Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR

DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH

PROVINSI SUMATERA UTARA

SKRIPSI MINOR

DISUSUN OLEH :

NAMA : Mewansen Rajagukguk NIM : 042103096

JURUSAN : Kesekretariatan

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Fakultas Ekonomi Diploma III

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

NIP. 131 285 985 TANDA PENGESAHAN SKRIPSI MINOR

Nama : Mewansen Rajagukguk Nim : 042103096

Jurusan : Kesekretariatan

Judul : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

Disetujui Oleh:

Tanggal ……….. Dosen Pembimbing

(Dra. Ramona RI. Hasibuan, MP) NIP. 130 810 744

Tanggal ………... Ketua Program Studi

(Dr. Endang Sulistiarini, SE, MBA) NIP. 132 010 480

Tanggal ……….. Dekan

(3)

KATA PENGANTAR

Salam Sejahtera bagi kita semua

Terlebih dahulu penulis mengucapkan Puji dan Syukur Kehadirat Tuhan

Yang Maha Esa atas segala Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi minor ini dengan baik. Dimana skripsi minor ini disusun sebagai salah satu

syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul dari skripsi minor ini adalah “PELAKSANAAN SISTEM

KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA”.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian skripsi minor ini masih jauh

dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun dari berbagai pihak agar dapat saling melengkapi dan

menyempurnakan.

Skripsi minor ini tidak akan terwujud tanpa adanya doa, bantuan dan

dukungan baik secara moril maupun materil dari berbagai pihak yang terkait. Oleh

karena itu dengan kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih

kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistiarini, SE, MSi, selaku Ketua Departemen Program

(4)

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Departemen

Program D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

4. Bapak H.M. Simba Sembiring, SE, selaku Kasubbag Akademik Fakultas

Ekonomi yang telah banyak membantu penulis dalam pengurusan skripsi

minor ini.

5. Ibu Dra. Ramona RI. Hasibuan, MP, selaku Dosen Pembimbing yang telah

memberikan bimbingan dan petunjuk kepada penulis dalam

menyelesaikan skripsi minor ini.

6. Bapak/Ibu Dosen, selaku pendidik pada Program Studi Diploma III

Kesekretariatan beserta Staff dan Karyawan Fakulta Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

7. Bapak Drs. Joshua Sinurat dan Isdarwani Nafsiah, yang telah banyak

memberikan bantuan dan kemudahan kepada penulis selama melakukan

penelitian dan pengumpulan data.

8. My Motivator in my life : Ayahanda St. A. Rajagukguk dan Ibunda Ny. L.

Purba yang telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun

materil serta doa, sehingga penulis mendapat kesempatan untuk mencapai

cita-cita.

9. Buat Adik-adikku : Natin dan Wena, yang selalu mendukung dalam setiap

langkahku. Sukses buat kalian berdua, tetap semangat dan berdoa agar

rencana yang kita buat dapat terlaksana dengan baik. Amin!

10.Keluarga besar GMKI Fedita USU, Grace tetap sukses dan sabar

(5)

Usher, Rosa, Rumata (Boru nami), Mely Silaban, sukses buat kalian

semua.

11.Buat (Kak Delly dkk), makasih ya..., I always Miss you.

12.Buat kawan-kawan Sekretaris, Agus “Adon”, Jhon “Rocker Sejati”, Arifin

“Kapolsek Ekonomi”, Jenny, Mian, Deslina (Pengalaman adalah guru

yang terbaik), dan buat kawan-kawan yang tidak saya sebutkan satu per

satu, terima kasih.

13.Buat rekan-rekan di Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia (GMKI),

Donal Siringo-ringo, Bernard (Si Gondrong), Binsar, Kamerlan Gultom,

Pahotan, dan Kakanda senior khususnya K’Pahala Napitupulu, K’Edy,

K’Tomy, K’Monang, K’Jayakin (terima kasih buat motivasinya dan

sukses selalu), L’Aron, L’Jimmy,L’Daniel, Syalom!.

14.Buat adik-adik civitas gerakan : Given, Yuda, Ita, Amsal, Dodi, Lisbet

(berikan yang terbaik buat kita semua dan GMKI).

15.Buat adik-adik Sek’05-‘06, Delmi, Susi, Lidia, Yusni, Liasta, Vici, Ubay,

Tengku Rief, Jusli, Hansa, Reza, Irna, Dewi, Rudi dan Ari, tetap semangat

dan seluruh anak-anak Sekretaris.

16.Buat kawan-kawan di Warkop Setia Kawan, Batara, Zain, Halasan, Paul,

Indah, Nensi, Jadi, Josafat, Tumpal, Dolly, Harris, Emon, Saor,

Mangendang, Edi “Bayank”, Rico “Oppung”, Mario, dan masih banyak

lagi yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, Thank’s.

17.Buat Chandra, Vian, Hardi Robi serta Dermawan (semangat trus) terima

kasih buat semua dorongan semangat dan motivasinya. “Jadilah yang

(6)

18.Buat semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima

kasih.

Penulis berharap agar kiranya skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi para

pembaca sekalian. Akhir kata semoga Tuhan Yang Maha Pengasih dan

Penyayang tetap berkenan melimpahkan kasih dan karunia-Nya bagi kita semua.

Syalom!!!

Medan, Juni 2008

Penulis

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemilhan Judul ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Metode Penelitian ... 4

1. Lokasi Penelitian ... 4

2. Sumber Data ... 4

3. Teknik Pengumpulan Data ... 5

4. Metode Analisis Data ... 5

BAB II PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA A.Profil Organisasi 1. Sejarah Singkat Organisasi ... 6

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 7

B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan ... 24

C. Fungsi, Peranan dan Tujuan Kearsipan yang Baik... 27

D. Ciri-ciri dan Perencanaan Kearsipan yang Baik ... 31

E. Pelaksanaan Kearsipan pada Kantor ... 35

(8)

2. Penyusutan Arsip ... 40

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 44 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51 DAFTAR PUSTAKA

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang begitu pesat dewasa

ini memberikan pengaruh yang cukup besar terhadap seluruh kegiatan yang

dilakukan oleh setiap kantor, baik itu kantor pemerintah maupun swasta. Salah

satu dari jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor adalah

menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah

“kearsipan”.

Bila kita berbicara mengenai kearsipan, maka seakan-akan masalah ini

merupakan masalah kecil yang tidak ada pengaruhnya terhadap kegiatan proses

administrasi sehar-hari disetiap instansi/perusahaan. Yang lebih ironis dewasa ini

adalah, masih banyak kantor yang lalai dalam melakukan penataan terhadap

arsip-arsipnya. Hal ini dapat kita lihat dari penataan arsip-arsip yang menumpuk dalam

gudang dan tidak terawat sehingga sulit untuk menemukannya kembali jika

diperlukan. Apabila ada arsip atau dokumen yang hilang dan sulit diketemukan

kembali, barulah seluruh pimpinan/para manajer sadar bahwa kearsipan

merupakan kunci utama (urat nadi) dari instansi yang dipimpinnya. Juga perlu

diperhatikan sesuai dengan perkembangannya dimasa sekarang dan dimasa yang

akan datang.

Kearsipan jelas memegang peranan penting dalam suatu organisasi,

manajemn, dan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan dan informasi

(10)

pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban yang setepat-tepatnya. Tanpa

adanya arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan

catatan yang begitu kompleks dalam pengelolaan administrasi dan organisasi.

Arsip yang diatur dengan baik, tertib dan teratur merupakan suatu

keharusan bagi kelancaran operasi dan efiiensi suatu kantor serta dapat menunjang

kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi, sehingga dapat membantu

semua pihak untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menyadari begitu pentingnya arsip dalam suatu organisasi dan adanya

keinginan untuk mengubah cara berfikir masyarakat yang selama ini keliru

terhadap bidang kearsipan, maka penulis memilih judul “Pelaksanaan Sistem

Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Propinsi Sumatera Utara”. Dengan demikian penulis dapat mengetahui dan

memperdalam bidang dan masalah yang sering terjadi dalam pelaksanaan

kearsipan.

B. Perumusan Masalah

Dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan,

biasanya bergantung kepada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi

yang disajikan. Oleh karena itu kita perlu memahami tentang seluk beluk

kearsipan guna menanggulangi masalah yang dihadapi dibidang kearsipan.

Beberapa faktor yang umumnya menjadi masalah pokok dalam

penyelenggaraan kearsipan adalah kurang adanya kesadaran para pegawai akan

(11)

tersedianya tenaga ahli (terampil) dalam bidang kearsipan serta tata kerja dan

peralatan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan.

Seubungan dengan masalah kearsipan tersebut, penulis ingin

mengemukakan hal yang menjadi perumusan masalah antara lain :

1. Apakah sistem kearsipan pada kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga

Provinsi Sumatera Utara telah tertata dengan baik.

2. Bagaimana tata cara pemeliharaan dan pengamanan arsip pada kantor

tersebut.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian

Setiap kegiatan yang dilaksanakan tentunya memiliki tujuan tertentu.

Dengan adanya tujuan tersebut maka arah daripada suatu kegiatan akan menjadi

jelas dan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah

a. Untuk mengetahui pelaksanaan kearsipan dan sistem kearsipan yang

digunakan pada kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Sumatera

Utara.

b. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala yang dihadapi dalam

pelaksanaan sistem kearsipan pada kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga

(12)

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

a. Untuk menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis

mengenai pelaksanaan sistem kearsipan.

b. Sebagai sumber informasi dan bahan masukan baig kantor dan

mengoptimalkan kegiatan kearsipan agar terwujud efisiensi dan

efektifitas kerja.

c. Sebagai sumbangan pemikiran penulis kepada para pembaca yang

memerlukan referensi tentang kearsipan..

D . Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga

Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Jalan Sei Batang Serangan No. 20 Medan.

2. Sumber Data

a. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari sumber atau

objek penelitian. Penelitian ini diperoleh dari wawancara langsung untuk

mendapatkan keterangan yang dapat membantu dalam penyususnan

penelitian.

b. Data sekunder adalah data teori yang diperoleh dari kepustakaan melalui

literatur, buku-buku, dan tulisan ilmiah yang berkenaan dengan masalah yang

(13)

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Teknik interview (wawancara) merupakan suatu teknik berkomunikasi 2 arah

untuk mendapatkan data dari responden yang berkenaan dengan kegiatan

mengenai kearsipan didalam kantor.

b. Teknik Observasi (Pengamatan) merupakan suatu teknik pengumpulan data

dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap suatu objek yang

diteliti.

4. Metode Analisis Data

a. Metode Deskriptif, yaitu serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan jalan

mengumpulkan, merangkumkan, dan menganalisis serta menginterpretasikan

data-data yang diproses sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas dan

terarah dari permasalahan yang diteliti. Dalam hal ini penulis meneliti data

yang berkenaan dengan bidang kearsipan.

b. Metode Deduktif, yaitu metode yang meliputi bagaimana cara mengambil

keputusan khusus yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara

(14)

(15)

BAB II

PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN

PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Profil Organisasi

1. Sejarah Singkat Organisasi

Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara adalah instansi

pemerintah yang bergerak dalam pembinaan dan pengembangan pemuda dan

olahraga yang merupakan faktor potensial di dalam usaha pembangunan Sumatera

Utara secara menyeluruh dan merata. Dalam hal ini Dinas Pemuda dan Olahraga

bernaung di bawah pemerintah daerah Provinsi Sumatera Utara yang berpusat di

Medan.

Pembentukan dinas daerah berdasarkan Pasal 49, ayat (2) Undang –

undang No.5 Tahun 1974, tentang Pokok – pokok Pemerintah di daerah yang

berpedoman dengan ketetapan Menteri Dalam Negeri. Selain itu,

pembentukannya juga berpedoman pada Keputusan Menteri Dalam Negeri

Nomor. 39, Tahun 1992, tentang pedoman organisasi dinas daerah serta

memperhatikan Surat Menteri Dalam Negeri, Nomor 061/1099/SJ, perihal

persetujuan pembentukan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara.

Maka Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, melalui Peraturan Daerah Provinsi

Nomor 14, tahun 1997, mensahkan berdirinya Dinas Pemuda dan Olahraga

(16)

Dalam hal ini, Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara mempunyai

tugas dan fungsi sebagai berikut :

1. merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan, dalam rangka perencanaan dan

pembinaan dan pengembangan kepemudaan dan keolahragaan.

2. melaksanakan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan kepemudaan

yang meliputi koordinasi, kelembagaan, produktifitas, dan pengembangan

anak, remaja, dan pemuda serta perencanaan, pengendalian dan evaluasi.

3. melaksanakan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan keolahragaan

yang meliputi penyelengaraan pemasalahan, pembibitan, peningkatan

prestasi dan koordinasi kegiatan keolahragaan serta perencanaan dan

evaluasi.

4. merumuskan kebijaksanaan perencanaan, pemanfaatan, pengendalian dan

evaluasi prasarana dan sarana kepemudaan dan keolahragaan

5. merumuskan kebijaksanaan pemberian perizinan atau rekomendasi di

bidang kegiatan kepemudaan dan keolahragaan

6. melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

2. Stuktur organisasi dan Uraian Tugas

Pembuatan struktur organisasi dan uraian tugas merupakan salah satu

fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan fungsi –

fungsi lainnya.Dimana pengorganisasian dirumuskan sebagai keseluruhan

aktifitas manajemen dalam mengelompokkan orang –orang, penetapan tugas,

(17)

aktifitas yang berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih

dahulu.

Bagi suatu instansi pemerintah atau bentuk-bentuk organisasi

lainnya,pembagian kerja secara tepat diantara pegawai instansi pemerintah dan

penetapan mekanisme bertujuan untuk mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas

instansi yang bersangkutan.Salah satu hasil dari pengorganisasian adalah struktur

organisasi yang merupakan prosedur formal pengelolaan organisasi.

Di dalam usaha untuk mewujudkan tujuan organisasi,maka harus disusun

kegiatan serta pelaksanaan beserta perangkat-perangkat sehingga menjadi atasan

dan siapapun yang menjadi atasan dan siapapun yang menjadi bawahan.

Suatu struktur organisasi akan memperinci pembagian kerja dan

memperhatikan tingkat spesialisasi aktifitas kerja.

Berikut ini akan disajikan gambar stuktur organisasi, yakni sebagai berikut

(18)

Gambar. 01

TANGGAL 31 JULI 2002

(19)

A. Kepala Dinas

1. Kepala dinas Pemuda dan Olah Raga mempunyai tugas membantu

Gubernur melaksanakan tugas otonomi, Tugas Pembantuan serta

Tugas Dekonsentrasi dibidang Pemuda dan Olah Raga.

2. Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi :

a. Penyiapan konsep kebijakan, ketentuan dan standar pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota, serta standar pelaksanaan

tugas-tugas Dinas dibidang kepemudaan, keolahragaan dan

pemberdayaan prasarana dan sarana.

b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pembangunan

jangka menengah dan tahunan dibidang kepemudaan dan

keolahragaan sesuai kebijakan daerah.

c. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama kemitraan dengan

pihak terkait dalam pembinaan dan pengembangan kepemudaan

dan keolahragaan sesuai kebijakan daerah.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan

Sekretaris Daerah.

e. Memberikan masukan yang perlu kepada Gubernur dan Sekretaris

Daerah.

f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan

fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.

B. Wakil Kepala Dinas

1. Wakil Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga mempunyai tugas

(20)

dekonsentrasi dan tugas pembantuan dibidang pemuda dan olahraga

dengan konsentrasi tugas pengembangan, peningkatan dan kemajuan

dibidang olahraga.

2. Wakil Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkoordinasian, penerapan konsep standar pelaksanaan tugas –

tugas dinas,standar standar pelaksanaan kewenangan kabupaten,

kota, perencanaan, disiplin pegawai serta sistem kerja dinas.

b. Pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Dinas Pemuda dan Olahraga

apabila Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga berhalangan.

c. Pelaksanaan konsentrasi khusus mengenai koordinasi,

pemberdayaan dan peningkatan Bidang Olahraga, namun tetap

dikonsultasikan dengan Kepala Dinas.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas.

f. Pemberian dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya

kepada Dinas.

C. Kepala Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala

Dinas dibidang Umum dan Kepegawaian, Keuangan, Organisasi, dan

Hukum. Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi :

a. Penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan Urusan

Umum, pengelolaan Keuangan dan Kepegawaian, Pemberdayaan

(21)

b. Perencanaan dan pengadaan kebutuhan internal dan kebutuhan

administrative Dinas, serta penyempurnaannya.

c. Perencanaan, pengelolaan dan pengurusan pertanggungjawaban

Keuangan Dinas.

d. Perencanaan pengelolaan dan peningkatan pendayagunaan

Kepegawaian, peningkatan sistem kerja serta pengelolaan hukum

Dinas.

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas.

f. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas.

g. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan

fungsinya kepada Kepala Dinas.

D. Kepala Sub bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk

penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan urusan Tata

Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan perjalanan dinas

dan pengelolaan Kepegawaian.

b. Menyelenggarakan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan

barang/perlengkapan.

c. Menyelenggarakan Administrasi Kepegawaian, penegakan Disiplin

dan pembinaan kesejahteraan pegawai, sesuai ketentuan dan standar

yang ditetapkan.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Tata Usaha.

(22)

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya

kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

E. Kepala Sub bagian Keuangan mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk

penyusunan dan menyempurnakan Standar Akuntabilitas pengelolaan

Keuangan.

b. Menyusun konsep rencana belanja Dinas, dan menyelenggarakan

Administrasi Keuangan serta membuat laporan Keuangan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata

Usaha.

d. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya

F. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengelola dan menyajikan bahan/data untuk

penyusunan bahan penyempurnaan standar ketatalaksanaan dan

kelembagaan serta pengelolaan produk-produk Hukum di lingkungan

Dinas.

b. Melakukan pengkajian dan pemantapan keorganisasian dan

kelembagaan serta penyiapan dan eksaminasi produk-produk hukum

dinas.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata

(23)

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

e. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya

G. Kepala Sub Dinas Bina Program

Kepala Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas membantu Kepala

Dinas dalam menyusun program Dinas pengelolaan informasi serta

monitoring dan evaluasi. Kepala Sub Dinas Bina Program,

menyelenggarakan fungsi-fungsi :

a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan

tugas-tugas Dinas-dinas dalam penyusunan program, pengumpulan, dan

pengolahan data pelaporan, monitoring, evaluasi.

b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian rencana

pembangunan jangka menengah dan tahunan Dinas.

c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program Dinas.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas.

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan

(24)

H. Kepala Seksi Penyusunan Program dan Informasi mempunyai tugas :

penyempurnaan dan penyusunan standar-standar pelaksanaan

tugas-tugas Dinas dalam penyusunan Program dan pengelolaan informasi.

b. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk

penyusunan program Dinas serta pengelolaan informasi Kepemudaan

dan Keolahragaan.

c. Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi dan pengendalian atas

penerapan standar penyusunan program dan pengelolaan informasi.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas Bina

Program.

e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina

Program.

kepada Kepala Sub Dinas Bina Program.

I. Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi mempunyai tugas :

penyempurnaan dan penyusunan standar-standar pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan

tugas-tugas Dinas dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi

b. Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi pembinaan, pemberdayaan dan

(25)

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data untuk

penyusunan laporan pelaksanaan program Dinas.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas Bina

Program.

e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina

Program.

kepada Kepala Sub Dinas Bina Program.

J. Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan

Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan mempunyai tugas membantu Kepala

Dinas melaksanakan pemberdayaan anak dan remaja, pemberdayaan

organisasi, produktifitas, dan kewirausahaan pemuda. Kepala Sub Dinas

Bina Kepemudaan, menyelenggarakan fungsi-fungsi :

a. Penyusunan dan penyempurnaan konsep standar-standar pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan

tugas-tugas dinas dalam pembinaan dan pemberdayaan Kepemudaan

b. Pelaksanaan koordinasi dan pengendalian kerja sama dengan berbagai

pihak, dalam membina kreatifitas, prestasi dan pengembangan jati diri

Anak dan Remaja dalam Keolahragaan.

c. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan berbagai pihak terkait,

dalam pemberdayaan organisasi kepemudaan, peningkatan kreatifitas

(26)

d. Pembinaan moralitas anak remaja dan pemuda untuk mengembangkan

kualitas kesadaran dan wawasan kebangsaannya.

e. Peningkatan partisipasi dan keserasian upaya pemuda dalam

mewujudkan iklim pembangunan yang kondusif.

f. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas

dan fungsinya kepada Kepala Dinas.

K. Kepala Seksi Pemberdayaan Anak dan Remaja, mempunyai tugas:

menyempurnakan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas

Dinas dalam peningkatan kreatifitas dibidang keolahragaan dan

pengembangan jati diri Anak dan Remaja serta kerjasama

pelaksanaannya dengan berbagai pihak.

b. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk

penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan dalam

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan anak dan remaja.

c. Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak dan membina kreatifitas

anak dan remaja dalam Keolahragaan.

d. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan keolahragaan dan melakukan

pemberdayaan Anak dan Remaja.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas Bina

(27)

f. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina

Kepemudaan.

g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya

kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan.

L. Kepala Seksi Pemberdayaan Organisasi, Produktivitas dan Kewirausahaan Kepemudaan, mempunyai tugas :

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenagan

Daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas

dalam pemberdayaan Organisasi, Produkfitas, dan Kewirausahaan

Kepemudaan serta kerjasama pelaksanaannya dengan berbagai pihak

terkait.

b. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan organisasi,

produktifitas, dan kewirausahaan kepemudaan.

c. Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak dalam pemberdayaan

organisasi, produktifitas, dan kewirausahaan pemuda.

d. Memfasilitasi pemberdayaan organisasi, produktifitas dan

kewirausahaan pemuda.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sub Dinas Bina

(28)

f. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina

Kepemudaan.

kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan Olah Raga.

M. Kepala Sub Dinas Keolahragaan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan Pemberdayaan Olah Raga Prestasi, Olah Raga Kemasyarakatan, dan Organisasi Keolahragaan.

Kepala Sub Dinas Bina Keolahragaan, menyelenggarakan fungsi-fungsi :

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan pelaksanaan tugas-tugas

Dinas dalam pemberdayaan Olah Raga Prestasi, Olah Raga

Kemasyarakatan, dan Organisasi Keolahragaan.

b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pembangunan jangka

menengah dan tahunan dibidang Keolahragaan.

c. Pelaksanaan koordinasi kerja sama dan fasilitasi pengembangan Olah

Raga Prestasi, Olah Raga Kemasyarakatan dan Organisasi

Keolahragaan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas

(29)

N. Kepala Seksi Pemberdayaan Olahraga Prestasi, mempunyai tugas :

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Kewenangan

Daerah Kabupaten.Kota standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam

Pemberdayaan Olahraga Prestasi, serta koordinasi dan kerjasama

dengan berbagai pihak.

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan olah raga

prestasi.

c. Malaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan pihak-pihak dalam

mendukung peningkatan olah raga prestasi.

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina

Kepemudaan.

e. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya

kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan Olahraga.

O. Kepala Seksi Pemberdayaan Olahraga Kemasyarakatan dan Organisasi Keolahragaan, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan atau data untuk

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas

Dinas dalam Olahraga Kemasyarakatan dan Organisasi Keolahragaan

(30)

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan Olahraga

Kemasyarakatan dan Organisasi Keolahragaan.

c. Melaksanakan kooordinasi dan kerjasama dengan berbagai pihak

untuk memfasilitasiii penyelenggaraan Olahraga Kemasyarakatan.

d. Mendorong, mefasilitasi, dan fungsionalisasi organisasi-organisasi

keolahragaan.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sub Dinas Bina

Keolahragaan, sesuai bidang tugasnya. Melaporkan dan

mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub

Dinas Bina Keolahragaan.

P. Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana

Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana mempunyai

tugas membantu Kepala Dinas dalam pengembangan dan kerja sama

pengelolaan Prasarana dan Sarana Kepemudaan, pemberdayaan dan

pengembangan sarana, prasarana dan industri olahraga. Kepala Sub

Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana, menyelenggarakan

fungsi-fungsi :

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dana standar-standar pelaksanaan

(31)

Kepemudaan, pemberdayaan dan pengembangan sarana, prasarana dan

industri olahraga.

b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pembangunan jangka

menengah dan tahunan dibidang Sarana dan Prasarana Kepemudaan

pemberdayaan dana pengembangan sarana, prasarana, dan industri

olahraga.

c. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dalam penyiapan, pengelolaan

dan fasilitas sarana kepemudaan.

d. Pelaksanaan dan koordinasi kerja sama dengan pihak-pihak dalam

penyediaan sarana dan prasarana industri olahraga.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

f. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Dinas.

g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan

fungsinya kepada Kepala Dinas.

Q. Kepala Seksi Prasarana dan Sarana Kepemudaan, mempunyai tugas :

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Kewenangan

Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas

dalam pelaksanaan inventarisasi, fasilitas pengelolaan dan kerja sama

(32)

pengembangan dan peningkatan Prasarana dan sarana Kepemudaan.

c. Melaksanakan inventariasasi, pengelolaan, fasilitas dan pembangunan

Prasarana dan Sarana Kepemudaan.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas

Prasarana dan Sarana Kepemudaan.

e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Prasarana

dan Sarana Kepemudaan.

kepada Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana.

R. Kepala Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Sarana, Prasarana, dan Industri Olahraga, mempunyai tugas :

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan

Daerah Kabupaten.Kotas serta standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas

dalam pelaksanaan pemberian dukungan, koordinasi dan kerjasama

dalam pengembangan Prasarana dan Sarana Industri Olahraga.

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan Prasarana dan

(33)

c. Melaksanakan inventarisasi, pengelolaan, fasilitas dan

pembangunan/industri Keolahragaan.

d. Melaksanakan pembinaan dan pemberian dukungan

pengembangan/industri Keolahragaan.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas

Pemberdayaan Prasarana dan Sarana.

f. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala Sub Dinas

Pemberdayaan Prasarana dan Sarana.

kepada Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana.

B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan 1. Sejarah Kearsipan

Menurut Soebroto, sejarah kearsipan sebenarnya sudah ada sejak

zaman kuno, yaitu sejak manusia dapat membuat warkat, yakni:

catatan-catatan bertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal, misalnya Daun

Papyrus bertulis di Mesir (300 SM), Perkamen (kulit domba bertulis yang

terdapat di Yunani), gulungan kulit bamboo dan sebagainya. Mula pertama

munculnya lembaga kearsipan dimulai dari peradaban Yunani kuno.

Lembaga ini merupakan organisasi atau badan yang bertugas menerima,

mengatur, marawat, memelihara, dan menyimpan serta menyajikan

arsip-arsip sewaktu diperlukan.

Berdasarkan buku Kearsipan I ( Wursanto, 1991: 11-13), istilah

(34)

Inggris disebut “Archieve”, kata ini pun berasal dari dari bahasa Yunani

yang berkembang menjadi kata “Arche” dan berubah lagi menjadi kata

“Ar-cheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin

disebut “Archivium” atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam

bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” samapai saat ini.

Disamping pengertian Arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula

istilah “File dan Recard”, yang masih banyak dipergunakan dala kegiatan

administrasi kearsipan. Dengan telah diuraikannya tentang sejarah

kearsipan, maka diharapkan ada kejelasan mengenai asal-usul istilah arsip

yang sebenarnya.

2. Pengertian Kearsipan

Kata istilah arsip (Wursanto, 1991: 16) meliputi 3 (tiga) pengertian, yaitu:

1. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

2. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan

naskah atau donkumen

3. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimmpan.

Pada kenyataannya, pengertian dari istilah arsip bukan hanya berarti

kertas-kertas saja, melainkan juga dapat berarti naskah, buku, foto, film,

microfilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen

lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, baik itu asli maupun salinan yang

dihasilkan dan diterima oleh suatu organisasi/ badan dimana dapat digunakan

(35)

Pengertian arsip mengandung beberapa macam pengertian, tergantung dari

segi peninjauannya. Maka dari itu agar pengertian tentang arsip ini seragam,

kita dapat melihat dasar pengertian arsip menurut Undang-undang No.7 tahun

1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan yang memberikan

rumusan arsip sebagai berikut :

a. Naskah-naskah yang telah dibuat dan diteritma oleh lembaga Negara

dan Badan-Badan Pemerintah dalam corak apapun, baik dalam

keadaab tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan

Swasta/Perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Berdasarkan pengertian kearsipan diatas, dapat diberikan penjelasan

bahwa yang dimaksud dengan naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu

arsip adalah meliputi arsip yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan

didengar seperti hasil rekaman, film, dan sebagainya. Sedangkan yang

dimaksud dengan berkelompok ialah naskah yang berisikan hal-hal yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya yang dihimpun dalam satu berkas

(36)

C. Fungsi, Peranan, dan Tujuan Arsip 1. Fungsi Arsip

Menurut buku Kearsipan I (Wursanto, 1991: 23-24), fungsi arsip dapat

dibedakan menjadi 2 bagian yaitu :

a.Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

Negara.

b.Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Arsip statis ini

merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan

nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, yang digunakan sebagai kriteria untuk

Arsip Dinamis dapat dirinci lagi menjadi 2 bagian yaitu :

a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi

kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu

organisasi/kantor.

b. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara

terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya

(37)

2. Peranan Arsip

Oleh karena pengertian inti dari pada arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai

sumber dokumentasi. Arsip sebagai sumber informasi dapat membantu

mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat

mengenai suatu masalah. Sedangkan arsip sebagai sumber dokumentasi dapat

dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan

secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi.

Menurut buku Kearsipan I (Wursanto, 1991:26-28) dapat

disimpulkan bahwa arsip memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Alat utama ingatan organisasi

b. Bahan atau alat pembuktian (otentik)

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

d. Barometer kegiatan suatu organisasi, mengingat stiap kegiatan pada

umumnya menghasilkan arsip

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dalam hal peranan arsip, kantor telah mampu menjalankan peranan arsip

sebagaimana mestinya. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip

khususnya pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi

Sumatera Utara, yaitu :

 Sebagai bahan ingatan organisasi dan alat bukti masa mendatang.

 Sebagai sumber informasi dalam berbagai macam aktivitas.Misalnya :

untuk keperluan ilmiah yaitu kepentingan mahasiswa dalam hal

(38)

 Sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.

3. Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Berdasarkan buku Kearsipan I (Wursanto, 1991: 41-42) tugas pokok unit

kearsipan pada dasarnya adalah sebgai berikut :

a. Menerima warkat

b. Mencatat warkat

c. Mendistribusikan warkat sebagai kebutuhan

d. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system

tertentu.

e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

g. Mengadakan atau merencanakan penyuutan arsip.

Berdasarkan hasil penelitian penulis pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga

Provinsi Sumatera Utara dapat diketahui bahwasanya pelaksanaan system

kearsipannya telah sesuai dengan tujuan arsip, diantaranya :

1. Warkat (Arsip) diterima, langkah selanjutnya dilakukan pencatatan sesuai

dengan pola klasifikasinya, maksudnya dokumen arsip yang hendak

disusun dikelompokkan menurut judul masalah dan kepentingannya yaitu

(39)

2. Kemudian dilakukan pendistribusian warkat (arsip) ke masing-masing unit

(bagian) yang membutuhkan, dengan catatan :

a. Untuk surat yang bersifat internal, maka surat yang diantar ke setiap

unit (bagian) harus menggunakan buku ekspedisi yang merupakan

tanda bukti penerimaan surat harus dibubuhkan paraf (tanda tangan)

oleh sipenerima surat.

b. Untuk surat keluar yang bersifat eksternal, tanda bukti pengiriman

menggunakan buku ekspedisi surat keluar atau tanda bukti pengiriman

surat melalui pos atau jasa pengiriman lainnya.

c. Untuk surat yang akan ditandatangani oleh Kepala Dinas harus melalui

paraf koordinasi Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi dan Kepala Sub

Dinas serta Kepala Bagian Tata Usaha.

3. Setelah warkat (arsip) diterima dan diproses di masing-masing bagian,

maka warkat tersebut harus disimpan pada tempat yang telah disediakan.

Dalam hal ini tempat yang dimaksud adalah menggunakan Lemari Arsip

(Filling Cabinet).

4. Arsip-arsip yang disimpan harus dapat dijaga dan dipelihara dengan baik.

Usaha pemeliharaan arsip ini merupakan suatu tindakan yang bertujuan

untuk menyelamatkan arsip serta informasi yang terdapat didalamnya.

Oleh karena itu pegawai yang ingin mengambil arsip harus dapat menata

arsipnya kembali sehingga kerapian arsip tetap terjaga.

5. Warkat (arsip) kemudian dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip

(40)

kantor melakukan penyusutan dalam jangka waktu 5 tahun dan kemudian

dilaksanakan pemusnahan arsip yang disertai dengan berita acara.

D. Ciri-ciri dan Peranan Kearsipan yang Baik 1. Ciri-ciri

Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa

tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi

kegiatan pemerintah.

Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi baik pemerintah

maupun swasta harus mampu menjalankan suatu system kearsipan yang

baik. Hal ini dijabarkan dalam buku Penataan Berkas Dalam Manajemen

Kearsipan (Martono, 1994 :13-14), sistem kearsipan yang dijalankan oleh

suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

a. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak

menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun

dalam pengembalian arsip-arsip.

b. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai sehingga

tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan

kata lain, system kearsipan harus sederhana. Untuk itu system kearsipan

(41)

c. Murah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam

arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam

pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

d. Tidak memakan tempat

Yang dimaksdu tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus

disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempan

penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan, atau gedung, rak, almari,

dan sebagainya. Pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan

jangan terlalu banyak memakan tempat.

e. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilakukan harus memungkinkan arsip-arsip yang

disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil atau dikembalikan

apabila sewaktu-waktu diperlukan.

f. Cocok bagi organisasi

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai

dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu system

kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok

apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

g. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luas berarti system filling yang dipergunakan dapat

diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan

(42)

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik,

memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh

karena itu system kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah

campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jwab, yang tidak

berwenang berutgas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus

dipelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh

binatang, rayap, dan kelembaban udara.

i. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, system

kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai

macam perlengkapan/ peralatan misalnya :

 Kartu indeks

 Lembar pengantar

 Lembar tunjuk silang

 Kartu pinjam arsip (out slip) dan sebagainya.

Hal ini terlihat pada susunan file yang disusun dan ditata dengan rapi

sehingga memudahkan karyawan untuk menemukan file itu kembali

sewaktu-waktu jika diperlukan.

Selain itu, dalam hal pengawasan kearsipan, Kantor Dinas Pemuda dan

Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah dapat menata arsipnya

dengan baik dengan menggunakan kartu indeks, akan tetapi tidak menggunakan

kartu pinjam arsip (out slip) sehingga hal ini dapat memungkinkan terjadinya

(43)

2. Perencanaan Sistem Kearsipan yang Baik

Setiap kegiatan yang mempunyai tujuan, selalu didahului oleh suatu

perencanaan, baik yang dibuat secara formal maupun informal.

Perencanaan (planning) merupakan suatu persiapan untuk

tindakan-tindakan administrasi atas tindakan-tindakan-tindakan-tindakan kemudian. Perencanaan dapat

memberikan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang dilakukan serta tujuan

yang akan dicapai. Oleh karena itu, perencanaan sangat penting dalam

melaksanakan suatu kegiatan.

Secara rinci pentingnya perencanaan bagi lembaga, organisasi maupun

perusahaan untuk mencapai tujuan dapat dijabarkan kedalam butir-butir yang

terdapat dalam buku Pokok-pokok Perencanaan (Wursanto, 1987: 13-14), yaitu:

a. Perencanaan menggariskan organisasi sehingga geraknya dapat diarahkan.

b. Melalui perencanaan semua aktivitas lembaga dan organisasi dapat

diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah ditetapkan.

c. Dengan adanya perencanaan maka dapat diperoleh tindakan yang tepat dan

terkoordinasi dari berbagai unit kerja.

d. Perencanaan menjadi alat untuk menyesuaikan usaha dengan situasi dan

kondisi yang berubah-ubah karena berbagai factor.

e. Perencanaan membantu efisiensi kerja

f. Perencanaan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha.

g. Perencanaan dapat dipergunakan sebagai alat atau pedoman dalam

(44)

Sistem kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah

Provinsi Sumatera Utara telah direncanakan terlebih dahulu dengan maksud

agar :

a. Sistem kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis dan luas

lingkupnya kekuatan organisasi.

b. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menimbulkan kesulitan bagi

para pegawai kearsipan, karena sulit dimengerti.

c. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menyulitkan dalam hal

penyimpanan, penemuan, pengambilan, pemeliharaan dan perawatan arsip.

d. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menimbulkan pemborosan, baik

hal tenaga, biaya/dana, maupun peralatan atau perlengkapan yang

dipergunakan.

e. Jangan sampai ada suatu arsip yang masih memiliki nilai kegunaan (nilai

pakai) dan perlu disimpan dalam jangka waktu lama tetapi ikut

dipindahkan dari arsip aktif ke arsip inaktif dan kemudian dimusnahkan.

E. Pelaksanaan Kearsipan pada Perusahaan 1. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip.

Pemeliharaan dan pengamanan arsip merupakan suatu usaha untuk

menyelamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap sebagai

bahan pertanggungjawaban. Menurut buku Cara-Cara Pengolahan Kearsipan

Yang Praktis dan Efisien (Abubakar, 1997: 15-17), yang dimaksud dengan

pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

(45)

pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari kehilangan maupun kerusakan.

a. Pemeliharaan Arsip

Usaha pemeliharaan arsip dapat berupa melindungi, mengatasi,

mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang

bertujuan untuk menyelamaykan arsip-arsip dan informasinya serta

menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya

tidak diinginkan.

Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut :

1)Pengaturan ruangan

 Ruangan penyimpanan arsip bertemperature ideal 600-750, dengan

kelembanan antara 50-60%.

 Ruangan juga harus terang (terkenan sinar matahari tak langsung)

dan mempunyai ventilasi yang merata.

 Ruangan diusahakan terhindar dari serangga, api, air, dan

sebagainya.

2) Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar

ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang

(46)

3) Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

Salah satu cara untuk mencegah rusaknya arsip adalah dengan

meletakkan kapur barus ditempat penyimpanan atau mengadakan

penyemprotan bahan kimia secara berkala.

4) Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain

sebagainya.

Pada kenyataannya, kantor telah berusaha sebaik mungkin dalam melakukan

pemeliharaan arsip-arsip. Hal ini dapat dilihat pada :

1. Hal pengaturan ruangan, ruang kerja Kantor Dinas Pemuda dan Olah

Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah memiliki temperature

yang ideal dan menggunakan AC untuk mengatur suhu ruangannya.

Selain itu AC juga dapat mencegah kerusakan pada arsip karena AC

memiliki sifat untuk menghalau debu dan menghisap debu dalam udara

sehingga udara tetap bersih. Disamping itu ruangan juga memiliki

ventilasi yang cukup merata dan penempatan arsip dilakukan pada sudut

ruangan sehingga terhindar dari sinar matahari secara langsung.

2. Hal tempat penyimpanan arsip, arsip-arsip pada Kantor Dinas Pemuda

dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah disusun

sedemikian rupa pada tempat yang telah disediakan, yaitu dengan

menggunakan lemari arsip (filling cabinet) dan rak-rak tempat

penyimpanan arsip serta menggunakan peralatan untuk menata arsip

(47)

3. Hal kebersihan dalam pemeliharaan arsip, yang menjadi tanggung jawab

seluruh pegawai pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah

Provinsi Sumatera Utara untuk menjaga penggunaan efisiensi arsip.

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan pemeliharaan arsip

khususnya bagi Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi

Sumatera Utara adalah :

a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan

demikian setia pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip

harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada

tempat yang seharusnya.

b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah

sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur internal dan factor

eksternal.

b. Pengamanan Arsip

Secara fisik, Menurut buku Cara-Cara Pengolahan Kearsipan Yang

Efektif Dan Efisien (Abubakar, 1997: 25-29) semua arsip harus

diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi

karena Faktor Internal dan Faktor Eksternal:

1. Faktor Internal

 Kualitas kertas

 Tinta

(48)

2. Faktor Eksternal

• Lingkungan

Pada tingkat kelembaban lebih 75% menyebabkan arsip yang

disimpan cepat rusak. Hendaknya suhu arsip diatur sesuai dengan

tingkat kelembabannya agar arsip yang disimpan tidak cepat rusak.

• Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak

tulisan dan kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena sinar

matahari langsung.

• Debu

Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam

bahan seperti asap, tanah, dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat

merusak arsip.

• Serangga, kutu dan sejenisnya

Munculnya/datangnya serangga dan kutu dapat dicegah antara lain

dengan menggunakan bahan kimia, kebersihan tempat

penyimpanan, pengaturan kelembaban udara dan lain-lain.

• Jamur dan sejenisnya

Tingkat kelembaban diatas 75% menyebabkan tumbuhnya jamur

dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas arsip merupakan

penghancur kertas yang cepat.

Dari hasil penelitian penulis, ruangan tempat penyimpanan arsip pada

(49)

memiliki tingkat kelembaban 600-750F. Hal ini merupakan kelembaban yang ideal

untuk mencegah rusaknya arsip/berkas yang disimpan.

2. PenyusutanArsip

Arsip memiliki arti penting sebagai bahan bukti resmi mengenai

penyelenggaraan administrasi. Dalam prakteknya arsip-arsip yang tidak

mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan manimbulkan

masalah tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai

kearsipan dan pimpinan pada khususnya.Untuk mengatasi masalah tersebut, maka

perlu diadakan penyusutan tehadap arsip yangbenar-benar ridak memiliki

kegunaan baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.

Oleh karena itu tidak semuaarsipmemiliki nilai abadi, maka tidak semua

berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang

perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan. Hal inilah yang disebut dengan

penyusutan Arsip Inaktif. Kegiatan penyusutan tersebut dimaksudkan untuk

mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak bernilai

guna, serta menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional. Bagi instansi

pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh

undang-undang. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun

penyerahan ini bukan suatu kewajiban, namun tetap dimungkinkan menyerahkan

kepada arsip nasional. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga

kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya.

Langkah penyusutan arsip inaktif tidak jauh berbeda dengan penyusutan

arsip aktif. Hal ini dapat dilihat dari tindakan penyiangan hingga proses

(50)

pemerintah pemusnahan baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan

persetujuan arsip nasional. Dengan demikian sebelum memusnahkan arsip perlu

meminta persetujuan telebih dahulu.

Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip yang tersimpan

dipusat arsip dalam keadaan tidak terataur. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan

arsip aktif yang tidak tertib, untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi

demikian bukanlah suatu tindakan yang mudah, bahkan pelaksanaan penyusutan

dipusat arsip lebih sulit, karena arsip berasal dari berbagai macam unit kerja yang

memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda sehingga tidak jarang arsip tersebut

tercampur sehingga sulit diketahui unit penciptanya. Oleh karena itu, untuk

mengetahui unit mana yang menciptakan hanya dapat dilakukan dengan

pengkajian yang mendalam. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh

jika para petugas memahami tugas dan fungsi masing-masing unit kerja dalam

organisasi.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah

kegiatann pengurangan arsip dengan jalan :

a. Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam

lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan

masing-masing.

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

(51)

Penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif dari

setiap bagian atau unit pengelola ke unit kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda

dan Olah Raga harus membuat berita acara pemindahan arsip. Kegiatan

penyusutan ini dilakukan dengan maksud untuk mengurangi jumlah arsip yang

tidak memiliki nilai guna. Langkah selanjutnya arsip-arsip yang tidak memiliki

nilai tersebut dimusnahkan dengan mmembuat berita acara pemusnahan.

Metode Penyusutan

Sebelum dilaksanakan penyusutan, terlebih dahulu diadakan penilaian

terhadap berkas arsip. Setelah itu dilaksanakanlah penyusutan arsip. Berdasarkan

buku Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan (Martono, 1994: 26-31), ada

2 macam metode penyusutan arsip yaitu :

 Metode Berkala, yaitu metode penyusutan yang dilakukan dalam

jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah

ditentukan berakhir, maka arsip akan disusutkan sekaligus pada

periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi 3, yaitu :

a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu..

b. Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu

c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.

2. Metode berulang-ulang atau terus menerus, yaitu suatu metode penyusutan

(52)

Langkah Umum Pelaksanaan Penyusutan Arsip adalah sebagai berikut :

- Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna agar arsip berkurang

- Menyiapkan peralatan penampung arsip yang akan disusutkan

- Membuat catatan/daftar tentang arsip yang akan disusutkan.

Tujuan Pemusnahan Arsip adalah :

 Untuk mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi.

 Menghemat ruangan, peralatan, perlengkapan, dan biaya.

 Mempercepat penemuan kembali arsip

 Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaba pemerintah.

Berdasarkan hasil penelitian penulis, metode penyusutan arsip yang digunakan

pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

adalah metode penyusutan arsip secara berkala, dimana setelah masa

penyimpanan yang telah ditentukann berakhir, maka arsip tersebut akan segera

disusutkan dengan melaksanakan penyiangan (pemilihan) arsip dan kemudian

pemusnahan arsip. Dalam hal penyusutan arsip yang berkala pada Kantor Dinas

Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dilakukan dalam

(53)

BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI

Dengan berpedoman pada teori yang telah diuraikan pada bab sebelumnya,

pada bab ini penulis akan menganalisa dan mengevaluasi mengenai Sistem

Kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi

Sumatera Utara apakah telah mengikuti pedoman-pedoman yang ada.

Pada kenyataannya, system kearsipan merupakan suatu system yang dapat

dipergunakan sebagai bukti dari tujuan, fungssi, dan prosedu dari suatu

perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu kearsipan jelas memegang peranan

penting dalam suatu organisasi karena merupakan pusat ingatan dan informasi

bagi setiap kegiatan diantaranya dalam perencanaan, perumusan kebijakan,

pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban yang setepat-tepatnya. Peranan

Kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dihapus dalam

menunjang kelancaran kegiatan administrasi disegala bidang kegiatan.

Dalam menganalisa system kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan

Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini, penulis mengadakan

perbandinagan antara system kearsipan pada uraian teoritis dengan praktek yang

diterapkan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi

Sumatera Utara.

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis, maka dapat diketahui

bahwa system kearsipan yang berlaku pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga

Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah system Desentralisasi dan

(54)

Sistem desentralisasi merupakan suatu system dimana setiap bagian

memiliki kearsipan sendiri, mengelola dan menyimpan dalam system filling

tersendiri.

Bila dianalisis, penggunaan system desentralisasi pada Kantor Dinas Pemuda dan

Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini sangat baik dan sesuai, sebab

melihat dari struktur organisasi yang cukup besar dan letak kantor yang memang

agak berjauhan terutama dengan cabang-cabang diberbagai wilayah. Dengan

demikian, system desentralisasi akan membawa keuntungan, yaitu :

 Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja

masing-masing

 Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja

sendiri.

 Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsip sudah dikenal baik.

Sedangkan system sentralisasi yang juga digunakan pada Kantor Dinas Pemuda

dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara merupakan unit sentral

penerimaan surat-masuk dan pengiriman surat-keluar. Dengan sentralisasi arsip

maka surat-surat kantor yang sudah selesai diproses dan akan disimpan di Sentral

Arsip. Sebab pada keadaan dan kebutuhan perkantoran pada Kantor Dinas

Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang cukup besar,

dapat memberikan keuntungan yaitu :

 Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

 Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khususnya pada pekerjaan

(55)

 Kantor hanya menyimpan 1(satu), duplikasinya dapat dimusnahkan

 Sistem enyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

 Informasi dan data arsip dapat diperoeh dengan mudah, cepat dan akurat.

Dengan demikian system kearsipan yang digunakan Kantor Dinas Pemuda dan

Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah system kombinasi, yaitu

system desentralisasi dan sentralisasi. Azas ini sangat efisien bagi suatu instansi

yang volume arsipnya besar seperti Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga

Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif atau

yang disebut sebagai arsip aktif (active file) dikelola pada unit kerja

masing-masing pengelola. Sedangkan arsip yang kurang dipergunakan atau disebut

sebagai arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Atau dengan kata lain, pengelolaan

arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.

Akan tetapi dalam penerapan system desentralisasi pada Kantor Dinas

Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini, tidak ada

ketentuan yang baku dalam pengelolaan arsip apakah menggunakan system abjad,

kronologis, subjek ataupun geografis yang seragam untuk seluruh unit kerja. Oleh

karena itu setiap bagian mempunyai kebebasan untuk menentukan system

pengelolaan arsipnya sesuai dengan kebutuhan.

Berdasarkan pengmatan dan pengetahuan penulis, system kearsipan yang

digunakan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi

Sumatera Utara adalah system subjek. Demikian juga untuk surat-surat keluar,

pertinggalnya disusun berdasarkan subjek dan kronologis dalam arsip dan filling