• Tidak ada hasil yang ditemukan

Sistem Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Sistem Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara"

Copied!
59
0
0

Teks penuh

(1)

SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

KERRY ANDI HUTAGAOL 072103081

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

(2)
(3)
(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Jesus Kristus yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan penulis untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan study Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah, mengingat keterbatasan yang dimiliki oleh penulis.

Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapat dukungan moral, spiritual, nasehat serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan dan Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(5)

4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi USU yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Teristimewa kepada Orangtuaku Ayah S. Hutagaol dan Ibu L. Hutahaean yang telah meberikan Doa, kasih sayangnya, dorongan, semangat dan pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan studi.

6. Kakak, Abang dan kedua Adikku Risma Suryani Hutagaol, Amd. , Paris Johansen Hutagaol, ST. , Eko Idris Hutagaol dan Togi Hutagaol yang telah memberikan Doa, semangat, serta dukungan selama ini.

7. Sahabatku Erni Nova Linda Siburian yang telah memberi semangat kepada penulis selama kuliah.

8. Grup 15 Magang Gel.III 2010 Fahmi Ramadhan, Pasri, Sylvi, Jenny, Yuni, Nurul dan Irmayanti atas kerjasamanya selama magang.

9. Rekan-rekanku Rointan, Rapida, Sari, Maria, Desy, Rini, Hamzah, Agung dan seluruh anak DIII Kesekretariatan 2007.

Semoga Tuhan membalas segala kebaikan yang telah penulis terima selama ini. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

(6)

DAFTAR ISI A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 16

D. Jaringan Usaha/ Kegiatan ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini... 18

F. Rencana Kegiatan ... 19

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Surat ... 20

B. Fungsi Surat ... 21

C. Jenis Surat ... 21

D. Bentuk Surat ... 23

E. Bagian Surat ... 24

F. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 27

(7)

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

(8)

DAFTAR TABEL

No. Halaman

(9)

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak

dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

(11)

alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8) surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi, sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

(12)

mengelola surat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan menbuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Sekretariat Dekan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.

C. Tujuan Penelitian

(13)

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal pengelolaan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek.

2. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di masa yang akan datang.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Sebagai bahan referensi mengenai sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.

E. Jadwal Kegiatan

(14)

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Minggu ke

I II III IV

1 Persiapan √

2 Pengumpulan Data √ √

3 Penulisan √ √

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 6 April 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan.

Penulis melakukan pengumpulan data yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan April 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.

(15)

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

(16)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

(17)

Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(18)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN

d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

(19)

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu

Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang

(20)

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

(21)

Gambar 2.1 Struktur Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

(22)

Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, Mec Prof. Dr. lic. rer. Reg. Sirojuzilam, SE

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Drs. M. Lian Dalimunthe, Mec.Ac, Ak

(23)

Dr. Murni Daulay, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratama, SE, M.Ec

Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

(24)

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Kepegawaian : Kamariyah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Umum & Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan & Alumni : Zailiana, S.Sos Bendaharawan Gaji : Maslan, SE

P U M C : Suparyo, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Sekretaris Eksekutif : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Unit Pelayanan Komputer

Kepala : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak

Staf : Paidi Hidayat, SE, M.Si

(25)

C. Job Description 1. Dekan

Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan, yakni :

a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan. b. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

c. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi Fakultas.

d. Mendisposisi surat-surat masuk.

e. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa. f. Menandatangani surat keluar.

g. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia perguruan tinggi.

h. Bertanggung jawab kepada Rektor.

2. Sekretaris Dekan :

Adapun tugas dari Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda. b. Membuat/menulis nomor surat keluar.

c. Menjadwal kegiatan Dekan.

(26)

f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan. g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.

h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. i. Mengetik surat keluar.

j. Menerima telepon. k. Menerima fax.

l. Memproses program Dekan dan tim.

m. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

(27)

1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengadaan Penelitian dan, 3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya.

(28)

terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

(29)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Agar kerjasama organisasi baik kedalam maupun keluar dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat.

Menurut Djuhari, dkk (2009:11), surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.

Menurut Suprapto (2004:13), Surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.

Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

(30)

B. Fungsi surat

Surat berperan penting sebagai komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat penyampai pesan dapat pula berfungsi sebagai alat pengingat (warkat) dan arsip serta sebagai alat bukt i.

Menurut Achmad, dkk (2007:9), surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi. 2. Sebagai alat bukti yang otentik.

3. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi. 4. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

5. Alat bantu pengingat.

6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi.

C. Jenis Surat

Menurut Sedarmayanti (2001:164), surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Menurut wujudnya: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum, nota dan surat pengantar .

(31)

3. Menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.

6. Menurut urgency penyelesaiannya: surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.

7. Menurut prosedur pengurusannya: surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern.

Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok, yaitu:

a) Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat, dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama.

b) Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab.

c) Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam

(32)

hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.

e) Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

D. Bentuk Surat

Menurut Achmad, dkk (2007:17), secara umum bentuk surat dibagi menjadi delapan bentuk, sebagai berikut:

1. Bentuk lurus penuh (full block style). 2. Bentuk lurus (block style).

3. Bentuk setengah lurus (semi block sstyle). 4. Bentuk lekuk (indented style).

5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). 6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).

7. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style).

8. Bentuk kombinasi dari Lembaga Bahasa Indonesia (LBI).

Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru (new official style). Surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan FE USU bersifat

(33)

E. Bagian Surat

Menurut Achmad, dkk (2007:13), bagian-bagian surat terdiri dari: 1. Kepala surat 8. Salam penutup

2. Nomor surat 9. Nama organisasi

3. Tanggal 10. Nama penandatangan surat/NIP 4. Alamat tujuan 11. Lampiran

5. Hal / perihal 12. Tembusan

6. Salam Pembuka 13. Inisial 7. Isi surat

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a) Kop surat

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan

(34)

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

1. Nama organisasi 2. Alamat lengkap 3. Lambang/logo 4. Nomor telepon

b) Tanggal surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c) Nomor surat

Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009

Nomor urut surat keluar

Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana

Akademik

Kode unit kerja Fakultas

Kode unit kerja Pembantu Dekan II

Fakultas Ekonomi

Kode perihal Sumber Daya Manusia

(35)

d) Lampiran

Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran:

Lamp : Satu lembar e) Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.

f) Salam Pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “.

g) Isi Surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.

h) Salam penutup

(36)

melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.

i) Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.

j) Tembusan

Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai).

F. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat di suatu kantor berbeda dengan kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut.

(37)

1. Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Sedarmayanti (2003:88), penanganan surat masuk dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: pengelolaan surat penting masuk, pengelolaan surat biasa (rutin) masuk, dan pengelolaan surat rahasia masuk.

a. Pengelolaan Surat Penting Masuk

1) Penerima Surat

a) Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.

b) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/ nama pejabat).

c) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

d) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.

e) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.

2) Pencatat Surat

(38)

3) Pengarah / Pengendali Surat

a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.

b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.

c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.

d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.

4) Unit Pengolah

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: a) Pimpinan unit pengolah.

b) Tata usaha unit pengolah.

c) Pengolah surat/ pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan

Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas:

(1). Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan lembar III).

(39)

(3). Kartu kendali (merah/lembar II) disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.

Pimpinan Unit Pengolah, bertugas:

(1) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.

(2) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.

Pengolah Surat/ Pelaksana, bertugas:

(1) Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada disposisi pimpinan, dari Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.

(2) Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah.

(3) Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.

(4) Kartu kendali (merah/lembar II) ditukar dengan kartu kendali (kuning/lembar II di piñata surat), sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan kepada penata arsip.

Catatan:

(40)

5) Penata Arsip/ Penyimpan/ Arsiparis, bertugas:

a) Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang proses).

b) Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit Pengolah, dan menukar kartu kendali (kuning/lembar III) dengan kartu kendali (merah/lembar III).

c) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode. d) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.

b. Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk

Penanganan surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.

1) Pencatat, bertugas:

a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua.

b) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah. c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.

2) Unit Pengolah, bertugas:

a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b) Menyimpan lembar pengantar II.

(41)

d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengolah/pelaksana.

c. Pengelolaan Surat Rahasia Masuk

Pencatatan surat rahasia dilakukan dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan untuk mempraktekkan teori termaksud, akhirnya dapat ditetapkan jabatan rangkap di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian, dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian surat masuk dan keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan khusus, berdasarkan teori yang ada.

(42)

Pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:

1) Surat diterima di Bagian Dekan Fakulta Ekonomi USU.

2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampiran) 3) Sekretaris akan membaca surat yang diterima, kecuali surat yang bersifat

rahasia.

4) Kemudian surat ditulis ke dalam Buku Agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau surat keluar). Hal-hal yang ditulis ke dalam Buku Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal surat), dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).

5) Sekretaris membuat lembar disposisi yang akan diajukan kepada Dekan. Hal-hal yang harus diisi sekretaris ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nmor kendali (nomor urut surat di buku agenda dan kode perihal ).

(43)

Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada Gambar 3.1 , dari (pemberi perintah / disposisi, yaitu Dekan), dan paraf Dekan.

(44)

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

1. Mohon pertimbangan 15. Umumkan

DISPOSISI

(45)

Bila Dekan memilih kode nomor 13 (File), berarti surat tersebut hanya perludiarsipkan saja tanpa perlu ditindaklanjuti lagi.

7) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.

8) Sekretaris Dekan melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. 9) Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan

lembar disposisi. Hal-hal yang diisi Sekretaris Dekan dalam kartu kendali yaitu nomor kendali, pengelola (pihak yang diberi instruksi oleh Dekan), kode (kode perihal surat, lihat Tabel 3.2), tanggal surat, nomor surat, nomor U.B.B (sama dengan nomor kendali), asal surat, lampiran, perihal, dan catatan (pihak yang diberi instruksi untuk menindaklanjuti surat tersebut). Kartu kendali terdiri dari dua rangkap, yaitu 1 lembar berwarna biru dan 1 lembar berwarna putih.

(46)

tersebut akan menandatangani semua kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu Dekan II.

Kartu kendali adalah tanda terima surat ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

(47)

Keterangan bagian-bagian kartu kendali:

a) Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat b) Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap

bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat

c) Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari

penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku

d) Kolom tangga l : tempat tanggal penerimaan surat/ surat diterima e) Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau

dikirim

f) Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat g) Kolom asal surat : tempat dari siapa/ mana surat dikirim h) Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam

lampiran yang ada

i) Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat j) Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau

ditunjuk silang bila diperluka n.

(48)

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pengirim : Pembantu Rektor I Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010 Hal : Undangan

2. Pengirim : LPTQN

Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010

Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU

(49)

2. Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Sedarmayanti (2003:91), pengelolaan surat keluar dibagi menjadi dua bagian, yaitu: pengelolaan surat penting keluar dan pengelolaan surat biasa (rutin) keluar.

a. Pengelolaan Surat Penting Keluar

Pencatatan surat penting keluar dapat dilakukan di unit kearsipan dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/ lembar II) dan kartu kendali (kuning/ lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan agar unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang dan telah diproses di unit pengolah.

1) Unit Pengolah, bertugas:

a) Mengisi kartu kendali rangkap tiga.

b) Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit Pengolah. c) Kartu kendali (putih dan kuning/lembar I dan II) beserta surat asli dan

tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan). 2) Pencatat, bertugas:

a) Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali. b) Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan

sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

(50)

d) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.

e) Kartu kendali (kuning/lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.

Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit kearsipan

bijaksanaan yang ditetapkan organisasi tersebut).

b. Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar 1) Unit Pengolah, bertugas:

a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.

b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan. 2) Pencatat, bertugas:

a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II.

c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian.

(51)

akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.

Pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

Sistem pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.

Sistem pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

1) Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan. Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.

(52)

3) Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar dan membubuhkan stempel tanggal.

4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut blutter sign (untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan) atau

blutter disposition (untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan

tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan cap tanda tangan.

5) Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan. 6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam

Buku Agenda.

7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun kantor pos.

(53)

Tabel 3.1

Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU

Waktu

Dekan III Bendahara

Des 2009 26 16 14 16 6

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Tabel 3.2

Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU

Waktu

Dekan III Bendahara

Des 2009 15 63 56 168 7

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

(54)

Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32%, Pembantu Dekan I 31,73%, Pembantu Dekan II 25,96%, Pembantu Dekan III 11,86%, dan Bendahara 5,13%.

(55)

G. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:21), dalam penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) azas pengorganisasian, yaitu:

a) Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.

b) Azas Desentralisasi

Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.

c) Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masing-masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

2. Sistem Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:70), dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:

(56)

d) Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System) e) Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat yang masuk maupun keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap penting) disimpan di pusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Dekan walaupun surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepegawaian. Namun surat tersebut akan digandakan sehingga bagian yang bersangkutan juga dapat mengarsipkan surat tersebut untuk kepentingan bagiannya.

(57)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistibusian, dan penyimpanan surat.

3. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar, dan pengiriman surat .

(58)

B.Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Diharapkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.

2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda (fotocopy).

3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.

(59)

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung.

Gambar

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Gambar 2.1 Struktur Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.1 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU

Referensi

Dokumen terkait

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pendistribusian arsip dilakukan di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik,

dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas. Sumatera Utara telah mencapai

SISTEM KEARSIPAN DI SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :. 1)

Peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.... Sarana Dan Prasarana

PELAKSANAAN ETIKA PROFESI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

Sekretaris I bertugas untuk membantu mengangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation (PR) dan juga mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris I

Misalnya pada Bagian Umum Badan Pemberdayaan Usaha Milik Daerah Kabupaten Sragen dalam pengurusan surat masuk menggunakan kartu kendali, kartu kendali adalah