PERANAN TATAUSAHA DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI
PELAYANAN ADMINISTRASI PADA KANTOR DINAS SOSIAL
PROVINSI SUMATERA UTARA
D
I
S
U
S
U
N
OLEH
SISKA FLORIDA
050921002
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh:
NAMA : SISKA FLORIDA KACARIBU
NIM : 050921002
DEPARTEMEN : ILMU ADMINISTRASI NEGARA
JUDUL : PERANAN TATAUSAHA DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI PELAYANAN ADMINISTRASI PADA KANTOR DINAS SOSIAL PROVINSI SUMATERA UTARA
Medan,
Dosen Pembimbing Ketua Departemen
Ilmu Administrasi Negara
Drs. Rasudyn Ginting, Msi Drs. Marlon Sihombing, MA
NIP. 131 570 480 NIP. 131 568 391
Dekan,
FISIP-USU
ABSTRAKSI
Peranan Tatausaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi Pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara
Nama : Siska Florida Kacaribu
NIM : 050921002
Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Dosen Pembimbing : Drs. Rasudyn Ginting, Msi
Tatausaha merupakan bagian yang memiliki andil yang cukup penting dalam memberikan bantuan berupa pelayanan administrasi baik kepada bagian-bagian lain dalam organisasi maupun keluar organisasi. Tatausaha pada intinya adalah tugas pelayanan dimana tatausaha melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan-keterangan yang diperlukan, sehingga membantu pihak pimpinan dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat.
Penelitian ini dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana peranan tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara, serta untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi kendala bagian tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan analisa kualitatif.
Berdasarkan hasil penelitian, bagian tatausaha Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara sudah melakukan tugasnya dengan baik, dimana tugas tersebut adalah melayani sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi, dan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam suatu keseluruhan. Namun keterbatasan peralatan dan perlengkapan tatausaha yang tersedia serta kurangnya metode kerja yang baik dalam melaksanakan pekerjaan ketatausahaan perlu dibenahi lagi supaya kegiatan tatausaha tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR TABEL ... iii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Kerangka Teori ... 5
1. Tatausaha a. Pengertian Tatausaha ... 5
b. Kegiatan Tatausaha ... 7
c. Peranan Tatausaha ... 17
d. Perbekalan Tatausaha ... 18
2. Pelayanan a. Pengertian Pelayanan ... 22
b. Jenis Pelayanan ... 23
c. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pelayanan ... 26
d. Fungsi Sarana Pelayanan ... 27
e. Kualitas Pelayanan ... 28
f. Menilai Kualitas Pelayanan ... 30
F. Definisi Konsep ... 32
G. Definisi Operasional ... 34
H.Sistematika Penulisan ... 34
B. Lokasi Penelitian ... 36
C. Populasi Dan Sampel Penelitian ... 36
D. Teknik Pengumpulan Data ... 37
E. Teknik Analisa Data ... 38
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN A. Sejarah Dinas Sosial ... 39
B. Tugas dan Fungsi...40
BAB IV PENYAJIAN DATA A. Identitas Responden ... 69
B. Jawaban Responden ... 73
BAB V ANALISA DATA DAN EVALUASI A. Melayani Pelaksaanaan Pekerjaan Operatif ... 88
1. Informasi Surat... ... 88
2. Pencatatan/sensus Terhadap Perlengkapan Kantor ... 90
3. Penyusunan Perjalanan Dinas Dan Pelaksanaannya ... 91
B. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan Organisasi... 91
C. Melancarkan Kehidupan Dan Perkembangan Organisasi ... 92
D. Faktor-Faktor Yang Menjadi Kendala Bagian Tatausaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi ... 93
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... ... 94
B. Saran... ... 95
DAFTAR TABEL
Tabel 1 : Identitas Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ………59
Tabel 2 : Identitas Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan………....60
Tabel 3 : Identitas Responden Berdasarkan Tingkat Usia……….. 61
Tabel 4 : Identitas Responden Berdasarkan Lamanya Bekerja………...61
Tabel 5 : Identitas Responden Berdasarkan Golongan………62
Tabel 6 : Distribusi jawaban responden tentang ketelitian dalam memeriksa surat yang masuk ke bagian tatausaha………...63
Tabel 7 : Distribusi jawaban responden tentang pelaksanaan pengklasifikasian surat- surat yang masuk ke bagian tatausaha berdasarkan jenis surat tersebut………..64
Tabel 8 : Distribusi jawaban responden tentang pendistribusian surat yang masuk tersebut ke bagian-bagian atau unit kerja lain sesuai dengan isi surat tersebut………64
Tabel 9 : Distribusi jawaban responden tentang pencatatan surat masuk di dalam buku agenda surat masuk………...65
Tabel 10 : Distribusi jawaban responden tentang pembuatan nomor surat yang hendak dikirim keluar………66
Tabel 11 : Distribusi jawaban responden tentang pemeriksaan kembali surat yang hendak dikirim keluar agar tidak terjadi kesalahan………...66
Tabel 12 : Distribusi jawaban responden tentang pencatatan surat yang akan dikirim keluar pada buku agenda surat keluar………...67
Tabel 13 : Distribusi jawaban Responden tentang pelaksanaan pencatatan/sensus terhadap perlengkapan kantor……….68
Tabel 15 : Distribusi jawaban responden tentang apakah responden
mengetahui jumlah barang/perlengkapan yang rusak………69 Tabel 16 : Distribusi jawaban responden tentang penyusunan jadwal
rencana perjalanan dinas pimpinan………70 Tabel 17 : Distribusi jawaban responden tentang apakah responden
dapat mengurus perjalanan dinas tersebut sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan………...70 Tabel 18 : Distribusi jawaban responden tentang apakah responden
membuat absensi tentang kehadiran pegawai……….71 Tabel 19 : Distribusi jawaban responden tentang ada atau tidaknya
penyediaan data/informasi yang akurat mengenai kedisiplinan
pegawai dalam hal kehadiran………..72 Tabel 20 : Distribusi jawaban responden apakah menyediakan data/informasi
yang akurat tentang kondisi perlengkapan kantor bila data tersebut
diminta sewaktu-waktu………...73 Tabel 21 : Distribusi jawaban responden apakah menyediakan data/informasi
tentang kondisi kedisiplinan pegawai tersebut kepada pimpinan
sehingga kedisiplinan tetap dapat ditingkatkan………..73 Tabel 22 : Distribusi jawaban responden apakah menyajikan data/informasi
tentang kondisi perlengkapan kantor kepada pimpinan sehingga
kebutuhan akan perlengkapan tersebut tetap terpenuhi………..74 Tabel 23 : Distribusi jawaban Responden tentang penyimpanan surat
yang masuk kebagian tatausaha sebagai arsip………75
Tabel 24 : Distribusi jawaban responden tentang pembukuan/penyimpanan surat-surat dalam lemari arsip sesuai dengan sistem klasifikasi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Peranan Tatausaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi Pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara”.
Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa skripsi ini belum sempurna disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis.
Dalam penyusunan skripsi ini penulis sangat banyak menerima saran, nasehat, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. DR. M. Arif Nasution, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Marlon Sihombing, MA selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, Msi selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan saran dalam penyelesaian skripsi ini.
4. Bapak Drs. Nabari Ginting selaku Kepala Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara. 5. Bapak Drs. H. Samsul Bahri selaku Kepala Bagian Tatausaha Dinas Sosial
6. Bapak Drs. Miraj Harahap selaku Kepala Bagian Umum Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara, yang telah banyak membantu penulis selama melakukan penelitian.
7. Ibu Marlina, Ibu Sulastri, Bapak Manner, dan seluruh pegawai tatausaha Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang begitu banyak membantu selama penulis melakukan penelitian. 8. Teristimewa buat kedua orangtuaku, Ayahanda N. Kacaribu dan Ibunda A Br.
Pinem serta kakakku Santi N. Kacaribu, SP dan adikku Susi Andriani Kacaribu yang telah begitu banyak memberi cinta kasih, Doa dan dukungannya baik moril dan materi selama masa perkuliahan sampai selesainya skripsi ini.
9. Teman-teman dari Ilmu Administrasi Negara Ekstension, Mestika, Fitra, Yuyun, Agustin, Bram, salwan, Eko, Dini, Patricia, Afrida, Iwan, Melin dan teman-teman yang lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang begitu banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyelesaiaan skripsi ini.
10. Sahabat-sahabatku yang baik, Ria, Senovandy, Nora, Novi, Desy, Anastasya, Nelly, Ashita, Herry, Yunita, Hermina yang telah banyak memberikan bantuan doa dan semangat selama penulis mengerjakan skripsi ini.
Akhir kata penulis panjatkan Doa kepada Tuhan Yang Pengasih agar selalu melimpahkan rahmat-Nya kepada semua pihak yang telah membantu penulis.
Medan, Juli 2008 Penulis,
ABSTRAKSI
Peranan Tatausaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi Pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara
Nama : Siska Florida Kacaribu
NIM : 050921002
Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Dosen Pembimbing : Drs. Rasudyn Ginting, Msi
Tatausaha merupakan bagian yang memiliki andil yang cukup penting dalam memberikan bantuan berupa pelayanan administrasi baik kepada bagian-bagian lain dalam organisasi maupun keluar organisasi. Tatausaha pada intinya adalah tugas pelayanan dimana tatausaha melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan-keterangan yang diperlukan, sehingga membantu pihak pimpinan dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat.
Penelitian ini dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana peranan tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara, serta untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi kendala bagian tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan analisa kualitatif.
Berdasarkan hasil penelitian, bagian tatausaha Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara sudah melakukan tugasnya dengan baik, dimana tugas tersebut adalah melayani sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi, dan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam suatu keseluruhan. Namun keterbatasan peralatan dan perlengkapan tatausaha yang tersedia serta kurangnya metode kerja yang baik dalam melaksanakan pekerjaan ketatausahaan perlu dibenahi lagi supaya kegiatan tatausaha tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan administrasi yang baik. Kegiatan administrasi sebagai kegiatan yang menunjang kegiatan pokok suatu organisasi mempunyai arti bahwa peningkatan suatu organisasi akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administrasi. Salah satu unsur dari kegiatan administrasi adalah kegiatan tatausaha dimana pekerjaan tatausaha tersebut merupakan pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat-menyurat.
Tatausaha pada intinya adalah tugas pelayanan. Tatausaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. (The Liang Gie, 1984 : 31)
Dalam setiap tugas dan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta haruslah didukung dengan pelayanan administrasi yang baik. Untuk menciptakan pelayanan administrasi yang baik haruslah didukung oleh kelengkapan infrastruktur layanan seperti peralatan pengolahan data, sistem informasi dan yang paling penting adalah harus didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) seperti keterampilan tenaga kerja dalam menjalankan prosedur pelayanan.
Saat ini seiring dengan berkembangnya lingkungan global maka dituntut agar pelayanan administrasi yang diberikan oleh tatausaha tersebut haruslah pelayanan yang prima yang mempunyai sistem pelayanan yang berorientasi kepada kepentingan pengguna jasa dan dapat memberikan kepuasan kepada pengguna jasa tersebut sehingga dapat dikatakan penyelenggaraan pelayanan tersebut berhasil.
Menurut Ratmiko dan Winarsih (2005 : 28) bahwa ukuran keberhasilan penyelenggaraan pelayanan ditentukan oleh tingkat kepuasan penerima pelayanan. Kepuasan penerima pelayanan dicapai apabila penerima pelayanan memperoleh pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan dan diharapkan.
memelihara dokumen-dokumen yang lengkap padahal keterangan–keterangan tersebut penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program bagi perkembangaan organisasi tersebut. Akibatnya hal tersebut sering sekali dirasakan bahwa pelayanan administrasi yang diberikan dalam suatu organisasi tidak maksimal sehingga pelayanan yang diberikan tersebut tidak melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dinas Sosial Propinsi Sumatera Utara merupakan suatu instansi pemerintah dimana bagian tatausaha memiliki andil yang cukup penting dalam memberikan bantuan berupa pelayanan administrasi kepada bagian-bagian lain. Agar instansi pemerintah tersebut dapat bertindak secara efisien, efektif maka pentinglah peranan tatausaha dalam memberikan pelayanan administrasi yang berkualitas kepada setiap bagian-bagian dalam instansi tersebut, sehingga setiap bagian tersebut dapat bekerja sesuai yang diharapkan. Berdasarkan gambaran yang ada di atas, penulis merasa tertarik untuk mengkaji dan meneliti secara ilmiah masalah tersebut dengan judul “Peranan Tata Usaha dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi
pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang penulis harapkan dapat dicapai melalui penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi kendala bagian tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi.
D. Manfaat Penelitian
Dengan dilakukannya penelitian tentang peranan tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi tersebut, diharapkan akan memberi manfaat antara lain:
1. Bagi penulis, untuk mengembangkan kemampuan berfikir secara sistematis dan teoritis dalam memecahkan suatu permasalahan secara objektif dan kritis melalui suatu karya ilmiah sehingga diperoleh suatu kesimpulan dan saran yang berguna. 2. Bagi Kantor Dinas Sosial Propinsi Sumatera Utara khususnya bagian tata usaha,
sebagai salah satu bahan masukan didalam meningkatkan mutu pelayanan administrasi kepada pegawai.
E. Kerangka Teori
Sebagai landasan berfikir untuk menerangkan Peranan Tatausaha dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi maka penulis menyusun dan mengutip beberapa pengertian atau teori-teori dari pemikiran-pemikiran para ahli untuk mendukung penelitian ini.
1. Tatausaha
a. Pengertian Tatausaha
Pelaksanaan tatausaha dalam suatu instansi atau badan usaha perlulah direncanakan , diatur, disusun, diurus, ditertibkan, dikendalikan, dan disempurnakan sehingga dapat berjalan dengan sebaik-baiknya. Istilah tatausaha sering disebut sebagai pekerjaan perkantoran (office work). Menurut George Terry dalam The Liang Gie (1984 : 23) bahwa pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meningkatkan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
dari kegiatan administrasi dan meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan menurut A. W. Widjaja (1993 : 1) Tatausaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Disamping itu Gie (1984:26) juga mendefenisikan bahwa tatausaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi dari pendapat-pendapat tersebut diketahui bahwa dalam tatausaha terdapat enam pola perbuatan yaitu:
1) Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2) Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3) Mengolah adalah kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
6) Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran mengenai perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan, adalah merupakan keterangan (informasi) yaitu pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Jadi apabila masing-masing pola perbuatan tatausaha tersebut dijalankan pada suatu kantor atau perusahaan pada kenyataannya akan menjadi berbagai kegiatan kerja ketatausahaan atau yang biasa disebut pekerjaan kantor. Dengan demikian tatausaha sangatlah penting bagi suatu organisasi (Saiman, 2002 : 16).
b. Kegiatan Tatausaha
Kegiatan tatausaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran. Dalam tatausaha terdapat kegiatan yang mempunyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum. Menurut Gie (1984 : 16) kegiatan-kegiatan tersebut terdiri dari:
1) Korespondensi
korespondensi dalam organisasi adalah biaya yang lebih murah, informasi tercatat dan dapat disimpan dalam waktu yang relatif lama sehingga kegiatan korespondensi pada setiap organisasi masih merupakan kegiatan yang dominan.
Menurut Amir (2004:8) ada beberapa tatacara atau etika korespondensi yang perlu diperhatikan yaitu:
a) Isi Surat
Di dalam korespondensi isi surat harus memenuhi syarat yaitu, pesan atau berita yang ingin disampaikan harus jelas, data dan informasi harus tepat misalnya data yang menyangkut angka serta tata bahasa yang benar, singkat, padat penyampaiannya.
b) Bahasa yang jelas dan benar
Kata-kata yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi syarat yaitu, ejaannya harus jelas, tidak mempunyai arti ganda yang dapat membingungkan, dan tata bahasa yang runtut dan tidak memakai embel-embel yang tidak perlu.
c) Baca lagi dan sekali lagi
Surat dapat menjadi barang bukti di pengadilan bila terjadi sengketa. Oleh sebab itu baca lagi dan sekali lagi sebelum surat ditandatangani.
d) Ketik dan tata dengan rapi.
e) Tata letak surat.
Susunan isi surat pada umumnya dapat dibagi sebagai berikut:
Ruang referensi, yang berisikan tempat, tanggal, nomor dan perihal surat. Diikuti dengan ruang nama dan alamat yang dituju yang terdiri dari nama orang, nama perusahaan, dan alamat orang yang dituju. Selanjutnya diikuti oleh kalimat pembuka, isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.
f) Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat dengan segera setelah surat itu diterima. Bila perlu dijawab pada hari yang sama. Seandainya belum dapat menjawab apa yang mereka butuhkan, maka setidaknya harus menjawab bahwa surat mereka sudah diterima dan sedang dalam proses pengumpulan informasi untuk dapat menjawab permintaan mereka.
Fungsi korespondensi menjadi semakin penting di dalam organisasi terutama berkaitan dengan tugas pembuatan surat dan penyebarannya. Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat berfungsi sebagai alat penghubung dan pencatatan, dimana setiap instruksi pimpinan perlu diwujudkan dalam bentuk tertulis dan umumnya dalam bentuk surat menyurat. Dari fungsi tersebut menunjukkan bahwa korespondensi mengambil tempat utama dalam organisasi, yakni sebagai alat pemberi instruksi, pelapor dan penerima keterangan. Jadi kesemuannya hal tersebut perlu dilakukan secara tertulis, sehingga mudah diingat dan dipertanggungjawabkan.
2) Kearsipan
Kearsipan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokmumen. Sedangkan pengertian arsip sendiri menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Bila dilihat dari sudut fungsi maka arsip dapat digolongkan menjadi dua bagian yaitu:
a) Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan administrasi negara.
b) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Kegunaan arsip menurut Tomas Wiyasa (2005:81) adalah: a) Berguna untuk alat bantu pengingatan
b) Untuk bahan menyusun perencanaan dan penjadwalan program kerja.
c) Untuk mendukung keberadaan suatu organisasi yaitu adanya perlindungan hukum atau undang-undang.
e) Sebagai dokumen suatu lembaga atau badan, misalnya akte pendirian perusahaan, surat izin usaha perusahaan, dan lain-lain yang sejenis dengan hal tersebut.
f) Untuk dapat diwariskan kepada ahli warisnya atau yang berhak menerimanya. Dasar-dasar pengelolaan arsip meliputi pengumpulan berkas yang mempunyai nilai yuridis, penyimpanan berkas secara sistematis dengan metode kearsipan, pengklasifikasian berkas dan retansi penyimpanan, penyusutan dan penghapusan berkas sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Pengurusan surat dalam proses mengarsipkan surat terdiri dari beberapa tahap yaitu: a) Penerimaan Surat
Petugas menerima surat yang disampaikan oleh pengantar surat, kemudian diteliti kebenaran alamat dan selanjutnya dibubuhi paraf pada buku ekspedisi. b) Penyortiran Surat yaitu mengadakan pengklasifikasian surat antara lain, surat
dinas dengan surat pribadi, surat biasa dengan surat penting, surat-surat yang sifatnya rahasia dengan sangat rahasia, dan surat-surat lain yang mempunyai bobot dan isinya perlu dipisah-pisahkan misalnya surat-surat perjanjian, surat keputusan, surat edaran, surat gugat dan lain-lain yang sejenis dengan hal tersebut.
c) Penelitian surat yaitu meneliti kelengkapan surat antara lain alamat surat, isi surat, lampiran surat, dan yang menandatangani surat.
e) Penyimpanan arsip dimana penyimpan arsip bertugas untuk menerima surat inaktif dari unit pengolah, menyimpan kartu kendali yang diterima, menata dan menyimpan surat, memelihara keselamatan surat, serta mencari surat yang diperlukan.
Aktifitas pokok dalam bidang kearsipan adalah berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat tersebut harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Pada pokoknya dikenal lima macam sistem penyimpanan warkat yaitu:
a) Penyimpanan Menurut Abjad (Alphabetic Filling)
Pada penyimpanan ini warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat tersebut. Dalam surat-menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langganannya misalnya. Surat-surat yang ditujukan dan diterima dari para langganan tersebut disimpan menurut urutan abjad nama masing-masing langganan.
b) Penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling)
Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul iklan.
c) Penyimpanan menurut wilayah ( Geographic Filling)
d) Penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling)
Pada sistem penyimpanan ini,warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan angka dari satu terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar.
e) Penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling)
Pada penyimpanan ini,warkat-warkat disimpan berdasarkan urutan-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat tersebut. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu misalnya surat-surat tagihan.
Dengan demikian apabila sistem penyimpanan warkat dalam kearsipan dilakukan dengan baik maka akan mempermudah menemukan kembali warkat-warkat tersebut bila diperlukan.Dan apabila kegiatan kearsipan dilaksanakan dengan baik maka akan dapat menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan dapat menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah serta dapat menyediakan bukti untuk keperluan ilmiah yaitu untuk penelitian dan pengembangan teknologi.
3) Penyetensilan
mengurangi kebosanan dan kelelahan pegawai kantor dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.
4) Ekspedisi
Ekspedisi adalah perbuatan mengirim surat-surat keluar kepada pihak lain. Menurut Moekijat (1989:102) prosedur surat keluar adalah:
a) Tentukan dimana amplop harus diketik.
b) Berikan instruksi bahwa surat memerlukan perhatian khusus dari pegawai pos. c) Kumpulkan surat-surat secara teratur dari bagian-bagian dimana surat-surat
tersebut di tandatangani. Pengumpulan secara teratur sepanjang hari akan membantu meringankan timbunan surat.
d) Tentukan batas waktu pada hari setelah mana surat-surat tidak akan diterima untuk di kirim pada hari itu.
e) Pastikan bahwa pegawai pos berhubungan secara teratur dengan surat-surat dan menyortirnya untuk dalam negeri dan luar negeri.
f) Pergunakan mesin lipat dan mesin materai apabila yang harus dimasukan ke pos adalah surat-surat yang banyak jumlahnya.
g) Hindarkan menaruh surat dalam amplop yang salah.
h) Tulis rincian yang singkat dari semua surat dalam buku pos.
i) Beri institusi kepada pegawai pos untuk melihat apakah lampiran sungguh-sungguh sudah dilampirkan.
k) Apabila dipergunakan mesin perangko,maka mesin tersebut tiap malam harus dikembalikan ke tempaat penyimpan.
l) Buku pos harus dipelihara baik-baik untuk mencegah penggelapan.
m) Berikan instruksi kepada pegawai kantor supaya surat kantor jangan di pakai untuk surat peribadi.
n) Semua resi kantor pos untuk surat-surat dan pospaket-pospaket tercatat harus di rekat dalam buku khusus yang telah di sediakan.
Jadi ada keuntungan untuk menentukan arus semua surat yang keluar melalui satu orang atau satu bagian dan ini menentukan tanggung jawab, mengawasi penggunaan cap pos dan mengembangkan ahli dalam biaya pos.
Sedangkan menurut Saiman (2002 : 15) bahwa kegiatan Tatausaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut:
1) Korespondensi dan Laporan
a) Kejelasan,laporan tertulis secara jelas, ringkas dan bahasanya baik
b) Ketetapan yaitu laporan yang tertulis harus menyangkut persoalan yang benar dan penggunaan istilah yang tepat.
c) Kelengkapan yaitu laporan harus menyangkut semua segi yang harus disampaikan menyangkut kegiatan,efektifitas dan hasil pencapaian dan tujuan. d) Penyelarasan yaitu laporan yang baik memungkinkan timbulnya pandangan –
pandangan yang lebih lanjut. 2) Tata Hubungan
Tata Hubungan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan peroses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faksimile ataupun internet. 3) Pencatatan dan Perhitungan
Pencatatan dan perhitungan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan data-data laporan, data statistik dan lain-lain.
4) Kearsipan
Kearsipan merupakan kegiatan dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor atau organisasi.
c. Peranan Tata Usaha
Tata Usaha mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi. Peranan merupakan perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan jabatan atau fungsinya masing-masing. Menurut Miftah Thoha (2003:11) peranan merupakan suatu rangkaian perilaku yang teratur, yang ditimbulkan karena suatu jabatan tertentu atau karena adanya suatu kantor yang mudah dikenal. Menurut Gie (1984:31) bahwa dalam garis besarnya Tata Usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu :
1) Melayani pelaksanan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Menurut Moenir (1995 : 85) bahwa yang di maksud dengan kegiatan operatif ialah kegiatan yang langsung ditujukan pada pencapaian sasaran organisasi secara berdaya guna dan berhasil guna. Oleh sebab itu untuk hal tersebut di perlukan data, informasi surat, formulir, pencatatan, penyimpanan, penghimpunan, pengiriman dan pekerjaan lain , yang kesemuanya itu terangkai pada pekerjaan ketatausahaan.
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Dalam hal ini dilakukan pengumpulan, penyediaan, penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi pimpinan guna mengambil keputusan. Dan tugas-tugas penyediaan data dan informasi tersebut terletak pada ketatausahaan.
tidak semata-mata tergantung pada kemampuan manajemen, tetapi sangat dipengaruhi oleh kegiatan di bidang lain seperti kegiatan ketatausahaan. Karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Dengan demikian, tatausaha mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi seperti yang di ungkapkan oleh Terry (Dalam Gie 1984 : 33) bahwa:
“ Tatausaha sebagai service work (pekerjaan Pelayanan) yang mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan (facilitating fungtion), yang dilakukan untuk menolong pekerjaan –pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efectif”.
Dan juga seperti pendapat Brecht (Dalam Gie 1994 :33) bahwa:
“Tatausaha sebagai service unit (satuan organisasi pelayanan) yang tujuanya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam organisasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa peranan tatausaha sangat penting dan betapa kacaunya suatu organisasi bila keterangan–keterangan yang di perlukan ternyata tidak tersedia karena tidak berfungsinya kegiatan ketatausahaan.
d. Perbekalan Tatausaha
Dalam tatausaha selain kertas dan alat tulis masih diperlukan bermacam-macam barang perbekalan dalam melaksanakan pekerjaan tatausaha. Menurut Gie (1984 : 243) perbekalan tatausaha dapat digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut:
3) Alat tulis misalnya potlot, pulpen, dan cap nomor.
4) Alat keperluan lainya misalnya alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan bantalan cap.
5) Mesin perkantoran misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil. 6) Perabotan perkantoran misalnya meja, lemari, peti besi.
7) Perlengkapan lainya misalnya lampu dan kipas angin.
Setiap meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan macam-macam perlengkapan untuk pelaksanaan tatausaha dengan sebaik-baiknya. Perbekalan tatausaha tersebut meliputi barang yang awet pakai maupun benda-benda yang habis pakai. Pengertian awet pakai ialah bahwa barang-barang tersebut tahan lama dalam pemakaiannya misalnya alat pelubang kertas, walaupun pada akhirnya karena pemakaian terus-menerus yang sangat lama bisa juga rusak. Sedangkan benda-benda yang habis pakai tidak selalu berarti bahwa benda tersebut menjadi musnah atau habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya melainkan dapat juga berarti bahwa setelah sesuatu benda dipakai maka benda tersebut tidak dapat dipakai lagi untuk kedua kalinya.
tinta, kertas isap, kertas untuk coretan, jepitan kertas, karet gelang, alat penajam potlot, penjepret kawat, pengungkit kawat jepret, pelubang kertas, gunting, alat pembuka surat, garisan, kertas berlapis perekat, dan perekat cair atau kental.
Setiap bagian tatausaha bilamana diharapkan dapat menyelesaikan tugasnya secara memuaskan hendaknya dilengkapi dengan perlengkapan tatausaha yang banyak macamnya. Selain peralatan tersebut diatas hendaknya bagian tatausaha juga memiliki papan tulis beserta penghapus dan alat tulisnya. Selain itu juga harus memiliki rak surat dan tancapan surat serta peralatan lainnya untuk menyimpan surat atau dokumen. Rak surat dan tancapan surat perlu disediakan diatas meja karena meluasnya surat-menyurat dan mengalirnya macam-macam warkat sehingga ada surat yang perlu segera diselesaikan, ada surat yang hanya perlu dibaca saja, ada yang harus menunggu keterangan-keterangan lainnya atau yang perlu dipelajari lebih lanjut secara mendalam. Jadi penggolongan dan penempatan macam-macam surat tersebut dapat lebih mudah dilakukan dengan rak surat, sedangkan penyimpanan surat atau catatan yang bersifat sementara dapat dilakukan dengan tancapan surat.
mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment), mesin pengganda warkat (duplicator/copier), dan mesin komunikasi (communication equipment).
Selain hal tersebut diatas untuk mendukung pekerjaan tatausaha maka hendaknya disediakan pula buku-buku petunjuk untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang diperlukan dari waktu ke waktu. Buku-buku petunjuk atau karya-karya referensi tersebut terdiri dari:
1) Ensiklopedia (Encyclopedia) adalah untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. 2) Buku Tahunan (Yearbook) adalah untuk mengetahui perkembangan dari
peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun yang terakhir.
3) Kamus (Dictionary) adalah untuk mencari arti, perumusan, ejaan, dan peristilahan dari sesuatu hal.
4) Almanak (Almanac) adalah untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri, termasuk angka-angka statistik.
5) Buku Pegangan (Handbook) adalah untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi.
6) Kamus Geografi, Atlas (Gazetteer, atlas) adalah untuk mencari keterangan tentang sesuatu tempat.
7) Kamus Riwayat Hidup (Biographical Dictionary) adalah untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup sesorang yang sudah termasuk tokoh.
Jadi bila perbekalan tatausaha tersebut semakin lengkap maka akan menunjang lancarnya pekerjaan ketatausahaan dan dapat memberikan hasil kerja yang lebih memuaskan. Sehingga dapat membuktikan bahwa salah satu peranan tatausaha adalah sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi perusahaan.
2. Pelayanan
a. Pengertian Pelayanan
Defenisi tentang pelayanan banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satu defenisi yang sangat simpel dikemukakan oleh Ivancevich, Lorenzi, Skinner dan Crosby dalam Ratminto dan Winarsih (2005:2) bahwa pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan.
Sementara menurut Bilson Simamora (2001:172) bahwa layanan adalah setiap kegiatan atau manfaat yang ditawarkan suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Produksi layanan bisa berhubungan dengan produk fisik maupun tidak.
Dari pengertian tersebut diketahui bahwa ciri pokok pelayanan adalah tidak kasat mata (tidak dapat diraba) dan melibatkan upaya manusia (karyawan) atau peralatan lain yang disediakan oleh perusahaan penyelenggara layanan.
b. Jenis Pelayanan
Menurut Drs. H.A.S. Moenir Dalam sebuah organisasi atau perusahaan terdapat dua macam pelayanan yaitu:
1) Pelayanan Kedalam (pelayanan kepada manajemen)
Pelayanan ini sifatnya menunjang pelaksanaan kegiatan pemenuhan kebutuhan organisasi di bidang produksi, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, pembinaan tenaga kerja, data dan informasi, pembinaan sistem.
Pada umumnya pelayanan inilah yang sering dilakukan oleh tata usaha. 2) Pelayanan Keluar
Pelayanan keluar merupakan pelayanan kepada orang, kelompok orang atau instansi yang berkepentingan.
Sementara menurut Lovelock, dalam Bilson Simamora (2001:173) bahwa layanan diklasifikasikan ke dalam 7 kriteria yaitu:
1) Segmen Pasar
Berdasarkan segmen pasar, layanan dapat diklasifikasikan menjadi layanan kepada konsumen akhir dan layanan kepada konsumen organisasional. Persamaan dari kedua segmen tersebut adalah sama-sama melalui proses pengambilan keputusan, meskipun faktor-faktor yang mempengaruhi pembeliannya berbeda. Perbedaannya adalah alasan dalam memilih layanan, kuantitas layanan yang dibutuhkan, dan kompleksitas pengerjaan layanan tersebut.
2). Tingkat Keberwujudan (Tangibility)
Berdasarkan Kriteria ini layanan dibedakan menjadi tiga macam yaitu: a) Rented Goods Service
Konsumen menyewa dan menggunakan produk tertentu berdasarkan tarif tertentu selama jangka waktu tertentu pula. Kepemilikan tetap berada pada pihak perusahaan yang menyewakannya.
b) Owned Goods Service
Produk-produk yang dimiliki konsumen direparasi, dikembangkan atau ditingkatkan unjuk kerjanya, atau dirawat oleh perusahaan layanan
c) Non goods service
pelanggan dan penilaian kinerjanya hanya dapat dilakukan setelah layanan diberikan.
3) Keterampilan Penyedia Layanan
Dari aspek ini, layanan terdiri atas Profesional service misalnya konsultan manajemen, konsultan hukum, konsultan pajak, dokter, perawat, dan arsitek) dan non profesional Service misalnya supir dan penjaga malam. Pada layanan yang memerlukan keterampilan tinggi dalam proses operasinya, pelanggan cenderung sangat efektif dalam memilih penyedia layanan. Hal inilah yang menyebabkan para profesional dapat mengikat pelanggannya. Sebaliknya jika tidak memerlukan keterampilan tinggi sering kali loyalitas pelanggan rendah karena penawarannya sangat banyak.
4) Tujuan Organisasi Layanan
Berdasarkan tujuan organisasi, layanan dapat dibagi menjadi commercial
service atau profit service misalnya penerbangan, bank dan Nonprofit service
misalnya dana bantuan, panti asuhan perpustakaan dan museum. 5) Regulasi
Dari aspek regulasi, layanan dapat dibagi menjadi regulated service misalnya pialang, angkutan umum dan nonregulated service seperti katering, makelar. 6) Tingkat intensitas karyawan
7) Tingkat kontak penyedia layanan dan pelanggan.
Berdasarkan aspek ini, secara umum layanan dapat dibedakan menjadi high
contack service misalnya universitas, bank, dokter, pegadaian dan low contact
service misalnya bioskop. Pada layanan yang tingkat kontaknya dengan
pelanggan tinggi, keterampilan interpersonal karyawan harus diperhatikan oleh perusahaan layanan, karena kemampuan membina hubungan sangat dibutuhkan dalam berurusan dengan orang banyak, misalnya keramahan, sopan santun, komunikatif, dan sebagainya. Sebaliknya pada layanan yang tingkat dengan pelanggan rendah, justru keahlian teknis karyawan yang paling penting.
c. Faktor- Faktor Yang Mempengaruhi Pelayanan.
Upaya memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan harus dilakukan sungguh-sungguh dengan memperhatikan faktor utama dan faktor-faktor pendukungnya. Faktor utama yang berpengaruh adalah Sumber Daya Manusianya. Artinya peranan manusia (karyawan) yang melayanai pelanggan merupakan faktor utama karena hanya dengan manusialah pelanggan dapat berkomunikasi secara langsung dan terbuka. Kemudian sarana dan prasarana yang digunakan juga harus dapat menunjang apa yang sudah dilakukan manusia. Demikian pula dengan kualitas produk yang ditawarkan harus memiliki kelebihan dibandingkan produk pesaing.
1) Memiliki karyawan yang profesional khususnya yang berhadapan langsung dengan pegawai
2) Tersedianya sarana dan prasarana yang baik yang dapat menunjang kelancaran penjualan produk ke pelanggan secara cepat dan tepat waktu.
3) Tersedianya ragam produk yang diinginkan.
4) Bertanggungjawab kepada setiap pelanggan dari awal hingga selesai. Dalam hal ini karyawan melayani pelanggan sampai tuntas.
5) Mampu melayani secara cepat dan tepat, tentunya jika dibandingkan dengan pihak pesaing.
6) Mampu berkomunikasi secara jelas, menyenangkan dan mampu menangkap keinginan dan kebutuhan pelanggan.
7) Memberikan jaminan kerahasiaan setiap transaksi.
8) Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik tentang produk yang dijual dan pengetahuan umum lainnya.
9) Mampu memberikan kepercayaan kepada pelanggan, sehingga pelanggan merasa yakin dengan apa yang telah dilakukan perusahan.
d. Fungsi Sarana Pelayanan
1) Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu. 2) Meningkatkan produktivitas baik barang atau jasa.
3) Kualitas produk yang lebih baik dan terjamin 4) Ketepatan susunan dan stabilitas ukuran terjamin.
5) Lebih mudah dan lebih sederhana dalam gerak para pelakunya
6) Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.
7) Menimbulkan perasaan puas pada orang-orang yang berkepentingan sehingga dapat mengurangi sifat emosional mereka.
e. Kualitas layanan
Menurut Goetsh dan Davis dalam Bilson Simamora (2001:180) bahwa kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, layanan, manusia, proses, lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.
Defenisi kualitas layanan berpusat pada upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan pelanggan serta ketepatan penyampaiannya untuk mengimbangi harapan pelanggan. Menurut Wyckof dalam Bilson Simamora (2001:180) bahwa kualitas layanan merupakan tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atas tingkat keunggulan tersebut untuk memenuhi keinginan pelanggan.
Ada dua faktor utama yang mempengaruhi kualitas layanan yaitu expected
service dan perceived service. Apabila layanan yang diterima atau dirasakan sesuai
baik tidaknya kualitas layanan tergantung pada kemampuan penyedia layanan dalam memenuhi harapan pelanggannya secara konsisten.
Kualitas layanan yang baik sering dikatakan sebagai salah satu faktor yang sangat penting dalam keberhasilan suatu bisnis maka tentu saja kualitas layanan dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Layanan yang istimewa (nilai layanan yang benar-benar dialami melebihi harapan konsumen) atau sangat memuaskan merupakan suatu basis untuk penerapan harga premium. Perusahaan yang memberikan kepuasan tinggi bagi pelanggannya dapat menetapkan suatu harga yang signifikan.
2) Layanan istimewa membuka peluang untuk diversifikasi produk dan harga. Misalnya pelayanan dibedakan menurut kecepatan pelayanan yang diminta oleh pelanggan yaitu tarif yang lebih mahal dibebankan terhadap layanan yang membutuhkan penyelesaian yang paling cepat.
3) Menciptakan loyalitas pelanggan. Pelanggan yang loyal tidak hanya potensial untuk penjualan produk yang sudah ada tetapi juga untuk produk-produk baru dari perusahaan.
4) Pelanggan yang terpuaskan merupakan sumber informasi positif dari perusahaan dan produk-produk bagi pihak luar bahkan mereka dapat menjadi pembela bagi perusahaan khususnya dalam menangkal isu-isu negatif.
5) Pelanggan merupakan sumber informasi bagi perusahaan dalam hal intelijen pemasaran dan pengembangan pelayanan atau produk perusahaan pada umumnya. 6) Kualitas yang baik berarti menghemat biaya-biaya seperti biaya untuk
kembali citra karena wanprestasi, dan sebagainya. Jadi mempertahankan pelanggan yang sudah ada melalui kualitas layanan yang memuaskan merupakan hal yang sangat penting.
7) Kualitas pelayanan yang didesain dan diimplementasikan secara memadai bukan hanya memuaskan pelanggan tetapi juga memberikan kepuasan kerja bagi karyawannya. Karyawan dapat menerima tuntutan untuk senantiasa memuaskan pelanggan, karena dengan cara demikian ia dapat memajukan keadaan finansial dan ekspresi dirinya. Bagi usaha layanan, kepuasan karyawan yang berhubungan langsung dengan pelanggan memegang peranan penting dalam memelihara citra kualitas yang dibangun.
Menurut Lloyd Finch (2004 : 5) bahwa memberikan pelayanan yang berkualitas/bermutu tinggi kepada pelanggan dapat mencapai hal-hal yang positif. Yang pertama adalah pelanggan puas terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan. Berikutnya, jika pelanggan puas maka mereka akan melakukan hal-hal yang menakjubkan yaitu mereka akan melanjutkan hubungan bisnis dengan perusahaan dan akan menceritakan kepuasan tersebut kepada pelanggan lain dan hal ini akan mengakibatkan pertumbuhan perusahaan.
f. Menilai Kualitas Layanan
1) Keandalan (Reability), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat, dan memuaskan. Reability mencakup dua hal pokok, yaitu konsistensi kerja (performance) dan kemampuan untuk dipercaya (dependability). Hal ini berarti perusahaan memberikan layanan secara tepat semenjak saat pertama (right the first time). Selain itu juga berarti bahwa perusahaan yang bersangkutan memenuhi janjinya, misalnya menyampaikan layanan sesuai dengan jadwal yang disepakati.
2) Berwujud (tangible), yaitu bukti fisik dari layanan, bisa berupa fasilitas fisik, perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan, dan sarana komunikasi.
3) Daya tanggap (Responsiveness), yakni keinginan para staff untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan dengan tanggap.
4) Jaminan (Assurance), mencakup pengetahuan, kemampuan, kesopanan, dan sifat dapat dipercaya yang dimiliki para staf, bebas dari bahaya, risiko dan keragu-raguan.
5) Empati (Empathy), meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan para pelanggan.
Sedangkan menurut William Martin (2004 : 9) bahwa pelanggan cenderung memberikan penilaian terhadap tingkat pelayanan yang disediakan suatu perusahaan dari dua dimensi yaitu:
1) Dimensi Prosedural yakni mencakup sistem dan prosedur yang tertata guna menyampaikan produk dan atau pelayanan
Penilaian kualitas layanan ini sangat perlu dilakukan untuk menciptakan umpan balik yang segera, berarti dan objektif . Dengan hasil penilaian tersebut bisa dilihat bagaimana perusahaan melakukan pekerjaannya, membandingkannya dengan standar kinerja, dan dapat memutuskan apa yang akan dilakukan untuk melakukan perbaikan berdasarkan penilaian tersebut. Menurut Richard Gerson (2002 : 33) bahwa manfaat penilaian/pengukuran kualitas pelayanan adalah sebagai berikut: 1) Pengukuran menyebabkan orang memiliki rasa berhasil dan berprestasi, yang
kemudian diterjemahkan menjadi pelayanan yang prima kepada pelanggan. 2) Pengukuran bisa dijadikan dasar menentukan standar kinerja dan standar prestasi
yang harus dicapai, yang akan mengarahkan menuju mutu yang semakin baik dan kepuasan pelanggan yang meningkat.
3) Pengukuran memberikan umpan balik segera kepada pelaksana, terutama bila pelanggan sendiri yang mengukur kinerja pelaksana atau perusahaan yang memberi pelayanan.
4) Pengukuran memberitahu perusahaan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki mutu dan kepuasan pelanggan serta bagaimana harus melakukannya.
5) Pengukuran memotivasi orang untuk melakukan dan mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi.
F. Definisi Konsep
sosial (Singarimbun, 1995:37). Agar mendapatkan batasan yang jelas dari setiap konsep yang akan diteliti, maka penulis mengemukakan definisi dari beberapa konsep yang digunakan:
1. Peranan adalah suatu rangkaian perilaku yang teratur, yang ditimbulkan karena suatu jabatan tertentu atau karena adanya suatu kantor yang mudah dikenal. 2. Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
3. Pelayanan adalah suatu aktifitas atau serangkaian aktifitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan. Dan Pelayanan administrasi dalam penelitian ini adalah serangkaian aktifitas yang melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pucuk pimpinan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat dan melancarkan perkembangan organisasi untuk memudahkan tujuan yang telah ditetapkan dalam organisasi.
G. Defenisi Operasional
variabel-variabel tersebut (Singarimbun, 1995:46). Adapun yang menjadi defenisi operasional dalam penelitian ini adalah peranan tatausaha dalam hal:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif yang diukur dengan indikator:
a. Informasi surat, yaitu menerima surat masuk dan mengirim informasi (Surat Keluar).
b. Pencatatan/sensus terhadap barang/perlengkapan kantor. c. Penyusunan rencana perjalanan dinas dan pelaksanaannya.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi, yang diukur dengan indikator:
a. Pengumpulan data/informasi mengenai disiplin pegawai, dan barang/perlengkapan.
b. Penyediaan data/informasi mengenai kondisi barang/perlengkapan kantor, dan disiplin pegawai.
c. Penyajian data/informasi yang telah diperoleh kepada pimpinan organisasi.
3. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi karena tatausaha sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen, yang diukur dari kegiatan tatausaha dalam hal kearsipan dengan indikator:
H. Sistematika penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerangka teoritis, definisi konsep dan defenisi operasional. BAB II : METODE PENELITIAN
Pada bab ini berisikan bentuk penelitian, lokasi penelitian, populasi dan sampel penelitian, teknik pengumpulan data, dan metode analisa data.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Pada bab ini berisikan tentang gambaran umum lokasi penelitian, Struktur organisasi serta tugas dan fungsi dari masing-masing bagian.
BAB IV : PENYAJIAN DATA
Bab ini berisikan tentang penyajian data-data yang diperoleh dari lapangan kemudian mentabulasikannya.
BAB V : ANALISA DATA
Bab ini berisikan analisa data dari setiap dari setiap data yang disajikan yang diperoleh setelah melakukan pengumpulan data selama penelitian.
BAB VI : PENUTUP
BAB II
METODE PENELITIAN
A. Bentuk Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Menurut Hadari Nawawi (1990:64), bahwa metode deskriptif adalah metode penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat. Dengan demikian penelitian ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya dan mencoba menganalisa kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh.
B. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Dinas Sosial Propinsi Sumatera Utara yang berlokasi di jalan Sampul No. 138 Medan.
C. Populasi Dan Sampel Penelitian
populasi tersebut. Dari pengertian tersebut maka yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai pada bagian tatausaha yang berjumlah 30 orang dengan menggunakan teknik total sampling dimana seluruh pegawai pada bagian tersebut dijadikan sebagai sampel. Dan dengan 3 orang key informan yaitu, kepala bagian umum dan 2 orang staff pegawai tatausaha kantor Dinas Sosial Provinsi sumatera Utara.
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik Pengumpulan Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Teknik pengumpulan data primer
a. Observasi (Observation), yaitu kegiatan mengamati secara langsung objek penelitian dengan mencatat gejala-gejala yang ditemukan di lapangan menjaring data yang tidak terjangkau. Dengan melakukan pengamatan terhadap fenomena-fenomena yang berkaitan dengan fokus penelitian serta mencatatnya kedalam catatan peneliti.
b. Wawancara (interview), yaitu teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan kepada orang yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini peneliti menggunakan pedoman wawancara semi struktur, yaitu dengan mewawancarai responden dengan beberapa pertanyaan yang sudah terstruktur, kemudian pertanyaan tersebut satu persatu diperdalam untuk mencari informasi atau keterangan lebih lanjut. c. Kuesioner (Quitionary), yaitu teknik yang dilaksanakan dengan
dalam penelitian ini digunakan pertanyaan yang bersifat tertutup kepada responden yang dilengkapi dengan beberapa alternatif jawaban.
2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperlukan untuk mendukung data primer. Pada penelitian ini data sekunder yang diadopsi adalah sebagai berikut:
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research), yaitu dengan mengumpulkan buku-buku , karya ilmiah, makalah yang memiliki relevansi dengan masalah yang sedang diteliti.
b. Study Dokumenter (Documentary), yaitu dengan menggunakan catatan-catatan yang ada dilokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang relevan dengan objek penelitian.
E. Teknik Analisa Data
BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENETIAN
A. Sejarah Dinas Sosial
Sebelum terbitnya PP No. 5 Tahun 1958 tanggal 28 Januari 1958 (tentang penyerahan tugas di lapangan, bimbingan dan perbaikan sosial) instansi sosial yang ada di daerah Sumatera Utara adalah inspeksi sosial Republik Indonesia dilakukan pada tanggal 28 Juli 1958 berdasarkan instruksi bersama Menteri Sosial dan Dewan Pemerintahan Daerah Sumatera Utara No. K2 – 17 – 4 tanggal 14 Mei 1958.
Selaras dengan PP No.5 Tahun 1958, kepada daerah diserahkan dengan status diperbantukan semua pegawai negeri, tanah, pembangunan dan inventaris lainnya dalam ruang lingkup kerja/dikuasai oleh jawatan bimbingan dan perbaikan sosial (ISORI) Provinsi Sumatera Utara. Kemudian lembaga ISORI provinsi Sumatera Utara tersebut menjadi jawatan Sosial Provinsi Sumatera Utara dan terakhir menjadi Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara sebagai unsur pelaksana Pemerintahan Daerah. Perlu dikemukakan bahwa bidang tugas Departemen Sosial pada saat terbitnya PP No. 5 tahun 1958 adalah sebagai berikut:
1) Penelitian (Research)
2) Rehabilitasi penyandang cacat 3) Urusan korban perang
4) Urusan perumahan 5) Urusan transmigrasi
Dengan terbitnya PP No. 5 tahun 1958, urusan yang diserahkan adalah meliputi urusan bimbingan dan perbaikan sosial. Penyerahan tugas tersebut diserahkan berdasarkan azas desentralisasi atau azas tugas perbantuan. Dalam pelaksanaan tugas bimbingan dan perbaikan sosial, selaras dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 363 Tahun 1977 tentang Pedoman Pembentukan Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Dinas Daerah maka Dinas Sosial telah dikukuhkan keberadaanya dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No.6 tahun 1980. Dan kemudian disempurnakan dengan Peraturan Daerah No. 7 tahun 1987 tentang Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Dinas Sosial.
B. Tugas Dan Fungsi
1. Tugas Kepala Dinas Sosial
Kepala Dinas Sosial mempunyai tugas membantu Gubernur dalam pelaksanaan tugas otonomi, tugas pembantuan serta tugas dekonsentrasi di bidang pembangunan dan pengembangan kesejahteraan sosial. Untuk menyelenggarakan tugasnya, kepala dinas menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan konsep kebijakan daerah, ketentuan dan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota serta standar pelaksanaan tugas-tugas dinas di bidang kesejahteraan dan bantuan sosial, rehabilitasi sosial, kepahlawanan, keperintisan dan kejuangan, serta pemberdayaan masyarakat dalam pembangunan dan pengembangan kesejahteraan sosial.
kesejahteraan dan bantuan sosial, rehabilitasi sosial, kepahlawanan, keperintisan dan kejuangan, serta pemberdayaan masyarakat dalam pelayanan sosial, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pengkoordinasian kerjasama kemitraan dengan pihak terkait dalam pembangunan kesejahteraan sosial, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur Dan Sekretaris Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada gubernur dan Sekretaris Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai standar yang ditetapkan.
2. Tugas Wakil Kepala Dinas Sosial
Wakil kepala dinas sosial mempunyai tugas membantu kepala dinas dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang pembangunan dan pengembangan kesejahteraan sosial. Untuk melaksanakan tugasnya wakil kepala dinas menyelenggarakan fungsi:
b. Pelaksanaan tugas dan fungsi kepala dinas apabila kepala dinas berhalangan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
d. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala dinas sesuai standar yang ditetapkan.
Tugas Kepala Bagian Tatausaha
Kepala bagian tatausaha mempunyai tugas membantu Kepala Dinas di bidang umum, kepegawaian, keuangan, organisasi dan hukum. Tugas tersebut yaitu:
a. Penyusunan konsep standar pelaksanaan urusan umum, pengelolaan keuangan, kepegawaian, pemberdayaan organisasi dan penyiapan produk-produk hukum. b. Perencanaan kebutuhan internal dan kebutuhan administratif dinas, serta
penyempurnaan/peningkatan pengelolaan dan pengendalian atas pelaksanaannya sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
c. Perencanaan, pengelolaan, dan pengurusan pertanggungjawaban keuangan dinas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Perencanaan, pengelolaan, dan peningkatan pendayagunaan kepegawaian sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan kepala dinas dan wakil kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
g. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala dinas dan wakil kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
h. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala dinas melalui wakil kepala dinas, sesuai standar yang ditetapkan. i. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya kepala tatausaha dibantu oleh:
1) Kepala Sub bagian umum
Kepala sub bagian umum mempunyai tugas:
a) Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk perencanaan pembaharuan dan penyempurnaan standar pelaksanaan prosedur penyelenggaraan urusan tata usaha, administrasi umum dan barang atau perlengkapan, perjalanan dinas serta penerapan, akuntabilitas pengelolaan kepegawaian dan evaluasi pelaksanaanya.
b) Menyelenggarakan urusan tatausaha, administrasi umum dan barang atau perlengkapan, administrasi kepegawaian, penegakan disiplin, pembinaan kesejahteraan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian tatausaha, sesuai bidang tugasnya.
d) Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian tatausaha sesuai bidang tugasnya.
2) Kepala Sub bagian keuangan
Kepala sub bagian keuangan mempunyai tugas:
a) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan atau data untuk perencanaan pembaharuan dan penyempurnaan standar pelaksanaan prosedur dan akuntabilitas pengelolaan kewenangan, serta penerapan dan evaluasi pelaksanaanya.
b) Menyusun konsep rencana belanja dinas dan menyelenggarakan administrasi keuangan serta membuat laporan keuangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian tatausaha, sesuai bidang tugasnya.
d) Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian tatausaha, sesuai bidang tugasnya.
e) Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala bagian tatusaha sesuai standar yang ditetapkan.
3) Kepala sub bagian kepegawaian
Kepala sub bagian kepegawaian mempunyai tugas:
a) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan atau data untuk menyempurnakan dan penyusunan standar pelaksanan prosedur dan penyederhanaan prosedur kerja dan akuntabilitas pengelolaan kepegawaiaan serta penerapan dan evaluasi pelaksanaanya.
c) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian tatausaha, sesuai bidang tugasnya.
d) Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian tatausaha sesuai bidang tugasnya.
e) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala bagian tatusaha, sesuai standar yang ditetapkan.
4) Kepala sub bagian organisasi dan hukum
Kepala sub bagian organisasi dan hukum mempunyai tugas:
a) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan atau data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan prosedur dan penyederhanaan kerja serta pengelolaan produk-produk hukum di lingkungan dinas serta penerapan dan evaluasi pelaksanaanya.
b) Melaksanakan analisis organisasi dan pemantapan penyederhanaan kerja dinas, serta pengkajian dan eksaminasi atau produk-produk hukum dinas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian tatausaha, sesuai bidang tugasnya.
d) Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian tatausaha, sesuai bidang tugasnya.
Kepala Sub Dinas Bina Program
Kepala sub dinas bina program mempunyai tugas membantu kepala dinas dalam penyusunan program dan pelaporan. Kepala Sub dinas bina program menyelenggarakan fungsi:
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten atau kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam penyusunan program, monitoring, evaluasi dan pelaporan.
b. Pengkordinasian pelaksanaan dan kerjasama dalam penyusunan rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan dinas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas dan wakil kepala dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
d. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala dinas dan wakil kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala dinas melalui wakil kepala dinas, sesuai standar yang ditetapkan. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Kepala Sub Dinas Bina program dibantu oleh:
1) Kepala Seksi Penyusunan Program
Kepala Seksi Penyusunan Program mempunyai tugas:
dinas dalam pengkajian bahan/data untuk penyusunan program, pedoman teknis dan standar program di bidang sosial.
b) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan atau data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan dinas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c) Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi, pembinaan, pemberdayaan dan pengendalian penerapan perencanaan teknis bidang sosial, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala sub dinas bina program sesuai bidang tugasnya.
e) Memberikan masukan yang perlu kepada kepala sub dinas bina program sesuai bidang tugasnya.
f) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan tugasnya kepada kepala sub dinas bina program, sesuai standar yang ditetapkan.
2) Kepala Seksi Data dan Evaluasi
Kepala Seksi data dan evaluasi mempunyai tugas:
a) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan atau data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pelayanan minimal pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota dan standar tugas-tugas dinas dalam mengumpulkan, pengolahan, pengkajian, penyempurnaan dan evaluasi data.
dan peningkatan pengelolaan data dan evaluasi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c) Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, pengkajian, penyimpanan dan evaluasi data, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d) Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi, pembinaan, pemberdayaan dan pengendalian penerapan standar pengumpulan, pengolahan, pengkajian, penyimpanan daqn evaluasi data sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala sub dinas bina program, sesuai bidang tugasnya.
f) Memberikan masukan yang perlu kepala sub dinas bina program sesuai bidang tugasnya.
g) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala sub dinas bina program, sesuai standar yang ditetapkan.
3) Kepala Seksi Monitoring dan Pelaporan.
Kepala Seksi Monitoring dan Pelaporan, mempunyai tugas:
b) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan dalam pelaksanaan monitoring dan pelaporan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c) Melaksanakan monitoring dan pelaporan pelaksanaan program yang telah ditetapkan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d) Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi, pembinaan pemberdayaan dan pengendalian penerapan standar monitoring dan pelaporan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala sub dinas bina program, sesuai bidang tugasnya.
f) Memberikan masukan yang perlu kepada kepala sub dinas bina program sesuai bidang tugasnya.
g) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala sub dinas bina program, sesuai standar yang ditetapkan.
Kepala Sub Dinas Kesejahteraan dan Bantuan Sosial
Kepala sub dinas kesejahteraan dan bantuan sosial mempunyai tugas untuk membantu kepala dinas melaksanakan sebahagian tugas dinas di bidang kesejahteraan dan bantuan sosial. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka kepala sub dinas kesejahteraan dan bantuan sosial menyelenggarakan fungsi:
usia, pemberian bantuan kepada fakir miskin, bantuan kepada korban bencana alam dan sumbangan sosial.
b. Pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pengendalian peningkatan kesejahteraan anak dan lanjut usia, pemberian bantuan kepada fakir miskin dan korban bencana alam serta mengupayakan sumbangan sosial dari berbagai pihak, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas dan wakil kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
d. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala dinas dan wakil kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanan tugas dan fungsinya kepada kepala dinas melalui wakil kepala dinas sesuai standar yang ditetapkan.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya maka sub dinas kesejahteraan dan bantuan sosial dibantu oleh:
1) Kepala Seksi Kesejahteraan Anak dan Lanjut Usia
Kepala seksi kesejahteraan anak dan lanjut usia mempunyai tugas:
a) Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pelayanan minimal pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota dan standar teknis pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam pembinaan kesejahteraan anak terlantar dan lanjut usia.
