BAB 3 GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN

(1)

GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN

3.1.Sejarah Singkat Perusahaan

Pada tahun 1962, Pak Amo Hartanto Kanadi dan Ibu Hartati mendirikan toko Nusantara yang menjual motor Honda di Semarang yang mengalami perkembangan yang sangat pesat sehingga pada tahun 1969 diangkat menjadi dealer Oli Castrol dan pada tahun 1969 diangkat menjadi Main Dealer wilayah Jawa Tengah dan DIY.

Kemudian pada tahun 1996, mendirikan cabang pertama di luar Jawa Tengah dan DIYdi daerah Jakarta dengan nama Nusantara Surya Sakti. Nusantara Sakti terus mengembangkan jaringan seiring dengan bertumbuhnya sepeda motor Honda di Indonesia, selain itu Nusantara Group juga melakukan pengembangan usaha dengan mendirikan perusahaan pembiayaan khusus untuk sepeda motor HONDA dengan nama Nusa Surya Ciptadana.

(2)

Rp 1 triliun dan omset dari suku cadang dan bengkel sebesar Rp 110 milyar/tahun.

Nama Perusahaan: Nusantara Surya Sakti

Bentuk Usaha: Perseroan Terbatas

SIUP: 507/277/436.6.31/2009

3.2.Visi Misi Perusahaan

3.2.1. Visi Nusantara Group

“Menjadi dealer motor Honda terbesar dan terbaik di setiap daerah dengan mengutamakan kepuasan konsumen serta menjadi tempat bekerja untuk pengembangan diri karyawan yang juga bertanggung jawab sosial terhadap lingkungan.”

3.2.2. Misi Nusantara Group

1. Membangun jaringan sistem komputer online untuk seluruh cabang di Indonesia.

2. Memberikan pelayanan tercepat dan harga yang kompetitif untuk kepuasan konsumen.

(3)

4. Melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang akan membantu lingkungan dan masyarakat.

3.3.Struktur Organisasi

(4)

Trusties President

Director of Research & Publications Director of Development Center

Internal Auditor

Director of Support Director of Technical

Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr

Mechanic

Helper Helper Helper Supervisor

Driver Payroll Budget

Personel Mktg Staff

HRD Staff

t Fi St ff A t St ff

UMC Warehouse

Head Area Manager

Manager HRD UMC Head

UMC Sales Head Ass. Manager

Sales

Ass. Manager Mktg Manager Mktng & Sales Manager

Finance & Accounting

Ass. Manager Finance

Fin. Supervisor

Ass. Manager Acct. Acct. Supervisor Salesperson Salesperson Staff Warehouse Ass. Mgr HRD

Manager Eng. Application

Manager Eng Production

Manager Eng. Support &

Control Manager Production Employee Services Manager Delivery

Adm. Delivery

Delivery Staff

Manager Administratio

n

Ass. Manager

Admin. Staff

Recondition Specialist

(5)

3.4.Bidang Usaha

PT. Nusantara Surya Sakti merupakan dealer motor Honda yang memiliki jaringan di seluruh Nusantara dengan pusat di Semarang. PT. NSS memiliki tiga cabang besar di Jakarta yang berpusat di Jl. Brigjend Katamso Jakarta Barat. Dalam periode lima tahun belakangan ini, PT. NSS yang berada di Jakarta mencoba untuk merambah unit usaha baru yang menangani sendiri kredit atas kepemilikan kendaraan bermotor roda dua tanpa menyerahkannya kepada pihak ketiga. Ternyata unit usaha ini mengalami kemajuan yang cukup pesat dan membuat PT. NSS memiliki rencana bagi pengembangan unit usaha ini di daerah-daerah lain di nusantara.

(6)

bekas akan kemudian dicabut dan dipisahkan untuk dijual kembali secara terpisah sebagai suku cadang motor.

Sedangkan motor yang diambil suku cadangnya akan mengalami penggantian suku cadang yang telah diambil dan dijual sebagai motor bekas. Prosedur penjualan motor bekas sendiri berada di luar penelitian skripsi ini.

Beberapa contoh jenis barang dalam suku cadang motor bekas ini adalah sebagai berikut:

RANTAI MESIN SET CAM CHAIN KIT GASKET KIT B STANG SEKER DRIVE,CHAIN KIT RANTAI SET SHOE SET, BRAKE

KAMPAS DISC BELAKANG PAD SET

KOMSTIR SET RUJI BELAKANG

BAN LUAR ASPIRA (DPN) BAN LUAR ASPIRA (BLK) CRANKCASE KANAN

(7)

TUTUP GEAR DEPAN

PLASTIK COVER R CRANKCAS SILINDER BLOK

OIL SIL KLEP

TUTUP CYLYNDER KOP KOTAK GASKET,CYL HEAD

CRANKSHAFT COMP PISTON STD

NOKEN AS RANTAI MESIN PELATUK

KARET RO TEBAL

LIFTER ASSY TENSIONER PER KLEP BESAR

PUMP ASSY,OIL GAUGE,OIL (BLK) KABILATOR ASSY

KARBURATOR ASSY

3.5.Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

(8)

3.5.1. UMC Head / Kacab Mokas 3.5.1.1. Tujuan Jabatan

Memimpin dan mengelola sumber daya unitnya dalam mengembangkan jaringan pemasaran dan penjualan motor bekas (UMC: Used Motorcycle), features dan benefits program penjualan dan pelayanan puma jual, mengembangkan dan mengendalikan pengadaannya, mengembangkan strategi dan program promosinya, mengembangkan kebijakan dan SOP operasional pengelolaan UMC sesuai dengan arahan dan sasaran dan Direksi dan Atasan langsung agar supaya menghasilkan program penjualan UMC yang sesuai dengan kebutuhan customer, kegiatan promosi yang mengenai sasaran dan sistem pengelolaan UMC yang mudah dilaksanakan dan dikendalikan sehingga Perusahaan mencapai bahkan melampaui target penjualan dan profit yang telah ditetapkan.

3.5.1.2. Tanggung Jawab Utama

Tabel 3.1. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Head

Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan UMC

Kompetensi dan Pengukuran Terkait

dengan UMC 1. Tanggung Jawab:

Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan UMC, yang mudah diterjemahkan dan disesuaikan

Kompetensi yang dibutuhkan:

• Product

knowledge

(9)

dengan karakteristik setiap Wilayah. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Membuat program perluasan jaringan penjualan; Melakukan dan memanfaatkan

evaluasi dan analisa pasar per produk, per wilayah dan nasional; memberi masukan ke atasan/ manajemen.

Output/ Hasil:

Program kerja tahunan yang disetujui atasannya, dipahami dan didukung oleh bawahannya dan seluruh Jajaran pemasaran, penjualan, pelayanan puma jual perusahaan.

sales

2. Tanggung Jawab:

Menyusun anggaran biaya dan sumber daya lainnya untuk

produk/jasa yang menjadi tanggung jawabnya secara lengkap serta mengendalikan realisasinya.

Output/Hasil:

Ketersediaan dana yang sesuai program kerja dan efisien dalam pemakaiannya.

• Membuat dan mengendalikan anggaran biaya

Tolak Ukur Keberhasilan:

• Tingkat deviasi rencana dengan realisasi

• Tingkat efisiensi pemakaian

budget

3. TanggungJawab:

Mengelola sumber daya yang dimiliki dalam menumbuh-kembangkan jaringan penjualan, mengembangkan

feature dan benefit program penjualan

UMC yang memberi nilai tambah bagi customer dan perusahaan, serta mengembangkan strategi dan

program promosinya. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Mengumpulkan berbagai

informasi/datapasar dan kompetitor, jaringan penjualan NSS, analisa data dan sumber internal dan eksternal.

Kompetensi yang dibutuhkan • Service Orientation • Product Knowledge • Inisiatif • Negosiasi

• Marketing dan

Sales

(10)

Output/ Hasil

• Program pemasaran, penjualan, dan pelayanan puma jual yang diterima jaringan pemasaran, penjualan dan pelayanan puma jual, serta customer yang ditargetkan.

• Bertumbuhnya jaringan penjualan UMC. dukungan dan jajaran pemasaran, penjualan, dan pelayanan puma jual perusahaan. • Peningkatan permintaan informasi produk dan jasa Perusahaan, dan peningkatan kunjungan (calon) customer

ke outlet.

• Pertumbuhan angka penjualan produk dan pelayanan puma jual. • Tingkat pertumbuhan jaringan penjualan.

4. Tanggung Jawab:

Mengelola sumber daya yang dimilikinya untuk mensosialisasikan semua sistem, program dan alat bantu yang dikembangkannya serta

memonitor dan mendorong

implementasinya. Termasuk antara lain mensosialisasikan sistem penjualan dan puma jual beserta aturan, prosedur, dan administrasinya.

Output/Hasil:

Pemahaman dan pelaksanaan jaringan penjualan UMC dan pelayanan puma jual Perusahaan akan seluruh sistem, program dan alat bantu yang telah dikembangkan.

Kompetensi yang dibutuhkan

• Leadership

• Komunikasi

Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat pemahaman jaringan penjualan dan pelayanan puma jual terhadap program yang dibuat.

(11)

• Tingkat deviasi antara

perencanaan program dan realisasinya.

5. Tanggung Jawab:

Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan UMC.

Output/Hasil:

Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini.

• Leadership

• Problem Solving

and Decision Making Tolak Ukur Keberhasilan • Pertumbuhan kuantitas dan kualitas pengembangan produknya. 6. Tanggung Jawab:

Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan jaringan penjualan UMC, atasan, dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan antara lain dengan cara mengadakan dan menghadiri rapat dan

menyampaikan laporan.

Output/ Hasil:

Jajaran SDM unit kerjanya dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran Kompetensi yang dibutuhkan • Information Seeking and Sharing • Membuat Laporan dan Proposal. Tolak Ukur Keberhasilan: • Kelengkapan, keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.

(12)

yang bisa dilakukan. 7. Tanggung Jawab:

Mengembangkan serta mengevaluasi SDM yang terkait dengan penjualan dan pelayanan purna jual UMC sesuai dengan peraturan, kebijakan dan keleluasaan yang diberikan perusahaan serta arahan dan

atasannya, termasuk dalam tanggung jawab, antara lain mengadakan pelatihan teknis, membuat buku pedoman bagi jajaran penjualan dan pelayanan puma jual.

Output/Hasil:

Meningkatnya kompetensi dan kinerja lini operasi penjualan dan pelayanan puma Jual UMC.

Kompetensi yang dibutuhkan • Leadership • Human Resources Management

Tolak Ukur Keberhasilan • Pertumbuhan pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang dibutuhkan. • Peningkatan produktivitas SDM lini operasi UMC tanggung jawabnya.

Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor

Kompetensi dan Pengukuran Terkait

dengan UMC 1. Tanggung Jawab:

Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan suku cadang.

Output/ Hasil:

Program kerja tahunan yang disetujui, dipahami, dan didukung oleh

bawahannya.

• Product

knowledge

• Marketing and

sales

2. Tanggung Jawab:

Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan penjualan suku cadang.

• Leadership

• Problem Solving

and Decision Making

(13)

Output /Hasil:

Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini; Meningkatnya kuantitas dan kualitas program penjualan.

Tolak Ukur Keberhasilan • Pertumbuhan

kuantitas dan kualitas produknya.

3.5.2. UMC Warehouse 3.5.2.1. Tujuan Jabatan

Mengelola SDM Gudang dalam menangani penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran unit sepeda motor serta pengiriman sepeda motor dan administrasinya sesuai SOP dan arahan atasan agar supaya keluar-masuk meupun penyimpanan dan pengiriman barang terlaksana secara cepat, tepat, dan tertib administrasi.

3.5.2.2. Tanggung Jawab Utama

Tabel 3.2. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC

Warehouse

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:

Melaksanakan administrasi gudang secara tertib sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di Perusahaan.

Output /Hasil

Sepeda motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai jumlah dan jenis yang telah ditetapkan dan melalui tertib administrasi.

• Check dan Action

• Product Knowledge

Tolak Ukur Keberhasilan • Keakuratan data

sepeda motor yang ada di gudang • Kesesuaian

(14)

2. Tanggung Jawab:

Mengecek sepeda motor dan

update data gudang secara

berkala.

Output /Hasil:

Teridentifikasi jumlah sepeda motor yang nil dan tersedianya data akurat sepeda motor yang ada di gudang.

Tolak Ukur Keberhasilan • Kesesuaian stok fisik

dengan data komputer

3. Tanggung Jawab:

Mempersiapkan dan melakukan pengiriman motor beserta

kelengkapannya kepada customer

sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.

Output/Hasil:

• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan. • Motor yang dikirim

berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.

• Komunikasi

Tolak Ukur Keberhasilan • Kelancaran personil

bagian umum dalam melaksanakan tugas • Ketepatan waktu • Kelengkapan dan

kondisi motor yang dikirim.

• Customer Satisfaction

• Service Level.

4. Tanggung Jawab:

Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan unit kerja

dan pihak-pihak Iainnya yang berkepentingan.

Output /Hasil:

Tim kerja dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran.

• Information Seeking

dan Sharing

• Membuat laporan dan proposal

Tolak Ukur Keberhasilan • Kelengkapan,

keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.

(15)

Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC 1. Tanggung Jawab:

Mengendalikan, dalam arti mengetahui dan mengotorisasi arus suku cadang yang masuk dan keluar dari gudang.

Output/Hasil:

Tidak terjadi masalah-masalah yang menyangkut kuantitas dan ketidakjelasan dalam mutasi suku cadang.

• Integritas, kecermatan dan ketelitian.

Tolak Ukur Keberhasilan: • Semakin sedikit

selisih yang timbul antara jumlah yang ada pada sistem dengan jumlah aktual. 2. Tanggung Jawab:

Memelihara dan

mempertanggungjawabkan persediaan suku cadang agar tidak terjadi kehilangan.

Output/Hasil:

Transaksi penjualan lancar tanpa hambatan informasi akibat ketiadaan persediaan.

Kompetensi yang Dibutuhkan:

• Kecekatan dalam pengawasan aliran persediaan.

Tolak Ukur Keberhasilan: • Tidak terjadi

ketidaksesuaian kuantitas persediaan yang ada pada sistem dengan jumlah aktual.

3. Tanggung Jawab:

Mencatat dan memeriksa stok suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang secara teliti dan akurat.

Output/ Hasil:

Suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan tercatat dengan akurat.

Kompetensi yang dibutuhkan • Kecermatan dan

ketelitian

Tolak Ukur Keberhasilan • Keakuratan data

gudang • Kesesuaian

(16)

3.5.3. UMC Sales

3.5.3.1. Tujuan Jabatan

Mengembangkan hubungan baik dengan customer

potensial dan menjual sepeda motor Honda baru atau bekas secara tunai maupun kredit agar supaya mampu mencapai bahkan melampaui target penjualan di area tanggung jawabnya.

Tabel 3.3. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Sales

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:

Menemukan calon customer potensial di lingkungan sekitarnya dan strategi pendekatannya.

Output/Hasil:

Memiliki daftar customer

potensial dan rencana kunjungan.

• lnisiatif

Tolak Ukur Keberhasilan • Kuantitas dan potensi

kualitas daftar kunjungan

• Jumlah kuantitas dan

% hot prospects yang

dihasilkan daftar kunjungan. 2. TanggungJawab:

Membina hubungan,

mengidentifikasi kebutuhan, memberikan solusi, meyakinkan customer mengenai produk dan jasa Perusahaan, serta

mendapatkan Sales (closing).

Output/Hasil:

Mencapai bahkan melampaui target penjualan.

• Komunikasi

• Salesmanship

• Relationship Building

• Kegigihan dan hasrat berprestasi

Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat kunjungan

(sales call) per

periode waktu. • Tingkat pertumbuhan

(17)

• Tingkat pencapaian target penjuatan area. • Tingkat pertumbuhan

penjualan. 3. Tanggung Jawab:

Menjelaskan biaya dan prosedur pembelian kredit, menyeleksi awal kelayakannya, membantu-memandu pengisian aplikasi dan mengumpulkan dan memproses data dan dokumen pendukung.

Output/Hasil

Mendapatkan customer yang layak menerima kredit dan memenuhi persyaratan administrasinya.

Kompetensi yang dibutuhkan • Pemahaman Prosedur

Penjualan Kredit • Analisa Kredit

• Surveying

Tolak Ukur Keberhasilan • Rasio % aplikasi

yang memenuhi syarat mendapatkan kredit.

• Rasio % aplikasi yang Iangsung memenuhi syarat kelengkapan data dan dokumen.

4. Tanggung Jawab:

Membuat laporan sesuai format dan

SOP.

Output/Hasil:

Laporan yang jelas, akurat, tepat waktu dan bisa dimanfaatkan oleh pihak- pihak terkait.

Kompetensi yang dibutuhkan • Membuat laporan dan

proposal Tolak Ukur Keberhasilan • Kelengkapan dan

ketepatan isi laporan serta waktu

pembuatannya. 5. Tanggung Jawab:

Memelihara dan mengembangkan hubungan baik dengan customer.

Output/Hasil:

Mempunyai jaringan penjualan yang semakin luas, loyal dan berkualitas.

• Relationship building

Tolak Ukur Keberhasilan • Rasio % customer

lama datang/ menghubungi kembali.

• Rasio penjualan atas referensi customer

lama.

• Customer Service

(18)

Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC Tanggung Jawab:

1. Mengusahakan pelaksanaan transaksi penjualan berdasarkan otoritas yang diberikan oleh

UMC Sales Head dalam

menyetujui dan menindaklanjuti penawaran harga dari konsumen atas suku cadang motor.

Output/Hasil:

Transaksi berdasarkan harga yang diotorisasi oleh UMC Sales Head

pada batas minimum dan usaha untuk mengoptimalkan nilai transaksi.

• Integritas

• Customer Service

Level

Tolak Ukur Keberhasilan: • Keberhasilan

transaksi dengan nilai yang diharapkan perusahaan.

3.5.4. Finance Department 3.5.4.1. Tujuan Jabatan

(19)

3.5.4.2. Tanggung Jawab Utama

Tabel 3.4. Tanggung Jawab Beserta kompetensi dan pengukuran Finance Department

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. Tanggung Jawab:

Menganalisa pelanggan untuk dapat memberikan penilaian atas kelayakan jumlah limit kredit bagi transaksi penjualan UMC.

Output/Hasil:

Jumlah limit kredit yang layak.

• Pengetahuan yang memadai atas kriteria pemberian limit kredit. Tolak Ukur Keberhasilan:

• Pelanggan dan perusahaan tidak menemui kesulitan dalam pelaksanaan transaksi penjualan kredit sekaligus dalam penyelesaian transaksi tersebut. 2. Tanggung Jawab:

Menganalisa piutang tiap

pelanggan dan kewajaran piutang serta kelancaran pembayaran pelanggan atas piutang tersebut.

Output/Hasil:

Piutang tiap pelanggan terpantau dengan baik.

• Kejelian,

kewaspadaan, dan kemampuan analisis piutang yang baik. Tolak Ukur Keberhasilan: • Minimalisasi aging

debt

(20)

3.5.5. Accounting Department 3.5.5.1. Tujuan Jabatan

Menjalankan strategi akuntansi yang telah ditetapkan serta memimpin dan mengelola eksekusinya agar supaya mampu mencapai bahkan melampaui target yang telah ditetapkan.

Tabel 3.5. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Accounting Department

Mengelola dan

mengimplementasikan strategi akuntansi dalam kegiatan operasional UMC.

Output/hasil:

Operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan transaksi dapat berjalan dengan lancar.

• Check and action.

• Accounting and

taxation.

Tolak Ukur Keberhasilan: • Keakuratan dan

kelengkapan pencatatan transaksi.

3.5.6. Mechanic

3.5.6.1. Tujuan Jabatan

(21)

kembali motor bekas dalam kondisi yang layak dan baik untuk dijual sebagai motor bekas dengan mempertimbangkan tiap bagian yang membutuhkan penggantian.

Tabel 3.6. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Mechanic

Menganalisa dan memeriksa kondisi setiap mokas yang masuk ke gudang dan memilah suku cadang yang akan dijual terpisah serta mokas yang akan dijual kembali setelah diperbaiki dan diperlengkapi.

Output:

• Kondisi mokas yang prima.

• Pemilahan suku cadang yang baik.

• Pengetahuan mekanis • Pengetahuan teknis

Tolak Ukur Keberhasilan: • Tidak terjadi masalah

yang berhubungan dengan kerusakan atas UMC yang dijual.

3.5.7. Delivery Department 3.5.7.1. Tujuan Jabatan

(22)

3.5.7.2. Tanggung Jawab

Tabel 3.7. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Delivery Department

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran Tanggung Jawab:

Mengkoordinir dan mengontrol persiapan dan pengiriman motor beserta kelengkapannya kepada costumer sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.

Output/Hasil:

• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan. • Motor yang dikirim

berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.

• Komunikasi

Tolak Ukur Keberhasilan • Kelancaran personil

bagian umum dalam melaksanakan tugas • Ketepatan waktu

• Kelengkapan dan kondisi motor yang dikirim.

• Customer Satisfaction

(23)

3.6.Rich Picture

(24)

3.7.Prosedur Sistem Berjalan 3.7.1. Prosedur Persediaan

Siklus awal persediaan bermula ketika motor bekas sampai di gudang motor bekas untuk kemudian dicek oleh mechanic yang berada di bewah bagian Recondition Specialist. Staf Mekanik kemudian melakukan penilaian terhadap motor tersebut mengenai kondisi tiap suku cadang motor yang dianggap sudah rusak atau tidak layak. Suku cadang yang dianggap tidak layak tersebut akan dicopot dari motor dan dicatat dalam suatu checklist oleh Staf Gudang dan kemudian diberikan kepada UMC

Warehouse Head.

UMC Warehouse Head menyimpan Checklist sebagai arsip dan

mengentri informasi dalam Checklist ke dalam sistem persediaan suku cadang lalu kemudian memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk mengklasifikasikan suku cadang berdasarkan jenis item. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan lokasi penempatan dan perhitungan kuantitas tiap item suku cadang.

Keterangan: Motor bekas tersebut merupakan motor dari konsumen yang kreditnya macet. Secara singkat, keterangan mengenai awal keberadaan motor bekas adalah sebagai berikut:

(25)

PT. NSS akan mengeluarkan surat peringatan yang memberitahukan kepada kreditur untuk segera melunasi pembayaran tunggakan dan cicilan kredit motor. Surat tersebut terus dikirimkan secara berulang kapada kreditur dengan periode 15 hari. Apabila ternyata tunggakan terus berlanjut selama periode lebih dari 90 hari, Bagian Keuangan akan mengutus Eksekutor dari perusahaan yang kemudian akan menarik motor tersebut dari tangan konsumen.

Dalam beberapa kasus, ada kalanya perusahaan dapat menarik motor dari kreditur yang dianggap bermasalah dalam pembayaran kreditnya (tunggakan cicilan >30 hari) walaupun kreditur belum melewati batas waktu pembayaran tunggakan selama 90 hari. Hal tersebut melibatkan analisa Eksekutor atau penagih akan kondisi finansial kreditur yang dianggap tidak layak; Misal: rumah yang dihuni ternyata rumah kontrakan, kondisi rumah yang tidak layak, dsb.

Dalam kasus seperti ini, Eksekutor akan menginformasikan kepada kepala Bagian Keuangan untuk mempertimbangkan kembali pemberian kredit dan >50% dari kasus ini akan berakhir pada penarikan motor dari tangan kreditur

3.7.2. Prosedur Penjualan Kredit

Transaksi penjualan dimulai ketika konsumen mengajukan penawaran atas barang persediaan yang ada di gudang. konsumen pertama-tama akan berkomunikasi lewat telepon dengan UMC

(26)

UMC Warehouse Head untuk datang langsung ke gudang dan melihat barang yang tersedia. Konsumen biasanya akan melihat fisik barang dulu ke gudang lalu mengajukan penawaran harga atas barang tersebut.

Setelah mengetahui kondisi fisik dan ketersediaan barang, konsumen akan mengajukan Surat Penawaran (SP) pada UMC

Warehouse Head. Surat Penawaran dari konsumen tersebut kemudian

akan dikonfirmasi oleh UMC Warehouse Head melalui telepon ke kantor pusat dan dianalisa oleh UMC Sales Head dengan mempertimbangkan harga penawaran yang layak bagi kuantitas dan jenis item yang akan dibeli.

Setelah penawaran tersebut mendapat pertimbangan, akan muncul dua alternatif prosedur. Yang pertama adalah apabila UMC Sales Head menyetujui penawaran yang diajukan konsumen, maka penjualan dapat diproses pada prosedur selanjutnya. Yang kedua adalah apabila UMC

Sales Head menolak untuk menerima tawaran konsumen dimana UMC

Sales Head akan mengirimkan satu orang utusan Salesperson untuk

berkomunikasi dan melakukan tawar-menawar dengan konsumen guna menemukan titik harga yang disepakati bersama. Biasanya Salesperson

akan bertemu langsung dengan konsumen di gudang suku cadang atau hanya melakukan komunikasi lewat telepon.

Apabila ternyata tidak dicapai kesepakatan, maka transaksi akan batal dilaksanakan. Namun apabila ternyata harga yang disepakati diperoleh maka transaksi penjualan berlanjut dengan otorisasi harga dari

(27)

yang diutus ke gudang. Pada saat kesepakatan tersebut, UMC Warehouse Head mengkonfirmasi pada konsumen bahwa perusahaan tidak akan menerima keluhan atau retur barang apapun bagi barang yang telah disepakati dalam transaksi.

Setelah jumlah, harga, dan item diketahui serta diotorisasi oleh

UMC Sales Head, maka ia akan menghubungi UMC Warehouse Head

dan memerintahkan barang tersebut untuk dikirim. UMC Warehouse Head kemudian akan membuat Surat Jalan (SJ) satu rangkap yang berisi keseluruhan informasi yang terkait dengan penjualan suku cadang yaitu item, kuantitas, konsumen, serta jumlah yang harus dibayar.

3.7.3. Prosedur Pengiriman Barang

Setelah membuat Surat Jalan, UMC Warehouse Head akan memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk menyiapkan barang sesuai dengan item apa saja dan berapa kuantitas barang yang dijual berdasarkan Surat Jalan. Setelah selesai, UMC Warehouse Staff akan mengirim barang tersebut langsung pada konsumen atau dalam beberapa kasus konsumen akan mengangkut barang tersebut sendiri langsung dari gudang. Barang yang diberikan kepada konsumen akan disertai dengan Surat Jalan yang sekaligus berfungsi sebagai Faktur Penjualan.

3.7.4. Prosedur Piutang

(28)

UMC Warehouse Head akan menginput jumlah persediaan yang terjual pada sistem untuk mengurangi jumlah persediaan yang ada di gudang.

UMC Sales Head kemudian akan memberitahu Bagian Akuntansi,

lagi-lagi secara lisan, untuk menambahkan piutang pada piutang dari pendapatan lain-lain dengan jumlah yang ia otorisasi sebelumnya. Jangka waktu piutang tidak ditetapkan secara resmi oleh perusahaan melainkan kesepakatan antara konsumen dengan UMC Warehouse Head.

3.7.5. Prosedur Pembayaran

Konsumen melakukan pembayaran pada Kasir yang berada di bawah Finance Department dengan menyerahkan bukti setor atau konfirmasi giro yang masuk ke rekening perusahaan. Namun, karena hubungan konsumen yang biasanya sangat dekat dengan UMC Warehouse, terkadang konsumen kembali berhubungan dengan UMC

Warehouse Head untuk memberikan bukti transfer pembayaran kepada

UMC Warehouse Head dan UMC Warehouse Head yang akan

menyerahkan pembayaran tersebut kepada Finance Department. Setelah bukti pembayaran diterima, maka bagian Finance akan mengkonfirmasi

Accounting Department untuk melakukan pencatatan atas penerimaan

(29)

3.8.Identifikasi Masalah

Setelah dilakukan identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan, ternyata ditemukan berbagai kelemahan yang terutama berkaitan dengan minimnya penerapan pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang dihasilkan dari transaksi yang menurunkan efektivitas dan efisiensi operasi serta jika terus-menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian yang material bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain:

• Kemungkinan pencurian dan penggelapan suku cadang oleh UMC

Warehouse Staff.

Checklist hanya dibuat satu rangkap dan hanya disimpan oleh UMC

Warehouse Head. hal tersebut dapat membuat pertanggungjawaban staf

gudang atas kuantitas item suku cadang menjadi rancu sehingga sulit untuk dilakukan pelacakan momentum apabila terjadi kehilangan atas suku cadang atau ketidaksesuaian kuantitas yang ada pada Checklist

dengan kuantitas aktual suku cadang.

• Kemungkinan perusahaan mengalami kerugian akibat piutang tak tertagih

menjadi semakin besar.

(30)

pemberian limit kredit tertentu bagi konsumen serta jangka waktu piutang konsumen.

• Minimnya informasi yang diperoleh dari kegiatan penjualan suku cadang

Akibat ketiadaaan dokumentasi yang baik atas transaksi. Sehubungan dengan prosedur yang masih menghasilkan informasi yang sangat terbatas, maka perusahaan seringkali tidak dapat mengetahui jumlah transaksi pada waktu atau periode tertentu. Padahal, kegiatan ini menghasilkan jumlah yang cukup signifikan dan diharapkan dapat berkembang seiring dengan semakin banyaknya suku cadang yang tersedia untuk dijual.

• Minimnya dokumen yang digunakan dalam transaksi yang dapat memicu

kecurangan personil.

Dokumen yang digunakan dalam pengendalian persediaan hanya berupa

Checklist, sedangkan untuk penjualan kredit hanya menggunakan Surat

Penawaran satu rangkap serta Surat Jalan. Hal tersebut disadari sangat tidak cukup mengingat pentingnya dokumen sebagai dasar bukti tertulis yang kuat sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya oleh perusahaan dimana keberadaan dokumen penting dalam prosedur pengendalian dan penjualan kredit dapat meningkatkan pengendalian internal.

• Kemungkinan penyelewengan harga ataupun kuantitas yang sebenarnya

ditawar oleh konsumen.

(31)

dan hubungan lisan membuat pengendalian perusahaan atas transaksi sangat minim dan menjadikan banyak celah bagi penggelapan atas kuantitas dan harga aktual dari transaksi yang terjadi.

• Kesulitan untuk memperoleh informasi atas kuantitas aktual suku cadang

yang tersedia.

(32)

3.9.Usulan Solusi bagi Permasalahan:

1. Pembuatan suatu sistem yang mengintegrasikan transaksi penjualan, pengendalian persediaan, dan piutang tersendiri bagi prosedur penjualan suku cadang bekas. Hal ini dilakukan untuk menghindari:

• Kemungkinan tidak tertagihnya piutang oleh konsumen karena

terdapat database yang memuat informasi tentang konsumen lama maupun baru dengan penentuan limit kredit tertentu yang didasarkan pada analisa limit kredit oleh Finance Department. Dokumentasi piutang pada sistem dapat menyediakan informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk menganalisa saldo kredit konsumen serta memudahkan penagihan atas dasar pengelompokkan piutang berdasarkan konsumen atau tanggal tertentu guna analisa perilaku konsumen dalam pelunasan pembayaran serta mengetahui

aging debt.

• Kerugian perusahaan atas hilangnya persediaan dan kesulitan

(33)

dalam sistem dapat digunakan untuk memudahkan dalam mengetahui status dan memudahkan dalam pelacakan barang. Selain itu, sistem memungkinkan pula pengikutsertaan staf terkait atas disetujuinya informasi tertentu. Misal: perhitungan kuantitas barang pada saat barang masuk ke gudang dan diklasifikasi oleh staf gudang tertentu. Hal ini dapat disempurnakan dengan adanya inspeksi yang dilakukan oleh

UMC Warehouse Head secara berkala untuk membuktikan

keakuratan informasi dalam sistem dibandingkan dengan barang actual.

• Kecurangan dan penggelapan oleh karyawan yang melakukan

negosiasi harga langsung dengan konsumen. Dengan adanya dokumentasi sistem yang dapat diakses oleh pihak dengan otoritas tertentu memungkinkan distribusi tanggung jawab dan wewenang yang luas namun sekaligus dibatasi oleh wewenang dari pihak lain sehingga baik Salesperson maupun UMC

Warehouse tidak dapat memasukkan informasi yang tidak

sesuai. Dengan sistem penjualan dan piutang yang terintegrasi, maka Finance Dept. akan mengetahui saldo piutang konsumen dan jumlah piutang yang ditagihkan akan sesuai dengan transaksi penjualan yang terjadi.

• Kekeliruan dalam harga penjualan. Dengan otorisasi yang

(34)

menentukan batas minimum bagi harga transaksi penjualan tertentu tidak dapat diubah oleh sembarang pihak.

2. Memperlengkapi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan pengendalian persediaan dengan dokumentasi informasi yang cukup sebagai berikut:

• Checklist;

• Surat Tanda Penerimaan Barang; • Surat Penawaran Konsumen;

• Surat Perjanjian Penjualan;

• Surat Pengeluaran Barang; • Faktur Penjualan;

• Surat Jalan;

• Surat Bukti Penerimaan Kas, dan

• Surat Hasil Perhitungan Fisik;

(35)

4. Keperluan pembuatan perjanjian penjualan antara pihak perusahaan dengan konsumen atas kesepakatan harga, jumlah dan item suku cadang, yang mencegah terjadinya hal di luar keinginan yang dapat menimbulkan masalah seperti: konsumen lupa atau menawar kembali harga barang, terjadinya retur setelah barang dijual, dan sebagainya.

5. Untuk membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan sebagai akibat dari akses informasi yang lebih mudah, cepat, dan akurat dengan memperkaya informasi dengan laporan-laporan sebagai berikut:

• Laporan Penjualan • Laporan Piutang

• Laporan Analisis Umur Piutang