TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
OLEH :
SRI DEWI
062103006
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SRI DEWI
NIM : 062103006
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Tanggal : Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE. MSi)
Nip . 132 010 480
Tanggal : DEKAN
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SRI DEWI
NIM : 062103006
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Medan, Menyetujui Pembimbing
(Dr.Endang Sulistya Rini, SE, Msi)
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum WR,WB.
Alhamdulilahi rabbil alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahnya serta kasih sayagnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan untuk meraih gelar ahli madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Kesekretariatan Program Diploma III Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan jika dibandingkan dengan masalah yang dibicarakan. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan nasehat, saran maupun kritik agar dapat dijadikan bahan masukan dan pedoman dimasa yang akan datang.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu melalui Tugas Akhir ini Izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Univeritas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Study Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak DRS. A. Samad Zaino, Ms. selaku dosen wali Program Study
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 5. Seluruh Staf Pengajar dan Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Bapak Pimpinan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) beserta seleruh karyawan terutama bagian Kesekretariatan Perusahaan dan Bagian Umum.
7. Kepada kedua orang tua penulis, Ayahanda tercinta Marzuki dan Ibunda tersayang Khairani yang telah banyak berkorban dan memberikan bantuan moril kepada penulis, serta kakanda terncinta Hermanto dan Hendra Gunawan dan kakakku tersayang Julia Ningsih.
8. Kepada kedua orang tua asuh saya, Bapak Ir. Sufianto Mahfudz dan Ibu Herawati SE., penulis yang telah banyak membantu penulis serta memberikan dorongan moril maupun materil yang tidak pernah ada henti-hentinya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
10. Kepada teman dekat penulis, Iqbal Baharudin terimakasi atas partisipasinya dalam penyelesaian tugas akhir ini.
11. Kepada senior khususnya Bang Hamdhani Siregar, dan Bang Aulia Arif Syahri terimakasi atas perhatian yang telah diberikan.
12. Kepada seluruh teman-teman yang ada di Program Studi Diploma III Kesekretariatan terimakasi atas bantuan dan dukungannya.
Medan,27 Mei 2009 Penulis,
DAFTAR ISI
C. Sistem Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip ... 39
1. Sistem Penyusutan Arsip... 39
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Tetapi walau pun begitu ada juga kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik.
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Tugas bidang kearsipan bukanlah merupakan tugas yang ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan administrasi modern dikantor yang baik dan teratur merupakan sarana pendukung kelancaran kegiatan yang baik dan teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam suatu kantor maupun organisasi.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini harus disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan.
Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swasta adalah filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ).
Sistem kearsipan kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta karena kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.
B. Permasalahan
Penulis akan membatasi masalah pokok yang akan dibahas yaitu bagaimana sistem kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
C.Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulis untuk membahas permasalahan dari riset yang dilakukan adalah :
a. Untuk menambah ilmu pengetahuan, wawasan dan cakrawala penulis.
b. Untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berpikir dalam menerapkan teori-teori yang dipelajari selama di bangku kuliah.
c. Sebagai bahan masukan maupun informasi semua pihak yang ingin mengimplementasikan teknologi informasi dalam pelaksanaan kerja.
E. Jadwal Survei/Observasi
Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yaitu dimulai dari tanggal 20 April s/d 24 April 2009.
Tabel 1.1
Jadwal Survei/Obervasi
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3 4 1. Persiapan
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini di bagi atas 4 bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Sistem Penyimpanan Arsip, Sistem Pemeliharaan Arsip, Sistem Penyusutan Arsip dan Sistem Pemusnaan Arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III
A. Sejarah Ringkas Berdirinya PT. Perkebunan Musantara III
Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaan-perusahaan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan Perkebunan Asing hasil nasionalisasi selanjutnya berubah menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN), embrio yang turut membentuk perusahaan dari NV. Rubber Cultuur Maatschappij Amsterdam (RcMA) dan NV. Cultuur Mij`de Oekust (CMO) merupakan Perusahaan Perkebunan Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak zaman Kolonial Hindia Belanda.
Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan Negara baru cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk/status hukum sesuai dengan peraturan perundang-undangan Pemerintah Republik Indonesia. Kemudian pada tahun 1968 PPN oleh Pemerintah di restrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP). Selanjutnya pada tahun 1974 status hokum diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan (Persero).
Perkebunan I sampai PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN Peternakan yaitu PT. Bina Mulia Ternak menjadi 14 BUMN Perkebunan baru yang bernama PT. Perkebunan Nusantara I sampai dengan PT. Perkebunan Nusantara XIV.
Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan manajemen. Tiga BUMN perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT. Perkebunan IV (Persero), dan PT. 1996 tanggal 14 Februari 1996. Ketiga perusahaan tersebut yang wilayah kerjanya di Propinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu yang diberi nama “PT. Perkebunan III (Persero)” yang berkedudukan di medan, Sumtera Utara. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat keputusan No. C2-8333.HT.01.01 TH.96 Tanggal 08 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara Republik Indonesia No.82 tahun 1996 dan tambahan Berita Negara No.8674 tahun 1996.
Seiring dengan perubahan pola berbisnis paradigma baru PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah merancang program transformasi bisnis sejak bulan agustus 2003 sebagai kata kunci dari “kinerja” PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sedang melakukan perubahan terhadap pola Target of strategis of business as usual menjadi pola target of strategic of business untuk mendukung
Manajer / GeneralMnajer setempat kepada jajarannya, dan menginformasikan
melalui majalah Nusa Tiga Milik PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Disamping itu melalui Malcolm Bakdrige PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah dan sedang melakukan pelatihan terhadap sejumlah karyawan pimpinan yang telah ditunjuk untuk memberikan pemahaman yang memberikan komprehensif sebelum melakukan assessment terhadap jalannya proses program strategic initiative (CBHRM,OPEX,TQM,CRM,dan QFI) Sebagai upaya dalam
meningkatkan “kinerja” perusahaan.
Dalam upaya peningkatan kinerja perusahaan dimasa mendatang PT. Perkebunan Nusantara III Medan mempunyai visi dan misi seperti yang tercantum dibawah ini :
Visi
" Menjadi perusahaan agrobisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik pada tahun-tahun berikutnya "
Misi
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.
3. Memperlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
4. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi para investor.
6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.
7. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
Logo PT. Perkebunan Nusantara III
Gambar 2.1. Logo PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Sumber PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Makna yang terkandung dalam logo terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut :
2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha. 3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3)
melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang berwarna orange adalah produksi CPO berserta turunannya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.
B. Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan badan organisasi yaitu :
1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan.
2. Dapat memperlihatkan gambaran perkerjaan dan hubungan-hubungan yang ada didalam perusahaan.
3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan.
Didalam perusahaan pada umumnya mengadakan klasifikasi jabatan, sehinggah setiap jabatan mempunyai nomor kode klasifikasi menurut pentingnya kedudukan dalam organisasi.
Pada struktur organisasi ada tiga bagian kelompok, antara lain :
1. Lapisan Puncak, lapisan ini disediakan untuk pemegang pimpinan tertinggi atau Presiden Direktur dengan tugas menghembangkan organisai, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen.
2. Lapisan Menengah, Lapisan ini disediakan untuk semua pimpinan puncak, dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen secara terbatas.
3. Lapisan Bawah, lapisan initerdiri dari para pekerja pelaksana perintah yang diterapkan oleh atasannya.
didalam organisasi / perusahaan. Dengan demikian struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat dioptimalkan.
Struktur organisasi perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dibuat sesuai dengan surat keputusan Menteri Badan Usaha milik Negara. Susunan keanggotaan Komisaris Perusahaan Perseroan adalah sebagai berikut :
Komisaris Umum : Ir. Soegiat
Anggota Dewan Komisaris : Drs. Mulyohadi sastro darmodjo, SH Anggota Dewan Komisaris : Prof. DR. Chairuddin. P. Lubis DTM & H Anggota Dewan Komisaris : Aries Mufti, SE, SH, MH
Anggota Dewan Komisaris : Heri Sebayang, SH
Untuk keanggotaan Direksi, sesuai dengan surat keputusan Mentri Badan Usaha Milik Negara Nomor : KEP – 245/MBU/2003 tanggal 19 juni 2003 tentang pembentukan dan pengangkatan anggota Direksi Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III dengan susunan Direksi sebagai berikut : Direktur Utama : Ir. H. Amri Siregar
Direktur Produksi : Ir. H. Amal Bakti Pulungan
Direktur SDM/UMUM : H. M Rachmat Prawirakusumah, SE. MM Direktur Perencanan dan Pengembangan : DR. Ir. H Chairul Muluk
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
C. Uraian Tugas PT. Perkebunan Nusantara III
Didalam Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sumber wewenang berasal dari RUPS dan kemudian didelegasikan kepada Dewan Komisaris, dan Dewan Komisaris mendelegasikan kepada Direktur terkait yaitu : Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur Pemasaran dan Direktur SDM. Berikut ini adalah uraian tugas direksi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang dapat dilihat sebagai berikut :
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
RUPS adalah pimpinan tertinggi yang membawahi Dewan Komisaris, Direktur, serta setingkat dibawahnya.
Tugas dan wewenang RUPS adalah :
a. Mengangkat dan menghentikan Dewan Komisaris.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanan dan penggunaan modal / asset perusahaan sesuai dalam mencapai tujuan.
c. Mengawasi Dewan Komisaris dalam melakukan tugas yang telah dibebankan kepadanya oleh pemegang saham.
2. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris terdiri dari 1 Komisaris Utama dan 4 Komisaris anggota yang bertugas untuk mengawasi pekerjaan Direktur Utama.
Tugas dan Wewenang Dewan Komisaris adalah sebagai berikut : a. Memberikan nasehat kepada pimpinan.
c. Mengawasi jalannya perusahaan.
Direktur utama bertanggung jawab kepada rapat umum pemegang saham melalui Dewan Komisaris.
3. Direktur Utama
Berfungsi untuk mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya Pelaksanaan Operasional Perusahaan Secara teratur, terarah dan terpadu.
Tugas dan Wewenang Direktur Utama :
a. Melaksanakan kebiasaan perusahaan, sesuai dengan yang diatur didalam anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham, Mentri Pertanian selaku kuasa Pemegang Saham dan Dewan Komisaris.
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum.
c. Bersama-sama dengan anggota Direksi lainnya mewakili prusahaan didalam dan diluar pengadilan.
d. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
4. Direktur Produksi
Berfungsi dalam mengelola bidang tanaman, Produksi, teknik, Pengolahan dan lainnya yang berkaitan dengan fungsi tersebut diatas.
Tugas dan wewenang Direktur Produksi :
a. Menyusun perencanaan dibidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijaksanaan Direksi.
b. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha dansarana pendukungnya mencakup tanaman.
c. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kebijaksanaan Direksi.
d. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit-unit usaha yang telah ada.
Direktur Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
5. Direktur Keuangan
Direktur Keuangan khusus mengelola bagian keuangan perusahaan. Tugas dan wewenang Direktur Keuangan :
a. Menyusun perencanaan dibidang keuangan.
Direktur keuangan brtanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
6. Direktur Sumber Daya Manusia
Berfungsi dalam mengelola bidang ketenaga kerjaandan umum serta pembinaan usaha kecil dan Koperasi.
Tugas dan wewenang Direktur SDM :
a. Menyusun perencanaan dibidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan.
b. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya. c. Mengelola sumber daya manusia yang ada secara umum.
d. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang yang dikelolanya.
Direktur SDM bertanggung jawab kepada Direktur Utma dan kepada Rapat Umum Pemegang Saham.
7. Direktur Pemasaran
Berfungsi dalam mengelola bidang pemasaran perusahaan yang mencakup pengadaan dan penjualan barang
Tugas dan wewenang Direktur Pemasaran : a. Menyusun perencanaan dibidang Pemasaran.
b. Menetapkan ketentuan-ketentuan dibidang pemasaran.
Direktur Pemasaran bertanggung jawab terhadap Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
8. Biro Direksi
Tugas dan wewenang Biro Direksi :
a. Melaksanakan / menyelenggarakan pelaksanaan Direksi dalam tata usaha surat menyurat (administrasi) sirkulasi / pengiriman atau penyimpanan surat-surat dan dokumentasi perusahaan.
b. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan kantor Direksi yang meliputi pemeliharaan bangunan perusahaan.
c. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas dan kehumasan baik dengan instansi sipil maupun ABRI.
d. Mengkoordinir pelaksanaan tugas perwakilan (LO) dan menyelenggarakan acara-acara protokoler yang dibutuhkan.
Biro Direksi betanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
Selain itu, bagian-bagian yang mendukung berjalannya perusahaan antara lain :
9. Bagian Tanaman
Tugas dan wewenang bagian Tanaman adalah :
a. Menyusun rencana jangka pendek (anggaran belanja) dalam bidang tanaman dan produksi.
Bagian Tanaman bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
10. Bagian Keuangan
Tugas dan wewenang bagian Keuangan adalah :
a. Membuat laporan kepada Direksi mengenai realisasi keuangan serta menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang-barang kebutuhan masyarakat.
b. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan asuransi perusahaan.
c. Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang dan pengendalian / pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan.
Bagian Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan.
11. Bagian Akuntansi
Tugas dan wewenang Bagian Akuntansi adalah :
a. Menyelenggarakan Akuntansi Keuangan dan Akuntansi Biaya serta membuat laporan keuangan.
b. Menyelenggarakan pembuatan informasi manajemen, penyusunan laporan keuangan, analisa laporan keuangan dan analisa biaya.
Bagian Akuntansi bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan.
12. Bagian Teknik
Tugas dan wewenang bagian Teknik adalah :
dengan mesin-mesi, sipi / bangunan baik dari kebun sendiri (inti) maupun dikebun pelasura (pir) dan daerah pengembangan.
b. Membuat rencana perawatan / pemeliharaan mesin-mesin, traksi dan bangunan sipil.
13. Bagian Pengadaan
Tugas dan wewenang bagian Pengadaan adalah :
a. Rumusan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan yang pengadaannya harus melalui kantor Direksi serta merumusakan kebijakan prosedur pengadaan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
b. Mengadakan konsultasi dan bimbingan kepada unit-unit produksi mengenai pelaksanaan kebijakan-kebijakan dibidang pengadaan barang dan jasa.
Bagian Pengadaan bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan.
14. Bagian Sekretariat Perusahaan
Tugas dan wewenang bagian sekretariat perusahaan adalah :
a. Mengurus dan menyelenggarakan rapat-rapat Direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun kepentingan dokumentasi.
Bagian Urusan Humas (Public Relation).
Tugas kepala Urusan adalah :
1) Menyusun dan mengevaluasi RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relation).
2) Menyusun RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relation). 3) Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000/14000.
4) Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasakan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
5) Mengidentifikasi pemasaran perusahaan dan memberi masukkan kepada manajemen.
6) Melakukan koordinasi dengan agent of communication dalam melaksanakan program komunikasi Internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan.
7) Mewakili perusahaan dan membangun Networking dalam pertemuan-pertemuan asosiasi, baik asosiasi profesi maupun asosiasi industri.
8) Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja sehinggah tercapai sasaran.
10) Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan pameran dan kegiatan yang diadakan oleh perusahaan maupun anak perusahaan atau mitra binaan baik tingkat lokal, nasional maupun Internasional. 11) Menyusun, mengkoordinir dan mengevaluasi pembuatan leaflet,
brosur, agenda, kalender, dan majalah media Nusatiga.
12) Mengkoordinir dan mengevaluasi pelaksanaan protokoler, ticketing, upacara bendera, senam kesegaran jasmani.
13) Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta tamu-tamu perusahaan.
14) dan Mengkoordinir laporan manajemen tiap bulan.
Wewenang
a. Menjalankan program kerja dalam rangka kewenangan organisasi dilingkup urusan Humas (Public Relations).
b. Memberikan penilaian dan pembinaan karyawan dilingkup urusan Humas (Public Relations).
c. Menilai dan mengevaluasi pelaksanaan tugas-tugas bawahannya.
Tanggung jawab
a. Asisten Kehumasan
Tugas :
1) Menyusun RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relations). 2) Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000 / 14000.
3) Melaksanakan Prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
4) Membangun terbentuknya citra positif perusahaan (Corporate Image) dan terjalinnya hubungan baik dengan stakeholders.
5) Menyusun rencana isi dalam media komunikasi internal seperti majalah, dan menyiapkan Pers Release, Pers Conference dan Pers Gathering. 6) Mengkoordinir penyaluran surat kabar, majalah, buletin dan majalah
Media Nusatiga kebagian / unit / kebun dan stakeholders terkait.
7) Mengkoordinir pemberian permohonan bantuan dari pihak eksternal perusahaan.
8) Melaksanakan sistem koordinasi, konfirmasi dan hak tanggung jawab perusahaan kepada pihak massa, LSM dan masyarakat.
9) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pameran perusahaan, anak perusahaan dan mitra binaan yang bekerja sama dengan bagian / kebun / unit dan pihak terkait lainnya.
10) Mengkoordinir pembuatan laporan bulanan analisis kepentingan stakeholders dan analisis berita media cetak.
12) Mengkoordinir pelaksanaan pengumuman stop Pers.
b. Asisten Sistem dan Prosedur
Tugas :
1) Menyusun RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relations). 2) Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000 / 14000.
3) Melaksanakan Prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
4) Membangun terbentuknya citra positif perusahaan (Corporate Image) dan terjadinya hubungan baik dengan stakeholders.
5) Menyiapkan data-data untuk kegiatan Pers Conference, website, Pers Release, Majalah Media Nusatiga, laporan Manajemen (LM) Humas.
6) Menyusun dan membangun data base kehumasan dan data informasi untuk kepentingan stakeholders.
7) Membuat Company Profile, Annual Report, kalender, leaflet, agenda, brosur dan advertorial / iklan.
8) Menyusun dan mengkompilasi laporan analis masalah dari kebun / unti/ distrik.
9) Menyusun dan mengkoordinir proses penilaian karyawan.
15. Bagian Umum
Tugas dan Wewenang Bagian Umum adalah :
a. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan staf dan non staf.
b. Menyelesaikan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja, mengelola administrasi pendokumentasian.
c. Melaksanakan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja. d. Merumuskan kerja sam dan kebijakan pengamanan dijajaran perusahaan
dan mengadakan hubungan kerja sama dengan aparat keamanan / pemerintah.
Bagian Umum bertanggung jawab kepada Direktur Sumber Daya Manusia.
16. Bagian Sumber Daya Manusia
Tugas dan Wewenang bagian Sumber Daya Manusia adalah :
a. Menyusun rencana Jangka panjang dan jangka pendek pendidikan keselamatan dan kesejahteraan kerja dan pelayanan keselamatan.
b. Merumuskan kebijakan program pengembangan Sumber Daya Manusia (pendidikan dan pelatihan).
17. Bagian Pemasaran
Tugas dan wewenang Bagian Pemasaran adalah :
a. Menyusun rencana penjualan, melakukan proses penjualan serta menyiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan peraturan yang berlaku.
b. Menentukan Monitoring persediaan komoditi dan produk baik digudang / kebun, pabrik industri hilir atau tangki penyimpanan kebun atau instansi perantara serta membuat laporan penjualan secara periodik sesuai kebutuhan.
18. Bagian Teknologi Informasi (TI)
Tugas dan wewenang bagian Teknologi Informasi adalah :
a. Merumuskan rencana induk pengolahan data dan sistem informasi perusahaan.
b. Menyusun laporan manajemen bersama bagian-bagian terkait dalam terbentuk basis Internet sesuai tugas pokok manajemen produk, Operasi, keuangan, pemasaran dan sumber daya manusia.
c. Memberi masukan kepada Direksi dalam bentuk kerangka sistem informasi Eksekutif dan sistem pendukung keputusan.
Bagian Teknologi Informasi bertanggung jawab kepada Direktur Produksi.
19. Bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK)
Tugas dan wewenang bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK) adalah :
a. Melaksanakan Pembinaan untuk meningkatkan kemampuan manajerial pengusaha kecil dan koperasi yang berada di sekitar lingkungan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).
b. Mengidentifikasi usaha-usaha kecil dan koperasi yang mempunyai potensi yang dibina dan memperhatikan ketentuan yang berlaku.
Bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
20. Bagian Sistem Pengendalian Intren
Tugas dan wewenang bagian Sistem Pengendalian Intren adalah :
a. Mengelola bagian pengawasan Intren dan membantu Direktur Utama dalam pengawasan Intren serta memberikan saran dan tidak lanjut mencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis.
c. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman BPI BUMN dan ketentuan lainnya serta di bantu oleh kepala seksi bawahan. Bagian Sistem Pengendalian Intren Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
1. Kelapa Sawit – Minyak sawit dan Inti sawit
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) menjadikan minyak dan Inti sawit sebagai komoditi yang memberikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan. Mutu produkminyak dan Inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal dipasar lokal dan internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli.
2. Karet – Lateks, Crumb Rubber dan Rubber Smoke Sheet
Diseantero dunia, sumatera dikenal sebagai penghasil karet bermututinggi, lebih dari 54,000 hektar lahan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) diusahakan untuk menghasilkan karet berkualitas terbaik didunia.
Mutu Produk RSS-1, SIR-10, SIR-20 dan lateks pekat mampu menembus psar Internasional, disejumlah pabrik ban terbesar sepeti Bridgestone,Good Year, Firestone, Han Kook dan lainnya.
3. Industri Hilir Karet – Rubber Threads, Rubber Dockfender, Rubber Article,Rubber Cowmat, Coveyor Belt, Rubber Karlet dan Resin.
Cowmat, Conveyor Beh, Rubber Karlet, and Kesin, adalah produk utama
pabrik-pabrik tersebut. Produk perusahaan telah menerima Indonesian Industries Standart (SII) Certificate, International Quality Certificate ISO 9001: 2000 dan ISO 14001 1996, TUV dan OCOTEX.
E. Kinerja Usaha Terkini
1. Penghargaan Karet Nusantara Award 2007
Pada tanggal 23 Mei 2007 bertempat di Hotel Aston Palembang, Kementerian Negara BUMN menyerahkan Karet Nusantara Award 2007 kepada beberapa kebun/unit yang ada di BUMN Perkebunan. Motivasi dari Kementerian Negara BUMN sebagai pemegang saham dalam acara tersebut, perlunya memberikan dorongan kepada seluruh elemen perkaretan BUMN Perkebunan dengan memberikan penghargaan terhadap kinerja yang telah dilakukan para manajer kebun dan pabrik khususnya pada tahun 2006 atas pencapaian kinerja dan produktivitas.
Adapun kebun dan unit PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang memperoleh apresiasi sebagai yang terbaik adalah sebagai berikut :
Tabel 2.1.
Penghargaan Karet Nusantara Award 2007
Kategori Kebun/Unit Peringkat Skor
Peningkatan ProduktivitasTerbaik Kebun Labuhan Haji II (kedua) 758 Kebun Sei Putih III (Ketiga) 730 Kebun Dengan TBM Terbaik
Kebun Dengan TM Terbaik Kebun Sei Putih II (Kedua) 825 Kebun Gunung Para II (Kedua) 888 Pabrik Rubber Smoked Sheet
Terbaik
Kebun Bandar Besty I (Pertama) 900 Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Dari hasil apresiasi tersebut, dapat diketahui bahwa semua kategori didominasi oleh unit kerja PTPN III, hal ini menggambarkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) masih yang terbaik diantara seluruh BUMN Perkebunan.
2. Penghargaan Indonesia Quality Award 2007
Pada hari Kamis, tanggal 6 Desember 2007 bertempat di Hotel Borobudur Jakarta, PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memperoleh penghargaan Indonesia Quality Award Tahun 2007. Penganugerahan diberikan oleh Menteri Negara BUMN yang diwakili oleh Sekretaris Kementrian Negara BUMN Bapak Muhammad Said Didu kepada Bapak Ir. H. Amri Siregar selaku Direktur Utama PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Untuk tahun 2007 terjadi peningkatan skor Balridge PTPN III dari tahun 2006 dengan skor 467 menjadi 479 dan meraih predikat "Good Performance". Peningkatan tersebut tentunya menaikkan nilai dan image perusahaan yang pada gilirannya akan memberikan kontribusi dalam
terwujudnya PTPN III menjadi perusahaan kelas dunia pada tahun 2010.
3. Penghargaan Best Of The Best Management Representative Award 2007
Representative Indonesia) mengadakan pemilihan Management Representative
(MR) terbaik pada perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi International
Standard Organization (ISO) Sistem Manajemen Mutu.
Penyelenggaraan program Management Representative Award adalah sebagai stimulus perusahaan yang sudah disertifikasi ISO 9001 : 2000 untuk tetap memelihara dan memotivasi perusahaan agar selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap komitmennya menerapkan Sistem Managemen Mutu melalui kompetisi Management Representative. MR Award juga dimaksudkan untuk memberikan apresiasi kepada para wakil manajemen (MR) di setiap perusahaan untuk tetap termotivasi dan sebagai change agent dalam menerapkan sistem.
Diantara 60 perusahaan yang telah terdaftar dan mengikuti QMR Award terpilih 3 (tiga) nominasi perusahaan yang berhak menerima penghargaan QMR Award 2007, yang salah satu nominatornya adalah PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero). Pada acara tersebut yang menerima penghargaan mewakili Direksi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), H. Hartono,BSc yang merupakan Kepala Bagian Program Transformasi Bisnis dan Anak Perusahaan selaku Corporate Management Representative (CMR). Penyerahan Award diserahkan langsung oleh
President Director PORQISTA, Drs.Willy Susilo, MBA.
4. Penghargaan Human Resources Excelence Award 2007
Dengan perolehan award ini, PTPN III sebagai best practice yang dapat menjadi acuan bagi perusahaan lainnya, suatu predikat dan pengakuan yang membanggakan serta terciptanya image positif bagi perusahaan.
5. Sawit Nusantara Award 2008
Sebagai bentuk apresiasi dari Kementerian Negara BUMN bagi Kebun dan Unit yang mengelola bisnis komoditi kelapa sawit dalam meningkatkan kinerjanya di lingkup BUMN Perkebunan diselenggarakan acara penganugerahan Sawit Nusantara Award. Untuk tahun 2008 dipercayakan kepada PTPN VI sebagai penyelenggara acara yang dilaksanakan pada tanggal 17 dan 18 Juli 2008 di Pengeran Beach Hotel, Padang, dirangkaikan dengan "Rapat Kerja dan Workshop Manajer Kebun dan Pabrik Kelapa Sawit Lingkup BUMN Perkebunan".
Penganugerahan SNA 2008 yang diikuti oleh PTPN I, II, III, IV, V, V, VI, VII, VII, VIII, XII, XIII, XIV dan Rajawali Nusantara Indonesia (RNI) di dominasi oleh PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dari 15 (lima belas) kategori (15 award) yang diperlombakan memperoleh 7 (tujuh) award antara lain :
Tabel 2.2
Sawit Nusantara Award 2008
Kategori Kebun/Unit Peringkat
PKS. Sei Mangkei III (Ketiga) PKS. Sei Silau III (Ketiga) Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Dari anugerah yang diperoleh memberikan motivasi PTPN III untuk mempertahankan dan bahkan meningkatkan kinerjanya.
F. Rencana Kegiatan
Dalam Perencanaan Kegiatan untuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan untuk masa yang akan datang tentunya berorientasi pada visi dan misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yaitu menjadi perusahaan agrobisnis dunia dengan kinerja prima dan tata kelola terbaik pada tahun 2009.
Peralatan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada umumnya sudah cukup baik. Rencana kedepannya terkait sistem kearsipan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang akan dilakukan adalah:
1. PT. Perkebunan Nusantara III akan mempergunakan peralatan dalam sistem kearsipan adalah sebagai berikut :
a. Guide (petunjuk dan pemisah).
Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus
Tickler yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu
pinjam arsip. c. Kartu kendali arsip
Kartu kendali arsip dipergunakan untuk peminjaman oleh setiap pejabat yang memerlukan arsip. Kartu ini harus diberikan rangkap tiga, masing-masing digunakan untuk :
1). Disertakan pada surat yang dipinjam.
2). Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam.
BAB III PEMBAHASAN
Dalam topik penelitian ini penulis akan melaporkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan selama riset di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Dimana hal yang perlu penulis laporkan yaitu:
A. Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) B. Sistem Pemeliharaan Arsip
C. Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip
A. Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan.
Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di PT. Perkebunan Nusantara III Medan digunakan sistem Nomor atau sistem Numeric.
1. Arsip Aktif
Arsip yang masih berada pada bagian / kebun / unit yang dipelihara karena fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan.
Contoh :
a. Surat keputusan Direktur tentang pedoman penyelenggaraan perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III yang masih berlaku.
b. Semua surat masuk. c. Surat Edaran.
2. Arsip Inaktif
Arsip yang frekuensi untuk penyelenggaraan administrasi sudah tidak aktif . Contoh : Semua arsip surat masuk dan surat keluar dari arsip aktif setelah satu tahun berjalan.
3. Arsip Permanen
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk permanen penyelenggaraan perusahaan secara umum namun mempunyai nilai informasi yang cukup tinggi.
1. Dokumen Akte pendidikan perusahaan. 2. Dokumen Hak Guna Usaha.
3. Surat Keputusan Mentri. 4. Peralatan dan Bahan. 5. Acuan Reverensi PKB. 6. Rincian Instruksi.
B. Sistem Pemeliharaan Arsip
Setelah melakukan penelitian di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan penulis dapat mengetahui sistem pemeliharaan arsip diperusahaan tersebut, sebagai berikut :
1. Semua surat-surat atau dokumen-dokumen pembukuan yang ada hubungannya dengan kegiatan peruasaan, baik langsung maupun tidak langsung, wajib disimpan dalam map-map yang di beri nomor pengenal maupun ”Pedoman membuat jadwal Retensi Arsip” untuk surat keluar dengan kode GN (Pedoman Genap) dan surat masuk dengan kode DL ( Penomoran Ganjil).
2. Pedoman pada tiap-tiap map surat atau dokumen pembukuan dilakukan oleh petugas-petugas yang benar-benar memahami isi dari pada tempat penyimpanan arsip tersebut.
3. Pemusnahan dokumen perusahaan ditetapkan dalam daftar jadwal Retensi Arsip yang pada pokoknya diatur sebagai berikut :
Arsip Aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 tahun.
Arsip Inaktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 s/d 5 tahun. Arsip Permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 5 s/d 15/30 tahun.
5. Pemusnahan / Pembakaran arsip wajib disaksikan staf yang membawahi arsip bagian / KTU dan perwira pengamanan.
6. Arsip-arsip surat / dokumen yang penting dipelihara dengan sebaik-baiknya agar mudah dicari apabila diperlukan, disimpan dalam map atau di jilid.
7. Penyimpanan map-map atau arsip diatur sedemikian rupa didalam lemarin arsip yang tersedia didalam ruangan tempat dimana karyawan melakukan proses pekerjaan.
C. Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip
I. Sistem penyusutan Arsip
Penyusutan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dapat dilakukan melalui dua cara :
1. Pemindahan arsip inaktif dan pengolahan ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file inaktif.
2. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku.
Tujuan Penyusutan arsip adalah :
1. Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2. Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Pada jadwal retensi arsip akan terkandung unsur-unsur.
1. Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang diiliki perusahaan.
2. Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif. 3. Penetapan simpan permanen dan musnah.
Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai sarana penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta untuk menyusun jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki perusahaan. Data yang diperlukan bukan saja tentang isi keterangannya (nonfisik) tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah inventarisasi, pengolahan hasil inventarisasi dan penjadwalan.
II. Sistem Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III adalah :
1. Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan darikomisaris maupun Direktur perusahaan.
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip seperti arsip kas, arsip nota, arsip surat yang dilakukan dengan cara dibakar sesuai dengan tahun pemusnahan arsip tersebut pada tempat yang telah disediakan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada PT. Perkebunan Nusantara III maka penulis mencoba menarik kesimpulan terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dan memberi saran-saran sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Sistem penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dilakukan berdasarkan sistem nomor yang prosedurnya dimulai dari membaca surat mengindeks, memberi kode surat sampai kepada penyimpan surat kedalam filing kabinet.
2. Dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III sudah sudah cukup baik namun masih terdapat kekurangan, belum tersedianya ruagan khusus untuk menyimpan arsip. 3. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan
Nusantara III sudah cukup baik, dimana penyusutan arsip dilakukan jadwal retensi arsip, sedangkan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar pada tempat yang sudah disediakan disertai dengan berita acara. 4. Penyusutan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dilakukan dengan
B. Saran
1. PT. Perkebunan Nusantara III hendaknya memiliki satu ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip agar menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan kearsipan.
2. Arsip yang disimpan, sebaiknya menggunakan kartu kendali arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip dan merupakan cara yang paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001
Gie, The Liang, Adinistrasi Perkantoran, Edisi Revisi, CV Mandar Maju, Bandung, 2001
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Cetakan-3, Mandar Maju, Bandung, 2003
Wursanto, Kearsipan Jilid 1 dan 2, Kasinus, Yogyakarta, 2000
