UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BAGI
MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO)
KANTOR CABANG MEDAN
SKRIPSI MINOR
Diajukan Oleh :
NOVA RINA
052102087
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
Guna Memenuhi Satu Syarat Untuk Menyelesaikan
Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Medan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR
N A M A : Nova Rina N I M : 052102087 JURUSAN : Akuntansi D-III
JUDUL SKRIPSI : Peranan Sistem Informasi Akuntansi Bagi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN
Tanggal :... Pembimbing/ Penanggung Jawab
( Drs. Hotmal Ja'far, MM. Ak ) Nip. 131 127 372
Tanggal :... Ketua Program Studi D III Akuntansi
( Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak ) Nip. 131 568 370
Tanggal :... Dekan FE USU
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbillalamin... Puji dan syukur penulis panjatkan
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan anugerah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul "Peranan Sistem Informasi
Akuntansi Bagi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan ".
Dalam kemampuan yang ada penulis berusaha menyusun skripsi minor ini
sebaik mungkin, namun demikian sebagai manusia biasa penulis sadar akan segal
kekurangan yang ada baik pada segi isi maupun penulisan.
Banyak pihak yang telah menjadi jalan bagi pertolongan-Nya kepada
penulis. Untuk itu penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tulus
kepada pihak-pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan secara moral
dan material, diantaranya adalah :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Program Diploma III Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Hotmal Ja'far, MM. Ak, sebagai Dosen Pembimbing yang telah
memberikan begitu banyak bimbingan, petunjuk dan nasehat dalam
menyelesaikan skripsi minor ini.
4. Bapak Arena Tri Jaya, SE, MM, selaku Kepala Cabang PT. Jamsostek
penulis untuk melakukan Riset dan seluruh staff yang telah banyak
memberikan bantuan kepada penulis.
5. Terima kasih untuk Ayahanda Damrah Mu'ad dan Ibunda tercinta Hj.
Nurbaini Abd, AMPd yang telah memberikan dukungan, cinta dan kasih
sayang yang sangat besar dan juga berkat ajaran-ajaran yang kalian berikan
adinda menjadi kuat dan mampu untuk bertahan dalam kerasnya perjuangan
untuk hidup di dunia ini serta terima kasih karena telah mengajarkan dan
mengenalkan adinda pada Allah yang memiliki segalanya, Yang Maha
Perkasa serta Pengasih dan Penyayang sehingga adinda berada di jalan yang
lurus dan benar.
6. Saudaraku yang tercinta, Abangnda Haikal Junizul dan istri Kak Rini,
Abangnda Satria Huspa, AMd terima kasih atas saran-saran dan
nasehat-nasehat yang diberikan, Tanteku Sumarni yang telah banyak memberikan
semangat, serta kepada Adinda Resta Afriani yang telah membuatku belajar
menjadi kakak yang lebih bijaksana, keponakan ku Rian jadi anak yang
hormat sama orang tua ya!
7. Buat My Very Best Friends ( Sukma Mei W, Silvana Rambe, Mahmudah,
Yulia, Umi Darni Lubis, Natalia. S, Ismu Aina, Indri N. Ginting, Sri Dewi )
serta teman-teman cowokku ( Zulkarnain, M. Hudawi Siregar, M.
Irsyad) Terima kasih banyak telah memberikan warna ceria di kampus
tercinta. 3 tahun teramat singkat bagi kita untuk menghabiskan waktu demi
tergantikan. Oleh karena itu, sampai kapanpun kalian tetap Sahabat, Teman
bahkan Saudara di hatiku.
8. Seluruh teman-teman seperjuangan Jurusan Akuntansi Diploma III Stambuk
'05' yang sangat membantu serta peduli kepada penulis sungguh
suatu kehormatan besar bagiku pernah menjadi salah satu dari kalian semua,
bantuan serta pertolongan kalian mungkin takkan terbalaskan olehku. Namun,
percayalah Tuhan akan membalasnya untuk kalian.
Akhirnya, penulis ucapkan terima kasih semoga ilmu dan pengetahuan
yang diperoleh dari penulisan skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi penulis
sendiri dan semua pembaca. Amin...
Medan, 22 Mei 2008
Penulis
N O V A R I N A
DAFTAR ISI
Halaman KATA
PENGANTAR………... i
DAFTAR ISI………...iv
BAB I : PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul...1
B. Perumusan Masalah...3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian...4
D. Metode Penelitian...4
E. Sistematika Pembahasan...5
BAB II : PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN A. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan ...7
B. Struktur Organisasi Perusahaan ...10
C. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan...18
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI A. Pengertian Akuntansi dan Manajemen ...24
B. Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi ...31
C. Proses Pengambilan Keputusan ...34
D. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan
jaminan & menetapkan kuitansi iuran, tunjangan
pegawai)...41
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan...45
B. Saran...46
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, dibutuhkan
oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Untuk memenuhi kebutuhan
informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sistem
informasi akuntansi. Sedangkan informasi itu sendiri dapat kita artikan sebagai
suatu aktivitas pelayanan jasa (service activity). Fungsinya adalah menyediakan
informasi kuantitatif terutama yang bersifat finansial/ keuangan tentang satuan
ekonomis dalam pengambilan pilihan yang layak diantara berbagai alternatif
tindakan.
Hal ini dimaksudkan untuk melaksanakan suatu fungsi yang berguna, di
dalam masyarakat dengan menawarkan jasa kepada berbagai unsur satuan
ekonomis yang terlibat langsung maupun tidak langsung dengan satuan usaha.
Keluaran sistem informasi akuntansi dimaksudkan menyediakan informasi
sebagai alat bantu bagi para pemakai dalam membuat keputusan-keputusan
ekonomi di antara tindakan-tindakan alternatif yang tersedia pada mereka.
Sejauh sistem informasi akuntansi memenuhi kebutuhan-kebutuhan
tersebut, ini berarti sistem informasi akuntansi dapat mencapai tujuan utamanya.
Akuntansi adalah suatu disiplin ilmu yang terpenting bagi berlangsungnya fungsi
akuntansi meningkat, disebabkan oleh disiplin ilmu telah timbul begitu cepat dan
aktifitas perusahaan yang selalu meningkat maka prosedur-prosedur akuntansi
harus dikembangkan tanpa debat / diskusi yang berlarut-larut.
Sebagaimana yang kita ketahui sekarang, perkembangan usaha telah
begitu cepat. Hal ini diikuti oleh Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Usaha
yang tadinya berorientasi pada pelayanan masyarakat sekarang telah dituntut
untuk lebih meraih keuntungan yang besar sehingga usaha dapat bertahan. Untuk
itulah segala informasi yang masuk harus dapat diolah sedemikian rupa agar dapat
menghasilkan informasi keluaran yang berkualitas dan dapat dipakai oleh
manajemen dalam pengambilan keputusan.
Masalah Sistem Informasi Akuntansi senantiasa tumbuh dan berkembang
sesuai dengan tantangan situasi dan kondisinya. Semakin komplek
kegiatan-kegiatan dalam suatu perusahaan, dan semakin luas desentralisasi organisasinya,
misalnya manajemen memerlukan tipe, kuantitas dan kualitas informasi lebih dari
keadaan sebelumnya untuk menunjang pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan
dan koordinasi.
Banyak perusahaan yang mempunyai sistem manajemen, yang pada
awalnya ditujukan untuk mengatur aktivitas-aktivitas perusahaan, dan pada
akhirnya tidak menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien, sehingga tugas
manajemen sudah begitu komplek dan banyak menuntut ketahanan fisik, mental
serta kemampuan intelektualitas yang tinggi maka alat bantu yang berupa suatu
sistem informasi sangat diperlukan. Seorang manajer tidak perlu lagi
pendekatan-pendekatan informal sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan
keputusan-keputusan yang penting. Tetapi sebaliknya manajer itu harus
menggunakan informasi yang relevan dan dapat dipercaya kebenarannya sebagai
dasar pertimbangannya di dalam pengambilan keputusan penting.
Pertimbangan-pertimbangan rasional harus menjadi ciri khas bagi manajemen.
Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi itu diukur dengan kemampuannya
untuk menghasilkan tugas-tugas manajemen. Namun tipe dan banyaknya
informasi yang diperlukan oleh manajemen tidak sama untuk perusahaan,
tergantung pada sifat, jenis dan luas usaha masing-masing perusahaan.
Dengan demikian maka sistem yang akan dipakai dalam pengolahan
informasi akuntansi sangatlah menentukan untuk menciptakan keteraturan dalam
proses sehingga menghasilkan informasi keuangan perusahaan yang layak dan
benar, terutama bagi BUMN yang sekarang telah menjadi mitra kerja sekaligus
saingan dalam meraih keuntungan terhadap usaha swasta lainnya. Atas dasar
inilah maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul "PERANAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN ".
B. Perumusan Masalah
Dari uraian yang telah dibahas di atas maka perumusan masalah yang
dapat diambil dalam paper ini adalah ” Sejauh mana kontribusi sistem informasi
akuntansi bagi manajemen dalam mengambil keputusan pada PT. Jamsostek
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk melengkapi syarat guna menyelesaikan pendidikan di program
DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
b. Untuk mempelajari secara jelas tentang tata cara perusahaan dalam
menerapkan sistem informasi akuntansi oleh perusahaan.
c. Memberikan informasi kepada penulis tentang perbedaan yang ada
antara praktek dan teori yang dipelajari selama proses perkuliahan.
d. Bagaimana sistem informasi akuntansi untuk pengambilan keputusan.
2. Manfaat Penelitian
a. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai sistem
informasi akuntansi sebagai alat bantu yang diambil perusahaan dalam
pengambilan keputusan
b. Mencoba memberikan masukan kepada pihak manajemen dalam
mencari jalan keluar yang dihadapi dalam mengatasi masalah-masalah
yang dihadapi perusahaan terutama yang berkaitan dengan judul
tersebut.
c. Sebagai bahan pembanding untuk melakukan penelitian ditempat lain
di masa akan datang.
Metode penelitian yang digunakan dalam paper ini yaitu : Sumber Data,
Analisa Data dan Teknik Pengumpulan Data.
1. Sumber Data
a. Data Primer yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan yang
berhubungan dengan objek penelitian. Contoh data primer antara lain :
sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem
informasi akuntansi dan peranannya bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan.
b. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh peneliti secara tidak langsung
dari sumbernya seperti data eksternal yang merupakan data yang
diperoleh dari pihak luar. Contoh data sekunder antara lain : buku-
buku, artikel dan bahan kuliah yang berhubungan dengan penelitian
ini.
2. Analisa Data
Metode analisa yang dipergunakan dalam pelaporan ini adalah metode
deskriptif yaitu mengumpulkan data, mengklasifikasikannya sehingga
dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai masalah yang diteliti.
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Field Reseach yaitu penelitian langsung ke lapangan. Yaitu penelitian
yang dilakukan melalui wawancara berupa tanya jawab dengan
pegawai perusahaan yang memberikan keterangan dan melalui
b. Library Reseach yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara
menghimpun data teoritis baik melalui buku-buku, tulisan-tulisan
ilmiah seperti majalah, bahan-bahan kuliah yang diperoleh selama
mengikuti perkuliahan, artikel- artikel lainnya yang ada kaitannya
dengan peranan sistem informasi akuntansi bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan yang nantinya akan digunakan dalam
mengadakan analisa dan penelitian terhadap hasil riset di lapangan.
E. Sistematika Pembahasan
Untuk memudahkan pembaca mengenai cakupan dan gambaran dari seluruh
struktur isi paper ini, berikut penulis akan memaparkan sistematika penelitian
antara lain :
BAB I : PENDAHULAN
Pada bab pertama ini penulis akan menguraikan tentang latar
belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, metode penelitian dan sistematika pembahasan.
BAB II : PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANg
MEDAN
Bab dua ini penulis akan membahas tentang sejarah singkat
perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan penerapan sistem
informasi akuntansi dalam perusahaan.
Disini penulis akan memberikan penganalisaan terhadap
pengertian akuntansi dan manajemen, akuntansi sebagai suatu
sistem informasi, proses pengambilan keputusan, dan peranan
sistem informasi akuntansi dalam pengambilan keputusan
manajemen.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab terakhir ini penulis memuat tentang kesimpulan dari
hasil penelitian dan mencoba memberikan beberapa saran
terhadap berbagai pihak yang terkait dalam penulisan laporan
BAB II
GAMBARAN UMUM PT. JAMSOSTEK (PERSERO)
KANTOR CABANG MEDAN
A. Sejarah Singkat dan Berdirinya Perusahaan
Dengan direncanakannya kerja sama ekonomi antar negara Association of
South East Asia Nation (ASEAN) maka akan mulai diberlakukan liberalisasi di
bidang perdagangan barang atau jasa serta investasi pada tahun 2003, industri
asuransi nasional dituntut untuk mampu meningkatkan daya saingnya melalui
upaya efisiensi dan profesionalisme. Langkah antisipatif yang dilakukan oleh
perusahaan asuransi antara lain dengan membenahi sistem manajemen,
meningkatkan produktifitas dan meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia
(SDM). Perbaikan ini diharapkan akan berdampak positif pada kualitas atau jasa
pelayanan dan tingkat efisiensi yang dicapai perusahaan, sehingga pada gilirannya
peningkatan efisiensi ini meningkatkan daya saing produk asuransi nasional, baik
di pasar domestik maupun di pasar internasional.
Hal tersebut berarti bahwa harus dilakukan reformasi jaminan sosial.
Keadaan ini berkaitan erat dengan aspek kependudukan serta perekonomian.
Karena jaminan sosial merupakan tanggung jawab masyarakat, bangsa dan
negara. Di samping jaminan sosial itu sendiri mempengaruhi orang banyak.
disisi lain memunculkan beberapa tuntutan dan harapan baru. Perubahan struktur
ekonomis agraris ke struktur ekonomis industrialis secara langsung memperbesar
jumlah angkatan kerja yang bekerja di sektor industri tersebut dengan
ketergantungan terhadap upah dan gaji, sementara di sisi lain mereka dihadapkan
pada resiko yang berkaitan dengan pekerjaannya seperti bahaya mesin, alat-alat,
susunan kerja dan lain-lain.
Untuk itulah perlu perlindungan jaminan sosial yang dapat diandalkan
pada setiap pekerjaan dalam menanggulangi akibat-akibat resiko sosial ekonomi
yang ditimbulkannya. Dengan kata lain, tenaga kerja membutuhkan jaminan sosial
sebagai alat perlindungan untuk menjaga harkat dan martabat serta
kemandiriannya di saat mengalami gangguan atau hilangnya penerimaan upah
sebagai sumber penghasilan karena musibah tersebut.
Di Indonesia, perkembangan program jaminan sosial tenaga kerja
sesungguhnya sudah mulai dirintis sejak tahun 1947 ketika Undang-Undang
Nomor 33 Tahun 1947 tentang kecelakaan kerja dan Undang-Undang Nomor 34
Tahun 1947 tentang kecelakaan perang diberlakukan. Undang-undang ini
mengatur tentang usia tenaga kerja, jam kerja, tempat kerja, perumahan dan
kesehatan buruh. Perlindungan bagi tenaga kerja diatur lagi tahun 1951 tentang
kecelakaan kerja.
Pada tahun 1952 diberlakukan Peraturan Menteri Perburuhan Nomor 48
Tahun 1952 dan kemudian dibuat lagi dengan Peraturan Menteri Perburuhan
Nomor 8 Tahun 1956. Ketentuan mengenai penyelenggaraan kesehatan buruh itu
1957. Peraturan tersebut menguraikan tentang bantuan kepada badan yang
menyelenggarakan usaha jaminan sosial buruh. Lewat Keputusan Menteri
Perburuhan Nomor 5 Tahun 1964, maka lahirlah Yayasan Dana Jaminan Sosial
(YDJS). Yayasan inilah yang antara lain berfungsi sebagai penghimpun iuran dan
membayar ganti rugi pada buruh dan keluarganya yang terkena resiko kerja.
Program yang diselenggarakan adalah program kecelakaan, kesehatan dan
kematian.
Setelah melalui kajian dan pembahasan yang panjang, pemerintah dengan
mengeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 1977 memutuskan
menyelenggarakan program Asuransi Kecelakaan Kerja (AKK), Tabungan Hari
Tua (THT) yang dikaitkan dengan Asuransi Kematian (AK) sebagai program
yang bersifat wajib. Pada tanggal 5 tahun 1977, pemerintah dengan mengeluarkan
Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1977 tentang pendirian status Perusahaan
Umum Asuransi Tenaga Kerja (Perum ASTEK). Modal perusahaan pada saat
awal status Perum ASTEK tersebut adalah sebesar Rp. 2.800.000.000,- dan
penyelenggaraan modal ex YDJS sebesar Rp. 275.800.000,- dan penyelenggaraan
modal pemerintah sebesar Rp. 2.500.000.000,-.
Tuntutan ke arah yang berkembang seiring dengan kemajuan yang dialami
oleh Perum ASTEK maka mendorong pihak manajemen untuk mengambil
langkah-langkah koalidasi, restrukturisasi untuk menjadikan Perum ASTEK lebih
elastis dalam menjawab tantangan yang dihadapi. Dalam periode ini tercatat
peningkatan asset perusahaan yang berjalan cepat seiring dengan jumlah peserta
Pemerintah Nomor 19 Tahun 1990 mengubah bentuk usaha dari Perum ASTEK
menjadi perseroan.
Sesuai Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1450/KMK.103 Tahun 1990
Tanggal 16 Nopember 1990 modal dasar PT. ASTEK sebesar Rp.
75.000.000.000,- dan disetor penuh sebesar Rp. 50.000.000.000,- yang dikonversi
dari dana pembangunan semesta, cadangan umum, cadangan tujuan, modal awal
Perum ASTEK sehingga jumlah asset saat itu sebesar Rp. 915.000.000.000,-
dengan prinsip keseimbangan pencapaian misi sosial dan tujuan ekonomi yang
dituntut dari bentuk usaha perseroan sehingga dalam waktu relatif singkat telah
berhasil melipatgandakan asset perusahaan, sementara disisi lain pelaksanaan
tugas pokok memberikan perlindungan tenaga kerja berhasil mencapai kemajuan
besar. Hal ini ditandai dengan lonjakan kepesertaan yang tinggi dan peningkatan
kualitas layanan yang semakin baik.
Pada tahun 1990 terjadi pengembangan program ketika Menteri Tenaga
Kerja mengeluarkan Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 1999 tentang Jaminan
Pemeliharaan Kesehatan Tenaga Kerja yang disingkat JPKTK yang akhirnya
JPKTK ini kemudian dikukuhkan dalam suatu Undang-Undang Jaminan
Pemeliharaan Kesehatan, Undang-Undang ini mulai berlaku efektif tanggal 1 Juli
1992 yang mewajibkan perusahaan menyelenggarakan 4 (empat) program
Jamsostek yaitu Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Proram Jaminan Hari
Tua (JHT), Program Jaminan Kematian (JK) dan Program Jaminan Pemeliharaan
Dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1992 tentang Jaminan
Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek), pelaksanaan perlindungan jaminan sosial
memasuki babak baru. Perkembangan yang lebih fundamental tercatat dalam
bentuk peningkatan landasan hukum dari semula berdasarkan Peraturan
Pemerintah menjadi Undang-Undang sehingga mempunyai kekuatan hukum yang
lebih tinggi. Penetapan PT. Jamsostek (Persero) sebagai badan penyelenggara
Jaminan Sosial Tenaga Kerja tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36
Tahun 1995.
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam upaya
pencapaian tujuan perusahaan. Untuk itulah struktur organisasi dibuat sesuai
dengan tingkat kebutuhan dan keadaan perusahaan. Suatu struktur organisasi
harus menggunakan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan secara
optimal. Struktur organisasi itu harus mampu mengatur tata hubungan yang
harmonis antara unit-unit organisasi di dalamnya. Karena itu, suatu struktur
organisasi haruslah memberikan kejelasan fungsi dan mudah dimengerti oleh
semua pihak yang terlibat dalam organisasi sehingga akan mempermudah untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas dan tepat, karyawan akan
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya serta kepada siapa harus bertanggung
jawab, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran atas pekerjaan ataupun terjadinya
Struktur organisasi juga akan memudahkan dalam menentukan,
mengarahkan, mengamati serta mengawasi pelaksanaan kegiatan dan juga dapat
mengetahui apakah tujuan yang diinginkan atau ditentukan semula telah tercapai
atau tidak. Pelaksanaan kegiatan dari suatu struktur organisasi yang baik harus
fleksibel, artinya dapat disesuaikan dengan dinamika perusahaan serta dapat
diterapkan pada masa yang akan datang.
Bentuk struktur organisasi tergantung pada besar kecilnya perusahaan
tersebut. Bagi perusahaan kecil cukup dipilih bentuk struktur organisasi yang
sederhana untuk memudahkan pengelolaannya dan perusahaan besar akan
memilih struktur organisasi yang kompleks dan luas. Adanya struktur organisasi
yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat
dilaksanakan. Manajer harus menyusun suatu organisasi formal yang artinya
sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban
yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan oleh orang-orang
serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan
rencana dan mencapai tujuan perusahaan.
Sesuai dengan Keputusan Direksi PT. Jamsostek (Persero) Nomor
KEP/97/08/2001 tanggal 20 Agustus 2001 tentang organisasi perusahaan dan tata
kerja, PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan merupakan unit kerja
dibawah Kantor Wilayah. Kantor Cabang berada di tingkat daerah dimana Kantor
Cabang Medan bertanggung jawab kepada Kantor Wilayah operasional Nanggroe
Kantor cabang mempunyai tugas merencanakan, mengarahkan,
mengkoordinasikan kegiatan operasional kantor cabang. Untuk menyelenggarakan
tugas tersebut maka kantor cabang mempunyai fungsi, yaitu :
1. Menetapkan kebijakan operasional Kantor Cabang.
2. Mengarahkan dan mengendalikan pencapaian target dan peningkatan pelayanan
kepada peserta.
3. Mengarahkan dan mendukung terselenggaranya sistem teknologi informasi.
4. Mengarahkan dan mengendalikan fungsi keuangan.
5. Memastikan pelaksanaan sistem kepersonaliaan dan umum.
6. Mengarahkan pembinaan hubungan kemitraan dengan instansi terkait.
Kantor cabang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor Cabang yang dalam
melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang kepala bidang masing-masing.
Setiap kepala bidang dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh
staf-staf pada bidang masing-masing.
PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan menggunakan struktur
organisasi berbentuk garis dan staf, dimana pelimpahan wewenang berlangsung
secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit-unit dibawahnya
sehingga tercipta satu kesatuan perintah dan satu kesatuan komando. Dibawah ini
dijelaskan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada
PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan yang tentunya disesuaikan dengan
struktur organisasi perusahaan yang bersangkutan.
Secara garis besar tugas utama dari kepala kantor cabang adalah sebagai
berikut :
a. Menjaga nama baik atau citra PT. Jamsostek (Persero), baik kepada pihak
intern maupun kepada pihak ekstern.
b. Berpartisipasi aktif di dalam pengembangan usaha.
c. Senantiasa membina hubungan baik secara terus menerus dengan kepala
pimpinan di wilayah lain.
d. Menilai prestasi kerja dan mengusulkan peningkatan (promosi atau mutasi)
kerja atas unsur yang berada dibawahnya.
e. Membina dan membimbing karyawan yang berada dibawahnya.
f. Bertanggung jawab atas kegiatan kelancaran operasional PT. Jamsostek
(Persero).
2. Bidang Pemasaran
a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang dan bidang ini
membawahi bagian Account Officer 3, Account Officer 4, Account Officer
5, Account Officer 6, Petugas Administrasi Pemasaran dan Lission Officer.
b. Adapun tugas utamanya adalah sebagai berikut :
1) Memperluas dan membina kepesertaan anggota PT. Jamsostek (Persero).
2) Menanggapi dan menindaklanjuti keluhan atas permasalahan yang terjadi
pada peserta.
a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang dan bidang ini
membawahi bagian Provider Service Officer, Verifikator Jaminan,
Customer Service Officer 1 dan Customer Service Officer 2.
b. Adapun tugas utamanya adalah sebagai berikut :
1) Melaksanakan penerimaan iuran dan pelayanan jaminan.
2) Menetapkan klaim jaminan dan menerbitkan kwitansi iuran.
3) Memilih pusat pelayanan kesehatan.
4) Melaksanakan pengendalian pusat pelayanan kesehatan.
4. Bidang Keuangan
a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang dan bidang ini
membawahi bagian Verifikator Akuntan, Verifikator Anggaran dan Pajak,
Petugas Pembukuan dan kasir.
b. Adapun tugas utamanya adalah sebagai berikut :
1) Merencanakan cash flow berdasarkan RKAP yang telah disetujui untuk
digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan kantor cabang.
2) Melakukan koordinasi dan mengendalikan fungsi dan kebijakan di
bidang keuangan.
3) Menerbitkan neraca percobaan secara periodik.
4) Melakukan pembinaan pada bawahannya untuk meningkatkan kualitas
pelayanan.
5) Menyusun laporan kegiatan dengan benar dan tepat.
a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang dan bidang ini
membawahi bagian Data Administrasi, Technical Support dan Data
Operator.
b. Adapun tugas utamanya adalah sebagai berikut :
1) Melakukan pengelolaan, pemeliharaan dan fasilitas komputer, perangkat
lunak dan jaringannya.
2) Melakukan administrasi dan pemutakhiran database kepesertaan.
6. Bidang Umum dan Sumber Daya Manusia
a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang dan bidang ini
membawahi bagian Petugas Umum, Pengadaan, Arsiparis, Pengemudi,
Satpam dan Pesuruh.
b. Adapun tugas utamanya adalah sebagai berikut :
1) Melaksanakan administrasi Sumber Daya Manusia (SDM).
2) Melakukan pemutakhiran database personalia.
3) Melakukan pengadaan dan pengelolaan logistik kantor cabang.
7. Verifikator Akuntansi
Adapun uraian tugas utama bagian Verifikator Akuntansi adalah sebagai
berikut :
a. Melakukan verifikasi atas semua bukti transaksi keuangan.
b. Melakukan rekonsiliasi bank.
d. Melaksanakan pencatatan semua transaksi dengan tertib dan benar serta
melakukan penerbitan neraca percobaan.
e. Melaksanakan laporan kegiatan dengan benar dan tepat.
8. Pembukuan
Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian pembukuan adalah sebagai
berikut :
a. Membukukan penerimaan iuran via bank.
b. Melakukan rekonsiliasi kepada bank secara periodik.
c. Membukukan, merekapitulasi dan menyajikan transaksi secara harian.
d. Menyusun laporan kegiatan dengan benar dan tepat.
9. Kasir
Secara umum kegiatan bagian Kasir adalah melaksanakan pembayaran dan
penerimaan uang tunai dengan benar dan tepat.
10. Account Officer
Adapun tugas yang dilakukan oleh bagian Account Officer adalah
melaksanakan tugas-tugas keuangan, transaksi sehari-hari sekaligus membuat
laporan keuangan.
11. Verifikator Anggaran dan Pajak
Adapun uraian tugas utama bagian Verifikator Anggaran dan Pajak adalah
sebagai berikut :
a. Melaksanakan pembuatan laporan kegiatan cabang (triwulan, semester dan
b. Melaksanakan penyusunan program anggaran dan pajak kantor cabang
bersama-sama dengan bagian lain.
12. Petugas Adminstrasi Pemasaran
Adapun uraian tugas utama yang dilakukan oleh bagian Administrasi
pemasaran adalah :
a. Menyelenggarakan pemeriksaan yang diprogramkan oleh kepala cabang
melaporkannya kepada kepala cabang untuk direview dan diberi komentar
dengan mengirim tembusan ke kantor pusat.
b. Melakukan pemasaran jasa-jasa kepada peserta PT. Jamsostek (Persero).
13. Lission Officer
Secara umum tugas bagian Lission Oficer adalah mengawasi kegiatan
perusahaan yang berada di bawah bidang pemasaran.
14. Provider Service Officer
Secara umum tugas bagian Provider Service Officer adalah membantu dalam
memberikan layanan kepada peserta PT. Jamsostek (Persero).
15. Verifikator Jaminan
Secara umum tugas bagian Verifikator Jaminan adalah melakukan verifikasi
semua jaminan pelayanan yang diberikan kepada peserta PT. Jamsostek
(Persero).
16. Customer Service Officer
Secara umum tugas bagian Customer Service Officer adalah memberikan dan
17. Data Administrasi
Adapun uraian tugas bagian Data Administrasi adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan dan memeriksa program administrasi perusahaan yang
akan dilaksanakan.
b. Mengumpulkan data-data administrasi pelaksanaan pekerjaan yang telah
dikerjakan.
18. Technical Support
Secara umum tugas bagian Technical Support adalah mendukung kegiatan
teknik dalam hal memperbaiki dan memelihara fasilitas perusahaan untuk
mencapai efektivitas perusahaan.
19. Data Operator
Secara umum tugas bagian Data Operator adalah memberikan informasi
kepada seluruh peserta PT. Jamsostek (Persero).
20. Petugas Umum
Adapun uraian tugas bagian Petugas Umum adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan serta mengurus perjalanan dinas, kebersihan dan
pengamanan kantor serta urusan-urusan umum lainnya.
b. Menyelenggarakan serta mengurus kedudukan dan hak serta kewajiban
pegawai perusahaan menurut peraturan-peraturan yang dikeluarkan dan
berlaku di perusahaan.
21. Petugas Pengadaan
Secara umum kegiatan Petugas Pengadaan adalah melakukan pengadaan dan
22. Arsiparis
Adapun tugas bagian Arsiparis adalah memeriksa dan menyimpan seluruh
arsip-arsip perusahaan.
23. Pengemudi
Adapun tugas Pengemudi adalah mengangkut seluruh yang berkenaan dengan
kegiatan perusahaan.
24. Satpam
Adapun tugas Satpam adalah menjaga keamanan perusahaan terhadap
gangguan, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan.
25. Pesuruh
Adapun tugas Pesuruh adalah membantu seluruh pegawai perusahaan demi
kelancaran perusahaan.
C. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
Sebelum menganalisa lebih jauh tentang sistem informasi akuntansi
perusahaan ada baiknya terlebih dahulu mengetahui apa itu pengertiannya.
Menurut James, A. Hall (2001 ; 10), sistem informasi akuntansi adalah :
"Suatu komponen yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi akuntansi keuangan dan pembuatan keputusan yang relevan kepada pihak yang ada diluar (ekstern) perusahaan dan pihak intern terutama manajemen ".
Sistem informasi akuntansi perusahaan beroperasi secara lebih cepat dan
direncanakan, dirancang, dipasang, dikelola dan disempurnakan secara matang.
Sistem informasi akuntansi bisa bersifat manual dan komputerisasi.
Sistem informasi akuntansi manual memakai jurnal dan buku pembantu
untuk pencacatan dan pembukuan transaksi-transaksi dan penyesuaiannya. Setiap
langkah dalam siklus ini dilaksanakan dengan manual, sebagai contoh setiap
transaksi akuntansi dimasukkan secara manual ke dalam jurnal dan dibukukan
secara manual pula ke buku besar, dan untuk mencari saldo-saldo rekening buku
besar dan menyusun neraca saldo serta laporan keuangan haruslah dilakukan
komputasi manual. Sedangkan pada sistem komputer menggunakan CPU, file-file
disimpan dalam disket dan sebagainya. Sistem akuntansi berbasis komputer dalam
pemrosesan data transaksi dan penyebaran informasi akuntansi kepada pihak yang
berkepentingan mempunyai keunggulan-keunggulan.
Pengembangan penggunaan komputer pada PT. Jamsostek (Persero)
sudah dapat dikatakan sangat memadai sehingga pengoperasiannya dapat berjalan
dengan baik. Pengembangan komputer di dalam perusahaan meliputi : Perangkat
keras dan Perangkat lunak.
1. Hardware (Perangkat Keras)
Sebagaimana diketahui setiap komputer terdiri dari 3 (tiga) komponen
perangkat keras, yaitu :
a) Input Unit
Merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang digunakan untuk
memasukkan data ke komputer. Input unit yang digunakan PT. Jamsostek
b) Central Processing Unit (CPU)
Merupakan pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan
kegiatan-kegiatan aritmatika dan logika serta mengawasi seluruh kegiatan
sistem EDP.
c) Output Unit
Merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang berfungsi untuk
menyajikan proses dari komputer. Output unit yang digunakan
perusahaan antara lain berupa monitor, printer dan diskdrive. Monitor
mempunyai fungsi untuk memperlihatkan seluruh aktivitas (input) yang
dimasukkan melalui keyboard. Monitor yang digunakan perusahaan yaitu
merk LG dan Samsung berukuran 14” dan 17”. Printer merupakan
peralatan output yang berfungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses
maupun suatu program pada suatu kertas. Printer yang digunakan
perusahaan adalah printer merk Canon BJC 2100 SP dan Canon Pixma ip
1000.
2. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat lunak terdiri dari program komputer baik
program-program yang dibuat oleh perusahaan software maupun program-program-program-program yang
dirancang secara khusus oleh System Analyst/ Programmer perusahaan.
Secara umum sofiware yang digunakan oleh perusahaan dapat dibedakan
atas 3 (tiga) jenis, yaitu :
Terdiri dari program-program yang mengatur peralatan input/ output agar
berfungsi sebagaimana mestinya. Operating System yang digunakan adalah
jenis Microsoft Disk Operating System (MS DOS).
b. Application Software
Merupakan paket program yang telah siap pakai dimana program tersebut
berfungsi melaksanakan tugas-tugas tertentu. Application software yang
digunakan adalah Ms. Word dan Ms. Power Point yang berfungsi sebagai
pengolah kata dan data (word processor), Ms. Access dan Ms. Excel yang
berfungsi sebagai pengolah data angka dan tabel (spreadsheet) serta program
Ms. Windows.
c. User Program
Yaitu program-program yang disusun sendiri atau program-program yang
dibeli dari perusahaan software yang secara khusus dirancang untuk dipakai
dalam menangani bidang-bidang tertentu. User Program yang digunakan oleh
PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan antara lain program Buku
Besar (BB) atau General Ledger (GL) dan program Sistem Informasi
Pelayanan Terpadu (SIPT) atau Integrated System (IS).
Pada program ini sistem informasi akuntansi disediakan untuk
menghubungkan Program System dengan program General Ledger. Dengan
menjalankan proses ini, data transaksi dari Integrated System secara otomatis akan
Integrated System adalah suatu program komputer yang terutama
menangani transaksi-transaksi yang berkaitan dengan kepesertaan, iuran, klaim,
dan jaminan sampai dengan informasi dan laporan.
Peranan sistem informasi akuntansi itu sendiri telah diterapkan juga pada
program Integrated System (IS) sehingga dari informasi yang dihasilkan, pihak
manajemen mampu mengambil suatu keputusan. Bagian dari program IS ini
antara lain :
a. Kepesertaan
Digunakan untuk mengisi data-data yang berhubungan dengan kepesertaan
perusahaan pada program Jamsostek. Pada program ini data-data yang harus diisi
dan disesuaikan antara lain :
- Potensi Kepesertaan/ Perusahaan Wajib Belum Daftar (PWBD).
- Administrasi Kepesertaan.
- Rekapitulasi Kapitasi Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK).
- Penerbitan Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) dan Daftar Saldo Jaminan Hari
Tua (DSJHT).
- DSJHT urut Nomor Induk Karyawan (NIK)/ Nama
- Penerbitan Daftar Saldo Jaminan Hari Tua (DSJHT) Tahun Berjalan.
b. Iuran
Pada program Iuran, terdapat beberapa data yang disediakan yang
berhubungan dengan pembayaran iuran dari perusahaan peserta Jamsostek.
Data-data tersebut antara lain :
2) Administrasi Pembayaran Iuran
3) Kartu Iuran
4) Piutang Iuran
5) Penerbitan Kwitansi dan Voucher
6) Informasi Pembayaran Iuran
c. Klaim dan Jaminan
Pada program ini disediakan data-data sebagai berikut, antara lain : agenda
jaminan, administrasi kemajuan klaim, penerbitan kwitansi dan voucher,
penerbitan pajak PPH pasal 21, tindak lanjut klaim dan surat penetapan, koreksi
saldo penetapan Jaminan Hari Tua (JHT).
d. Informasi dan Laporan
Pada program ini disediakan beberapa informasi dan laporan. Informasi
dan laporan tersebut antara lain :
1. Perusahaan Wajib Belum Daftar (PWBD)
2. Iuran perusahaan
3. Kepesertaan
4. Iuran
5. Jaminan
e. Monitoring Kinerja Kantor Cabang dan Posting Data
Pada bagian ini disediakan informasi mengenai kinerja kantor cabang
penyelesaian klaim dan jaminan serta prestasi kantor cabang dalam hal pelayanan.
Juga dilakukan pemostingan data dari program Integrated System ke program
General Ledger
B A B III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Pengertian Akuntansi dan Manajemen a. Pengertian akuntansi
Dalam suatu perusahaan, akuntansi memegang peranan penting. Akuntansi
dapat diartikan sebagai sistem informasi keuangan dalam suatu perusahaan atau
badan usaha tertentu. Produk akhir dari sistem ini adalah berupa informasi
keuangan yang dapat digunakan oleh berbagai pihak sebagai bahan dalam proses
pengambilan keputusan dibidang ekonomi. Seseorang akan dapat membuat
memberikan pertanggungjawaban dengan jelas bila ia memiliki suatu informasi
yang baik dan relevan, informasi ini dapat dihasilkan oleh akuntansi.
Dari uraian diatas dapat diketahui gambaran tentang akuntansi, namun
terlalu umum untuk mendefinisikan pengertiannya. American Accounting
Association mendefinisikan kata akuntansi sebagai berikut :
"Akuntansi merupakan proses pengidentifikasian, pembukuan dan
penyampain ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian keputusan
yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut ".
Sementara itu pengertian akuntansi menurut Warren, Reeve, Fess
(Terjemahan Aria Faramita, 2005; 10) akuntansi adalah :
" Sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak
berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan ".
Kemudian yang terakhir adalah menurut Soemarso ( 2003; 3), akuntansi
adalah :
" Suatu disiplin yang menyediakan informasi penting sehingga
memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian terhadap jalannya perusahaan secara efisien. Akuntansi dapat juaga didefinisikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut ".
Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa informasi akuntansi merupakan
dasar pertimbangan melalui suatu proses akuntansi. Kegiatan-kegiatan akuntansi
untuk menghasilkan informasi akuntansi tersebut, antara lain :
1. Mengidentifikasikan dan mengukur data yang relevan untuk pengambilan
Yang dilakukan pertama adalah mengumpulkan data yang relevan yang terdiri
dari transaksi-transaksi dan kejadian dalam perusahaan dengan bukti adanya
faktur, kwitansi, dan dokumen-dokumen lainnya yang dicatat sesuai dengan
standart akuntansi yang berlaku.
2. Pemrosesan data dan pelaporan informasi yang dihasilkan.
Pemrosesan dan pelaporan data ini mencakup kegiatan-kegiatan penataan,
penggolongan, pengikhtisaran, pencatatan (recording) transaksi berarti
mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dan memasukkannya kedalam jurnal.
3. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan.
Laporan utama dan umum disajikan oleh laporan keuangan yang terdiri dari
Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Modal, Laporan Perubahan
Posisi Keuangan atau Laporan Arus Kas. Dan ada juga laporan untuk pajak
dalam Surat Pemberitahuan Pajak dan Laporan khusus untuk Manajemen
Perusahaan.
2. Pengertian Manajemen
Penataan Manajemen merupakan hal yang universal dipakai oleh semua
bidang ilmu pengetahuan baik sosial maupun ilmu eksakta. Manajemen sering
diartikan sebagai pemimpin, namun dalam prakteknya manajemen itu tidak hanya
sebatas kepemimpinan tetapi mencakup bidang-bidang lain. Pengertian yang lebih
komplek didefinisikan oleh stoner (1992 ; 5) adalah sebagai berikut :
" Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
Pada perusahaan perorangan yang masih kecil skala operasinya,
kebanyakan pemilik itu sekaligus bertindak sebagai pengelola kegiatan
perusahaan (manajer).
Dalam situasi demikian fungsi akuntansi mungkin :
a. Hanya diselenggarakan secara informal saja
b. Hanya diselenggarakan sebagai bagian atau sub bagian dari fungsi-
fungsi yang lain, atau
c. Sama sekali diabaikan dan diselenggarakan hanya sekali setiap tahun,
pada saat informasi untuk tujuan fiskal diperlukan.
Tetapi dalam organisasi dengan skala operasi yang cukup besar, maka
pembagian wewenang, tugas dan tanggung jawab untuk mengelola
kegiatan-kegiatan sudah diperlukan sehingga timbullah apa yang disebut hierarki dalam
kepemimpinan perusahaan. Setiap tingkatan/ hierarki kepemimpinan merupakan
suatu rentangan kekuasaan dan tangung jawab dari pada fungsionaris tersendiri.
Dalam organisasi ini terdapat beberapa lapisan. Lapisan yang terendah adalah para
pekerja yang melakukan kegiatan primer organisasi; pada lapisan yang kedua
terdapat kepala bagian, penyelia (Supervisor); sedang dilapis tengah ada sejumlah
manajer; sementara dilapisan atas ada sejumlah kepala devisi, wakil direktur,
wakil direktur senior dan direktur utama yang secara bersama-sama biasa disebut
manajemen puncak (Top Management). Dan direktur utama akan melaporkan
kegiatan perusahaan kepada dewan direktur (komisaris) yang merupakan lapisan
tertinggi dari suatu organisasi. Adanya hierarki tersebut akan berhubungan erat
alternatif tindakan. Tindakan-tindakan yang dilakukan setiap fungsi manajemen
akan mencerminkan fungsi manajemen dalam mengelola perusahaan.
Dari definisi diatas bahwa Stoner menggunakan kata proses. Suatu proses
adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Dan proses tersebut terdiri dari
kegiatan-kegiatan manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan
dan pengawasan.
Secara umum manajer berarti setiap orang yang mempunyai tanggung
jawab atas bawahan dan sumber daya organisasi. Manajer dapat diklasifikasikan
menurut tingkatan mereka dalam suatu organisasi, yaitu :
1. Manajer Lini Pertama
Pada tingkat ini di dalam perusahaan setiap individu bertanggung jawab
atas pekerjaan orang lain. Manajer ini bertugas hanya mengarahkan pekerjaan
para tenaga operasional, dan mereka tidak memberikan supervise kepada
manajer-manajer lainnya.
2. Manajer Menengah
Manajer menengah mengarahkan kegiatan pekerjaan dan kegiatan para
manajer lainnya, tanggung jawab utamanya adalah mengarahkan kegiatan dan
pekerjaan dalam rangka penerapan kebijaksanaan perusahaan dan
menyeimbangkan tuntutan pihak atasan dengan kemampuan bawahannya.
3. Manajer Puncak
Terdiri dari satu kelompok kecil eksekutif perusahaan, dan bertanggung
Pada semua jenjang perusahaan semua orang harus terus mengambil
keputusan
dan memecahkan masalah. Bagi manajer, tugas pengambilan keputusan dan
pemecahan masalah merupakan bagian penting dari pekerjaan, akan tetapi
pengambilan keputusan itu memainkan peran sangat penting bila manajer terlibat
dalam perencanaan. Dalam suatu proses perencanaan, manajer memutuskan
hal-hal yang menyangkut tujuan dan peluang yang akan dikejar, sumber daya yang
akan digunakan, dan memutuskan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas
yang diperlukan.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan manajemen dalam mencapai
tujuan organisasi yang ditetapkan adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan, perencanaan proses dasar
dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan
dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan
memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan
keputusan-keputusan perencanaan.
Pengertian perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yng harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu
serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Adapun perencanaan didasarkan
atas 4 (empat) tahap dasar perencanaan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini
Rencana dapat dirumusakan untuk menggambarkan rencana kegiatan yang
lebih lanjut, dan merumuskan keadaan ini memerlukan informasi terutama
keadaan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan,
oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang
dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan
masalah. walaupun demikian, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta
ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari
proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan
berbagai alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan, penilaian alternatif tersebut
dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif
yang ada.
Pengorganisasian adalah :
1. Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi.
2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja
yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan.
3. Penugasan tanggung jawab tertentu, dan
4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu
untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
3. Pengarahan (Actuating)
Fungsi dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan para
karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Dan fungsi
ini melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan
kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi dan disiplin.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk
menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Pengawasan ini ada berupa pengawasan negatif dan pengawasan positif,
pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak
diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi kembali, sedangkan pengawasan positif
mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan
efisien.
1. Penetapan standar pelaksana
2. Menentukan ukuran-ukuran pelaksanaan
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkan dengan standar yang
telah ditetapkan
4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan
kegiatan menyimpang dari standar
Ada tiga alasan utama mengapa manajemen diperlukan, antara lain :
1. Untuk mencapai tujuan
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tugas-tugas yang saling
bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
B. Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi
PT. Jamsostek (Persero) sangat berbeda dengan perusahaan-perusahaan
lainnya dalam perkembangan usaha yang dijalankannya. PT. Jamsostek (Persero)
dalam perkembangan usahanya menuntut sistem pengelolaan informasi yang
akurat. Peranan akuntansi ditengah-tengah operasi perusahaan sangat memegang
peranan yang cukup penting. Karena tidak dapat dipungkiri bahwa untuk
menginformasikan tentang keadaan serta kendisi keuangan yang sekaligus
mencerminkan kinerja usaha yang ada pada PT. jamsostek (Persero) tidak lain
dengan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang baik, sesuai dengan definisi
"Akuntansi sebagai suatu kegiatan menghasilkan ikhtisar-ikhtisar, laporan-laporan tentang aktivitas pencarian dan pendayagunaan sumber-sumber ekonomi dalam perusahaan beserta hasilnya. Dengan kata lain, akuntansi menghasilkan gambaran visual tentang hasil pelaksanaan kegiatan dan keputusan-keputusan yang ditetapkan oleh manajemen".
Akuntansi merupakan suatu sistem informasi atas dasar mana manajemen
dan pembantu-pembantunya, bahkan para pelaksana kegiatan itu sendiri dapat
mengetahui, mengadakan evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan, dan akibat-akibat
dari kebijaksanaan-kebijaksanaan, serta rencana atau keputusan yang telah
ditetapkan.
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan. Informasi bisa diperoleh dari sistem informasi atau
disebut juga dengan processing system atau information general system. Ada dua
kategori dalam sistem informasi akuntansi ; yang pertama memberikan laporan
pada kelompok diluar perusahaan menurut persyaratan pelaporan yang ketat yang
ditetapkan oleh pihak-pihak yang berwenang dalam akuntansi dan pemerintah.
Yang kedua untuk operasi dan penggunaan manajerial yang didesain untuk
memberikan informasi dalam bentuk apapun yang diperluakn oleh manajer.
Kedua, kategori diatas memproses akuntansi dan memasok informasi
untuk mengawasi sumber daya perusahaan dan untuk mengevaluasi status dan
kemajuannya. Karena kedua jenis sistem diatas menggunakan transaksi yang
sama, satu kegiatan transaksi biasanya diperuntukkan bagi kedua sistem tersebut,
dan sering kali kedua sistem diatas membagi file data dan dokumen lainnya; dan
akibatnya timbul keruwetan dan tumpang tindih. Hal ini bisa berarti bahwa sistem
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaiatan dan
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran perusahaan yang dibentuk
dari unsur-unsur yang saling berhubungan dan saling melengkapi, misalnya antara
komponen-komponen komputer yang saling berhubungan antara perangkat keras
dan lunak yang saling melengkapi pula. Sementara informasi itu sendiri
didefinisikan menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000; 1 )
sebagai berikut;
" Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan
saat ini atau akan datang ".
Dari pengertian tersebut dapatlah kita simpulkan bahwa informasi
merupakan hasil dari proses pengumpulan data dan penyajian informasi dengan
menggunakan sistem informasi sesuai dengan pengertiannya menurut James A.
Hall (2001; 7) bahwa ;
" Sistem Informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para
pemakai" 2
Dari keseluruhan uraian diatas dapatlah dikemukakan bahwa tujuan
sistem informasi akuntansi adalah untuk mendukung keputusan manajerial dan
untuk mendukung tujuan tersebut diperlukan pengumpulan data dan penyimpanan
data yang relevan, pemrosesan yang tepat dan penyajian informasi yang tepat
Adapun sistem informasi akuntansi yang berkenaan dengan transaksi
keuangan, yaitu transaksi yang dapat diukur dalam bentuk uang. Sistem Informasi
Akuntansi menggunakan kerangka kerja yang sangat terstruktur yang mencakup
beberapa sub sistem dan biasanya menggunakan akuntansi pemasukan ganda
(double entry accounting) karena setiap transaksi keuangan mempertukarkan
sesuatu nilai uang untuk nilai uang lainnya, maka transaksi mempunyai kegandaan
(dualitas) dasar, yaitu ada sesuatu yang diberikan dan ada sesuatu yang diterima.
Mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi ada lima tugas yang
perlu diketahui yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data,
penyimpanan data dan pengadaan informasi. Selanjutnya tugas ini terdiri dari
serangkaian langkah-langkah yang disebut dengan siklus pemrosesan data dan
mengubah bentuk data dari berbagai sumber agar menjadi informasi yang berguna
bagi para pemakai.
Pamakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar yaitu
intern dan ekstern. Pemakai intern terutama para manajer, pemilik perusahaan,
karyawan sementara pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor,
kreditor, pemerintah, pemasok dan pelanggan. Kebutuhan akan informasi
akuntansi bervariasi yaitu tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau
terhadap fungsi yang mereka jalankan.
Dalam pemrosesan transaksi pertama sekali dilakukan pengumpulan data.
Data merupakan bahan yang akan diolah sistem. Data perlu dimanipulasi untuk
mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi
penyortiran, perhitungan dan pengiktisaran.
Pengiktisaran adalah data yang sudah disarikan, kemudian disintesiskan
menjadi bentuk total, sub total, rata-rata dan seterusnya. Seluruh data ini harus
disimpan dalam suatu tempat. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder
dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu data base.
Sebagian besar data dalam data base adalah data akuntansi.
Siklus akuntansi adalah merupakan sistem yang melakukan pengolahan
data dan mengahasilkan laporan keuangan yang dapat disajikan sebagai alat untuk
mendukung pelaksanaan pengambilan keputusan. Keadaan ini menunjukkan
bahwa akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang sering juga disebut
Sistem Informasi Akuntansi. Dengan demikian, akuntansi sebagai sistem
informasi dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan manajemen.
Dibawah ini akan dijelaskan proses pengambilan keputusan manajemen baik
secara teori maupun aplikasi/pelaksanaan dari perusahaan.
C. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan merupakan tanggapan manajemen terhadap permasalahan dan
berusaha mencapai keadaan yang diinginkan dengan proses tertentu dimana dalam
pengambilan keputusan tersebut memerlukan pemikiran dan pertimbangan.
Adapun langkah-langkah yang dapat diambil manajemen dalam proses
pengambilan keputusan agar dapat menghasilkan keputusan yang dinilai dan
berkualitas serta dapat menghindari penyesalan di kemudian hari adalah sebagai
berikut :
Beberapa masalah manajemen tertentu mungkin sukar untuk
didefinisikan. Bahkan di dalam organisasi kecil, masalahnya tidak selalu dapat
diketahui sebelum akhirnya menjadi ancaman bagi organisasi. Sistem Informasi
Akuntansi juga harus berperan mambantu organisasi dalam mengidentifikasikan
masalah dikesempatan luar. Untuk itu sebuah inteligen dapat dirancang secara
sistematis mampu memantau perubahan lingkungan dan melaporkan terjadinya
perubahan berarti serta dapat menunjukkan adanya kesempatan pada organisasi
yang bersangkutan. Suatu sistem intelegen tentu sama pentingnya untuk
mendeteksi bagaimana organisasi akan mengalami kerusakan disebabkan oleh
perubahan lingkungan yang tidak terdeteksi.
B. Membantu Alternatif
Setelah masalah berhasil diidentifikasi, seseorang manajer biasanya harus
mencari informasi tambahan yang berguna untuk menganalisanya. Sejumlah besar
informasi mungkin sudah ada didalam file komputer, namun demikian informasi
tambahan berupa informasi tidak terkomputerisasikan biasanya tetap diperlukan.
waktu pencarian mungkin penting artinya, baik dalam jumlah waktu manajer yang
digunakan untuk melakukan pencarian walaupun waktu yang hilang pada saat
sebelum informasi diperoleh. Proses pencariaan ini menyelidiki lingkungan
internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan informasi yang biasa
digunakan dalam membuat alternatif yang kemungkinan besar dapat terjadi.
alternatif-alternatif yang ada harus dinilai dan dibandingkan untuk melihat
alternatif mana yang paling menguntungkan. Ini menjelaskan arti pentingnya
sasaran dan tujuan, karena dalam pemilihan sebuah alternatif, pengambilan
keputusan sebaiknya dituntun oleh tujuan dan sasaran yang dibuat sebelumnya.
Hubungan alternatif dan hasil didasarkan pada tiga kondisi, yaitu :
1) Kepastian (Certainty)
Pengambilan keputusan memiliki pengetahuan lengkap atas akibat dari
setiap alternatif.
2) Resiko (Risk)
Pengambilan keputusan memiliki beberapa perkiraan kemungkinan akibat
dari setiap alternatif yang tersedia.
3) Ketidakpastian (Uncertainty)
Pengambilan keputusan secara mutlak tidak pasti ada pengetahuan atas
kemungkinan hasil dari setiap alternatif.
4) Pemilihan Alternatif
Memilih usulan alternatif pemecahan termasuk mensintesiskan dengan
menganalisis data dari sumber sehingga diperoleh analisis perbandingan
biaya/manfaat.
Tujuan dari pada pemilihan ini untuk mancapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya dengan memecahkan sebuah masalah. Sebuah keputusan
dimana pengambilan keputusan berusaha memilih alternatif yang dapat
menghasilkan pencapaian tujuan.
D. Implementasi Keputusan
Implementasi keputusan merupakan puncak dari proses pemecahan
masalah manajerial, yang hampir sepenuhnya bergantung pada penilaian manajer.
Sebuah keputusan harus diimplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan.
Implementasi yang salah akan merugukan sebuah keputusan yang baik. Karena
implementasi melibatkan orang dalam sebagian besar situasi dan keunggulan
keputusan itu dapat dilihat dari perilaku orang yang dipengaruhi oleh keputusan
itu.
Berikut di gambarkan langkah-langkah yang baik dalam pengambilan
keputusan yang memiliki kualitas, adalah sebagai berkut :
Mengenal dan Mendefinisikan masalah
Menentukan rangkaian tindakan alternatif
kondisi tidak pasti
berisiko
kondisi pasti Mengevaluasi alternatif
Melaksanakan keputusan yang dipilih
Manajemen yang aktif melakukan pengukuran hasil-hasil secara periodik
untuk menilai kinerja akan dapat menganalisa apakah hasil-hasil yang dicapai
tersebut telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Jika
hasil-hasil yang telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan maka
berbagai perubahan harus dilakukan dalam pemilihan solusi. Sudah seharusnya
sistem pengendalian dan penilaian meyakinkan bahwa hasil-hasil yang sebenarnya
konsisten dengan hasil-hasil yang direncanakan sesuai dengan keputusan
manajemen.
Pada PT. Jamsostek (Persero) proses pengambilan keputusan yang
diterapkan adalah sebagai berikut :
A. Keputusan berdasarkan analisa data yang dihasilkan sesuai dengan
bidangnya masing-masing.
B. Keputusan umumnya bersifat kolektif khususnya untuk yang bersifat
policy/prinsip.
C. Keputusan adalah secara berjenjang sesuai dengan tingkat kepentingannya.
Keputusan yang dibuat berdasarkan analisa data yang dilakukan sesuai
dengan bidangnya masing-masing adalah cara yang dibuat oleh manajemen PT.
Jamsostek (Persero) didalam rangka untuk memudahkan pengklasifikasian
keputusan tersebut dengan tujuan agar tidak terjadi pengambilan keputusan yang
bersifat tumpang tindih. Disamping itu manajemen ingin agar dapat melaksanakan
operasional secara efektif sehingga departemen-departemen yang ada dapat
Manajemen mengambil keputusan yang bersifat policy (kebijaksanaan
manajemen) dan prinsipil. Ini gunanya adalah untuk mengintegrasikan elemen
yang ada didalam perusahaan agar tetap memenuhi prosedur yang telah
direncanakan sebelumnya di dalam mencapai tujuan perusahaan.
Pemantauan lingkungan yang disusun perusahaan harus dapat digunakan
untuk memahami fenomena-fenomena yang terjadi pada berbagai tingkat. Jadi
sistem informasi akuntansi yang harus mampu menyediakan informasi yang
diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas
yang sesuai sehingga keputusan yang diambil perusahaan ini tidak salah.
Pada PT. Jamsostek (Persero) pengumpulan data akuntansinya pada
bagian akuntansi. Bagian akuntansi mengolah data-data yang masuk dan output di
bidang akuntansi tersebut merupakan informasi-informasi yang disalurkan untuk
kemudian pada manajemen yang membutuhkan informasi tersebut.
Informasi-informasi tersebut berupa laporan manajemen setiap bulannya maupun
tiap tahun. Laporan tersebut meliputi :
1. Laporan Bulanan, terdiri dari :
a. Neraca
b. Laporan Laba Rugi
c. Laporan rincian biaya
d. Laporan perputaran uang
2. Laporan tahunan, terdiri dari :
a. Listing voucher
c. Buku harian rekapitulasi
d. Rekapitulasi memorial
e. Kartu buku besar
f. Neraca lajur
g. Realisasi anggaran
h. Bunga Jaminan Hari Tua (JHT)
i. Daftar/ saldo deposito
j. MIS Keuangan, akuntansi dan investasi
k. Lampiran laporan
Manajemen melihat dan melakukan pengecekan terhadap penjualan
tersebut dengan melihat bukti transaksi (dokumen) berupa bukti dasar
pembukuan, sehingga manajemen dapat mengambil keputusan untuk
mengendalikan biaya tersebut.
Pihak manajemen mengambil keputusan berdasarkan neraca yang dikirim
oleh bagian akuntansi. Dengan neraca manejerial dapat mengetahui gambaran
mengenai perusahaan, sehingga dalam menentukan anggaran dan rencana tersebut
dapat tercapai. Di samping itu juga manajemen melihat laporan bulanan yang
disusun bagian keuangan.
Dalam proses penyusunan rencana dan anggaran, sistem informasi
akuntansi memegang peranan sangat penting. Agar pelaksanaan kegiatan dapat
terarah dan tidak menyimpang dari standar yang telah ditetapkan, maka
Proses atau cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan
keputusan adalah sebagai berikut :
1. Menerima neraca dari bagian akuntansi.
2. Menerima laporan bulanan yang disusun oleh bagian keuangan.
3. Membuat anggaran dan membandingkannya dengan realisasi (pendapatan dan
biaya).
4. Melihat modal perusahaan saat ini.
5. Belajar dari tahun sebelumnya.
6. Melihat tenaga kerja, yaitu analisa dalam laporan kinerja.
7. Melihat tingkat kesehatan perusahaan ditinjau dari laporan keuangan,
operasional, administrasi dan strategi.
Untuk proses lebih lanjut dalam pengambilan keputusan setelah
mempelajari dan mengidentifikasi masalah maka Direktur Pelaksana bisa
mengambil keputusan melalui rapat (pertemuan) dengan kepala-kepala bagian.
Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang baik maka
keputusan-keputusan mengenai alokasi biaya dapat diselenggarakan dengan tepat
dan teratur. Sehingga menghasilkan keputusan-keputusan yang tepat dalam
penentuan anggaran dan rencana perusahaan, menciptakan efisiensi dan efektifitas
dalam pelaksanaannya serta mampu menghadapi persaingan ekonomi dewasa ini.
Perusahaan sangat membutuhkan informasi yang tepat dan akurat,
terutama informasi yang dapat menjelaskan setiap kegiatan perusahaan. Informasi
tersebut akan sangat berguna dan bermanfaat untuk melihat sebatas mana target
