1 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Dari tahun ke tahun pengetahuan dan teknologi semakin mengalami kemajuan yang sangat pesat. Seiring dengan berkembangnya teknologi tersebut, manusiapun terus berusaha untuk meningkatkan kreativitas dan aktivitasnya. Dengan mengunakan alat yang begitu canggih yang disebut dengan teknologi komputer. Dengan kecanggihan teknologi pada abad ini pekerjaan yang ingin diselesaikan oleh manusia dengan mudah dan semua bisa diatasi dengan bantuan komputer.
Di zaman sekarang ini manusia dituntut untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat. Hal ini tidak akan tercapai bila tidak didukung dengan adanya informasi yang memadai dan akurat, sebab informasi memegang peranan penting dalam keberhasilan suatu organisasi. Perkembangan informasi yang sangat pesat ini didukung oleh suatu teknologi pendukung sistem informasi, yaitu IT (Information Technology) atau diartikan sebagai teknologi informasi. Perkembangan teknologi ini mampu mendobrak batas ruang dan waktu, artinya informasi bisa didapat oleh siapa saja, kapan saja, dan dimana saja, sehingga perubahan informasi dapat berlangsung dengan sangat pesat.
Berkaitan dengan hal itu semua, penulis memiliki rasa ketertarikan dengan salah satu proses/kegiatan yang ada dalam perusahaan ini yaitu Rekrutmen Pegawai. Sehingga, penulis menetapkan judul “Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai Pada PT Bank Syariah Mandiri Cabang Depok” dalam laporan kerja praktek ini. Penulis banyak menemukan beberapa kegiatan rekrutmen pegawai masih dilakukan dengan cara manual. Jika cara ini masih tetap dipertahankan, akan sangat membutuhkan biaya yang sangat besar dan tidak efektif dalam pengerjaannya. Maka dari itu, dengan bantuan teknologi kegiatan rekrutmen pegawai akan menjadi lebih efektif dan mengurangi nilai biaya operasional yang sangat tinggi.
Sehingga penulis berniat untuk mengubah sistem lama yang masih menggunakan cara manual menjadi sistem yang baru dengan menggunakan fasilitas sistem yang terkomputerisasi. Sangat diharapkan, dengan dibangunnya sistem baru ini, dapat menangani permasalahan akan informasi dan data pegawai baru secara khusus, baik HRD maupun bagian-bagian lainnya dalam Bank Syariah Mandiri. Selain itu, sistem informasi tersebut juga harus bisa berbasis jaringan dengan arsitektur Client-Server. Hal ini dikarenakan, dalam proses pengolahan data pegawai baru melibatkan beberapa bagian dari perusahaan sehingga sistem informasi yang ada juga harus bisa menangani masalah-masalah sharing data dan access data online secara tepat, baik, dan relevan. Akan tetapi sistem yang sedang berjalan sekarang ini bahwa sistem tersebut belum terkomputerisasi.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah A. Identifikasi Masalah
Dalam kegiatan kerja praktek yang dilakukan penulis didalam perusahaan ini, penulis banyak menemukan masalah pada proses Rekrutmen Pegawai. Beberapa permasalahn yang ditemukan dalam perusahaan ini adalah sebagai berikut:
1. Belum efektifnya sistem rekrutmen pegawai pada PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
2. Masih banyak penggunaan kertas untuk form pengajuan lamaran kerja yang membuat biaya semakin tinggi.
3. Masih terdapat kesulitan dalam mengarsipkan data calon karyawan. 4. Tidak adanya pengamanan data calon pegawai dalam sistem. 5. Tidak adanya sistem yang saling berelasi.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang diuraikan diatas, dapat dirumuskan permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem rekrutmen pegawai yang bejalan pada PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
2. Bagaimana sistem rekrutmen pegawai yang diusulkan untuk PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
3. Bagaimana sistem yang diusulkan dapat membantu penggunanya. Baik dari pihak PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok maupun dari pihak calon pegawai.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :
1. Untuk mengetahui sistem rekrutmen pegawai yang sedang berjalan pada PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
2. Untuk merancang sistem rekrutmen pegawai pada PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
3. Untuk membuat sistem rekrutmen pegawai yang baru dan efektif.
1.4 Batasan Masalah
Dalam kerja praktek ini, untuk menghindari meluasnya masalah yang dihadapi maka diambil langkah-langkah pembatasan masalah, adapun pembatasan masalah yang diambil adalah sebagai berikut:
1. Kerja praktek yang dilakukan hanya untuk mengetahui sistem informasi rekrutmen pegawai PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
2. Kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui media jaringan sistem informasi yang digunakan di PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
6 2.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, aliran atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Kata “sistem” banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli : 1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2.John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
6. Ludwing Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
7. Anatol Raporot
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
8. L. Ackof
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Syarat-syarat sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 :
A. Sistem Fisik ( PHYSICAL SYSTEM ) :
Contoh :
- Sistem transportasi, elemen : petugas,mesin, organisasi yang menjalankan transportasi.
- Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan pengolahan data.
B. System Abstrak ( ABSTRACT SYSTEM) :
Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya.
Contoh :
Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.
MODEL UMUM SISTEM Model sistem sederhana
Gambar 2.1 Model Sistem Sederhana (Sumber: Jogiyanto) 2.1.1. Elemen Sistem
Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen:
1. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya. 3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
4. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
5. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan.
Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem : 1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
kelangsungan hidup sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Berikut merupakan yang termasuk dalam karakteristik sistem:
a. Organisasi b. Interaksi c. Interdependensi d. Integrasi e. Tujuan pokok
a. Organisasi
Mencakup struktur dan fungsi organisasi - Fungsi
Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian maupun sub bagian.
b. Interaksi.
Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya. c. Interdependensi.
Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.
d. Integritas.
e. Main objection ( tujuan utama ).
- Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.
- Sistem penggajian.
b. Probabilistik Sistem
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).
c. Open Sistem
Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
Contoh :
Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi.(Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
d. Closed System
energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Contoh : reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.
e. Relatively Closed System
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar
yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu . Contoh :
Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. Tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).
f. Artificial System
Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
Contoh :
- Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir.
- Sistem robotika.
- Jaringan neutral network.
g. Natural System
Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut : h.1. Sistem manusia-manusia.
Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia. h.2. Sistem manusia-mesin.
Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan. h.3. Sistem mesin-mesin.
Sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.
Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.
Contoh :
Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya " Relatively Closed dan Deterministik ", tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah " Open dan Probabilistik Sistem ".
2.2. Pengertian Informasi
Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi. Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik. Dalam bidang ilmu komputer informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi dan alirannya.
Sedangkan konsep dasar Informasi: adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.
Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner. Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word.
Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.
dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
Kualitas Informasi : tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya. 2. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost
2.3. Pengertian Sistem Informasi Definisi :
Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
Atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.
Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci : 1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin
- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.
2. Sistem basis data terintegrasi
- Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.
3. Mendukung Operasi
- Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.
Istilah Sistem Informasi
= Manajemen Information System = Information Processing System = Information Decision System = Information System.
Komponen Fisik Sistem Informasi:
1. Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data
2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).
3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);
- First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
- Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
- Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.
Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.
2.3.1 Hubungan Pengelola Dengan Sistem Informasi
Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil.
Strutktur dasarnya: Direktur Sistem Informasi
Manajer Pengembangan Sistem Analis Programmer
Manajer Komputer dan Operasi.
Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.
2.3.2 Perancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.
3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
2.4 Pengertian Rekrutmen Pegawai
Menurut Henry Simamora (1997:212) Rekrutmen (Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Menurut Schermerhorn, 1997 Rekrutmen (Recruitment) adalah proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang lowong. Perekrutan yang efektif akan membawa peluang pekerjaan kepada perhatian dari orang-orang yang berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi pekerjaan.
Menurut Faustino Cardoso Gomes (1995:105) Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.
2.4.1. Tujuan Rekrutmen
Menurut Henry Simamora (1997:214) proses rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1. Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.
2. Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
3. Upaya-upaya perekrutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamar-pelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif terhadap perusahaan.
2.4.2. Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen meliputi beberapa poin penting, menurut Simamora (1997:221):
1. Penyusunan strategi untuk merekrut
Di dalam penyusunan strategi ini, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab didalam menentukan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan, bagaimana karyawan akan direkrut, di mana, dan kapan.
2. Pencarian pelamar-pelamar kerja
menginformasikan lowongan, salah satunya adanya ikatan kerjasama yang baik antara perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan external seperti sekolah, universitas.
3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak cocok / penyaringan
Setelah lamaran-lamaran diterima, haruslah disaring guna menyisihkan individu yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan. Di dalam proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk membendung diskualifikasi karena alasan yang tidak tepat, sehingga di dalam proses ini dibutuhkan kecermatan dari pihak penyaring.
4. Pembuatan kumpulan pelamar
Kelompok pelamar (applicant pool) terdiri atas individu-individu yang telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perekrut dan merupakan kandidat yang layak untuk posisi yang dibutuhkan.
2.4.3. Sistem Rekrutmen
Menurut Simamora (1997:246) untuk menciptakan suatu sistem rekrutmen yang efektif para manajer dan manajer sumber daya manusia, seyogyanya menerapkan beberapa hal, antara lain:
2. Membuat deskripsi, spesifikasi, dan standart kinerja yang rinci.
3. Menentukan tipe individu-individu yang sering dikaryakan oleh organisasi dalam posisi yang sama.
4. Menentukan kriteria-kriteria rekrutmen.
5. Mengevaluasi berbagai saluran dan sumber rekrutmen
6. Menyeleksi sumber rekrutmen yang kemungkinan menghasilkan kelompok kandidat yang paling besar dan paling sesuai pada biaya yang serendah mungkin.
7. Mengidentifikasikan saluran-saluran rekrutmen untuk membuka sumber-sumber tersebut, termasuk penulisan iklan, menjadwalkan program rekrutmen.
8. Menyeleksi saluran rekrutmen yang paling efektif biaya.
25 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Kehadiran BSM sejak tahun 1999, sesungguhnya merupakan hikmah sekaligus berkah pasca krisis ekonomi dan moneter 1997-1998. Sebagaimana diketahui, krisis ekonomi dan moneter sejak Juli 1997, yang disusul dengan krisis multi-dimensi termasuk di panggung politik nasional, telah menimbulkan beragam dampak negatif yang sangat hebat terhadap seluruh sendi kehidupan masyarakat, tidak terkecuali dunia usaha. Dalam kondisi tersebut, industri perbankan nasional yang didominasi oleh bank-bank konvensional mengalami krisis luar biasa. Pemerintah akhirnya mengambil tindakan dengan merestrukturisasi dan merekapitalisasi sebagian bank-bank di Indonesia.
Salah satu bank konvensional, PT Bank Susila Bakti (BSB) yang dimiliki oleh Yayasan Kesejahteraan Pegawai (YKP) PT Bank Dagang Negara dan PT Mahkota Prestasi juga terkena dampak krisis. BSB berusaha keluar dari situasi tersebut dengan melakukan upaya merger dengan beberapa bank lain serta mengundang investor asing.
Pada saat bersamaan, pemerintah melakukan penggabungan (merger) empat bank (Bank Dagang Negara, Bank Bumi Daya, Bank Exim, dan Bapindo) menjadi satu bank baru bernama PT Bank Mandiri (Persero) pada tanggal 31 Juli 1999. Kebijakan penggabungan tersebut juga menempatkan dan menetapkan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. sebagai pemilik mayoritas baru BSB.
perusahaan Bank Mandiri, sebagai respon atas diberlakukannya UU No. 10 tahun 1998, yang memberi peluang bank umum untuk melayani transaksi syariah (dual banking system).
Tim Pengembangan Perbankan Syariah memandang bahwa pemberlakuan UU tersebut merupakan momentum yang tepat untuk melakukan konversi PT Bank Susila Bakti dari bank konvensional menjadi bank syariah. Oleh karenanya, Tim Pengembangan Perbankan Syariah segera mempersiapkan sistem dan infrastrukturnya, sehingga kegiatan usaha BSB berubah dari bank konvensional menjadi bank yang beroperasi berdasarkan prinsip syariah dengan nama PT Bank Syariah Mandiri sebagaimana tercantum dalam Akta Notaris: Sutjipto, SH, No. 23 tanggal 8 September 1999.
Perubahan kegiatan usaha BSB menjadi bank umum syariah dikukuhkan oleh Gubernur Bank Indonesia melalui SK Gubernur BI No. 1/24/ KEP.BI/1999, 25 Oktober 1999. Selanjutnya, melalui Surat Keputusan Deputi Gubernur Senior Bank Indonesia No. 1/1/KEP.DGS/ 1999, BI menyetujui perubahan nama menjadi PT Bank Syariah Mandiri. Menyusul pengukuhan dan pengakuan legal tersebut, PT Bank Syariah Mandiri secara resmi mulai beroperasi sejak Senin tanggal 25 Rajab 1420 H atau tanggal 1 November 1999.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi PT Bank Syariah Mandiri Cabang Depok Tanggal 30 Juni 2011.
28 4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan
Sistem rekrutmen pegawai yang saat ini sedang berjalan di PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok masih menggunakan cara manual dan tidak terkomputerisasi. Berikut adalah uraian proses dari kegiatan rekrutmen pegawai yang sedang berjalan pada PT. Bank Syariah Mandiri cabang Depok :
1. Calon pegawai menyerahkan surat lamaran kerja ke kantor Bank Syariah Mandiri cabang Depok. Kemudian, surat lamaran kerja diserahkan oleh kantor Bank Syariah Mandiri cabang Depok ke kantor pusat Bank Syariah Mandiri. 2. Kantor Bank Syariah Mandiri cabang Depok yang membutuhkan pegawai
baru, meminta data calon pegawai kepada kantor pusat Bank Syariah Mandiri. Kemudian kantor pusat Bank Syariah Mandiri menyerahkan beberapa surat lamaran calon pegawai ke kantor Bank Syariah Mandiri cabang Depok sesuai kriteria dan kebutuhan yang sedang dibutuhkan oleh kantor Bank Syariah Mandiri cabang Depok untuk di seleksi wawancara.
up. Jika semua tes telah dilalui dengan baik oleh calon pegawai, maka calon pegawai tersebut telah berhasil dalam semua proses seleksi yang dilakukan. 4. Setelah semua proses seleksi karyawan telah berhasil dilalui oleh oleh calon
karyawan, maka kantor pusat Bank Syariah Mandiri akan melakukan panggilan lagi untuk melakukan pendataan pegawai baru dan melakukan proses lebih lanjut lagi.
5. Setelah semua kegiatan terjadi, maka akan dibuatkan daftar pegawai baru yang nantinya akan di laporkan kepada Pimpinan Kepegawaian.
4.1.1 Analisis Dokumen
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem informasi rekrutmen pegawai :
1. Nama Dokumen : Application Form
Fungsi : Sebagai Data Calon Pegawai baru
Sumber : Calon Pegawai
Tujuan : Manager Operasional Media : Kertas Cetakan Komputer Jumlah : Sembilan Lembar
Frekuensi : Setiap akan menerima Pegawai Baru
2. Nama Dokumen : PostInterview Report
Fungsi : Sebagai Data Hasil Wawancara
Sumber : Calon Pegawai
Tujuan : Manager Operasional Media : Kertas Cetakan Komputer
Jumlah : Tiga Lembar
Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Panggilan Wawancara
Fungsi :Sebagai Panggilan kepada Calon Pegawai Untuk Wawancara.
Sumber : Manager Operasional Tujuan : Calon Pegawai
Media : Kertas Cetakan Komputer Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Setelah Wawancara
2. Nama Dokumen : Panggilan Psikotest
Fungsi : Sebagai Pemberitahuan Tentang Waktu Seleksi Psikotes Calon Pegawai
Sumber : Manager Operasional Tujuan : Calon Pegawai
Media : Kertas Cetakan Komputer
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan Calon Pegawai Baru
3. Nama Dokumen : Surat Kontrak Kerja
Fungsi : Sebagai Bukti Penerimaan Pegawai Baru
Sumber : HRD
Tujuan : Calon Pegawai
Media : Kertas Cetakan Komputer
Jumlah : Satu Lembar
4.1.2 Analisis Prosedur yang Berjalan
Adapun prosedur sistem informasi rekrutmen pegawai yang sedang berjalan yaitu adalah sebagai berikut :
A. Prosedur Penerimaan Surat Lamaran Kerja
Penerimaan surat lamaran kerja yang dilakukan oleh calon pegawai baru ke kantor Bank Syariah Mandiri cabang Depok.
B. Prosedur Pemanggilan Calon Pegawai Baru
Pemanggilan calon pegawai baru yang dilakukan Bank Syariah mandiri cabang Depok untuk seleksi wawancara tahap awal.
C. Prosedur Wawancara Calon Pegawai Baru
Seleksi wawancara yang dilakukan Bank Syariah Mandiri cabang Depok adalah untuk menentukan beberapa calon pegawai baru yang nantinya akan diseleksi di kantor pusat Bank Syariah Mandiri.
D. Prosedur Seleksi Calon Pegawai Baru
Beberapa calon pegawai baru yang disarankan oleh Bank Syariah Mandiri cabang Depok akan diseleksi oleh kantor pusat Bank Syariah Mandiri.
E. Prosedur Penerimaan Calon Pegawai baru
Setelah dilakukan seleksi calon pegawai baru, akan diperoleh hasil calon pegawai yang akan diterima untuk bekerja di Bank Syariah Mandiri. Kemudian melakukan pendataan atas pegawai baru yang akan bergabung/bekerja pada Bank Syariah Mandiri.
4.1.2.1 Flowmap
Berikut ini adalah gambaran flowmap rekrutmen pegawai yang sedang berjalan pada PT BANK SYARIAH MANDIRI CABANG DEPOK:
Keterangan :
A : Arsip Data Pelamar
B : Arsip Data Pelamar Lolos Wawancara
C : Arsip Data Pegawai Baru
D : Arsip Laporan Pegawai Baru
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem :
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
Keterangan :
SLK : Surat Lamaran Kerja AFI : Application Form Isi
Lbr.AF : Lembar Application Form PTI : Psikotest Isi
Lbr.PT : Lembar Psikotest SKK : Surat Kontrak Kerja
SKK(TTD) : Surat Kontrak Kerja
TertandaTangani
Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu, entitas BSM Pusat (HRD). Sedangkan untuk entitas luarnya yaitu, entitas calon pegawai dan pimpinan pusat. Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut :
a. Calon pegawai memberikan SLK, AFI, PTI dan SKK(TTD) kedalam sistem informasi
c. Sistem informasi memberikan laporan pegawai baru ke pimpinan.
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.3 DFD Level 0 Sistem yang Berjalan
CALON PEGAWAI 2.1 Melakukan
Panggilan Psikotest Data Pelamar Lolos Wawancara
Lembar Psikotest
Psikotest Terisi
Data Pelamar
Hasil Test
CALON PEGAWAI
3.1 Membuat Surat Kontrak
Kerja
3.2 Membuat Data Pegawai
Baru
3.3 Membuat Laporan Pegawai Baru
PIMPINAN PUSAT
Arsip Data Pegawai Baru
Data Pegawai Baru
Data Pegawai Baru
Laporan Pegawai Baru Surat kontrak kerja
Surat Kontrak Kerja TertandaTangani
Hasil Test
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem rekrutmen pegawai yang sedang berjalan pada PT Bank Syariah Mandiri Cabang Depok, maka dapat diketahui kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan tersebut digambarkan dalam table berikut ini :
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Berjalan
No Masalah Rencana Pemecahan
1 Verifikasi berkas pelamar masih manual
Dibuat sistem verifikasi berkas pelamar yang dapat memberikan output berupa bobot nilai bagi berkas yang lengkap maupun yang tidak lengkap 2 Pengolahan data hasil tes
masih dilakukan secara manual
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Usulan perancangan sistem merupakan tahap yang sangat penting dalam menggambarkan model baru yang akan dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan baik tidak atau cocok tidaknya sistem baru yang akan dibuat. Tahapan ini berisi tentang penggambaran flowmap, diagram konteks, data flow diagram dan kamus data yang akan diusulkan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk (perangkat lunak) yang mampu :
1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan efisiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data.
2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.
4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informasi.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
4.2.2.1 Flowmap
Berikut ini adalah gambaran flowmap rekrutmen pegawai yang diusulkan untuk PT BANK SYARIAH MANDIRI Cabang DEPOK:
4.2.2.2 Diagram Konteks
Gambar 4.8 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Keterangan :
SLK : Surat Lamaran Kerja AFI : Application Form Isi
Lbr.AF : Lembar Application Form PTI : Psikotest Isi
Lbr.PT : Lembar Psikotest SKK : Surat Kontrak Kerja
SKK(TTD) : Surat Kontrak Kerja
TertandaTangani
Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu, entitas BSM Pusat (HRD). Sedangkan untuk entitas luarnya yaitu, entitas calon pegawai dan pimpinan pusat. Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut :
a. Calon pegawai memberikan SLK, AFI, PTI dan SKK(TTD) kedalam sistem informasi
b. Sistem informasi memberikan data panggilan wawancara, panggilan psikotest, Lbr.AF, Lbr.PTdan SKK ke calon pegawai.
4.2.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem yang Diusulkan
CALON PEGAWAI 2.1 Melakukan
Panggilan Psikotest Data Pelamar Lolos Wawancara
Lembar Psikotest
Psikotest Terisi
Data Pelamar
Hasil Test
4.2.2.4 Kamus Data
Nama Arus Data : Data Pelamar Arus Data
: Proses 1.1-F. Data Pelamar, F. Data Pelamar-Proses 1.2, F.Data Pelamar-Proses 1.3
Struktur Data : kd_pelamar, nama, kelamin, alamat, tlp, pendidikan
Nama Arus Data : Data Pelamar Lolos Wawancara Arus Data
:
Proses 2.2-F. Data Pelamar Lolos Wawancara, F. Data Pelamar Lolos Wawancara-Proses 2.3, F. Data Pelamar Lolos Wawancara-Proses 2.4
Struktur Data : kd_pelamar, nama, nilai_PostInterviewReport,
Nama Arus Data : Data Pegawai Baru Arus Data
: Proses 3.2-F. Data Pegawai Baru, F. Data Pegawai Baru-Proses 3.3, F. Data Pegawai Baru-Baru-Proses 3.4
Struktur Data : kd_pelamar, nama, kelamin, alamat, tlp, posisi
Nama Arus Data : Info Laporan Pegawai Baru Arus Data : Proses 3.4-Pimpinan
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan
Dari hasil perancangan sistem informasi rekrutmen pegawai yang diusulkan oleh penulis, dapat dilihat beberapa keuntungan dan kemudahan yang didapatkan oleh pihak Bank Syariah Mandiri Cabang Depok. Beberapa keuntungan dan kemudahan yang didapatkan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang baru dapat menyimpan data calon pegawai dan pegawai baru secara aman didalam database.
2. Adanya proses pengiriman data secara komputerisasi. Hanya dengan membuka database yang sama, pihak Bank Syariah Mandiri Cabang Depok, Bank Syariah Mandiri Pusat maupun Pimpinan dapat mengetahui data rekrutmen pegawai karena sistem yang sudah saling terintegrasi.
3. Sistem baru dapat secara otomatis mengolah nilai seleksi pegawai baru, sehingga dapat menghasilkan output data-data calon pegawai lolos seleksi yang disarankan oleh sistem.
4. Pimpinan dapat melihat laporan pegawai baru hanya dengan membuka
46 5.1 Kesimpulan
Kemudahan dan ketepatan dalam proses rekrutmen pegawai tidak terlepas
dari sumber daya manusia dan peralatan yang memadai. Setelah diterapkan sistem
usulan yang baru ini, maka hasilnya akan lebih akurat dan dan dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu para pekerja serta penyimpanan data
yang terorganisir.
Dengan usulan sistem yang baru ini, proses rekrutmen pegawai akan
menjadi lebih efektif dan mudah. Adapun kemudahan yang didapatkan dalam
usulan sistem rekrutmen pegawai ini adalah sebagai berikut:
1. Tidak memerlukan penggunaan media kertas yang terlalu banyak.
2. Menggunakan database sebagai media penyimpanan.
3. Adanya pengamanan data, sehingga data tidak mudah rusak dan hilang.
4. Mampu berelasi dengan bagian lainnya, sehingga tidak ada keterlambatan
data yang akan dikirim ke bagian lainnya.
5.2 Saran
Untuk menunjang keberhasilan penggunaan sistem rekrutmen pegawai
yang baru ini menyarankan beberapa hal yang harus diperhatikan oleh para
pengguna sistem rekrutmen pegawai ini, antara lain:
1. Perlu adanya pelatihan kepada user, dalam hal ini yang akan terlibat dalam
penggunaan sistem rekrutmen pegawai ini. Selain itu juga memiliki
pengetahuan dasar tentang komputer.
2. Back Up ditempatkan ditempat terpisah, sehingga apabila ada kerusakan
dapat segera diganti.
3. Penggunaan antivirus dalam perangkat komputer sangat dibutuhkan untuk
Sebagaimana layaknya manusia biasa, tentu penulis menyadari bahwa
masih terdapat banyak kekurangan dalam Laporan Kerja Praktek ini baik tulisan
maupun isi pembahasan. Adapun saran yang dapat disampaikan oleh penulis
untuk pengembangan sistem rekrutmen pegawai ini adalah sistem ini dapat
dikembangkan secara mobile technology sehingga pimpinan dapat mengontrol
proses-proses yang terjadi di mana saja berada, tanpa harus ada di perusahaan
i
Laporan Praktek Kerja
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Muhammad Rizky Abdillah NIM. 10508406
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
M kunjungi www.creativebrain.web.id
http://duniabaca.com/pengertian-sistem-dan-analisis-sistem.html
Hartono, jogiyanto.Analisa&disain : Sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi Offset.Yogyakarta.2000
Kadir , Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. 2003
Oetomo, Budi Sutejo Dharma, SKom. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,2002.
http://www.tugaskuliah.info/2011/07/pengertian-sistem.html
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm
agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/341
iii
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek dengan baik. Dimana Laporan Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul Laporan Kerja Praktek yang penulis ambil sebagai berikut: “SISTEM INFORMASI REKRUTMEN PEGAWAI PADA PT BANK SYARIAH MANDIRI CABANG DEPOK”. Tujuan penulisan ini dibuat untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan program Strata Satu (S1) pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.
Penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan kemampuan penulis. Namun demikian diharapkan agar Laporan Kerja Praktek ini dapat memenuhi syarat yang diperlukan.
Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam Laporan Kerja Praktek ini, terutama kepada :
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer
4. Ibu Citra Noviyasari, S.Si.,MT,. selaku Dosen Pemimbing yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, pengarahan serta saran, sehingga Laporan Kerja Praktek ini dapat terselesaikan dengan baik.
iv
motivasi dan doanya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.
8. Pacarku tersayang Meidy Oktavia, yang telah memberikan inspirasi terhadap penulisan Laporan Kerja Praktek ini
9. Karyadi Basuki, Rizky Absal, Dandy Nugroho, serta teman-teman SI-8 yang telah memberikan bantuan, semangat saran dan masukkan kepada penulis. Semoga sukses selalu.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Akhir kata semoga penulisan Laporan Kerja Praktek dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Bandung, Oktober 2011 Penulis