PERENCANAAN STRATEGY MANAGEMENT FOR IT
SERVICES PADA PPTI STIKOM SURABAYA
MENGGUNAKAN ITIL VERSI 3
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
RANDY HODIANTO 12410100001
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
viii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Layanan Sistem dan Teknologi ... 5
2.2 IT Services Management ... 6
2.3 Information Technology and Infrastructure Library ... 7
2.4 Service Strategy ... 8
2.5 IT Service Portfolio ... 10
2.6 Analisis Strength, Weakness, Opportunity, and Threat ... 11
2.7 4P’s Strategy ... 14
ix
3.1 Tahap Awal ... 17
3.1.1 Studi Literatur ... 17
3.1.2 Wawancara ... 18
3.1.3 Observasi ... 18
3.2 Tahap Pengembangan ... 19
3.2.1 Strategy Assessment ... 20
3.2.2 Strategy Generation ... 23
3.2.3 Forum Group Discussion ... 25
3.3 Tahap Akhir ... 26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 28
4.1 Tahap Awal ... 28
4.1.1 Studi Literatur ... 28
4.1.2 Wawancara ... 29
4.1.3 Observasi ... 31
4.2 Tahap Pengembangan ... 31
4.2.1 Strategy Assessment ... 31
4.2.2 Strategy Generation ... 41
4.2.3 Forum Group Discussion ... 54
4.3 Tahap Akhir ... 54
4.3.1 Kebutuhan Layanan TI ... 55
4.3.2 Strategi Layanan TI ... 58
4.3.3 Kebijakan Layanan TI ... 61
4.3.4 Hasil Pembahasan ... 66
x
5.1 Kesimpulan ... 71
5.2 Saran ... 71
DAFTAR PUSTAKA ... 72
1 1.1 Latar Belakang
Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi (PPTI) merupakan salah satu bagian di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (Stikom Surabaya) yang memiliki peran dalam menjamin jalannya Sistem dan Teknologi Informasi (STI) di dalam perusahaan untuk mendukung jalannya proses bisnis. PPTI mempunyai tanggung jawab mengembangkan dan menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung proses bisnis, oleh karena itu di dalam PPTI terdapat tiga bagian yang memiliki peran masing-masing mulai dari bagian pengembangan infrastruktur jaringan, pengembangan sistem informasi, dan manajemen website. Fungsi utama dari PPTI sendiri yaitu mendukung Stikom Surabaya untuk menciptakan corporate yang sehat dan produktif, menghasilkan pengembangan dan karyawan inovatif sesuati bidang kajian dan kompetensi, dan meningkatkan kualifikasi dan kompetensi sumber daya manusia.
2
dengan kebutuhan pengguna yaitu sivitas, sehingga dapat mendukung tercapaianya tujuan bisnis. Rumusan tersebut dapat berupa utility dan warranty
yang bisamembantu PPTI dalam memahami layanan TI yang seharusnya didapatkan oleh pengguna, dan bagaimana pengguna mendapatkan layanan TI tersebut. Saat ini, rumusan tersebut belum dimiliki oleh PPTI. Rumusan strategi dan taktik mengelola layanan STI disusun dengan merencanakan proses strategy management for IT services yang mengacu pada standar ITIL versi 3(ITIL v3).
Dampak yang terjadi bagi PPTI tidak bisa memberikan pelayanan TI yang maksimal karena PPTI sebagi penyedia layanan tidak memahami target pasar, positioning, tujuan, dan kebijakan pengolahan TI yang terdapat dalam sebuah layanan TI, dan tidak mengetahui cara penyampaian layanan TI tersebut. strategy management for IT services dilakukan untuk merumuskan strategi layanan TI agar manajemen layanan TI menjadi aset strategis organisasi. Hasil akhir dari perumusan tahapan ini yaitu berupa paket-paket layanan TI yang ditawarkan serta strategi, taktik, dan operasional layanan TI.
1.2 Perumusan Masalah
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang dibahas dalam perancangan ini:
1. Perencanaan strategy management for IT services menggunakan standar ITIL Service Strategy v3 edisi 2011
2. Proses perencanaan strategy management for IT services difokuskan pada lima layanan TI, yang meliputi Sicyca, StikomApps, Brilian, jaringan kabel, dan jaringan nirkabel.
3. Proses perencanaan strategy management for IT services difokuskan pada layanan TI untuk jaringan internet yang bersifat internal (pengelolaan jaringan di dalam Stikom Surabaya).
4. Proses perencanaan strategy management for IT services dilakukan hanya pada tahap strategy assessment, dan strategy generation.
1.4 Tujuan
Tujuan dalam penelitian ini yaitu merancang dokumen manajemen strategi untuk layanan TI yang berisi strategi, taktik, operasional layanan TI, dan kebijakan yang akan diterapkan pada bagian PPTI Stikom Surabaya menggunakan
ITIL v3.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini dibagi menjadi bab-bab dengan rincian sebagai berikut :
4
Pada bab ini dijelaskan latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan landasan teori yang digunakan untuk mendukung penyelesaian masalah yang meliputi antara lain Layanan STI, ITIL, IT Services Portfolio, IT Services Management, Service Strategy, Analisis SWOT, 4P’s Strategy.
BAB III METODE PENELITIAN
Dalam bab ini dijelaskan tahap-tahap yang dilakukan dalam penyelesaian tugas akhir mulai dari tahap awal, tahap pengembangan, dan tahap akhir. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan hasil yang diperoleh dari analisis yang telah dilakukan dalam metode penelitian untuk menghasilkan dokumen manajemen strategi yang sesuai dengan PPTI dan ITIL V3.
BAB V PENUTUP
5 2.1 Layanan Sistem dan Teknologi
Menurut Evans dan Macfarlane (2001), Layanan Sistem dan Teknologi Informasi (STI) merupakan suatu komposit terpadu yang terdiri atas sejumlah komponen, seperti proses manajemen, hardware, software, fasilitas, dan orang yang menyediakan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan manajemen. Layanan Sistem dan Teknologi Informasi (STI) merupakan layanan yang berasal dari penggunaan fasilitas yang mendukung akses informasi kepada pengguna dalam proses bisnis melalui penciptaan, manajemen, dan optimalisasi.
6
2.2 IT Services Management
Layanan atau service yaitu cara memberikan nilai tambah kepada pengguna dengan menyediakan fasilitas agar pengguna dapat mencapai keinginannya (Cannon, 2011). Fasilitas yang dimaksud oleh layanan yaitu berupa peningkatan performa dari kegiatan yang terkait dan menurunkan dampak yang terjadi. Batasan yang dimaksud yaitu mulai dari terbatasnya teknologi yang digunakan, kurangnya biaya atau kapasitas, regulasi dan lainnya. Hasil akhir dari pelayanan ini yaitu meningkatkan probabilitas agar tujuan akhir dapat tercapai.
Biaya tentunya harus dikelola dengan baik agar pelayanan dapat berjalan dengan baik. Biaya pelayanan jika digambarkan dalam bentuk finansial menjadi
Return on Investment (ROI) dan Total Cost of Ownership (TCO). Biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan suatu pelayanan tentunya diperhatikan oleh pengguna, karena dari biaya yang dikeluarkan dan layanan yang diberikan oleh penyedia layanan tentunya dapat terlihat nilai tambah yang dirasakan oleh pengguna. Selain itu pengguna juga memperhatikan bagaimana penyedia layanan menawarkan layanan STI.
Dalam hal pelayanan, tentunya kepuasan pengguna juga perlu untuk diperhatikan. Kendala yang sering dihadapi oleh penyedia layanan ketika memperhatikan kepuasan pengguna yaitu permintaan yang terus berubah seiring dengan jalannya waktu, dan penyedia layanan merasa kesulitan untuk mengikuti perubahan tersebut. Pelayanan dikategorikan menjadi 3, yaitu:(1) Core Services, (2) Enabling Services, (3) Enhancing Services.
hidup yang perlu diatur dan dipertimbangkan dalam bentuk desain strategi dan transisi operasi untuk perbaikan berkelanjutan. Input dalam manajemen layanan STI adalah sumber daya dan kemampuan yang mewakili aset penyedia layanan. Sedangkan outputnya adalah layanan yang memberikan nilai kepada pengguna
Manajemen layanan STI yang efektif itu sendiri merupakan aset strategis dari penyedia layanan yang menyediakan kemampuan untuk melaksanakan bisnis utama dalam memberikan nilai kepada pengguna melalui pemenuhan kepuasan pengguna yang ingin dicapai. Sistem manajemen pelayanan yang efektif dapat dicapai dengan menerapkan Best practice yang telah terbukti dapat meningkatkan efektivitas kinerja. Best practice yang baik dapat datang dari berbagai sumber, bisa berasal dari kerangka kerja yang umum (seperti ITIL, COBIT dan CMMI), standar (seperti ISO / IEC 20000 dan ISO 8100), dan pengetahuan milik individu dan organisasi (Cartlidge, 2007).
2.3 Information Technology and Infrastructure Library
8
Dalam fokusnya untuk perbaikan kualitas TI yang diberikan, terbentuk sebuak siklus hidup dalam ITIL seperti pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 ITIL Service Lifecycle (Sumber : ITIL.org)
2.4 Service Strategy
Service Strategy merupakan salah satu tahapan di dalam siklus hidup ITIL, dimana Service Strategy memberikan panduan kepada pengimplementasi IT Service Management (ITSM) tentang bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai sebuah kemampuan organisasi dalam memberikan, mengelola, ataupun mengoperasikan layanan TI tetapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan. Selain itu, Service Strategy juga mendefinisikan bagaimana penyedia layanan akan memanfaatkan layanan untuk mencapai hasil akhir bisnis sesuai dengan keinginan dari pengguna dan penyedia layanan.
Dalam Service Strategy, terdapat lima proses untuk menentukan layanan TI yang menjadi acuan untuk mencapai hasil akhir bisnis, yaitu:
dengan layanan yang diberikan. Tujuannya adalah agar penyedia layanan dapat mengetahui layanan apa saja yang akan diberikan kepada pengguna dan bagaimana cara penyedia layanan untuk memberikan layanan tersebut kepada pengguna.
2. Service Portfolio Management (Manajemen Service Portfolio) merupakan proses pengelolaan ITService Portfolio yaitu pengelompokan pelayanan yang akan digunakan oleh penyedia layanan dan bagaimana pelayanan yang digunakan tersebut berjalan (siklusnya). Tujuannya adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki layanan TI yang seimbang dengan tujuan bisnis yang dicapai.
3. Financial Management (Manajemen finansial layanan TI) merupakan proses pengelolaan sumber daya yaitu mengenai keuangan untuk memastikan bahwa penggunaan sumber daya sesuai untuk mencapai tujuan. Dalam proses ini, semua departemen dalam perusahaan ikut terlibat dalam proses manajemen finansial. Tujuan dari proses ini yaitu menyesuaikan biaya yang digunakan pelaksanaan layanan untuk memenuhi strategi.
4. Demand Management (Manajemen permintaan) merupakan proses untuk memahami, mengantisipasi, dan mempengaruhi permintaan pengguna untuk pelayanan dan kapasitas yang disediakan untuk memenuhi permintaan tersebut. Tujuannya adalah Memastikan bahwa permintaan pengguna dapat ditampung oleh kapasitas yang dimliki oleh perusahaan.
10
Menciptakan hubungan bisnis antara penyedia layanan dan pengguna yang berdasarkan kebutuhan pengguna, dan (2) Identifikasi kebutuhan pengguna, dan (3) Memastikan perubahan kebutuhan bisnis dapat diikuti oleh penyedia layanan.
Proses perencanaan dilakukan pada proses pertama yaitu strategy management for IT services. Pada proses ini dilakukan pendefinisian mengenai jenis-jenis layanan TI apa saja yang akan diberikan kepada pengguna, dan bagaimana cara penyedia layanan TI menyampaikannya. Hasil akhir dari proses ini yaitu berupa strategi, taktik, dan operasional layanan TI. Ada 2 tahap yang dilakukan untuk menghasilkan hal tersebut, yaitu:
1. Strategy Assessment, dimana tahap ini melakukan pendefinisian kondisi layanan yang ada saat ini, dan perubahan apa saja yang akan memiliki dampak bagi penyedia layanan.
2. Strategy Generation, dimana tahap ini melakukan penentuan perspektif,
positioning, rencana dari penyedia layanan yang digunakan untuk membentuk strategi yang membantu penyedia layanan mencapai tujuan bisnis.
3. Strategy Execution, dimana tahap ini melakukan eksekusi strategi yang akan diterapkandi dalam perusahaan untuk menggantian portfolio yang sebelumnya sudah terbentuk.
2.5 IT Service Portfolio
IT Service Portofolio merupakan dokumen terstruktur yang terdiri atas 3 komponen, yaitu:
1. Service Pipeline yang merupakan jenis-jenis layanan TI yang masih dalam fase pertimbangan atau pengembangan, tetapi belum disediakan bagi pengguna.
2. Service Catalogue merupakan jenis-jenis layanan TI yang aktif, termasuk pelayanan yang dalam pengembangan namun bisa diimplementasikan. Jenis-jenis layanan TI yang masuk ke dalam kategori ini merupakan layanan TI yang telah diperhitungan biaya dan resikonya.
3. Retired Services merupakan jenis-jenis layanan TI yang sudah tidak dipergunakan lagi, layanan TI yang ada di kategori ini masih digunakan pada pengguna yang pernah menerima layanan TI tersebut atau pengguna yang memiliki perjanjian.
2.6 Analisis Strength, Weakness, Opportunity, and Threat
12
Gambar 2.2 Diagram Analisis SWOT (Sumber:Freddy Rangkuti, 2006)
1. Kuadran I: dimana kuadran ini merupakan kondisi yang merupakan keunggulan perusahaan karena perusahaan dapat memanfaatkan Strength dan
Opportunity. Strategi yang ada pada kuadran ini lebih kearah pertumbuhan agresif karena pertumbuhannya didukung kekuatan dan peluang yang merupakan keunggulan dari perusahaan.
2. Kuadran II: Kuadran ini merupakan kondisi dimana perusahaan memiliki kekuatan, namun juga ada ancaman yang harus dihadapi. Strategi yang digunakan dalam kuadran ini yaitu strategi diversifikasi, dimana kekuatan dari perusahaan digunakan untuk menghindari ancaman yang mungkin terjadi.
3. Kuadran III: Kuadran ini merupakan kondisi perusahaan memiliki peluang di dalam persaingan, namun kelemahan perusahaan menjadi kendala bagi perusahaan untuk menggunakan peluang tersebut untuk berkembang.
kondisi perusahaan yang menjadi kendala, namun disatu sisi ada ancaman yang harus dihadapi.
Kuadran yang dihasilkan dari analisis SWOT menunjukkan posisi perusahaan saat ini yang didapatkan melalui perhitungan matriks Internal Factors Analysis Summary (IFAS) dan matriks External Factors Analysis Summary
(EFAS). Menurut Rangkuti (2006), faktor kekuatan dan kelemahan yang digunakan untuk analisis SWOT berjumlah antara lima hingga sepuluh faktor agar perusahaan atau penyedia layanan dapat lebih fokus pada faktor-faktor yang teridentifikasi. Sehingga pada penelitian ini, jika faktor SWOT yang teridentifikasi lebih dari lima maka akan dilakukan seleksi berdasarkan prioritas dari penyedia layanan. Kemudian dilakukan pembentukan Matriks IFAS dan EFAS merupakan matriks yang digunakan untuk menyimpulkan dan mengevaluasi setiap faktor internal dan eksternal Menurut David (2011), ada 5 langkah dalam pembuatan matriks tersebut antara lain:
1. Susun faktor-faktor yang teridentifikasi sebagai kekuatan dan kelemahan (internal) atau peluang dan ancaman (eksternal).
2. Berikan bobot pada setiap faktor mulai dari 0 yang berarti tidak penting hingga 1 yang berarti sangat penting. Bobot dari kekuatan atau peluang cenderung lebih tinggi daripada kelemahan atau ancaman. Total bobot dari semua faktor yaitu 1.
14
4. Kemudian bobot dan rating dikalikan untuk mendapatkan skor
5. Jumlah semua skor dari setiap faktor sehingga menghasilkan skor organisasi.
2.7 4P’s Strategy
Strategi 4P (The Four Ps of Strategy) dikenalkan oleh Mintzberg pada tahun 1994 dimana bentuk strategi tersebut merupakan bentuk yang sangat penting ketika melakukan pembentukan strategi. Maksud dari strategi 4P yang dibuat oleh Mintzberg, yaitu:
1. Perspective
Perspektif mendefinisikan visi dan arahan dari organisasi. Perspektif dari sebuah strategi menunjukkan bisnis yang sedang dituju oleh perusahaan, bagaimana cara penyampaiannya kepada customer, bagaimana interaksinya, dan bagaimana penyediaannya.
2. Positions
Posisi mendefinisikan bagaimana perusahaan agar bersaing dengan eksternal perusahaan (penyedia layanan lainnya) dalam pasar. Posisi menjelaskan atribut dan kapabilitas dari penyedia layanan yang merupakan keunggulan yang membedakan dengan penyedia layanan lainnya.
3. Plans
Rencana berisi tentang bagiamana penyedia layanan akan melakukan masa transisi dari kondisi yang ada saat ini menjadi konsisi yang ingin dicapai, dimana rencana berisi tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan untuk mencapai perspective dan position.
16 BAB III
METODE PENELITIAN
Pada penelitian ini ada 3 tahap yang dilewati yaitu: (1) tahap awal, (2) tahap pengembangan, dan (3) tahap akhir. Pada tahap awal dilakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk melaksanakan tahap pengembangan, pada tahap pengembangan dilakukan pengolaan data yang telah didapat melalui metode-metode yang sudah dijelaskan dan pada tahap akhir dijelaskan mengenai apa saja yang dihasilkan dari proses pengelolaan data. Tahapan metode penelitian yang digunakan dapat dilihat pada gambar 3.1.
Metode Penelitian
18
3.1 Tahap Awal
Pada tahap awal dilakukan pengumpulan data yang nantinya akan mendukung pembuatan rumusan layanan yang nantinya akan dikembangkan untuk perumusan lebih detil layanan-layanan yang dapat diberikan oleh penyedia layanan kepada pengguna dan menjadi dokumen yang membantu penyedia layanan mencapai tujuan bisnis. Proses pada tahap awal dapat dilihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Tahap Awal Penelitian
3.1.1 Studi Literatur
mendalam mengenai hal yang berhubungan dengan solusi, yaitu: (1) Framework
ITIL v3, (2) IT Service Management, (3) ITIL Service Strategy, (4) Strategi Management for IT Services, (5) IT Service Portfolio.
3.1.2 Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengajukan pertanyaan yang telah dirumuskan sebelumnya untuk mendapatkan data-data yang tidak bisa terlihat pada saat melakukan observasi, wawancara dilakukan dengan beberapa personil dari pihak PPTI, mulai dari Kepala Bagian PPTI dan masing-masing karyawan yang berkeja di bagian PPTI (jaringan dan sistem informasi). Wawancara dilakukan untuk mengetahui proses bisnis dari PPTI. Wawancara juga dilakukan untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh PPTI, sehingga dapat memperjelas solusi yang diberikan kepada bagian PPTI. Hasil dari wawancara berupa: (1) Profil PPTI, (2) Visi, Misi, dan Tujuan PPTI, (3) Proses bisnis di dalam PPTI, (4) Kendala yang dihadapi PPTI, (5) Kebutuhan PPTI
Wawancara dengan pihak penyedia layanan (PPTI) dilakukan dengan Kepala Bagian secara langsung, atau dengan anggota PPTI disesuaikan dengan informasi yang dibutuhkan untuk proses pengembangan.
3.1.3 Observasi
20
3.2 Tahap Pengembangan
Strategy Management for IT Services merupakan proses untuk mengelola strategi layanan TI di dalam perusahaan dan digunakan agar manajemen layanan TI dapat menjadi aset strategis organisasi. Tujuan utama dari Service Strategy
yaitu membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. Adapun tujuan dari proses Strategy Management for IT Services, yaitu:
1. Analisis lingkungan internal dan eksternal
2. Analisis batasan-batasan yang menjadi rintangan untuk mencapai tujuan bisnis, penyampaian layanan dan pengelolaannya, dan mendefinisikan bagaimana menghilangkan batasan tersebut.
3. PPTI dapat mengetahui tingkat layanan TI yang diberikan sehingga dapat bersaing
4. PPTI menghasilkan dokumen perencanaan strategi
5. Rencana strategik diubah kedalam bentuk rencana taktis dan operasional untuk unit organisasi
6. Memastikan perubahan strategi sesuai dengan lingkungan internal dan eksternal
Strategy Management for IT Services terdiri atas tiga tahap yaitu Strategy Assessment, Strategy Generation, dan Strategy Execution namun pada penelitian ini hanya dilakukan pada tahap Assessment dan Generation. Strategy Execution
diterapkan dan berjalan. Proses pada tahap assessment dan generation dapat terlihat pada gambar 3.3.
Tahap Pengembangan
Gambar 3.3 Tahap Pengembangan
3.2.1 Strategy Assessment
Proses strategy assessment dilakukan untuk mendefinisikan kondisi layanan PPTI saat ini, dan perubahan apa saja yang akan memiliki dampak bagi PPTI kedepannya. Selain itu, proses ini juga akan menunjukkan batasan yang menghalangi PPTI untuk menyediakan layanan yang dapat membantu untuk mencapai tujuan bisnis, atau untuk beradaptasi terhadap perubahan.
22
digunakan untuk mendefinisikan strategi yang diterapkan. Strategy assessment
terdiri atas 5 proses, yaitu:
1. Analisis Lingkungan Internal
Analisis lingkungan internal dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari PPTI. Pada penelitian ini menggunakan metode analisis
Strength, Weakness, Oppotunity, and Threat (SWOT). Identifikasi fakor SWOT dilakukan berdasarkan 4 aspek yaitu Infrastruktur, orang, aplikasi, dan informasi. Setelah identifikasi faktor lingkungan internal dilakukan, setiap faktor diberi bobot dan rating.
Pemberian nilai untuk setiap faktor dilakukan dengan cara memberikan bobot yang menunjukkan tingkat kepentingan faktor tersebut terhadap PPTI, bobot dimulai dari 0 (tidak penting) hingga 1 (sangat penting). Total bobot dari seluruh faktor internal tidak boleh melebihi 1. Setelah bobot, dilanjutkan dengan rating dimana rating yang menunjukkan dampak yang terjadi terhadap perusahaan dari setiap faktor tersebut. Rating diberikan antara 1 dan 4. Bobot dan rating tersebut dikalikan untuk menghitung skor dari setiap faktor yang kemudian ditotal keseluruhannya.
perusahaan dan memiliki keunggulan tersendiri dalam persaingan. Rating dalam kelemahan atau ancaman memiliki sifat yang terbalik, semakin besar nilai ratingnya semakin buruk dampak yang dialami.
2. Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis lingkungan eksternal dilakukan untuk mengetahui peluang dan ancaman yang dapat diketahui dengan analisis SWOT. Faktor peluang dan ancaman diidentifikasi berdasarkan tren TIK, lingkungan, pesaing, ekonomi, dan lainnya. Seperti pada analisis lingkungan internal, setiap peluang dan ancaman diberi bobot yang menunjukkan prioritas dari setiap faktor tersebut dan rating sebagai dampak yang dihadapi oleh PPTI.
3. Mendefinisikan Ruang Pasar
Setelah melakukan analisis lingkungan internal dan lingkungan eksternal, dilakukan pendefinisian ruang pasar yang didukung oleh faktor kekuatan dan peluang untuk mengembangkan layanan yang disediakan atau layanan baru yang memiliki potensi untuk mendukung proses bisnis Stikom Surabaya. Mendefinisikan ruang pasar dilakukan untuk mengetahui peluang pasar yang memiliki potensial untuk membantu Stikom Surabaya dalam mencapai tujuan bisnis. Selain itu ruang pasar juga digunakan untuk mengetahui siapa saja yang menjadi target pasar yang berupa pengguna dari layanan yang disediakan oleh PPTI.
4. Identifikasi Faktor Strategis Industri
24
strategis industry dimana faktor tersebut dipengaruhi kebutuhan pengguna, tren bisnis, kompetisi, undang-undang, standarr, supplier, teknologi, dan praktek terbaik perusahaan. Faktor strategis tersebut juga dapat digunakan untuk menentukan aset apa saja yang digunakan untuk mencapai keberhasilan dari strategi.
5. Penetapan Tujuan
Tujuan yang merupakan hasil akhir dari proses strategy assessment, dimana tujuan tersebut dicapai dengan strategi. Tujuan memberikan fasilitas yaitu pengambilan keputusan yang konsisten, meminimalisir konflik, dan mendukung PPTI untuk pencapaian visi dan misi.
3.2.2 Strategy Generation
Setelah proses strategy assessment dilakukan setelah objektif strategi telah didefinisikan, dapat dilakukan penerapan strategi secara actual untuk pencapaian tujuan menggunakan strategi 4P yang meliputi: (1) Perspective, (2)
Position, (3) Plan, (4) Pattern. Dari hasil strategy assessment, dilakukan proses selanjutnya yaitu strategy generation dimana di dalam proses ini terdapat 4 tahapan, yaitu:
1. Penentuan Perspektif
dilakukan untuk menyelaraskan pemikiran dari penyedia layanan dengan agenda yang akan dilakukan (tujuan yang dicapai).
2. Penentuan Posisi
Proses ini bertujuan untuk mendefinisikan layanan yang akan disediakan dan menunjukkan perbedaan spesifik dengan layanan yang diberikan oleh pihak lainnya. Posisi dari penyedia layanan dapat ditentukan berdasarkan kebijakan mengenai layanan yang diberikan, kepada siapa dan seberapa jauh layanan tersebut diberikan.
3. Pembuatan Rencana
Proses ini berfungsi untuk mengidentifikasi rencana yang akan digunakan untuk mencapai tujuan, visi, dan posisi. Rencana digunakan untuk mendeskripsikan bagaimana perusahaan akan mencapai suatu titik dan berlanjut ke titik yang lain dalam suatu skenario yang spesifik. Rencana untuk mencapai tujuan dibuat dengan melakukan analisis matriks IFAS dan EFAS yang kemudian ditentukan posisi penyedia layanan saat ini. Setelah posisi penyedia layanan dalam analisis IFAS dan EFAS diketahui, pembuatan rencana dilakukan dengan pembentukan sebuah matriks yang berisi mengenai penggabungan Strength, Weakness, Opportunity, dan Threat diterapkan ke dalam sebuah strategi.
4. Adopsi Pola Tindakan
26
merupakan salah satu cara untuk menangani masalah perusahaan yang bersifat dinamis sehingga strategi perlu dilakukan penguatan, dan diterapkan. Pola tindakan tersebut berupa aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan untuk mencapai strategi yang memenuhi tujuan yang dicapai.
Setiap hasil dari analisis yang telah dilakukan dalam proses strategy assessment dan strategy generation, perlu dilakukan klarifikasi bahwa setiap analisis yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan standar yang digunakan yaitu ITIL. Klarifikasi juga dilakukan dengan cara melakukan
forum group discussion dengan personil dari bagian PPTI atau seluruh personil PPTI yang berkaitan dengan analisis yang dilakukan, sehingga dari hasil diskusi tersebut dapat dipastikan bahwa analisis yang dibuat sesuai dengan tujuan bisnis yang akan dicapai dan standar yang digunakan.
3.2.3 Forum Group Discussion
Pada tahap ini membahas tentang identifikasi dan analisis yang telah dilakukan oleh tim proyek terhadap pihak penyedia layanan yaitu PPTI. Diskusi ini diadakan agar analisis yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan PPTI. Jika solusi dikehendaki, maka tim proyek dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya. Ada beberapa tahap yang dilaksanakan dalam forum group discussion, yaitu:
1. Menentukan topik yang dibahas oleh tim proyek 2. Menetapkan bagian-bagian yang mengikuti diskusi
3. Presentasi analisis dari tim proyek kepada pihak penyedia layanan
5. Membuat surat persetujuan yang menandakan bahwa PPTI menyetujui hasil diskusi yang telah dilakukan.
3.3 Tahap Akhir
Tahap akhir menjelaskan mengenai hasil dari proses-proses yang telah dilakukan pada tahap pengembangan dimana hasil tersebut digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam PPTI. Hasil akhir dari proses
Strategy Management for IT Services berupa dokumen yang berisi rencana, kebijakan, dan kebutuhan strategi seperti pada gambar 3.4.
Tahap Akhir Tahap Pengembangan
Kebutuhan Layanan TI Strategi Layanan TI Kebijakan Layanan TI
Gambar 3.4 Tahap Akhir
Ada beberapa komponen yang dihasilkan dari proses Strategy Management for IT Services, yaitu:
1. Strategi Layanan TI
28
2. Kebijakan Layanan TI
Selain menghasilkan layanan TI apa saja yang diberikan oleh PPTI kepada sivitas, cara untuk penyampaian juga ditentukan mulai dari rencana bagaimana layanan TI akan dieksekusi, bagaimana desain pelaksanaan layanan TI, dan bagaimana pengembangannya. Kebijakan yang dihasilkan tidak hanya kebijakan baru, namun juga kebijakan yang sudah ada sebelumnya.
3. Kebutuhan layanan TI
29
Pada Bab IV ini akan membahas hasil penerapan metode dalam pembuatan perencanaan strategy management for IT services pada PPTI Stikom Surabaya menggunakan standar ITIL versi 3. Hasil yang didapatkan dari masing-masing metode dimulai dari tahap awal hingga tahap akhir adalah sebagai berikut:
4.1 Tahap Awal
Tahap awal merupakan tahap untuk pengumpulan data dan informasi mengenai PPTI yang nantinya mendukung identifikasi layanan yang dirumuskan lebih detil yang dapat digunakan oleh PPTI untuk mencapai tujuan bisnis. Ada beberapa cara yang digunakan dalam pelaksanaan pengumpulan data dan informasi, yaitu:
4.1.1 Studi Literatur
30
4.1.2 Wawancara
Wawancara dilakukan langsung dengan beberapa personil dari PPTI, yaitu kepala bagian PPTI, kepala sie jaringan PPTI, dan kepala sie pengembangan sistem informasi PPTI. Hasil yang didapatkan dari pelaksanaan wawancara ada beberapa hal, yaitu:
1. Profil PPTI
2. Visi, Misi, dan Tujuan PPTI
3. Tugas pokok dari setiap bagian di dalam PPTI 4. Proses bisnis yang ada di dalam PPTI
5. Data layanan PPTI
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa PPTI merupakan salah satu unit kerja yang berfungsi menjamin kelangsungan semua kegiatan operasional yang memanfaatkan perangkat TI serta menerapkan teknologi baru. Adapun visi misi Stikom Surabaya yang didukung oleh PPTI yaitu menciptakan
corporate yang sehat dan produktif, menghasilkan pengembangan dan karyawan inovatif sesuai dengan bidang kajian dan kompetensi, dan meningkatkan kualifikasi dan kompetensi sumber daya manusia. Data Profil PPTI dapat dilihat pada lampiran 5.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PPTI
Proses bisnis utama dari PPTI yaitu sebagai penyedia layanan bagi seluruh sivitas akademik Stikom Surabaya dimulai dari mahasiswa, karyawan, dan dosen. Semuanya memiliki layanan yang berbeda-beda satu sama lainnya. Tentunya seiring berjalannya proses bisnis, PPTI juga memiliki kebutuhan-kebutuhan yang mendesak. Salah satu kebutuhan-kebutuhan tersebut yaitu sumber daya manusia untuk pengembangan aplikasi yang menjadi salah satu prioritas PPTI.
32
4.1.3 Observasi
Untuk mendukung data yang dibutuhkan, selain wawancara juga dilakukan observasi secara langsung ke lokasi agar mengetahui jalannya proses bisnis secara nyata dan mengetahui bagaimana setiap data yang diperoleh pihak PPTI diproses. Ada dua macam proses bisnis yang berjalan di PPTI, yaitu proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung. Proses bisnis utama dari PPTI sendiri yaitu: (1) PPTI menyediakan layanan STI, (2) PPTI mengembangkan sistem informasi yang berjalan di Stikom Surabaya, dan (3) PPTI mengelola data center. Sedangkan untuk proses bisnis pendukung PPTI adalah penanganan keluhan yang terjadi terhadap layanan STI yang disediakan.
Selain itu, PPTI juga memiliki server yang menggunakan vendor-vendor ternama seperti IBM, HP, Dell, dan lainnya untuk menjalankan seluruh layanannya. PPTI memiliki server dengan jumlah lebih 28 server aktif.
4.2 Tahap Pengembangan
Tahap pengembangan merupakan tahap pengelolaan data dan informasi yang telah didapatkan dari tahap awal untuk dikelola lebih lanjut. Dalam tahap pengembangan, ada dua proses utama yaitu strategy assessment dan strategy generation.
4.2.1 Strategy Assessment
Proses strategy assessment dilakukan untuk mengetahui kondisi saat ini penyedia layanan, mulai dari kondisi lingkungan internal dan eksternal hingga tujuan yang akan dicapai oleh penyedia layanan. Proses dari strategy assessment
A. Analisis Lingkungan Internal
Berdasarkan hasil review dokumen profil PPTI dan wawancara yang dilakukan dengan pihak penyedia layanan mengenai proses bisnis dan layanan yang disediakan, dapat dilakukan identifikasi kekuatan dan kelemahan dari penyedia layanan yang dijelaskan pada tabel 4.1.
Tabel 4.1 Identifikasi Strength dan Weakness
Strength/Weakness Faktor
Strength 1. Layanan TI berbasis online
2. Kompetensi sumber daya terpenuhi 3. Portal Single sign ongoogle apps
4. Infrastruktur menggunakan vendor ternama (IBM, Cisco, Dell, HP, Proxim)
5. Keamanan inventaris menggunakan RFID 6. Penerapan bandwith management
7. Teknologi virtual (server)
Weakness 1. Pengelolaan aplikasi hanya berdasarkan permintaan 2. Pengambilan keputusan yang terbatas
3. Jumlah SDM yang belum mencukupi kebutuhan 4. Tidak memiliki prosedur baku untuk layanan TI 5. Tidak memiliki dokumentasi layanan TI
6. Penataan ruang server belum memenuhi standar. 7. Server menggunakan hardware non server
8. Sistem operasi server yang beragam
9. Sistem informasi belum mendukung Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT)
34
prioritas faktor kekuatan dan kelemahan dapat dilihat pada lampiran 4. Prioritas yang dimaksud dibagi menjadi 3 kelompok yaitu tinggi, sedang, dan rendah. Semakin tinggi prioritas dari setiap faktor, maka faktor tersebut dianggap semakin penting dalam mendukung proses bisnis PPTI dan Stikom Surabaya. Hasil pemilihan faktor terlihat pada tabel 4.2.
Tabel 4.2 Penyaringan Strength dan Weakness
Strength/Weakness Faktor
Strength 1. Layanan TI berbasis online
2. Kompetensi sumber daya manusia terpenuhi 3. Penerapan bandwith management
4. Portal Single Sign On Google Apps
5. Keamanan inventaris menggunakan RFID Weakness 1. Jumlah SDM yang masih belum mencukupi
meskipun kompetensi sudah terpenuhi
2. Pengelolaan aplikasi hanya berdasarkan permintaan 3. Tidak memiliki dokumentasi layanan TI
4. Penataan ruang server belum memenuhi standar. 5. Sistem Informasi belum mendukung SNPT
Setelah kekuatan dan kelemahan diidentifikasi, dilanjutkan dengan melakukan pembobotan yang menunjukkan tingkat dari strength dan weakness, kemudian dikalikan dengan rating yang menunjukkan dampak dari faktor tersebut terhadap PPTI. Tabel penilaian kekuatan dapat dilihat pada tabel 4.3 dan penilaian kelemahan pada tabel 4.4.
Tabel 4.3 Penilaian dan Pembobotan Strength
Strength Bobot Rating Skor
Strength Bobot Rating Skor dengan kebutuhan kompetensi
3. Penerapan bandwith management 0.12 3 0.36
4. Portal Single Sign On Google
Apps 0.16 3 0.48
5. Keamanan inventaris
menggunakan RFID 0.1 3 0.3
Total Skor 1.95
Tabel 4.4 Penilaian dan Pembobotan Weakness
Weakness Bobot Rating Skor
1. Jumlah SDM yang masih belum mencukupi meskipun kompetensi sudah terpenuhi
0.08 3 0.24
2. Pengelolaan aplikasi hanya
berdasarkan permintaan 0.12 2 0.24
3. Tidak memiliki dokumentasi
layanan TI 0.05 2 0.1
4. Penataan ruang server belum
memenuhi standar. 0.05 2 0.1
5. Sistem Informasi belum
mendukung SNPT 0.05 2 0.1
Total Skor 0.78
36
dampak dari faktor tersebut. Pada saat penentuan dampak, akan lebih baik jika strength memiliki rating lebih besar daripada weakness.Sedangkan rating pada weakness akan lebih baik jika rating yang diberikan semakin kecil, karena hal tersebut menandakan bahwa faktor weakness tidak memiliki dampak yang signifikan.
B. Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis lingkungan eksternal dilakukan untuk mengetahui peluang dan ancaman dari penyedia layanan dan dampak yang dialami oleh penyedia layanan, hasil identifikasi peluang dan ancaman dari PPTI dapat dilihat pada tabel 4.5. Identifikasi lingkungan eksternal dilakukan berdasarkan tren TIK yang ada saat ini, lingkungan, ekonomi, dan persaingan.
Tabel 4.5 Identifikasi Opportunity dan Threat
Opportunity/Threat Faktor
Opportunity 1. Penggunaan cloud server
2. Pemanfaatan open source
3. Outsourcing sebagai pendukung sumber daya manusia
4. Pengembangan data center menggunakan standar. 5. Dokumentasi setiap layanan
Threat 1. Biaya untuk pengembangan infrastruktur 2. Persaingan di bidang pengembangan dan
penerapan teknologi
3. Trend TIK yang sangat cepat 4. Keamanan data
Setelah dilakukan diidentifikasi terhadap faktor peluang dan ancaman dari PPTI, dilakukan pembobotan dan penentuan rating untuk mengetahui nilai faktor peluang dan ancaman terhadap PPTI. Cara penilaian yang dilakukan pada faktor eksternal tidak berbeda dengan penilaian faktor internal. Opportunity akan lebih baik jika memiliki rating yang lebih besar daripada Threat.Tabel penilaian peluang dapat dilihat pada tabel 4.5 dan penilaian ancaman pada tabel 4.6.
Tabel 4.6 Penilaian dan Pembobotan Opportunity
Opportunity Bobot Rating Skor
1. Penggunaan Cloud Server 0.15 4 0.6
2. Pemanfaatan open source 0.15 3 0.45
3. Outsourcing sebagai pendukung
sumber daya manusia 0.12 3 0.36
4. Pengembangan data center
menggunakan standar 0.07 3 0.21
5. Dokumentasi setiap layanan 0.1 2 0.2
Total Skor 1.82
Tabel 4.7 Penilaian dan Pembobotan Threat
Threat Bobot Rating Skor
1. Biaya untuk pengembangan
infrastruktur 0.12 3 0.36
2. Persaingan di bidang pengembangan dan penerapan teknologi
0.03 2 0.06
3. Trend TIK yang sangat cepat
dan terus meningkat 0.04 3 0.12
4. Keamanan data 0.16 4 0.64
38
Threat Bobot Rating Skor
ada dokumentasi
Total Skor 1.3
C. Identifikasi Ruang Pasar
Identifikasi ruang pasar dilakukan dengan melakukan identifikasi layanan TI apa saja yang disediakan oleh pihak penyedia layanan, dan siapa saja yang menjadi pangsa pasarnya yang mendapatkan layanan tersebut. PPTI sebagai penyedia layanan tentunya memiliki ruang pasar yaitu internal Stikom Surabaya, sehingga target pasar atau pengguna dari layanan yang disediakan oleh PPTI yaitu sivitas Stikom Surabaya yang terdiri atas mahasiswa, karyawan, dan dosen.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak PPTI, ada 81 layanan yang disediakan oleh PPTI, layanan tersebut merupakan layanan yang digunakan untuk mendukung proses bisnis Stikom Surabaya baik akademik maupun non akademik. Prioritas utama dari PPTI sebagai penyedia infrastruktur dan layanan TI di dalam Stikom Surabaya yaitu mendukung proses bisnis akademik. Hasil dari keseluruhan layanan, dilakukan identifikasi layanan yang dapat dikembangkan untuk pendukung proses bisnis akademik Stikom Surabaya dengan bantuan analisis internal dan eksternal. Hasil identifikasi ruang pasar dapat dilihat pada tabel 4.8.
Tabel 4.8 Ruang Pasar PPTI
Layanan TI Deskripsi Layanan Peluang
1. Stikomapps Layanan ini merupakan portal yang digunakan oleh sivitas untuk mengakses kegiatan non-akademik (email, site, dan
1. Pengembangan data center menggunakan standar
Layanan TI Deskripsi Layanan Peluang lainnya) seerta mengakses
kegiatan akademik (brilian, dan sicyca)
Layanan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai kegiatan akademik maupun non-akademik kepada mahasiswa, dan karyawan.
Setiap pengguna memiliki fasilitas yang berbeda dalam
penggunaannya, untuk
mahasiswa berhubungan dengan perkuliahan, keuangan, peminjaman buku, dan lainnya. Sedangkan untuk karyawan digunakan untuk peminjaman sarana, pengecekan absensi, dan lain-lain. Untuk dosen, memiliki fasilitas yang sama dengan karyawan, namun ada fasilitas akademik untuk perkuliahan dan pengecekan data mahasiswa wali.
1. Penggunaan cloud server
2. Pemanfaatan open source
3. Pengembangan data center menggunakan
Layanan ini digunakan untuk kegiatan akademik (PBM), dimana semua informasi mengenai materi, tugas, dan ujian mata kuliah semuanya disimpan melalui menggunakan fasilitas
Google Apps.
1. Penggunaan cloud server
2. Pengembangan data center menggunakan standar
3. Dokumentasi layanan
40
Layanan TI Deskripsi Layanan Peluang
Connection semua sivitas, termasuk eksternal dari stikom untuk mengakses
internet. Layanan
2. Pengembangan data center menggunakan standar
5. Wired
Connection
Layanan ini hanya digunakan untuk internal Stikom, khususnya karyawan dan dosen, dan mendapatkan bandwith yang berbeda untuk membantu proses akademik.
1. Dokumentasi Layanan
2. Pengembangan data center menggunakan standar
D. Identifikasi Faktor Strategi Industri
Setiap ruang pasar yang telah diidentifikasi memiliki faktor yang menentukan keberhasilannya yang dilihat dari berbagai sisi, diantaranya yaitu pengguna, pesaing, rekan, pemasok, dan peraturan. Faktor Strategi Industri menentukan apa saja yang diperlukan oleh PPTI agar layanan yang disediakan dapat berjalan dengan baik dan berhasil dalam mendukung pencapaian tujuan PPTI. Faktor-faktor penentu keberhasilan dari PPTI dapat dilihat pada tabel 4.9.
Tabel 4.9 Identifikasi Faktor Penentu Keberhasilan Layanan TI Faktor Penentu Keberhasilan 1. Stikomapps 1. Jarigan internet yang disediakan (karena
layanan ini bersifat web based) 2. Ketersediaan server
3. Jumlah fasilitas yang disediakan (portal yang disediakan)
4. Tingkat penggunaan layanan
Layanan TI Faktor Penentu Keberhasilan layanan ini bersifat web based) 6. Tingkat penggunaan layanan
7. Tingkat ketersediaan informasi bagi pengguna (dapat diakses kapanpun, dan dimanapun) 8. Jumlah informasi yang disediakan bagi
pengguna (data absensi, kuliah, dan lainnya) 9. Tingkat keamanan data (kemungkinan
terjadinya kehilangan data)
10.Fungsi yang dapat digunakan oleh setiap pengguna
11.Kapabilitas server untuk menampung semua data dan informasi pengguna
3. Brilian 12.Jarigan internet yang disediakan (karena layanan ini bersifat web based)
13.Jumlah fungsi yang disediakan untuk mendukung kegiatan pembelajaran 14.Tingkat penggunaan layanan 4. Wireless
Connection
15.Hubungan dengan penyedia layanan jaringan (internet provider)
16.Jumlah access point yang disediakan
17.Peraturan atau kebijakan penggunaan jaringan (khususnya internet)
18.Uptime/Downtime
5. Wired Connection 19.Hubungan dengan penyedia layanan jaringan (internet provider)
20.Jumlah access point yang disediakan
21.Peraturan atau kebijakan penggunaan jaringan (khususnya internet)
42
E. Penetapan Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir dari proses Strategy Assessment, dimana tujuan ini akan dicapai menggunakan strategi. Tujuan dari PPTI saat ini, yaitu: a. Menyediakan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang
terpadu untuk mendukung kegiatan akademik, administrasi, penelitian, pengabdian masyarakat dan proses belajar mengajar.
b. Menyediakan layanan teknologi informasi dan komunikasi bagi seluruh sivitas akademika.
c. Menjamin tersedianya teknologi informasi dan komunikasi terkini yang dapat diandalkan serta dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan kegiatan.
4.2.2 Strategy Generation
Strategy Generation merupakan proses setelah proses strategy assessment dilakukan, dimana pada proses strategy generation dilakukan penerapan strategi secara aktual menggunakan 4P’s strategy yaitu Perspective
(Perspektif), Position (Posisi), Plan (Rencana), dan Pattern (Pola). Berikut adalah hasil penerapan 4P’s strategy:
A. Identifikasi Perspektif
Identifikasi perspektif dilakukan untuk mengetahui arahan, nilai, dan tujuan dari berdirinya PPTI, dimana perspektif diketahui dengan cara memilih visi dan misi dari Stikom Surabaya yang didukung oleh PPTI untuk mencapainya. Berikut visi, misi, dan tujuan Stikom Surabaya:
1. Visi
2. Misi
a. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
b. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. c. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
d. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. e. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
3. Tujuan
a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional. c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif. e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat. g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
h. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
Dalam mendukung proses bisnis Stikom Surabaya, PPTI berperan dalam mendukung agar tercapainya visi, misi, dan tujuan dari Stikom Surabaya. Berdirinya PPTI untuk mendukung misi Stikom Surabaya dalam menciptakan
corporate yang sehat dan produktif, menghasilkan pengembangan dan karyawan inovatif sesuai bidang kajian dan kompetensi, dan meningkatkan kualifikasi dan kompetensi sumber daya manusia.
44
menentukan arah yang akan dicapai agar dapat mendukung visi dan misi Stikom Surabaya. Berikut adalah visi, misi, dan tujuan dari PPTI:
1. Visi
Menjadikan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya sebagai perguruan tinggi yang unggul dan mampu bersaing di tingkat nasional melalui pengembangan dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi.
2. Misi
a.Menjadikan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana penunjang bagi kemajuan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
b.Membangun strategi teknologi informasi dan komunikasi secara menyeluruh yang mendukung strategi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
c.Melakukan inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi sebagai upaya mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi.
d. Menyediakan sumber daya dengan kapasitas dan kemampuan yang profesional mendukung teknologi komputasi hijau.
B. Identifikasi Posisi Penyedia Layanan
PPTI menjadi pusat dari pengelolaan data dan informasi dari proses bisnis Stikom Surabaya. PPTI merupakan pusat pengelolaan data dan informasi dari Stikom Surabaya maka pengguna layanan dari PPTI yaitu seluruh sivitas Stikom Surabaya.
Posisi dari PPTI sendiri sebagai penyedia layanan bersifat needs-based positioning, dimana pengguna yang dilayani oleh PPTI sudah jelas atau spesifik yaitu sivitas Stikom Surabaya yang terdiri atas tiga (karyawan, dosen, dan mahasiswa) dan memiliki jenis layanan yang terdiri atas 81 jenis layanan. Semua jenis layanan yang disediakan untuk pengguna dapat dilihat pada lampiran 3.
C. Pembuatan Rencana
Pembuatan rencana dilakukan dengan cara pembentukan strategi SW-SO-WO-WT, yang kemudian dikelompokkan berdasarkan tujuan (faktor SWOT) yang akan dicapai. Kemudian setelah strategi ditentukan, dilakukan pemilihan strategi mana saja yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan di proses sebelumnya. Pemilihan strategi ditentukan melalui kuadran analisis SWOT yang dibuat berdasarkan total skor Internal Factor Analysis Summary (IFAS) dan External Factor Analysis Summary (EFAS).
Tabel 4.10 Perhitungan IFAS dan EFAS Faktor Perhitungan (S-W/O-T) Total skor
IFAS 1.95-0.78 1.17
EFAS 1.82-1.3 0.52
46
didapatkan dari perselisihan opportunity dan threat. Setelah perhitungan total skor IFAS dan EFAS dilakukan, dilakukan pembuatan sebuah grafik kuadran yang menunjukkan strategi apakah yang cocok untuk digunakan oleh PPTI sebagai penyedia layanan.
Gambar 4.2 Kuadran penyedia layanan
Berdasarkan perhitungan bobot yang telah dilakukan dari analisis SWOT, maka posisi penyedia layanan sekarang berada pada kuadran 1 karena nilai IFAS positif dan nilai EFAS juga positif. Strategi yang cocok untuk PPTI yaitu strategi yang mengarah pertumbuhan yang agresif karena pertumbuhannya didukung kekuatan dan peluang yang merupakan keunggulan dari perusahaan. Strategi dari masing-masing kuadran dapat dilihat pada tabel 4.11.
Tabel 4.11 Strategi SWOT
Strength Weakness
Opportunity 1. (S2,O3) Menjalin hubungan
kerjasama dengan
perusahaan yang bergerak di bidang outsourcing dengan
1. (W3,O5) Pembuatan dokumentasi secara lengkap dari setiap layanan TI yang sediakan oleh
Strength Weakness
Opportunity
Strength Weakness
tujuan untuk mempercepat pengembangan proyek yang diprioritaskan oleh pihak PPTI sebagai penyedia layanan dalam perusahaan. 2. (S1,O1) Penggunaan cloud
server untuk tempat
penyimpanan cadangan (backup server) ketika terjadi bencana (lampu mati, kebakaran, kerusakan server
dan lainnya)
3. (S5,O4) Pengembangan design data center menggunakan standar internasional dengan tujuan utnuk menjadi contoh bagi perusahaan lain.
4. (S1,O5) Pembuatan dokumentasi dari setiap layanan secara lengkap dan detil sehingga setiap fungsi dari setiap layanan dapat yang disediakan jelas fungsi dan perannya bagi setiap pengguna.
2. (W1,O2) Mengirim sumber daya manusia yang ada di PPTI untuk mempelajari atau mengikuti training
mengenai open source. enkripsi keamanan data
48
Strength Weakness
sehingga akses data hanya bisa dilakukan oleh beberapa orang saja dan menghindari terjadinya hal yang negatif. banding dengan perusahaan yang menggunakan standar-standar yang diakui.
lengkap dari setiap layanan (detil setiap fitur)
2. (W2,T3) Melakukan analisis kebutuhan dari setiap bagian sehingga dapat dibangun sebuah sistem informasi terpadu yang mendukung proses bisnis
dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama.
Hasil dari strategi yang telah dibuat dari setiap kuadran, dikelompokkan dan diambil strategi yang mendukung posisi PPTI saat ini. Strategi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis PPTI, yaitu:
1. Penggunaan cloud server sebagai tempat penyimpanan data dan informasi yang dikelola oleh PPTI, tetapi tetap membutuhkan server bentuk fisik agar data dan informasi ada backupnya.
membuat pembagian yang merata agar SDM yang ada di dalam PPTI juga berkontribusi dalam pembuatan atau pengembangan suatu aplikasi.
3. Mengembangkan Sistem Informasi dan Data Center yang ada di dalam PPTI dengan menggunakan standar nasional atau standar internasional yang bisa menjadikan PPTI sebagai contoh bagi perusahaan lain
4. Pembuatan dokumentasi setiap layanan yang ada secara menyeluruh agar perkembangan aplikasi dapat dipantau dengan baik dan untuk mengetahui apakah aplikasi sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Ikut serta dalam pelatihan-pelatihan atau sertifikasi yang sesuai dengan kompetensinya masing-masing.
D. Adopsi Pola Tindakan
Pada proses ini menjelaskan bagaimana PPTI akan berhubungan dengan bagian lainnya dalam hirarki dan tindakan apa yang perlu dilakukan oleh PPTI dalam menangani permasalahan. Berikut adalah tabel pola yang dilakukan pada PPTI. Dalam ITIL, ada 4 jenis pola yang digunakan yaitu pola operasi (how-to), pola batas (boundary), pola prioritas (priority), dan pola waktu (timing).
50
dikelompokkan dengan pola tindakan yang lain yang memiliki inti yang sama. Pola yang digunakan oleh PPTI dapat dilihat pada tabel 4.12.
Tabel 4.12 Pola Tindakan Operasi Strategi yang
didukung
Jenis Pola Taktik Klasifikasi
Penggunaan cloud dialihkan ke koneksi sementara jika koneksi utama down
Akses Internet
‘Boundary’ Pengguna yang dapat
mengakses data di dalam cloud server
hanya pengguna yang
‘Prioritas’ Kualitas layanan
lebih penting daripada jumlah layanan
Akses internet tingkat prioritas yang berbeda
Akses internet
‘Timing’ Dapat diakses
kapanpun dan
‘How-to’ Penempatan SDM
52
‘Boundary’ Perubahan posisi
SDM harus dengan persetujuan atasan
Pengelolaan SDM
`Priority` Penggunaan SDM internal lebih penting daripada outsourcing
Pengelolaan SDM
‘Timing’ Kerjasama dilakukan
ketika dilakukan
‘Boundary’ Standar yang
digunakan sudah
dipahami dan
disetujui oleh atasan
Pengelolaan Layanan TI
‘Priority’ Perubahan atau
penambahan fitur pada setiap layanan dilakukan pencatatan
secara lengkap
‘Timing’ Keluhan hanya
diterima pada saat
‘Boundary’ Perubahan atau
penambahan fitur pada setiap layanan disetujui oleh atasan
Permintaan Layanan TI
‘Priority’ Kualitas layanan
54
‘Priority’ Lebih diutamakan
pelatihan yang mendukung
pengembangan layanan
Pengelolaan SDM
4.2.3 Forum Group Discussion
Pada forum group discussion, dilakukan diskusi mengenai identifikasi analisis yang dilakukan pada tahap strategy assesment dan strategy generation. Setiap identifikasi dan analisis dilakukan berdasarkan data yang didapatkan melalui wawancara, dan studi literatur. Data didapatkan secara langsung dari kepala bagian, kepala sie jaringan, dan kepala pengembangan aplikasi. Hasil dari forum group discussion dapat dilihat pada lampiran 2.
4.3 Tahap Akhir
Hasil dari penelitian ini berupa kebutuhan layanan yang berisi layanan apa saja yang akan diberikan kepada pengguna, kemudian strategi layanan yang berisi mengenai strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan dari penyedia layanan. Isi terakhir dari dokumen yang dihasilkan yaitu kebijakan layanan yang berisi tentang kebijakan-kebijakan yang akan diberlakukan untuk setiap layanan yang akan diterapkan nantinya.
56
4.3.1 Kebutuhan Layanan TI
Analisis Lingkungan Eksternal
Opportunity/Threat
Mendefinisikan Ruang Pasar
Ruang Pasar
Identifikasi Faktor Strategis Industri
Faktor Penentu Keberhasilan Analisis Lingkungan Internal
Strength/Weakness
Penetapan Tujuan
Tujuan Perusahaan
Gambar 4.3 Pemetaan Kebutuhan Layanan TI
Opportunity dan Threat yang dapat digunakan untuk mendukung peneliti dalam mengidentifikasi ruang pasar PPTI.
Ruang pasar dari PPTI adalah internal Stikom Surabaya dimana pengguna yang menjadi target PPTI yaitu sivitas Stikom Surabaya yang terdiri atas 3 jenis pengguna, yaitu: (1) mahasiswa, (2) karyawan, dan (3) dosen. Hasil dari identifikasi ruang pasar tersebut yaitu layanan apa saja yang akan disediakan oleh PPTI kepada pengguna, dari 81 layanan dilakukan pemilihan layanan yang menjadi prioritas untuk mendukung proses akademik dan non-akademik. Layanan yang menjadi prioritas ada 5, antara lain: (1) Stikomapps, (2) Sicyca, (3) Brilian, (4) Wireless Connection, dan (5) Wired Connection. Fungsi dari setiap layanan dapat dilihat pada tabel 4.13.
Tabel 4.13 Hasil identifikasi layanan TI
Layanan TI Deskripsi Layanan
1. Stikomapps Layanan ini merupakan portal yang digunakan oleh sivitas untuk mengakses kegiatan non-akademik (email, site, dan lainnya) seerta mengakses kegiatan akademik (brilian, dan sicyca)
2. Sistem Informasi Cyber Campus (Sicyca)
Layanan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai kegiatan akademik maupun non-akademik kepada mahasiswa, dan karyawan.
58
Layanan TI Deskripsi Layanan
perkuliahan dan pengecekan data mahasiswa wali. 3. Hybrid Learning
Stikom Surabaya (Brilian)
Layanan ini digunakan untuk kegiatan akademik (PBM), dimana semua informasi mengenai materi, tugas, dan ujian mata kuliah semuanya disimpan melalui menggunakan fasilitas Google Apps.
4. Wireless
Connection
Layanan ini dapat digunakan oleh semua sivitas, termasuk eksternal dari stikom untuk mengakses internet.
5. Wired Connection Layanan ini hanya digunakan untuk internal Stikom, khususnya karyawan dan dosen, dan mendapatkan
bandwith yang berbeda untuk membantu proses akademik.
4.3.2 Strategi Layanan TI
Strategy Assessment
Adopsi Pola Tindakan Pembuatan
Rencana Identifikasi
Posisi Definisi
Perspektif
Visi & Misi Strategi
Posisi Penyedia Layanan
Taktik
Dokumen Strategy Management for IT Services
Gambar 4.4 Pemetaan Strategi Layanan TI
Strategi merupakan hasil perpaduan dari analisis SWOT yang dilaksanakan pada proses analisis lingkungan internal dan eksternal dan visi misi yang didapatkan melalui proses definisi perspektif. Pemetaan cara pembuatan strategi layanan TI dapat dilihat pada gambar 4.4.
60
Tabel 4.14 Hasil Identifikasi SWOT
SWOT Faktor
Strength 1. Layanan TI berbasis online
2. Kompetensi sumber daya manusia terpenuhi 3. Penerapan bandwith management
4. Portal Single Sign On Google Apps
5. Keamanan inventaris menggunakan RFID
Weakness 1. Jumlah SDM yang masih belum mencukupi meskipun
kompetensi sudah terpenuhi
2. Pengelolaan aplikasi hanya berdasarkan permintaan 3. Tidak memiliki dokumentasi layanan TI
4. Penataan ruang server belum memenuhi standar. 5. Sistem Informasi belum mendukung SNPT
Opportunity 1. Penggunaan cloud server
2. Pemanfaatan open source
3. Outsourcing sebagai pendukung sumber daya manusia 4. Pengembangan data center menggunakan standar. 5. Dokumentasi setiap layanan
Threat 1. Biaya untuk pengembangan infrastruktur
2. Persaingan di bidang pengembangan dan penerapan teknologi 3. Trend TIK yang sangat cepat dan terus meningkat
4. Keamanan data
5. Ketersediaan data akibat tidak ada dokumentasi
menggambarkan jenis strategi yang lebih baik digunakan untuk PPTI, dimana IFAS menjadi sumbu X (Strength bernilai positif, dan Weakness bernilai negatif) dan EFAS menjadi sumbu Y (Opportunity bernilai positif, dan Threat bernilai negatif).
Dari hasil penggambaran kuadran analisis SWOT pada gambar 4.5, dapat dilihat bahwa posisi PPTI dalam kuadran terhadap pada kuadran 1 yang menggambarkan bahwa strategi yang cocok untuk PPTI yaitu strategi yang bersifat agresif. Strategi agresif yaitu strategi yang memanfaatkan keseluruhan kekuatan dan peluang yang dimiliki untuk mengembangkan perusahaan. Setelah mengetahui posisi kuadran dari PPTI, maka dibentuklah strategi dari kuadran tersebut. PPTI berada pada kuadran satu sehingga pembuatan strategi difokuskan pada S-O (Strength-Opportunity). Strategi keseluruhan yang dihasilkan dari setiap kuadran dapat dilihat pada tabel 4.11. sedangkan strategi yang dhiasilkan dari kuadran satu antara lain yaitu:
1. Penggunaan cloud server sebagai tempat penyimpanan data dan informasi yang dikelola oleh PPTI, tetapi tetap membutuhkan server bentuk fisik agar data dan informasi ada backupnya.
2. Menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan outsourcing, untuk mendukung pengembangan aplikasi yang disediakan oleh PPTI dan membuat pembagian yang merata agar SDM yang ada di dalam PPTI juga berkontribusi dalam pembuatan atau pengembangan suatu aplikasi.
62
4. Pembuatan dokumentasi setiap layanan yang ada secara menyeluruh agar perkembangan aplikasi dapat dipantau dengan baik dan untuk mengetahui apakah aplikasi sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Ikut serta dalam pelatihan-pelatihan atau sertifikasi yang diakui secara standar sesuai dengan kompetensinya masing-masing.
Untuk mendukung strategi yang akan dicapai tersebut, PPTI membutuhkan taktik yang digunakan untuk mendukung strategi dan mendukung perusahaan ketika menangani perubahan-perubahan yang terjadi karena pencapaian tujuan. Taktik tersebut berupa pola tindakan yang dapat dilihat pada tabel 4.12.
Strategi dan Pola tindakan yang dihasilkan dapat berubah sewaktu-waktu jika terjadi perubahan pada tujuan yang dicapai atau terjadi perubahan pada strategi yang ingin digunakan untuk mencapai tujuan. Taktik tentunya menyesuaikan kembali dengan strategi yang ingin digunakan oleh PPTI sebagai penyedia layanan. Taktik yang dihasilkan digunakan untuk membuat kebijakan-kebijakan yang mengatur untuk mendukung taktik yang digunakan.
4.3.3 Kebijakan Layanan TI
Kebijakan informal yang dibuat yaitu kebijakan internet, dimana kebijakan ini memiliki tujuan untuk pengaturan bandwith pada koneksi Stikom Surabaya agar setiap sivitas memiliki hak penggunaan yang sama. Pembuatan kebijakan didapatkan dari taktik layanan TI yang digunakan untuk mendukung strategi, dan dilihat apabila taktik tersebut membutuhkan sebuah aturan dalam melaksanakannya maka dibuat sebuah kebijakan. Pemetaan pembuatan kebijakan dapat dilihat pada gambar 4.4.
Contoh dari hasil kebijakan yang dihasilkan yaitu kebijakan pengelolaan SDM, dimana kebijakan tersebut digunakan untuk mendukung taktik pengelolaan antara SDM internal dengan SDM outsourcing.
64
Halaman kebijakan paling depan yaitu halaman sampul, yang berisi tentang kebijakan apa yang dibuat dengan penomoran resmi kebijakan. Sesuai dengan persetujuan yang dibuat, format penomoran untuk kebijakan menggnuakan PPTI-KBJ-TAHUN-NO. Kode KBJ menunjukkan bahwa penomoran tersebut untuk kebijakan pada PPTI dengan tahun pembuatan, dan nomor urut dari kebijakan tersebut disesuaikan dengan jumlah kebijakan yang dimiliki oleh PPTI. Contoh halaman sampul kebijakan internet dapat dilihat pada gambar 4.6.
Setiap kebijakan memiliki enam poin yang dijelaskan dimana enam poin tersebut menjelaskan secara rinci kebijakan yang dibuat. enam poin yang dimaksud dalam kebijakan dapat dilihat pada tabel 4.15 dan contoh hasil isi dari kebijakan dapat dilihat pada gambar 4.7 dan gambar 4.8.
Tabel 4.15 Penjelasan Poin Kebijakan
Poin Deskripsi
1. Objektif Objektif menjelaskan keadaan yang ingin dicapai dengan pembuatan tersebut.
2. Tujuan Kebijakan Tujuan menjelaskan hal yang ingin dicapai dengan dibuatnya kebijakan tersebut.
3. Ruang Lingkup Ruang lingkup yang dimaksud yaitu proses bisnis apa saja yang akan terlibat dalam kebijakan tersebut.
4. Deskripsi Deskripsi menjelaskan apa yang menjadi batasan dan aturan dalam kebijakan tersebut.
5. Komitmen Komitmen menjelaskan perjanjian yang harus dipenuhi oleh pihak yang dituju dalam menerapakan kebijakan tersebut.
dijelaskan di dalam komitmen tidak sesuai dengan yang dilakukan.
66
Gambar 4.7 Isi Kebijakan Internet Halaman Kedua
