Tanggung Jawab Pimpinan Terhadap Catatan Dan Pekerjaan Kantor Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

44 

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

TUGAS AKHIR

TANGGUNG JAWAB PIMPINAN TERHADAP CATATAN DAN PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh : DEWIANA AREA

072103020

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

(2)
(3)
(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “Tanggung Jawab Pimpinan Terhadap Catatan Dan Pekerjaan Kantor Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Adapun maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(5)

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Ami Dilham, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

5. Ibu Dra. Fepty Aniar selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan Ibu Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data dan keterangan saat penulis melakukan riset.

8. Ayahanda Katemin dan Ibunda Marmini yang telah mengasuh, membesarkan, membimbing dan tidak bosan memeberi dukungan kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.

9. Abang penulis, Kriswandi, Spd, Suhandoyo, Suhandoko, Amd dan saudara-saudara penulis Putri Nurul Husnah yang selama ini telah menjadi teman dan sahabat sekaligus pemberi masukan bagi penulis serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat. 10.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Arni, Tina, Siti

(6)

11.Teman-teman Pengurus HMJ D-III Kesekretariatan 2008 s/d 2010 yang telah memberikan pengalaman berorganisasi bagi penulis.

12.Teman-teman kelompok magang penulis yaitu Muamar, Alomoan, Andry, Isah, Cindy, Tika dan Rina yang telah memberikan kerja sama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.

13.Orang-orang terdekat penulis yang pernah datang dan pergi dan telah memberikan inspirasi, kebahagiaan, cerita dan pengalaman yang berarti. 14.Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

khususnya dosen Diploma III Kesekretariatan yang telah mendidik dan memberi ilmu yang bermanfaat bagi penulis semoga Allah membalas jasa Bapak dan Ibusekalian.

Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya bantua, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Juni 2010 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 10

(8)

DAFTAR TABEL

No Halaman

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Keberhasilan suatu perusahaan, organisasi, dan lembaga tidak terlepas dari kerja sama yang baik antara pegawai di perusahaan tersebut, pimpinan suatu perusahaan, organisasi dan lembaga di dalam menjalankan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya, haruslah memahami seluruh peranan, tanggung jawab, dan tujuan yang hendak di capainya guna memajukan perusahaan, organisasi dan lembaga yang di pimpinnya. Jika pimpinan ingin mencapai tujuannya dengan efektif, maka ia harus dapat bekerja sama dengan bawahannya.

Pentingnya peranan dan tanggung jawab dalam suatu instansi perusahaan, organisasi dan lembaga tidak terlepas dari kemampuan sumber daya manusia itu sendiri, seorang pimpinan harus memperhatikan pekerjaan kantor para karyawannya dan mengetahui atau bertanggung jawab atas catatan dan pekerjaan kantor.

Arsip atau catatan kantor sebagai sumber ingatan bagi suatu perusahaan, organisasi dan lembaga maksudnya adalah karna catatan mencakup berbagai bahan informasi yang berguna. Oleh karena itu catatan bagi perusahaan, organisasi dan lembaga haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktifitas dalam perusahaan atau unit kerja tersebut dan mudah dicari apabila sewktu-waktu diperlukan oleh pimpinan.

(10)

yang lebih mendasar adalah dalam rangka kepentingan untuk jangka panjang. Berdasarkan pengetahuan perkembangan suatu organisasi, lembaga maupun perusahaan terhadap perkembangan agar sangat membantu dalam pengevaluasian, perencanaan dan tindakan pada masa yang akan datang.

Sebagaimana kita telah mengetahui bersama, salah satu kelemahan sebuah organisasi, lembagai maupun perusahaan untuk dapat berkembang dengan baik, karena tidak mempunyai catatan kegiatan yang setandar, sehingga terjadi secara rutinitas dan bersifat apa adanya, dan sebagai akibatnya adalah manajemen pengorganisasian sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan akan mengalami hambatan.

Manajer dan pimpinan bertanggung jawab penuh atas semua bentuk catatan kantor baik yang dilaksanakan oleh sekertaris maupun pegawai lainnya sebagai suatu sistem. Catatan kantor harulah tersedia dalam bentuk segera agar dapat dipergunakan agar segera dapat membantu para manajer dan pimpinan dalam menyusun kebijaksanaan.

(11)

B. Perumusan Masalah

Adapun alasan penulis dalam memaparkan implementasi tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor sehingga permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah “ Bagaimana tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan?”.

C. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui secara langsung bagaimana tnggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Agar penulis lebih memahami tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor.

2. Bagi Instansi

(12)

Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya dan menambah pengetahuan tentang kepemimpinan.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

MINGGU KE

I II III

1 Persiapan

(13)

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

(14)

dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

(15)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

(16)

Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan sesuai Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(17)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akutansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan Kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholder lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

(18)

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

(19)

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dapat mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar. Hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut tercermin dalam suatu struktur organisasi instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

(20)

Rektor dan

(21)

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Umum dan Keuangan dan Departemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

(22)

2. Sub Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

(23)

3. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai c. Melakukan urusan mutasi pegawai

d. memferivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

(24)

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

(25)

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan pemeliiharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuanPerguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja

(26)

menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik,

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

(27)

BAB III

TOPIK PEMBAHASAN

A. KEPEMIMPINAN

1. Defenisi Kepemimpinan

Defenisi kepemimpinan secara luas adalah meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi prilaku pengikut untuk mencapai tujuan, pengorganisasian dan aktivitas-aktivitas untuk mencapai sasaran, memelihara hubungan kerja sama dan kerja kelompok, perolahan dukungan dan kerja sama orang-orang diluar kelompok maupun organisasi ( 2006; 2-3).

Menurut Hasibuan ( 2006 ; 43 ), menjelaskan bahwa “ Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan.

Dari defenisi tersebut diatas dapat diambil implikasi sebagai berikut : a. kepemimpinan menyangkut orang lain dalam hal ini bawahannya,

tanpa bawahan semua kualitas kepemimpinan menjadi tidak relevan.

b. Kepemimpinan menyangkut sesuatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbangan di antara pimpinan dan para anggota. Dalam hal ini, pimpinan mempunyai wewenang dalam mengarahkan

(28)

c. Pimpinan harus mampu mengendalikan bawahannya dalam organisasi atau lembaga agar perilaku mereka sesuai dengan prilaku yang di inginkan oleh pimpinan.

2. Ciri-Ciri Pemimpin yang Baik

Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang berdasarkan pancasila dan memiliki jiwa pancasila, yang memiliki wibawa dan daya untuk membawa serta dan memimpin masyarakat lingkungannya ke dalam kesadaran kehidupan masyarakat dan kenegaranya berdasarkan pancasila dan UUD 1945.

Aspek kepemimpinan pancasila adalah sikap konsisten dan konsekuen

dalam menghayati dan mengamalkan pacasila ; semangat kekeluargaan merupakan suatu unsur dari kepemimpinan pacasila. Seorang pemimpin harus

bersikap sebagai pengasuh yang mendorong, menuntut dan membimbing bawahannya. Dengan kata lain beberapa asas utama dari kepemimpinan pancasila adalah :

Ing ngarso sang tulodo : seorang pemimpin harus mampu lewat sifat dan perbuatannya menjadikan dirinya pola anutan dan ikutan bagi orang-orang yang dipimpinnya.

(29)

masalah yang dihadapi dalam unit kerjanya secara diam-diam pimpinan memantau dan mengawasinya agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, jadi pimpinan tetap bertanggung jawab.

Apabila berbagai teori mengenai sifat-sifat kepemimpinan yang baik itu diselidiki, seseorang yang dapat menarik kesimpulan bahwa seorang pemimpin dikatkan pemimpin yang baik jika ia memiliki sifat-sifat atau ciri-ciri tertentu.

Tugas terpenting dan terutama dari seorang pemimpin adalah untuk memimpin orang, memimpin pelaksanaan pekerjaan dan melaksanakan sumber-sumber material. Menurut Rivai ( 2003 ; 5 ) untuk melaksanakan tugas itu dengan baik, seorang pemimpin haarus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. memiliki kondisi yang sehat sesuai dengan tugasnya. b. berpengetahuan yang lua.

c. mempunyai keyakinan, bahwa organisasi atau lembaga akan berhasil mencapai tujuan yang telah ditentukan melalui dan berkat kepemimpinannya. Kepercayaan pada diri sendiri merupakan modal yang terbesar dan penting artinya bagi seorang pimpinan. Tanpa keyakinan itu dalam tindakannya, ia kelihatan sering ragu-ragu.

d. mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas dari pada tujuan yang hendak dicapai.

(30)

samping itu, stamina pekerjaan sangat perlu karena frutasi yang dihadapi oleh seseorang yang menjadi pelaksana bisa pada umumnya lebih kecil dibandingkan dengan frutasi yang dihadapi oleh seseorang yang menduduki jabaatan pimpinan.

f. Gemar dan cepat mengambil keputusan. Karena tugas terpenting adalah untuk menganbil keputusan yang harus dilaksanakan oleh orang lain, maka ia harus mempunyai keberanian mengambil keputusan dengan cepa, terutama di dalam keadaan darurat yang tidak dapat menunggu. Penundaan pengambilan keputusan pada hakekatnya merupakan suatu kelemahan yang tidak boleh dimiliki oleh seorang pemimpin yang baik.

g. Objektif dalam arti dapat menguasai emosi dan lebih banyak menggunakan rasio. Seorang pemimpin akan kehilangan objektifitasnya karennya yang tidak lagi dengan akal sehat.

(31)

i. Menguasai hubungan human relation . karena hubungan relation adalah inti dari kepemimpinan, maka seorang pemimpin yang baik harus dapat memusatkan perhatian.

j. Menguasai teknik – tekni berkomunikasi, baik dengan bawahannya maupun pihak lain.

k. Dapat dan mampu bertindak sebagai nasehat, guru dan kepala terhadap bawahannya tergantung atas situasi dan masalah yang dihadapi.

l. Mempunyai gambaran yang menyeluruh tentang semua aspek kegiatan organisasi atau lembaga.

Harus dimaklumi bahwa tidak ada seorang manusiapun yang serta merta Mimiliki sifat atau ciri-ciri tersebut diatas. Karena itu sangat penting bagi Seorang pemimpin untuk menganalisis diri sendiri untuk melihat ciri-ciri Kepemimpinan apa yang dimilikinya dan ciri-ciri apa yang masih

dikembangkan melalui pendidikan, baik yang bersifat formal maupun dan terutama bersifat nonformal.

Ciri-ciri pimpinan yang dimiliki pada bagian kemahasiswaan pada fakultas ekonomi sumatera utara antara lain :

a. Memiliki wibawah dan daya agar mampu membimbing serta memimpin bawahannya dengan baik.

(32)

c. Memiliki tanggung jawab serta dapat memberi bimbingan terhadap bawahannya dan peduli terhadap keluhan mahasiswa, serta memiliki ide-ide cemerlang dalam rangka memajukan suatu lembaga tersebut.

d. Mampu bekerja sama dengan bawahanya, dimana pimpinan bertugas menentukan tugas para bawahannya serta mengawasi pelaksanaan pekerjaan tersebut agar berjalan dengan lancar.

e. Memiliki sifat ramah tama kepada seluruh pegawai dan mahasiswanga. 3. Tugas dan Tanggung Jawab Pimpinan

Organisasi dan lembaga dipandang sebagai suatu wadah atau tempat Bekerjasama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Didalam organisasi dan lembaga terdapat orang – orang yang bekerja dengan perasaannya serta menggunakan alat – alat yang perlu digerakan menuju sasaran yang akan dicapai. Untuk itu diperlukan suatu kepemimpinan yang efektif agar semuanya dapat terlaksana dengan baik.

Dalam kenyataannya para pimpinan dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi dan lembaga. Para pemimpin juga memainkan peranan kritis dalam membantu bawahannya untuk mencapai tujuan.

Menurut Ghiselli ( Handoko ; 2003 ; 297 ) dalam penelitiannya telah menemukan sifat- sifat kepemimpinan yang efektif, yaitu :

(33)

b. Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan mencangkup tanggung jawab dan keinginan untuk sukses.

c. Kecerdasan, mencangkup kebijakan, pemikiran yang kreatif dan daya fikir. d. Ketegasan atau kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan dan

memecahkan masalah-masalah dengan cepat dan tepat.

e Kepercayaan diri atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untuk menghadapi masalah.

f. Inisiatif atau kemampuan bertindak, mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara yang barau.

Tanggung jawab pimpinan dengan lebih terperinci menurut “ Nawawi “ ya Yaitu :

a. Menentukan tujuan pelaksanaan kerja yang arealisasi (diartiakan kuantitas, kualitas, keamanan dan lain sebagainya).

b. Melengkapi para karyawan dengan sumberdana yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya.

c. Mengkomunikasikan kepada karyawan tentang apa-apa saja yang diharapkan dari mereka.

d. Memberikan wewenang apabila diperlukan dan menggunakan partisipasi apabila memungkinkan.

e. Memberikan susunan hadiah yang sepadan untuk memotivasi karyawan agar lebih giat.

(34)

g. Menilai pelaksanaan kerja pekerjaan dan mengkomunikasikan hasilnya. h. Menunjukan perhatian kepada karyawan.

Beriku ini akan diuraikan tanggung jawab pimpinan pada bagian Kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara.

4. Tanggung jawab pimpinan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

USU.

a. Bertanggung jawab atas penggunaan sarana dan prasana kerja pada bagian kemahasiswaan.

b. Bertanggung jawab untuk menyusun progran-program kerja oprasional, baik jangka pendek maupun panjang.

c. Bertanggung jawab atas semua pengeluaran dan pemasukan yang terjadi setiap hari.

d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan peralatan kekayaan kantor. e. Bertanggung jawab atas pengolahan kearsipan, catatan dan kas kantor. f. Bertanggung jawab terhadap terjalinnya hubungan yang baik kepada pihak

luar dan mahasiswa

g. Bertanggung jawab atas hasil koordinasi tugas pekerjaajn kantor.

h. Bertanggung jawab atas segala sesuatu maupun masalah-masalah yang timbul dalam kantor.

i. Bertanggung jawab atas laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. j. Bertanggung jawab atas semua pekerjaan kantor.

(35)

komunikasi yang baik dengan para bawahannya.

B. CATATAN-CATATAN KANTOR

1. Defenisi catatan kantor

Catatan kantor adalah dokumen yang mengandung data atau informasi tertulis

mengenai fakta atau kejadian tertentu menyangkut perkantoran, perusahaan, organisasi dan lembaga.

2. Jenis-jenis catatan kantor

a.Catatan tentang keuangan meliputi : 1). Keuangan oprasional.

2). Keuangan pendapatan.

b. Catatan tentang program meliputi : 1). Program jangka pendek

2). Program jangka panjang

c.Catatan tentang sumber daya meliputi : 1). Potensi sumber daya ekonomiyang dimiliki 2). Potensi sumber daya manusia yang dimiliki 3.Tujuan adanya catatan yaitu untuk keperluan :

a. Menyediankan data-data dan fakta yang bersifat akurat, sehingga pimpinan tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan

(36)

c. Sebagai dasar pembuktian kebijaksanaan.

d. Memenuhi persyaratan undang-undang, Catatan kantor memberikan bukti- bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum.

e. Menentukan kelemahan dan kelebihan kantor, perusahaan, lembaga dan Organisasi.

f. Menstandarisir catatan-catatan tertulis, Catatan kantor membantu petugas unuk melakukan koreksi.

Langkah-langkah akhir untuk penanganan catatan kantor perlu diperhatikan

dengan serius. Surat atau catatan kantor yang masih diselesaikan tindak lanjutnya atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya. Tetapi belum dianggap selesai sehingga

sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama catatan kantor tersebut diperlukan kembali. Maka selama itu pula harus disimpan oleh unit pengelolah yang bertanggung jawab atad tindak lanjut catatan kantor tersebut.

4. Adapun bentuk catatan kantor dibagian kemahasiswaan FE USU : a. Catatan semua kegiatan yang akan dilakukan.

b. Catatan nama-nama mahasiwa yang mendapatkan beasiswa dan yang berprestasi.

(37)

C. DEFENISI PEKERJAAN KANTOR 1. Pengertian kantor

Defenisi kantor menurut Meokijat ( 1995 : 3 ) adalah : tempat dimana pekerjaan tatausaha dilakukan meliputi pekerjaan kantor dan pekerjaan tulis-menulis.

Sementara fungsi kantor menurud Winardi ( 1982 : 52 ) adalah : a. Melengkapi tujuan pokok perusahaan, lembaga dan organisasi. b. Mengawasi faktor-faktor produksi

Misalnya dengan pengawasan budgeter, pegawai-pegawai dan keuangan. 2. Penataan Pekerjaan Kantor

Penataan pekerjaan kantor adalah suatu hal yang perlu diperhatikan, karena

penataan yang tepat akan memperlancar kegiatan suatu perusahan sebaiknya penataan sesuai dengan tugas-tugas dan keadaan kantor yang akan menimbulkan lancarnya kegiatan kantor. Apabila penataan kantor kurang sesuai, maka akan menimbulkan sesuatu penghambatan dan bahkan hambatan-hambatan karena terciptanya birokrasi yang tidak cocok.

Sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari hubungan –hubungan didalam lingkungan sendiri maupun hubungan dengan pihak luar. Untuk menyederhanakan kedalam yang demikian banyak biasa disebut saja dengan hubungan intren, sehingga

(38)

Untuk mempermudah penataan pekerjaan kantor pada bagian kemaha siswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara, maka pimpinan dan kepala bagian menerapkan aktifitas yaitu :

a. Merencanakan

b. Mengorganisasikan ( mengatur dan menyusun ) c. Mengarahkan ( memberikan alat dan petunjuk ) d. Mengawasi dan Mengendalikan ( melakukan kontrol ) e. Sampai penyelenggaraan tertip suatu hal.

3. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan (RKAT) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoprasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

(39)

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Penggunaan peralatan kantor bertujuan untuk membantu penyelesaian tugas-

Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor, masing-masing kantor memiliki

pelaksanaan yang beraneka ragam, maka dalam merencanakan penggunaan peralatan

kantor.

4. Janis peralatan yang dipergunakan pada Bagian Kemahasiswaan adalah : a. Komputer.

b. Telepon.

c. Meja dan kursi kerja yang tersedia dalam keadaan layak. d. Lemari pennyimpanan arsip.

e. Prinster.

f. Filing cabinet untuk menyinpan arsip dan catatan kantor. g. Alat-alat tulis dan alat-alat lainya.

D. ANALISIS

(40)

Para pegawai tidak pernah dilahirkan dengan kebiasaan bekerja baik atau buruk. Sebab itu pimpinan mempunyai pengaruh yang langsung atas kebiasaan-kebiasaan yang dialami oleh para pegawai. Kebanyakan orang akan suka mengikuti pimpinan yang baik dengan diadakannya kebiasaan bekerja yang memuaskan.

Meskipun pimpinan menginginkan agar keinginan para pegawainya bisa berintegrasi dengan tujuan perusahaan dangan mencoba memahami berbagai tingkah laku manusia bukan berarti bahwa pimpinan harus menuruti kehendak pegawai, pimpinan tidak perlu bersikan lemah terhadap para bawahannya, sebab, pinpinan yang lemah bukan hanya akan melemahkan jalannya perusahaan au lenbaga, tetapi juga kehilangan rasa hormat dari bawahannya

1. Penanggulangan catatan kantor pada bagian Kemahasiswaan FE USU Pada bagian kemahasiswaan dalam menanggulangi catatan kantor atau dokunen-dokumen kantor yang sangat berguna bagi kegiatan kantor, para mahasiswa dan para alumni dengan menggunakan sistem kearsipan, cara ini digunakan agar suatu saat dokumen atau catatan kantor yang diperlukan agar mudah mencarinya.

Seluruh catatan dan dokumen-dokumen yang berbentuk arsip yang diterima oleh bagian kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan bentuk dan tanggal masuknya arsip atau catatan kantor tersebut, lalu seluruh folder disimpan pada lemari yang telah tersedia.

(41)

a. Setiap pegawai wajib memjaga kerahasiaan catatan kantor atau arsip baik lisan maupun tulisan, didalam atau diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan catatan kantor atau arsip pada pihak yang tidak berwenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakan catatan kantor atau arsip disembarang tempat.

d. Tidak boleh membawa catatan kantor atau arsip keluar kantor tanpa izin. e. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip tidak diperbolehkan membawa

pulang tp difoto copy.

f. Menyimpan catatan kantor atau arsip yang bersifat rahasia ditempat yang khusus.

Pada bagian kemahasiswaan brertugas dalam pekerjaan kantor memberika Infomasi tentang beasiswa bagi mahasiswa yang masih aktif kuliah dan informasi lowongan kerja pada alumni, dan bagian kemahasiswaan juga melayani para mahasiswa dalam mengurus semua kegiatan kemahasiswaan.

(42)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian-uraian pada bab – bab terdahulu yang bersumber pada bagian “ Kemahasiswaan FE USU “ maupun dari teori – teori yang didapat penulis, penilis dapat mengambil kesimpulan, yaitu :

1. Pimpinan menjalin hubungan yang baik dengan sesama karyawanuntuk dapat menciptakan keharmonisan di dalam hubungan maupun pelaksanaan dalam bekerja, sehingga dapat diperoleh kualitas atau mutu pekerjaan yang maksimal.

2. Dalam meningkatkan pekerjaan dan kinerja para pegawainya, hapir tidak ada masalah atau hambatan-hambatan yang dihadapi pimpinan, karena setiap pegawai telah memiliki kesadaran dan tanggung jawab dalam melakukan program krj sesuai dengan pekerjaan yang diberikan kepadanya setiap hari dangan baik.

3. Adanya siraman rohani sangat baik karena dengan adanya acara ini maka akan dapat membantu terwujudnya kesejahteraan dan ketenangan pada diri pegawai sehingga dapat terciptanya semangat kerja pegawai.

(43)

B. SARAN

Pada akhirnya penulis peper ini, penulis ingin memberikan beberapa saran Yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pimpinan untuk meningkatkan kinirja para pegawai agar dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik agar mencapai tujuan yang diinginkan, adapun saran-saran penulis antara lain :

1. Pimpinan harus tetap bersikap bijaksana terhadap bawahannya agar smua kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik dan disiplin kerja yang dimiliki oleh pegawai dapat terus dipertahankan, pimpinan juga harus menjaga citra baik di depan para bawahannya agar dapat menjadi panutan dan dihormati bawahannya.

2. Agar keharmonisaan dalam bekerja tetap terjaga, pimpinan harus tetap

mengadakan komunikasi yang baik dengan para pegawainya.

3. Memberikan motivasi kepada seluruh kariawannya agar dapat bekerja dengan baik, agar mencapai tujuan.

4. Memberikan suatu penghargaan kepada kariawan yang berprestasi agar karyawan tersebut termotivasi untuk melaksanakan pekerjaannya lebih baik lagi.

5. Pimpinan memberikan pengarahan terhadap para pegawainya maksimasebulan dua kali.

(44)

DAFTAR PUSTAKA

Fathoni, Abdurrahman, (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Rineka Cipta

Hadari, Nawawi, dan Martini Hadari. (2003). Kepemimpinan Yang Efektif. Yokyakarta : Gajah Mada Universitas Press

Kartono, M. Hani. (2001). Pemimpin dan Kepemimpinan. Jakarta : Grasindo Siagian, K. (2008). Teori dan Praktek Kepemimpinan. Jakarta : Grasindo Siagian. P. Sondong. 1996. Organisasi Kepemimpinan. Jakarta : Gunung

Agung

Surojo, Yohannes. 2006. Catan Kantor ( kearsipan ), Cetakan I. Malang : Dioma Malang

The Liang Gie. 1985. Perkantoran Modren. Yokyakarta : Nur Cahaya

Figur

 Tabel 1.1  Jadwal Kegiatan
Tabel 1 1 Jadwal Kegiatan . View in document p.12
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar 2 1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU . View in document p.20

Referensi

Memperbarui...