hujan 119 hari pertahun.Temperatur untuk tanaman karet dikebun Paya Pinang berkisar antara 230-330 C, dan dengan kelembaban relative (Rh) berkisar antara 80%-85%.
Angin diperkebunan Paya Pinang tidak terlalu kencang. Angin umumnya bertiup dari arah selatan dan barat daya dengan kecepatan lemah hingga sedang. Pada saat-saat tertentu kadang-kadang angin dari arah barat daya yang merupakan daerah lembab bertiup dengan kecepatan sedang hingga kuat, hal ini dapat mengakibatkan banyak tanaman yang tumbang.
Paya Pinang Group masih terus akan berupaya untuk mengembangkan usahanya didalam sub sektor perkebunan dalam rangka memenuhi himbauan dan membantu pemerintah untuk memperoleh tambahan devisa dari sub sektor perkebunan demi melanjutkan pembangunan bangsa dan mencapai kehidupan yang adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
B. Struktur Organisasi
Pada umumnya perusahaan memiliki struktur organisasi yang didalamnya akan mencerminkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab serta komunikasi maupun koordinasi pengawasan dalam pelaksanaan tugas-tugas perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi maka para karyawan akan mengetahui tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya sehingga dapat bekerja sesuai bidangnya.
Struktur organisasi yang baik akan menghasilkan suatu system kerja yang lancar, efisien dan efektif. Secara umum struktur organisasi pada suatu perusahaan terdiri dari unit-unit kerja yang dilaksanakan secara kelompok atau secara individual atau perorangan, adapun system kerja yang lancar, efisien dan efektif akan mempermudah perusahaan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Struktur dan uraian tugas merupakan unsur penting dalam organisasi. Struktur organisasi dapat dianggap sebagai susunan suatu kerangka dasar yang menyeluruh dan mempersatukan fungsi-fungsi dalam suatu perusahaan, sekaligus menetapkan hubungan antara personil yang melaksanakan fungsi tersebut. Didalam organisasi setiap indivindu harus bertanggung jawab atas tugasnya.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Paya Pinang Group
C. Job Description
Dibawah ini akan menjelaskan secara singkat mengenai uraian tugas dan tanggung jawab jabatan yang ada di Paya Pinang Group:
1. Direksi
Direksi adalah posisi yang paling tinggi dalam suatu perusahaan karena menentukan arah dan kebijakan perusahaan. Direksi adalah orang-orang pilihan dari hasil RUPS.
Oleh karena itu direksi harus mempunyai pola pikir, dedikasi, motivasi, loyalitas serta visi dan misi yang yang tinggi untuk kemajuan perusahaan yang dipimpinnya.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Direksi PT. Paya Pinang Group:
a. Menjalankan hasil RUPS dan mengelola perusahaan dengan manajemen yang baik
b. Menyusun anggaran Belanja dan program kerja tahunan
c. Menyampaikan laporan pertanggung jawaban kepada pemegang saham dan RUPS dalam rangka aspek kehidupan perusahaan
2. Wewenang Biro Efisiensi dan Keuangan
Biro efisiensi dan keuangan merupakan suatu jenjang yang tinggi oleh karena itu harus dapat menjalin hubungan yang baik dengan kepala bagian lainnya untuk menciptakan hubungan kerja yang baik dan harmonis.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Biro Efisiensi dan Keuangan PT. Paya Pinang Group:
a. Bekerja sama dengan Kabag Accounting
b. Mengatur dan mengawasi kelancaran arus dokumen dan kearsipan serta mengatur penyimpanan surat berharga dan dokumen
c. Mengatur penerimaan dan penempatan serta penilaian golongan/jabatan segenap personil termsuk mengatur sistem penggajian dan kesajahteraan serta hak-hak personil
3. Wewenang Dari Kabag Keuangan
Biro Keuangan secara operasional diartikan sebagai suatu proses reformasi tentang kebijakan dan program atau kegiatan yang terkait dengan analisis Sumber Daya yang tersedia untuk mendukung terwujudnya visi dan misi perusahaan melalui tugas-tugasnya, Pembangunan dan Pelayanan kepada masyarakat secara proporsional, efisien dan efektif.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Kabag Keuangan PT. Paya Pinang Group:
a. Mengawasi kegiatan accounting dalam mempersiapkan laporan keuangan dan manajemen lainnya
b. Memeriksa dan menganalisis performance perusahaan, serta menginformasikan manajemen mengenai posisi keuangan perusahaan dan merekomendasikan kebijakan-kebijakan serta rencana-rencana untuk mencapai tujuan perusahaan
c. Merekomendasikan Penyempurnaan yang perlu dalam upaya peningkatan efiseinsi dan efektifitas dalam kegiatan pembelian
d. Mengembangkan, merekomendasikan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan
e. Memelihara hubungan baik dengan pihak ketiga, terutama bank f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan direksi
4. Wewenang Kepala Accountant
Wewenang kepala accountant cukup besar dan berat karena berhubungan dengan keuangan, sesuatu yang berhubungan dengan keuangan sangat sensitif sekali karena jika terjadi kesalahan akan menyebabkan terjadinya korupsi.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Kepala Accountant PT. Paya Pinang Group:
a. Mempersiapkan laporan keuangan perusahaan
b. Memeriksa kebenaran, kelengkapan serta keabsahan dokumen pendukung
c. Memastikan persiapan payroll
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintakan Kabag Keuangan
5. Wewenang Staf Administrasi, Personalia dan Hukum
Staf administrasi, personalia dan hukum mempunyai masing-masing tugas yang berbeda karena ruang lingkup dan ilmu kosentrasi yang berbeda pula. Staf administrasi mempunyai hubungan dengan staf bendahara karena berhubungan dengan keuangan perusahaan. Staf administrasi mempunyai peranan yang penting dalam perusahaan dalam mengatur siklus keuangan perusahaan.
Staf hukum tentu mempunyai tugas tentang hukum, baik dalam kontrak kerja karyawan, perusahaan mupun masalah-masalah yang terjadi di masyarakat. Setiap perusahaan mempunyai bagian hukum tersendiri untuk mengantisipasi gejolak yang terjadi.
Wewenang Staf Administrasi, Personalia dan Hukum mempunyai kedudukan yang sama tetapi mempunyai tugas yang berbeda. Walaupun terpisah posisi dan kedudukannya tetapi harus saling mendukung untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Staf Administrasi, Personalia dan Hukum dari PT. Paya Pinang Group:
a. Melaksanakan kebijakan perusahaan sehubungan dengan masalah personalia
b. Memonitor dan mengevaluasi disiplin kerja para pegawai staf dan non staff perusahan
c. Membantu atasan langsung sebagai konsultan dalam memberikan saran kepada pegawai yang mempunyai masalah
d. Mengembangkan dan melaksanakan program kuantitas kerja dan kesejahteraan pegawai
e. Melaksanakan pengurusan perizinan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan masalah hukum
6. Wewenang Staf Produksi
Bagian produksi dalam perusahaan merupakan bagian yang sangat penting sekali karena menentukan laba perusahaan dan maju atau tidaknya suatu perusahaan. Bagian produksi harus mengatur dengan baik jalannya tingkat produksi secara normal.
Staf produksi harus bisa mengontrol bawahannya agar jalannya produksi berjalan dengan lancar. Bagian produksi harus mengetahui jadwal-jadwal produksi untuk menghindari kesalahan serta menjaga alat produksi tetap baik.
Dibawah ini adalah salah satu tugas dari staff produksi PT. Paya Pinang Group:
a. Memonitor, mencatat dan membuat laporan produksi yang diterima dari kebun untuk diberikan kepada bagian manager
b. Membuat perkiraan schedule produksi dan penjualan sehubungan dengan keperluan negoisasi perusahaan
c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan Kabag Administrasi dan Humas
7. Wewenang Staf Bendahara
Staff bendahara harus mengetahui arus keuangan perusahaan dalam menentukan kebijakan dan arah perusahaan. Staf bendahara harus mempunyai dedikasi, loyalitas dan bertanggung jawab.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Staf bendahara PT. Paya Pinang Group:
a. Melaksanakan kebijakan direksi dalam penyusunan operasional dan strategi plan
b. Menyusun rencana keuangan dan stuktur permodalan
c. Membantu dan mengkoordinir negoisasi dalam hal alih teknologi, perjanjian pemasaran dan kontrak-kontrak lainnya
d. Memelihara hubungan baik dengan pihak ketiga, terutama bank
e. Mengembangkan, merekomendasikan prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan direksi
8. Wewenang Staf Pajak
Pajak adalah iuran rakyat kepada kas negara berdasarkan UU (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapat jasa-timbal (kontraprestasi), yang langsung dapat ditunjukan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum.
Staf pajak harus teliti terhadap perhitungan pajak, pribadi maupun badan jangan sampai terjadi kesalahan perhitungan pajak yang menyebabkan kelebihan atau kurang bayar pajak.
Dibawah ini adalah salah satu tugas Staf pajak dari PT. Paya Pinang Group:
a. Menghitung dan mengisi SPT pajak tahunan b. Menghitung PPh setiap pegawai perusahaan c. Melakukan pembayaran Pajak
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Jenis tanah pada perkebunan Paya Pinang adalah coklat kekuning-kuningan (tanah merah) dengan tekstur lempung dan struktur tingkat pH 5-6. topografi areal sebagian besar datar dan selebihnya merupakan areal landai, curam. Tanah pada daerah tersebut merupakan tempat yang sangat baik untuk pertumbuhan tanaman karet, kakao, dan sawit.
PT. Paya Pinang Group adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan. Perusahaan ini terbentuk dari kerjasama antara dua perusahaan yang menjalankan kegiatan usaha dimana perusahaan yang sebelumnya mengelola perkebunan ini. Perusahaan ini mendapatkan hak untuk mengelola perkebunan yang ditinggalkan perusahaan asing ini berdasarkan dari izin menteri agrarian yang sekarang namanya menteri pertanian. Setelah mendapat kepercayaan dari Negara, kedua perusahaan ini melanjutkan program dari perusahaan yang lama yaitu menanam karet. Tidak sampai disini saja kedua perusahaan ini memikirkan untuk menanam tanaman lain yang berlaku dipasaran dunia sehingga diserfikasi tanaman.
Jenis usaha perusahaan ini bermacam-macam yaitu sawit, karet dan kakao. Perusahaan tentu mempunyai alasan tersendiri jika perkebunannya ditanam bermacam-macam jenis tanaman yang berbeda. Tanaman tersebut mempunyai keunggulan tersendiri dibidangnya dan juga memiliki kelemahan tetapi perusahaan juga sudah mempunyai cara jitu untuk menghadapi konsekwensi dari persoalam ini.
sebelumnya turun drastis dari kenaikan yang signifikan sehingga harganya jualnya diatas titik impas (BEP) yang mendapatkan keuntungan dari penjualan CPO.
Pada penjualan karet dipasaran juga mengalami hal yang sama pada sawit yang dulunya harganya melambung dan sekarang drop jauh sehingga biaya produksi lebih besar dibandingkan dengan keuntungan yang menyebabkan kerugian yang besar. Berpengaruh dari harga minyak bumi yang turun berpengaruh besar sekali kepada karet, karena pembuatan karet dapat direkayasa dengan minyak bumi yang umumnya disebut karet sintetis. Jika hal ini terus berlanjut tidak kemungkinan perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan karet akan bangkrut maka bila hal ini terjadi maka akan menjadi malapetaka baik pada perusahaan maupun masyarakat akibat imbas dari krisis global.
Tidak berbeda dengan kakao (coklat) juga mengalami hal yang sama sebelum krisis global harganya tinggi dan ketika dilanda krisis global harganya jatuh. Harga coklat cukup beruntung dari harga sawit dan karet karena kenaikannya setelah jatuh cukup signifikan. Hal ini terjadi karena perusahaan perkebunan kakao banyak menganti jenis usahanya dari sebelumnya kakao menjadi sawit karena sebelum krisis harga sawit menjadi primadona dipasaran dunia. semakin sedikitnya perkebunan kakao yang didukung dengan hukum ekonomi jika harga suatu barang itu terbatas dan permintaan akan barang itu tinggi maka harga itu kan tinggi. Begitu juga perkebunan rakyat mereka juga mengganti jenis tanaman mereka.
dengan stabil walapun harga salah satu jenis tanaman tersebut harganya jatuh dipasaran. Walaupun demikian tentunya terdapat pengaruh yang besar terhadap administrasi kantor, untuk menghadapi hal demikian perusahaan tentu mempunyai cara yang tersendiri dalam menghadapi masalah ini. Cadangan keuangan perusahaan akan berkurang untuk menutupi dari jatuhnya harga karet dan cepat atau lambat perusahaan akan membuat kebijakan baru untuk menyelasaikan masalah ini tidak tertutup kemungkinan perusahaan akan mengganti tanaman yang tidak mempunyai nilai jual tinggi dengan dengan tanaman lain yang akan menjadi primadona dikemudian hari.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. Paya Pinang Group, perusahaan ini terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang ditinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai laba yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah meningkatkan produksi perkebunan dengan efektif dan efisiensi.
Hal ini dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan jangan sampai gagal karena akan memakan waktu dan biaya yang tinggi.
Perusahaan juga mencari terobosan baru untuk mencapai itu semua dengan ide-ide yang inovatif dan kreatif yang tinggi, karena setiap perusahaan berupaya agar laba yang didapatkan setiap tahunnya meningkat. Dengan meningkatnya laba perusahaan maka perusahaan dapat menjadi perusahaan yang besar yang dapat dipercaya masyarakat, dengan demikian jika hal itu terjadi maka perusahaan dapat berinvestasi dalam bidang yang lain agar keberadaannya diakui ditengah-tengah masyarakat.
F. Rencana Kegiatan Perusahaan
Setiap perusahaan mempunyai rencana-rencana yang akan dilaksanakan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Dalam pembuatan rencana tentu saja perusahaan telah memikirkan apa yang terbaik buat perusahaan. Begitu juga dengan PT.Paya Pinang Group yang selalu menyusun daftar rencana yang akan dilaksanakan.
BAB III PEMBAHASAN
A. Peranan Administrasi Kantor
Peranan administrasi kantor dalam suatu organisasi umunya sangat penting, karena administrasi merupakan panca indera dari organisasi tersebut. Begitu juga administrasi pada PT.Paya Pinang Group sangat penting sehingga bila administrasi tidak berjalan dengan baik maka kegitan lain dalam organisasi juga dapat terhambat juga berakhir pada tidak tercapainya tujuan organisasi.
Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada PT. Paya Pinang Group memiliki peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan kantor dan memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.
Pekerjaan pada PT. Paya Pinang Group juga membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan kantor, memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap kepada siapapun bilamana diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisiensi terutama bagi pihak pimpinan PT. Paya Pinang Group.
Peranan administrasi kantor yang sangat berpengaruh terhadap tujuan perusahaan PT. Paya Pinang Group yaitu:
2. Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau saran organisasi
3. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu keputusan
B. Prosedur Administrasi kantor
Fungsi administrasi turut memegang andil dalam suksesnya perusahaan. Oleh karena itu pada PT. Paya Pinang Group membimbing stafnya dibagian administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Ia harus bisa merencanakan, mengorganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan akurat. Dengan mengikuti pelatihan pelatihan yang diselenggarakan perusahaan, agar peserta dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi kantor.
Perusahaan selalu menerapkan konsep-konsep strategis agar memperoleh perhatian serius di dalam sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi terlibat lebih dari satu elemen pembentuk keadaan internal dan juga berbagai penampilan organisasi sejenis lainnya sebagai competitif. Disini, dalam ringkasan ini adalah hendak dikemukakan fungsi manajemen strategis.
Kemudian manajemen strategis pun menetapkan apa yang sebaiknya dilakukan untuk masa mendatang. Dan menentukan siapa-siapa yang melakukannya serta bagaimana tindakannya. Setelah itu manajemen strategis meninjau, menggerakkan aktifitas operasional total pihak-pihak yang bertanggung jawab, yang terlibat dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Singkatnya, manajemen strategis berfungsi membuat keputusan strategis, menyusun planning strategis, serta berfungsi juga untuk peninjauan atau evaluasi strategis.
Dalam setiap kegiatan perusahaan sudah pasti terdapat proses administrasi. Kegiatan yang dilakukan pada PT. Paya Pinang Group dalam suatu organisasi antara lain adalah surat menyurat dan pengarsipan. Penulis akan membahas tentang prosedur yang terdapat pada administrasi kantor yang terdiri dari dua golongan yaitu prosedur surat masuk dan prosedur surat keluar.
Surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. Setiap surat yang diterima oleh suatu kantor atau organisasi mempunyai peran tersendiri misalnya sebagai bahan pembuktian nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang menunjukan adanya kegiatan yang hidup dalam kantor yang bersangkutan.
lanjut untuk pertama kali ditangani oleh bagian sekretaris, untuk mengetahui isi surat dan untuk mengetahui apakah surat tersebut sudah dapat persetujuan dari pimpinan baik untuk diarsipkan maupun dikirim.
Setelah surat dibaca sekretaris kemudian diberi kode sesuai dengan nomor surat yang terdapat pada surat tersebut. Kemudian kode tersebut dicatat dalam sebuah buku yang dipergunakan sebagai daftar indeks. Setelah surat dicatat maka surat disimpan sesuai dengan jenisnya yang isinya antara lain:
a. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang terletak pada surat. Nomor ini dikeluarkan dari agenda perusahaan. Misalnya No.001/H251/KMS/2009 dari contoh tersebut dapat dijelaskan No. 001 merupakan nomor urut surat, H251 adalah menjelaskan instansinya sedangkan KMS nya adalah bidangnya dan 2009 adalah tahun surat tersebut.
b. Tanggal Diterima
Tanggal diterima merupakan tanggal surat itu datang ke perusahaan dari instansi yang terkait. Misalnya 11 Januari 2009.
c. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah tanggal yang terletak pada buku besar instansi tersebut.
d. Pengirim
e. Isi ringkas
Isi ringkas merupakan penjelasan maksud dan tujuan dari komitmen mereka.
f. Disposisi pimpinan
Disposisi pimpinan adalah surat pertinggal yang akan ditujukan kepada pimpinan yang akan ditanda tangani oleh pimpinan kemudian diarsip. Surat ini disampaikan kepada sekretaris melalui kartu kendali yang berfungsi untuk mengendalikan surat-surat yang masuk, sehingga dapat mengetahui:
a. Data tentang benar tidaknya surat masuk tersebut b. Kemana surat itu pergi
c. Apa jawaban/disposisi yang terdapat pada surat tersebut.
Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor, baik intern maupun ekstern. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan
sebaik-baiknya baik isi maupun formatnya. Prosedur surat keluar pada setiap perusahaan tidaklah selalu sama, hal ini tergantung pada besarnya kecilnya perusahaan bersangkutan.
nomor surat untuk di agendakan. Kemudian dikirim kepada alamat yang dituju. kemudian surat-surat tersebut dikirim keluar melalui jasa pos, agen dan kurir.
Adapun prosedur surat masuk dan surat keluar PT. Paya Pinang Group dapat dilihat pada Gambar 3.1 dan 3.2 berikut ini:
Prosedur Surat Masuk Pada PT. Paya Pinang Group
Gambar 3.1 Prosedur Surat Masuk Pada PT. Paya Pinang Group Surat Masuk
Petugas Penerima Surat
Sekretaris
Pimpinan
Sekretaris
Arsip Proses
Prosedur Surat Keluar Pada PT. Paya Pinang Group
Gambar 3.2 Prosedur Surat Keluar Pada PT. Paya Pinang Group Pengiriman
a. Via Pos b. Via Agen c. Langsung
Order Kebutuhan Dari Unsur Pimpinan
Sekretaris (Proses)
C. Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor , maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberapa ahli yaitu:
Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Gie, (2000)
Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia. Moenir, (2003).
Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit. Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur, dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut:
1. Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work)
2. Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: a. Sudut proses
b. Sudut fungsi c. Sudut kepranataan
meliputi segenap proses kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacam-macam, demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan, semua menjadi sasaran utama daripada kerja sama tersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan, atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan.
Jadi, dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia merupakan subsistem dari system administrasi organisasi, yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan.
D. Fungsi Administrasi Kantor
Sebelum penulis menguraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama, perbedaannya dimana pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum sedangkan manajemen berfungsi melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan. fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi, sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu:
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Pengarahan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, system, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
terjadi dilapangan sehingga mereka mengetahui apa yang akan terjadi, setelah itu akan melanjutkan ke program selanjutnya yaitu pengorganisasian.
2. Pengorganisasian (Organization)
Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya.
Pengorganisasian perlu dibentuk agar elemen pekerja mengetahui tugas mereka masing-masing. Organisasi mempunyai tujuan tertentu agar yang ditetapkan oleh perusahaan dapat mencapai tujuan.
3. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan adalah membuat atau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan, dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin.
4. Pengawasan (Controling)
Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.
Pengawasan sangat penting sekali dan kedudukannya sangat vital dalam suatu organisasi karena menyangkut sesuatu yang dikerjakan dengan kenyataan apakah telah sesuai. Pengawasan harus diduduki oleh orang yang memiliki kejujuran yang tinggi serta disiplin. Jika dalam melakukan sesuatu tidak ada pengawasan maka akan terjadi Mark up yang menimbulkan korupsi tidak hanya dana tetapi waktu.
E. Tujuan Administrasi Kantor
Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu:
1. Organisasi itu harus efisien
Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunan yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya, baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu.
2. Organisasi itu harus sehat
Selain itu, tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Tujuan jangka pendek dan jangka menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena merupakan bagian dari tujuan jangka panjang. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing.
Tujuan jangka panjang menurut Siagian, (1992) memiliki ciri-ciri antara lain: a. Bersifat idealis
b. Bentuknya relative abstrak, c. Kualifikasinya ialah tidak terbatas
Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai ciri-ciri: a. Sifatnya praktikal,
b. Jangkauan waktunya lebih pendek c. Bentuknya lebih konkrit
d. Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Peran administrasi sudah berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan perusahaan. Administras kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan infomasi yang cepat, tepat dan lengkap, karena administrasi kantor merupakan proses kerja sama antara tim
2. Peranan administrasi kantor sangat penting untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan karena administrasi kantor ini dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan kantor serta menunjang kelancaran aktivitas perusahaan
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat disampaikan sebagai berikut
2. Peranan administrasi kantor harus lebih diperhatikan karena apabila tidak diperhatikan akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Siagian Sondang P, 1986, Filsafat Administrasi,PT.Gunung
Agung,Jakarta. Soenarto, 2001, Administrasi Perkantoran, Rineka Cipta,
Jakarta.
Gie The Liang, 2000, Administrasi perkantoran Modern,, Cetakan VII, Penerbit Liberty Yogyakarta,
Moekijat, 2001, Administrasi Perkantoran, CV.Mundar Maju, Bandung. Moenir, 2003, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, cetakan ke 1,
