TUGAS AKHIR
PROSEDUR KEARSIPAN DALAM MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH : SUCI RAMADONA
122103050
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SUCI RAMADONA
NIM : 122103050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR KEARSIPAN DALAM
MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN
AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA
UTARA
Medan, Juli 2015 Menyetujui Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SUCI RAMADONA
NIM : 122103050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR KEARSIPAN DALAM
MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN
AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA
UTARA
Tanggal : ……….. 2015 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : ………..2015 DEKAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang
telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu
menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam
penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjadikan
Alqur’an sebagai pedoman dan penunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di
muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih kepada :
1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan
kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis,
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan
informasi dan menyelesaikan urusan kampus.
6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda
Kisnan dan ibunda Asifah yang telah membesarkan penulis, membimbing
penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a,
perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah
SWT membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.
8. Terima kasih spesial buat abang tersayang Agil Fahnan Saputra yang telah
menjaga dan membimbing penulis selama ini.
9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Program Studi
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
10.Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Stambuk 2012.
11.Terima kasih untuk kedua sahabat yang telah mendukung penulis selama
ini Elly Ony Satriani dan Putri Masruro
12.Terima kasih untuk Dede Aulia Rahman yang telah memberikan dukungan
Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan, Juli 2015
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...i
DAFTAR ISI ...v
DAFTAR TABEL ...vii
DAFTAR GAMBAR ...viii
BAB I PENDAHULUAN ...1
A. Latar Belakang ...1
B. Perumusan Masalah ...4
C. Tujuan Penelitian ...4
D. Manfaat Penelitian ...4
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ...5
F. Sistematika Penelitian ...5
BAB II PROFIL INSTANSI ...7
A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara...7
B. Struktur Organisasi ...19
C. Job Description ...22
D. Jaringan Kegiatan ...23
E. Kinerja Kegiatan Terkini ...25
F. Rencana Kegiatan ...26
BAB III PEMBAHASAN ...27
Halaman
1. Fungsi dan Tujuan Arsip ... 28
2. Nilai Guna Arsip ... 29
3. Penyimpanan Arsip ... 30
4. Sistem Penyimpanan Arsip ... 32
5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip ... 35
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 36
7. Peminjaman Arsip ... 38
8. Penemuan Kembali Arsip... 38
9. Korespondensi Arsip ... 39
10.Perlindungan Arsip ... 39
11.Penyusutan Arsip ... 40
12.Pemusnahan Arsip ... 40
13.Prosedur Kearsipan ... 41
B. Prosedur Kearsipan di Kementerian Agama ... 43
1. Asas Kearsipan di Kementerian Agama ... 43
2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip ... 44
3. Sistem Penyimpanan Arsip di Kemenag ... 44
4. Peminjaman Arsip di Kemenag ... 45
5. Penemuan Kembali Arsip di Kemenag ... 46
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 46
6. Pemusnahan Arsip di Kemenag ... 47
7. Kendala yang dihadapi ... 47
8. Cara mengatasi kendala ... 48
Halaman
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51
A. Kesimpulan ... 51
B. Saran ... 52
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
NO JUDUL HALAMAN
1. Struktur Kanwil Kementerian Agama Provinsi 21 Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bangsa Indonesia sejak memplokamirkan kemerdekaannya mendorong
untuk melaksanakan pembangunan disegala bidang. Sebab itu bidang kearsipan
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah untuk membantu
dalam melancarkan proses pembangunan di Indonesia.
Seperti yang diterangkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pada bab 1 ayat a dan b menjelaskan
bahwa arsip adalah: ayat a “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara dan badan-badan pemerintahan dalam corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Ayat b “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Diperkantoran, kearsipan berperan penting dalam administrasi ialah
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan alat pengendalian yang
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan
dalam rangka melaksanaan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa
adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan
catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi
perkantoran. Istilah ‘arsip’ akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan
kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang
berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi
juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah
menjadi kurang baik dan tidak berguna.
Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang
sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu
sendiri. Keberhasilan dan kelancaran kerja yang dilakukan oleh bagian kearsipan
sangat ditentukan oleh sistem pengelolaan arsip yang diterapkan pada suatu kantor
atau organisasi, karena usaha kearsipan itu sendiri baik dalam hal mencatat dan
penyimpanan warkat-warkat serta menemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan
atau dibutuhkan.
Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak ditata dengan baik
dan teratur dapat mengakibatkan arsip-arsip sulit untuk ditemukan kembali.
Apabila sewaktu-waktu diperlukan karena banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan apabila hal tersebut
terjadi maka segala kegiatan perkantoran tidak akan berjalan lancar karena data
ditata dengan baik maka suatu organisasi atau kantor dapat memberikan data atau
arsip sebagai informasi yang baik, lengkap dan akurat kepada orang-orang yang
membutuhkan informasi tersebut.
Untuk menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan yang baik dan
benar maka perlu adanya pembinaan seluruh karyawan, terutama karyawan yang
bertugas dibidang arsip mengenai masalah kearsipan. Disamping melalui jalur
pendidikan akademis, dapat pula dengan cara membaca buku tentang kearsipan,
dapat pula mengadakan penataran, lokakarya, dan lain-lain yang bertujuan menata
dan memperbaiki kembali bidang kearsipan. Dengan hal tersebut diharapkan agar
karyawan dapat mengetahui, mempelajari serta memahami kearsipan dan
penerapannya mulai dari sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan dalam
perusahaan atau instansi itu sendiri, baik itu dalam hal prosedur penyimpanan
sampai dengan penggunaan peralatan dan perlengkapan sehingga tertib
administrasi dan kegiatan arsip mengarsip akan terwujud.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka kita berusaha untuk memperbaiki
atau meningkatkan citra kearsipan, tanpa arsip maka tidak mungkin seseorang
mengingat berbagai macam dokumen dan catatn-catatan yang begitu banyak dan
beraneka ragam. Dari uraian serta penjelasan diatas serta penulis mengadakan
penelitian dilapangan, maka penulis tertarik untuk membahas prosedur kearsipan
pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan diatas maka
permasalahan yang penulis angkat pada tugas akhir ini adalah “Bagaimana
Prosedur Kearsipan dalam mengumpulkan dokumen di Kementerian Agama
Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah Untuk
mengetahui prosedur kearsipan pada Kementerian Agama Kantor Wilayah
Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dikemukakan beberapa manfaat
yaitu:
1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh
pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan
penelitian secara ilmiah dan sistematis.
2. Dapat mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan informasi yang
diperlukan untuk meningkatkan ilmu di Diploma III Kesekretariatan.
3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap
prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat
[image:16.595.106.519.308.487.2]pada tabel 1.1 berikut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Bulan
Kegiatan
Persiapan Pengumpulan Data
Penulisan Laporan 1 April 2015
2 Mei 2015 3 Mei 2015
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan
pada April dan Mei 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi
atas beberapa sub bab antara lain :
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description,
jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan
arsip, metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang
dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera
Utara, dan saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Pada saat berdirinya Kementrian Agama tahun 1946, Sumatera masih
merupakan satu Provinsi dengan Gubernurnya waktu itu Mr.Tengku Moch.Hasan,
berasal dari Aceh. Jawatan Agama Sumatera oleh Pemerintah dipercayakan
kepada H.Muchtar Yahya, kedudukannya masih berada di bawah Gubernur. Pada
tahun 1946 Sumatera dibagi menjdi 3 provinsi, yakni Provinsi Sumatera Utara,
Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan, H.Muchtar Yahya ditunjuk menjadi
koordinator Jawatan-jawatan agama tersebut, bertempat di Bukit Tinggi.
Kepala-Kepala Jawatan Agama di ketiga wilayah Sumatera waktu itu, Tengku
Moch,Daud Beureuh Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha Sumatera
Tengah dan K.Azhari Sumatera Selatan. Mereka diangkat oleh Gubernur
Sumatera Utara yang mewakili Presiden untuk mengurus Pemerintahan di
wilayahnya.
Sesudah kantor-kantor Jawatan Agama Provinsi Sumatera ada hubungan
dengan Kementrian Agama, yang berkedudukan di Yogyakarta, H.Muchtar Yahya
dipindahkan ke pusat bertindak sebagai Kepala Urusan Keagamaan Wilayah
Sumatera. Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan
gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di
Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera
Pada tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi
Sumatera Utara, sebagai gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan
Tapanuli berkedudukan di Medan dan Daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa
Aceh berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Untuk memimpin Jawatan Agama
Provinsi Sumatera Utara ditunjuk K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama
daerah istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah
Jawatan Agama kedua Provinsi tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk
perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peratuaran yang
ditetapkan Kementerian Pusat. Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri,
pernah menjabat Kepala (dengan beberapa kali mengalami perubahan struktur)
adalah :
1. K.H. MUSLICH
2. H. MISKUDDIN A. HAMID
3. H.M. ARSYAD THALIB LUBIS
4. PROF.DR. T.H. YAFIZHAM, SH
5. DR.H.A. DJALIL MUHAMMAD
6. DRS.H.A. GANI
7. DRS.H.M. ADNAN HARAHAP
8. DRS.H.A. BIDAWI ZUBIR
9. DRS. NURDIN NASUTION
10. PROF.DR.H. MOHD. HATTA
11. DRS.H.Z. ARIFIN NURDIN,SH, MKn
Kiranya perlu diketahui situasi keagamaan di Keresidenan Sumatera
Timur dan Tapanuli sebelum digabung menjadi satu Jawatan Agama Provinsi
Sumatera Utara :
1. Pimpinan Keagamaan Kepresidenan Sumatera Timur pada waktu dipegang oleh
raja-raja yang jumlahnya tidak sedikit dan mempunyai daerah-daerah yang
ditaklukkannya, dengan peraturan-peraturan masing-masing sesuai dengan
kondisi masyarakat pada waktu itu. Setelah Indonesia merdeka di setiap
Keresidenan dibentuk Komite Nasional daerah Sumatera Timur, yang merupakan
Lembaga Legislatif. Badan-badan agama saat itu sudah ada, seperti Kadhi.
Sebelum terbentuknya `Dewan Agama` Partai Masyumi mempunyai inisiatif
yang membentuk Badan yang mengurus soal-soal keagamaan. Ide tersebut
diusulkan pada Sidang KNI secara aklamasi, usul tersebut diterima oleh anggota
KNI, akhirnya berdirilah Dewan Agama Keresidenan Sumatera Timur.
2. Sebelum adanya Dewan Agama di daerah Tapanuli, maslah-masalah yang
berhubungan dengan agama, ditangani oleh Kuria, didampingi oleh Kadhi,
merekalah pelaksana tugas yang berhubungan dengan masalah-masalah agama
seperti pernikahan, perceraian, pengurusan mesjid-mesjid, ibadah social dan lain
sebagainya.
Lahirnya Dewan Agama di Keresidenan Tapanuli ini, agak berbeda
dengan proses lahirnya Dewan Agama di daerah Sumatera Timur, ide dan gagasan
mula-mula lahir ditingkat Kewedanan Mandailing Tapanuli Selatan. Berita
tentang Indonesia merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945, disambut masyarakat
dengan penuh gembira dan rasa syukur kepada Tuhan, bahwa bangsa dan
negaranya sudah lepas dari belenggu penjajahan.Yang dirasakan akibatnya sangat
dengan tidak berperikemanusiaan oleh Belanda maka untuk memenuhi tuntutan
agama yang dipeluknya masyarakat menghendaki dibentuknya Jawatan tersendiri
yang mengurusi masalah agama.
Pada tahun 1946, diadakan Konfrensi Masyumi bertempat di Mandailing
Tapanuli Selatan, yang memutuskan untuk mendesak Pemerintah (Karisidenan)
membentuk Jawatan Agama, yang akan mengelola masalah-masalah agama pada
tingkat Keresidenan, Kewedanaan dan Kecamatan, yang selama ini
masalah-masalah tersebut diurusi oleh Kuria-Kuria dan dibantu oleh Kadhi-kadhi. Dalam
koferensi tersebut telah disepakati secara bulat, untuk membentuk Jawatan Agama
yang bernama `Dewan Agama`. Pada waktu itu mereka belum mengetahui berita
tentang berdirinya Kementrian Agama di Pusat. Usul tersebut oleh Residen
Tapanuli mendapat tanggapan positif, yang kemudian dibahas oleh KNI sebagai
lembaga yang berwenang, pada akhirnya disetujui pembentukannya.
Selanjutnya dewan yang baru dibentuk itu, sangat besar jasanya dalam
membantu pemerintah, melaksanakan tugasnya terutama dalam kegiatan
penerangan, karena pendekatan melalui agama lebih mudah diterima masyarakat.
Pada awal pembentukan kedua Dewan Agama di kedua Keresidenan tersebut,
struktur organisasinya masih berdiri sendiri-sendiri, belum ada hubungan dengan
Kementerian Agama Pusat. Hubungan dengan Pusat baru diadakan, setelah
diberitahu, bahwa di Pusat sudah berdiri Kementerian Agama.
1. Struktur Ketatanegaraan berubah maka kedua Keresidenan yaitu
Sumatera Timur dan Tapanuli, digabung menjadi satu Provinsi Sumatera
pelaksanannya baru bisa disesuaikan dengan Peraturan Menteri Agama
Nomor 10 Tahun 1952 dengan Susunan Organisasi sebagai berikut :
a. Jawatan Urusan Agama, terdiri atas : – Kantor Urusan Agama Provinsi;
– Kantor Urusan Agama Daerah; – Kantor Urusan Agama Kabupaten; –
Kantor Urusan Agama Kecamatan;
b. Jawatan Pendidikan Agama, terdiri atas: – Kantor Pendidikan Agama
Provinsi; – Inspeksi Wilayah; – Kantor Pendidikan Agama Kabupaten;
c. Jawatan penerangan Agama terdiri atas : – Kantor Penerangan Agama
Provinsi; – Pegawai Penerangan Agama;
d. Biro Pengadilan Agama, terdiri atas : – Mahkamah Islam Tinggi; –
Pengadilan Agama.
Biro Pengadilan Agama kemudian berubah menjadi Jawatan Peradilan
Agama (Permenag No. 10 Tahun 1962). Berdasarkan Peraturan Pemerintah
nomor 1 Tahun 1963, Jawatan berubah menjadi Direktorat :
- Jawatan Urusan Agama menjadi Direktorat Urusan Agama – Jawatan
Pendidikan Agama menjadi Direktorat Pendidikan Agama – Jawatan
Penerangan Agama menjadi Direktorat Penerangan Agama – Jawatan
Peradilan Agama menjadi Direktorat Peradilan Agama.
2. Perkembangan Organisasi Departemen Agama pada tahun 1965 sampai
dengan 1974
Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 91 Tahun 1967, tentang Struktur
Organisasi, Tugas dan Wewenang Instansi Departemen Agama di Daerah terdiri
a. Perwakilan Departemen Agama Provinsi2) Perwakilan Departemen
Agama Kabupaten/Kota3) Kantor Urusan Agama Kecamatan
Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :
a. Jawatan Urusan Agama, Jawatan Pendidikan Agama, Jawatan
Penerangan Agama, Jawatan Peradilan Agama dan Pengadilan Agama,
Jawatan Perguruan Tinggi Agama dan Pesantren Luhur, Jawatan Urusan
Haji, Jawatan Agama Kristen, Jawatan Agama Katholik, Jawatan Agama
Hindu dan Budha.
Perwakilan Departemen Agama Kabupaten/Kota terdiri dari :
a. Dinas Urusan Agama, Dinas Pendidikan Agama, Dinas Penerangan
Agama, Pengadilan Agama, Dinas Urusan Haji, Dinas Urusan Agama
Kristen, Dinas Urusan Agama Katholik, Dinas Urusan Agama Hindu dan
Budha.
Kantor Urusan Agama kecamatan meliputi :
a. Urusan Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian – Urusan
Pencatatan Nikah, Talak dan Rujuk serta Bimbingan Kesejahteraan
Keluarga – Urusan Rumah Peribadatan, Ibadah Sosial dan Urusan Haji –
Urusan Penerangan dan Penyuluhan Agama.
Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 53 Tahun
1971 tentang pembentukan Kantor Perwakilan Departemen Agama Provinsi serta
Kantor Departemen Agama Kabupaten dan Inspektorat Perwakilan, susunannya
terdiri dari :
2. Perwakilan Departemen Agama Kabupaten
3. Kantor Urusan Agama Kecamatan
4. Urusan Pengawas adalah Inspektorat Perwakilan
Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :
1. Unsur Pimpinan adalah Kepala Perwakilan
2. Unsur Pembantu Pimpinan adalah Sekretariat Perwakilan
3 Unsur Pelaksana ialah :
- Inspeksi Urusan Agama – Inspeksi Pendidikan Agama – Inspeksi
Penerangan Agama – Inspeksi Peradilan Agama.
3. Perkembangan pada tahun 1975 sampai dengan 1981
a.Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 tentang Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara
terdiri atas :
- Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi; – Kantor Departemen
Agama Kabupaten/Kota; – Kantor Urusan Agama Kecamatan.
b. Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 (Disempurnakan)
tanggal 16 April 1975, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen
Agama Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Typologi IV, maka Kantor
Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara tediri dari :
- Bagian Tata Usaha; – Bagian Urusan Agama Islam; – Bidang Pendidikan
Agama Islam; – Bidnag Penerangan Agama Islam; – Bidang Urusan Haji;
– Pembimbing Masyarakat (Kristen) Protestan; – Pembimbing Masyarakat
Departemen Agama Kabupaten/Kota; – Kantor Urusan Agama
Kecamatan.
Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 45 Tahun1981
tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja kantor Wilayah Departemen Agama
Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I terdiri atas :
a. Bagian Sekretariat – Bidang Urusan Agama Islam – Bidang Penerangan
Agama Islam – Bidang Urusan Haji – Bidang Pembinaan Kelembagaan
Agama Islam – Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen) Protestan –
Pembimbing Masyarakat Katholik – Pembimbing Masyarakat Hindu –
Pembimbing Masyarakat Budha.
Selanjutnya terjadi perubahan struktur sesuai Keputusan Menteri Agama
Nomor 373 Tahun 2002. Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kanwil Departemen
Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I.B. dengan bagan
seperti dibawah ini:
1. Struktur Typologi Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara :
a. Bagian Tata Usaha
b. Bidang Urusan Agama Islam
c. Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf
d. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada sekolah umum
e. Bidang Pendidikan keagamaan, pondok pesantren, pendidikan agama
Islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid
f. bidang bimbingan Masyarakat Kristen
h. Pembimbing Masyarakat Hindu
i. Pembimbing Masyarakat Budha
j. Kelompok jabatan fungsional
Tugas dan Fungsi Kanwil Departemen Agama
1. Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis dibidang pelayanan dan bimbingan
kehidupan beragama kepada masyarakat di Provinsi.
2. Pembinaan, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan
umroh, pengembangan zakat dan wakaf, pendidikan dan keagamaan, pondok
pesantren, pendidikan agama islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid
serta urusan agama, pendidikan agama, bimbingan masyarakat kristen, katolik,
hindu serta budha sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan administrasi dan informasi.
4. Pembinaan kerukunan beragama.
5. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian dan pengawasan program daerah,
instansi terkait lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas departemen
di provinsi.
6. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait dan lembaga
masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas departemen di provinsi.
Pokok-pokok kebijakan strategis Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara
1. Menciptakan iklim kondusif bagi proses pemantapan peran, fungsi dan
kedudukan agama sebagai landasan moral spiritual dalam pembangunan di
daerah Sumatera Utara.
2. Mengupayakan peningkatan kualitas pelayanan kehidupan beragama sebagai
mendorong peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kegiatan
pelayanan kehidupan beragama.
3. Mengupayakan peningkatan pelayanan dan mutu pendidikan agama dan
pendidikan keagamaan dengan menitikberatkan kepada peningkatan partisipasi
masyarakat.
4. Mengupayakan pemberdayaan lembaga-lembaga sosial keagamaan dan lembaga
pendidikan keagamaan untuk semakin memantapkan kehidupan beragama serta
meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan dalam
kehidupan beragama.
5. Mengupayakan peningkatan kualitas pemahaman penghayatan dan pengamalan
agama dan kerukunan umat beragama sebagai upaya meningkatkan harmonis
sosial dan integrasi bangsa.
6. Menata organisasi keagamaan dilingkungan Kanwil Departemen Agama Provinsi
Sumatera Utara sebagai respon terhadap adanya perubahan struktural di tingkat
pusat.
7. Meningkatan kualitas sumber daya dilingkungan Kanwil Departemen Agama
Provinsi Sumatera Utara sehingga dapat meningkatkan kinerja untuk
menghasilkan output dan outcome sesuai dengan yang diharapkan.
8. Efisiensi pemanfaatan sumber daya dilingkungan Kanwil Departemen Agama
Provinsi Sumatera Utara sebagia respon terhadap berbagai keterbatasan sehingga
dapat dilakukan antisipasi kemungkinan terjadinya inefisiensi.
9. Menjalin koordinasi dan kerjasama dengan instansi-instansi baik dilingkungan
pemerintah maupun di swasta serta umat beragama.
10. Meningkatkan kehidupan kerukunan umat beragama baik intern, antar dan antara
11. Memberdayakan forum kerukunan umat beragama dalam rangka memelihara
kerukunan dan kesejahteraan.
Kondisi Ideal
1. Kadar keimanan dan ketaqwaan umat beragama yang makin tinggi mantap serta
ideal dan tata niat umat yang sedemikian kokoh sesuai dengan keyakinan dan
ajaran agama. Dengan demikian umat tidak akan mudah goyah menghadapi
berbagai ujian dan tantangan sebagai konsekuensi dari kemajuan ilmu dan
teknologi serta dampak negatif modernisasi.
2. Pengertian dan pemahaman umat tentang agamanya telah sedemikian matang,
luas, segar dan berkembang sehingga agama dapat lebih berperan sebagai
motivator dan dinamisator kemajuan. Sejalan dengan itu agama berperan pula
sebagai pengarah dalam mewujudkan manusia Indonesia seutuhnya yang
memiliki keseimbangan antara perkembangan dan kemajuan lahir serta
kesejahteraan batin.
3. Hubungan intern umat, hubungan antar umat serta hubungan antara umat
beragama sengan pemerintah telah sedemikian serasi, sehingga dalam
mengahadapi masalah nasional semua unsur dapat berpikir dan bertindak sebagai
utuh kesatuan yang utuh serta dengan tekad yang tunggal untuk mensukseskan
pembangunan.
Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan
gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di
Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh
Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera
Utara dipimpin oleh H.M. Bustami Ibrahim. Pada tahun 1956 struktur
gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di
Medan dan daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di
Kotaraja (Banda Aceh).
Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk
K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan
Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi
tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur
berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan Kementerian Pusat.Berdasarkan
Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 1 tahun 2010
(disempurnakan) tanggal 28 Januari 2010, penyebutan departemen agama berubah
menjadi kementerian agama. Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, sudah
12 orang yang pernah menjabat kepala (dengan beberapa kali mengalami
perubahan struktur) yang terakhir sekarang Dra.H.Tohar Bayoangin, M.Ag.
Visi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah
Terwujudnya masyarakat agamais yang berakhlak mulia, rukun dan damai.
Adapun Misi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera
Utara adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan bimbingan dan pelayanan kehidupan beragama.
2. Meningkatkatkan pemehaman, penghayatan, pengamalan dan pengembangan
nilai-nilai agama.
3. Memperkokoh kerukunan umat beragama.
4. Mengembangkan lembaga sosial keagamaan dan lembaga pendidikan
keagamaan.
6. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan haji.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Untuk tercapainya tujuan umum dari suatu lembaga atau instansi
dibutuhkan suatu wadah untuk mengatur semua aktivitas ataupun kegiatan
lembaga/instansi tersebut. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur
organisasi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan lembaga/instansi dapat
dicapai. Struktur organisasi penting dalam mempengaruhi perilaku individu atau
kelompok-kelompok yang terdapat dalam sebuah organisasi. Melalui struktur
organisasi para pegawai akan tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab
sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya akan mengerjakan tugas yang
dibebankan kepada mereka dengan baik.
Dengan struktur organisasi yang baik Pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efektivitas dan efisiensi kerja dapat terwujud melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Suatu lembaga/instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok yang bersifat melaksanakan kegiatan tertentu
Berdasarkan Keputusan Menteri Agama RI nomor 18 tahun 1975
(disempurnakan) tanggal 16 April 1975, susunan organisasi dan tata kerja
Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk typologi I terdiri atas
Bagian Sekretariat, Bidang Urusan Agama Islam, Bidang Penerangan Agama
Islam, Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen) Protestan, Pembimbing
Masyarakat Khatolik, Pembimbing Masyrakat Hindu dan Pembimbing
Masyarakat Budha. Perubahan struktur terjadi kembali sesuai dengan Keputusan
Menteri Agama Republik Indonesia nomor 13 tahun 2012. Struktur Organisasi
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada
Sumber : Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara (2015)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
C. Job Description
a. Melakukan penyiapan urusan penyusunan rencana, program dan
anggaran di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
b. Melakukan penyiapan urusan evaluasi dan penyusunan laporan di
lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
c. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan keuangan di lingkungan
Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
2. Subbagian Organisasi, Tata Laksana, dan Kepegawaian mempunyai
tugas yaitu:
a. Melakukan penyiapan urusan penyusunan organisasi di lingkungan
Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
b. Melakukan penyiapan urusan penyusunan tata laksana pada Subbag
Ortala dan Kepegawaian Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
c. Melakukan penyiapan urusan pengelolaan kepegawaian di lingkungan
Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
3. Subbagian Hukum dan Kerukunan Umat Beragama mempunyai tugas
yaitu :
a. Melakukan penyiapan urusan penyusunan peraturan
perundang-undangan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
b. Melakukan penyiapan urusan bantuan hukum di lingkungan Kanwil
Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
c. Melakukan penyiapan urusan pelaksanaan urusan kerukunan umat
beragama Serta Pelayanan Masyarakat khonghucu di lingkungan Kanwil
Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
a. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi di
lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
b. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan hubungan masyarakat di
lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.
5. Subbagian Umum mempunyai tugas yaitu :
a. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pengelolaan ketatausahaan
pada Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera
Utara.
b. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan rumah tangga pada
Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera
Utara.
c. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan perlengkapan pada
Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera
Utara.
D. Jaringan Kegiatan
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah
instansi pemerintah yang berkedudukan di Provinsi Sumatera Utara, berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama.Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara melaksanakan tugas dan fungsi
Kementerian Agama dalam wilayah provinsi berdasarkan kebijakan Menteri
Agama dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pembangunan bidang
agama sesuai dengan kebijakan pembangunan nasional adalah untuk menciptakan
Yang Maha Esa, selain itu kehadiran Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi adalah memberikan jaminan hukum dan pelayanan kehidupan beragama
bagi masyarakat sesuai dengan amanah Pancasila dan Undang Undang Dasar
1945. Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor
13Tahun 2012 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian
Agama, Dalam melaksanakan tugas tersebut, bidang Kepegawaian
menyelenggarakan fungsi:
1. Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan penyusunan tata laksana
di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara
3. Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penyusunan tata laksana
di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara
4. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penyusunan tata laksana
di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara sesuai hasil
pembahasan beserta konsep surat atau nota dinasnya.
5. Meneliti dan mengoreksi konsep bahan rancangan penyusunan tata laksana di
lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara beserta konsep surat/nota
dinasnya dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tugas dan fungsi instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua,
begitu juga halnya pada bidang Kepegawaian Kantor wilayah Kementerian
terlaksana dan menghasilkan kerja yang maksimal, selektif dan efisien yang
dilandasi dengan bersikap amanah, jujur, disiplin, bertanggung jawab dan tidak
berpengaruh terhadap perbuatan KKN dan melanggar hukum yang dapat merusak
citra Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, sekaligus mampu menjadi
pengawal moral bangsa.
Untuk mendorong tercapainya hasil kerja yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu berupa peningkatan kompetensi dan tanggung jawab.
Kinerja terkini yang dijalankan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara adalah pembinaan kerukunan umat beragama, pelayanan dan
bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umrah, pelaksananaan hubungan
dengan pemerintah daerah, pengembangan zakat dan wakaf, bimbingan
masyarakat Kristen, katholik, hindu dan budha.
F. Rencana Kegiatan
Program atau rencana kegiatan dari bagian Kepegawaian di Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan I.
2. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan II.
3. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan III.
4. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
5. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan V.
6. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan VI.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur & Kearsipan
Secara etismologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Menurut (The Liang Gie 2002:18) memberikan pengertian bahwa warkat
adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa
yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan.
Menurut (Wursanto,2003) berpendapat arsip adalah tempat menyimpan
secara teratur bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, akte-akte,
kepustakaan-kepustakaan, daftar-daftar, dokumen-dokumen, atau peta-peta.
Menurut (Wursanto,2003) berpendapat dalam bukunya kearsipan 2,
Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam
melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur
penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip antara lain meliputi: memisah-misahkan
(segregating), memadukan (assembling), mengklasifikasikan (classification),
mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference),
Menurut (Wursanto, 2003), kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan
atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
Menurut (Bashir,2007) kearsipan adalah tulisan yang dapat memberikan
keterangan tentang kejadian yang dapat memberikan keterangan-keterangan
organisasi. Untuk memperjelas mengenai pokok pengertian atau pendapat tentang
permasalahan yang penulis ambil, maka untuk itu penulis akan mengemukakan
konsep mengenai prosedur kearsipan.
1. Prosedur adalah suatu urutan-urutan atau langkah-langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan sejak permulaan sampai selesai.
2. Kearsipan adalah suatu dokumen tulis yang mempunyai nilai historis,
disimpan dan dipelihara serta ditempatkan secara khusus untuk referensi.
Dari defenisi konsepsional yang penulis ambil diatas, maka penulis dapat
menarik kesimpulan bahwa prosedur kearsipan adalah langkah-langkah atau
aturan-aturan dalam menangani suatu kegiatan atau sekelompok bagian-bagian
yang bekerja pada dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis dan
ditempatkan secara khusus untuk referensi.
1. Fungsi dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, funsgsinya arsip dibedakan atas dua yaitu
arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktifitas organisasi, baik sejak
dipergunakan lagi didalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan
untuk kepentingan pendidikan dan penelitian, arsip statis merupakan arsip yang
memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Menurut (Wursanto,2003), tujuan arsip yaitu :
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan.
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
2. Nilai Guna Arsip
Menurut (The Liang Gie,2007), nilai guna arsip adalah:
1. Arsip bernilai informasi
Contoh : pengumuman, pemberitahuan dan undangan.
2. Arsip bernilai administrasi
Contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja,dan uraian tugas pegawai.
3. Arsip bernilai hukum
Contoh : Akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian , surat kuasa, dan keputusan
4. Arsip bernilai sejarah
Contoh : Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto
peristiwa.
5. Arsip bernilai ilmiah
Contoh : Hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan
Contoh : Kwitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan
Contoh : Karya ilmiah parah ahli, kurikulum, satuan pelajaran, dan
program pelajaran
8. Arsip bernilai dokumentasi
Contoh : Foto dijadikan video
3. Penyimpanan Arsip
Menurut ( Lawalata, 2012) dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan
Sekretaris, Penyimpanan arsip terbagi atas dua sistem :
1. Penyimpanan arsip secara manual (Manual System)
Sarana yang diperlukan dalam penyimpanan dan penataan surat dan arsip adalah
sebagai berikut:
a. Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokan arsip menurut masalahnya secara
sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi atau
perusahaan.
b. Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip. Kode
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola
klasifikasi arsip.
c. Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan
kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan surat melalui penunjukan
d. suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang
lainnya. Tanda pengenal surat harus diklasifikasikan dan merupakan
penunjuk langsung pada berkasnya.
e. Kartu tunjuk silang, yaitu kartu atau formulir yang digunakan untuk
memberikan petunjuk pada suatu dokumen yang mempunyai lebih dari
satu masalah.
2. Penyimpanan arsip secara elektronik (Electronic System)
Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali
arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Sejalan
dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak software yang berkaitan
dengan pengelolaan tata arsip secara elektronik. Penyimpanan arsip secara
elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi,
aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam
dan di antara sistem komputer. Penggunaan media elektronik dalam sistem
kearsipan sering disebut dengan electronic filing system yang berbasiskan pada
penggunaan komputer.
Menurut (Lawalata, 2012) dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan
a. Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu pekerjaan.
b. Tingkat akurasi yang dihasilkan cukup tinggi. Informasi yang dihasilkan
akurat, sesuai dengan tujuan pengolahan data.
c. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya dalam menjalankan
aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.
Beberapa media penyimpanan arsip secara elektronis yang dapat
dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Software database atau basis data seperti Microsoft Access, MySQL,
Oracle, dan sebagainya.
2. USB flash disc, yaitu peranti penyimpanan data yang berbentuk seperti
pena dimana cara pemakaiannya dihubungkan ke port USB.
3. Memory card atau kartu memori, yaitu jenis penyimpanan data seperti
plastik tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, dan
sebagainya.
4. Sistem Penyimpanan Arsip (Methods of Filing)
Menurut (Amsyah, 2003:71) menyatakan bahwa, Sistem penyimpanan
adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan
kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut dibutuhkan.
Sistem penyimpanan surat yang dapat dipergunakan adalah sebagai
1. Kearsipan berdasarkan abjad (filing in alphabetical)
Filing in alphabetical order atau dikenal dengan sistem abjad adalah
penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad, disusun mulai dari
abjad A sampai Z. Sistem abjad paling banyak dipergunakan di organisasi
atau perusahaan karena merupakan sistem yang sederhana dan mudah
dalam menentukan dokumen. Melalui sistem abjad, dokumen disimpan
berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Sistem abjad
yang sering digunakan yaitu berdasarkan nama orang dan nama badan.
Nama badan yaitu nama organisasi atau perusahaan. Sistem abjad dipilih
sebagai sistem penyimpanan arsip karena nama biasanya sebagai rujukan
pertama dalam pencarian dokumen sehingga dokumen-dokumen
cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau lembaga.
2. Kearsipan berdasarkan subjek atau kategori (filing by subject or category)
Filing by subject atau dikenal dengan sistem subjek adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen bersangkutan. Isi
dokumen sering disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan,
pokok surat, atau subjek. Sistem subjek merupakan suatu sistem
penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dan kepentingan
dokumen.
3. Kearsipan berdasarkan tempat atau wilayah geografis (filing by places or
geographical order)
Filing by places or geographical order atau dikenal dengan sistem
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya
kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan
menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan
dibandingkan dengan nama badan, individu, atau isi dokumen
bersangkutan.
4. Kearsipan berdasarkan nomor atau bilangan (filing by numbers or
numerical order)
Filing by numbers or numerical order atau dikenal dengan sistem nomor
adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama-nama orang atau badan. Pada sistem nomor terdapat
tiga unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor atau buku register.
Untuk penyimpanan suratnya diperlukan dua macam map, yaitu macam
map campuran dan individu.
5. Kearsipan berdasarkan tanggal atau kronologis (filing by dates or
chronological order)
Filing by dates or chronological order atau dikenal dengan sistem
kronologis merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan
waktu, yaitu tanggal, bulan, tahun, dekade, atau abad. Biasanya digunakan
untuk kantor berskala kecil yang menggunakan pencatatan dokumen
masuk dengan buku agenda.
6. Kearsipan berdasarkan warna (filing by colour)
Filing by colour atau dikenal dengan sistem warna digunakan sebagai
beberapa instansi yang menggunakannya sebagai identitas atau ciri khas
tertentu.
5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip 1. Map arsip (folder)
Adalah lipatan kertas atau plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-
macam map arsip meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)
2. Sekat petunjuk (guide)
Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi
sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
3. Almari arsip (filing cabinet)
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari
yang terbuat dari kayu, alumunium, atau besi baja tahan karat atau api.
4. Rak arsip
Adalah almari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk penyimpan
arsip yang telebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip
5. Kotak atau almari kartu (Card cabinet)
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali yang
penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan
kembali.
6. Berkas peringatan (Tickler File)
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip atau kartu-kartu yang
memiliki tanggal jatuh tempo.
7. Kotak arsip (file box)
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
kedalam folder atau map arsip.
8. Rak sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima,
diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum
disimpan.
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Apabila kata pemeliharaan dirangkaikan dengan kata arsip menjadi
pemeliharaan arsip dapat berarti juga proses atau cara atau perbuatan untuk
menjaga dan merawat arsip, sedangkan kata pengamanan arsip dapat berarti
perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip bebas dari bahaya, bebas dari
gangguan, dan terlindung dari kerusakan. Preservasi arsip “dapat diartikan sebagai
pengawetan, pemeliharaan,, penjagaan, dan perlindungan terhadap arsip. Menurut
Bellardo (1992), termasuk dalam kegiatan preservasi adalah memindahkan
media microfilm. Berdasarkan pengertian tersebut maka kegiatan pelestarian atau
preservasi arsip sebetulnya meliputi kegiatan pemeliharaan atau perawatan atau
penyimpanan dan pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun
informasi yang terekam didalamnya.
1. Menurut (Mulyono 2000:48-50) Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan
dengan cara :
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau
terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus
dapat masuk keruang penyimpanan).
b. Penggunaan racun serangga, diharapkan setiap enam bulan ruang
tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis.
Penyemprotan harus dilakukan hati-hati agar tidak terkena
langsung pada kertas arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau
siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan.
d. Memperhatikan kondisi arsip, menjaga kondisi arsip tetap prima
dengan cara membersihkan arsip dengan kemoceng maupun
dengan peralatan modern.
2. Pengamanan arsip
a. Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung
didalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu
kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip
dipinjam atau keluar dari ruang kearsipan.
7. Peminjaman Arsip
Menurut (Nuraida,2008) Peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan
pencarian arsip atau dokumen yang diperlukan oleh pimpinan oleh pihak lain, dan
menerima kembali, untuk disimpan ditempat penyimpanan semula.
Prosedur peminjaman arsip :
1. Peminjam mengajukan permohonan peminjaman arsip pada petugas.
2. Peminjam arsip mengisi blanko peminjaman dan menerima arsip yang
dibutuhkan.
3. Petugas kearsipan melakukan penagihan arsip apabila masa peminjaman
sudah habis.
4. Petugas kearsipan menerima, mencatat pengembalian, dan menyimpan
arsip ditempat penyimpanan semula.
8. Penemuan Kembali Arsip
Menurut (Bashir,2007) Apabila ada pihak lain yang meminta atau
meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah
sebagai berikut :
1. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks
3. Melihat kartu indeks untuk melihat kode arsip
4. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan
9. Korespondensi Arsip
Menurut (Lawalata, 2012) dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan
Sekretaris Semua dokumen yang berupa surat sebaiknya dikelompokkan menjadi
dua bagian yaitu sebagai berikut:
1. Incoming mail
Dokumen atau surat asli berikut duplikat atau copy dari jawaban atau
balasan untuk surat tersebut dimasukkan atau dikategorikan ke dalam
subjek dari surat tersebut. Duplikat atau copy dari surat tersebut
dimasukkan ke dalam arsip surat masuk atau correspondence in.
2. Outgoing mail
Duplikat atau copy dari surat keluar tersebut dimasukkan atau
dikategorikan berdasarkan subjek dari surat tersebut. Untuk surat balasan
yang masuk sebagai jawaban atau respons terhadap surat ini harus
dimasukkan ke dalam kategori atau subjek yang sama dengan surat keluar
tersebut, termasuk untuk semua surat yang masuk (correspondence in)
yang memiliki subjek yang sama harus dimasukkan ke dalam subjek ini.
Duplikat atau copy dari surat tersebut dimasukkan ke dalam arsip surat
keluar atau correspondence out.
10. Perlindungan Arsip
Menurut (Nuraida,2008) dalam bukunya Administrasi Perkantoran
menyimpan arsip sehingga arsip itu aman, selamat, terhindar dari bahaya,
kerusakan, dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
11. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip menurut PP No.34 Tahun 1979 ialah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.
12. Pemusnahan Arsip
Menurut (Mulyono:2012:77) Memusnahkan arsip berarti menghapus
keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi permusnahan arsip adalah
tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya
dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi. Hanya untuk arsip yang mempunyai
nilai nasional yang tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip nasional untuk
disimpan dan dilestarikan untuk selama-lamanya sebagai hasil budidaya bangsa.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua)
orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka
Berita Acara dan Daftar Pertelaan (Daftar Keterangan) ditandatangani oleh
Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama
sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan permusnahan arsip dapat
dilakukan dengan 3 (tiga) cara :
1. Pembakaran arsip
Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna artinya perlu di cek
apakah kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu). Apabila
tidak di cek dapat terjadi masih ada kertas-kertas yang belum terbakar
yang sepintas tidak kelihatan.
2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia
Adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas
tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang biasa
digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai
badan.
3. Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip
Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara
bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
13. Prosedur Kearsipan
Penyimpanan arsip (filing) dilakukan dengan beberapa tahapan, sebagai
berikut:
1. Penerimaan dokumen
Tahap pertama dimulai dengan penerimaan dokumen, file, atau surat.
Setelah menerima dokumen, file, atau surat, sekretaris harus mencatatnya
tanggal penerimaan pada dokumen, file, atau surat tersebut dengan
menggunakan stempel penanggalan (date stamp).
2. Tindakan
Tahap kedua adalah tahap pendistribusian. Sekretaris harus
mendistribusikan dokumen, file, atau surat kepada pihak tertuju atau
pimpinan. Sebaiknya sekretaris tidak menunda-nunda pendistribusian
dokumen, file, atau surat tersebut.
3. Menindaklanjuti (follow up)
Tahap ketiga adalah tahap pengecekan. Sekretaris harus memastikan
bahwasannya pimpinan telah menerima dan membaca dokumen, file, atau
surat tersebut. Bila memungkinkan sekretaris dapat juga mengingatkan
pimpinan untuk memberikan respons terhadap dokumen, file, atau surat
yang masuk tersebut.
4. Mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan
Tahap keempat adalah tahap pengumpulan dokumen, file, atau surat.
Setelah sekretaris memastikan dokumen, file, atau surat tersebut telah
dibaca dan direspons oleh pimpinan, sekretaris harus menaruhnya ke
dalam filing tray.
5. Melakukan pengarsipan (filing)
Tahap akhir adalah melakukan penyimpanan dokumen, file, atau surat
(filing). Sekretaris sebaiknya meluangkan waktu untuk melakukan
penyimpanan dokumen, file, atau surat di tengah-tengah kesibukannya
tinggi, jika tidak segera dibereskan dapat menyebabkan dokumen hilang
atau tercecer.
B. Prosedur Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Kantor bagian tata usaha Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera
[image:55.595.111.552.265.476.2]Utara 2015
Gambar 2.2
1. Asas Kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara menggunakan asas
desentralisasi yaitu tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-Proses Pengarsipan
Penerimaan Surat
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Arsip
Peminjaman Arsip
Pemeliharaan Arsip Pemusnahan
Arsip
Penyusutan Arsip
sendiri. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam kegiatan
kearsipan sudah sesuai dengan prosedur kearsipan pada umumnya.
2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Didalam sebuah kantor pasti menyediakan perlengkapan untuk
penyimpanan arsip. Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga
disediakan perlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, diantaranya
adalah : penyekat, map (folder), penunjuk (guide), lemari arsip.
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam
melakukan kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan dan perlengkapan dalam
pengelolaan arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam penataan
arsip akan tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang
akan digunakan.
Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam pengelolaan
arsip masih sangat kurang, terutama peralatan dan perlengkapan dalam melakukan
kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunakan map, guide, lemari arsip hal
ini kurang efektif. Seharusnya dalam melakukan kegiatan kearsipan harus
disediakan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap agar lebih mudah dalam
penyimpanannya.
3. Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Dibagian tata usaha Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Sistem penyimpanan arsip Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada sumber daya
manusia yang kurang ahli dalam mengelola arsip. Hal ini mengakibatkan sekali
dalam melakukan kesalahan dalam melakukan penyimpanan arsip, sehingga tidak
terdapat pada sistem penyimpanan yang sebenarnya.
4. Peminjaman Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Dalam peminjaman arsip seharusnya menggunakan lembar peminjaman
arsip yang terdiri rangkap tiga (putih, merah dan biru). Peminjaman arsip pada
Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum sesuai dengan teori
yang ada, kendalanya pada saat peminjaman tidak disediakan lembar peminjaman
arsip. Hanya masih menggunakan cara manual (tidak menggunakan kartu
kendali).
Orang yang akan meminjam arsip langsung mendatangi petugas arsip,
dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya menggunakan asas
kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu pengembalian.
Arsiparis seharusnya menyediakan kartu pinjam arsip, agar dapat diketahui
dimana arsip tersebut berada. Pelaksanaan peminjaman arsip pada Kantor
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum sesuai dengan teori yang
5. Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Arsip disimpan dengan tujuan menjaga data-data atau informasi-informasi
yang ada didalamnya agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan
segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah penemuan
kembali arsip.
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam
penemuan kembali arsip yang akan digunakan masih dilakukan secara manual,
yaitu petugas arsip mencari arsip yang akan dipinjam tanpa menggunakan alat
bantu yang modern, seperti komputer, hanya melalui buku agenda dan lembar
disposisi.
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam
melakukan pemeliharaan arsip guna untuk penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Pemeliharaan arsip dapat
terlaksana dengan baik, Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
melakukan beberapa faktor agar tidak terjadi kerusakan sedapat mungkin
menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan lain yang bermutu
sehingga lebih awet. Penjepit kertas yang terbuat dari plastik lebih baik daripada
yang terbuat dari logam, karena plastik anti karat.
Dalam melakukan kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip pada
yang ada, sehingga tidak terdapat kendala dalam kegiatan pemeliharaan dan
pengamanan arsip.
7. Pemusnahan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam
melakukan pemusnahan sudah sesuai dengan teori yang ada, arsip yang lebih dari
lima tahun dilaporkan ke Arsip Daerah beserta dilampiri berita acara, serah
terima.
8. Kendala yang Dihadapi Dalam Penanganan Kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Dari hasil wawancara dengan salah satu pegawai di Kantor Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara, mengenai kendala-kendala dalam penanganan
kearsipan adalah:
1. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja. Sehingga
sangat mengganggu kinerja para pegawai yang bukan menangani arsip.
2. Peminjaman arsip masih menggunakan sistem manual (tidak ada kartu
peminjaman arsip), peminjaman atau peminjaman suatu surat oleh
pimpinan yang jangka waktunya sangat lama, bahkan terkadang tidak
dikembalikan.
3. Belum adanya ahli arsip yang dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama
4. Tata kerja peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cakap
dan kurangnya bimbingan.
9. Cara Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus
dilakukan adalah :
1. Arsip hendaknya dipindahkan keruang penyimpanan khusus arsip, agar
dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja.
2. Arsiparis perlu menanyakan kepada peminjam arsip apakah arsip yang
dipinjam masih digunakan atau tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka
petugas arsip meminta kepada peminjam agar segera dikembalikan.
3. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara perlu menambah
arsiparis yang ahli dibidang kearsipan agar proses pengarsipan pada kantor
tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah dalam
proses pengarsipan.
4. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah harus
menggunakan peralatan kearsipan yang modern sehingga lebih
memudahkan proses pengarsipan.
C. Analisis dan Evaluasi
Setelah dianalisi prosedur penataan arsip pada Kantor Kementerian Agama
besar telah sejalan dengan prosedur kearsipan yang dikemukakan oleh Ig
Wursanto dan pendapat para ahli yang penulis ambil. Namun walaupun demikian
perbedaan dalam volume yang kecil juga tetap terjadi. Misalnya jika Kantor
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara kode arsip adalah kode pokok
permasalahan surat, sedangkan menurut dasar teori kode arsipnya yaitu tanggal
yang tercantum pada surat. Kesimpulan yang lain yaitu dalam melakukan
penyimpanan arsip terdapat kelebihan dan kelemahan pada kantor tersebut.
Dalam penyimpanan arsip terdapat kelebihan dan telah sesuai dengan
analisis langkah-langkah pengarsipan yaitu menyimpan semua arsip-arsip
diletakkan pada filing cabinet sehingga arsip dapat disusun dengan baik dan
resiko tercecer atau hilang dapat diminimalkan yang tentunya juga akan
memudahkan dalam pencarian arsip itu sendiri bila sewaktu-waktu
diperlukan.Selain itu arsip sebelum ditempatkan pada filing cabinet terlebih
dahulu disimpan dalam map sehingga memudahkan pegawai dalam melakukan
pencarian arsip.
Kelemahan sistem kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara adalah dalam sistem pelayanan arsipnya yaitu tidak adanya
pegawai khusus yang menangani masalah kearsipan tersebut. Padahal apabila ada
pegawai khusus dalam hal penyimpanan atau penataan arsip maka dapat
dilakukan lebih baik sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan
kembali dapat ditemukan dengan cepat serta penyimpanannya dapat diatur. Oleh
karena itu dengan tidak adanya petugas khusus, maka masalah kearsipan menjadi
pegawai bagian tata usaha yang tugasnya sekaligus merangkap masalah arsip.
Selain hal tersebut, kelemahan yang lain adalah peletakan filing cabinet yang
disamakan dengan ruangan tempat bekerja pegawai, hal ini dapat mengakibatkan
ruang gerak pegawai menjadi terbatas berdampak pada proses adminstrasi
