DATA PRIBADI
Nama : Putri Noviana
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat Tanggal Lahir: Bandung, 13 November 1991 Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Islam
Alamat lengkap : Jl. Adipati Agung Dalam No. 106B, Baleendah, Bandung
PENDIDIKAN
TK : Tk YANI, CIPARAY
Tahun 1996 -1997
SD : SDN BARANANG SIANG, CIPARAY
Tahun 1997 - 2003
SMP : SMP NEGERI 2 BALEENDAH, BALEENDAH
Tahun 2003 - 2006
SMA : SMA NEGERI 1 DAYEUH KOLOT
Tahun 2006 – 2009
UNIVERSITAS : UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Dian Indah Permatasari Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat Tanggal Lahir: Bandung, 29 Juni 1991 Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Islam
Alamat lengkap : Jl. Laswi Cipicung RT 01/02 No 18, Baleendah, Bandung
PENDIDIKAN
TK : Tk PERTIWI, BALEENDAH
Tahun 1996 -1997
SD : SDN MANGGAHANG II, BALEENDAH
Tahun 1997 – 1999
SDN CIPTAWINAYA, BALEENDAH Tahun 1999 - 2003
SMP : SMP NEGERI 1 BALEENDAH, BALEENDAH
Tahun 2003 - 2006
SMA : SMA NEGERI 1 DAYEUH KOLOT
Tahun 2006 – 2009
UNIVERSITAS : UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma Tiga Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dian Indah Permatasari NIM. 10909063 Putri Noviana NIM. 10909064
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
ii
telah memberikan karunia dan ridho-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan hasil kerja praktek dengan judul Tinjauan Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat Bandung.
Kami menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan . untuk itu dengan segala kerendahan hati kami siap menerima kritik dan saran demi sempurnanya Laporan Kerja Praktek ini. Kami berharap semoga Laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi semua pihak.
Selanjutnya dengan segala kerendahan dan ketulusan hati, perkenankanlah kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dorongannya baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga kami dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini. Ucapan terima kasih ditujukan kepada :
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.
iii
4. Bapak Wahyu Nurjaya WK, ST., M.Kom., selaku Dosen Wali, Dosen Pembimbing serta Koordinator Kerja Praktek yang telah membimbing, arahan, memberikan ijin, serta banyak sekali meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam menyelesaikan laporan ini.
5. Seluruh dosen dan karyawan Universitas Komputer Indonesia.
6. Bapak H.Sumarno, SE,, selaku supervisor akuntansi di PT.PLN (Persero) Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat. 7. Bapak Chandra Luthfi selaku pembimbing di PT.PLN (Persero)
Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat
8. Bapak Ismansyah, Bapak Wiranto,Ibu Delima, Ibu Sofi yang telah membantu dalam proses pengumpulan data yang diperlukan penulis di PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat.
9. Seluruh karyawan PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat.
10. Kedua orang tua kami, kakak serta adik yang telah memberikan do’a dan dorongan kepada penulis baik secara moril maupun materil.
11. Rekan–rekan mahasiswa Manajemen Informatika 18 yang selalu saling mendukung.
iv
Bandung, September 2011
v
Halaman LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR SIMBOL ... x
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja ... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja ... 3
1.4. Batasan masalah ... 3
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja ... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Tinjauan ... 6
2.2.Pengertian Sistem ... 6
2.2.1.Elemen Sistem ... 7
vi
2.4.Pengertian Sistem Informasi ... 13
2.5.Metode Pendekatan dan Alat Bantu Analisis ... 14
2.5.1. Metode Pendekatan Sistem ... 14
2.5.2. Alat Bantu Analisis ... 14
1) Flow Map ... 14
2) Diagram Kontek ... 16
3) Data Flow Diagram ... 16
4) Kamus Data ... 17
2.6.Pengertian Persediaan ... 18
2.7.Pengertian Material ... 18
2.8.Pengertian Persediaan Material ... 18
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Sejarah Singkat Perusahaan ... 21
3.1.1. Visi Perusahaan ... 25
3.1.2. Misi Perusahaan ... 26
3.2.Struktur Organisasi Perusahaan ... 26
3.3.Deskripsi Jabatan ... 31
vii
4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ... 39
4.1.1.Analisis Dokumen ... 39
4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 42
4.1.2.1. Flow Map ... 44
4.1.2.2. Diagram Kontek ... 46
4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 47
4.1.3.Evaluasi Sistem yang berjalan ... 49
4.2.Perancangan Prosedur yang diusulkan ... 49
4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem ... 50
4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 50
4.2.2.1. Flow Map ... 50
4.2.2.2. Diagram Kontek ... 52
4.2.2.3. Data Flow Diagram ... 53
4.2.2.4. Kamus Data ... 55
4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan ... 57
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan ... 58
5.2.Saran ... 60
Daftar Pustaka ... 61
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005. Analisis dan Design Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta
Andi Kristianto, 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta
Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 011.E/DIR 2007 Tentang Akuntansi Material Tanggal 24-05-2007
http://fantasikudianto.blogspot.com/2010/10/
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Kerja Praktek
Bagi setiap perusahaan persediaan merupakan aktiva yang sangat penting. Persediaan perusahaan harus dikelola secara efektif sehingga tidak merugikan perusahaan. Dalam menentukan pengelolaan persediaan, setiap perusahaan memiliki karakteristik masing-masing sesuai dengan proses bisnis yang dijalankannya.
Pengelolaan persediaan merupakan fungsi managerial yang sangat penting karena pemeriksaan fisik atas persediaan ini banyak melibatkan investasi rupiah dan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. Pengelolaan persediaan barang sangat diperlukan untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik.
mengontrol aktifitas serta dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
PT PLN (Persero) merupakan perusahaan milik Negara yang memiliki persediaan material yang digunakan untuk pemeliharaan dan untuk tujuan operasi serta menjaga keandalan persediaan materialnya tidak diperjualbelikan dengan bebas di pasaran.
Dari uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengambil judul laporan kerja praktek sebagai berikut “Tinjauan Sistem Informasi Persediaan Material Pada PT. PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat Bandung”.
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang kerja praktek yang telah dijelaskan di atas, penulis mengidentifikasipermasalahan sebagai berikut :
1. Belum Efektifnya sistem penerimaan persediaan barang pada PT PLN (Persero) P3B Region Jabar
2.Proses Penerimaan Persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jabar masih manual.
Berdasarkan uraian dan identifikasi masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah-masalah yang teridentifikasi, diantaranya:
2. Bagaimana sistem informasi penerimaan persediaan material yang diusulkan pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.
1.3Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
Maksud dilaksanakannya kerja praktek selain untuk memenuhi salah satu syarat perkuliahan di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) juga untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan mengenai cara kerja yang sebenarnya dan mengenal dunia kerja.
Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini yang merupakan hasil kerja praktek di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat adalah:
1. Untuk mengetahui dan memahami proses pemesanan persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.
2. Untuk mengetahui dan memahami proses pembelian persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.
3. Untuk mengetahui dan memahami proses penerimaan persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.
1.4Batasan Masalah
1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
Tabel 1.1 Jadwal dan waktu penelitian
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Tinjauan
Tinjauan adalah pemeriksaan yang teliti, penyelidikan, kegiatan pengumpulan data, pengolahan, analisa dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan.
2.2 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen.
Menurut Jogiyanto Hartono :
2. Sistem pendekatan komponen, “ sistem dapat didefinisikan kumpulan dan komponen yang saling berhubungan satu dengan yang Iainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Adapun syarat – syarat system adalah sebagai berikut : 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material)
2.2.1 Elemen Sistem
Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolah (process) dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.
Ciri - ciri utama yang terdapat dalam suatu sistem adalah sebagai berikut :
1. Mengarah kepada suatu tujuan tertentu 2. Merupakan suatu keseluruhan
3. Sistem bersifat terbuka 4. Adanya proses
2.2.2 Karakteristik sistem
Sebuah sistem memiliki beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai sebuah sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud antara lain.
1. Komponen Sistem ( Component )
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain lain atau dengan lingkungan kerja.
3. Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
5. Penghubung sistem (Interface)
Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dan suatu subsistem ke subsistem lain.
6. Masukan sistem (input)
Keperluan tertentu menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keperluan pengguna informasi yang bersangkutan.
7. Pengolah Sistem (System Processing)
Pengolah sistem merupakan suatu bagian yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives System)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.2.3 Klasifikasi sistem
Ada beberapa klasifikasi sistem :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem stransportasi.
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.
3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer.
5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia)
2.3 Pengertian Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Sedangkan menurut Burch dan Strater, menyatakan informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalahdata yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.
Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan, George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.
3. Waktu
4. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
5. Bentuk
Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.
6. Semantik
Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir. Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.
2.4 Pengertian Sistem informasi
keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
2.5 Metode Pendekatan dan Alat Bantu Analisis
2.5.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang di gunakan penulis dalam merancang sistem informasi pelatihan kerja ini adalah metode pendekatan sistem berorientasi data (data oriented), dengan menggunakan metode analisis dan perancangan terstruktur.
2.5.2 Alat bantu analisis
1. Flow Map
a. Flow map digunakan untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan.
Aturan Membuat Flowmap adalah :
Untuk membuat sebuah analisis menggunakan flowmap seorang analis dan programer memerlukan beberapa tahapan, diantarnya:
a) Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan
c) Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditemtukan secara jelas.
d) Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata pekerja.
e) Setiap langakah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
f) Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang di gambarkan harus di telusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang di gambarkan tidak perlu di gambarkan pada flowchart yang sama. Symbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halamanyang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan system.
g) Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
b. Jenis - Jenis Flowchart
Flowchart memiliki lima jenis, dinataranya: a) Flowchart Sistem (System Flowchart)
b) Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) c) Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
c. Simbol Flowmap
Fungsinya mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan) Simbol-simbol System Procedure Diagram.
2. Diagram kontek
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
3. Data Flow Diagram
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette da lain sebagainya).
Tiga alasan yang menyebabkan sebaiknya dilakukan pemodelan sistem, yaitu:
a. Dapat melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh.
b. Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai dengan resiko dan biaya minimal.
c. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu pendesain sistem dan pemrogram membangun sistem.
4. Kamus Data
Menurut Jogiyanto H.M(1999: 7 ), Kamus data atau data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Selama penyusunan suatu system informasi, kamus data digunakan sebagai alat untuk mendefinisikan aliran data yang mengalir di sistem, merancang input, merancang laporan-laporan dan merancang database.
2.6 Pengertian Persediaan
Menurut Przwirosentono (2001), persediaan adalah kekayaan lancer yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/material), barang setengah jadi dan barang-barang proses.
Menurut Gito Sudarmo (2002), persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan.
Menurut Soemarso (1999), persediaan adalah sebagai barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
Menurut Yuliana (2001), persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan, persediaan mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat aktif.
2.7 Pengertian Material
Mareial adalah item (barang) yang dibeli atau dibuat, yang disimpan untuk keperluan kemudian, baik untuk dipakai, diproses lebih lanjut atau dijual.
2.8 Pengertian Persediaan Material
2.8.1 Persediaan Material dapat dikategorikan berdasarkan kondisi sebagai berikut:
a. Persediaan Material Normal
Adalah persediaan material yang masih dalam kondisi baik. b. Persediaan Material Retrovit
Adalah apabila persediaan material berasal dari perbaikan atau rekondisi (retrovit) maka nilai yang diakui adalah sebesar nilaai material sebelum perbaikan ditambah dengan nilai perbaikannya. c. Persediaan Material Rusak
Adalah persediaan material yang telah menurun kondisinya. d. Persediaan Material Hapus
Adalah persediaan material yang ada di gudang yang direncanakan dan diusulkan untuk dihapus.
e. Persediaan Material Bursa
Adalah persediaan material yang akan dibursakan ke unit lain karena kelebihan atau tidak digunakan lagi di unit yang bersangkutan. f. Persediaan Material Pre Memory
Adalah persediaan material yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun investasi dan tidak mempunyai nilai lagi.
2.8.2 Disamping pengelompokan persediaan material berdasarkan kondisi, persediaan material dapat di kelompokkan berdasarkan keberadaannya, yang terdiri dari :
a. Persediaan Material Gudang
Merupakan Persediaan Material yang secara fisik tersimpan di gudang PLN dan siap untuk dipergunakan.
b. Material Impor dalam Perjalanan
Merupakan persediaan material yang bersumber dari pengadaan impor, dimana secara fisik belum diterima di gudang namun secara persyaratan kontrak sudah merupakan milik PLN.
c. Material pada Pihak Ketiga
Merupakan persediaan material milik PLN yang secara fisik berada pada pihak ketiga.
d. Material dalam Perjalanan antar Satuan
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Sejarah singkat PT.PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat
Sejarah kelistrikan di Indonesia dimulai pada pertengahan abad ke-19. Sejak zaman Belanda, penguasaan dan pengusahaan listrik di Indonesia dipegang dan diselenggarakan secara monopoli oleh perusahaan-perusahaan Belanda, seperti:
1. Di Jakarta (dulu Batavia) penguasaan dan pengusahaan pelistrikan dieksploitir oleh O.G.B.M yaitu Overzeese Gemeeschappelijik Electriciet Maatschappi.
2. Di Jawa Barat (Bandung), penguasaan listrik dilakukan oleh B.E.M yaitu Bandoengsche Electriciet Maatschappi.
3. Di Jawa Tengah dan Jawa Timur, penguasaan dan pengusahaan pelistrikan dieksploitir oleh A.N.I.E.M yaitu Algemeene Electriciet Maatschappi.
tahun 1970. Adapun sejarah singkat dari PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat, adalah sebagai berikut:
Pada tahun 1906, didirikan PLTA Pakar, pada aliran sungai Cikapundung dengan kapasitas terpasang 800 kW dan Maskapai Listrik Bandung (Bandung Electriciets Maatschappi) sebagai langkah awal untuk pengoperasian energi listrik dengan tenaga air.
Pada tahun 1917, Biro Tenaga Air (Waterkrach Bureaw) dari Jawatan Pekeretaapian Negara (Staatzz Foorwagen) dari status perusahaan Negara diubah menjadi Jawatan Tenaga Air dan Listrik, tetapi juga melakukan pengawasan instalasi-instalasi dan lisensi-lisensi di seluruh Indonesia.
Pada tahun 1920 Perusahaan Listrik Umum Bandung dan sekitarnya (Gemceanschapplijik Electriceitsbederiif Bandung Em Omstrokem), disingkat dengan GEBEO, mengambil alih PLTA Pakar di Bandung dan PLTA Cijedil di Cianjur. Selanjutnya bekerjasama dengan Perusahaan Listrik Negara untuk pemberian listrik kepada konsumen Direksi Bagian Swasta yang dikelola oleh NV. Maintz & Co.
2000 kW pada tahun 1962. Pada tahun 1924 dibangun PLTA Lamajan dengan kapasitas terpasang 2 x 6400 kW kemudian ditambah dengan 6400 kW. Pada tahun 1933 pada aliran sungai Cisangkuy dan Cisarua.
Sebagai cadangan air pada musim kemarau, dibangun danau atau Situ Cileunca pada tahun 1922 dengan kapasitas air 9,89 juta m3 dan Cipanunjang dipertinggi. Danau ini mendapat pengisian air dari aliran sungai di sekitarnya.
Dari PLTA tersebut dibangun transmisi 30kV sepanjang 80 km ke Gardu Induk Sumatra, Gardu Induk Munjul, dan Gardu Induk Singaparna untuk menghantarkan tenaga listrik kedaerah Priangan Timur. Selanjutnya pada Gardu Induk Kiaracondong dibangun transmisi 30 kV ke Gardu Induk Rancaekek Sumedang untuk daerah Priangan Utara hingga Parakan Muncang dan telah manjadi 70 kV dari Sumedang ke Kiaracondong yang dioperasikan oleh PLN Distribusi.
Pada tahun 1928, pada PLTA Lamajang dibangun penghantar 30 kV ke Gardu Induk Plengan-Purwakarta, sekarang penghantar tersebut telah menjadi70 kV untuk memasok daerah Priangan Barat, pada tahun 1966 dibangun penghantar Kosambi-Cawang.
Pada tahun 1933 beroperasi PLTA Cikalong(3x6400 kW) yang bekerja parallel dengan PLTA-PLTA yang telah ada. PLN sektor priangan mempunyai empat gardu induk utama, yaitu;
1. Gardu Induk Bandung Utara untuk daerah utara. 2. Gardu Induk Cigareleng untuk daerah selatan. 3. Gardu Induk Padalarang untuk daerah barat. 4. Gardu Induk Ujungberung untuk daerah timur.
Perubahan-perubahan nama PLN Pusat Penyaluran dan Pengatur Beban(P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat, yaitu;
1. Pada tahun 1951 sampai tahun 1960 nama jawatan listrik menjadi Perusahaan Listrik untuk Pembangkit Tenaga Listrik (PANUPETEL). 2. Pada tahun 1960 sampai tahun 1974 berubah menjadi Perusaahan Listrik
Negara Eksploitasi XII.
3. Pada tahun 1975 sampai tahun 1974 berubah menjadi Perusahaan Listrik Negara Pembangkit.
4. Mulai 1 Agustus sampai sekarang PLN Pusat berubah status menjadi PT PLN (Persero).
5. Pada tahun 1984 sampai tahun 1986 diubah menjadi Pembangkit Listrik Jawa Barat dan Jakarta Raya.
16 sektor Pembangkit dan Penyaluran yang salah satunya sektor Priangan.
7. Dari tanggal 3 Oktober 1955 sampai 31 Maret 2000 PLN Pembangkit dan Penyaluran Jawa Bagian Barat menjadi PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban(P3B) Sektor Priangan.
8. Pada tahun 2002 sampai sekarang berubah menjadi PT. PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat.
Perubahan tersebut menuntut adanya kajian ulang atas organisasi PT PLN (Persero) P3B yang antara lain mencangkup revisi atau visi dan misi organisasi, rekayasa ulang proses bisnis menuju arah yang lebih efisiensi, serta revitalisasi, strategi organisasi dalam beberapa aspek antara lain; Aspek Pengembangan usaha, pengembangan potensi pegawai, pembentukan budaya perusahaan, serta pengolahan perubahan organisasi.
3.1.1Visi Perusahaan
Visi dari PT PLN (Persero) adalah “Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani”.
direalisasikan melalui jangka panjang dan jangka pendek dalam rencana Kerja Anggaran Perusahaan pada setiap anggaran.
Dengan moto “Listrik untuk kehidupan yang lebih baik (Electricity for A Better Life)”.
3.1.2Misi Perusahaan
Pada PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat, mempunyai misi perusahaan, sebagai berikut;
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. 2. Menjadi tenaga sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan
masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
dilakukan untuk meningkatkan fleksibilitas, efektifitas, dan efisiensi kerja dengan memperhatikan fungsi organisasi.
Struktur organisasi yang terdapat di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat digunakan sebagai sistem informasi dalam pelaksanaan tugas tenaga kerja, menggambarkan tanggung jawab masing-masing bagian, memperlihatkan garis kewenangan dan jalur koordinasi yang harus diakui oleh para tenaga kerja serta jalur kerja sama antar bagian dalam perusahaan.
Dengan adanya struktur organisasi di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat, ini diharapkan agar tercipta koordinasi yang dapat mengarahkan semua kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur(P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat secara garis besar mempunyai susunan organisasi sebagai berikut;
a. Manager Region
Manager region mambawahi dan mengkoordinasi ketujuh deputi manager dan dibantu oleh dua orang manajer yaitu, Manajer Pelayanan Transmisi dan Manajer Unit Jasa Teknik. Unit kerja yang bertanggung jawab langsung kepada dan dibawahi Koordinasi Manager Region, terdiri dari;
d. Deputi Manager Pemeliharan
e. Deputi Manager SDM & Administrasi f. Deputi Manager Keuangan
g. Deputi Manager Hukum dan Lingkungan
1. Deputi ManagerKonstruksi
Deputi Manager Konstruksi membawahi dan mengkoordinasi 2 orang yaitu;
a. Supervisor Pengendalian Konstruksi b. Supervisor Administrasi Teknik
2. Deputi Manager Operasi Sistem
Deputi Manager Operasi Sistem dibantu oleh tiga orang supervisor, yaitu; a. Supervisor Pengendalian dan Analisis Sistem
b. Supervisor Transaksi Tenaga Listrik
c. Supervisor Pengendalian Operasi Real Time
3. Deputi Manager Pemeliharaan
Deputi Manager Pemeliharaan membawahi 4 orang Supervisor, yaitu; a. Supervisor Pemeliharaan Transmisi
b. Supervisor Proteksi, Meter, Scada & Telekomunikasi c. Supervisor PDKB TT Dan TET
4. Deputi Manager SDM dan Administrasi
Deputi Manager SDM dan Administrasi membawahi dua orang Supervisor, yaitu;
a. Supervisor Sumber Daya Manusia b. Supervisor Administrasi dan Fasilitas
5. Deputi Manager Keuangan
Deputi Manager Keuangan dibantu oleh dua orang Supervisor, yaitu; a. Supervisor Keuangan
b. Supervisor Akuntansi
6. Deputi Manager Hukum dan Lingkungan
3.3 Deskripsi Kerja a. Manager Region
Tugas pokok manager region adalah sebagai berikut :
a. Menentukan kebijakan perusahaan dengan memperhatikan kebijakan yang telah digariskan Dewan Direksi PT PLN (Persero), mengkordinasikan semua bagian dalam perusahaan.
b. Merumuskan dan menetapkan rencana kerja perusahaan, memecahkan masalah-masalah yang timbul pada pelaksanaan umum perusahaan. c. Memberikan pertanggung jawaban mengenai seluruh kegiatan
perusahaan dalam bentuk laporan. d. Pengawasan dan pengendalian investasi.
e. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang kebijakan pengembangan perusahaan dan kebijakan lainnya yang bersifat umum.
b. Deputi Manager Keuangan
Mempunyai tujuan untuk melaksanakan pengelolaan keuangan yang meliputi perencanaan anggaran operasi dan anggaran investasi, pengelolaan RKAP, pengelolaan arus kas serta pengelolaan akuntansi untuk menjamin terselenggaranya pengelolaan pendanaan dan arus kas yang akurat serta ketepatan waktu penyajian akuntansi dan pelaporan keuangan.
a. Menyusun rencana kegiatan bidang keuangan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
b. Mengkordinasikan penyusunan RKAP serta revisi RKAP sebagai bahan usulan ke kantor P3B Jawa Bali.
c. Melaksanakan pengontrolan alokasi anggaran sesuai RKAP untuk memastikan ketepatan pemanfaatan anggaran.
d. Mengkoordinasikan pembuatan laporan realisasi RKAP serta permohonan ajuan AT serta permohonan tunai operasi dan investasi untuk menjamin tersedianya dana sesuai kebutuhan pembayaran.
e. Menetapkan sistem, prosedur dan tata kerja administrasi anggaran, keuangan, akuntansi region untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan. f. Mengendalikan fungsi back up eksternal audit di regionnya untuk
memastikan semua kegiatan telah sesuai peraturan yang berlaku.
g. Mengendalikan dan mengalokasikan tunai ke UJT dan UPT sesuai dengan aliran kas dan rencana kerja yang telah disesuaikan.
h. Mengendalikan pembayaran kepada pihak intern dan ekstern dan memastikan bahwa pembayaran telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
i. Menetapkan proyeksi pendapatan dan proyeksi laba sebagai bahan dalam pengambilan keputusan manajemen dan RKAP.
k. Mengimplementasikan dan meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dilingkungannya.
l. Membina dan mengembangkan kompetensi SDM untuk memenuhi kebutukan kompetensi jabatan.
m.Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai dengan lingkup tugas, tanggung jawab dan kompetensinya.
n. Menyusun laporan secara berkala sesuai bidang tugasnya sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
c. Supervisor Keuangan
Mempunyai tujuan untuk mengelola sub bidang keuangan dan akuntansi yang meliputi verifikasi keabsahan, kebenaran dan kelengkapan bukti transaksi sampai menjadi laporan arus kas dan melakukan perhitungan, pemotongan, penyetoran, dan pelaporan pajak serta proses akuntansi sampai menjadi laporan keuangan untuk mengetahui kinerja region.
Untuk melaksanakan tujuan sebagaimana tersebut diatas, manager keuangan mempunyai tugas utama sebagai berikut:
a. Membuat rencana kegiatan sub bidang keuangan.
c. Mengendalikan dan mengawasi kebutuhan&dropping tunai anggaran operasi dan investasi region sesuai dengan RKAP/disbursement serta kebutuhan anggaran diluar RKAP untuk menjamin tersedianya likuiditas.
d. Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank dan cek/bilyet giro kantor region dengan bukti-bukti pendukungnya untuk mengecek kebenaran, kelengkapan dan keabsahannya.
e. Memeriksa buku harian kas/bank dengan bukti pengeluaran dan penerimaan kas/bank, berita acara, pemeriksaan kas dan rekonsiliasi bank kantor region untuk mengetahui saldo harian dan memastikan saldo menurut fisik sama dengan saldo menurut buku.
f. Memeriksa daftar laporan kiriman uang, laporan arus kas serta bukti pendukungnya, dan laporan pajak-pajak untuk laporan ke P3B dan KPP setempat.
g. Mengusulkan penyelesaian permasalahan yang dihadapi sub bidang keuangan dan akuntansi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen.
h. Mengimplementasikan dan meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan sistem manajemen waktu ISO 9001:2000 di lingkungannya.
j. Menyusun laporan secara berkala sesuai bidang tugasnya sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
k. Meleksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai lingkup tugas, tanggung jawab dan kompetensinya.
d. Supervisor Akuntansi
Adapun tujuannya yaitu untuk mengelola sub bidang keuangan dan akuntansi yang meliputi verifikasi keabsahan, kebenaran dan kelengkapan bukti transaksi dan melakukan perhitungan, pajak serta proses akuntansi sampai menjadi laporan keuangan untuk mengetahui kinerja region.
Untuk melaksanakan tujuan sebagaimana tersebut di atas, manajer keuangan mempunyai tugas utama sebagai berikut:
a. Membuat rencana kegiatan sub bidang keuangan dan akuntansi.
b. Merancang penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja keuangan dan akuntansi untuk pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
c. Memeriksa bukti penerimaan & pengeluaran cas/bank kantor region dengan bukti-bukti pendukungnya untuk mengecek kebenaran, kelengkapan dan keabsahannya.
d. Memeriksa jurnal (J 01 s.d. J 98) untuk memastikan kebenaran dalam pembebanan kode akun.
f. Memeriksa laporan keuangan region berserta lampirannya untuk mengetahui kinerja keuangan region.
g. Memantau aplikasi akuntansi biaya yang berbasis pada aktivitas untuk menghitung biaya per level tegangan.
h. Memeriksa usulan penarikan aktiva operasi menjadi tidak operasi ke P3B untuk proses pemindahan status aktiva.
i. Mengusulkan penyelesaian permasalahan yang dihadapi sub bidang akuntansi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen.
j. Mengimplementasikan dan meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dilingkunganya.
l. Membina dan mengembangkan kompetensi SDM untuk memenuhi kebutuhan kompetensi jabatan.
m.Menyusun laporan secara berkala sesuai bidang tugasnya sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
k. Meleksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai lingkup tugas, tanggung jawab dan kompetensinya.
3.4 Aspek Kegiatan Perusahaan
bertanggung jawab atas pengelolaan serta pemeliharaan sarana sistem pengaturan pengendalian tenaga listrik di wilayah tenaga kerjanya, melaksanakan manajemen konstruksi sistem penyaluran dan memperhatikan factor lingkungan hidup dan prasyarat regulasi di sector tenaga kelistrikan, memberdayakan dan mengembangkan seluruh potensi sumber guna memperoleh pendapatan di luar usaha pokok.
Kemudian PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Penyaluran Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat memiliki fungsi yang sangat penting dalam mengelola sistem tenaga listrik Jawa Bali, khususnya dalam manajemen sistem kelistrikan yang meliputi pengoperasian, pemeliharaan dan pengambangan jaringan transmisi yang menghubungkan pusat-pusat pembangnkit listrik dengan pelanggan.
Wilayah kerja perusahaan terdiri dari 2 unit yaitu: 1. Unit Pelayanan Teknik (UPT), yang terdiri dari :
a. UPT Karawang b. UPT Purwakarta c. UPT Bandung Barat d. UPT Bandung Timur e. UPT Garut
2. Unit Jasa Teknik (UJT), yang terdiri atas: a. UJT Bandung
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
4.1.1 Dokumen yang Digunakan dalam Persediaan Material
Untuk melaksanakan prosedur didukung dengan formulir. Tata laksana gudang PLN (PENG.052/PST/75) didukung formulis sebagai berikut.
TUG-1 : Kartu Persediaan Barang Gudang TUG-2 : Kartu Gantung Barang Gudang TUG-3 : Bon Penerimaan Gudang TUG-4 : Berita Acara Pemeriksa Gudang TUG-5: Daftar permintaan barang TUG-6: Daftar permintaan spare part TUG-7 : Delivery Order (DO) TUG-8 : Bon pengeluaran barang TUG-9 : Bon pemakaian barang
TUG-10 : Retur atau pengembalian barang TUG-11 : Daftar mutasi barang
TUG-12 : Daftar pengantar bon-bon gudang TUG-13 : Nota cadangan barang
TUG-15a, 15b : Berita acara opname fisik barang TUG-16 : Permintaan perbaikan barang
Keterangan : TUG adalah Tata Usaha Gudang
Bagi unit organisasi yang telah melaksanakan komputerisasi (sistem) didukung oleh formulir “kode” 1 sampai dengan 7, yaitu sebagai berikut :
Kode-1 : Bon penerimaan barang dari gudang PLN
Kode-2 : Bon penerimaan barang dari pesanan atau pembelian Kode-3 : Bon pengembalian (retur) barang
Kode-4 : Surat pesanan barang
Kode-5 : Berita acara pembetulan atau koreksi TUG
Kode-6 : Bon pengeluaran barang untuk pengiriman antar gudang Kode-7 : Bon pemakaian atau pemasangan
Sedangkan untuk pelaksanaan Tata Usaha Keuangan Gudang (TUKG) maka diciptakanlah buku formulir sebagai berikut :
TUKG-1 : Buku pemakaian barang TUKG-2 : Buku penerimaan barang TUKG-3 : Buku pengeluaran barang TUKG-4 : Buku keuangan barang TUKG-5 : Ihtisar bulanan
Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut 2. Fungsi : Untuk menjelaskan informasi yang digunakan 3. Sumber : Asal Dokumen
4. Distribusi : Menjelaskan proses apa atau kegiatan mana informasi itu mengalir
5. Rangkap : Jumlah salinan dokumen
6. Bentuk : Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa
Berikut ini adalah nama-nama dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penerimaan persediaan material.
1. Nama dokumen : TUG 3
- Fungsi : Bon Penerimaan Gudang - Sumber : Bagian Gudang
- Distribusi : Logistik dan Fasilitas Umum - Rangkap : 5 (lima)
- Bentuk : Bon 2. Nama dokumen : TUG 4
- Fungsi : Berita Acara Pemeriksa Gudang - Sumber : Tim Pemeriksa Mutu Barang - Distribusi : Kepala Gudang
3. Nama dokumen : TUKG 2
- Fungsi : Buku penerimaan barang - Sumber : Bagian Akuntansi Persediaan - Distribusi : Supervisor Akuntansi
- Rangkap : 1 (satu) - Bentuk : Buku
4.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang sedang berjalan
Prosedur merupakan tahapan-tahapan atas suatu kegiatan. Prosedur mempunyai aspek manajemen, karena mengarahkan dan aspek hukum karena jika tidak mengikuti prosedur dikenakan sanksi atau terkena sanksi. Berikut adalah prosedur yang sedang berjalan yang digambarkan melalui Flow Map, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram.
Adapun prosedur penerimaan barang yang sedang berjalan pada PT PLN adalah;
2. Bagian Logistik dan Fasilitas Umum memesan barang dan membuat surat kontrak serta syarat-syarat pembayaran dan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada pihak kedua. 3. Pihak kedua mengirim barang ke gudang dan barang sementara
disimpan(dikarantina)untuk menunggu pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Mutu Barang.
4. Tim mutu barang melakukan pemeriksaan barang di gudang untuk memeriksa fisik barang, spesifikasi teknis dan kelengkapan dokumen sesuai kontrak. Kemudian Tim Pemeriksaan Mutu Barang membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan barang dan di input dalam database SAP dan dicetaklah TUG 4. TUG 4 diserahkan kepada Manager Region untuk ditandatangani atau pengesahan.
6. TUG 4 dan TUG 3 diverifikasi oleh bagian Akuntansi Persediaan dan diinput dalam aplikasi excel kemudian dibuatkanlah memo voucher dan TUKG 2.
7. Bagian Akuntansi Persediaan menyerahkan TUG 3, TUG 4, TUKG 2 dan memo voucher penerimaan material kepada Supervisor Akuntansi sebagai laporan.
4.1.2.1Flow Map
Bagian Engineering
Logistik dan Fasilitas Umum
Pihak Kedua Gudang Tim Pemeriksa Mutu Barang
Tabel 4.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan Membuat
4.1.2.2 Diagram Konteks
Kontek diagram merupakan diagram yang menggambarkan sistem secara garis besar, diagram ini ditandai dengan satu lingkaran besar yang mewakili keseluruhan proses dalam sistem.
Barang
Gambar 4.1.2.2 Diagram Kontek yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Fl ow Diagram (DFD)
TUG4 t elah
Persediaan Supervisor Akuntansi
Keuangan
4.1.3 Evaluasi Sistem
Sistem yang berjalan pada penerimaan persediaan material belum terkoordinasi dengan baik karena dilaksanakan masih manualnya peralatan yang digunakan sehingga masih terdapat kesulitan dalam proses penerimaan persediaan material.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap lanjut dari analisis sistem di mana pada perancangan sistem di gambarkan rancangan sistem yang akan di bangun sebelum di lakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemograman. Tahapan ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan untuk membangun suatu sitem sehingga menghasilkan suatu sisten yang lebih baik.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk membuat sistem informasi penerimaan persediaan material pada PT PLN(P3B) Region Jawa barat.
Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk mengaktifitaskan, mengefesiensikan waktu sistem yang manual menjadi sistem terkomputerisasi.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang di Usulkan
4.2.2.1Flow Map
Logistik dan Fasilitas Umum
Pihak Kedua Gudang Tim Pemeriksa Mutu Barang
Tabel 4.2.2.1 Flowmap yang diusulkan Membuat
4.2.2.2Diagram Kontek
Diagram konteks adalah level yang paling tinggi dalam sebuah diagram alir data yang hanya memiiki sebuah lingkaran (proses) yang memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem gambar diagram konteks usulan dapat di lihat di bawah ini:
Daftar Barang
Gambar 4.2.2.2 Diagram kontek yang diusulkan
4.2.2.3Data Flow Diagram
TUG4 t elah
Gambar 4.2.2.3 Data Flow Diagram Level 0 yang diusulkan 1.
Pemesanan Barang
4.2.2.4Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suaru sistem informasi. Berikut ini adalah kamus data dari arus yang terdapat pada DFD (Data Flow Diagram):
a. Nama Aliran Data : Daftar Barang
Alias : Data Barang yang akan dipesan Bentuk Data : Dokumen
Aliran Data : Dari bagian Logistik dan Fasilitas Umum ke proses 1
Penjelasan : Pemesanan barang
Periode : Setiap kali akan memesan barang Struktur Data : Kode_Bon, Tanggal_Bon, No_Barang,
Nama_Barang, Banyak_Barang, Harga_Barang, Total_Harga
b. Nama Aliran Data : Surat Kontrak Alias : Surat Perjanjian Bentuk Data : Dokumen
Aliran Data : Dari bagian Logistik dan Fasilitas Umum ke proses1,dari proses 1 ke pihak kedua
Penjelasan : Perjanjian antara pihak kesatu dan kedua Periode : Setiap kali akan memesan barang
c. Nama Aliran Data : TUG 3 Alias : Berita Acara Bentuk Data : Dokumen
Aliran Data : dari Gudang ke proses 3, dari proses 3 ke Logistik dan Fasilitas Umum, pihak kedua, bag.Akuntansi persediaan,bagian gudang, ke proses 4, dari proses 4 ke supervisor akuntansi.
Penjelasan : Bon Penerimaan Gudang
Struktur Data : No_Slip, Tanggal_Terima, Plant,
Storage_Location,Mov_Tipe, No_PO, No_Do, No_Material, Nama_Material,Jumlah, Satuan, Tipe, Keterangan_Item, Valuation_Tipe
d. Nama Aliran Data : TUG 4 Alias : Berita Acara Bentuk Data : Dokumen
Aliran Data : Dari Tim Mutu, ke proses 3, dari proses 3 ke Manager Region, pihak kedua, bag.Akuntansi persediaan,bagian gudang, ke proses 4, dari proses 4 ke supervisor akuntansi.
Penjelasan : Berita Acara Pemeriksa Gudang
Struktur Data : No_Surat, Tanggal_Surat, No_Urut, No_Inspeksi, No_Part, Jumlah_Kondisi_Baik,
4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Persediaan Material di PT PLN (Persero) adalah semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun pemeliharaan, yang pengadaannya di adakan melalui Anggaran Investasi (AI) maupun Anggaran Operasi (AO).
Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat masih belom terkoordinasi dengan baik dan terdapat proses yang masih terlalu rumit. Oleh karena itu penulis mencoba mengusulkan sistem informasi penerimaan persediaan material yang lebih singkat dan tidak terlalu rumit, sehingga diharapkan prosesnya akan lebih efektif dan efisien.
Adapun prosedur penerimaan barang yang sedang berjalan pada PT PLN adalah sebagai berikut.
1. Bagian Engineering membuat daftar barang yang dibutuhkan atau yang akan di beli lengkap dengan spesifikasi teknis dan syarat-syarat fisik barang yang akan di beli. Bagian Engineering menyerahkan daftar barang kepada bagian Logistik dan Fasilitas Umum.
3. Pihak kedua mengirim barang ke gudang dan barang sementara disimpan(dikarantina)untuk menunggu pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Mutu Barang.
4. Tim mutu barang melakukan pemeriksaan barang di gudang untuk memeriksa fisik barang, spesifikasi teknis dan kelengkapan dokumen sesuai kontrak. Kemudian Tim Pemeriksaan Mutu Barang membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan barang dan di input dalam database SAP dan dicetaklah TUG 4. TUG 4 diserahkan kepada Manager Region untuk ditandatangani atau pengesahan.
5. Bagian gudang menerima TUG 4 yang telah ditandatangani oleh Manager Region kemudian membuat dan menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang dan diinput dalam database SAP dan dicetaklah TUG 3. TUG 3 diserahkan ke bagian Logistik dan Fasilitas Umum untuk di periksa dan di tandatangani. Setelah ditandatangani TUG 3 dan TUG 4 dibuat rangkap 5 dan diserahkan pada bagian Akuntansi Persediaan untuk proses TUKG/pencatatan, bagian Keuangan untuk proses pembayaran, bagian Logistik dan Fasilitas Umum dan bagian gudang sebagai arsip serta diserahkan pada pihak kedua.
6. TUG 4 dan TUG 3 diverifikasi oleh bagian Akuntansi Persediaan dan diinput dalam aplikasi excel kemudian dibuatkanlah memo voucher dan TUKG 2. 7. Bagian Akuntansi Persediaan menyerahkan TUG 3, TUG 4, TUKG 2 dan
5.2 Saran
