UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA-III MEDAN
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. WICAKSANA O.I, TBK MEDAN
SKRIPSI MINOR Diajukan Oleh
TIKA KARDINA 052102027 AKUNTANSI
Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
BAB I : PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Metode Penelitian ... 5
E. Sistematika Pembahasan ... 7
BAB II : PT.WICAKSANA O.I, Tbk. MEDAN A. Gambaran Umun Perusahaan ... 8
1. Sejarah Singkat dan Aktivitas Perusahaan ... 8
2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 11
3. Job Description PT. Wicaksana Overseas International Tbk, Medan ... 12
B. Pengertian Sistem Akuntansi ... 25
Sistem Akuntansi Perusahaan ... 28
C. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 31
1. Prosedur Penerimaan Kas ... 31
2. Prosedur Pengeluaran Kas... 33
1. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern ... 35 2. Karateristik dan Keterbatasan Pengenalian Intern ... 36 3. Unsur-Unsur Struktur Pengendalian Intern ... 37 BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
A. Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 41 B. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 45 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 48 B. Saran ... 49 DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Dewasa ini,perkembangan perekonomian sangat pesat,dimana dunia bisnis dituntut untuk berusaha mengikuti perkembangan-perkembangan yang terjadi. ,Perusahaan dengan berbagai jenis usaha saling bersaing untuk memenuhi pangsa pasar yang menuntut kualitas produk yang semakin baik,pendistribusian yang semakin cepat, dan produk-produk yang bervariasi. Supaya dapat bersaing dengan sukses dan kontiniu, perusahaan harus mampu mengelola sumber daya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan hal ini memerlukan pengambilan keputusan yang tepat.
Suatu sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik sudah tentu dapat menghasikan informasi yang kebenarannya dapat dipercaya dan berguna dalam merumuskan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan aspek perencanaan, koordinasi, pengendalian dan pengamanan terhadap aktiva milik perusahaan.
Sistem akuntansi merupakan alat yang penting bagi manajemen untuk menghasilkan aktivitas-aktivitas perusahaan terhadap rencana yang telah ditetapkan terlebih dahulu sehingga rencana pemisahan dapat berjalan secara efisien, efektif dan terarah.
perusahaan masih relatif sedikit, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui secara keseluruhan kegiatan perusahaan dan permasalahan yang terjadi didalam perusahaan, sehingga tidak sulit untuk tetp melakukan pengawasan.
Tetapi bila perusahaan telah berkembang menjadi besar dan aktivitasnya semakin luas, yang ditandai dengan terjadinya transaksi usaha yang semakin banyak, maka pimpinan perusahaan tidak dapat lagi mengikat serta mengikuti semua kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, sehingga pengawasan terhadap kegiatan tidak mungkin dilakukan secara langsung oleh pimpinan.
Dengan kata lain, semakin besar perusahaan, maka pekerjaan semakin besar dan kompleks, otomatis transaksi usaha yang terjadi semakin banyak, sehingga sulit dihindari kemungkinan timbulnya masalah penyelewengan aktiva yang semakin rumit dan kompleks.
Dalam mencapai tujuan perusahaan, hendaknya pimpinan mengupayakan agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien: Efisiensi dan aktivitas merupakan hal yang harus dilakukan untuk dapat bersaing di pasar bebas. Efisiensi berarti menekan seminimal mungkin pemborosan yang ada. Efektif berarti bagaimana agar kegiatan yang dilakukan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
agar tidak terjadi gangguan terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.
Masalah kas adalah masalah yang kompleks karena merupakan aktiva yang paling mudah untuk diselewengkan, sehingga diperlukan penyusunan suatu system penerimaan kas yang baik. Untuk menjamin transaksi yang sehubungan dengan kas
harus dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan untuk menjaga keamanan kas tersebut.
Sistem dan prosedur penjualan penerimaan kas perusahaan besar serta perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran lapangn melalui system kontrak, seperti perusahaan kontraktor, agar sistem akuntansi penerimaan kas dapat berfungsi dengan baik, diperlukan faktor- faktor pendukung untuk melancarkan usaha.
Di dalam melaksanakan suatu pekerjaan sebaiknya terlebih dahulu dibuat perencanaan. Begitu juga dalam sistem akuntansi terlebih dahulu harus diketahui jenis operasionalnya secara menyeluruh. Dengan adanya sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik, pimpinan perusahaan dapat menguasai jalan harta, hutang, modal perusahaan, pendapatan dan beban.
Berdasarkan uraian singkat diatas terlihat jelas bahwa suatu sistem akuntansi yang dipersiapkan dengan baik dapat memberikan hasil yang berarti bagi kelangsungan hidup perusahaan, karena itu penulis merasa tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam paper ini dengan
PENGELUARAN KAS PADA PT.WICAKSANA O.I,Tbk.
MEDAN”
B. Perumusan Masalah
Salah satu tujuan dari pendirian suatu perusahaan adalah untuk memperoleh laba. Dengan laba yang diperoleh, perusahaan akan mampu mempertahankan kelangsungan hidupnya dan dapat meningkatkan aktivitasnya.Untuk itu diperlukan adanya sistem akuntansi yang memadai untuk menengah atau memperkecil kemungkinan penyalahgunaan dari prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
Permasalahan yang akan dibahas dalam paper ini adalah : Bagaimana penerapan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. WICAKSANA O.I, Tbk. MEDAN ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Dari latar belakang permasalahan yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka tujuan dari penulisan paper ini adalah : Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang ditetapkan oleh PT. WICAKSANA O.I, Tbk. MEDAN.
Manfaat dari penelitian ini adalah :
2. Dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi perusahaan, yaitu sebagai bahan pertimbangan untuk membuat perencanaann dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan dating.
3. Bagi mahasiswa dalam hal ini penulis, diharapkan mampu mengembangkan ilmu yang diperoleh selama mengikuti perkuliahan di Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara secara komprehensif dan sistematis terhadap suatu permasalahan dilapangan secara ilmiah dan mandiri.
D. Metode Penelitian
Untuk membahas suatu masalah, diperlukan data-data yang akan dipergunakan sebagai dasar untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Data tersebut dapat diperoleh dengan melakukan penelitian. Adapun metode penelitian yang
dipergunakan dalam menyusun paper ini merupakan penggabungan dan penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan.
1. Sumber Data a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan dan diolah lebih lanjut oleh penulis serta berhubungan dengan objek penelitian.
b. Data Sekunder
2 Teknik Pengumpulan Data
a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research )
Penulis melakukan penelitian kepustakaan dengan jalan membaca dan mempelajari literature-literatur yang berkaitan dengan masalah penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga diperoleh data ilmiah sebagai bahan dalam uraian teoritis. Data yang diperoleh melalui penelitian kepustakaan ini disebut data sekunder.
b. Penelitian Lapangan ( Field Reseach )
Penelitian ini dilakukan dengan mengadakan peninjauan langsung ke lapangan untuk mengumpulkan data dan keterangan-keterangan yang diperlukan. Data yang diperoleh melalui penelitian kepustakaan ini disebut dengan data primer. Penelitian ini dilakukan langsung pada objek penelitian, yaitu dengan cara :
Observasi
Yaitu study yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap aktivitas yang dilakukan didalam perusahaan.
Interview
Yaitu study yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan dan mengadakan wawancara langsung terhadap pihak perusahaan yang berwenang mengenai masalah penerimaan dan pengeluaran kas.
Dalam pembahasan yang akan dilakukan, penulis membagi kerangka paper atas empat uraian pokok pada masing-masing bab yang urutannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan diuraikan secara ringkas latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika pembahasan.
BAB II : PT. WICAKSANA O.I,Tbk. MEDAN
Bab ini akan menguraikan sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pengertian sistem akuntansi, unsur-unsur sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas serta pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas.
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
Dalam bab ini penulis membandingkan data teori dengan hasil penelitian dilapangan, dan dari hasil perbandingan tersebut penulis akan memberikan penilaian.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PT.WICAKSANAO.I,Tbk Medan
A. Gambaran Umum Perusahaan
hasil penawaran tersebut telah habis digunakan sesuai dengan rencana.Pada saat ini seluruh saham PT.WOI dicatat di Bursa Efek Jakarta(BEJ).Peruahaan telah melakukan pemecahan nominal saham dari Rp.1.000 menjadi Rp.500 yang tercatat sejak tanggal 9 September 1996..Sebagai catatan rekor yang tertinggi menjadi Rp.7.100 pada triwulan pertama 1996 dan yang terendah Rp.2.150 pada triwulan keempat 1996.
Sejalan dengan perkembangan usahanya PT.WOI terus memperbaiki diri dengan cita-cita untuk menjadi perusahaan distribusi independent terbesar di Indonesia.Untuk meraih harapan itu management PT.WOI mencurahkan seluruh waktu dan tenaganya untuk mencapai hasil yang maksimal,berbagai usaha telah dilakukan termasuk memperluas wilayah distribusi,mencari principal-principal baru serta melatih SDMnya,yang didukung oleh 3000 karyawan dimana 70%merupakan ujung tombak operasional,kini telah mendistribusikan 7 kelompok produk yaitu makanan ringan,rokok,minuman,peralatan mandi,perawatan rumah tangga dan perawatan kesehatan.Untuk mendistribusikan produk-produk itu PT.WOI sudah mengembangkan 65 lokasi jaringan distribusi yang sangat luas.PT.WOI berhasil meraih kepercayaan untuk mendistribusikan produk dari 26 principal termasuk 10 perusahaan Multi Nasional.Dengan prestasi itu PT.WOI tercatat sebagai perusahaan distribusi independent terkemuka di Indonesia.
5/593/17,dan Nomor Tanda Daftar Perusahaan 021215103887 dengan jumlah karyawan 500 orang yang terdiri dari :
a. Departemen Sales 200 orang b. Departemen Back Office 150 orang c. Departemen Logistik 100 orang d, Departemen HRD 50 orang PT.Wicaksana mempunyai beberapa bagian seperti :
1.1 Produk Distributor
Adapun produk yang didistributorkan berasal dari beberapa produsen dengan produk unggulan sebagai berikut :
1. PT.Jangkarana Tama,Produk Gaga.
2. PT.Saralee Indonesia,Produk She,Kiwi,dll. 3. PT.Siantar Top Tbk.Produk Snack,French Fries. 4. Forinco Ancol,Produk Sikat Gigi,Brush Up. 5. Naga Korico Kencana,Produk Toiletries,Binggo. 6. TBMP Produk Air dalam kemasan Liga.
7. Marketama Indah,Produk Adem Sari dll.
8. Dan lain-lain lebih kurang 7 produsen lagi dan ratusan merek.
1.2 Sistem Penggajian
departemen lain diberikan tunjangan lembur.Sedangkan pada level Manager diberikan tunjangan jabatan dan bonus tahunan.Gaji terendah pada PT.WOI berdasarkan UMP (Upah Minimum Provinsi) setempat.
PT.Wicaksana Overseas International merupakan perusahaan terbuka maka modal perusahaan ini sebagian berasal dari saham milik masyarakat,sehingga dalam memperoleh keuntungan perusahaan diperoleh dari selisih harga antara harga beli dan harga jual distributor.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan dan kerja sama orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai tujuan.
Secara sederhana struktur organisasi sebagai alat dan cara mengatur sumber daya manusia bagi kegiatan-kegiatan ke arah pencapaian tujuan.Oleh karena itu struktur organisasi perlu dirancang sedemikian rupa ,sehingga sumber daya manusia yang tersedia dapat di manfaatkan sebaik-baiknya sekaligus sebagai sarana pengendalian intern melalui bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.Belum ada struktur organisasi yang standar,yang ideal bentuknya yang dapat dipakai pada seluruh badan usaha yang berjalan,melainkan masing-masing badan usaha membuat struktur organisasinya sendiri sesuai dengan misi yang di embank dan dimiliki dalam rangka peningkatan usahanya.
penyederhanaan organisasi dengan maksud terwujudnya pengmbilan keputusan yang lebih cepat.
Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT.Wicaksana Overseas International Tbk, Medan adalah struktur organisasi garis dan staf (line and staff organization).
Adapun struktur organisasi PT.Wicaksana Overseas International Tbk,Medan adalah sebagai berikut :
3 .Job Description PT.Wicaksana Overseas International Tbk,Medan. 1. Branch Manager
Tugas dan Tanggungjawabnya adlah sebagai berikut :
a. Menyusun perencanaan operasional cabang berdasarkan pada rencana jangka pendek perusahaan.
b. Memantau implementasi dan pencapaiain rencana tersebut dan mensupport dalam mencapai peluang-peluang pengembangan bisnis baru.
c. Mengendalikan penggunaan dana sesuai budget.
d. Menggerakkan keterlibatan karyawan dalam program kegiatan perbaikan mutu system pengelolaan operasional.
e. Membina dan mengembangkan staf yang dipimpinnya.
f. Mencapai sasaran profitabilitas branch dan mengelola penyelenggaraan aktivitas-aktivitas branch.
a. Memutuskan penggunaan dana hingga 10x melampaui budget (per item)
b. Memutuskan penggunaan dana untuk keperluan-keperluan diluar budget sebatas Rp.1.000.000,-
c. Menetapkan tindakan-tindakan kepersonaliaan atas staff atau karyawan yang dipimpinnya dengan tetap menganut prinsip-prinsip steps down.
d. Berdasarkan kearifan managerialnya,dapat mengambil keputusan-keputusan atas hal-hal yang tidak mencakup atau memerlukan keputusan yang menyimpang dari policy yang ada.
e. Memutuskan hal-hal yang strategic kecuali bila terjadi intervensi dari RM/Management HQ.
f. Merekrut,memutasi,memberhentikan,memberi penghargaan atau hukuman kepada karyawan cabang di bawah pimpinannya,dengan cara :
1. Setiap keputusan terhadap bawahan langsungnya harus mendapat persetujuan atasan langsung (RGM).
2. Setiap keputusan terhadap CA harus mendapat persetujuan RGM dan Finance Directur atau Corporate Accounting Manager.
Setiap keputusan PGAO harus mendapat persetujuan RGM dan HR Manager.
Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan (Planning) :
a. Organisasi region dan cabang.
b. Pola operasi sales & distribusi (Standard Operation Procedure). c. Budget tahunan,kwartalan,bulanan.
d. Rencana pelatihan Branch Manager 2. Organisasi (Organizing) :
a. Memberikan instruksi pelaksanaan kepada aparat bawahannya. b. Menentukan standar pengajian,reward & punishment system
dicabang sesuai dengan pedoman kantor pusat atau sales director
c. Mengadakan prasarana-prasarana yang dibutuhkan untuk melaksanakan budget dan rencana kerja lainnya.
3. Motivasi :
a. Mengecek kondisi,motivasi bawahannya dan selalu memberikan dorongan motivasi untuk mencapai sasaran & tujuan region/cabang.
b. Meninjau kondisi gaji & insentif karyawan secara berkala sesuai dengan prestasi region/cabang.
c. Selalu membina dan memperkuat kekompakan team work di region,cabang dari berbagai macam department,budaya nasional & golongan agar selalu harmonis dan produktif.
1. Merekrut,memutasi,memberhentikan,memberi penghargaan atau hukuman kepada karyawan region di bawah pimpinannya,dengan cara :
a. Setiap keputusan terhadap bawahan langsungnya harus mendapat persetujuan atasan langsung.
b. Setiap keputusan terhadap RAFM harus mendapat persetujuan sales director atau Corporate Accounting Manager.
2. Menyetujui biaya sesuai budget yang telah disetujui direksi.
3. Menyetujui pembelian barang modal sebesar maksimun Rp.7.500.000,- perjenis/barang yang sudah dibudgetkan,diluar batas tersebut dan diluar budget harus mendapat persetujuan sales director terlebih dahulu.
3. Branch Finance Controller
Tanggung jawab dan wewenangnya :
1. Melakukan dengan benar dan tepat sesuai dengan : a. Fungsi pencatatan
b. Fungsi penanggung jawab & laporan c. Fungsi pengaturan & penyelidikan d. Fungsi pengendalian
e. Fungsi umum
3. Membuat trial balance berupa mutasi bulanan dan analisa produk profitabilitas serta menganilisa file jika terjadi penyimpangan. 4. Melakukan pengawasan/analisa terhadap harga operasi dengan
budget yang ditentukan.
5. Melakukan pemeriksaan Fisik terhadap : a. Kasir,dilakukan 2 minggu sekali. b. Open file,dilakukan sebulan sekali.
c. Persediaan (Good & Bad stock) dilakukan sebulan sekali. d. Aktiva tetap,dilakukan sebulan sekali.
6. Melakukan pengawasan terhadap Bad stok,baik penarikan dari pasar maupun pemusnahannya.
7. Melakukan pengawasan terhadap giro/cek,tolak dan penyelesaiannya.
8. Melakukan analiasa terhadap kredit term & kredit limit serta penyelesaiannya dan selisih persediaan barang dagang.
9. Melakukan analisa terhadap penghapusan piutang dagang,harus sesuai dengan kriteria yang ditentukan.
10. Bertanggungjawab terhadap penyimpangan data perusahaan.
12. Melakukan control terhadap delivery order yang diterbitkan setiap hari.
13. Menyiakan pembayaran gaji dan perhitungan pembayaran PPh 21. 14. Mengatasi ketetapan klasifikasi perkiraan setiap transaksi.
15. Melaporkan kepada atasan langsung maupun tak langsung bila mengalami kesulitan dan menemukan hal-hal yang mencurigakan. 4. Chief Accounting Assistant
Tanggung jawab dan Wewenangnya :
1. Membuat laporan keuangan dari seluruh distrik yang ada dan menutup buku sesuai dengan yang ditentukan.
2. Membuat neraca lajur setiap bulan sesuai dengan yang telah ditentukan dan membuat adjustment dengan bukti jurnal dalam general jurnal dan juga membuat general leadger(buku besar).
3. Melakukan pemeriksaan ketepatan terhadap trial balance mutasi bulanan baik klasifikasi perkiraan maupun bukti pendukungnya.
4. Merekonsiliasi perkiraan intra perusahaan dan perkiraan stock transfer menjadi nol.
5. Menyelesaikan laporan keuangan dan lampiran sesuai yang telah ditentukan dan diterima di bagian accounting.
6. Menyiapkan pembayaran gaji dan perhitungan pPh 21.
8. Melakukan pencegahan-pencegahan kecurangan terhadap harta perusahaan dan jika mengalami kesulitan harap segera di laporkan ke branch manager atau area manager untuk mengatasinya.
9. Memberikan pengarahan mengenai accounting dan penggunaan form sesuai dengan yang di tentukan dan menentukan tempat filling sesuai dengan keadaan.
10. Bertanggung jawab terhadap personil yang melakukan pencatatan. 11. Melakukan klaim dengan principal sesuai dengan ketentuannya. 5. Admin Accounting
Tanggung jawab dan Wewenangnya adalah sebagai berikut :
1. Membuat dan menyelesaikan delivery order setiap hari dengan benar dan membuat rekapitulasi dokumen out.
2. Mengontrol kecocokan atau kebenaran antara value penjualan dan penjualan retur yang di laporkan salesman pada bukti setoran salesman harian dengan unit yang dilaporkan supir pada D/O dan penerimaan barang retur.
3. Membuat rekapitulasi penjualan dan rekapitulasi penjualan retur persalesman.
5. Melakukan control terhadap persetujuan sales supervisor mengenai order harian,mingguan,tanda tangan salesman pada D/O,bon barang dan dokumen yang berhubungan.
6. Mengumpulkan/mengontrol seluruh dokumen dari salesman untuk diserahkan kebagian computer (EDP).
7. Menyiapkan laporan yang diperlukan sesuai dengan yang ditentukan. 6. Kasir
Tugas dan Wewenangnya adalah sebagai berikut :
1. Bertanggung jawab atas penyimpangan uang tunai cek/giro,buku cek,stempel,harus disimpan oleh kasir.
2. Menerima setoran dari salesman,debitor dan lain-lain setiap transaksi setiap hari.
3. Menyetor dan mengambil aung di bank setiap hari.
4. Melakukan pembayaran sesuai dengan yang telah ditetapkan. 5. Membuat rekonsiliasi bank setiap bank dan statement bank. 6. Melakukan pemeriksaan fisik uang di kasir setiap hari.
7. Penyiapan laporan posisi kas & bank harian setiap hari dan bukti-bukti pendukungnya kepada Accounting Supervisor.
8. Menyiapkan dan memberikan giro/cek gantung pada pada bank yang telah ditentukan dan memonitor cek/giro gantung yang jatuh tempo. 9. Menyiapkan dan memberikan giro/cek tolak kepada sales supervisor
10. Voucher payment yang telah dibayar harus distempel “Lunas” dan tanggal lunasnya juga nomor pada voucher payment dan bukti pendukungnya setiap selesai pembayaran.
11. Melaporkan kepada atasan langsung Accounting Assistant, Accounting Supervisor dan Chief Accounting Assistant atau kepada atasan tak langsung.
7. Koordinator Stock Point
Tangung jawab dan Wewenangnya adalah sebagai berikut :
1. Membina dan memonitor serta mengkoordinir aktivitas atau kegiatan operasi karyawan di stock point.
2. Mengkoordinir kegiatan operasional di stock point-nya termasuk kedisiplinan kebersihan dan keamanan.
3. Mengkoordinir pengendalian biaya termasuk perawatan atau perbaikan kendaraan serta pembelian sparepart dan melakukan evaluasi sub kontraktor yang ada di stock point-nya.
4. Mengkoordinir penanganan penyelesaian masalah atau keluhan pelanggan di stock point-nya.
5. Mengkoordinir implementasi ISO 9002 di stock point-nya.
8. Field Supervisor Tugas pokoknya :
2. Mengendalikan kegiatan operasional salesman yang dipimpin sesuai peraturan jam kerja perusahaan dan menguasai area coverage yang menjadi tanggung jawabnya.
Tanggung jawab dan Wewenangnya :
1. Menjaga kelangsungan operasional perusahaan. 2. Memimpin team untuk mencapai target sales. 3. Menyusun dan mengembangkan coverage team. 4. Melakukan training kepada salesman dan driver. 5. Melakukan control terhadap aktivitas team.
6. Melakukan pengendalian biaya,bad stock dan bad debt. 7. Melakukan pengendalian inventory.
8. Memberikan motivasi kepada bawahan. 9. Meningkatkan produktivitas bawahan. 10. Membuat perencanaan dan laporan.
11. Melakukan pengambilan keputusan sesuai dengan wewenang dan peraturan perusahaan.
12. Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja bawahan. 13. Melakukan penilaian berkala terhadap bawahan. 14. Melakukan recruitmen bawahan bersama PGAO. 15. Menggantikan bila salesman yang berhalangan.
9. Koordinator AMI Tugas Pokoknya :
1. Menyusun program audit. 2. Menentukan jadwal audit.
3. Mengkoordinir team audit agar bias berjalan efektif dan efisien.
Wewenang dan Tanggung Jawabnya :
1. Melakukan audit terhadap seluruh jajaran staff dan management sesuai pedoman mutu dan SOP.
2. Mengkoordinir team audit.
3. Melakukan verifikasi keefektifan system untuk menjamin system mutu dilaksanakan dengan baik dan efisien.
4. Merencanakan audit mutu internal sesuai dengan status dan pentingnya aktivitas yang di audit.
5. Membuat laporan temuan hasil audit.
6. Melakukan monitoring dan verifikasi terhadap tindakan koreksi dan pencegahan yang telah ditentukan oleh audit.
7. Membentuk team audit/auditor yang independent.
10. Salesman
Tugas Pokoknya :
2. Menjamin tersebarnya produk secara merata di wilayah coveragenya dengan rencana pemasaran perusahaan maupun principal.
Wewenang dan Tanggung Jawabnya :
1. Membuat surat jalan (SJ) sesuai dengan rute.
2. Mempersoalkan nota penjualan dan nota tagihan dari A/R controller sesuai rute.
3. Mengunjungi outlet-outlet yang disusun berdasarkan rute. 4. Melakukan penagihan atas nota kredit.
5. Melakukan aktivitas prestasi penjualan kepada outlet.
6. Melakukan administrasi pencatatan nota sesuai dengan jumlah barang yang dijual.
7. Membuka nota sesuai dengan jumlah outlet yang memberi produk. 8. Mengkoordinir driver untuk melakukan display.
9. Membuat laporan aktivitas salesman setiap hari sesuai jumlah outlet yang dikunjungi dan total penjualan yang berhasil dilakukan pada hari kerja yang bersangkutan.
10. Menyetor uang ke kasir sesuai dengan jumlah penjualan cash dan hasil tagihan dan nota tagihan sesuai jumlah penjualan kredit. 11. Mengisi customer record card,langsung setiap terjadi transaksi/setiap
call.
12. Melakukan kegiatan administrasi lainnya sesuai intruksi supervisor. 13. Membuat laporan pasar.
15. Menjaga dan merawat kendaraan.
16. Melakukan check stock dan sufling di kendaraan. 17. Bertanggung jawab terhadap stock di kendaraan.
18. Selalu bersikap sopan dan menjaga nama baik perusahaan.
11. Colector
Tanggung Jawab dan Wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Melakukan kegiatan penagihan Bon Barang Penjualan Kredit. 2. Mempersiapkan nota tagihan dari A/R Control sesuai rute. 3. Mengunjungi outlet-outlet berdasarkan nota tagihan. 4. Melakukan penagihan atas nota kredit.
5. Melakukan administrasi pencatatandi Lash tagihan berdasarkan nota kredit yang di bayar dengan uang cash,giro/cek,tanda terima atau tidak terbayar.
6. Melaporkan Lash tagihan ke A/R Section,sesuai pindah bon barang kredit berupa tanda terima atau tidak bayar.
7. Menyetor uang,cek/giro ke kasir sesuai hasil tagihan.
8. Melakukan kegiatan administrasi lainnya sesuai intruksi supervisor. 9. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
12. Driver Canvas
Tanggung Jawab dan Wewenangnya adalah sebagai berikut :
2. Melakukan loading barang pada sore hari sesuai rencana yang dibuat salesman.
3. Mengatur dan menjaga posisi barang yang ada di dalam kendaraan agar rapi dan mudah.
4. Melakukan pengiriman barang ke outlet/took sesuai dengan faktur penjualan salesman sekaligus serah terima dengan pihak outlet. 5. Membantu melakukan merchandising sesuai instruksi salesman. 6. Melakukan laporan penjualan salesman untuk mengetahui berapa
jumlah barang yang telah terjual sekaligus melakukan pengurangan pada surat jalan.
7. Melakukan retur barang ke gudang apabila ada retur dari outlet sesuai form retur yang telah dibuat oleh salesman dan disetujui oleh field supervisor.
8. Selalu menjaga kebersihan kendaraan dan bertanggung jawab atas perawatan kendaraan.
9. Memastikan bahwa jumlah fisik barang yang ada dalam kendaraan sama dengan yang tertulis dan surat jalan.
B. PENGERTIAN SISTEM AKUNTANSI
sendiri. Penyusunan suatu sistem akuntansi yang baik sangat diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern dan ekstern perusahaan.
Setiap perusahaan bertujuan untuk memperoleh laba atau keuntungan yang sebesar-besarnya demi kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri.Untuk itu dalam pelaksanaan kegiatannya,salah satu cara untuk mencapainya adalah menciptakan suatu sistem akuntansi yang tepat dan sesuai serta dapat menjawab kebutuhan perusahaan sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang direncanakan sebelumnya.
Sebelum membahas mengenai pengertian dari sistem akuntansi itu,ada baiknya terlebih dahulu dipahami dan dimengerti apa yang dimaksud dengan sistem, prosedur akuntansi itu sendiri.
Menurut Zaki Baridwan dalam buku Sistem Informasi Akuntansi(2000:68), memberikan defenisi sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh,untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”.
“Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (klerikal),biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih,disusun untuk menjalani adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Menurut Zaki Baridwan dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2000:99) adalah :
1. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen, pemilik atau pemegang saham secara tepat dan cepat. 2. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh pihak perusahaan,
3. Menyempurnakan kontrol melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan. 4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administrative ke tingkat yang
lebih rendah daripada nilai manfaatnya.
Dalam memproses suatu transaksi diperlukan unsure-unsur yang mencakup dokumen sumber laporan, bagan perkiraan dan kode etik, jejak auditif, metode pemrosesan dan mengendalikan serta cara pengamanan unsur-unsur sistem akuntansi yang terdiri dari :
a. Formulir
Formulir adalah lembaran-lembaran bukti yang dibuat untuk mencatat terjadinya transaksi. Formulir merupakan unsur pokok dalam sistem akuntansi yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi pada saat terjadinya hingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi, yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan lebih lanjut.
Menurut Zaki Baridwan dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2000:125) “Formulir adalah blanko-blanko yang digunakan untuk melakukan pencatatan-pencatatan dari suatu transaksi seperti penjualan, voucher, formulir, rekening dan lain-lain”
b. Buku Catatan
Jurnal ( Book Of Original Entry ), adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat dan mengklasifikasikan data keuangan dan data-data lainnya.
Buku Besar ( General Ledger ) dan buku besar pembantu ( Subsidiary
Ledger ), merupakan catatan akuntansi terakhir ( Book Of Final Entry )
yang mencatat ringkasan data yang berasal dari jurnal. c. Prosedur-prosedur
Prosedur-prosedur adalah kegiatan klerikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
c. Alat-alat
Alat-alat adalah sesuatu yang membantu dan memudahkan pekerjaan manusia, dalam hal ini adalah hal yang memudahkan pencatatan dilakukan. Separti penggunaan computer dengan menggunakan sistem informasi.
Sistem Akuntansi Perusahaan
tidak menutup kemungkinan untuk pembeli yang ingin melakukan pembayaran secara kredit.
Metode pencatatan yang digunakan oleh PT. WICAKSANA O.I, Tbk. MEDAN adalah :
b. Pencatatan penjualan dilakukan dengan memakai konsep akrual basis, dimana pendapatan atas penjualan barang dagang diakui pada saat terjadinya penyerahan barang dagang kepada pelanggan. Sedangkan untuk retur penjualan,pencatatan dilakukan pada saat barang dagang diterima dari pelanggan.
c. Pembelian diakui pada saat penerimaan barang. Khususnya untuk hal-hal tertentu yang secara teknis tidak mudah dilakukan, seperti pencatatan pos intra untuk pengiriman barang antar titik, maka pihak penerima dianggap telah menerima barang diakhir bulan terjadinya pengiriman. Sedangkan untuk retur pembelian, pencatatan dilakukan pada saat barang yang telah dibeli dikeluarkan dari gudang.
d. Biaya umumnya dicatat dengan memakai metode basis kas(cash basis), dimana biaya yang terjadi akan dibukukan pada saat dilakukannya pembayaran. Biaya yang mempunyai masa manfaat melebihi bulan atau tahun berjalan akan diamortisasi atas dasar manfaatnya. Sedangkan biaya yang dinilai cukup material pada akhir tahun buku yang bersangkutan akan diakui sebagai Biaya Yang Masih Harus Dibayar.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan produk yang dijual selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan kolom-kolom yang berbeda dari setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
c. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
Formulir-formulir atau laporan intern yang dipergunakan oleh PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN dalam transaksi penjualan tunai adalah :
a. Daily Activity Report (DAR) b. Customer Purchase Order (CPO) c. Customer Credit Status (CCS) d. Picking List (PL)
e. Surat jalan (SJ) f. Invoice
g. Laporan aktivitas salesman harian(LASH) penjualan h. Voucher receipt(VR)
i. Bukti transfer
Formulir-formulir ekstern yang dipergunakan oleh PT. WICAKSANA O.I,Tbk. MEDAN dalam transaksi penjualan adalah :
a. Nota terima transfer
b. Nota transfer pengeluaran bank c. Slip setoran bank
C. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS
disusun untuk menjalani adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi .
1. Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja yaitu kepala departemen Branch Manager/Area Manager, Branch Finance Control, Area Finance Control.
Prosedur penerimaan kas yang dilakukan PT. WICAKSANA O.I,Tbk. MEDAN adalah sebagai berikut :
1. Voucher Receipt dibuat oleh personal yang berkepentingan dengan dilampiri dokumen pendukung asli.
2. Voucher Receipt yang dibuat oleh personal dan telah dilampiri dokumen pendukung asli harus disetujui oleh atasan yang bersangkutan .
3. Kepala departemen yang bersangkutan diwajibkan sebagai penanggung jawab. 4. Selanjutnya voucher receipt harus diotorisasi oleh Branch Manager/Area
Manager.
5. Kemudian diteruskan kepada Branch Finance Control/Area Finance Control untuk mendapat persetujuan.
6. Otorisasi oleh Branch Manager dan Area Finance Control meliputi pemeriksaan sebagai berikut :
Kelengkapan dan kebenaran dokumen pendukung.
Kebenaran tanggal, nama, tanda tangan dan yang melakukan otorisasi. 7. Setelah mendapat otorisasi Branch Manager/ Area Manager dan Branch
Finance Control/ Area Finance Control selanjutnya diteruskan kepada kasir untuk melakukan penyetoran.
8. Sebelum diterima oleh kasir maka kasir wajib melakukan beberapa hal yaitu : Memeriksa kebenaran nama penyetor
Memeriksa kebenaran tanda tangan yang melakukan otorisasi dan pihak yang melakukan pemeriksaan sebelumnya.
Memeriksa kebenaran penerimaan dan tanda tangan.
9. Setelah pemeriksaan beberapa hal diatas maka kasir menerima sejumlah uang tunai/ giro / cek sesuai voucher receipt dari penyetor.
2. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas juga melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik yaitu : Bagian Business Development Manager dan Corporate Accounting Manager.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan PT. WICAKSANA O.I,Tbk. MEDAN adalah sebagai berikut :
1. Voucher payment dibuat oleh personal yang berkepentingan dengan dilampiri dokumen pendukung asli.
3. Kepala departemen yang bersangkutan diwajibkan sebagai penanggung jawab atas pembebanan yang akan dilakukan.
4. Voucher payment harus diotorisasi dengan jenjang otorisasi sebagai berikut : Sampai dengan Rp. 2.000.000 Area Finance Controller
Rp.2.000.001- Rp.10.000.000 Branch Finance Controller dan Branch Manager
Diatas Rp.10.000.000 Corporate Finance Manager Khusus untuk Depo dan personil yang tidak melekat pada Depo otorisasi dilakukan oleh personil setingkat supervisor.
5. Otorisasi tambahan untuk biaya-biaya promosi berupa diskon atau bonus dilakukan oleh Business Development Manager dan Corporate Accounting Manager .
6. Otorisasi tambahan pada dasarnya mengacu pada prinsip two step up. 7. Pemeriksaan terhadap voucher payment meliputi :
Kelengkapan dan kebenaran dokumen pendukung,
Kebenaran mengenai keterangan atau penjualan atau pembuatan voucher, Kebenaran tanggal, nama, tanda tangan penerima dan yang melakuka n
otorisasi,
Kewajaran pengeluaran berkaitan dengan pengeluaran sebelumnya, Keselarasan dengan anggaran,
9. Kasir menyediakan uang tunai, cheque, giro, dan buku transfer yang akan dipakai sebagai alat pembayaran sesuai dengan yang tercantum pada voucher payment.
10. Kasir memeriksa kebenaran nama, bank dan nomor rekening yang dituju jika pembayaran dilakukan dengan transfer bank atau giro.
11. Memeriksa kebenaran tanda tangan yang melakukan otorisasi dan pihak yang melakukan pemeriksaan sebelumnya.
12. Memeriksa kebenaran penerima pembayaran dan tanda tangan.
13. Bagian pembukuan kantor pusat membukukan kedalam jurnal pengeluaran kas.
D. PENGENDALIAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS
1. Pengetian dan Tujuan Pengendalian Intern
“Struktur pengendalian intern suatu satuan usaha terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu satuan usaha akan tercapai”
Akhirnya pada tahun 1992 AICPA mengeluarkan statement on Auditing Standards No. 78-Consideration of The Internal Control Structure in a financial Statement Audit, sebagai perubahan terhadap SAS No. 55 yang dipublikasikan oleh Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commision (COSO), maka berdasarkan SAS No. 78 tahun 1992 tersebut internal control berarti :
“Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direktur, pihak manajemen, serta personil lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bukan mutlak untuk menjamin bahwa laporan keuangan dapat dicapai, ditaatinya peraturan dan tata tertib yang disusun serta efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan.
Adanya pengendalian intern dalam perusahaan merupakan salah satu upaya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Oleh karena itu pengendalian intern juga harus menjadi pendukung tujuan perusahaan.
Menurut Mulyadi dalam buku auditing (2001:68), tujuan struktur pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi
2. Karakteristik dan Keterbatasan Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern harus dirancang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keadaan dan kebutuhan perusahaan bersangkutan. Oleh sebab itu dibutuhkan penelitian terhadap seluruh aspek perusahaan untuk menghindari penyelewengan dan pemborosan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
Beberapa karakteristik pengendalian intern yang baik,menurut Hadibroto H.S dan Oemar Witarasa dalam buku Sistem Pengewasan Intern (2000:6) adalah : a. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara
tepat
b. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak agar tercapainya pengawasan akuntansi yang cukup atas aktiva, hutang-hutang, hasil dan biaya.
c. Praktek yang sehat harus diikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.
d. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya.
Menurut Theodorus M. Tuanakota, dalam buku Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntansi, (2001:99) halaman 98-99, ada beberapa keterbatasan pengendalian intern yaitu :
a. Persekongkolan b. Biaya
c. Kelemahan manusia
Dibawah ini akan dijelaskan penerapan unsur-unsur pengendalian intern tersebut dalam PT. WICAKSANA O.I,Tbk. MEDAN :
1. Control Environment (lingkungan pengendalian)
Lingkunga pengandalian dapat berupa sikap, tindakan, kebijaksanaan dan juga prosedur yang mencerminkan pandangan manajemen dan pemilik perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh suasana yang diciptakan oleh lingkungan pengendalian tersebut. Para karyawan dan staff organisasi akan merasakan pengandalian itu penting jika manajemen puncak merasakan pengendalian intern adalah hal yang terpenting.
Menurut Mulyadi dalam buku Auditing, (2001:71), Lingkungan pengendalian memiliki enam unsur yaitu :
a. Filosofi dan Gaya Operasi b. Struktur Organisasi
c. Berfungsinya Dewan Komisaris d. Metode Pengendalian Manajemen e. Kesadaran pengendalian
2. Risk Assesment (penetapan resiko)
Penetapan resiko untuk tujuan pelaporan keuangan yang dilaksanakan oleh PT. WICAKSANA O.I,Tbk .MEDAN meliputi identifikasi, analisa, dan manajemen resiko yang relevan dengan penyiapan laporan keuangan yang disajikan secara wajar menurut prinsip akuntansi yang berlaku umum.
pelaporan keuangan adalah berkenaan dengan hubungan antara penetapan resiko pelaporan keuangan dengan aktivitas pencatatan, pemrosesan, pengikhtisaran, dan pelaporan data keuangan. Penilaian resiko untuk manajemen harus mencakup pertimbangan khusus yang timbul akibat adanya perubahan situasi seperti prosedur akuntansi yang berbeda, perubahan dalam stsndar akuntansi, undang-undang dan peraturan baru, tekhnologi yang baru yang terlibat dalam pemrosesan dan pelaporan informasi.
3. Information and Communication (informasi dan komunikasi)
Sistem informasi berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan, dimana dalam hal ini termasuk dalam sistem akuntansi yang terdiri dari metode dan pencatatan untuk identifikasi, pengelompokan, penganalisaan, pengklarifikasian, pencatatan dan pelaporan transaksi perusahaan. Karena itulah PT. WICAKSANA O.I , Tbk. MEDAN berusaha menerapkan sistem akuntansi yang baik.
Komunikasi bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas dari tugas perseorangan dan tanggung jawaban yang berkaitan dengan struktur pengendalian intern atas laporan keuangan. Manual tentang kebijakan, pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan, daftar perkiraan, dan Memoranda merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dari struktur pengendalian intern yang ditetapkan PT. WICAKSANA O.I,Tbk .MEDAN.
4. Control Aktivities (Aktivitas Pengendalian)
Aktivitas pengendalian membantu memastikan tindakan yang diperlukan telah diambil dalam menghadapi resiko sehubungan dengan pencapaian tujuan satuan usaha yang telah ditetapkan terlebih dahulu oleh pihak manajemen PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN.
Aktivitas pengendalian mempunyai beberapa tujuan dan diterapkan pada berbagai tindakan organisasi serta pemrosesan data. Aktivitas pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang umumnya bila diuraikan terdapat lima hal berikut ini yaitu :
a. Pemisahan tugas yang memadai b. Prosedur otorisasi yang memadai
c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup d. Pengawasan fisik atas kekayaan
e. Pengecekan secara independent atas kinerja 5. Monitoring
Monitoring adalah proses penilaian kualitas dari pelaksanaan struktur pengendalian intern secara terus menerus. Hal ini mencakup penilaian oleh personel yang tepat dan dasar waktu yang tepat apakah pengendalian intern tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan dan telah dimodifikasi dengan tepat sesuai perubahan kondisi atau keadaan.
audit yang dipusatkan tentang kelemahan-kelemahan pengendalian intern sekaligus memberikan rekomendasi.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang penulis dapatkan dari Mulyadi dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2003:455) adalah sebagai berikut :
Menurut Niswonger, Waren, Reeve, Fess,dalam buku Prinsip-prinsip Akuntansi, (2004 :182)
“Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpilkan, mengklasifikasi, mengikhtisarkan, dan mendapatkan informasi keuangan dan operasi usaha”
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan system pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal
check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Dari uraian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perbandingan antara teori dan prakteknya adalah : bahwa sistem penerimaan kas dari penjualan tunai sudah cukup baik, karena adanya kesamaan antara teori dan prakteknya. Hal ini juga karena adanya pemisahan dari berbagai fungsi seperti fungsi akuntansi dipisahkan dengan fungsi kas. Penbayaran dari pembeli langsung diberikan kepada kasir sejumlah yang tertera didalam faktur penjualan. Pengiriman laporan penerimaan kas oleh kasir kepada bagian akuntansi rutin dilakukan setelah jam kerja berakhir (setiap hari). Bila pada bagian akuntansi terjadi kesalahan dalam pencatatan, maka kesalahan tersebut diperiksa ulang atau membandingkannya dalam catatan penerimaan dan pengeluaran kas.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas yang penulis dapatkan dari Mulyadi dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2003:509) adalah :
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara dua sistem :
fluctuating-fund-balance system dan imprest system.
Menurut Kleso dan Weygandt (2001:402) yang menyebutkan bahwa kas adalah : “Kas, harta yang paling liquid adalah media pertukaran buku dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pas lainnya. Kas umumnya diklasifikasikan sebagai harta lancar. Agar dapat dilaporkan sebagai “kas”, kas bersangkutan harus siap tersedia untuk pembayaran kewajiban lancar, dan harus bebas dari ikatan kontroktial yang membatasi penggunaannya didalam pemenuhan hutang”
Menurut Niswinger, Warren, Reeve, Fees dalam buku Prinsip-Prinsip Akuntansi, (2004:290) pengertian kas adalah :
Menurut Soemarso S.R dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar,(2002:296), kas didefinisikan sebagai berikut :
“Kas adalah segala sesuatu (baik berbentuk uang atau logam) yang tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini :
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima atoleh pihak yang namanya sesuai dengan yang tertulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.
2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodic mengirimkan rekening koran bank (bank
statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekeninng koran bank inilah yang
dapat digunakan oleh pihak perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam didalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
dalam pengeluaran kas, check issuer akan secara otomatis menerima tanda penerimaan kas dari pihak yang menerima pembayaran. Cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena didalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayaran maupun bagi penerima pembayaran.
Sistem pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT. WICAKSANA O.I,Tbk..MEDAN adalah dengan bentuk cek dan sistem dana kas kecil yaitu dengan mengeluaran register cek. Sistem dana kas kecil adalah untuk memungkinkan pengeluaran kas dan uang tunai pada perusahaan dan ini hanya dilakukan dalam jumlah yang kecil.
Dari uraian tersebut diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perbandingan antara teori dan prakteknya adalah sudah sejalan dan sudah cukup memadai, karena pengeluaran kas sudah mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diproses melalaui sistem otorisasi yang berlaku.
B. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS
Prosedur penerimaan kas yang penulis dapatkan dari buku Sistem Informasi Akuntansi oleh Mulyadi halaman 470 adalah sebagai berikut :
memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
Prosedur pencatatan penjualan tunai dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. Disamping itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual.
Prosedur pencatatan penerimaan kas, dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalaui fungsi kas.
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan oleh PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN yaitu adalah :
Voucher receipt dibuat oleh personal yang berkepentingan dengan lampiran dokumen pendukung asli dan disetujui oleh atasan yang bersangkutan sebagai pertanggung jawaban. Selanjutnya voucher receipt harus di otorisasi oleh branch manager/ area manager dan selanjutnya diteruskan kepada branch finance control/ area finance control untuk mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat otorisasi BM/AM dan BFC/AMC selanjutnya diteruskan kepada kasir untuk dilakukan penyetoran, sebelum diterima oleh kasir maka kasir wajib melakukan beberapa hal. Setelah pemeriksaan maka kasir menerima sejumlah uang tunai/giro/cek sesuai voucher receipt dari penyetor.
voucher system dengan cash basic. Disamping fungsi akuntansi mencatat
pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu.
Prosedur pengeluaran kas yang diterapkan oleh PT.WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN adalah :
Voucher payment dibuat oleh personal yang berkepentingan dengan dilampiri dokumen pendukung asli dan disetujui oleh atasan yang bersangkutan serta kepala departemen yang bersangkutan sebagai pertanggungjawaban atas pembebanan yang akan dilakukan. Voucher Payment harus diotorisasi. Otorisasi tambahan untuk biaya-biaya promosi berupa diskon atau bonus dilakukan oleh Busines Development Manager dan Corporate Accounting Manager . Otorisasi tambahan pada dasarnya mengacu pada prinsip two step up. Pembayaran oleh Kasir, menyediakan uang tunai, Cheque, Giro dan bukti transfer yang akan dipakai sebagai alat pembayaran sesuai dengan yang tercantum pada Voucher Payment. Memeriksa kebenaran nama, bank dan nomor rekening yang dituju jika pembayaran dilakukan dengan transfer bank atau Giro. Memeriksa kebenaran tanda tangan yang melakukan otorisasi dan pihak yang melakukan pemeriksaan sebelumnya. Memeriksa kebenaran penerima pembayaran dan tanda tangan. Bagian pembukuan kantor pusat membukukan didalam jurnal pengeluaran kas.
Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa pembagian tugas diterapkan oleh perusahaan. Pembagian ini sudah cukup baik, tetapi masih harus dilakukan pemisahan fungsi beberapa bagian.
1. Memudahkan pengecekan intern terhadap pekerjaan tiap fungsi yang terkait dalam pelaksanaan transaksi.
2. Mencegah terjadinya penggunaan kas untuk keperluan pribadi.
3. Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi serta menjaga kekayaan perusaha
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab terdahulu telah diuraikan analisa akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan penulis terhadap PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN. Analisa tersebut merupakan perbandingan antara teori dengan hasil pengamatan dan penelitian langsung terhadap perusahaan ini.
Dari hasil perbandingan yang dilaksanakan, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan mengenai penerapan sistem akuntansi dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN.
A. Kesimpulan
berbagai macam makanan dan kebutuhan rumah tangga lainnya yang didirikan sejak tahun 1964 berdasarkan Nomor Y.A 5/593/17, dan Nomor Tanda Daftar Perusahaan 021215103887.
2. Struktur organisasi pada PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN adalah berbentuk garis lini dan staf. Ini terbukti dengan adanya suatu pimpinan. Struktur organisasi perusahaan telah menggambarkan pembagian tugas yang baik,walaupun sering tumpang tindih dalam prakteknya dilapangan, dan setiap bagiannya memiliki peranan penting dalam kegiatan perusahaan.
3. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas sudah cukup baik dimana bukti-bukti penerimaan kas dilaporkan dan disampaikan kepihak berwenang. 4. Penggunaan formulir-formulir pada perusahaan ini tetap dirancang dengan
baik sesuai data-data informasi yang dibutuhkan dan berkaitan dengan proses operasional perusahaan dan untuk transaksi apa hak itu yang digunakan.
5. Pengawasan terhadap pengeluaran kas sudah cukup memadai ditandai dengan:
a. Adanya catatan-catatan yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas.
b. Setiap pengeluaran kas yang terjadi harus disertai bukti pengeluaran kas.
c. Dokumen, formulir dengan catatan yang digunakan untuk pengeluaran kas harus melalui yang berwenang atau orang yang ditunjuk.
6. Dokumen tagihan yang dikeluarkan oleh perusahaan yang dirancang terdiri dari 2 bagian, yang pertama berupa customer purchase order yang berisi data nomor rekening dan jumlah tagihan. Oleh perusahaan bagian ini dipakai sebagai media masukan untuk pengolahan transaksi penerimaan kas bagian kedua disimpan oleh debitur sebagai arsip.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan saran kepada PT. WICAKSANA O.I,Tbk.MEDAN mengenai penerapan sistem akuntansi dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan yang mungkin dapat dijadikan bahan pertimbangan di masa yang akan datang :
a. Dengan semakin berkembangnya perusahaan tersebut , maka untuk melakukan pemeriksaan dan pengecekan atas transaksi maupun kecurigaan yang terjadi pada setiap fungsi, maka sebaiknya perusahaan memiliki internal auditor yang independent, sehingga pimpinan perusahaan tidak perlu lagi menunjuk seseorang untuk melakukan pemeriksaan. Hal ini juga untuk mengantisipasi pengaruh waktu dan sifat dinamis dari perusahaan yang harus selalu beradaptasi dengan lingkungan.
untuk meyakinkan kebenaran posisi kas yang tercantum pada catatan neraca dan kas harian.
c. Hendaknya perusahaan melakukan pemisahan fungsi bagian pemasaran dan bagian pembuat faktur agar tidak terjadi penyelewengan.
d. Ada baiknya jika karyawan yang menduduki posisi kunci diberikan cuti khusus dan digantikan oleh karyawan lain yang kompeten, tujuannya ialah agar hasil kerja yang dilakukan karyawan tersebut dapat diketahui. Hal ini dilakukan untuk memantapkan struktur pengendalian intern yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan Zaki, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kelima, BPEE-UGM, Yogyakarta.
Hadibroto H.S dan Oemar Witarasa, 2000, Sistem Pengawasan Intern (System of
Internal a.Control), Edisi Kedua, Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi
UI, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standart Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Kleso, Donald E, dan Jerry J Weygandt, 2001, Akuntansi Intermediate, Edisi Kesepuluh, Erlangga, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Auditing, Edisi Kelima, Buku Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
S.R. Soemarso, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Tuanakota, Theodorus M, 2001, Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan
Publik, Edisi Ketiga, Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.
