BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Manusia sebagai tenaga kerja merupakan asset yang tidak dapat dinilai. Tumbuh dan berkembangnya perusahaan sangat tergandung pada asset tersebut. Dalam dunia usaha yang semakin berkembang ini, perusahaan atau instansi pemerintah membutuhkan manajemen yang dapat bekerja dengan baik dan efisien. Tentunya harus didukung dengan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas. Hal ini mendorong perusahaan atau instansi pemerintah untuk mengelola usahanya secara professional, sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat terwujud.
Pada umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan berdasarkan golongan pegawai, jabatan, lama bekerja dan pendidikan. Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan atau instansi pemerintah, sehingga merupakan pengeluaran perusahaan yang relatif besar. Karena itu diperlukan suatu prosedur penggajian yang baik agar dalam pelaksanaan penggajian dari perhitungan sampai dengan pembayaran atau pendistribusian gaji kepada karyawan dapat berjalan lancar dan efisien.
Prosedur penggajian yang ada pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung merupakan dasar perhitungan gaji karyawan dan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan kesalahan seperti adanya pembayaran gaji yang fiktif. Prosedur penggajian yang memadai dapat menunjang aktivitas pengendalian di Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung serta menjaga agar aktivitas penggajian dapat berjalan lancar.
Jika suatu Dinas mempunyai prosedur penggajian yang baik, maka didalam pelaksanaan penggajian mulai dari perhitungan gaji atau pembuatan daftar gaji pegawai sampai dengan pembayaran gaji pegawai dapat berjalan lancar , adil tanpa menimbulkan keluhan dan ketidakpuasan dari para pegawainya. Oleh karena itu,suatu Dinas pasti membutuhkan suatu prosedur penggajian yang tersusun baik dan teratur agar lebih mudah bagi pimpinan keputusan. Jadi, sudah jelas bahwa prosedur penggajian sangat penting bagi suatu Dinas dan bagi pegawai itu sendiri.
Dari uraian di atas dan untuk mengetahui prosedur penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung maka penulis tertarik untuk menambil judul “Prosedur Penggajian Karyawan Pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota
Bandung”
1.2. Tujuan Kerja Praktek
Adapun Tujuan dari Kerja Praktek ini adalah :
1. Untuk mengetahui prosedur penggajian karyawan pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
2. Untuk mengetahui pihak-pihak yang terkait dalam penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
3. Untuk mengetahui dokumen-dokumern yang dibutuhkan dalam penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
1.3. Kegunaan Kerja Praktek
Manfaat-manfaat yang didapat di dalam pelaksanaan Kerja Praktek meliputi beberapa hal diantaranya :
Kegunaan Praktis
1. Bagi Perusahaan.
Dapat memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai bahan masukan dan sebagai kebijakan bagi perusahaan untuk lebih meningkatkan pengawasan yang efektif dan efisien terhadap sistem penggajian
2. Bagi Penulis.
Untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana sistem penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
3. Bagi Institusi Pendidikan.
Dapat digunakan dalam kajian ilmiah bagi mahasiswa dan menempuh bahan tinjauan kurikulum.
Kegunaan Teoritis
1.4. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Dalam penyusunan laporan kerja praktek tempat dan lokasi pelaksanaan mengambil objek di Kantor Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung, Jl. Ahmad Yani No.239 Kota Bandung.
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1. Sejarah Singkat Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung
Pendidikan merupakan investasi sumber daya manusia Indonesia yang berkualitas diri, cerdas dan utuh. Pendidikan yang bermutu merupakan prasyarat utama untuk mewujudkan tujuan nasional mencerdaskan kehidupan bangsa dan meningkatkan kualitas manusia Indonesia yang mampu menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan dasar iman dan takwa yang kuat.
Penyelenggaraan pembangunan bidang pendidikan di Kota Bandung pada era otonomi daerah sesuai amanat peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 20 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Kota Bandung, maka program pendidikan telah banyak dilaksanakan dengan prioritas penuntasan program Wajib Belajar Pendidikan 9 Tahun.
Dinas pendidikan kota bandung yang pada saat ini beralamat di jalan Jenderal A. Yani No.239 merupakan hasil penggabungan dari kantor Pendidikan Departemem Nasional dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
1. Bpk Drs. H. Aceng Zaenal, M.Si (2001-2002) 2. Bpk Drs. Awan Gumelar, M.Si (2002-2003) 3. Bpk H. Jaja Sutarja, SH (2003)
4. Bpk Dr. H Edi Siswandi, M.Si (2003-2006) 5. Bpk Drs. Oji Mahroji (2006-sekarang)
Dengan terbentuknya Tim pelaksana akselerasi Pendidikan Wajar 9 tahun, sesuai dengan keputusan Wali Kota Bandung No.420/Kep.086-Huk/2005 adapun
pelaksanaan Program Wajar Dikdas pada tahun-tahun sebelumnya dilaksanakan oleh kelompok kerja Wajib Belajar Pendidikan 9 tahun yang terdiri dari berbagai
komponen atau instansi terkait.
2.1.1. Visi dan Misi Dinas Pendidikan Kota Bandung Visi Dinas Pendidikan
Dalam rangka menjawab tantangan globalisasiserta laju perkembangan bidang pendidikan di Kota Bandung, Dinas Pendidikan Kota Bandung mempunyai visi :
“Terwujudnya Warga Kota Bandung Yang Cerdas, Produktif Dan Berahlak
Mulia, Guna Mendukung Bandung Sebagai Kota Jasa Bermartabat Menuju
Misi Dinas Pendidikan
Untuk mewujudkan visi tersebut Dinas Pendidikan Kota Bandung memiliki misi :
a. Meningkatkan mutu pendidikan. Misi ini memiliki makna bahwa pendidikan yang akan di capai bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan kebutuhan
stakeholders.
b. Pengembangan infrastuktur dan sarana pendidikan. Misi ini memiliki makna bahwa pembangunan, pemeliharaan, pemanfaatan infrastuktur dan sarana pendidikan dikembangkan secara optimal dengan membardayakan semua potensi yang dimiliki, baik dari pemerintah swasta maupun masyarakat. c. Peningkatan kinerja dan pelayanan pendidikan. Misi ini memiliki makna
bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) pendidikan dikembangkan secara optimal sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, sehingga tercipta produktivitas dan pelayanan prima pada seluruh masyarakat.
e. Pengembangan manajemen pendidikan. Misi ini memiliki makna bahwa pengelolaan pendidikan dilaksanakan dengan memanfaatkan SDM dam sumber daya pendidikan lainnya, serta pemberdayaan partisipasi masyarakat untuk mewujudkan pelayanan pendidikan yang akuntabel, transparan, dan partisipasif.
2.1.2. Tugas dan Fungsi Dinas Pendidikan Kota Bandung 1. Tugas Pokok
Dinas Pendidikan Kota Bandung mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan urusan pemerintah di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga berdasarkan asas otonomi dan pembantuan.
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut di atas, maka Dinas Pendidikan Kota Bandung mempunyai fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis lingkup Pendidikan Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar (PTKSD), Pendidikan Sekolah Menengah Pertama (PSMP), Pendidikan Sekolah Menengah Atas dan Kejuruan (PSMAK), Pendidikan Non Formal dan Informal, serta kepemudaan dan olahraga.
(PSMP), Pendidikan Sekolah Menengah Atas dan Kejuruan (PSMAK), Pendidikan Non Formal dan Informal, serta kepemudaan dan olahraga.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang pendidikan, Pendidikan Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar (PTKSD), Pendidikan Sekolah Menengah Pertama (PSMP), Pendidikan Sekolah Menengah Atas dan Kejuruan (PSMAK), Pendidikan Non Formal dan Informal, serta kepemudaan dan olahraga.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan
e. Pembinaan, monitoring, evaluasi dan laporan pnyelenggaraan kegiatan Dinas.
2.2. Stuktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan (Job Description)
Struktur organisasi merupakan susunan organisasi yang terdiri atas fungsi dan hubungan-hubungan yang menyangkut seluruh kegiatan dalam upaya mencapai tujuan. Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bandung terdiri dari :
a. Kepala Dinas.
b. Sekretariat, membawahi :
1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. 2) Sub Bagian Program.
3) Sub Bagian Keuangan.
1) Seksi Manajemen dan Sarana Prasarana. 2) Seksi Kurikulum dan Sistem Pengujian.
3) Seksi Pengembangan Tenaga Pendidik dan Kesiswaan.
d. Bidang Pendidikan Sekolah Menengah Pertama (PSMP), membawahi : 1) Seksi Manajemen dan Sarana Prasarana.
2) Seksi Kurikulum dan Sistem Pengujian.
3) Seksi Pengembangan Tenaga Pendidik dan Kesiswaan.
e. Bidang Pendidikan Sekolah Menengah Atas dan Kejuruan (PSMAK), membawahi :
1) Seksi Manajemen dan Sarana Prasarana 2) Seksi Kurikulum dan Sistem Pengujian.
3) Seksi Pengembangan Tenaga Pendidik dan Kesiswaan. f. Bidang Pendidikan Non Formal dan Informal :
1) Seksi Pendidikan Anak Usia Dini dan Kesehatan. 2) Seksi Kursus dan Kelembagaan.
3) Seksi Pendidikan Masyarakat dan Seni Budaya. g. Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD).
Berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung Nomor 800/460 a-Sekr/2010 tentang melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan Dinas Pendidikan Kota Bandung Tahun Anggaran 2010 maka Struktur Organisasi Sub Bagian Keuangan adalah sebagai berikut :
1. Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK) : Drs. Abdul Gaos, M.Pd (Kasubag Keuangan Dinas Pendidikan Kota Bandung)
2. Bendahara Pengeluaran : Suyono, S.Pd
Pembantu Bendahara Pengeluaran : Iwan Wiayana, S.Sos Otang
3. Pengelola Gaji : Iis Nuryati, BA. 4. Pembuat Dokumen, pencatatan dan : Teti Susmiati, S.Pd
Pembukuan serta Verifikasi Endah Hendasari Anan
Asep Mulyadi
5. Pelaksana : Ningning Setianingsih, S.Sos Achmad Arifin
STUKTUR ORGANISASI SUB BAGIAN KEUANGAN DINAS PENDIDIKAN PEMERINTAH KOTA BANUNG
Gambar 2.1
Tugas Pokok dan fungsi Unit Organisasi Sub Bagian Keuangan di Lingkungan Dinas Pendidikan Kota Bandung
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :
- Menyusun program dan rencana kerja Sub Bagian Keuangan.
- Menyusun petunjuk teknis operasional administrasi dan pengelolaan keuangan dinas.
- Melaksanakan pengumpulan data bahan penyusunan anggaran pendapatan, belanja dan pembiayaan dinas.
- Melaksanakan penyiapan bahan dan pelaksanaan administrasi keuangan, anggaran, pendapatan dan belanja.
- Melaksanakan penyusunan bahan dan pembuatan daftar gaji dan tambahan penghasilan bagi pegawai negeri sipil.
- Melaksanakan penatausahaan pengelolaan anggaran pendapatan dan belanja dinas.
- Melaksanakan pembinaan administrasi keuangan.
- Melaksanakan pengkoordinasian, penyiapan bahan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban pengelolaan anggaran pendapatan, belanja dan pembiayaan dinas.
- Melakukan hubungan kerja fungsional dengan Satuan Unit Kerja di lingkunagn Dinas, Pemerintah Kota Bandumg, Pemerintah Privinsi dan Pemerintah Pusat untuk keterpaduan dan sinkronisasi pelaksanaan tugas. - Melaksanakan motoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
Tugas Pokok dan Fungsi Unit Organisasi Pengelolaan Kegiatan Secara Spesifik di Lingkungan
Dinas Pendidikan Kota Bandung
1. PPK SKPD mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Meneliti kelengkapan SPP-LS pengadaan Barang dan Jasa yang diketahui PPTK.
b. Meneliti kelengkapan SPP. c. Melakukan verifikasi SPP. d. Menyiapkan SPM.
e. Melaksanakan verifikasi atas penerimaan. f. Melaksanakan akuntansi SKPD.
g. Menyiapkan laporan keuangan SKPD.
2. Bendahara Pemgeluaran mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah pada SKPD.
b. Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh Kasubag Keuangan. 3. Pembantu Bendahara Pengeluaran mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Membantu Bendahara Pengluaran dalam melaksanakan fungsi sebagai kasir.
c. Mengekspedisikan SPM ke Bank. d. Mendistribusikan SPM ke PPTK
e. Penerbitan SPP, GU, TU, LS, dan Surat pernyataan SKPD untuk pengajuan SP2D.
f. Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh Kasubag Keuangan. 4. Pengelolaan Gaji mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Pembuatan daftar gaji.
b. Pengadministrasian potongan diluar daftar gaji. c. Penyimpanan Daftar gaji ke Subag Belanja Pegawai. d. Pendistribusian gaji, Tunda, Kontrak Kerja.
e. Penyiapan bahan pertanggungan jawaban (SPJ) gaji.
f. Pelaporan pelaksanaan tugas pembuat SPP gaji secara berkala kepada BP. g. Meregistrasi seluruh SPM, penomoran SPM/Cap.
h. Laporan realisasi penerbitan SPM.
i. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dibebankan oleh Kasubag Keuangan.
5. Tim Verivikasi mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Akuntansi dan Pelaporan keuangan atas SPJ keseluruhan.
b. Verifikasi seluruh SPJ kegiatan laporan pertanggung jawaban SPJ. c. Pengiriman dokumen ke BUD untuk penerbitan SP2D.
6. Bendahara Penerimaan mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan dan mempertanggung jawabkan uang/pendapatan SKPD.
b. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dibebankan oleh Kasubag Keuangan.
7. Bendahara Penerimaan Pembantu mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Membantu Bendahara Penerimaan dalam menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan dan mempertanggung jawabkan uang/pendapatan SKPD.
8. Pelaksana mempunyai tugas sebagai berikut: a. Membantu pembuatan daftar gaji.
b. Mendistribusikan gaji Tata Usaha dan Pengawas. c. Mendistribusikan gaji SMA dan SMK.
d. Menyortir berkas/arsip SPM.
e. Mendistribusikan berkas ke Bendahara Pengeluaran Pembantu. f. Penyiapan bahan pertanggungjawaban (SPJ) gaji.
g. Verifikasi seluruh SPJ kegiatan laporan pertanggungjawaban SPJ. h. Pengiriman dokumen ke BUD untuk penerbitan SP2D.
BAB III
PELAKSANAAN KULIAH PRAKTEK KERJA
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek 3.1.1 Pengertian Prosedur
Prosedur didefinisikan oleh Cecil Gillepie yang dikutip oleh LA Midjan dalam buku Sistem Informasi Keuangan ( 2003:4 ) sebagai berikut :
“ A procedure . . . is a sequence of clerical operation, usually involving
several people in one more departments established to ensure uniform handling
or a reccuring transaction of business “
( Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan dari pekerjaan tata usaha yang lebih biasanya melibatkan beberapa petugas didalam suatu bagian atau lebih yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan yang seragam dari transaksi-transaksiyang terjadi secara berulang-ulang didalam perusahaan )
1. Menulis ( Writing )
2. Memperbanyak ( Reproducting ) 3. Member kode ( Coding )
4. Meghitung ( Calculating )
5. Membukukan Lampiran-lampiran ( Listing ) 6. Menyusun ( Sorting )
7. Memperbandingkan ( Matching )
Prosedur harus menggambarkan beberapa kegiatan-kegiatan, yaitu :
1) Urutan-urutan pekerjaan dimulai dan berakhir
2) Aliran dokumen berikut distribusi dan pelaksanaan pekerjaan oleh masing-masing bagian yang terlibat
3) Kegiatan persiapan dan control ( internal cek ) 4) Kegiatan pengarsipan
Tujuan prosedur pada intinya untuk mengelola data menjadi informasi dalam wadah formulir, catatan dan laporan dengan tetap menerapkan sistem pengendalian intern yang didukung oleh kegiatan tata usaha melalui penerapan urutan-urutan prosedur yang tepat waktu, relevan, dan terkendali untuk mendukung arus uang, barang dan jasa agar tiba ditempat tujuan dengan tepat waktu dan terkendali.
3.1.2 Penempatan Pelaksanaan Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kerja praktek di Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung ditempatkan pada Divisi Keuangan bagian Pengelola Gaji.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja
Proses pelaksanaan kerja praktek diawali dengan melakukan interview/ wawancara dengan pihak perusahaan/ instansi yaitu Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung di sub bagian keuangan khususnya di bagian penggajian, pada bagian penggajian ini penulis melaksanakan kerja praktek. Adapun kegiatan dilakukan oleh penulis selama menjalankan kerja praktek yaitu selain membantu bagian penggajian, penulis juga membantu bagian keuangan Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung dalam rangka menyajikan informasi keuangan berupa laporan keuangan.
Adapun kegitan yang dilaksanakan penulis adalah sebagai berikut :
Minggu Pertama
penulis dalam memperoleh data yang berkaitan dengan masalah yang diambil penulis. Selain itu juga dilakukan pengenalan terhadap lingkungan bidang kerja dan bidang-bidang yang ada di bagian keuangan. Selanjutnya penulis juga diberikan penjelasan tentang sejarah dan struktur instansi Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
Minggu Kedua
Penulis membaca tentang peraturan penggajian yang diberikan pembimbing untuk memahami peraturan penggajian serta membantu menginput daftar gaji, dan pengelompokan gaji sesuai dengan pangkat masing-masing.
Minggu Ketiga
Penulis diberikan penjelasan tentang sistem penggajian yang dilakukan oleh instansi dimulai dari daftar hadir karyawan yang digunakan oleh instansi dengan melibatkan bukti-bukti yang ada serta formulir-formulir yang digunakan dalam penggajian, pengelompokan pangkat pegawai, dan komponen gaji serta menginput daftar gaji.
Minggu Keempat
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Prosedur Penggajian Karyawan Pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung
Tabel 3.1
Flowchart Prosedur Penggajian Karyawan
Daftar Gaji Mulai
Membuat SPM Gaji
SPM Gaji SPM Gaji
Selesai
KPDE Bendahara
Pengeluaran DISDIK Bank
Daftar Gaji
Input
Data ADK
Print SP2D
Penjelasan Flowchart Prosedur Penggajian Karyawan pada Dinas Pendidikan Pemerinthan Kota Bandung adalah sebagai berikut :
1. Daftar gaji dicetak oleh Kantor Pengelola Data Elektronik (KPDE) kemudian dikirim ke Kantor Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
2. Bagian pembayaran gaji mengajukan Surat Perintah Pembayaran (SPP) ke bagian bendahara pengeluaran dan kemudian diperiksa, setelah itu ditandatangani oleh bendahara pengeluaran dan kepala Dinas Pendidikan Pemeritah Kota Bandung dan langsung membuat dokumen Surat Perintah Membayar ( SPM ) yang dikirim ke bagian keuangan Kota Bandung.
3. Bagian keuangan Kota Bandung memeriksa dan memproses kembali dokumen Surat Perintah Pembayaran dan Surat Perintah Membayar setelah diperiksa, lalu bagian keuangan Kota Bandung membuat Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
4. Bagian keuangan Kota Bandung meneruskan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) ke Bank Pembangunan Daerah JABAR.
5. Untuk proses pencairan dana melalui Bank Pembangunan Daerah JABAR, maka haruslah menggunakan cek yang telah ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja perangkat Daerah (SKPD) dan Bendahara Pengeluaran.
3.3.2 Fungsi Unit Organisasi yang Terkait dalam Penggajian
a. Bagian Kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat tariff gaji karyawan, kenaikan pangkat an golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
b. Bagian Pembuat Daftar Gaji.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepaa karyawan.
c. Bagian Keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi dan pencairan cek guna pembayaran gaji dan menguangkancek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjtnya dibagikan kepaa karyawan yang berhak.
d. Bagian Akuntansi.
3.3.3 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Prosedur Penggajian
Dalam pembayaran gaji perlu dibuatkan Surat Perintah Pembayaran dan Surat Perintah Membayar yang merupakan dokumen untuk pembayaran gaji. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan di Kantor Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung antara lain :
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian, yaitu berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan pegawai, misalnya Surat Keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, SK jabatan, struktual atau fungsional.
b. Kartu Absensi/ Daftar Absensi
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini apat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Daftar Gaji
Dokumen ini berisikan jumlah gaji setiap pegawai yang ditambah tunjangan-tunjangan dan ikurangi potongan-potongan dan iuran-iuran dan juga setelah dipotong PPh Pasal 21 dan lain-lain.
d. Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini digunakan sebagai catatan badi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang akan diterima oleh setiap pegawai beserta potongan-potongan yang menjadi beban pegawai setiap bulannya.
f. Amplop Gaji
Dokumen ini merupakan tempat uang gaji yang akan diberikan kepada pegawai yang isinya mengenai nama pegawai, nomor induk kepegawaian dan jumlah gaji bersih yang akan diterima. Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung tidak menggunakan kartu jam hadir untuk mencatat kehadiran pegawai, tetapi menggunakan kartu/ daftar absensi.
g. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Surat Perintah pembayaran ini dipergunakan untuk mengajukan permintaan pembayaran. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan pembayaran gaji pegawai, dokumen ini dibuat oleh bendahara pengeluaran.
h. Surat Perintah Membayar (SPM)
3.3.4 Hambatan dan Penanganan Dalam Prosedur Penggajian Karyawan Pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung
3.3.4.1 Hambatan Dalam Prosedur Penggajian Karyawan Pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung
Dalam prosedur penggajian karyawan pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung dirancang sedemikian rupa sehingga bisa mencakup seluruh aspek sistem penggajian yang baik. Dengan sistem penggajian yang baik, tentunya akan menambah motivasi yang besar bagi pegawai untuk selalu bekerja dengan baik dan memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan.
Sistem penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung menggunakan sistem komputerisasi yang diharapkan akan memudahkan pada saat proses penghitungannya tetapi dalam pelaksanaan sistem penggajian di Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung sedangkanh yang ditemui oleh penulis dalam proses penggajian di Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung adalah sebagai berikut :
3.3.4.2Penanganan hambatan dalam prosedur penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung
Dalam melakukan penaggulangan hambatan dalam prosedur penggajian pada Dinas Pendidikan Kota Bandung adalah sebagai berikut :
1. Penyediaan sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana sangatlah penting dalam menjalankan suatu sistem, kelayakan sarana dan prasarana akan memperlancar prosedur penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung, untuk itu kinerja komputer dimaksimalkan untuk kelancaran dalam proses penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
2. Sanksi tegas kepada karyawan
1. Dinas Pendidikan Pemerintahan Kota Bandung telah menggunakan sistem komputerisasi dalam pengelolaan gajinya. Akan tetapi, sebaiknya dokumen-dokumen dan catatan yang berhubungan dengan penggajian tetap disimpan dan diarsipkan dengan baik, sehingga jika sewaktu-waktu dokumen dan catatan tersebut diperlukan tidak akan mengalami kesulitan 2. Dengan adanya hambatan yang terjadi didalam pelaksanaan proses
penggajian, sebaiknya bagian keuangan pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung memeriksa terlebih dahulu dokumen yang diperlukan. Sehingga, proses penggajian tidak akan terganggu.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil kerja praktek yang dilaksanakan penulis pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung divisi Keuangan bagian pengelola gaji, dan berdasarkan dari pembahasan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut:
1. Prosedur penggajian karyawan pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung yaitu Daftar gaji dicetak oleh Kantor Pengelola Data Elektronik (KPDE) kemudian dikirim ke Kantor Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung, kepala Dinas Pendidikan Pemeritah Kota Bandung dan langsung membuat dokumen Surat Perintah Membayar (SPM), lalu bagian keuangan Kota Bandung membuat Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Untuk proses pencairan dana melalui Bank Pembangunan Daerah JABAR.
2. Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi akutansi pembayaran gaji yaitu bagian keuangan dan kepegawaian serta bagian pembuat daftar gaji (Bendahara gaji) dan mereka menjalankan fungsinya sesuai dengan tugasnya masing-masing.
Gaji, Kartu Absensi, Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, Perincian Gaji, Amplop Gaji, Surat Perintah Membayar (SPM), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 4. Hambatan – hambatan dalam prosedur penggajian pada Dinas Pendidikan
Pemerintah Kota Bandung :
a. Proses komputerisasi kurang memenuhi standar
b. Kekurang telitian dalam memeriksa dokumen SPP, SPM, SP2D Penanganan hambatan dalam prosedur penggajian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung :
a. Penyediaan sarana dan prasarana b. Sanksi tegas kepada karyawan
4.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan penulis, posedur penggajian karyawan yang terdapat di Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung sudah cukup baik, namun perlu kiranya penulis memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangkan bagi instansi yang berkaitan dengan prosedur penggajian karyawan, antara lain :
PROSEDUR PENGGAJIAN KARYAWAN PADA
DINAS PENDIDIKAN PEMERINTAH
KOTA BANDUNG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
Dalam menempuh Jenjang SI
Program Studi Manajemen
Spesialisasi Keuangan
Oleh :
NAMA
: Lisnawati Nurdiani
NIM
: 21207044
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi :
Nama : Lisnawati Nurdiani NIM : 21207044
Jurusan : Manajemen Fakultas : Ekonomi
Tempat Tanggal Lahir : Sumedang, 24 Desember 1989 Agama : Islam
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat : Komp. Panghegar Permai Jl. Pamekar Timur XX No.9
Riwayat Pendidikan
TAHUN KETERANGAN
Lulus 1995 - 2001 SDN Darmaraja IV Sumedang Lulus 2001 - 2004 SLTP Triyasa Bandung
Lulus 2004 - 2007 SMA Karya Pembangunan 2 Bandung 2007 - Sekarang Universitas Komputer Indonesia
KATA PENGANTAR
ﻢﻴﺤﺮﻠﺍﻦﻤﺤﺮﻠﺍﷲﺍﻢﺴﺒ
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberkahi penulis dengan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penyusunan laporan kerja peraktek ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Judul laporan kerja peraktek yang penulis susun adalah Prosedur Penggajian Karyawan Pada Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung.
Laporan kerja peraktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada jenjang Strata 1 program studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
Penulis menyadari, dalam penyelesaian laporan kerja peraktek ini banyak kendala yang dialami. Namun, berkat bantuan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak, akhirnya laporan kerja peraktek ini dapat terselesaikan. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada yang terhormat.
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia;
2. Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra., SE., M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia;
4. Elvira Azis, SE., MT selaku koordinator kerja peraktek yang bersedia memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini;
5. Darmazakti Natajaya Tirtamahya, SE.,MT selaku Pembimbing utama penulis yang telah meluangkan waktu dan bersedia memberikan bimbingan serta pengarahan dalam penyusunan laporan kerja peraktek ini;
6. Dra. Rahma Wahdiniwaty, M.Si. selaku Dosen Wali Manajemen 1 Universitas Komputer Indonesia;
7. Drs. Abdul Gaos, M.Pd. selaku Kasubag Keuangan Dinas Pendidikan Kota Bandung yang telah mengarahkan, memberikan dorongan kepada penulis hingga terselesaikannya laporan kerja peraktek ini;
8. Seluruh Staf dan Karyawan Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Bandung, khususnya bagian keuangan ( ibu ningning, ibu iis, ibu endah, ibu teti, bpk otang, bpk ifin, bpk asep S, bpk yono, bpk iwan, bpk asep M, bpk anan ), terima kasih atas keramahan dan candanya selama penulis melaksanakan kerja peraktek;
9. Ibunda dan Ayahanda, yang telah membesarkan, membimbing penulis dengan cinta kasih sayang yang tulus dan doa yang tidak pernah surut hingga dewasa;
11.Pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan satu per satu karena keterbatasan ruang dan waktu, yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan kerja peraktek ini.
Tidak ada sesuatu yang dapat penulis berikan sebagai tanda terima kasih kepada pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan kerja peraktek ini. Semoga amal kebaikan mereka mendapat pahala yang sesuai dari Allah SWT. Amien.
Bandung, November 2010 Penulis
Lisnawati Nurdiani
