BAB I PENDAHULUAN
PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA ( STAFFING PROCESS )
Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia (SDM). Orang – orang yang memberikan tenaga, bakat, tenaga, kreatifitas, bakat, dan usaha mereka kepada organisasi. Manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan dengan baik akan memberikan kontribusi yang cukup besar dalam usaha mencapai sasaran organisasi atau perusahaan.
Berdasarkan asal katanya, manajemen berasal dari kata management yang merupakan bentuk dari kata kerja yang bermakna mengurus, mengatur, melaksanakan, dan mengelola, sehingga manajemen adalah pengurusan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengelolaan. Kata sumber daya manusia merujuk pada pengertian manusia sebagai sumber daya, dan apabila kedua kata tersebut digabungkan, maka manajemen sumber daya manusia dapat dijabarkan sebagai pengelolaan manusia sebagai sumber daya.
Bagaimana seorang manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia secara efektif dan bagaimana pula seorang manajer dapat mengelola sumber daya tersebut dengan memandang dari beberapa aspek ?.Itu semua akan menentukan sukses atau tidaknya seseorang akan jabatannya sebagai manajer .Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota – anggota organisasi.fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengelola perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil.Agar prinsip manajemen sumber daya manusia pada sebuah organisasi atau perusahaan dapat diwujudkan sebagaimana mestinya, maka langkah – langkah atau proses pendelegasian pekerjaan maupun kebutuhan akan sumber daya manusia itu sendiri harus dilaksanakan dengan langkah – langkah adalah sebagai berikut :
1. Proses perencanaan Sumber Daya Manusia 2. Proses recruitment dan seleksi karyawan. 3. Proses pelatihan dan pengembangan.
BAB II PEMBAHASAN
A. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan Sumber daya Manusia (SDM) adalah Serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut dalam mencapai tujuan organisasi. Perencanaan sumber daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu.
Ada tiga tipe perencanaan Sumber Daya Manusia :
1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.
2. Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial tersebut ada. 3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Penyusunan perencanaan organisasi dapat dilakukan dengan langkah- sebagai berikut : 1. Penetuan kebutuhan jabatan.
2. Menentukan spesifikasi jabatan dengan keterampilan – keterampilan yang dibutuhkan untuk pelaksaan suatu pekerjaan
3. Mengestimasi jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa mendatang.
4. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Hal ini diikuti dengan jumlah orang yang harus di tarik dan kapan mereka akan dibutuhkan.
Dari keempat dasar tersebut diatas maka dapat kita simpulkan bahwa penyusunan perencanaan SDM merupakan suatu keharusan bagi seorang manajer, dimana seorang manajer membutuhkan suatu analisis terhadap perencanaan kebutuhan sumber daya manusia itu sendiri.
A.1. Kualifikasi pekerjaan dan peran
A.2. Menganalisis pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk memberikan informasi dalam rangka mendesain atau mengembangkan organisasi, recruitment, manajemen kinerja, pelatihan, pengembangan serta penggajian.
A.3. Langkah – langkah utama dalam analisis pekerjaan
Dalam menganalisis pekerjaan yang akan diberikan kepada calon karyawan maka secara geris besar diperlukan :
- Isi pekerjaan - Lingkup pekerjaan - Kualifikasi pekerjaan.
Dari ketiga analisis tersebut maka dapat dikembangkan dan diperoleh dengan langkah – langkah sebagai berikut :
- Penentuan tugas – tugas
- Penentuan kegiatan dalam pekerjaan - Penetapan pengetahuan
- Penetapan kemampuan – kemapuan yang dibutuhkan - Penetapan kecakapan – kecakapan
- Penentuan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik
Klasifikasi pekerjaan memiliki kedudukan yang penting dalam analisis pekerjaan karena hubungannya yang erat dengan analisis pekerjaan dalam aktifitas perencanaan SDM ( sumber daya manusia ).
A.4 Tujuan analisis pekerjaan
Analisis pekerjaan baik dalam sektor swasta maupun sektor publik, baik dalam pekerjaan yang berskala besar memerlukan analisis pekerjaan untuk berbagai tujuan.beberapa tujuan dari analisis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Triton PB ;2010) :
- Job description; berisi informasi identifikasi, riwayat, kewajiban – kewajiban, pertanggungjawaban, specifikasi, atau standart-standart.
- Job clasification; Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis – jenis pekerjaan berdasar rencana sistematika tertentu.
- Job desing restructuring; meliputi usaha – usaha untuk merelokasi dan merestrukturalisasi kegiatan – kegiatan pekerjaan dalam berbagai kelompok.
- Personnel requirement / spesifications; penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.
- Performance appraisal; penilaian sistematis yang dilakakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja.
- Worker training; dilakukan untuk tujuan – tujuan pelatihan.
- Worker Mobility; analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi -posisi pekerjaan - pekerjaan tertentu.
- Efficiency; suatu pekerjaan disebut efisien apabila mencakup integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan ( safety ) dan fasilitas fisik lainnya.
- Safety; fokus perhatian terhadap keamanan dalam bekerja.
- Human Resources Planing; adalah langkah dalam perencanaan SDM yang dibutuhkan.
- Legal; analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menuyusun regulasi – regulasi atau aturan kerja agar pencapaian dari planing- planing yang telah dibuat berjalan sebagai mana mestinya.
B. PROSES RECRUITMENT, SELEKSI, DAN ORIENTASI KARYAWAN
B.1. Recruitment
Recruitment (pengadaan karyawan) Menurut Hardi Handoko Requitment(1997;Manajemen) adalah Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.
Recruitment adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja yangdibutuhkan oleh Perusahaan untuk menjadi karyawan. Dengan kata lain recruitment juga merupakan proses awal dari pengadaan tenaga kerja yang merupakan proses untuk mendapatkan dan menarik calon-calon tenaga kerja yang cakap untuk dipekerjakan.
Proses ini dimulai pada saat calon-calon baru dicari, dan berakhir ketika lamaran diserahkan, yang mana hasilnya adalah sekelompok pelamar yang akan dipilih melalui proses lanjut yaitu proses seleksi. Ada 2 (dua) sumber recruitment :
1. Reruitment Internal (recruitment dari Perusahaan sendiri), dengan ciri-ciri: - Tenaga kerja sudah lebih dikenal
- Dapat dilakukan lebih cepat
2. Recruitment eksternal (recruitment dari luar Perusahaan), dengan ciri-ciri: - Melalui iklan
- Melalui kantor penempatan tenaga kerja (outsourcing) - Pelamar yang direkomendasikan oleh karyawan - Melalui sekolah/perguruan tinggi
Alasan dilakukannya Recruitment : - Berdirinya organisasi baru
- Adanya perluasan dari kegiatan organisasi
- Adanya pekerjaan – pekerjaan dan kegiatan yang baru dalam tubuh organisasi.
- Adanya pekerja yang pindah ke divisi lain dalam dalam sebuah organisasi yang mana posisi dari pekerja sebelumnya kosong.
- Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat. - Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pension.
- Adanya pekerja yang meninggal dunia.dls
B.2. Seleksi
Seleksi adalah suatu proses meneliti dan memilih dari sekelompok pelamar yang didapat dari berbagai sumber untuk mendapatkan pelamar yang paling sesuai dengan posisi yang ditawarkan.
Prosedur seleksi yang lazim digunakan: 1. Pengisian Formulir Lamaran
2. Wawancara Pendahuluan
3. Pemeriksaan Psikologis (Psikotest) 4. Pemeriksaan Kesehatan
5. Wawancara Pendalaman
6. Persetujuan Manager yang Bersangkutan 7. Penempatan
Untuk memudahkan proses seleksi, inteviewer dibantu oleh alat seleksi. Adapun alat seleksi yang digunakan adalah:
1. Biodata Untuk memudahkan dalam proses wawancara, spt, curriculum vitae 2. Interview
4. Psikotest (Tes Intelegensi, emosi, hubungan sosial, vitalitas, dll)
B.3. Orientasi Karyawan
Orientasi merupakan kegiatan yang berupa tindak lanjut setelah proses recruitment yangdilakukan oleh perusahaan / organisasi kepada karyawan baru yang telah lolos proses seleksi dalam bentuk pengarahan yang mencakup sikap, standart nilai, dan pola perilaku yang baru yang diharapkan oleh perusahaan / organisasi itu sendiri.
C. PROSES PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.
Proses pelatihan dan pengembangan adalah suatu proses yang sistematis untuk mengubah tingkah laku seseorang dan tenaga kerja, dengan tujuan peningkatan pencapaian tujuan Perusahaan. Salah satu tindak lanjut dari proses tersebut adalah dengan cara tranning.
Tujuan training ialah memberikan kesempatan bagi tenaga kerja untuk memiliki pengetahuan, keterampilan, sikap yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya. Adapun tujuan dari pelatihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektifitas kerja karyawan dalam mencapai hasil – hasil kerja yang telah ditetapkan. Pelatihan dan pengembangan juga diperlukan sebagai bentuk ketanggapan terhadap perkembangan dunia usaha pada era sekarang.
Keuntungan pelatihan dan pengembangan ( Latbang ) adalah : Bagi organisasi :
- Latbang On the job cenderung memikat pelamar berkualitas.
- Jarang Turnover karena kepuasan kerja meningkat dan petensi diakui. - Pengunaan teknologi dan sistem kerja baru.
- Kualitas dan produk dan jasa terjamin
- Teridentifikasinya para manajer dan supervisor masa akan datang.
Bagi manajer / Pimpinan :
Untuk memastikan manajer dan individu – individu dalam perusahaan belajar dari masalah dan pengalaman agar tidak mengulanginya kembali.
- Untuk meningkatkan kapabilitas dan kualitas SDM dalam hal ini Manajer. - Meningkatnya kinerja dan promosi bagi manajer itu sendiri.
Bagi Individu – individu dalam organisasi :
- Makin adaptif terhadap perubahan sifat pekerjaan
- Potensi kerja meningkat.
- Kesempatan promosi atau transfer ke bagian yang lebih menguntungkan. - Meningkatnya motivasi dan kepuasan kerja.
- Makin mampu bertanggungjawab.
C.1. Metode pelatihan.
Pelatihan diadakan sehubungan dengan sebab – sebab atau keadaan tertentu yang dialami oleh suatu organisasi.Pelatihan dapat terlaksana disebabkan oleh banyak hal, antara lain :
- Perubahan staf - Perubahan teknologi - Perubahan pekerjaan - Perubahan peraturan hukum - Perkembangan situasi ekonomi - Pola baru pekerjaan
- Tekanan pasar yang menuntut harus dilakukannya pelatihan - Kebijakan sosial
- Aspirasi karyawan / manajer itu sendiri - Variasi kerja, dan
- Kesamaan dalam kesempatan
Pelatihan SDM berdasarkan tempat pelaksanaannya dapat dilaksanakan pada dua tempat, yaitu antara lain:
1. ” On the job training ” ( Pelatihan di tempat kerja ) Langkah – langkah tersebut diantaranya :
- Demonstrasi; dilakukan dengan praktek dan contoh langsung di tempat kerja.
- Praktek langsung; metode ini terutama dilakukan pada pelatihan yang bersifat manajerial dan pekerjaan – pekerjaan yang bersifat kompetensi.
- Metode mengerjakan sendiri.
- Rotasi kerja; metode pelatihan ini dilakukan untuk meningkatkan wawasan karyawan akan pekerjaan – pekerjaan pada setiap divisi pekerjaan di tempat kerjanya, dan sekaligus mengurangi kejenuhan karyawan terhadap rutinitas kerja yang monoton.
2. ” Off the job training ” ( Pelatihan di luar tempat kerja ) Langkah – langkah tersebut diantaranya :
- Pusat pengembangan; pelatihan dengan memanfaatkan pusat pengembangan, universitas – universitas dan lembaga – lembaga pengembangan lainnya ataupun dengan perusahaan – perusahaan yang dianggap layak dalam meningkatkan efektifitas dan kualitas kerja karyawan.
D. PENGELOLAAN IMBALAN ( KOMPENSASI ).
Imbalan merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh manajemen untuk aspek sosial dimana fungsi tersebut sangat diperlukan untuk peningkatan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan, sehingga dengan kata lain imbalan juga disebut kompensasi.
Jenis – jenis imbalan ( kompensasi ) : - Kompensasi yang bersifat finansial;
adalah kompensasi yang diterima oleh karyawan dalam bentuk uang atas kontribusi yang telah diberikan oleh karyawan itu sendiri.
- Kompensasi yang bersifat non finansial;
Adalah merupakan imbalan yang diberikan kepada karyawan yang berupa non finansial dalam arti sistem kompensasi ini dilakukan dengan maksud untuk mempertahankan karyawan dalam jangka panjang.Yang termasuk ke dalam kompensasi finansial adalah penyelenggaraan program – program pelayanan kepada karyawan yang berupaya untuk menciptakan kondisi dan lingkungan kerja yang menyenangkan, seperti program wisata, penyediaan fasilitas kantin atau cafetaria, penyediaan tempat ibadah di tempat kerja,penyediaan lapangan olah raga, dan lain sebagainya.
Tujuan pemberian imbalan ( kompensasi ) : - Tujuan ikatan kerjasama;
Kompensasi ini dilakukan dengan tujuan agar antara karyawan dengan owner dapat terjalin suatu ikatan kerjasama yang lebih kuat.
- Tujuan kepuasan kerja;
Agar karyawan yang telah memberikan kontribusi melalui pekerjaan – pekerjaan yang dilakukannya dapat terpuaskan.
- Tujuan pengadaan efektifitas kerja - Tujuan motivasi,dan
- Tujuan untuk aspek sosial lainnya ( regulasi pemerintah, dls )
BAB III
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa :
1. Manajemen Sumber daya manusia memiliki posisi yang strategis untuk pencapaian hasil dalam kehidupan dan keberlangsungan perusahaan.
2. Keberadaan manusia dalam manajemen bukanlah sebagai asset belaka, namun keberadaan manusia juga sebagai partner .Dengan demikian, sekelompok manusia yang dikelola dalam manajemen SDM adalah partner Kolektif.
3. Manajer bukanlah aktor tunggal yang boleh semena-mena mengklaim kesuksesan pencapaian tujuan sebagai pencapaiannya sendiri.
4. Untuk pencapaian suatu manajemen sumber daya manusia yang diharapkan, maka organisasi ataupun perusahaan perlu melakukan tindakan planning staffing process secara sistematis.
- DR.T.Hardi Handoko, M.B.A. "Manajemen". BPFE- Yogyakarta. Februari.1997. - Triton PB. “Manajemen sumber daya manusia”.Oryza.Yogyakarta.Oktober.2010.
- Margianti dan Suryadi. System Informasi Manejemen .Jakarta: Penerbit Gunadarma.1996.
