i
pada SMP Bina Harapan Bangsa ini masih mengalami kendala terutama dalam hal absensi, dan penggajian. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut sebagai judul skripsi : “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN SMP BINA HARAPAN BANGSA”.
Dalam penelitian skripsi ini, metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode deskriptif, sebagai upaya untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan mengenai keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak. Sedangkan untuk metode pengumpulan data penulis menggunakan metode wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Dalam pengembangan sistem, penulis menggunakan metode pendekatan Prototyping (prototype). Untuk pemodelan sistem penulis menggunakan metode perancangan terstuktur dengan alat bantu perancangan yaitu flowmap, diagram konteks, diagram alir data (DFD), dan kamus data. Untuk perancangan basis data digunakan metode normalisasi, relasi tabel, dan diagram relasi entitas. Implementasi dan rancangan program menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan database MySQL.
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa sistem informasi kepegawaian pada SMP Bina Harapan Bangsa masih mengalami kendala, dikarenakan seluruh kegiatan pengolahan data penggajian, dan absensi belum terintegrasi dan masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan kurang optimalnya penyampaian informasi karena waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan informasi cukup lama. Pada akhirnya penulis berharap dengan dibuatnya suatu sistem yang baru dapat membantu mempermudah Bagian Personalia/ Sumber Daya Manusia dalam menjalankan tugasnya sebagai penyedia informasi kepegawaian.
ii ABSTRACT
1
1.1 Latar Belakang Penelitian
Peranan teknologi informasi dalam suatu perusahaan saat ini hampir tidak dapat dipisahkan. Berkembangnya informasi diikuti pula dengan berkembangnya teknologi komputer sebagai alat pendukung. Hal ini berdampak pada setiap aspek kehidupan masyarakat, karena hampir setiap aktivitas kehidupan saat ini tidak terlepas dari peralatan yang serba canggih dan modern. Komputerisasi pada saat ini telah merambah di segala bidang, termasuk dalam bidang kepegawaian. Komputer memiliki tingkat kecepatan akurasi yang tinggi dalam pemrosesan data, maka kebutuhan akan suatu informasi pada saat ini semakin meningkat. Dengan teknologi komputer kita dapat melakukan pengolahan data yang meliputi penyimpanan data, perhitungan, perbandingan, masukan dan keluaran data sebagai informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat, tepat, dan akurat.
SMP Bina Harapan Bangsa bergerak dalam bidang pendidikan. SMP Bina Harapan Bangsa memiliki 19 guru pengajar dan 3 staf. Seluruh kegiatan SMP Bina Harapan Bangsa yang berhubungan dengan kepegawaian seperti pencatatan data pegawai, absensi, dan penggajian dilakukan pada Tata Usaha (TU).
2
terintegrasinya pengolahan absensi dan gaji, dalam arti semua kegiatan masih dilakukan secara terpisah.
Dalam proses absensi guru, proses absensi masih menggunakan pencatatan manual, dimana para guru harus mecatat secara manual absensinya setiap masuk jam pelajaran, sehingga dalam pembuatan rekapitulasi absensi pegawai masih dilakukan secara tertulis dalam dokumen buku. Sedangkan dalam hal penggajian data pegawai belum terintegrasi dengan data gaji, sehingga dalam proses pengolahan data gaji masih dilakukan perhitungan secara manual dengan merinci satu-persatu pegawai berdasarkan jumlah jam mengajar.
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan penulis menemukan beberapa permasalahan yang perlu penulis identifikasi. Beberapa permasalahan yang terjadi pada SMP Bina Harapan Bangsa adalah sebagai berikut :
1. Proses absensi masih dilakukan secara manual, yaitu dimana para guru harus mecatat secara manual absensinya setiap masuk jam pelajaran. Sehingga dalam pembuatan rekapitulasi absensinya memerlukan waktu yang cukup lama, karena harus dicatat kedalam buku absensi.
2. Proses perhitungan gaji dan pembuatan rincian penghasilan masih dilakukan dengan cara merinci satu-persatu pegawai berdasarkan data absensi pegawai yang memerlukan waktu yang cukup lama dan perhitungannya pun terkadang tidak akurat.
3. Proses penyimpanan data masih berbentuk arsip sehingga membutuhkan ruangan yang besar dan membutuhkan dana yang cukup besar.
Berdasarkan uraian latar belakang masalah dan identifikasi masalah, permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini di rumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Kepegawaian yang berjalan pada SMP Bina Harapan Bangsa.
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Kepegawaian pada SMP Bina Harapan Bangsa.
4
4. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Kepegawaian pada SMP Bina Harapan Bangsa.
1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini, adalah untuk merancang dan membangun sebuah sistem informasi kepegawaian pada SMP Bina Harapan Bangsa.
Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :
1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Kepegawaian yang berjalan pada SMP Bina Harapan Bangsa.
2. Untuk merancang dan membangun suatu Sistem Informasi Kepegawaian guna membantu mempercepat arus informasi kepegawaian pada SMP Bina Harapan Bangsa.
3. Untuk pengujian Sistem Informasi Kepegawian pada SMP Bina Harapan 4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Kepegawaian pada SMP
Bina Harapan Bangsa.
1.4 Kegunaan Penelitian
Penulis berharap hasil dari penelitian ini tidak hanya berguna bagi penulis pribadi, tetapi diharapkan juga memiliki kegunaan praktis dan akademis bagi semua pihak.
1.4.1 Kegunaan Praktis
yang berjalan terdeteksi kekurangan-kurangan atau kelemahan-kelemahan maka dilakukan suatu pengembangan dan perancangan sistem. Dimana pada akhirnya akan lahir sebuah sistem baru yang mampu mengatasi segala kelemahan dan kekurangan yang ada di sistem yang lama.
1.4.2 Kegunaan Akademis
1. Bagi pengembangan ilmu, agar dapat menambah informasi bagi pengembangan ilmu manajemen informatika dalam pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian.
2. Bagi peneliti lain, semoga dapat membantu peneliti lain yang akan mengambil penelitian di bidang / masalah yang sama dengan penulis, sebagai bahan referensi untuk perbaikan maupun pengembangan.
3. Bagi penulis, dapat memperoleh wawasan dan dapat meningkatkan pengetahuan penulis serta dapat mengetahui tentang Sistem Informasi Kepegawaian pada SMP Bina Harapan Bangsa.
1.5 Batasan Masalah
Adapun yang menjadi batasan masalah agar dalam perancangan ini dapat mencapai sasaran dan tujuan yang diharapkan, adalah sebagai berikut:
1. Penulis hanya membatasi masalah kepegawaian dalam hal absensi, dan penggajian guru di SMP Bina Harapan Bangsa.
2. Laporan yang ditampilkan berupa laporan data karyawan, laporan absensi dan laporan penggajian yang telah disesuaikan dengan kebutuhan pada Bagian Tata Usaha
6
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan laporan ini, penulis melakukan penelitian pada “SMP Bina Harapan Bangsa” yang beralamtkan Jl.Raya Cijapati Desa Mekarlaksana Kec. Cikancung kabupaten Bandung propinsi Jawa Barat no telpon 91141409- 02292672413, Penelitian dilaksanakan dari mulai 10 juli 2010.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
WAKTU 2010
NO KEGIATAN JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER
8 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dua atau lebih komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Zulkifli (2001 : 27) ada beberapa definisi mengenai sistem, tetapi definisi dari kamus Webster’s Unabridged lebih mendekati dengan keperluan. Definisi tersebut adalah sebagai berikut : “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi”.
Sedangkan Menurut Al-Bahra (2004 : 2) “Sistem (dipandang dari PDE) adalah sekumpulan manusia, mesin, dan metode yang teroganisir untuk mencapai suatu sasaran yang spesifik”.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen-elemen yang saling berkaitan dan saling ketergantungan dalam melaksanakan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu : 1. Komponen (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.
Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu : 1. Masukan
2. Pengolahan 3. Keluaran
4. Umpan balik/Kontrol.
Gambar 2.1. Modul Sistem
10
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan dari luar suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan harus tetap dijaga, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.
4. Penghubung (interface)
Penghubung sistem media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 5. Masukan (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem lainnya atau kepada supra sistem.
7. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (objectives)
Sasaran suatu sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, salah satu diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem terbuka
Sistem terbuka adalah sistem yang bekerjanya dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor luar. Sistem terbuka memungkinkan terjadinya pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan.
2. Sistem tertutup
12
Menurut Zulkifli (2001 : 29) “Penyebutan adanya sistem tertutup itu kurang tepat, karena sistem yang namanya tertutup itu pun tetap dapat dipengaruhi faktor luar. Sudah sifat sistem, yaitu saling berkaitan, saling ketergantungan, saling berhubungan, dan saling isi mengisi, baik sesame unsur dalam sistem yang sama maupun dengan sistem lain yang lazim disebut makro sistem, ataupun antara sesame subsistem dengan subsistem lainnya dalam suatu sistem”.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah bahan yang dihasilkan dari pengolahan data. Berikut akan dijelaskan mengenai informasi.
2.2.1 Pengertian Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Zulkifli (2001 : 2) “Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”.
Sedangkan menurut Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Management Information Sistem, “Informasi adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan”. Zulkifli (2001 : 289)
Menurut Zulkifli (2001 : 83) “Data adalah fakta yang terjadi karena adanya kegiatan organisasi yang terjadi pada lini transaksi, manajemen lini bawah, lini tengah, dan lini atas”.
2.2.2 Nilai Informasi
Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga manuasia membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan.
Menurut Zulkifli (2001 : 316) nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu :
1. Ketelitian
Ketelitian atau akurasi didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan data tertentu.
2. Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi yang penting. Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat informasi diperlukan.
14
3. Kelengkapan
Kelengkapan sangat penting dalam pengambilan keputusan. Sering kali kegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan secara cepat menjadi tertunda hanya karena kurang lengkapnya informasi yang ada. 4. Ringkas
Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan, dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik, tabel, dan bentuk statistik lainnya.
5. Kesesuaian (Relevan)
Informasi yang bernilai tinggi tentu saja mempersyaratkan pula unsur yang kelima yaitu sesuai (relevan). Informasi hendakalah sesuai dengan keperluan pekerjaan atau manajemen dan sesuai (relevan) pula dengan tujuan yang akan dicapai.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi tersebut bisa didapatkan dari suatu sistem informasi.
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Hubungan tersebut berupa hubungan-hubungan arus informasi yang mewakili tingkat-tingkat sistem keorganisasian. Dalam suatu organisasi hubungan-hubungan tersebut lazim disebut hubungan-hubungan antarunit kerja.
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (1999 : 698) Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang dikenal dengan istilah blok bangunan (building block), komponen tersebut adalah sebagai berikut :
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Blok masukan merupakan metode-metode untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (model block)
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data nput dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (output block)
16
4. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi merupakan kotak alat dari pekerjaan sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem kesaluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
Perangkat lunak berupa program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan mengintruksikannya untuk memproses sesuai dengan model yang ditetapkan. Sedangkan perangkat keras merupakan alat dukungan berbentuk phisik.
5. Blok Basis Data (database block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (contorl block)
2.4 Pegawai
Pegawai adalah orang yang melakukan pekerjaan atau bekerja untuk suatu kantor atau instansi tertentu dengan mendapatkan gaji atau upah. Pegawai yang dimaksud dalam penelitian ini adalah pegawai yang melakukan suatu pekerjaan tertentu pada Pusat Penelitian The dan Kina (PPTK).
Kepegawaian merupakan suatu bidang pengolahan data suatu perusahaan yang berhubungan dengan pegawai, seperti penggajian, absensi, kenaikan pangkat dan hal lain yang berhubungan dengan pegawai.
2.4.1 Gaji Pegawai
Gaji merupakan sesuatu yang sangat penting bagi karyawan. Karena gaji merupakan balas jasa dari tenaga, waktu, serta pikiran yang telah mereka berikan bagi perusahaan.
Menurut Soemarso S.R (2005 : 307) “gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan atau tahunan”.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001 : 373) “gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer”.
18
2.4.2 Absensi Pegawai
Absensi adalah bukti kehadiran pegawai ditempat kerja. Pegawai diwajibkan untuk melaksanakan sendiri pencatatan waktu hadirnya pada form absensi yang telah di sediakan baik pada saat masuk kerja dan meninggalkan tempat kerja.
Absensi akan menghasilkan laporan-laporan yang terkait dengan hal jam masuk kerja.
2.5 Jaringan Komputer
Menurut Nana (2007 : 11) “Jaringan komputer yaitu kumpulan dari beberapa komputer, baik jaringan komputer yang berskala kecil seperi d irumah atau di kantor atau jaringan yang berskala besar seperti antarkota dan provinsi, atau jaringan komputer yang mendunia (internsional) seperti antarbenua atau antardunia, dimana komputer-komputer tersebut saling berhubungan dan teorganisir (berintegrasi) antara komputer server (sebagai nduknya) dengan komputer terminal/ Client (sebagai anaknya)”.
2.5.1 Topologi Jaringan Komputer
Topologi adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk jaringan. Cara yang saat ini banyak digunakan adalah bus, token-ring, dan star. Masing-masing topologi ini mempunyai ciri khas, dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri.
1. Topologi BUS
Gambar 2.2. Gambar Topologi BUS
(Sumber : http://lauthfi.wordpress.com/2009/11/.Topologi Fisik Jejaring Komputer)
Keuntungan dan kerugian dari jaringan dengan topologi BUS adalah sebagai berikut :
1. Keuntungan : a) Hemat kabel
b) Layout kabel sederhana c) Mudah dikembangkan 2. Kerugian :
a) Deteksi dan isolasi kesalahan sangat kecil b) Kepadatan lalu lintas
c) Bila salah satu client rusak, maka jaringan tidak bisa berfungsi. d) Diperlukan repeater untuk jarak jauh
2. Topologi Token RING
20
kesetiap simpul dan setiap informasi yang diterima simpul diperiksa alamatnya apakah data itu untuknya atau bukan .
Gambar 2.3. Gambar Topologi Token RING
(Sumber : http://guntur-13.blogspot.com/2009/04/. Konsep Dasar Jaringan LAN) Keuntungan dan kerugian dari jaringan dengan topologi Token RING adalah sebagai berikut :
1. Keuntungan : a) Hemat Kabel 2. Kerugian :
a) Peka kesalahan
b) Pengembangan jaringan lebih kaku. 3. Topologi STAR
Gambar 2.4. Gambar Topologi STAR
(Sumber : http://ngawurist.blogspot.com/2008/09/. Jaringan Komputer) Keuntungan dan kerugian dari jaringan dengan topologi STAR adalah sebagai berikut :
1. Keuntungan :
a) Paling fleksibel
b) Pemasangan/perubahan stasiun sangat mudah dan tidak mengganggu bagian jaringan lain
c) Kontrol terpusat
d) Kemudahan deteksi dan isolasi kesalahan/kerusakan e) Kemudahaan pengelolaan jaringan
2. Kerugian : a) Boros kabel
b) Perlu penanganan khusus
22
2.5.2 Client-Server
Server yaitu komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain, sedangkan Client yaitu komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server. Server dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu:
1. Dedicated server, yaitu server yang hanya berfungsi khusus sebagai pusat (central) pengendali jaringan.
2. Non Dedicated, yaitu komputer yang dapat berfungsi sebagai server juga sebagai client (workstation).
Gambar 2.5. Gambar Skema Jaringan Client-Server (Sumber : http://denny-gamebreaker.blogspot.com/. Client Server)
Keunggulan dan kelemahan dari jaringan Client-Server adalah sebagai berikut :
1. Keunggulan :
a) Kecepatan aksesnya tinggi
b) Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik c) Sistem backup data lebih baik.
2. Kelemahan :
b) Dibutuhkan satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server
c) Sangat ketergantungan pada server, karena jika server mengalami gangguan atau maslah, maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.
2.5.3 LAN (Local Area Network)
LAN yaitu suatu sistem jaringan dimana setiap komputer atau perangkat keras dan perangkat lunak digabungkan agar dapat saling berkomunikasi dalam area kerja tertentu dengan menggunakan data dan program yang sama, juga mempunyai kecepatan transfer data lebih cepat. LAN mempunyai jangkauan makasimal 100m.
Gambar 2.6. Gambar Skema Jaringan LAN (Sumber : http://kelvin-tirta.blogspot.com/. Jaringan) Beberapa keuntungan menggunakan LAN adalah :
a) Dapat mengubungkan komputer dalam jumlah banyak.
24
c) Dapat saling bertukar informasi dengan pengguna di luar area apabil terhubung dengan internet.
d) Dapat membackup data pada komputer lain tanpa membongkar harddisk. e) Hemat waktu dan biaya dalam pengiriman paket data.
2.6 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung merupakan perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan desain program , database, serta koneksi database. Perangkat yang digunakan adalah Visual Basic 6.0, ODBC, dan MySQL Front.
2.6.1 Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows.
2.6.2 ODBC (Open Database Connectivity)
ODBC (Open Database Connectivity) ialah standar yang dibuat oleh Microsoft agar mempermudah penembangan aplikasi yang membutuhkan platform database yang independen. Dengan ODBC, semua program aplikasi dari Microsoft bisa mengakses database ini dengan mudah, seperti Visual C++, Visual Foxpro, dan Visual Basic. Widodo (2004 : 121)
2.6.3 MySQL
MySQL adalah suatu software sistem manajemen database bersifat open source yang menggunakan standar SQL (Structured Query Language), yaitu bahasa standar yang paling banyak digunakan untuk mengakses database.
Keunggulan dari MySQL adalah :
a) MySQL dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh banyak CPU sekaligus. MySQL mendukung penggunaan oleh beberapa user pada waktu yang bersamaan, oleh karena itu database server dapat diakses oleh client secara bersamaan pula.
b) MySQL merupakan open source software.
c) Untuk menggunakan MySQL, yang mana merupakan lisensi dari GPL, user dapat mempergunakannya secara cuma-cuma, tanpa dipungut biaya.
d) MySQL mampu berjalan dalam berbagai sistem operasi (Portability). MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Microsoft Windows, Mac OS X server, Solaris, Amiga, Linux, FreeBSD, HP-UX, dan lainnya.
26
f) MySQL memiliki kecepatan yang sangat baik dalam menangani query sederhana.
g) Scalability and Column Types Support
h) MySQL mampu menangani database yang besar dengan tipe kolom yang sangat kompleks.
1. High Security
MySQL memiliki sistem sekuritas yang tinggi dengan disertai beberapa lapisan sekuriti seperti level subnetmask, nama host, dan ijin akses user dengan sistem perijinan yang disertai dengan serta password ter-enkripsi. 2. Standard Command and Function
MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query, yang mana merupakan fungsi standar dari SQL.
3. Connectivity
MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Named Pipes (NT), dan Unix soket (Unix).
4. Flexibility Table Structure
MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya seperti Oracle.
5. Localisation
MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada client dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa.
MySQL memiliki interface terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman menggunakan fungsi API.
7. Clients dan Tools
28 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah kepegawaian SMP Bina Harapan Bangsa, penulis akan membahas mengenai gambaran umum dan sejarah singkat perusahaan.
3.1.1 Sejarah Singkat SMP Bina Harapan Bangsa
Nama Sekolah : SMP BINA HARAPAN BANGSA
Alamat : Jalan : RAYA CIJAPATI KM.09
Desa / Kecamatan : MEKARLAKSANA / CIKANCUNG
Kabupaten : BANDUNG
Provinsi : Jawa Barat
No. Telp. : (022) 91141409- 02292672413
1. Nama Yayasan (Bagi Swasta) : AL-KAUTSAR
Alamat Yaysan & No. Tlp. : Jl.Raya Cijapati Desa Mekarlaksana
2. NSS/NSM/NDS : 201020833354
3. Jenjang Akreditasi : 2007 Terakreditasi C
5. Tahun Beroperasi : 2004
6. Kepemilikan Tanah :
Pemerintah/Yayasan/Pribadi/Menyewa/Menumpang*)
3.1.2. Visi Dan Misi Perusahaan
Visi
Memiliki lulusan pendidikan yang bermutu, berahlak dan dapat diterima di masyarakat.
Misi
1. Menghasilkan peserta didik yang berkualitas, beriman, bertaqwa, brbudi pekerti luhur dan dapat di terima di masyarakat.
2. Mampu memperoleh nilai yang tinggi sehingga dapat meneruskan ke jenjang yang lebih tinggi di sekolah yang bermutu.
3. Mampu menghasilkan lulusan yang memiliki keterampilan sehingga mampu dengan mudah berbaur di tengah-tengah masyarakat.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
30
Ma’mun,
Mempunyai tugas dan wewenang : 1) Melakukan pengambilan keputusan. 2) Mengkontrol aktivitas belajar mengajar.
3) Menjalin hubungan dengan sekolah-sekolah lain 2. Wakil Kepala Sekolah
32
3. Tata Usaha ( TU)
Mempunyai tugas dan wewenang :
1) Melakukan pencataan data siswa dan karyawan. 2) Membuat absensi siswa dan karyawan.
4. Bagian Keuangan
Mempunyai tugas dan wewenang :
1) Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan sekolah. 2) Membuat pembukuan gaji karyawan.
3) Membuat anggaran belanja sekolah. 5. Bimbingan Konseling (BK)
Mempunyai tugas dan wewenang : 1) Menerima masukan dari siswa. 2) Memberikan motivasi kepada siswa. 6. Bgian kependidikan
Mempunyai tugas dan wewenang :
1) Membuat jadwal kegitan belajar mengajar. 2) Membuat rpp pembelajaran siswa.
7. Guru mata pelajaran
Mempunyai tugas dan wewenang : 1) Memberikan materi.
3.2. Metode Peneitian
Dalam penelitian tugas akhir ini, metode yang digunakan untuk mencari dan mengumpulkan data-data yang diperlukan adalah metode deskriptif, sebagai upaya untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan keadaan objek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak.
3.2.1. Desain Penelitian
Kegunaan desain penelitian ini adalah menuliskan bagaimana bentuk dan prosedur yang dijalankan terhadap penelitian yang dilakukan. Menurut Jogiyanto (2005), desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut kegiatan pengkonfigurasian dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem benar-benar akan memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahapan analisis sistem.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang penulis gunakan saat melakukan penelitian di SMP Bina Harapan Bangsa adalah :
1. Penelitian Dokumentasi
Penelitian dilakukan dengan membaca buku – buku di perpustakaan dan mencari referensi yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas oleh penulis. 2. Penelitian Lapangan
Penelitian dilakukan dengan cara megamati langsung ke lapangan untuk memperoleh data – data yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti.
34
1) Observasi
Melakukan penelitian melalui pengamatan secara langsung pada SMP Bina Harapan Bangsa.
2) Wawancara
Teknik yang dilakukan dengan wawancara dengan mengajukan beberapa pertanyaan secara langsung pada Kepala Sekolah dan staf guru pengajara dilokasi penelitian untuk meminta penjelasan mengenai masalah yang akan di bahas.
3) Studi Pustaka
Penulis membaca – baca buku dan laporan lainnya yang berkaitan dengan masalah yang diambil dalam penyusunan laporan usulan penelitian ini. 3.2.2.1. Sumber Data Primer
Peneliti terjun langsung kelapangan menganalisis, melihat keadaan dari sistem yang berjalan saat ini dan memberikan evaluasi dari kinerja sistem tersebut.
1. Wawancara
Teknik yang dilakukan dengan wawancara dengan mengajukan beberapa pertanyaan secara langsung kepad kepala sekolah, guru dan staf yang mengurus semua kegiatan dilokasi penelitian untuk meminta penjelasan mengenai masalah yang akan di bahas.
2. Observasi
harus diambil dalam menyelesaikan permasalahan dan hambatan yang ditemukan. Bagian kepegawain ialah bagian yang peneliti jadikan tempat observasi.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data-data atau informasi yang didapatkan untuk penelitian melalui perpustakan, internet, dan lain-lain.
Studi dokumentasi yang digunakan adalah pencarian bahan-bahan atau buku-buku bacaan, karya ilmiah dan sumber-sumber bacaan lainya seperti dari internet. Untuk studi dokumentasi, peneliti mendapatkan data-data atau informasi berupa dokumen yang berbentuk company profile dan from penggajian.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan lebih menekankan kepada karakterisktik dari data yang akan diproses. Sedangkan pengembangan sistem merupakan kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, dan aturan-aturan yang digunakan dalam mengembangkan suatu sistem informasi.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem yang penulis ambil adalah analisis dan perancangan terstruktur, digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul, perancangan terstruktur juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya.
36
pembuatan desain perangkat lunak, membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi begitu perangkat lunak dibangun.
Dengan demikian perancangan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data menggunakan alat bantu seperti : diagram konteks yang merupakan diagram suatu proses yang menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. DFD ( Data Flow Diagram ) merupakan diagram yang mepresentasikan grafik dari suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem serta aliran data, kamus data yang dapat diartikan fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Entity Relationship Diagram ( ERD ) merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak dan tabel relasi yang merupakan suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan terlebih dahulu.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah berjalan. Dalam pengembangan sistem ini metode pengembangan menggunakan metode prototype, karena metode ini memberikan ide bagi pengembang maupun pelanggan tentang cara sistem akan berfungsi dan yang akan dikembangkan.
Gambar 3.1 Model Prototype
Sumber : Roger S. Pressman, Ph.D. Rekayasa Perangkat Lunak Tahapan tersebut antara lain :
1. Pada tahap ini, pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefiniskan objektif keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui.
2. Pada tahap kedua, pengembang melakukan perancangan yang berfokus pada penyajian dari aspek-aspek perangkat lunak tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai ( contoh pendekatan input dan format output ).
3. Pada tahap ketiga ini, pelanggan atau pemakai mengevaluasi dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan perangkat lunak. Pada tahap ini dimungkinkan perangkat lunak untuk di setting ulang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pada saat yang sama
Mendengarkan Pelanggan
Uji pelanggan, Mengendalikan
Market
Membangun, Memperbaiki
38
memungkinkan pengembang untuk secara lebih baik memahami apa yang harus dilakukannya.
Alasan penyusun menggunakan metode prototype ini, karena metode prototype ini memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut :
1. Metode ini cukup efektif sebagai paradigma dalam rekayasa perangkat lunak, karena mendapatkan kebutuhan dan aturan yang jelas yang disetujui oleh pelanggan, dalam pembuatan perangkat lunak bisa dilakukan secara cepat dan memungkinkan untuk merubah kembali perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan, walaupun pada umumnya prototype akan dihilangkan dan dibuat perangkat lunak yang sebenarnya.
2. Ketika diperlihatkan versi pertamanya atau tampilan input dan format output dalam media kertas pelanggan bisa langsung mengetahui apakah perangkat lunak tersebut bisa memenuhi kebutuhannya atau tidak. 3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat-alat pemodelan sistem informasi sangat dibutuhkan dalam proses perancangan sistem, alat-alat pemodelan sistem informasi yang digunakan terdiri dari :
1) Flow Map
juga bagan aliran formulir yang merupakan penunjukan arus dari laporan dan form termasuk tembusannya.
2) Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan alat-alat ukur struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram kontek adalah kasus khusus dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipersentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram kontek meliputi beberapa sistem antara lain :
a. Kelompok pemakai.
b. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. c. Penyimpanan data.
3) Data Flow Diagram
DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berhubungan.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari 4 macam, yaitu : proses (process), aliran data (data flow), simpan data (data store), terminator (external entity). Berikut uraian singkat mengenai 4 simbol tersebut :
a. Proses (process)
40
masukan data dan mengeluarkan keluaran data lain yang telah diproses.
b. Aliran Data (data flow)
Data flow atau aliran data adalah aliran yang menunjukkan perpindahan data dari satu bagian ke bagian lain dalam suatu sistem. Data flow dalam DFD digambarkan dengan tanda panah dan diberi keterangan disampingnya yang menunjukkan data yang mengalir.
c. Simpan Data (data store)
Data store adalah tempat penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara manual maupun secara elektronik. Simpanan data digunakan jika suatu proses perlu menggunakan lagi data tersebut. d. Terminator (external entity)
External entity adalah lingkungan luar dari sistem, sumber data menunjukkan suatu organisasi atau perseorangan yang memasukkan data ke sistem. Sedangkan tujuan data menunjukkan suatu organisasi atau peseorangan yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem. Sumber dan tujuan data mempunyai satu simbol yang sama.
4) Kamus Data
kebutuhan-kebutuhan informan dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir dari dalam sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem.
Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatanya. Untuk keperluan seperti ini, maka kamus data harus membuat hal-hal sebagai berikut :
1. Alias adalah nama lain dari data, dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda unuk organisasi atau departemen dengan lainnya. 2. Bentuk data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau
formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field.
3. Arus data, menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan dituju.
4. Penjelasan, digunakan untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kertas data, maka bagian penjelasan dapat diisi tentang arus data tersebut.
42
6. Volume, yang tercatat adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus dokumen struktur data.
5) Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamuddin B ( 2004 ) “Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki atau membangun dengan model data relasional, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data logika“. Tujuan dari normalisasi adalah untuk mengurangi anomali atau penyimpangan informasi pada proses insert, update, dan delete. Penyimpanan ini harus dipecahkan pada beberapa tabel karena dapat menyulitkan validasi dan duplikasi data. Dependensi merupakan konsep yang mendasari normalisasi. Dependensi menjelaskan nilai suatu atribut yang menentukan nilai atribut lainnya. Dependensi ini kelak menjadi acuan bagi pendekomposisian data ke dalam bentuk yang paling efisien. Adapun bentuk-bentuk normal suatu tabel adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Normal Pertama
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika hanya atomik, yaitu nilai tidak ada atribut berulang pada suatu skema relasi dan tidak duplikat, yaitu nilai dari atribut tidak ada yang bernilai ganda.
2. Bentuk Normal Kedua
memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer atau tidak ada ketergantungan fungsi sebagai(Partial Functional Dependency ). 3. Bentuk Normal Ketiga
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika sudah memenuhi bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
4. Bentuk Normal Boyce-Codd ( BCNF )
Suatu relasi disebut memenuhi benuk normal Boyce-Codd jika dan hanya jika suatu penentu ( determinan ) adalah kunci kandidat ( atribut yang bersifat unik ) .
Dari penjelasan-penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan umum bahwa normalisasi dilakukan untuk menghindarkan redudansi field-field yang ada. b. Tabel Relasi
Database dengan struktur data hubungan dapat digambarkan dalam bentuk tabel. Kolom tabel menunjukan atribut dari file. Atribut ini menunjukan item data / field. Kumpulan nilai dari field atau item data disebut juga dengan dominan.
c. Entity Relationship Diagram ( ERD )
44
model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data.
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian sistem adalah tahap menguji aplikasi sistem yang telah dibuat atau dikembangkan. Pengujian dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan prosedur saat aplikasi dijalankan. Dalam pengujian sistem ada beberapa metode pengujian yang digunakan yaitu pengujian White Box dan Black Box.
Pengujian white box merupakan metode design tes yang menggunakan struktur kontrol desain prosedur untuk memastikan bahwa operasi internal bekerja sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan. Pengujian white box ini dilakukan pada saat perangkat lunak dibangun atau dikembangkan.
Pengujian black box merupakan metode pengujian yang berfokus pada persyaratan fungsi perangkat lunak. Dengan metode black box pengujian dilakukan dengan mencari fungsi-fungsi perintah yang tidak benar, menguji kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi pada tampilan perangkat lunak yang telah dikembangkan. Pengujian ini dilakukan pada saat akhir setelah semua pengembangan perangkat lunak selesai dibangun.
Metode pengujian yang digunakan pada perangkat lunak ini menggunakan metode black box. Tujuannya adalah untuk memperkecil kesalahan pada saat pengembangan dan dengan mudah melakukan koreksi terhadap kekurangan yang terjadi setelah perangkat lunak selesai dikerjakan.
45
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas mengenai cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian yang terkait, dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flow map), diagram konteks (context diagram), maupun diagram alir data (data flow diagram).
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisa dokumen merupakan bukti tertulis untuk menunjang pelaksanaan kegiatan penelitian. Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal berikut :
Nama dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut. Fungsi : untuk menjelaskan kegunaan informasi yang digunakan. Sumber : asal dokumen.
Jumlah : jumlah salinan dokumen.
Periode : jangka waktu penggunaan dokumen.
46
Berikut adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Kepegawaian antara lain :
1. Data Pegawai
Nama dokumen : Data karyawan
Fungsi : Untuk pembuatan daftar karyawan Sumber :TU (Tata Usaha)
Jumlah : 1 Periode: Tahun Item data :
NIK, nama_pegawai, jabatan, jenis_kelamin, tgl_lahir, usia, pendidikan, tahun_lulus, structural, tgl_masuk, tgl_diangkat, keterangan.
2. Data absensi
Nama dokumen : Rekapitulasi absensi karyawan Fungsi : Digunakan untuk penggajian
Sumber : TU (Tata Usaha) Jumlah : 1
Periode : Tahun Item data :
Nama dokumen : Dafttar gaji karyawan Fungsi : untuk pelaporan ke pimpinan. Sumber : Keuangan
Jumlah : 1
Periode pembuatan : bulanan Item data :
NIK, nama_pegawai, jabatan, tunjangan_jabatan, tunjangan_mengajar, tunjangan_kehadiran, tunjangan_transport, gaji_bersih.
4.1.2 Analisis Posedur yang sedang berjalan
Prosedur kegiatan yang di analisis dalam penelitian ini meliputi prosedur absensi, penggajian, dan kenaikan jabatan yang sedang berjalan.
a. Prosedur Absensi yang sedang berjalan
Alur kegiatan absensi pegawai yang sedang berjalan pada SMP Bina Harapan Bangsa adalah sebagai berikut :
1. Bagian tata usaha ( TU ) memberikan form absensi kepada guru dan karyawan.
2. Karyawan atau guru melakukan absensi dengan menandatangani form absensi
48
4. Kepala Sekolah menandatangani rekap absensi dan menyerahkannya kembali kepada bagian tata usaha (TU) .
5. Bagian Tata Usaha menyerahkan rangkap 1 rekap absensi kepada Bagian Keuangan dan yang rangkap 1 nya lagi d arsipkan di Bagian Tata Usaha. b. Prosedur Penggajian yang sedang berjalan
Alur kegiatan penggajian pegawai yang sedang berjalan pada SMP Bina Harapan Bangsa adalah sebagai berikut :
1. Bagian Keuangan membuat 2 rangkap daftar honorer dari rekap absensi, 2 rangkap daftar honorer tersebut di berikan kepada kepala sekolah
2. Kepala sekolah menandatangani 2 rangkap daftar honorer dan di
5. bagian keuangan membuat 2 rangkap rincian penghasilan, rangkap ke 1 di jadikan sebuah arsip dan rangkapsatunya lagi diberikan kepada karyawan untuk gaji bulanan.
4.1.2.1 Flow Map
Gambar 4.1 Flow Map absensi yang berjalan
50
b. Flow Map penggajian yang berjalan
Gambar 4.2 Flow Map penggajian yang berjalan
Ket :
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan diagram konteks. Pendekatan struktur ini menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang ingin dihasilkan. Berikut gambaran diagram konteks Kepegawaian yang sedang berjalan pada SMP Bina Harapan Bangsa.
Gambar 4.3 Diagram Kontek berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
52
4.1.2.3.1 DFD Level 0
DFD dimulai dari DFD level 0 yang menggambarkan arus data serta proses secara keseluruhan dalam suatu sistem.
Gambar 4.4 DFD Level 0 berjalan
Dalam DFD level 0 ini terdapat 4 proses yaitu proses 1 membuat rekap absensi, proses 2 membuat daftar honorer, proses 3 membuat data gaji, proses 4 membuat rincian penghasilan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Bina Harapan Bangsa adalah sebagai berikut :
1. Proses absensi masih dilakukan secara manual dengan menandatangani form absensi.
2. Pembuatan rekapitulasi absensi masih dilakukan secara manual dengan mencatat ke dalam buku.
3. Perhitungan gaji dan pembuatan rincian penghasilan pegawai masih dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan merinci satu-persatu data pegawai.
4. Sistem belum terkomputerasasi dengan baik karena masih banyak data-data yang tersimpan dalam bentuk arsip.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan peragkat lunak.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
54
mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem Informasi Kepegawaian adalah suatu sistem yang dirancang untuk memperbaiki kinerja sistem yang sedang berjalan agar terkomputerisasi dengan baik. Sistem Informasi Kepegawaian ini mengelola pengolahan data master pegawai, data absensi dan penggajian.
4.2.3 Perancangan Proses yang Diusulkan
Perancangan proses dalam suatu sistem dilakukan untuk memudahkan dalam pengaliran suatu data dalam program. Sehingga memudahkan seseorang dalam pembuatan sistem agar sistem dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang menggunakan sistem tersebut.
1. Karyawan memberikan data karyawan kebagian TU untuk di inputkan kedalam database.
2. Karyawan mengimputkan data absensi kedalam database.
3. TU mencetak rekap absnsi dan di berikan kepada Kepala Sekolah.
4. Kepala sekolah menandatangani rekap absensi dan di berikan ke bagian keuangan.
5. Bagian TU mengimputkan data honorer dan mencetak daftar honorer untuk diberikan kepada kepala sekolah.
6. Kepala sekolah menandatangani daftar honorer dan dikembalikan ke bagian keuangan.
7. Bagian keuangan mengimputkan daftar gaji dan mencetak daftar gaji untuk diberikan kepada kepala sekolah.
8. Kepala sekolah menandatangani daftar gaji dan dikembalikan ke bagian keuangan.
56
4.2.3.2 Flow Map Kepegawaian
Diagram kontek yaitu tahapan dari DFD yang mempresentasikan keseluruhan proses perangkat lunak sebagai satu buah lingkungan dengan input dan output data yang diindikasikan dengan tanda panah masuk atau keluar dari satu atau lebih entitas (individu suatu objek yang mewakili sesuatu yang nyata).
Sesuai dengan permasalahan yang dibahas, penulis dapat menggambarkan Diagram kontek untuk sistem ini seperti terlihat pada gambar berikut :
Gambar 4.6 Diagram Kontek yang diusulkan
4.2.3.4 Data Flow Diagram
58
a. DFD Level 0
DFD dimulai dari DFD level 0 yang menggambarkan arus data serta proses secara keseluruhan dalam suatu sistem.
!
"#
$#
%
&
%
'
' ' '
Gambar 4.7 DFD Level 0 yang diusulkan
DFD level 1 menunjukkan penjelasan rinci mengenai semua proses yang ada pada DFD level 0, dan data yang mengalir di antara setiap proses. Tujuan DFD level 1 adalah untuk menjelaskan secara teperinci proses utama dari suatu sistem pada DFD level 0, berikut akan digambarkan DFD level 1 yang meliputi absensi, dan penggajian.
1. DFD Level 1 proses 1 pengolahan data karyawan
# !
#"
60
2. DFD Level1 Proses 2 Absensi
Gambar 4.9DFD Level1 Proses 2 Absensi
3. DFD Level 1 Proses 3 Penggajian
$# !
$#( $#) $#$ !
$#"
'
Gambar 4.10DFD Level1 Proses 3 Penggajian
62
dalam file honorer. Proses 3.2 yaitu proses mencetak daftar honorer diambil dari file honorer, dan proses 3.3 proses input data gaji diambil dari daftar honorer dan disimpan dalam file gaji. Proses 3.4 yaitu proses mencetak data gaji diambil dari file gaji. Proses 3.5 yaitu proses mencetak rincian penghasilan yang di ambil dari file gaji untuk diserahkan kepada karyawan.
4.2.3.5 Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi untuk mendefinisikan data yang mengalir dari sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data dalam DFD dan hanya ditujukan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut mengenai struktur dari suatu arus data terinci dapat dilihat pada kamus data.
1. Arus data : Data karyawan Alias : Data karyawn
Item data : nik, nama_pegawai, alamat, nama_jabatan, tgl_lahir, jenis_kelamin, pendidikan, tgl_masuk, tgl_diangkat.
2. Arus data : Data jabatan Alias : Data jabatan
Item data : kode_jabatan, nik, nama_jabatan, alamat, tgl_lahir, jenis_kelamin, pendidikan, tgl_masuk, tunjangan_jabatan.
3. Arus data : Data absensi Alias : Data absensi
4. Arus data : Rekap absensi Alias : Rekap absensi
Item data : nik, nama_pegawai, nama_jabatan, jam_masuk, kehadiran, jam_keluar, keterangan.
5. Arus data : Daftar honorer Alias : Daftar honorer
Item data : nik, nama_pegawai, nama_jabatan, mengajar_kelas, jumlah_mengajar, jenis_kelamin, pendidikan, kode_honorer.
6. Arus data : Data gaji Alias : Data gaji
Item data : tgl_gaji, nik, nama_pegawai, nama_jabatan, jam_masuk, kehadiran, jam_keluar, keterangan, tunjangan_jabatan, tunjangan_mengajar, tunjangan_kehadiran, tunjangan_transport, gaji_bersih.
7. Arus data : Rincian penghasilan Alias : Rincian penghasilan
Item data : tgl_gaji, nik, nama_pegawai, jabatan, tunjangan_jabatan, tunjangan_mengajar, tunjangan_kehadiran, tunjangan_transport, gaji_bersih.
4.2.4 Perancangan Basis Data
64
4.2.4.1 Normalisasi
Normalisasi sebagai proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut. Menurut Fathansyah ( 2007 : 39 ) normalisasi sendiri merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain lojik basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.
Bentuk tidak normal ( Unnormal )
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. Berikut ini bentuk tidak normal (unnormal) :
tunjangan_kehadiran, tunjangan_transport, gaji_bersih. Bentuk normal pertama ( First normal form / 1NF )
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa grup elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic ( bersifat atomic value ).
1NF : nik, nama_pegawai, alamat, jenis_kelamin, tgl_lahir, nama_jabatan, pendidikan, tgl_masuk, tgl_diangkat, kode_jabatan, tunjangan_jabatan, jam_masuk, kehadiran, keterangan, jam_pulang, kode_honorer, mengajar_kelas, jumlah_mengajar, tgl_gaji, tunjangan_mengajar, tunjangan_kehadiran, tunjangan_transport, gaji_bersih.
Bentuk normal kedua ( Second normal form / 2NF )
Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency ( ketergantungan fungsional sepenuhnya ). Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama, dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer. Normal 2 / 2NF :
Karyawan : *nik, nama_pegawai, alamat, jenis_kelamin, agama, tgl_lahir, pemdidikn, tgl_masuk, tgl_diangkat, **kode_jabatan.
Jabatan : * kode_jabatan, nama_jabatan, tunjangan_jabatan.
66
Daftar_honorer : *kode_honorer, mengajar_kelas, jumlah_mengajar, kode_jabatan, **nik.
Gaji : *slip_gaji, tgl_gaji, tunjangan_jabatan, tunjangan_kehadiran, tunjangan_trnsport, gaji_bersih, **nik.
4.2.4.2 Relasi Tabel
Gambar 4.11Tabel Relasi
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Database merupakan kumpuan data yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya yang direalisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam entity relationship diagram.
Gambar 4.12. Entity Relationship Diagram ( ERD )
4.2.4.4 Struktur File
Struktur file menunjukan arus data yang terdiri dari item-item data atau field data. Struktur data menerangkan properti yang dimiliki oleh tiap-tiap data atau field data.
Tabel 4.1. Struktur File Login Nama file : pengguna
Kunci file : akun
Keterangan : digunakan untuk menyimpan data user Media : Harddisk
No Nama Field Tipe Keterangan Ukuran
2 Username varchar Nama user 11
68
Tabel 4.2. Struktur File Karyawan Nama file : karyawan
Kunci file : nik
Keterangan : digunakan untuk menyimpan data karyawan Media : Harddisk
No Nama Field Tipe Keterangan Ukuran
1 Nik Varchar Nomor induk karyawan 5
2 nama_pegawai varchar nama karyawan 100
3 Tgl_lahir date Tanggal lahir karyawan
4 alamat varchar Alamat rumah karyawan 100
5 agama varchar agama 100
6 Jenis_kelamin varchar Jenis kelamin 100
7 Kode_jabatan varchar Kode jabatan 5
8 pendidikan varchar pendidikan 10
9 Tgl_masuk date Tanggal mulai masuk kerja 10 Tgl_diangkat Date Tanggal mulai diangkat
menjadi pegawai
Tabel 4.3. Struktur File Jabatan Nama file : jabatan
Kunci file : kode_jabatan
1 Kode_jabatan varchar Kode jabatan 11
2 Nama_jabatan varchar Nama jabatan 60
3 Tunjangan_jabatan varchar Tunjangan jabatan 60
Table 4.4 Struktur File Honorer Nama file : honorer
Kunci file : kode_honorer
Keterangan : digunakan untuk menyimpan data honorer Media : Harddisk
No Nama field Tipe Keterangan Ukuran
1 Kode_honorer varchar Kode honorer 11
2 Mengajar_kelas smallint Mengjar kelas 6
3 Keterangan_kelas varchar Keterangan kelas 255 4 Jam_mengajar smallint Jumlah jam mengajar 6
5 Nik smallint No induk karyawan 6
6 Jumlah_hari varchar Jumlha hari mengajar 31
Tabel 4.5. Struktur File absensi Nama file : absensi
Kunci file : id_absensi
70
No Nama Field Tipe Keterangan Ukuran
1 Id_absensi varchar Id absensi 20
2 Tgl_absen date Mengajar berapa kelas
3 Jam_masuk varchar Jam masuk 25
4 Jam_keluar varchar Jam kelur 25
5 kehadiran smallint Jumlah kehadiran 6
6 Keterangan_absen varchar Keterangan ketidak hadiran 255
7 Nik smallint No induk karyawan 6
Tabel 4.6. Struktur File Gaji Nama file : absensi
Kunci file : id_absensi
Keterangan : digunakan untuk menyimpan data absensi Media : Harddisk
No Nama Field Tipe Keterangan Ukuran
1 No_slip varchar No slip gaji 12
2 Tgl_gaji date Tanggal gaji
3 Tnj_jabatan double Tunjangan_jabatan 4 Tnj_kehadiran double Tunjangan_kehadiran 5 Tnj_transport double Tunjangan_transport
6 nik varchar No induk karyawan 11
7 kode_honorer varchar Kode honorer 11
Pengkodean adalah kode untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang dibutuhkan. Perancangan kode-kode yang akan digunakan pada tabel-tabel yang direlasikan adalah sebagai berikut :
1. Kodefikasi Karyawan
Kode untuk karyawan terdiri dari 9 digit yaitu sebagai berikut :
2 digit pertama kode untuk bulan pengangkatan, 4 digit kedua tahun pengangkatan, dan 3 digit terakhir nomer urut karyawan.
Contoh kode Karyawan : 11. 2010. 001 2. Pengkodean Jabatan
Kode untuk jabatan terdiri dari 5 digit yaitu sebagai berikut :
1 digit pertama merupakan jabatan, dan 4 digit terakhir untuk nomor urut jabatan.
Contoh kode Jabatan : J. 0001
3. Pengkodean honorer
Kode untuk golongan terdiri dari 5 digit yaitu sebagai berikut :
1 digit pertama merupakan kode golongan, dan 4 digit terakhir nomor urut golongan.
72
4.2.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka dimaksudkan untuk memperlihatkan bagaimana bentuk tampilan dari perangkat lunak yang akan dibangun nantinya berdasarkan struktur sistem yang telah dibuat. Perancangan antar muka ini meliputi perancangan struktur menu, perancangan input dan perancangan output.
4.2.5.1 Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program sehingga pada saat menjalankan komputer pemakai (user) tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang digunakan. Dibawah ini adalah gambar struktur menu :
Gambar 4.13 Perancangan Form Menu
Gambar 4.14 Struktur Menu Program
4.2.5.2 Perancangan Intput
Masukan atau inputan merupakan awal dari dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi atau kegiatan yang dilakukan oleh pemakai atau user. Data dari hasil transaksi atau kegiatan tersebut merupakan bahan mentah untuk mendapatkan informasi. Adapun desain input yang terdapat dalam Sistem Informasi Kepegawaian SMP Bina Harapan Bangsa adalah sebagai berikut :
1. Desain Form Login
74
&* + *
, &&-.
/
/
. *0
Gambar 4.15 Perancangan form Login
Tabel 4.7 Penjelasan Tombol Form Login
No Tombol Fungsi
1 Ok Untuk masuk kedalam sistem informasi kepegawaian. 2 Keluar Untuk membatalkan login
2. Desain Form Master Data Karyawan
Gambar 4.16 Perancangan Form Data Karyawan Table 4.8 Penjelasan Tombol Data Karyawan
No Tombol Fungsi
1 Tambah Untuk manambahkan data karyawan baru 2 Simpan Untuk menyimpan data yang telah ditambah 3 Batal Untuk membatalkan penambahan data baru 4 Hapus Untuk menghapus data karyawan
5 Edit Untuk mengubah data karyawan
76
3. Desain Form Honorer
Rancangan form Data Honorer berfungsi untuk mengisi, menghapus, menyimpan, merubah, dan mencari data Honorer di SMP Bina Harapan Bangsa.
Gambar 4.17 Perancangan Form Data Honorer Table 4.9 Penjelasan Tombol Data Honorer
No Tombol Fungsi
1 Tambah Untuk manambahkan data honorer baru 2 Simpan Untuk menyimpan data yang telah ditambah 3 Batal Untuk membatalkan penambahan data baru 4 Hapus Untuk menghapus data honorer
5 Edit Untuk mengubah data honorer
4. Desain Form Absen Masuk
Rancangan form Absensi berfungsi untuk memudahkan karyawan mengisi absensi pada SMP Bina Harapan Bangsa.
Gambar 4.18 Perancangan Form Absen Masuk Table 4.10 Penjelasan Tombol form Absen Masuk
No Tombol Fungsi
1 Simpan Untuk menyimpan data absensi. 2 Keluar Untuk keluar dari form absensi
5. Desain Form Absen Pulang
78
Gambar 4.19 Perancangan Form Absen Pulang PTabel 4.11. Penjelasan Tombol form Absen Pulang
No Tombol Fungsi
1 Simpan Untuk menyimpan data absensi pulang. 2 Keluar Untuk keluar dari form absensi
6. Desain Form Absensi
Rancangan form Absensi berfungsi untuk menyimpan dan membuat rekap absensi karyawan pada SMP Bina Harapan Bangsa.
No Tombol Fungsi 1 Hapus Untuk meng hapus data absensi 2 Keluar Untuk keluar dari form absensi 3 Cari Untuk mencari data absensi
7. Desain Form Gaji
Rancangan form Gaji berfungsi untuk menyimpan dan membuat data gaji karyawan pada SMP Bina Harapan Bangsa.
Gambar 4.21. Perancangan Form Data Gaji Table 4.13 Penjelasan Tombol Data Gaji
No Tombol Fungsi
1 Tambah Untuk manambahkan data data gaiji
80
3 Batal Untuk membatalkan penambahan data baru 4 Hapus Untuk menghapus data gaji
5 Edit Untuk mengubah data gaji
6 Cari Untuk melakukan pencarian data gaji karyawan 7 Keluar Untuk keluar dari form data gaji
8. Desain Form Pengguna
Rancangan form Pengguna berfungsi untuk menyimpan data pengguna pada Sistem Informasi SMP Bina Harapan Bangsa.
,
/ /
Gambar 4.22. Perancangan Form Pengguna Table 4.14 Penjelasan Tombol Pengguna
No Tombol Fungsi
4 Keluar Untuk keluar dari form pengguna
4.2.5.3. Perancangan Output
Tampilan output pada rancangan ini berupa kumpulan data-data yang telah dimasukan melalui inputan data. Tujuan output data ini adalah untuk update informasi sehingga dapat disajikan informasi yang terbaru bagi pihak yang membutuhkan. Dibawah ini adalah perancangan output yang terdapat dalam Sistem Informasi Kepegawaian SMP Bina Harapan Bangsa :
1. Daftar Gaji
Gambar 4.23. Perancangan Daftar Gaji 2. Rekap Absensi
