• Tidak ada hasil yang ditemukan

Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara"

Copied!
75
0
0

Teks penuh

(1)

1

PERANAN KORESPONDENSI BAGI SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

DEBBY MAYA SARI 122103155

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DEBBY MAYA SARI

NIM : 122103155

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KORESPONDENSI BAGI

SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Juli 2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP : 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)

Tanggal : Juli 2015 DEKAN

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ac,Ak NIP : 19560407 1988002 1001

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DEBBY MAYA SARI

NIM : 122103155

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KORESPONDENSI BAGI

SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2015

Menyetujui Pembimbing

NIP : 19741012 200003 2 003

(4)

KATA PENGANTAR

Dengan memanjat puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas segala berkah dan rahmat-Nya penulis telah dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan syafa’at kelak.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya. Selama mengikuti perkuliahan hingga penulisan Tugas Akhir ini penulis telah banyak mendapat bantuan berupa arahan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :

1. Bapak Prof.Subhilhar, Ph.D , selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec,Ak , selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM , selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan sekaligus Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing, memberikan masukan dan arahan selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, MSi , selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Seluruh Dosen Pengajar yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama menjalani studi, serta seluruh Staff dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Tugas Akhir ini penulis persembahkan khusus kepada yang teristimewa kedua orang tua tercinta Ayahanda (Alm) Drs. Sumantri dan Ibunda Juniar Siregar BA. Terima kasih yang tak terhingga penulis ucapkan kepada orang tua yang selalu memberikan kasih sayang, dukungan moril dan non

(5)

moril serta doa tiada henti kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan studinya dengan baik.

7. Abang dan kakak tersayang Ferry Irawan ST dan Gina Sari Anjani ST, Pak Ir. Arwansyah Lubis beserta Ibu Trisni Siregar dan seluruh keluarga yang selalu membantu, memberikan motivasi dan mendoakan penulis selama proses penyelesaian tugas akhir ini.

8. Kepada teman-teman dan sahabat tercinta stambuk 2011, teman-teman seangkatan 2012 khususnya Grup C yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas doa, dukungan, dan persahabatan yang tidak akan pernah penulis lupakan.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih belum mencapai kesempurnaan. Karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Medan, Juli 2015 Penulis

Debby Maya Sari

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Tujuan Penelitian ... 6

D. Manfaat Penelitian... 6

E. Sistematika Penelitian ... 7

1. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7

2. Sumber Data ... 7

3. Teknik Pengumpulan Data ... 8

4. Metode Analisis ... 9

F. Sistematika Penulisan ... 10

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ... 12

B. Struktur Organisasi ... 15

C. Job Description ... 19

D. Jenis Usaha/Kegiatan ... 24

E. Kinerja Usaha Terkini... 25

F. Rencana Kegiatan ... 27

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi ... 28

(7)

C. Pengertian Surat... 32

D. Fungsi Surat ... 33

E. Pengelompokan Surat ... 35

F. Bentuk Surat ... 41

G. Bagian Surat ... 42

H. Prinsip-Prinsip Surat ... 46

I. Bahasa Surat ... 46

J. Kriteria Surat dan Penulis Surat yang Baik ... 49

K. Pengertian Korespondensi ... 50

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 64

B. Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA ... 66

(8)

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 7 Tabel 3.1 Keunggulan dan Kelemahan Komunikasi Lisan dan

Komunikasi Tertulis ... 30

(9)

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ...

16

Gambar 2.2 Kop Surat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara ... 43 Gambar 3.1 Lembar Disposisi ... 55 Gambar 3.2 Kartu Kendali ... 57

(10)

1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman. Pada era persaingan bebas seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan organisasi dan menciptakan paradigma baru di dalam organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.

Derasnya arus globalisasi dapat dilihat dengan banyaknya bermunculan berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

(11)

Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.

Surat adalah alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi.

Peranan surat-menyurat sangat penting dalam suatu organisasi. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju.

(12)

Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang / organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, jaminan, wakil, alat promosi dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas, tertulis dan harus terinci untuk dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud dan tujuannya agar tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima (Simorangkir, 2001).

(13)

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan korespondensi. Oleh karena itu korespodensi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.

Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu oraganisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut. Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Ketelitian dan kecermatan dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.

(14)

masuk mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto, 2003:104).

Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

(15)

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah sebagai berikut “Bagaimana Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai hal-hal yang berhubungan dengan korespondensi dan peranan korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek.

2. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

(16)

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan referensi atau informasi yang mungkin bermanfaat di bidang korespondensi.

E. Sistematika Penelitian

Adapun metode penelitian yang akan penulis lakukan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2015)

2. Sumber Data

Adapun sumber data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian ini adalah :

a. Data Primer

(17)

langsung dari sumbernya, diamati dan dicatat untuk pertama kalinya (Moh. Nazir, 2005:50). Dalam hal ini data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh melalui observasi dan wawancara dengan pegawai pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang tidak langsung memberikan data kepada peneliti, misalnya penelitian harus melalui orang lain atau mencari melalui dokumen. Data ini diperoleh dengan menggunakan studi literatur seperti buku-buku bacaan dan catatan yang berhubungan dengan penelitian/topik yang di bahas, selain itu peneliti menggunakan data yang diperoleh dari internet (Sugiyono, 2005:62).

3. Teknik Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dimaksudkan untuk menghimpun data-data informasi yang diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang diambil oleh peneliti. Metode pengumpulan data ada tiga cara adalah:

a. Observasi

(18)

b. Wawancara

Menurut Gorys Keraf (2001:116) wawancara / interview adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah. Metode ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada sekretaris dekan yang terkait dengan prosedur penanganan korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Sebelum wawancara terlebih dahulu dipersiapkan : 1) Pedoman wawancara.

2) Menetapkan serta menghubungi informan yang akan diwawancarai. 3) Menetapkan waktu dan tempat wawancara.

4) Menetapkan materi dan garis besar instrumen yang akan ditanyakan sehingga data yang akan diperlukan dapat diperoleh dengan mengajukan pertanyaan secara terarah.

c. Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah mencari dan mengumpulkan data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda dan sebagainya (Suharsimi, 2006:231).

4. Metode Analisis

(19)

a. Metode Deskriptif

Menurut Sugiyono (2005: 21) menyatakan bahwa metode deskriptif adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.

b. Metode Deduktif

Menurut Setyosari (2010:7) menyatakan bahwa metode deduktif merupakan pengambilan kesimpulan yang didasarkan pada pernyataan-pernyataan yang bersifat umum ke hal-hal yang bersifat khusus dengan menggunakan logika tertentu.

F. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan penelitian ini diharapkan agar pembaca dan pihak-pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah memahami isi penelitian. Masing-masing bab merupakan rangkaian sistematis dalam pengkajian materi berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan. Adapun sistematika penulisan dari Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan secara ringkas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan/penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

(20)

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis yang berkaitan mengenai korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

(21)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan pada tahun1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

(22)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, Program Pendidikan Strata-1 dan Program D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

(23)

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah : 1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

(24)

B. Struktur Organisasi

Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu.

Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu:

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

(25)

Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat.

Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2015)

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan

Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata

Usaha Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

(26)

Pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak

Wakil Dekan : Fahmi Natigor Nasution, SE,M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs.Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,M.Si

Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis, MAFIS,MBA,Ak Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si

Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak Prof.Dr. Robinson Tarigan,MRP Prof.Dr Ramli,MS

Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak Ami Dilham, SE,M.Si

Drs. Arifin Akhmad, MSi,Ak

Departemen Ekonomi Pembangunan

(27)

Departemen Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia , SE,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE,M.Si Sekretaris program studi : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif, M.Si,Ak Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si,Ak

Program Studi Diploma Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,Ak

Kesekretariatan

(28)

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub.Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub.Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : Mylita, S

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan, pengembangan pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

(29)

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa.

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji. f. Mendisposisi surat-surat masuk.

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis. 2. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja sama.

3. Sekretaris Dekan

Adapun tugas dari Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.

(30)

d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.

e. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.

f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan. g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.

h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. i. Mengetik surat keluar.

j. Menerima telepon. k. Menerima fax.

l. Memproses kerja Dekan dan tim.

m. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, sekretaris dan ruang rapat Dekan.

4. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

1. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

2. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

(31)

4. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat.

5. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas.

b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1. Melakukan administrasi akademik.

2. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

3. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

4. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

1. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

2. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

(32)

4. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

5. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas.

d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 2. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

4. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti. e. Sub Bagian Kemahasiswaan

Tugasnya adalah :

1. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

2. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

3. Mengoperasionalkan sistem informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

(33)

6. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

7. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtangaan dan perlengkapan.

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

4. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan.

5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan perlengkapan.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

(34)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:

1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengadaan Penelitian dan 3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya, mampu menghasilkan kinerja yang bermutu dan berkualitas juga dapat menjadi sumber daya manusia yang memiliki kualitas yang baik.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.

(35)

macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Kinerja usaha terkini lainnya yang dilakukan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Mempersiapkan bahan atau mengurus penyelengaraan kegiatan seminar, penataran, wisuda, dies natalis dan kegitan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

2. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (Satuan Kredit Semester) yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

3. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. 4. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana

(36)

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap/ganjil.

2. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester genap/ganjil.

3. Merancang kegiatan Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS) genap/ganjil.

4. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

5. Peningkatan proses belajar mengajar dan alat yang digunakan dapat di tingkatkan.

6. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

7. Meningkatkan kegiatan seminar dan lokarya.

8. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, dosen dan ruang baca.

9. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang agar dapat menghasilkan lulusan mahasiswa yang berkualitas. 10. Setiap departemen menyiapkan laporan evaluasi diri untuk meningkatkan

(37)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi sebagai objek studi sangat luas ruang lingkupnya. Kajian tentang unsur, aspek, dan terlebih lagi tentang implementasi komunikasi ke dalam berbagai bidang pengetahuan juga sangat kompleks. Istilah komunikasi berasal dari bahasa inggris adalah communicare yang berarti menyampaikan pandangan. Ini sejalan dengan komunikasi dengan kata common yang berarti kesamaan. Jadi komunikasi berkaitan dengan penyampaian sesuatu dalam rangka mendapatkan kesamaan makna.

Menurut Achmad (2007:1) , komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan). Pengirim dan penerima dalam hal ini dapat selaku pribadi / perseorangan dan dapat pula mewakili lembaga. Informasi yang disampaikan dapat berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya.

Menurut Lamuddin Finoza (2009:1) , unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Unsur-unsur / komponen dasar komunikasi yaitu :

1) Komunikator atau pengirim (sender). 2) Komunikan atau penerima (receiver).

3) Pesan atau informasi yang akan disampaikan (content). 4) Interaksi (interaction).

(38)

5) Media atau saluran komunikasi (channel). 6) Pemahaman bersama (mutual understanding). 7) Umpan balik (feedback).

8) Pengaruh (effect).

Komunikasi dikatakan berhasil bila komunikator dapat merumuskan pesan yang disampaikannya secara tepat. Dengan bantu alat atau media tertentu pesan tersebut ditransfer kepada komunikan, dan komunikan diharapkan memahami pesan itu persis sama dengan maksud sang komunikator.

B. Jenis-Jenis Komunikasi

Menurut Lamuddin Finoza (2009:2) , jenis-jenis komunikasi yaitu : 1. Komunikasi menurut cara penyampaiannya

a. Komunikasi lisan

Komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap muka. Misalnya dialog dua orang, wawancara dan rapat. Sedangkan komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak. Misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.

b. Komunikasi tertulis

(39)
[image:39.595.109.516.224.505.2]

Jenis komunikasi lisan dan tertulis masing-masing memiliki keunggulan dan kelemahan. Kelemahan yang terdapat pada komunikasi lisan dapat ditutupi oleh keunggulan komunikasi tertulis. Sebaliknya, kelemahan yang terdapat pada komunikasi tertulis dapat ditutupi oleh keunggulan komunikasi lisan.

Tabel 3.1 dibawah ini memuat keunggulan dan kelemahan komunikasi lisan dan komunikasi tertulis

Jenis Komunikasi dan Bentuk Kegiatannya

Keunggulan Kelemahan

Komunikasi lisan Contoh bentuk kegiatan: 1) berbicara

2) bercerita 3) berdiskusi 4) berpidato

1) berlangsung cepat 2) tanpa alat bantu 3) kesalahan dapat langsung dikoreksi 4) dibantu gerak tubuh dan mimik muka

1) tidak mempunyai bukti tertulis / autentik

2) sulit disajikan secara bersih / matang

3) dasar hukumnya lemah 4) mudah dimanipulasi Komunikasi tertulis

Contoh bentuk kegiatan: 1) menulis surat

2) menulis artikel 3) menulis makalah 4) menulis laporan

1) mempunyai bukti tertulis

2) dapat disajikan lebih matang / bersih

3) dasar hukumnya kuat 4) sulit dimanipulasi

1) berlangsung lambat 2) selalu memakai alat bantu (alat tulis)

3) kesalahan tidak dapat langsung dikoreksi

4) tidak dapat dibantu dengan gerak tubuh dan mimik muka

Sumber : Buku Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia (2009)

2. Komunikasi menurut kelangsungannya a. Komunikasi langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

b. Komunikasi tidak langsung

(40)

3. Komunikasi menurut perilaku a. Komunikasi formal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya. Misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar.

b. Komunikasi informal

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan. Misalnya desas-desus, kabar burung dan sebagainya.

4. Komunikasi menurut aliran informasi a. Komunikasi satu arah (simplex)

Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam

keadaan mendesak atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian. Misalnya untuk mejaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.

b. Komunikasi dua arah (duplex)

(41)

ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalahpahaman.

5. Komunikasi dari segi kemasan pesan a. Komunikasi verbal

Komunikasi dapat dilakukan secara verbal (dengan berbicara). Komunikasi verbal diwakili dalam penyebutan kata-kata yang pengungkapannya dapat dengan lisan atau tertulis.

b. Komunikasi non verbal

Komunikasi dapat dilakukan secara non verbal (diwakili bahasa isyarat). Komunikasi non verbal terlihat dalam ekspresi atau mimik wajah, gerakan tangan, mata dan bagian tubuh lainnya.

C. Pengertian Surat

Menurut Rahardi (2008:12) , surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan untuk menyampaikan berita.

Menurut Moekijat (2008:142) , surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan). Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain.

(42)

yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat.

Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tertulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat. Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa perintah, permohonan, penawaran, pesanan, panggilan, permintaan, pertanyaan, pernyataan, pertimbangan, pemberitahuan dan lain sebagainya.

D. Fungsi Surat

Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi. Menurut Barthos (2009:36) , surat mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Sebagai wakil / duta dari pengirim atau penulis. b. Sebagai tanda bukti tertulis.

c. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. d. Sebagai alat pengukur kegiatan organisasi.

e. Sebagai sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak). Menurut Silmi (2008 : 2-3) , fungsi surat antara lain :

(43)

b. Wakil atau duta bagi pengirim surat, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

c. Alat bukti tertulis, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.

d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.

e. Alat untuk mengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya. g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak

dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.

h. Media promosi, Surat dapat menjadi media promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.

i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.

(44)

k. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat bersejarah seperti surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.

E. Pengelompokan Surat

Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu pengelompokan surat menurut wujud, pemakaiannya, jumlah penerima / sasaran yang dituju, sifatnya, urgensi penyelesaian, prosedur pengurusan, jangkauannya.

Menurut Barthos (2009 : 37-39) jika diklasifikasikan maka surat dapat dibedakan dalam berbagai hal seperti dibawah ini :

1. Pengelompokan surat menurut wujudnya

Menurut wujudnya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain :

a. Kartu pos

Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton berukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain.

b. Warkat pos

(45)

c. Surat bersampul

Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai sampul. Surat bersampul digunakan untuk :

1) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain. 2) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos,

dan lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat. d. Memorandum dan Nota

Memorandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya. Nota adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahannya. Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas, hanya lebih ringkas tetapi jelas.

e. Telegram

Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan bahasa yang jelas yang memuat berita-berita yang penting saja yang dituliskan, dan penulisannya menggunakan huruf morse.

2. Pengelompokan surat menurut pemakaiannya

Menurut pemakaiannya dapat digolongkan menjadi : a. Surat dinas

(46)

diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman dan surat undangan rapat dinas.

b. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga diantaranya adalah surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang dan periklanan.

c. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena surat pribadi sifatnya akrab, maka menggunakan bahasa yang santai dan luwes untuk menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.

3. Pengelompokan surat menurut jumlah penerima / sasaran yang dituju. Dilihat dari jumlah penerima / sasaran yang dituju, maka surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain :

a. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorang pejabat, atau instansi tertentu.

b. Surat edaran

(47)

c. Surat pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para pejabat, karyawan dan masyarakat umum.

4. Pengelompokan surat menurut sifatnya

Dilihat dari sifatnya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain :

a. Surat sangat rahasia

Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti ini berhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya diberi tanda “RHS” atau “SR”.

b. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

c. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan.

5. Pengelompokan surat menurut urgensi penyelesaian

Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi : a. Surat Sangat Segera (Kilat)

(48)

diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus lebih diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi, surat sangat segera harus diutamakan penyelesainnya.

b. Surat Segera

Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada kesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yang berlaku pada instansi yang bersangkutan.

c. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui dan ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harus segera dibalas agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

6. Pengelompokan surat menurut prosedur pengurusan

Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi : a. Surat Masuk

Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain.

b. Surat Keluar

(49)

7. Pengelompokan surat menurut jangkauannya Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi : a. Surat Intern

Surat intern adalah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang bersangkutan.

b. Surat Ekstern

Surat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak diluar kantor instansi yang bersangkutan.

Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok yaitu :

1. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. 2. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat

pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab.

3. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam.

4. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.

(50)

F. Bentuk Surat

Bentuk surat adalah tata letak dari sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama bagi penunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut sehingga dalam penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal.

Menurut Sopyan (2005 : 23-32) adapun beberapa bentuk surat yaitu : 1. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)

Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak lima ketikan dan setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.

2. Bentuk Lurus (block style)

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semua terletak dimargin sebelah kiri. 3. Bentuk Lekuk dan Gerigi (indented style)

Bentuk lekuk dan gerigi yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok kedalam. Paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

4. Bentuk Resmi Indonesia Lama (official style)

(51)

5. Bentuk Resmi Indonesia Baru (new official style)

Bentuk resmi indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru (new official style). Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.

G. Bagian Surat

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

(52)

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan

Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545

Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

1) Nama organisasi 2) Alamat lengkap 3) Lambang/logo 4) Nomor telepon b. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor Surat

(53)

Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik

Kode unit kerja Fakultas

Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi

Kode perihal Sumber Daya Manusia Tahun pembuatan surat

d. Lampiran

Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran :

Lamp : Satu Lembar e. Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.

f. Salam Pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “.

g. Isi Surat

(54)

akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar dan sopan.

h. Salam Penutup

Surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.

i. Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

j. Tembusan

(55)

H. Prinsip-Prinsip Surat

Menurut Moekijat (2001:52) ada empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :

1. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan arti yang penulis ingin sampaikan.

2. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misalkan kata “ apakah yang dimaksud ini apa itu ?” maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.

3. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akan memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata yang panjang dan sulit.

4. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang lancar membentuk nada surat

I. Bahasa Surat

(56)

juga memperhatikan pemakaian kata-kata yang baku, pemakaian ungkapan tetap dan pemakaian ejaan secara benar.

Menurut Lamuddin Finoza (2009 : 53-64) , syarat-syarat bahasa surat yaitu : 1. Bahasa yang jelas

Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud. Penafsiran yang sama bukan hanya dimengerti tetapi memahami suatu maksud secara mendalam dan tuntas. Bila maksud seorang penulis dipahami oleh pembaca secara utuh dengan penafsiran tunggal, berarti bahasanya jelas. Bila maksud penulis tidak dimengerti oleh pembaca dan penafsirannya ganda berarti bahasanya tidak jelas.

2. Bahasa yang lugas

Lugas dapat diartikan sebagai sederhana, bersahaja, dan langsung pada pokok permasalahan tidak bertele-tele atau berbelit-belit. Bahasa yang lugas diwujudkan dengan pemakaian kalimat yang padat dan hemat namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas. Lengkap berarti tidak ada unsur penting yang terlupakan. Jelas berarti tidak kabur sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

3. Bahasa yang umum

(57)

dipakai di depan umum atau bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat.

4. Kata yang baku

Yang dimaksud dengan kata yang baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar atau pemilihan kata secara cermat ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.

5. Ungkapan tetap

Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa, yaitu kelompok kata nonpredikatif yang membentuk kesatuan arti). Susunan kata-kata ungkapan tetap bersifat permanen. Unaur-unsurnya tidak boleh dipertukarkan dan tidak boleh ditambah atau dikurangi.

6. Pemakaian ejaan yang disempurnakan (EYD)

(58)

J. Kriteria Surat Dan Penulis Surat Yang Baik

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tulis. Surat juga memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga. Artinya, surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkannya.

Akan tetapi, kenyataan yang ada menunjukkan masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang banyak ditemukan umumnya adalah sebagai berikut :

1. Penulisan huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata, banyak yang salah.

2. Pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat.

3. Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele (terlalu panjang)

4. Susunan isi atau komposisi surat tidak teratur.

Untuk menghindari kesalahan dalam penulisan surat perlu diketahu beberapa ciri umum surat yang baik dan persyaratan untuk menjadi penulis surat yang baik. Adapun kriteria dan ciri umum surat yang baik adalah sebagai berikut :

1. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis.

2. Menggunakan bentuk surat yang standar. 3. Menggunakan bahasa Indonesia baku. 4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas. 5. Menggunakan bahasa yang jelas.

(59)

7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.

8. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat.

K. Pengertian Korespondensi

Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan (pribadi) dan dapat atas nama jabatan dalam suatu organisasi, kegiatan saling berkirim surat tersebut adalah surat menyurat atau korespondensi dan para pelakunya disebut koresponden. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi. Korespondensi berasal dari bahasa Inggris adalah Correspondence, yang berarti surat menyurat.

(60)

penyimpanan surat. Maka dari itu, pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat menyurat harus mendapat perhatian yang sungguh, karena mengingat peranan korespondensi bagi sekretaris sangat penting maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat untuk dapat menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat.

Dilihat dari prosedur pengurusan surat menurut (Amin, 2005), surat menyurat atau korespondensi dalam organisasi pemerintah atau swasta terbagi menjadi dua kelompok yaitu korespondensi eksternal (surat keluar) dan korespondensi internal (surat masuk). Tugas korespondensi antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak peranan korespondensi bagi seorang sekretaris dalam mencapai suatu tujuan organisasi.

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting dan baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

(61)

maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan menbuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama yaitu mengelola, mengatur dan mengurus surat-menyurat agar dapat memperlancar administrasi instansi tersebut.

Dalam pengelolaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan tiga sistem, yaitu sistem buku agenda, lembar disposisi, dan buku register. Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuensi kegiatan atau besar kecilnya kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan. Setelah melalui proses pengadministrasian surat, selanjutnya dilakukan proses pengarsipan. Fungsi dari pengarsipan sendiri adalah untuk dapat menemukan kembali arsip secara cepat, sehingga hal ini menjadi masalah jika proses pengarsipannya tidak tepat.

Menurut Wursanto (2003 : 110-128) prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar melalui beberapa tahapan, yaitu:

1. Penanganan Surat Masuk

(62)

Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.

Dalam penanganan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik dan sistematis. Adapun penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah adalah sebagai berikut:

1) Penerimaan surat 2) Penyortiran surat 3) Pembukuan surat 4) Pencatatan surat 5) Pemrosesan surat 6) Pengarahan surat masuk

(63)

Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya. Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

LEMBAR DISPOSISI

Tgl Terima : No.

Kendali :

Penting

Tanggal Surat :

Rahasia No.

Surat :

Segera Hal

(Kode) :

Biasa/Rutin

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

1. Mohon pertimbangan DISPOSISI

(64)

3. Mohon keputusan 4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakan

7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian

9. Siapkan laporan 10. Untuk diproses 11. Edarkan 12. TIK/gandakan 13. File

14. Siapkan konsep 15. Umumkan 16. ………..

Gambar 3.1

Gambar Lembar Disposisi

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara

(65)

Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dan dapat dilihat juga keterangan bagian-bagian. Kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

MEDAN

KENDALI: PENGELOLA:

Kode : Tgl.Surat :

Tanggal :

No.Surat : No.U.B.B :

Asal surat : Lampiran :

Hal :

Catatan :

Tgl. Penerimaan Paraf

Keterangan bagian-bagian kartu kendali :

1. Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat. 2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap

(66)

3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari

penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku.

4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat/surat diterima. 5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau

dikirim.

6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat. 7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/mana surat dikirim.

8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam lampiran yang ada.

9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat.

10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau ditunjuk silang bila diperlukan.

11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah.

Gambar 3.2 Gambar Kartu Kendali

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara

(67)

adalah surat yang berasal dari Rektor USU, surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah.

Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu :

1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke bagian Sekretariat Dekan.

2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.

3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. kemudian surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat, tembusan.

4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses) untuk diserahkan kepada Dekan.

5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk.

(68)

7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.

8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.

9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan, surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pengirim : Pembantu Rektor I Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010 Hal : Undangan

2. Pengirim : LPTQN

Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010

(69)

Penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik dan prosedur yang berlaku. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sedikit terkendala karena penanganan surat dibantu juga oleh mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancer dan tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.

2. Penanganan Surat Keluar

(70)

pembuatan konsep surat sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan pengurusan surat keluar dapat tercapai. Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, surat biasa. Pengelolaan 3 (tiga) macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama. Pengelolaan surat-surat keluar dicatat pada buku ekspedisi dan buku agenda pada kolom surat keluar. Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi 6 (enam) langkah yaitu :

1. Pembuatan konsep

Gambar

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas                          Sumatera Utara (2015) Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Tabel 3.1 dibawah ini memuat keunggulan dan kelemahan komunikasi lisan                  dan komunikasi tertulis

Referensi

Dokumen terkait

The presence of fibroblast growth factors and insulin-like growth factors in roe deer testicular tissue and their expression peaks during pre-rutting season in April (bFGF, IGF-II)

There has long been speculation that some stallions prefer mares of certain colours (Pickerel et al., 1993; Davies Morel, 1999). However, research in this area is very limited and

• Strengthen Good Corporate Governance & Risk Management Strengthen Mortgages Business & Construction Value Chain. • Focus on housing loans & selective

add compr_qual_factor and georectification columns to raster_columns table create statement and sample insert statement; add triggers for those columns matching those for

(2) Seksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bidang Pemberdayaan

The third technical step is to build 3D feature models and render them with real photos or texture maps: for the features above ground (protruded features), interactive

Surabaya, 09 Nopember 2015 Kantor Kementerian Agama Kota Surabaya Kasi Pendma ( Pedidikan

Moda transportasi yang diperuntukan buat bersama (orang banyak), kepentingan bersama, menerima pelayanan bersama, mempunyai arah dan titik tujuan yang sama, serta