UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA DINAS PU BINA MARGA PROV. SUMUT
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh
IRMA SURYANI SARAGI 112101114
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : IRMA SURYANI SARAGI
NIM : 112101114
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
JUDUL : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA DINAS PU BINA MARGA PROV. SUMUT
Tanggal : ………. 2014 DOSEN PEMBIMBING
Magdalena L.L Sibarani, SE, M.Si NIP. 19700815 199803 2 001
Tanggal : ………. 2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
NIP. 197411232000122001
Tanggal : ………. 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa ,atas segala rahmatnya dan berkat-Nya, hingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut”.
Selama penulisan Tugas Akhir ini, banyak pihak yang telah membantu penulis. Baik itu bantuan moril, materi, dorongan, serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si dan Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Magdalena L.L Sibarani, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah membimbing dan memberikan arahan kepada penulis.
5. Teristimewa kepada orang tuaku tersayang, S. Sidabutar dan H. Simanjuntak yang memberikan dukungan baik material dan doa yang tulus untuk penulis . 6. Kakak dan adik penulis tercinta, Elisabet Sidabutar , Putra Samuel, alex
Ronaldo dan Noaomi Mega Selvia yang telah memberikan semangat agar penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik .
7. Sahabat-sahabatku yang selalu ada dikala suka dan duka Khairunnita Cahyani, Putri Okana Sari, Dian Nurhadisyah, dan Nikson Ompusunggu serta teman-teman grup B stambuk 2011 lainya. Aku pasti merindukan kalian semua.
8. Teman-Teman NHKBP Sukadono bang Erwin Pakpahan, kak Lidia, Rifka, Intan, bang Yohannes Purba dan abang tersayang Budi Sigiro yang sudah mau memberi dukungan, doa dan hiburan kepada penulis.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak diperlukan untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Akhir kata penulis sampaikan, semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi banyak pihak. Tuhan Yesus Memberkati
Medan, 2014 Penulis
DAFTAR ISI
B. Perumusan Masalah... 3
C. Tujuan Penelitian... 3
D. Manfaat Penelitian... 3
BAB II PROFIL DINAS PU BINA MARGA... 5
A. Sejarah berdirinya Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut... 5
B. Struktur Organisasi ... 8
C. Job Description... 9
D. Tujuan Dinas... 16
E. Sasaran Dinas... 16
BAB III PEMBAHASAN... 18
A. Sistem Pengendalian Manajemen... 18
B. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen.... 20
C. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Mneingkatkan kinerja Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut... 22 1. Proses Pengendalian Manajemen pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut... 23 2. Pengendalian pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut... 29 3. Kinerja Pegawai... 31
4. Penilaian Kinerja pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut... 32 Bab IV Kesimpulan dan Saran... 33
A. Kesimpulan... 33
B. Saran... 33
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Bina Marga Provinsi
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya, suatu organisasi baik di lingkungan swasta maupun instansi pemerintah seperti Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk mencapai kinerja yang optimal. Dengan demikian, perusahaan harus terorganisasi dengan baik, memiliki visi dan misi, memiliki daya pengendalian manajemen serta mempunyai pengetahuan untuk membantu orang agar dapat menciptakan kondisi yang kondusif bagi proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan yang dimaksud adalah sistem pengendalian manajemen.
Tujuan pengendalian manajemen pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut diantaranya adalah tercapainya kesesuaian dan keharmonisan antara tujuan Dinas Bina Marga dengan tujuan pelaksana, tujuan kelompok, maupun tujuan perorangan dalam organisasi atau lembaga tersebut. Menurut Sukarno (2002:208) salah satu unsur pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja, baik bagi setiap individu pegawai maupun untuk pimpinan. Pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan dijalankan secara periodik untuk menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil karena penilaian kinerja tersebut akan bermanfaat bagi pegawai atau pimpinan yang dinilai prestasi kerjanya, maupun bagi organisasi atau lembaganya.
Mulyadi dan Johnny (2001;5) mengatakan dalam pengendalian manajemen terdapat unsur-unsur yang terbagi dalam kelompok struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manajemen. Kelompok struktur pengendalian manajemen terdiri dari struktur organisasi, jaringan informasi dan sistem penghargaan. Sedangkan proses pengendalian manajemen adalah pemrograman, penganggaran, operasi dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
Penerapan unsur-unsur pengendalian manajemen tersebut, ditujukan untuk mengetahui apakah kegiatan masing-masing bagian telah dilakukan mengarah pada tujuan yang ditentukan. Pengukuran kegiatan dapat dilihat dengan membandingkan tujuan yang diinginkan dengan prestasi yang telah dicapai setiap bagian atau pusat pertanggungjawaban.
kinerja, anggaran merupakan suatu komitmen antara pegawai dan pimipinan, karena anggaran merupakan alat penilaian atas kesanggupan pegawai dengan kenyataan yang dapat dicapai di waktu mendatang. Anggaran berfungsi sebagai alat pengendali dengan cara membandingkan antara anggaran dan realisasinya, diharapkan dapat dicapai kesesuaian dan keselarasan antara tujuan organisasi / lembaga dengan tujuan pimpinan, pelaksana, tujuan kelompok pegawai, tujuan pegawai secara individu dengan baik.
B.Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka perumusan masalah yang menjadi objek penelitian ini yaitu “ Bagaimana peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut?’’
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut
2. Bagi penulis
Menambah pengetahuan peneliti terhadap bidang yang diteliti yaitu sistem penerapan kinerja dan laporan keungan Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut.
3. Bagi masyarakat
BAB II
PROFIL DINAS PU BINA MARGA PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Sejarah Berdirinya Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
Peristiwa ini berawal pada tanggal 03 Desember 1945 di kota Bandung, yaitu pada waktu memuncaknya perjuangan fisik bangsa Indonesia melawan tentara sekutu untuk mempertahankan kemerdekaan yang telah di proklamasikan pada tanggal 17 Agustus 1945. Dalam pertempuran dahsyat yang terjadi pada tanggal tersebut telah gugur tujuh orang pemuda/pegawai Departemen Pekerjaan Umum (PU) yang bernama : Didi Hardianto Kamarga, Muchtaruddin, Suhodo, Rio Susilo, Subenget, Rana, dan Surjono untuk mempertahankan gedung “V & W” (terkenal dengan nama “Gedung Sate”) yang terletak di Jl. Diponegoro No.22 Bandung . Gedung ini dipertahankan mati-matian sampai titik darah pengahabisan oleh para pemuda/pegawai Departemen PU, karena mereka sadar bahwa gedung tersebut pada waktu itu dipergunakan sebagai Kantor Pusat Departemen Pemerintah Republik Indonesia .
Setelah kemerdekaan Bangsa dan Negara Republik Indonesia diproklamasikan, para pemuda/pegawai Departemen PU tidak mau ketinggalan dari pemuda-pemuda lainnya di kota Bandung . Mereka mempersiapkan diri dalam menghadapi segala kemungkinan yang sekiranya dapat merintangkan serta mengganggu kemerdekaan yang telah diproklamasikan .
aman, karena gerakan-gerakan perjuangan pemuda dihadapkan kepada tentara Jepang dan tentara sekutu/Belanda/NICA . Dengan persenjataan yang kurang dan sederhana para pemuda tetap mempunyai semangat perjuangan yang tinggi dan tidak gentar menghadapi kekuatan musuh yang mempunyai persenjataan yang lebih lengkap dan modern. Dari hari ke hari suasana kota Bandung semakin tegang, pertempuran-pertempuran mulai meletus dari kecil-kecilan kemudian menghebat dan disertai dengan provokasi musuh yang semakin menjadi-jadi .
Peristiwa 03 Desember 1945 telah tercatat dalam sejarah perjuangan kemerdekaan Republik Indonesia dan sejarah perkembangan Pekerjaan Umum pada khususnya telah mempersembahkan “Sapta Taruna Kestaria”-annya keharibaan ibu pertiwi dan telah melahirkan suatu korps pemuda/pegawai Pekerjaan Umum yang mempunyai kesadaran sosial, jiwa kesatuan (korp-geest), rasa kesetia-kawanan (solidaritas), serta kebanggaan akan tugasnya sebagai abdi masyarakat khususnya dalam bidang Pekerjaan Umum
Pada tanggal 03 Desember 1951, Ir.Ukar Bratakusuma pada Kabinet Sukiman, memberikan surat tanda penghargaan yang menyatakan dan menghormati ketujuh orang pemuda/pegawai yang gugur sebagai “Pemuda yang Berjasa”. Berdasarkan jasa-jasa pengorbanan ketujuh pemuda /pegawai tersebut, terutama bagi tiga orang yang tidak diketahui liang kuburnya dan tidak dapat ditemukan kerangka jenajahnya, dibuatlah monument “Batu Peringatan” berupa batu alam yang benar.
diperingati secara intern segenap pegawai yang bekerja dalam bidang pemerintahan Kompartemen Pekerjaan Umum dan Tenaga, dengan maksud :
1. Membangkitkan kesadaran sosial, jiwa korsa/kebangsaan akan tugas dan harga diri sebagai putera-puteri Indonesia yang bekerja dibidang pekerjaan umum dan tenaga .
2. Pengorbanan semangat persatuan dan kesatuan, semangat bekerja untuk mengabdikan diri kepada perjuangan kemerdekaan Indonesia, guna membangun dunia baru yang bebas dari penghisapan manusia oleh manusia dan bangsa oleh bangsa .
Sejak itu peringatan Hari Kebangkitan Pekerjaan Umum dan Tenaga diperingati secara resmi menurut keadaan dan situasi setempat. Pada peringatan seperempat abad Hari Kebangkitan Pekerjaan Umum dan Tenaga pada tanggal 03 Desember 1970 yang dipusatkan di Bandung, dan sekaligus dimaksudkan untuk mengadakan upacara pemindahan “Batu Peringatan” dari tempat semula dan ditempatkan ditengah taman diatas suatu altar yang tinggi, sesuai tingkat penghormatan dan martabat pengorbanan sapta taruna.
Pada altar tersebut dibubuhi suatu prasasti yang berbunyi “cita-citamu adalah cita-cita kami, baktimu teladan bagi kami untuk berjuang, bekerja, membangun guna mewujudkan cita-cita Indonesia yang adil dan makmur”.
Visi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
Misi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
Untuk mewujudkan visi tersebut, maka ditetapkan misi Dinas Jalan dan Jembatan Provinsi Sumatera Utara, sebagai berikut :
1. Meningkatkan pembinaan jaringan jalan nasional dan provinsi secara terpadu
2. Meningkatkan pemanfaatan jaringan jalan nasional dan provinsi
3. Meningkatkan kualitas SDM aparatur pengelolaan jaringan jalan nasional dan provinsi
B. Struktur Organisasi
Gambar 2.1. Struktur Organisasi (Sumber : Dinas PU Bina Marga)
C. Job Description
Berikut adalah beberapa tugas, fungsi, dan tanggung jawab direksi dan masing-masing bagian pada Kantor Dinas Bina Marga :
1) Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai uraian tugas :
1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pada lingkup dinas.
2. Menyelenggarakan dan memimpin, membina, mensinkronisasikan, mengendalikan tugas dan fungsi Dinas.
4. Menyelenggarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan dengan kebijakan umum dan kebijakan pemerintah daerah.
5. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan dibidang kebinamargaan.
2) Sekretariat
Sekretariat menyelenggarakan fungsi :
1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai pada lingkup secretariat.
2. Menyelenggarakan pengkajian dan koordinasi perencanaan dan program dinas.
3. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan. 4. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.
5. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan.
Sekretaris mempunyai fungsi :
1. Perencanaan kegiatan ketatausahaan.
2. Pengelolaan urusan keuangan, evaluasi, dan pelaporan. 3. Pengelolaan urusan kepegawaian.
3) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Sub Bagian Umum mempunyai tugas :
2. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja sekretariat dan Sub Bagian Umum.
3. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian. 4. Melaksanakan penggandaan naskah dinas.
5. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan perpustakaan dinas.
4) Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :
1. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai. 2. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran dinas.
3. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan Daerah. 4. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan.
5) Sub Bagian Program
Sub Bagian Program mempunyai tugas :
1. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai. 2. Melaksanakan penghimpunan bahan rencana strategis.
3. Melaksanakan evaluasi kinerja internal dinas.
4. Melaksanakan pengelolaan data sistem website kebinamargaan. 5. Melaksanakan pelaporan data sistem website kebinamargaan. 6) Bagian Pengaturan dan Evaluasi
Bagian pengaturan dan evaluasi menyelenggarakan fungsi :
2. Penyelenggaraan penyusunan, pembuatan konsep rencana strategis, laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dan laporan keuangan pemerintah daerah.
3. Penyelenggaraan penyusunan, pembuatan konsep perencanaan jangka pendek, menengah, dan panjang.
7) Bidang Pembangunan/Peningkatan
Bidang pembangunan/peningkatan mempunyai tugas :
1. Pembinaan dan verifikasi perencanaan teknis untuk kegiatan pembangunan/peningkatan Jalan dan Jembatan .
2. Pelaksanaan kegiatan pembangunan serta peningkatan Jalan dan Jembatan Kabupaten dan Pedesaan.
Bidang pembangunan/peningkatan mempunyai fungsi :
1. Melaksanakan sebagian tugas Dinas Bina Marga dibidang Pembangunan/Peningkatan.
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang masing-masing.
8) Seksi Pembangunan/Peningkatan Jalan
Seksi Pembangunan/Peningkatan Jalan mempunyai tugas :
1. Membantu dalam pencapaian tujuan melalui prinsip dan kebijakan Pembangunan/Peningkatan jalan.
3. Memberikan pembinaan teknis terhadap detail perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan Pembangunan/Peningkatan jalan.
4. Pengendalian dan pengawasan kualitas pekerjaan pada kegiatan pembangunan/peningkatan jalan .
9) Seksi Pembangunan Jalan dan Jembatan Pedesaan
Seksi pembangunan jalan dan jembatan pedesaan mempunyai tugas :
1. Membantu dalam pencapaian tujuan, prinsip dan kebijakan Pembanguna/Peningkatan Jalan dan Jembatan desa.
2. Pelaksanaan kegiatan pembangunan serta Peningkatan Jalan dan Jembatan Kabupaten dan pedesaan.
10) Bidang Pemeliharaan
Bidang pemeliharaan mempunyai tugas :
1. Melaksanakan sebagian tugas Dinas Bina Marga dibidang pemeliharaan jalan dan jembatan.
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugas.
Bidang pemeliharaan mempunyai fungsi :
1. Melaksanakan pembinaan dan pengendalian pemeliharaan rutin jalan dan jembatan.
11) Seksi Pemeliharaan Rutin Jalan
Seksi pemeliharaan rutin jalan mempunyai tugas :
1. Menetapkan rencana kebutuhan penanganan pemeliharaan rutin jalan dan jembatan sebagai bahan rancangan penanganan teknis.
2. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan teknis terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan pemeliharaan rutin jalan, pembangunan kontruksi penunjang jalan dan bangunan tanggapan bencana.
12) Seksi Rehabilitasi Jalan
Seksi rehabilitasi jalan mempunyai tugas :
1. Menetapkan rencana kebutuhan penanganan rehabilitasi jalan sebagai bahan rancangan penanganan teknis.
2. Melaksanakan pengolahan kegiatan rehabilitasi jalan, memberikan pembinaan teknis terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan rehabilitasi jalan.
13) Seksi Peralatan dan Perbekalan
Seksi peralatan dan perbekalan mempunyai tugas :
1. Menyusun rencana kebutuhan peralatan berat termasuk angkatan dan pembengkelan serta suku untuk menunjang pelaksanaan tugas Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
14) Bidang Fasilitas Jalan
Bidang fasilitas jalan mempunyai tugas :
1. Menyelenggarakan administrasi serta melakukan pengolahan fasilitas dan pemanfaatan jalan .
2. Melaksanakan dan memverisifikasi perencanaan teknis bidang fasilitas jalan.
3. Melaksanakan pembangunan, pemeliharaan, penataan, pemerataan, pemantauan dan pengamatan serta pendataan fasilitas.
Bidang fasilitas jalan mempunyai fungsi :
1. Perencanaan program pembinaan dan verifikasi teknis serta pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan, dan pengamanan dibidang fasilitas jalan. 2. Pelaksanaan administrasi perijinan pemasangan lampu penerangan jalan
umum dan pemanfaatan ruang milik jalan oleh masyarakat.
15)Bidang Pembinaan Teknik
Bidang pembinaan teknis mempunyai tugas :
1. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai.
2. Menyelenggarakan pedoman perencanaan penyelenggaraan jalan dan jembatan.
D. Tujuan Dinas
1. Meningkatkan kualitas perencanaan teknis melalui pemanfaatan hasil teknologi bidang jalan dan jembatan.
2. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan melalui efektifnya uji mutu bahan jalan dan jembatan.
3. Meningkatkan pemeliharaan jaringan jalan nasional dan provinsi.
4. Meningkatkan kerjasama dengan instansi pemerintah terkait dan swasta/BUMN.
5. Meningkatkan kualitas SDM aparatur pengelola jaringan jalan nasional dan provinsi.
E. Sasaran Dinas
Atas dasar tujuan yang telah dirumuskan tersebut, selanjutnya ditetapkan sasaran yang akan dicapai dalam kurun waktu 10 (sepuluh) tahun . Sasaran dinas Bina Marga Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Menurunnya angka deviasi antara data survei perencanaan dengan laporan rancang bangun lapangan.
2. Meningkatnya kualitas dan kuantitas jaringan jalan nasional dan provinsi. 3. Meningkatnya kapasitas ruas jalan nasional dan propinsi.
4. Meningkatnya rasio daya dukung MST 8 ton menjadi 10 ton. 5. Meningkatnya panjang fisik jalan nasional dan provinsi.
6. Meningkatnya kapasitas sumber daya pemeliharaan jalan nasional dan provinsi.
9. Meningkatnya rasio penerbitan izin pemanfaatan jalan.
10.Meningkatnya jumlah BUMN/D dan swasta yang memberi kontribusi dalam pemeliharaan ruas jalan.
BAB III PEMBAHASAN
Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/program/kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran,tujuan, visi dan misi organisasi. Dalam pembahasan ini, kata kinerja dimaksudkan sebagai hasil yang telah dicapai atas segala aktivitas yang dilakukan dalam mendayagunakan sumber-sumber yang tersedia dalam suatu organisasi atau perusahaan Sukarno (2002:111). Kinerja ada kaitannya dengan Sistem Pengendalian Manajemen yang digunakan untuk mengarahkan suatu organisasi agar melaksanakan kegiatan organisasionalnya secara efektif dan efisien.
A. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi para anggota organisasinya agar membentuk strategi-strategi organisasi secara efektif dan efesien. Sistem pengendalian manjemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan Supriyono (2000;1).
Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi dengan efisien dan efektif berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini berarti mampu menerjemahkan antara lain :
b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur kinerja,
c. Apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan / organisasi.
Ada beberapa definisi sistem pengendalian manajemen. Menurut Sukarno (2002;1) sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan “teoritis-praktis”. Karena sistem pengendalian manajemen akan lebih mudah dicerna jika dalam merancang dan menerapkannya senantiasa dikaitkan dengan prilaku manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan. Sedangkan menurut Suadi (2001;2) sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu mananjemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien.
Menurut Sukarno (2002;2), pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi, Sistem Pengendalian Manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen yang sama, yaitu :
B. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen
Secara singkat fungsi pengendalian bertujuan untuk mengidentifikasi
terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan
dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau
perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Secara luas fungsi
pengendalian juga mencakup usaha pencegahan kemungkinan terjadinya suatu
deviasi atau penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengendalian
yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun
pengendalian yang bersifat pendeteksian.
Ada empat tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen.
1. Diperolehnya keandalan dan integritas
Di era globalisasi ini, sistem informasi menjadi begitu penting bagi organisasi
dalam rangka menyikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi
dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi
informasi. Umumnya, sistem informasi dibagi ke dalam 2 (dua) aspek, yakni:
a. Informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan
organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran.
b. Sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait dengan
berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan
kinerja.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan kegiatan yang sudah dirancang dalam suatu sistem pengendalian.
3. Melindungi aset organisasi
Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk melindungi asset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah ditempatkannya aset berharga pada tempat yang tidak mudah diakses orang yang tidak berhak/berwenang.
4. Pencapaian kegiatan yang ekonomi dan efisien
Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen organisasi adalah memperoleh keluaran atau hasil yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal. Standar operasi seharusnya memberikan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat ekonomi dan efisiensi. Dalam dunia bisnis, kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan
keuangannya. Namun demikian, bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi
pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan
Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak manajemen dan pegawai organisasi. Manajemen organisasi berusaha mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu secara terus menerus menilai dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.
Secara spesifik, manajemen perlu menguji sistem pengendalian manajemen guna menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi, bagaimana pengendalian dapat ditingkatkan, dan pada tingkat mana pengendalian dapat membantu mengidentifikasi risiko-risiko utama atas adanya kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan wewenang, dan salah pengelolaan. Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya tujuan tersebut.
C. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut
C.1. Proses Pengendalian Manajemen pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut
Dalam sistem pengendalian manajemen terdapat proses pengendalian manajemen yaitu
a. Pemrograman
Dalam Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pemograman yang dilakukan seperti :
1. Membuat penambahan daftar rencana umum pengadaan barang dan jasa Pemerintah SKPD Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yang berupa pembangunan box culvert di Aek Marian di Kabupaten Madina. 2. Membuat program kegiatan pembangunan serta peningkatan Jalan dan
Jembatan Kabupaten dan Pedesaan.
3. Membuat progam perawatan dan pemeliharan rutin jalan dan jembatan.
b. Penganggaran
1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
Alur pencairan dana melalui APBN adalah sebagai berikut :
a. Pemerintah pusat menyalurkan dana sesuai dengan APBN yang telah disusun kepala Pemerintah Daerah Sumatera Utara.
b. Pemerintah Daerah Sumatera Utara mendistribusikan dana tersebut ke daerah- daerah.
c. Bendahara pengeluaran mencairkan dana dari Pemerintah Daerah 2. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)
Alur pencairan dana dari pendapatan asli daerah yaitu hasil pajak daerah adalah sebagai berikut :
a. Daerah ( Pemerintah Tingkat II) memberikan usulan anggaran kepada Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
b. Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara mengajukan usulan tersebut kepada Pemerintah Daerah atau Bendahara Umum Daerah (BUD).
c. Setelah disetujui, dana tersebut disalurkan dalam bentuk anggaran kepada Pemerintah Tingkat II.
d. Bendahara pengeluaran mencairkan dana tersebut ke Pemerintah Tingkat II.
Berkas yang harus disediakan oleh dinas diserahkan ke Kantor Gubernur dalam alur permintaan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU),dan Tambahan Uang (TU) adalah sebagai berikut :
2. Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh kepala dinas.
3. Surat pengantar pernyataan permintaan yang di tandatangani oleh kepala dinas.
4. Surat pernyataan pertanggungjawaban dan pengajuan Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh kepala dinas.
5. Rincian penggunaan dana yang ditandatangani oleh kepala dinas dan bendahara pengeluaran.
6. Surat pengantar ringkasan Tambahan Uang (TU), Ganti Uang (GU), dan Uang persediaan (UP) dari tandatangan bendahara pengeluaran. 7. Surat pengesahan yang ditandatangani oleh kepala sub bagian
keuangan dan kepala dinas.
Alur permintaan diatas secara umum dikendalikan oleh kepala dinas. Berikut adalah prosedur permintaan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU),dan Tambahan Uang (TU) yang dilakukan oleh Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara:
1. Daerah yang mengajukan permintaan dana harus membuat Surat Persetujuan Permintaan (SPP).
2. Dinas PU Bina Marga membuat Surat Perintah Membayar (SPM). 3. Dinas PU Bina Marga mengantar Surat Persetujuan Permintaan (SPP)
ke kantor gubernur khusus biro keuangan.
5. Biro keuangan mengeluarkan Surat Perintah Pemerintah Daerah (SP2D) yang ditandatangani oleh Bendahara Umum Daerah (BUD), SP2D diserahkan ke Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara. 6. Bank Sumut akan mengeluarkan rekening Koran ke Dinas PU Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara.
7. Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara akan mencairkan dana tersebut dan mentransfer ke daerah yang mengajukan permintaan dana.
Pada Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara bendahara di bagian keuangan dibedakan berdasarkan pengeluaran dan penerimaan. Bendahara pengeluaran membuat prosedur pengeluaran kas sedangkan Bendahara penerimaan membuat prosedur penerimaan kas disesuaikan dengan permintaan daerah (Pemerintah Tingkat II). Prosedur – prosedur penerimaan kas pada Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yang dilakukan oleh Pemerintah Tingkat II dimulai dari :
1. Membuat permintaan Surat Keterangan Operasi (SKO) kepada bagian keuangan Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
2. Menerima Surat Keterangan Operasi (SKO) dari bagian keuangan Dinas PU Bina Marga dan disahkan oleh atasan langsung dan dikirim ke Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
3. Bendahara penerimaan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP). 4. Bendahara penerimaan meminta Surat Perintah Membayar (SPM) dan
dikirim ke Bendahara Umum Daerah (BUD).
6. Bendahara Penerimaan harus mengirim Surat Perintah Membayar (SPM) kepada pencatat pembukuan yang akan mencatat transaksi ke dalam buku pembantu.
7. Kemudian membukukan transaksi tersebut ke rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
Berdasarkan penjelasan diatas, fungsi penerimaan kas dikerjakan oleh bendahara penerimaan. Dalam proses penerimaan kas, terdapat prosedur – prosedur yang sangat baik, yaitu :
1. Bendahara langsung mencatat Surat Perintah Membayar (SPM) ke buku kas umum.
2. Bendahara juga menyerahkan bukti Surat Perintah Membayar (SPM) kepada atasan langsung sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
3. Formulir – formulir dan catatan yang sehubungan dengan penerimaan kas yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetapkan, juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
4. Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti yang otentik.
5. Adanya batasan jumlah kas yang dipegang oleh bendahara dapat mencegah penyalahgunaan uang kas selama belum disetor ke tiap – tiap bagian.
7. Adanya tim untuk mengaudit buku besar Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara seperti Bawasda dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
c. Operasional dan Akuntansi
Operasional dan akuntansi pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut adalah berupa prosedur pembukuan. Prosedur pembukuan yang dilakukan oleh Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut yaitu:
1. Bendahara Pengeluaran wajib menyelenggarakan pembukuan dalam Buku Kas Umum (BKU), buku-buku pembantu dan Buku Pengawasan Anggaran.
2. Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa PA dapat menentukan buku-buku pembantu/register-register di samping Buku Kas Umum (BKU). 3. Prosedur pembukuan dimulai dari membukukan dokumen sumber
penerimaan dan atau pengeluaran/ pembayaran pada Buku Kas Umum (BKU), selanjutnya dilakukan pada Buku Pembantu terkait.
d. Laporan dan Analisis
Dinas mengenai apa yang sedang berlangsung dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpin mereka dan untuk membantu menjamin koordinasi kegiatan antara pusat pertanggungjawaban. Laporan juga digunakan sebagai dasar pengendalian data.
Pada dasarnya laporan untuk pengendalian berisi analisis terhadap penyimpangan pelaksanaan dari anggarannya dan penjelasan mengenai penyimpangan tersebut. Berdasarkan laporan yang berisi analisis penyimpangan tersebut, manajer pusat pertanggungjawaban dapat merumuskan tindakan perbaikan, yang dapat berupa perbaikan pelaksanaan, perbaikan anggaran, perbaikan program atau perumusan kembali strategi pencapaian tujuan perusahaan.
C.2. Pengendalian internal Pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut
Pengendalian internal yang diterapkan di Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut berupa Pengawasan intern pada kas yang dilakukan oleh tim audit yaitu Badan Pengawas Daerah (Bawasda) dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Pada Dinas Bina Marga, pengawasan internal kas dilakukan dengan cara :
a. Adanya pemisahan fungsi antara bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaraan.
b. Membuat arsip untuk menyimpan dokumen – dokumen sebagai tanda terima uang.
Ada empat ciri – ciri sistem pengawasan internal yang memadai yang merupakan unsur – unsur pengawasan intern, yaitu :
a. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Pada dasarnya syarat pengawasan intern yang baik dalam organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan hal ini dilakukan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi sekaligus merupakan alat yang untuk mempermudah mengecek pekerjaan antar pegawai. Pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut terdapat pemisahan fungsi antara bendahara penerimaan dan pengeluaran . Hal itu sangat baik untuk menghindari adanya kecurangan atau penyelewengan dana kas.
b. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengawasan intern adalah dana sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya merupakan pendelegasian wewenang yang harus diawasi. Dalam dinas ini terlihat adanya otorisasi atas hal – hal diatas, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran diwewenangkan langsung kepada pihak yang berkepentingan.
sehat ini hanya berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian tidak dipegang oleh satu orang saja.
d. Pegawai – pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya Pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut, kemampuan dan integritas pegawai terhadap pelaksanaan tugas yang telah ditetapkan adalah sangat penting demi menunjang pengawasan intern. Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik .
C.3. Kinerja Pegawai
Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Dinas PU Bina Mrga Prov. Sumut adalah :
a. Faktor Kemampuan Psikologis
Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).
b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja.
Ada 5 karakteristik pegawai pada Dinas PU Bina Marga yang memiliki motif yang tinggi yaitu :
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi, b. Memiliki tujuan yang realistis,
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan,
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.
C.4. Penilaian Kinerja Dinas PU Bina Mrga Prov. Sumut
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor utama guna mengembangkan Dinas PU Bina Marga secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di PU Bina Marga. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi Dinas Bina Marga secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai,
b. Disiplin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu), c. Pekerjaan yang diselesaikan,
Secara umum para pegawai pada Dinas PU Bina Mrga Prov. Sumut harus menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Hal ini dapat dilihat pada kinerja para pegawai setiap harinya dan dapat juga dilihat dari daftar hadir pegawai. Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari pembahasan tersebut,maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Peranan Sistem pengendalian Manajemen pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut telah dilakukan secara efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja secara optimal.
2. Proses pengendalian manjemen, pengendalian internal, prestasi kerja dan penilaian kinerja berperan penting pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut agar dapat mempermudah dalam menjalankan kegiatan.
3. Terdapat pemisahan tugas antara bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran. Hal ini sangat baik untuk menghindari kerumitan dalam mengelola laporan dan untuk menghindari adanya penyelewengan dana.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan,maka dapat diberi saran sebagai berikut:
1. Peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut harus dipegang teguh berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh kepala Dinas.
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, Govindarajan. 2005. Sistem Pengendalian Manajemen.Salemba Empat, Jakarta
http://www.milamashuri.wordpress.com / Diakses tanggal 11 Juni 2014 sistem-pengendalian-manajemen/
tanggal 13 juni 2014
pengendalian-internal/
Pengendalian-Manajemen/
Mulyadi,Setyawan Johnny.2001.Sistem Pengendalian Manajemen.Salemba Empat, Jakarta
Robbins, S.P. & Coulter, M. 2010. Manajemen . Edisi Sepuluh.Penerbit Erlangga, Jakarta
Supriyono.2000.Sistem Pengendalian Manajemen.Edisi pertama.BPFE,Yogyakarta
Sukarno, Edy. 2002. Sistem Pengendalian Manajemen. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Suadi, Arief. 2001. SistemPengendalian Manajemen. BPFE, Yogyakarta.
