TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Manajemen Informatika
Oleh :
Hari Ashari 1.09.09.087
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
Dalam lingkungan lembaga pendidikan, Sistem informasi adalah alat bantu yang mutlak diperlukan. Tidak terbayang bagaimana sebuah lembaga pendidikan dapat tumbuh dan berkembang tanpa adanya Sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem informasi di Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung dinilai belum belum efektif dimana proses pendataan siswa, pembagian kelas, serta sulitnya pencarian data akademik dan pembuatan laporan karena belum adanya data yang terkomputerisasi.
Dalam penelitian ini, penelitian di lakukan dengan tahapan penelitian dengan menggunakan metode penelitian model waterfall adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk melengkapi data atau informasi yaitu dengan menggunakan teknik wawancara yaitu dengan tanya jawab yang dilaksanakan pewawancara dengan pihak pribadi sumber diantaranya bagian Rois’am, bagian administrasi dan pimpinan pondok pesantren.
Hasil penelitian di Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung dapat dibuat kesimpulan bahwa dengan dibangunnya sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi diharapkan dapat membantu petugas kantor dalam mengelola data siswa dan administrasi serta pembuatan laporan. Dalam melakukan penelitian ini tidak terlepas dari kekurangan dan kelebihan, adapun kekurangan dalam sistem informasi ini adalah keamanan datanya masih kurang terjamin, sedang kelebihan dengan sistem terkomputerisasi adalah adanya kecepatan dan kemudahan dalam proses pendaftaran siswa baru dan administrasi.
ii ABSTRACT
In environmental education, information systems are tools that are absolutely necessary. Not imagine how an education institute can grow and develop in the absence of a computerized information system. Information systems at Asy-Syifa Boarding School Bandung has not yet considered effective when the student data collection process, the division of classes, as well as the difficulty of academic data retrieval and report generation because of the lack of computerized data.
In writing of this tugas akhir of writer research with prototype model by using observation technique that is with systematic perception to gone to object is directly [done/conducted] with eye indera so that yield a objective result. Besides writer also use technique interview that is with executed by question and answer is interviewer with personal party/ side] of source among others part Rois’am, Administration and head Islamic boarding school.
The results in ash-Shifa Boarding School Bandung can be concluded that with the construction of new student registration information system and the administration is expected to assist in managing the office staff and student data administration and reporting. In conducting this study can not be separated from the advantages and disadvantages, as for the deficiencies in information systems are still less reliable data security, while excess with computerized system is the speed and ease of registration process of new students and administration.
.
iii Assalamualaikum WR. WB.
Alhamdulillah karena puji syukur kehadirat Allah SWT, akhirnya berkat rahmat dan izin – Nya, penulis dapat mnyeleseikan Laporan Tugas Akhir ini. dan tidak lupa shalawat serta salam kepada jungjungan Nabi Besar Muhammad SAW yang selalu memberikan teladan, dan menerangi langkah menuju kebenaran, meninggalkan kebodohan serta bagi para sahabat, dan para keluarga yang selalu membantu perjuangan beliau.
Penyusunan Laporan Tugas Akhir pada hakikatnya menguraikan judul laporan yang disusun, yaitu “SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU DAN ADMINISTRASI PADA PONDOK PESANTREN ASY-SYIFA BANDUNG”. dengan menggunakan bahasa pemrograman Java sebagai akhir dari hasil penelitian di pondok pesantren Asy-Syifa bandung.
Penulis menyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan, namun penulis mencoba untuk menyelesaikan laporan ini dengan sebaik-baiknya. Harapan penulis, laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya.
iv
dan melimpahkan Rahmat dan Karunia – Nya Amin. Serta tidak lupa juga penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M. Sc. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. Ir. Denny Kurniadie, M. Sc. Selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.
3. Dadang Munandar, SE. M.Si. Selaku Ketua Prodi Manajemen Informatika, Universitas Komputer Indonesia.
4. Wahyu Nurjaya WK, ST., MKom Selaku Dosen Wali Kelas MI-18 5. Julian Chandra, S.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan
waktu, bantuan, dukungan serta kesabarannya membimbing penulis dalam penyusunan tugas akhir ini dari awal sampai akhir.
6. Keluarga yang selalu memberikan dukungan doa di setiapnya kepada penulis selama ini.
7. Serta semua teman-teman kampus yang selalu memberikan dukungan dan semangatnya.
Tiada manusia yang sempurna, karenanya penulis menyadari adanya keterbatasan ilmu dan kemampuan yang dimiliki, sehingga dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak terdapat kekurangan.
v
SWT senantiasa melimpahkan segala Rahmat – Nya kepada kita semua.
Penulis doakan semoga segala bantuan yang di berikan kepada penulis hingga Laporan Tugas Akhir ini selesai dibalas oleh Allah SWT, Amiin.
Bandung, Juni 2012
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xvii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah ... 2
1.2.1 Identifikasi Masalah ……….. 2
1.2.2 Rumusan Masalah ………. 2
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ………. 3
1.4 Kegunaan Penelitian ……… 4
1.4.1 Kegunaan Praktis ……….. 4
1.4.2 Kegunaan Akademis ... 4
1.5 Batasan Masalah ... 5
vii
2.1. Pengertian Sistem ... 7
2.1.1 Elemen Sistem ……… 8
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 10
2.1.3 Klasifikasi Sistem ………... 13
2.2 Pengertian Informasi ……….. 14
2.3 Pengertian Sistem Informasi ………... 15
2.4 Definisi Kasus Yang Dianalisis ... 16
2.4.1 Pendaftaran ... 16
2.4.2 Siswa ... 16
2.4.3 Sistem Informasi Pendaftaran Siswa ... 16
2.5 Tinjauan Perangkat Lunak ... 16
2.7.1 My SQL ... 17
2.7.2 Netbeans ... 18
2.7.3 IReport ... 18
BAB III OBJEK PENELITIAN DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ... 20
3.1.1 Sejarah Singkat Pesantren ... 20
3.1.2 Visi dan Misi Pesantren ... 21
3.1.2.1 Visi Pesantren ... 21
viii
3.1.3 Sturktur Organisasi Pesantren ... 22
3.1.4 Deskripsi Tugas ... 22
3.2 Metode Penelitian ... 24
3.2.1 Desain Penelitian ... 24
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 25
3.2.2.1 Sumber Data Primer... 25
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 26
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 26
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 26
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 26
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis Perancangan ... 29
3.2.4 Pengujian Software... 35
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 38
4.1.1 Analisis Dokumen ... 39
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 41
4.1.2.1 Flow Map ... 41
4.1.2.2 Diagram Kontek ... 45
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 46
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 48
4.2 Perancangan Sistem ... 49
ix
4.2.3.1 Flow Map ………. 50
4.2.3.2 Diagram Kontek ... 53
4.2.3.3 Data Flow Diagram ... 54
4.2.3.4 Kamus Data ... 56
4.2.4 Perancangan Basis Data ... 59
4.2.4.1 Normalisasi ... 59
4.2.4.2 Relasi Tabel ... 61
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ……… 62
4.2.4.4 Struktur File ……….. 62
4.2.4.5 Kodefikasi ……… 66
4.2.5 Perancangan Antar Muka ... 68
4.2.5.1 Struktur Menu ... 68
4.2.5.2 Perancangan Input ... 69
4.2.5.3 Perancangan Output ... 69
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi ... 82
5.1.1 Batasan Implementasi ... 82
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 83
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras ... 83
x
5.1.5 Implementasi Antar Muka ... 84 5.1.6 Implementasi Instalasi Program ………. 91 5.1.7 Penggunaan Program ... 98 5.2 Pengujian
5.2.1 Rencana Pengujian ………. 105 5.2.2 Kasus Dan Hasil Uji ……….. 105 5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ………. 114
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan... 115 6.2 Saran ... 116 DAFTAR PUSTAKA
1 1.1 Latar Belakang Penelitian
Perkembangan teknologi zaman sekarang telah mengubah dunia menjadi serba mudah, khususnya perkembangan teknologi komputer. Komputer merupakan alat yang digunakan untuk membantu mempermudah perkerjaan manusia di berbagai aspek bidang kehidupan baik di bidang pendidikan, pemerintahan, serta dunia bisnis besar maupun kecil.
Dunia pendidikan adalah suatu faktor yang sangat penting dalam perkembangan suatu negara, semakin baik perkembangan, isi dan kualitas pendidikan suatu bangsa maka akan semakin baik pula perkembangan negara tersebut, semakin mengerti suatu bangsa akan pentingnya suatu pendidikan maka akan semakin baik kualitas pendidikan negara tersebut. Maka untuk mendukung hal tersebut perlu dibuatkannya suatu sistem informasi pendidikan yang terkomputerisasi.
2
listrik) sampai dengan pembuatan laporan. Sehingga mengakibatkan lamanya pemrosesan pembelajaran baru.
Penulis berinisiatif untuk membantu sistem yang masih dianggap manual itu dengan cara komputerisasi. Dengan demikian penulis berharap sistem yang dirancang berfungsi untuk membantu proses sistem pendaftaran siswa baru, pembagian kelas, administrasi hingga pembuatan suatu laporan yang berbasis komputerisasi. Sehingga diharapkan akan menjadi kemudahan untuk sarana pengolahan data siswa dan pengolahan data administrasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang cepat, tepat, akurat, efektif dan efisien.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dari itu penulis mengambil judul yang tertera di bawah ini :
“SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU DAN
ADMINISTRASI PADA PONDOK PESANTREN ASY-SYIFA
BANDUNG”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
1. Proses pendataan siswa belum terkomputerisasi, sehingga dapat menyebabkan data-data yang ada mudah hilang atau rusak.
2. Pembagian kelas yang masih manual, sehingga mengakibatkan lamanya pemrosesan pembelajaran baru.
1.2.2 Identifikasi Masalah
1. Bagaimana sistem pendaftaran siswa baru dan administrasi yang berjalan pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.
3. Bagaimana implementasi sistem informasi pendaftaran siswa baru pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud yang hendak dicapai dalam penelitian ini tidak lain adalah untuk membangun sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi di Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung. Guna untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh Pondok Pesantren Asy-Syifa dan sudah waktunya memakai fasilitas komputer yang meringankan sedikit beban pekerjaan, dan diharapkan dapat membantu Pondok Pesantren Asy-Syifa dalam pengolah datanya sehingga dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
Kemudian sesuai dengan program studi yang ditekuni oleh penulis yakni Manajemen Informatika penulis mempunyai tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan penelitian ini, adapun tujuan tersebut adalah :
4
2. Untuk merancang sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.
3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung
1.4 Kegunaan / Manfaat Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis
Kalau dilihat dari kepraktisan, Penelitian ini sangat berguna untuk membangun suatu aplikasi sederhana yang berbasis komputerisasi dalam proses pendataan ataupun penerimaan siswa/santri baru secara cepat dan efisien.
Terlebih selama ini proses yang dilakukan dalam penerimaan siswa/santri baru masih manual, sehingga sering atau banyak terjadi kesalahan data dikarenakan kehilafan seorang manusia.
Maka dari itu penulis dalam hal ini ingin membantu membuatkan suatu aplikasi yang nantinya sangat bermanfaat sekali jika diterapkan dalam proses penerimaan siswa/santri baru.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Dilihat dari kegunaan atau manfaat akademis, penelitian ini sangat berguna sekali. Disamping sebagai salah satu syarat kelulusan dari program studi yang selama ini ditekuni.
bermanfaat untuk penulis kedepannya dalam melakukan suatu penganalisaan ataupun penelitian yang lebih besar dengan baik dan benar.
1.5 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang penulis adalah manajemen informatika, maka kegiatan penelitian ini saya fokus kan pada salah satu bagian yang mengurusi pendaftaran siswa baru yang dinamakan Rois’am di pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.
Adapun batasan-batasan kegiatan yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Membuat sistem informasi pendaftaran siswa/santri baru yang terkomputerisasi, dan digunakan untuk kepentingan internal instansi / pondok pesantren.
2. Menggunkan database My SQL .
3. Administrasi yang di proses hanya registrasi pendaftaran dan pembayaran listrik
4. Laporan – laporan sebagai berikut : a. Laporan data kelas
b. Laporan data siswa
6
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian a. Lokasi Penelitian
Kegiatan penelitian dilaksanakan di pondok pesantren ASY-SYIFA, Jl. Raya Barat Blk. No.83 Cicalengka Telp.(022) 7947353 Bandung 40393. b. Waktu Penelitian
Sedangkan waktu yang dibutuhkan selama penelitian adalah ± 4 bulan, terhitung dari bulan Maret 2012 sampai dengan bulan Juni 2012.
7 2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Spesifikasi pengertian dari sistem menurut Jogiyanto (2002 : 04) adalah sekumpulan elemen atau variable yang saling berinteraksi, saling tergantung, terorganisasi dan terpadu melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen tersebut bisa berupa organisasi, orang atau benda yang melakukan pekerjaan. Masing-masing elemen melakukan pekerjaannya juga harus melakukan hubungan/kerjasama untuk melakukan pekerjaan yang lain, dimana pekerjaan tersebut merupakaan tujuan bersama dari masing masing elemen. Menurut Jerry Fith Gerald (2004 : 20) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Anatol Raporot (2002 : 32) sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Menurut L. Ackof (2000 : 35) sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
8
saling berinteraksi membentuk kesatuan, dalam interaksi yang kuat maupun lemah dengan pembatas yang jelas”.
Berbeda dengan pengertian sistem menurut Edhy Sutanta T (2004 : 15) adalah “Suatu totalitas yang terdiri dari komponen-komponen dan unsure-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu tujuan tertentu”.
2.1.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda
b. Masukan
sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e. Batas
10
mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakterisitik Sistem a. Memiliki komponen ;
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
b. Batas sistem (boundary) ;
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environment) ;
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem (interface) ;
12
e. Masukan sistem (input) ;
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. g. Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
h. Sasaran sistem ;
Jika sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem a. Sistem abstrak ;
b. sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)
d. Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.
e. Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.
f. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)
g. Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
h. Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. i. Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
j. Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
14
2.2 Pengertian Informasi
Suatu susunan organisasi pasti tidak terlepas dari adanya informasi, karena itu informasi sangat dibutuhkan guna meningkatkan kualitas pekerjaan dan memudahkan dalam berkomunikasi baik informasi yang dating dari luar maupun dari dalam.
Berbicara tentang informasi, maka banyak para ahli yang bergerak dibidangnya mendefinikan tentang informasi tersebut, diantaranya menurut Amsyah, Zulkifli, Drs (2000 : 08) informasi adalah “Data yang sudah diproses menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pemakainya dan mempunyai nilai piker yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk proyek masa depan”.
Berbeda dengan pernyataan yang dikemukakan oleh Fathansyah (2001 : 14) bahwa informasi adalah “makna atau pengertian yang dapat diambil dari suatu data dengan menggunakan konversi-konversi yang umum digunakan di dalam referensinya”.
Sedangkan menenurut Gordon B Davis (2000 : 10) bahwa informasi adalah “Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam bentuk-bentuk yang sekarang atau keputusan-keputusan akan mendatang”.
Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
b. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu :
a. Manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
b. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.
16
2.4 Definisi Kasus yang Dianalisis 2.4.1 Pendaftaran
Pengertian pendaftaran disini pada dasarnya hanya untuk memperlancar dan mempermudah dalam proses pendaftaran siswa siswi baru, pendataan dan pembagian kelas seorang siswa siswi. Sehingga dapat terorganisir, teratur dengan cepat dan tepat dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh institusi.
2.4.2 Siswa
Siswa adalah sekelompok orang dengan usia tertentu yang belajar baik secara kelompok atau perorangan. Siswa juga disebut murid atau pelajar.
2.4.3 Sistem Informasi Pendaftaran Siswa
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru adalah sistem yang berfungsi untuk pengolahan data calon siswa baik tamu pengunjung, calon siswa daftar, serta calon siswa yang melakukan registrasi. Sistem ini menggunakan database MySQL sehingga untuk mengembangan akan lebih mudah untuk diimplementasikan.
2.5Tinjauan Perangkat Lunak
2.5.1 My SQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS (database management system), database ini multithread, multi-user. Kekuatan MySQL tidak ditopang oleh sebuah komunitas, seperti Apache, yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh pemilik masing-masing, tetapi MySQL didukung penuh oleh sebuah perusahaaan profesional dan komersil, yakni MySQL AB dari Swedia.
Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya, terutama dalam kecapatan. Berikut ini beberapa keistimewaan MySQL, antara lain :
1. Portability
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lain. 2. Multi User
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
3. Security
18
4. Scalability dan limits
MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
2.5.2 NETBEANS
. Netbeans Netbeans adalah suatu bahasa pemograman (development language) berbasis IDE (integrated development environment) yang ditulis dalam bahasa pemprograman Java. Proyek NetBeans IDE ini terdiri dari berbagai sumber yang memiliki fitur lengkap yang bersifat terbuka dan seluruhnya ditulis dalam bahasa pemprograman java dan platform aplikasi klien yang handal, yang dapat digunakan untuk merancang berbagai macam aplikasi perangkat lunak.
2.5.3 IREPORT
20 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
3.1.1 Sejarah Singkat Pesantren
Pondok pesantren ASY-SYIFA adalah salah satu tempat pendidikan yang bergerak pada ilmu agama khususnya al-qur’an, yang berada di daerah cicalengka kab.Bandung. Adapun fungsi dari pesantren ini adalah untuk membina para siswa untuk mempelajari ilmu al-qur’an.
Pesantren ASY-SYIFA pertama kali didirikan pada tahun 1960 yang mana kala itu bertempat dikampung panenjoan. Yang pada waktu itu belum membangun madrasah. Pada tahun 1970 di kampong kebon kalapa pesantren baru membangun madrasah untuk santri putra dan 1 kamar untuk santri putri, sekitar tahun 1991 pesantren menambahkan 5 kamar untuk santri putrid, pada tahun 1993-1994 pesantren melakukan renovasi untuk madrasah putra, lalu pada tahun 1997 pihak pesantren menambahkan 1 madrasah dan aula untuk santri putri.
Dengan bertambahnya pelajaran yang diberikan pesantren pun memiliki segudang prestasi diantarannya:
1. Melahirkan qori-maupun qori’ah ternama di Indonesia
2. Lulusannya banyak yang menjadi pimpinan pesantren di daerah asalnya.
3. dll
3.1.2 Visi dan Misi Pesantren a. Visi Pesantren
Mendidik para siswa dengan ilmu agama dan mengembangkan perilaku yang ber Akhlaqul’karimah seperti yang dicontohkan oleh Rasullallah S.A.W
b. Misi Pesantren
1. Memberi kesempatan kepada seseorang yang ingin mempelajari lebih jauh lagi mengenai ilmu Al-qur’an
22
3.1.3 Struktur Organisasi Pesantren
Gambar 3.1.
Struktur Organisasi Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung
3.1.4 Deskripsi Tugas
Dari struktur di atas dapat kita jelaskan tentang kewajiban maupun wewenang dari masing-masing pimpinan pondok pesantren Asy-Syifa yaitu :
1. Pimpinan pesantren
Tugas pokok dan wewenang dari pimpinan pesantren secara umum adalah sebagai berikut :
a. Memimpin pondok pesantren secara keseluruhan
c. Memberikan materi pelajaran kitab bagi santri mukimin yang sudah lama menetap dalam arti siswa/santri senior
2. Rois’am
a. Memimpin kesekertariatan pesantren
b. Bertanggung jawab setiap kegiatan internal pesantren c. Ikut mengurusi proses penerimaan siswa/santri baru
3. Bendahara
a. Bertanggug jawab atas keuangan kesekertariatan pesantren b. Mengatur keuangan pesantren, baik itu pengeluaran maupun
pemasukan
c. Memberikan teguran kepada siswa/santri yang belum membereskan administrasi keuangan dalam lingkungan pesantren
4. Sekretaris
a. Mendampingi rois’am dalam setiap kegiatan kesekertariatan pesantren b. Bertanggung jawab atas berkas-berkas kantor kesekertariatan
pesantren
c. Mencatat dan mengelola data semua siswa/santri yang ada di lingkungan pesantren
24
5. Ketua Asrama
a. Bertanggung jawab atas Asrama yang dipimpin
b. Membimbing para siswa/santri yang berada di lingkungan asrama yg dipimpin
c. Memberikan hukuman terhadap siswa/santri yang melanggar aturan pesantren
d. Mengajar materi atau pelajaran kepada siswa/santri yang junior
3.2 Metode Penelitian 3.2.1 Desain Penelitian
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Dalam tugas akhir ini pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh keterangan serta menganalisis data sehingga data tersebut dapat memberikan gambaran mengenai objek yang sedang diteliti. Adapun metode yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode yang menggambarkan atau menguraikan keadaan situasi pada tempat observasi yang dimana penulis melakukan penelitian dan kemudian melakukan analisis sehingga dapat diperoleh suatu kesimpulan
3.2.2.1Sumber data primer
Sumber data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.penelitian lapangan (
field researh) yaitu pengumpulan datasecara langsung pada objek yang diteliti dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut:
a. Interview ( wawancara)
Pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan pimpinan pesantren yaitu akang Haji dan pengurus yang membantu dalam pengolahan data yang ada di pondok pesantren.
b. Observasi
26
3.2.2.2Sumber Data Sekunder
Data yang diperoleh secara tidak langsung dari pondok pesantren dengan mempelajari catatan tentang data siswa, catatan transaksi berupa kwitansi, formulir pendaftaran serta dokumen-dokumen lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah berorientasi pada proses, yaitu menekankan pada karakteristik proses yang sedang berjalan. Metode pendekatan sistem merupakan salah satu cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan -kebutuhan, sehingga dapat menghasilkan suatu operasi dari sistem yang dianggap efektif.
Dalam pelaksanaan metode pendekatan sistem diperlukan tahapan kerja yang sistematis. Prosedur analisis sistem meliputi tahapan-tahapan diantaranya yaitu analisis kebutuhan, formulasi permasalahan, identifikasi sistem, pemodelan sistem, verifikasi model dan implementasi.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
digunakan adalah waterfall. Pengembangan perangkat lunak dengan metode
waterfall dilakukan bertahap dari tahap awal ke tahap berikutnya. Untuk validasi dan verifikasi pola aliran dapat dibalik, dari suatu tahap ke tahap yang lebih awal.
Gambar 3.2 Waterfall model ( Classic Life Cycle )
Metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem ini yaitu menggunakan model waterfall. Metodologi waterfall terdiri dari sistem enginering, analysis, design, coding, testing, dan maintenance. Namun tahapan maintenance dalam metodologi ini tidak digunakan. Pemodelan ini menyangkut aktivitas berikut:
1. Kebutuhan sistem Informasi
28
dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Analisis)
Menganalisis kebutuhan user dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi komponen dan hubungan timbal balik yang terkait dalam pengembangan sistem misalnya fungsi yang dibutuhkan user interface (pencarian kebutuhan sistem dan kebutuhan software) serta mendefenisikan masalah, tujuan kebutuhan, prioritas dan kendala sistem untuk solusi yang berpotensi
3. Design
Pada tahap ini perancangan perangkat lunak untuk menentukan arsitekture sistem secara keseluruhan, menentukan dasar-dasar pembentukan dan pemihan perancangan strukture data dengan design database, arsitektur perangkat lunak, algoritma prosedural dan karakteristik antar muka.
4. Coding (pemograman/ penulisan skrip )
Pada tahap ini design diubah kedalam bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin dan diubah dalam bentuk pemograman pada tahap ini ditulis script penulisan bahasa pemograman melalui proses coding. 5. Testing (pengujian)
6. Maintenance (Pemeliharaan)
Modifikasi system merupakAan suatu pemeliharaan system yang mendukung kinerja sebuah system misalnya dengan penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software. Pengembangan sangat diperlukan ketika adanya perubahan external dari dalam.
Kelebihan:
Metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong “kuno”, daripada menggunakan pendekatan asal-asalan. Selain itu, metode ini juga masih masuk akal jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Analisis dan Perancangan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data, dimana dalam sistem terdapat flow map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data, Normalisasi, Relasi Tabel dan ERD. Adapun penjelasanya sebagai berikut :
1. Flow map
30
2. Diagram kontek
Diagram Konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu system yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk serta keluar pada sistem tersebut. Diagram konteks merupakan tahapan untuk membuat perancangan Sistem Informasi. Diagram Konteks merupakan bagian dari DFD yang menggambarkan diagram tingkat atas, yaitu diagram global dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data dari entitas-entitas luar yang masuk dan keluar dari sistem tersebut.
3. Data flow diagram ( DFD )
Diagram arus data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Diagram arus data merupakan alat yang sangat populer pada saat ini, karena dapat menggambarkan arus data dalam sistem dengan terstruktur.
4. Kamus data ( Data Dictionary )
kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis dan pemakai sistem, mengenai data yang masuk ke dalam sistem dan informasi yang dibutuhkan dalam sistem. Sedangkan dalam tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.
5. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya. Tahapan-tahapan normalisasi diantaranya sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.
2. Bentuk normal ke satu
Syarat normal ke satu (1-NF) yaitu :
a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu
32
3. Bentuk normal ke dua
Syarat normal ke dua (2-NF) yaitu :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantung
fungsional sepenuhnya (Fully Functional Dependency) pada kunci utama/primary key.
4. Bentuk normal ke tiga
Syarat normal ke tiga (3-NF) yaitu :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki
ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memilikiketergantungan fungsional terhadap primary key
direlasi itu saja. 6. Relasi Tabel
7. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Albahra (2004 : 123) “ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak”. ERD berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan hubungan data.adapun elemenelemen dari ERD adalah sebagai berikut:
a. Entity (entitas)
Entity (entitas) adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata ataupun abstrak di mana data tersimpan atau di mana terdapat data. Entity
digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang.
b. Relationship
Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antar entity
(entitas).
Relationship digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. c. Relationship degree (derajat relationship)
Relationship degree adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship.
d. Atribut
Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap
34
e. Kardinalitas (cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum baris yang dapat berrelasi dengan entitas pada entitas yang lain.
Ada 3 macam kardinalitas, yaitu : a. One to one (satu ke satu)
Tingkat hubungan ini menunjukkan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua. Artinya setiap baris pada entitas A berhubungan dengan paling banyak satu baris pada entitas B dan begitu juga sebaliknya.
b. One to many atau many to one (satu ke banyak atau banyak ke satu) Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu tergantung dari arah mana hubungan itu dilihat. Artinya untuk satu kejadian pada entitas pertama mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas kedua.
c. Many to many (banyak ke banyak)
3.2.4 Pengujian Software
Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan.
Metode pengujian perangkat lunak yang penyusun pakai adalah metode Black Box Testing. Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental system tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunakberfungsi dengan abenar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data di uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak kemudiankeluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black box berrfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :
1. Fungsi tidak benar 2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja
36
Pengujian Black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut : a. Bagaimana validasi fungsional di uji
b. Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik c. Apakah system akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu d. Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi
e. Kecepatan data apa dan volume dataapa yang akan ditoleransi oleh system f. Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap system operasi
Type dari Black box Testing 1. Sample Testing
a. Melibatkan sejumlah nilai yang dipilih dari data masukan kelas ekivalensi.
b. Integrasikan nilai tersebut ke dalam kasus uji.
c. Nilai yang dipilih dapat berupa konstanta atau variable. 2. Limit Testing
a. Kasus uji yang memproses nilai batas (atau titik singular).
b. Nilai batas disimpulkan dari kelas ekivalensi dengan mengambil nilai yang sama atau mendekati nilai yang membatasi kelas akivalensi tersebut.
c. Limit test also juga melibatkan data keluaran dari ekivalensi kelas d. Pada kasus segi tiga, misalnya limittestingmencoba untuk mendeteksi
e. Bila kondisi input menentukan suatu range, maka kasus ujinya harus mencakup pengujian nilai batas dari range dan nilai invalid yang dekat dengan nilai batas. Misal bila rangenya antara [-1.0, +1.0], maka input untuk kasus ujinya adalah -1.0, 1.0, -1.001,1.001.
f. Bila kondisi inputnya berupa harga khusus kasaus ujinya harus mencakup nilai minimum dan maksimum. Misal suatu file dapat terdiri dari 1 to 255 record, maka kasus ujinya harus mencakup untuk nilai 0, 1, 255 and 256, atau uji saat keadaan record kosong dan record penuh. 3. Robustnees Testing
Data dipilih dari luar range yang didefinisikan. Tujuan pengujian ini adalah untuk membuktikan tidak adanya kejadian yang katastropik yang dihasilkan akibat adanya keabnormalan.
4. Behaviour Testing
Suatu pengujian yang hasilnya hasnya dapat dievaluasi per sub program, tidak bisa dilakukan per modul (CSU : computer software unit). 5. Requirement Testing
1) Menyusun kasus uji untuk tiap kebutuhan yang berkorelasi dengan modul / CSU.
38 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diterapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.
Tahap analisis ini sangat penting karena dalam tahap ini apabila terdapat kesalahan, maka akan menyebabkan kesalahan terhadap tahap selanjutnya. Maka perlu tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja sistem yang baik.
Analisis yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan sistem.
Kendala-kendala yang terjadi sesama ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Sistem pendaftaran siswa baru masih belum maksimal dengan dilakukan mencatat setiap data calon siswa kedalam buku pendaftaran dan menyimpan data dalam sebuah ruangan yang berisi dokumen-dokumen lain sehingga tercampur, akibatnya data terkadang salah atau bahkan tidak ada.
2. Sulitnya dalam pencarian data siswa baru, sehingga data atau informasi tentang siswa baru yang dihasilkan terkadang mengalami kekeliruan karena data yang ada berupa tumpukan berkas yang tidak tersusun menurut aturan tertentu.
3. Laporan administrasi yang belum maksimal, sehingga kesulitan untuk mengetahui data keungan pesantren.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis Dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi Informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Fungsi : Untuk pendaftaran Sumber : Bagian pendaftaran Rangkap : 1
40
2. Nama Dokumen : Syarat Pendaftaran
Fungsi : Untuk administrasi pendaftaran Sumber : Bagian Administrasi
Rangkap : 1
Aliran Data : Dari Bagian Administrasi ke siswa
3. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk bukti administrasi pendaftaran Sumber : Bagian pendaftaran
Rangkap : 1
Aliran Data : Dari pendaftaran ke siswa
4. Nama Dokumen : Buku Data Siswa Fungsi : Untuk pendaftaran Sumber : Bagian pendaftaran Rangkap : 1
Aliran Data : -
5. Nama Dokumen : Daftar Iuran Listrik
Fungsi : Untuk administrasi listrik setiap bulannya Sumber : Bagian Administrasi
Rangkap : 1
6. Nama Dokumen : Kartu Iuran Listrik
Fungsi : Untuk administrasi listrik setiap bulannya Sumber : Bagian Administrasi
Rangkap : 1
Aliran Data : Dari Bagian Administrasi, ke siswa.
4.1.2 Analisa Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses ini dapat dikerjakan.
4.1.2.1Flow Map
Flow map merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
42
Pendaftaran Siswa baru :
1. Rois’am memberikan formulir kepada siswa.
2. siswa mengisi formulir dan, setelah diisi lalu formulir tersebut diserahkan kembali kepada Rois’am berikut dengan syarat yang telah ditentukan.
3. Rois’am mencatatnya dalam pembukuan data siswa. Setelah itu dibuatkannya kwitansi pembayaran sebagai bukti administrasi pendaftaran.
4. Setelah pemrosesan pembuatan kwitansi selesai, tahap selanjutnya yakni pembagian kelas dan pembuatan kartu siswa.
5. Selanjutnya Rois’am membuatkan kartu iuran listrik untuk siswa baru. 6. Tahap akhir yaitu pembuatan laporan penerimaan siswa baru dua
rengkap, yang satu diarsipkan dan yang satunya untuk dilaporkan kepada pimpinan pesantren.
Administrasi Pembayaran Listrik :
1. Siswa membayar iuran listrik bulanan dengan membawa kartu iuran kepada Bagian Administrasi, lalu rois’am mencatatnya dalam pembukuan daftar iuran listrik.
44
Gambar 4.1
Keterangan : A = arsip Formulir isi D = arsip Data iuran Listrik B = arsip Data Kelas E = arsip Lap.iuran Listrik C = arsip Data Siswa
Gambar 4.2
46
4.1.2.2Diagram Konteks
Diagram konteks digunakan untuk menggambrakan sistem penerimaan siswa baru dan administrasi iuran listrik secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem.Diagram konteks sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:
Gambar 4.3
4.1.2.3 Data Flow Diagram ( DFD )
48
Gambar 4.4
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem yang sedang berjalan dalam proses pendaftaran siswa baru dan administrasi masih banyak kekurangan dan masih perlu adanya perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk mempercepat dan mempermudah dalam pengolahan datanya.
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem
No Permasalahan Penyelesaian
1 Proses pencatatan pendaftaran siswa baru oleh petugas pendaftaran, masih menggunakan buku pendaftaran. Sehingga dalam proses pendataan data siswa memerlukan waktu yang cukup lama dikarenakan harus mencari dulu buku pembukuan siswanya.
Membuat sistem informasi yang dapat membantu proses pendaftaran siswa baru dengan cepat.
2 Dalam proses pembayaran iuran listrik yang juga masih dilakukan dengan mencatatkan kebuku besar dan pembayaran yang dilakukan siswa yang masih menunggak.
Sehingga menyulitkan dalam memantau siswa mana yang sudah
50
membayar dan yang belum setiap bulannya.
3 Dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan memakan waktu yang lama dikarenakan data yang belum komplit dan belum terintegrasi kedalam penyimpanan database, karena penyimpanan data masih menggunakan arsip.
Membuat sistem Informasi yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat mengatatasi kesalahan dalam proses pembuatan laporan data siswa dan laporan adminstrasi.
4.2Perancangan Sistem
Dengan menganalisa dan mengevaluasi system yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dibuat suatu perancangan system informasi penerimaan siswa baru dan administrasi dengan menggunakan system yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
merupakan langkah untuk lebih mengefisiensikan system yang lama dengan menggunakan system komputerisasi.
4.2.2 Gambar Umum Sistem Yang Diusulkan
Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data). 2. Perancangan Basis Data (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File,
Kodifikasi).
3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan Output).
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses ini dapat dikerjakan.
4.2.3.1Flow Map
Pada dasarnya flowmap system yang di usulkan dalam system yang telah berjalan sebelumnya tidak jauh berbeda. Hanya untuk membedakan antara system yang sedang berjalan dengan yang diusulkan terletak dalam tata cara proses penginputan data dan penyimpangannya, yaitu dari manual ke metode komputerisasi
52
Pendaftaran Siswa baru :
1. Calon siswa menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap kepada Rois’am.
2. Selanjutnya rois’am menginputkan data siswa, setelah proses penginputan data dan pembagian kelas selesai, data kelas tersebut dicetak untuk diserahkan kepada pimpinan.
3. Setelah itu siswa melakukan registrasi pendaftaran kepada bagian Administrasi.
4. Tahap selanjutnya yakni pembuatan kwitansi pembayaran pendaftaran dan kartu siswa.
5. Dan yang terakhir pembuatan lap.data siswa baru, untuk diserahkan kepada pimpinan pesantren.
Administrasi Pembayaran listrik:
1. Siswa mendatangi Bagian administrasi dengan membawa kartu santri. 2. Bagian Administrasi menginputkan data iuran listrik siswa.
3. Setelah proses penginputan selesai, kartu tersebut dikembalikan kembali kepada siswa.
4. Kemudian bagian Administrasi membuatkan kwitansi listrik, sebagai tanda telah melakukan pembayaran listrik.
Gambar 4.5
54
4.2.3.2Diagram Konteks
digunakan untuk menggambrakan sistem penerimaan siswa baru dan administrasi iuran listrik secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem.Diagram konteks sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:
Gambar 4.6
4.2.3.3Data Flow Diagram ( DFD )
56
Gambar 4.7
4.2.3.4Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem.
1. Nama Arus Data : Formulir Alias : -
Aliran Data : Siswa – Proses 1
Struktur Data : No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir, Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan. 2. Nama Arus Data : Data_Siswa
Alias : -
Aliran Data : Proses 1 - File_Siswa, File_Siswa - Proses 2, File_Siswa – Proses 3, File_Siswa – Proses 5 File_Siswa – Proses 6,
Struktur Data : No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin,
Lahir, Agama, Alamat, Telepon ,Kelas, Pendidikan. 3. Nama Arus Data : Data_Kelas
Alias : -
Aliran Data : Proses 2 – Pimpinan.
58
4. Nama Arus Data : Data_Registrasi Alias : -
Aliran Data : Proses 3 – File_Registrasi, File_Registrasi – Proses 4. Struktur Data : No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Jumlah,
Terbilang, Pembayaran. 5. Nama Arus Data : Data_Listrik
Alias : -
Aliran Data : Proses 7 – File_Listrik, File_Listrik – Proses 8, File_Listrik – Proses 9.
Struktur Data : No_Kwitansi, Tanggal, No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Terbilang, Pembayaran . 6. Nama Arus Data : Kwitansi_Pendaftaran
Alias : -
Aliran Data : Proses 4 – Siswa
Struktur Data : No_Registrasi, Nama, Jumlah, Terbilang, Pembayaran.
7. Nama Arus Data : Kartu_Siswa Alias : -
Aliran Data : Proses 5 – Siswa, Siswa – Proses 7, Proses 7 – Siswa. Struktur Data : No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Alamat,
8. Nama Arus Data : Kwitansi_Listrik Alias : -
Aliran Data : Proses 8 – Siswa
Struktur Data : No_Kwitansi, Nama, Jumlah, terbilang, Pembayaran.
9. Nama Arus Data : Lap_Data Siswa Baru Alias : -
Aliran Data : Proses 6 – Pimpinan
Struktur Data : No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan 10.Nama Arus Data : Lap_Listrik
Alias : -
Aliran Data : Proses 9 – Pimpinan
Struktur Data : No_Kwitansi, Tanggal, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Terbilang, Pembayaran.
4.2.4 Perancangan Basis Data
60
dimaksud dengan record adalah kumpulan data yang berisikan field-field yang berbeda, jumlah record pada umumnya terbatas.
Perancangan basis data dapat diartikan yaitu menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan disimpan secara bersama-sama. Basis data itu sendiri dapat diartikan sebagai:
4 Himpunan kelompok data yang saling berhubungan satu sama lain
5 Kumpulan data yang disimpan secara bersama-sama untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
4.2.4.1Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk table atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database mudah dimodifikasi.
1. Bentuk Unnormal
Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan, No_Kwitansi, Tanggal, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Pembayaran }
2. Bentuk Normal 1
{ No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan, No_Induk_Siswa Kelas, No_Kwitansi, Jumlah, Terbilang, Pembayaran, }
3. Bentuk Normal 2
Siswa = { No_Induk_Siswa *, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan}
Kelas = { Kelas*, No_Induk_Siswa ** }
Registrasi = { No_registrasi *, Tanggal , No_Induk_Siswa **, Jumlah, Pembayaran, Terbilang }
Listrik = { No_Kwitansi*, No_Induk_Siswa**, Jumlah, Pembayaran, Terbilang }
Ket : * = Primary key ** = Foreign key
3.2.4.2Relasi Tabel
62
Sehingga database tersebut mudah dimodifikasi. Berikut ini digambarkan relasi antar tabel sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi :
Gambar 4.8
Tabel relasi sistem informasi Pendaftaran siswa baru dan administrasi.
3.2.4.3Entity Relationship Diagram
Gambar 4.9
ERD sistem informasi Pendaftaran siswa baru dan administrasi
3.2.4.4Struktur File
64
Deskripsi Struktur File : 1. Struktur File Password
Nama file : User
Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : User_Name
Tabel 4.2 Struktur File Password
Nama Field Type Data Size Keterangan
User_Name Varchar 20 Nama Bagian (PrimaryKey)
Password Varchar 10 Password
2. Struktur File Siswa
Nama file : Data_Siswa Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Induk
Tabel 4.3 Struktur File Siswa
Nama Field Type Data Size Keterangan
No_Induk_Siswa Varchar 10 No_Induk
Nama Varchar 30 Nama
Kelamin Varchar 15 Kelamin
Lahir Varchar 25 Lahir
3. Struktur File Registrasi
Nama file : Data_Registrasi Media Penyimpanan : Hardisk
Primary key : No_Registrasi
Tabel 4.4 Struktur File Registrasi
Nama Field Type Data Size Keterangan
No_Registrasi Varchar 10 No_Registrasi
Tanggal Varchar 15 Tanggal
Nama Varchar 30 Nama
Kelamin Varchar 15 Kelamin
Jumlah Int 15 Jumlah
Terbilang Varchar 50 Terbilang
Pembayaran Varchar 50 Pembayaran
Alamat Varchar 70 Alamat
Telepon Varchar 15 Telepon
Ayah Varchar 20 Ayah
Ibu Varchar 20 Ibu
Kelas Varchar 10 Kelas
66
4. Struktur File Kelas
Nama file : Data_Kelas Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Induk
Tabel 4.5 Struktur File Kelas
Nama Field Type Data Size Keterangan
No_Induk_Siswa Varchar 10 No_Induk
Nama Varchar 30 Nama
Kelamin Varchar 15 Kelamin
Kelas Varchar 10 Kelas
5. Struktur File Kelas
Nama file : Data_Listrik Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Registrasi
Tabel 4.6 Struktur File Listrik
Nama Field Type Data Size Keterangan
No_Registrasi Varchar 10 No_Registrasi
Tanggal Varchar 15 Tanggal
No_Induk Varchar 10 No_Induk
Kelamin Varchar 15 Kelamin
Jumlah Int 15 Jumlah
Terbilang Varchar 50 Terbilang
Pembayaran Varchar 50 Pembayaran
3.2.4.5Kodefikasi
Pengkodean ini dibuat untuk mendefinisikan suatu objek secara singkat. Dengan adanya sistem ini pengkodean ini diharapkan dapat mengklasifikasikan data, dan memasukkan data kedalam komputer dan untuk mengambil informasi yang terkait. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Untuk lebih jelas dapat dilihat dibawah ini :
1. Nomor Induk Siswa
Nomor induk siswa ditentukan / diambil dari nomor registrasi pada saat siswa melakukan pendaftaran pertama kali , nomor registrasi sekaligus nomor induk siswa nantinya.
68
Contoh : 2012 001
Ket : 2012 = Tahun Masuk Siswa 001 = No Urut Siswa
2. Nomor Registrasi Listrik
Nomor registrasi listrik digunakan oleh bagian Administrasi dalam proses registrasi listrik perbulannya, dan nomor ini juga dipakai untuk pembuatan kwitansi listrik.
Adapun pengkodeannya yaitu :
No Urut Registrasi Urutan Bulan Registrasi X X - X X – X X X
Tahun Registrasi
Contoh : 12 06 001
3.2.5 Perancangan Antar Muka
Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah dibuat.
4.2.5.1Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu - menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut.
Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
70
4.2.5.2Perancangan Input
Rancangan masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan masukan data ini harus dapat memberikan penjelasan dari pemakai, baik dari bentuk maupun dari masukan – masukan yang harus di isi. Untuk lebih jelasnya bentuknya dapat dilihat berikut :
1. Form Login
Form login digunakan pada saat software runnig.User harus menginputkan Nama user, password yang sudah terdaftar. Jika username atau password tidak sesuai maka akan muncul peringatan “ada kesalahan pada username/password ”,
Gambar 4.11 Form Login Tabel 4.7 Keterangan Form Login
No Nama Objek Keterangan
1 Username Edit.Text Untuk input Username 2 Password Edit.Text Untuk input Password
3 Login Button Untuk masuk ke Aplikasi
2. Tampilan Isi Formulir
Gambar 4.12 Formulir Pendaftaran
Tabel 4.8 Keterangan Form Formulir Pendaftaran
No Nama Objek Keterangan
1 No.Registrasi Edit.Text No.Registrasi Pendaftaran 2 Tanggal Edit.Text Tanggal Registrasi Pendaftaran 3 Nama Lengkap Edit.Text Untuk Pengisian Nama Siswa 4 Jenis Kelamin Radio Button Pemilihan Jenis Kelamin 5 Tanggal lahir Calender Tanggal Lahir Siswa
6 Agama Edit.Text Agama Siswa
7 Alamat Text Area Alamat Asal siswa
8 No.Telepon Edit.Text Nomor Telepon Siswa / Rumah
9 Ayah Edit.Text Nama Ayah Siswa
72
11 Pendidikan Yang Dipilh Combo Box Untuk Memilih Pendidikan
12 Simpan Button Button Untuk Menyimpan Data
13 Batal Button Button Untuk Membatalkan Input Data
14 Close Button Button Untuk Keluar Dari Form
Formulir Pendaftaran
15 Tambah Button Button Untuk Menambahkan
Inputan
3. Tampilan Siswa
Tabel 4.9 Keterangan Form Siswa
No Nama Objek Keterangan
1 No.Induk Siswa Edit.Text No.Induk Siswa
2 Nama Lengkap Edit.Text Untuk Pengisian Nama Siswa 3 Jenis Kelamin Combo Box Pemilihan Jenis Kelamin 4 Tanggal lahir Calender Tanggal Lahir Siswa
5 Agama Edit.Text Agama Siswa
6 Alamat Text Area Alamat Asal siswa
7 No.Telepon Edit.Text Nomor Telepon Siswa / Rumah
8 Ayah Edit.Text Nama Ayah Siswa
9 Ibu Edit.Text Nama Ibu Siswa
10 Pendidikan Combo Box Untuk Memilih Pendidikan
11 Simpan Button Button Untuk Menyimpan Data
12 Edit Button Button Untuk Mengedit Data
12 Batal Button Button Untuk Membatalkan Input Data
13 Hapus Button Button Untuk Menghapus Data
14 Close Button Button Untuk Keluar Dari Form
Formulir Siswa
15 Tambah Button Button Untuk Menambahkan Inputan
16 Cari Berdasarkan Combo Box Untuk Penentuan cari Berdasarkan kategori
