GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN
3.1.Sejarah Singkat Perusahaan
Pada tahun 1962, Pak Amo Hartanto Kanadi dan Ibu Hartati mendirikan toko Nusantara yang menjual motor Honda di Semarang yang mengalami perkembangan yang sangat pesat sehingga pada tahun 1969 diangkat menjadi dealer Oli Castrol dan pada tahun 1969 diangkat menjadi Main Dealer wilayah Jawa Tengah dan DIY.
Kemudian pada tahun 1996, mendirikan cabang pertama di luar Jawa Tengah dan DIYdi daerah Jakarta dengan nama Nusantara Surya Sakti. Nusantara Sakti terus mengembangkan jaringan seiring dengan bertumbuhnya sepeda motor Honda di Indonesia, selain itu Nusantara Group juga melakukan pengembangan usaha dengan mendirikan perusahaan pembiayaan khusus untuk sepeda motor HONDA dengan nama Nusa Surya Ciptadana.
Rp 1 triliun dan omset dari suku cadang dan bengkel sebesar Rp 110 milyar/tahun.
Nama Perusahaan: Nusantara Surya Sakti
Bentuk Usaha: Perseroan Terbatas
SIUP: 507/277/436.6.31/2009
3.2.Visi Misi Perusahaan
3.2.1. Visi Nusantara Group
“Menjadi dealer motor Honda terbesar dan terbaik di setiap daerah dengan mengutamakan kepuasan konsumen serta menjadi tempat bekerja untuk pengembangan diri karyawan yang juga bertanggung jawab sosial terhadap lingkungan.”
3.2.2. Misi Nusantara Group
1. Membangun jaringan sistem komputer online untuk seluruh cabang di Indonesia.
2. Memberikan pelayanan tercepat dan harga yang kompetitif untuk kepuasan konsumen.
4. Melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang akan membantu lingkungan dan masyarakat.
3.3.Struktur Organisasi
Trusties President
Director of Research & Publications Director of Development Center
Internal Auditor
Director of Support Director of Technical
Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr
Mechanic
Helper Helper Helper Supervisor
Driver Payroll Budget
Personel Mktg Staff
HRD Staff
t Fi St ff A t St ff
UMC Warehouse
Head Area Manager
Manager HRD UMC Head
UMC Sales Head Ass. Manager
Sales
Ass. Manager Mktg Manager Mktng & Sales Manager
Finance & Accounting
Ass. Manager Finance
Fin. Supervisor
Ass. Manager Acct. Acct. Supervisor Salesperson Salesperson Staff Warehouse Ass. Mgr HRD
Manager Eng. Application
Manager Eng Production
Manager Eng. Support &
Control Manager Production Employee Services Manager Delivery
Adm. Delivery
Delivery Staff
Manager Administratio
n
Ass. Manager
Admin. Staff
Recondition Specialist
3.4.Bidang Usaha
PT. Nusantara Surya Sakti merupakan dealer motor Honda yang memiliki jaringan di seluruh Nusantara dengan pusat di Semarang. PT. NSS memiliki tiga cabang besar di Jakarta yang berpusat di Jl. Brigjend Katamso Jakarta Barat. Dalam periode lima tahun belakangan ini, PT. NSS yang berada di Jakarta mencoba untuk merambah unit usaha baru yang menangani sendiri kredit atas kepemilikan kendaraan bermotor roda dua tanpa menyerahkannya kepada pihak ketiga. Ternyata unit usaha ini mengalami kemajuan yang cukup pesat dan membuat PT. NSS memiliki rencana bagi pengembangan unit usaha ini di daerah-daerah lain di nusantara.
bekas akan kemudian dicabut dan dipisahkan untuk dijual kembali secara terpisah sebagai suku cadang motor.
Sedangkan motor yang diambil suku cadangnya akan mengalami penggantian suku cadang yang telah diambil dan dijual sebagai motor bekas. Prosedur penjualan motor bekas sendiri berada di luar penelitian skripsi ini.
Beberapa contoh jenis barang dalam suku cadang motor bekas ini adalah sebagai berikut:
RANTAI MESIN SET CAM CHAIN KIT GASKET KIT B STANG SEKER DRIVE,CHAIN KIT RANTAI SET SHOE SET, BRAKE
KAMPAS DISC BELAKANG PAD SET
KOMSTIR SET RUJI BELAKANG
BAN LUAR ASPIRA (DPN) BAN LUAR ASPIRA (BLK) CRANKCASE KANAN
TUTUP GEAR DEPAN
PLASTIK COVER R CRANKCAS SILINDER BLOK
OIL SIL KLEP
TUTUP CYLYNDER KOP KOTAK GASKET,CYL HEAD
CRANKSHAFT COMP PISTON STD
NOKEN AS RANTAI MESIN PELATUK
KARET RO TEBAL
LIFTER ASSY TENSIONER PER KLEP BESAR
PUMP ASSY,OIL GAUGE,OIL (BLK) KABILATOR ASSY
KARBURATOR ASSY
3.5.Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
3.5.1. UMC Head / Kacab Mokas 3.5.1.1. Tujuan Jabatan
Memimpin dan mengelola sumber daya unitnya dalam mengembangkan jaringan pemasaran dan penjualan motor bekas (UMC: Used Motorcycle), features dan benefits program penjualan dan pelayanan puma jual, mengembangkan dan mengendalikan pengadaannya, mengembangkan strategi dan program promosinya, mengembangkan kebijakan dan SOP operasional pengelolaan UMC sesuai dengan arahan dan sasaran dan Direksi dan Atasan langsung agar supaya menghasilkan program penjualan UMC yang sesuai dengan kebutuhan customer, kegiatan promosi yang mengenai sasaran dan sistem pengelolaan UMC yang mudah dilaksanakan dan dikendalikan sehingga Perusahaan mencapai bahkan melampaui target penjualan dan profit yang telah ditetapkan.
3.5.1.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.1. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Head
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan UMC
Kompetensi dan Pengukuran Terkait
dengan UMC 1. Tanggung Jawab:
Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan UMC, yang mudah diterjemahkan dan disesuaikan
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Product
knowledge
dengan karakteristik setiap Wilayah. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Membuat program perluasan jaringan penjualan; Melakukan dan memanfaatkan
evaluasi dan analisa pasar per produk, per wilayah dan nasional; memberi masukan ke atasan/ manajemen.
Output/ Hasil:
Program kerja tahunan yang disetujui atasannya, dipahami dan didukung oleh bawahannya dan seluruh Jajaran pemasaran, penjualan, pelayanan puma jual perusahaan.
sales
2. Tanggung Jawab:
Menyusun anggaran biaya dan sumber daya lainnya untuk
produk/jasa yang menjadi tanggung jawabnya secara lengkap serta mengendalikan realisasinya.
Output/Hasil:
Ketersediaan dana yang sesuai program kerja dan efisien dalam pemakaiannya.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Membuat dan mengendalikan anggaran biaya
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Tingkat deviasi rencana dengan realisasi
• Tingkat efisiensi pemakaian
budget
3. TanggungJawab:
Mengelola sumber daya yang dimiliki dalam menumbuh-kembangkan jaringan penjualan, mengembangkan
feature dan benefit program penjualan
UMC yang memberi nilai tambah bagi customer dan perusahaan, serta mengembangkan strategi dan
program promosinya. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Mengumpulkan berbagai
informasi/datapasar dan kompetitor, jaringan penjualan NSS, analisa data dan sumber internal dan eksternal.
Kompetensi yang dibutuhkan • Service Orientation • Product Knowledge • Inisiatif • Negosiasi
• Marketing dan
Sales
Output/ Hasil
• Program pemasaran, penjualan, dan pelayanan puma jual yang diterima jaringan pemasaran, penjualan dan pelayanan puma jual, serta customer yang ditargetkan.
• Bertumbuhnya jaringan penjualan UMC. dukungan dan jajaran pemasaran, penjualan, dan pelayanan puma jual perusahaan. • Peningkatan permintaan informasi produk dan jasa Perusahaan, dan peningkatan kunjungan (calon) customer
ke outlet.
• Pertumbuhan angka penjualan produk dan pelayanan puma jual. • Tingkat pertumbuhan jaringan penjualan.
4. Tanggung Jawab:
Mengelola sumber daya yang dimilikinya untuk mensosialisasikan semua sistem, program dan alat bantu yang dikembangkannya serta
memonitor dan mendorong
implementasinya. Termasuk antara lain mensosialisasikan sistem penjualan dan puma jual beserta aturan, prosedur, dan administrasinya.
Output/Hasil:
Pemahaman dan pelaksanaan jaringan penjualan UMC dan pelayanan puma jual Perusahaan akan seluruh sistem, program dan alat bantu yang telah dikembangkan.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership
• Komunikasi
Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat pemahaman jaringan penjualan dan pelayanan puma jual terhadap program yang dibuat.
• Tingkat deviasi antara
perencanaan program dan realisasinya.
5. Tanggung Jawab:
Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan UMC.
Output/Hasil:
Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership
• Problem Solving
and Decision Making Tolak Ukur Keberhasilan • Pertumbuhan kuantitas dan kualitas pengembangan produknya. 6. Tanggung Jawab:
Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan jaringan penjualan UMC, atasan, dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan antara lain dengan cara mengadakan dan menghadiri rapat dan
menyampaikan laporan.
Output/ Hasil:
Jajaran SDM unit kerjanya dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran Kompetensi yang dibutuhkan • Information Seeking and Sharing • Membuat Laporan dan Proposal. Tolak Ukur Keberhasilan: • Kelengkapan, keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.
yang bisa dilakukan. 7. Tanggung Jawab:
Mengembangkan serta mengevaluasi SDM yang terkait dengan penjualan dan pelayanan purna jual UMC sesuai dengan peraturan, kebijakan dan keleluasaan yang diberikan perusahaan serta arahan dan
atasannya, termasuk dalam tanggung jawab, antara lain mengadakan pelatihan teknis, membuat buku pedoman bagi jajaran penjualan dan pelayanan puma jual.
Output/Hasil:
Meningkatnya kompetensi dan kinerja lini operasi penjualan dan pelayanan puma Jual UMC.
Kompetensi yang dibutuhkan • Leadership • Human Resources Management
Tolak Ukur Keberhasilan • Pertumbuhan pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang dibutuhkan. • Peningkatan produktivitas SDM lini operasi UMC tanggung jawabnya.
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor
Kompetensi dan Pengukuran Terkait
dengan UMC 1. Tanggung Jawab:
Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan suku cadang.
Output/ Hasil:
Program kerja tahunan yang disetujui, dipahami, dan didukung oleh
bawahannya.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Product
knowledge
• Marketing and
sales
2. Tanggung Jawab:
Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan penjualan suku cadang.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership
• Problem Solving
and Decision Making
Output /Hasil:
Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini; Meningkatnya kuantitas dan kualitas program penjualan.
Tolak Ukur Keberhasilan • Pertumbuhan
kuantitas dan kualitas produknya.
3.5.2. UMC Warehouse 3.5.2.1. Tujuan Jabatan
Mengelola SDM Gudang dalam menangani penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran unit sepeda motor serta pengiriman sepeda motor dan administrasinya sesuai SOP dan arahan atasan agar supaya keluar-masuk meupun penyimpanan dan pengiriman barang terlaksana secara cepat, tepat, dan tertib administrasi.
3.5.2.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.2. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC
Warehouse
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:
Melaksanakan administrasi gudang secara tertib sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di Perusahaan.
Output /Hasil
Sepeda motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai jumlah dan jenis yang telah ditetapkan dan melalui tertib administrasi.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Check dan Action
• Product Knowledge
Tolak Ukur Keberhasilan • Keakuratan data
sepeda motor yang ada di gudang • Kesesuaian
2. Tanggung Jawab:
Mengecek sepeda motor dan
update data gudang secara
berkala.
Output /Hasil:
Teridentifikasi jumlah sepeda motor yang nil dan tersedianya data akurat sepeda motor yang ada di gudang.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Check dan Action
Tolak Ukur Keberhasilan • Kesesuaian stok fisik
dengan data komputer
3. Tanggung Jawab:
Mempersiapkan dan melakukan pengiriman motor beserta
kelengkapannya kepada customer
sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.
Output/Hasil:
• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan. • Motor yang dikirim
berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Check dan Action
• Komunikasi
Tolak Ukur Keberhasilan • Kelancaran personil
bagian umum dalam melaksanakan tugas • Ketepatan waktu • Kelengkapan dan
kondisi motor yang dikirim.
• Customer Satisfaction
• Service Level.
4. Tanggung Jawab:
Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan unit kerja
dan pihak-pihak Iainnya yang berkepentingan.
Output /Hasil:
Tim kerja dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Information Seeking
dan Sharing
• Membuat laporan dan proposal
Tolak Ukur Keberhasilan • Kelengkapan,
keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor
Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC 1. Tanggung Jawab:
Mengendalikan, dalam arti mengetahui dan mengotorisasi arus suku cadang yang masuk dan keluar dari gudang.
Output/Hasil:
Tidak terjadi masalah-masalah yang menyangkut kuantitas dan ketidakjelasan dalam mutasi suku cadang.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Integritas, kecermatan dan ketelitian.
Tolak Ukur Keberhasilan: • Semakin sedikit
selisih yang timbul antara jumlah yang ada pada sistem dengan jumlah aktual. 2. Tanggung Jawab:
Memelihara dan
mempertanggungjawabkan persediaan suku cadang agar tidak terjadi kehilangan.
Output/Hasil:
Transaksi penjualan lancar tanpa hambatan informasi akibat ketiadaan persediaan.
Kompetensi yang Dibutuhkan:
• Kecekatan dalam pengawasan aliran persediaan.
Tolak Ukur Keberhasilan: • Tidak terjadi
ketidaksesuaian kuantitas persediaan yang ada pada sistem dengan jumlah aktual.
3. Tanggung Jawab:
Mencatat dan memeriksa stok suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang secara teliti dan akurat.
Output/ Hasil:
Suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan tercatat dengan akurat.
Kompetensi yang dibutuhkan • Kecermatan dan
ketelitian
Tolak Ukur Keberhasilan • Keakuratan data
gudang • Kesesuaian
3.5.3. UMC Sales
3.5.3.1. Tujuan Jabatan
Mengembangkan hubungan baik dengan customer
potensial dan menjual sepeda motor Honda baru atau bekas secara tunai maupun kredit agar supaya mampu mencapai bahkan melampaui target penjualan di area tanggung jawabnya.
3.5.3.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.3. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Sales
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:
Menemukan calon customer potensial di lingkungan sekitarnya dan strategi pendekatannya.
Output/Hasil:
Memiliki daftar customer
potensial dan rencana kunjungan.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Product Knowledge
• lnisiatif
Tolak Ukur Keberhasilan • Kuantitas dan potensi
kualitas daftar kunjungan
• Jumlah kuantitas dan
% hot prospects yang
dihasilkan daftar kunjungan. 2. TanggungJawab:
Membina hubungan,
mengidentifikasi kebutuhan, memberikan solusi, meyakinkan customer mengenai produk dan jasa Perusahaan, serta
mendapatkan Sales (closing).
Output/Hasil:
Mencapai bahkan melampaui target penjualan.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Product Knowledge
• Komunikasi
• Salesmanship
• Relationship Building
• Kegigihan dan hasrat berprestasi
Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat kunjungan
(sales call) per
periode waktu. • Tingkat pertumbuhan
• Tingkat pencapaian target penjuatan area. • Tingkat pertumbuhan
penjualan. 3. Tanggung Jawab:
Menjelaskan biaya dan prosedur pembelian kredit, menyeleksi awal kelayakannya, membantu-memandu pengisian aplikasi dan mengumpulkan dan memproses data dan dokumen pendukung.
Output/Hasil
Mendapatkan customer yang layak menerima kredit dan memenuhi persyaratan administrasinya.
Kompetensi yang dibutuhkan • Pemahaman Prosedur
Penjualan Kredit • Analisa Kredit
• Surveying
Tolak Ukur Keberhasilan • Rasio % aplikasi
yang memenuhi syarat mendapatkan kredit.
• Rasio % aplikasi yang Iangsung memenuhi syarat kelengkapan data dan dokumen.
4. Tanggung Jawab:
Membuat laporan sesuai format dan
SOP.
Output/Hasil:
Laporan yang jelas, akurat, tepat waktu dan bisa dimanfaatkan oleh pihak- pihak terkait.
Kompetensi yang dibutuhkan • Membuat laporan dan
proposal Tolak Ukur Keberhasilan • Kelengkapan dan
ketepatan isi laporan serta waktu
pembuatannya. 5. Tanggung Jawab:
Memelihara dan mengembangkan hubungan baik dengan customer.
Output/Hasil:
Mempunyai jaringan penjualan yang semakin luas, loyal dan berkualitas.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Relationship building
Tolak Ukur Keberhasilan • Rasio % customer
lama datang/ menghubungi kembali.
• Rasio penjualan atas referensi customer
lama.
• Customer Service
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor
Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC Tanggung Jawab:
1. Mengusahakan pelaksanaan transaksi penjualan berdasarkan otoritas yang diberikan oleh
UMC Sales Head dalam
menyetujui dan menindaklanjuti penawaran harga dari konsumen atas suku cadang motor.
Output/Hasil:
Transaksi berdasarkan harga yang diotorisasi oleh UMC Sales Head
pada batas minimum dan usaha untuk mengoptimalkan nilai transaksi.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Integritas
• Customer Service
Level
Tolak Ukur Keberhasilan: • Keberhasilan
transaksi dengan nilai yang diharapkan perusahaan.
3.5.4. Finance Department 3.5.4.1. Tujuan Jabatan
3.5.4.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.4. Tanggung Jawab Beserta kompetensi dan pengukuran Finance Department
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. Tanggung Jawab:
Menganalisa pelanggan untuk dapat memberikan penilaian atas kelayakan jumlah limit kredit bagi transaksi penjualan UMC.
Output/Hasil:
Jumlah limit kredit yang layak.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Pengetahuan yang memadai atas kriteria pemberian limit kredit. Tolak Ukur Keberhasilan:
• Pelanggan dan perusahaan tidak menemui kesulitan dalam pelaksanaan transaksi penjualan kredit sekaligus dalam penyelesaian transaksi tersebut. 2. Tanggung Jawab:
Menganalisa piutang tiap
pelanggan dan kewajaran piutang serta kelancaran pembayaran pelanggan atas piutang tersebut.
Output/Hasil:
Piutang tiap pelanggan terpantau dengan baik.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Kejelian,
kewaspadaan, dan kemampuan analisis piutang yang baik. Tolak Ukur Keberhasilan: • Minimalisasi aging
debt
3.5.5. Accounting Department 3.5.5.1. Tujuan Jabatan
Menjalankan strategi akuntansi yang telah ditetapkan serta memimpin dan mengelola eksekusinya agar supaya mampu mencapai bahkan melampaui target yang telah ditetapkan.
3.5.5.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.5. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Accounting Department
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. Tanggung Jawab:
Mengelola dan
mengimplementasikan strategi akuntansi dalam kegiatan operasional UMC.
Output/hasil:
Operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan transaksi dapat berjalan dengan lancar.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Check and action.
• Accounting and
taxation.
Tolak Ukur Keberhasilan: • Keakuratan dan
kelengkapan pencatatan transaksi.
3.5.6. Mechanic
3.5.6.1. Tujuan Jabatan
kembali motor bekas dalam kondisi yang layak dan baik untuk dijual sebagai motor bekas dengan mempertimbangkan tiap bagian yang membutuhkan penggantian.
3.5.6.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.6. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Mechanic
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. Tanggung Jawab:
Menganalisa dan memeriksa kondisi setiap mokas yang masuk ke gudang dan memilah suku cadang yang akan dijual terpisah serta mokas yang akan dijual kembali setelah diperbaiki dan diperlengkapi.
Output:
• Kondisi mokas yang prima.
• Pemilahan suku cadang yang baik.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Pengetahuan mekanis • Pengetahuan teknis
Tolak Ukur Keberhasilan: • Tidak terjadi masalah
yang berhubungan dengan kerusakan atas UMC yang dijual.
3.5.7. Delivery Department 3.5.7.1. Tujuan Jabatan
3.5.7.2. Tanggung Jawab
Tabel 3.7. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Delivery Department
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran Tanggung Jawab:
Mengkoordinir dan mengontrol persiapan dan pengiriman motor beserta kelengkapannya kepada costumer sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.
Output/Hasil:
• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan. • Motor yang dikirim
berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Check dan Action
• Komunikasi
Tolak Ukur Keberhasilan • Kelancaran personil
bagian umum dalam melaksanakan tugas • Ketepatan waktu
• Kelengkapan dan kondisi motor yang dikirim.
• Customer Satisfaction
3.6.Rich Picture
3.7.Prosedur Sistem Berjalan 3.7.1. Prosedur Persediaan
Siklus awal persediaan bermula ketika motor bekas sampai di gudang motor bekas untuk kemudian dicek oleh mechanic yang berada di bewah bagian Recondition Specialist. Staf Mekanik kemudian melakukan penilaian terhadap motor tersebut mengenai kondisi tiap suku cadang motor yang dianggap sudah rusak atau tidak layak. Suku cadang yang dianggap tidak layak tersebut akan dicopot dari motor dan dicatat dalam suatu checklist oleh Staf Gudang dan kemudian diberikan kepada UMC
Warehouse Head.
UMC Warehouse Head menyimpan Checklist sebagai arsip dan
mengentri informasi dalam Checklist ke dalam sistem persediaan suku cadang lalu kemudian memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk mengklasifikasikan suku cadang berdasarkan jenis item. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan lokasi penempatan dan perhitungan kuantitas tiap item suku cadang.
Keterangan: Motor bekas tersebut merupakan motor dari konsumen yang kreditnya macet. Secara singkat, keterangan mengenai awal keberadaan motor bekas adalah sebagai berikut:
PT. NSS akan mengeluarkan surat peringatan yang memberitahukan kepada kreditur untuk segera melunasi pembayaran tunggakan dan cicilan kredit motor. Surat tersebut terus dikirimkan secara berulang kapada kreditur dengan periode 15 hari. Apabila ternyata tunggakan terus berlanjut selama periode lebih dari 90 hari, Bagian Keuangan akan mengutus Eksekutor dari perusahaan yang kemudian akan menarik motor tersebut dari tangan konsumen.
Dalam beberapa kasus, ada kalanya perusahaan dapat menarik motor dari kreditur yang dianggap bermasalah dalam pembayaran kreditnya (tunggakan cicilan >30 hari) walaupun kreditur belum melewati batas waktu pembayaran tunggakan selama 90 hari. Hal tersebut melibatkan analisa Eksekutor atau penagih akan kondisi finansial kreditur yang dianggap tidak layak; Misal: rumah yang dihuni ternyata rumah kontrakan, kondisi rumah yang tidak layak, dsb.
Dalam kasus seperti ini, Eksekutor akan menginformasikan kepada kepala Bagian Keuangan untuk mempertimbangkan kembali pemberian kredit dan >50% dari kasus ini akan berakhir pada penarikan motor dari tangan kreditur
3.7.2. Prosedur Penjualan Kredit
Transaksi penjualan dimulai ketika konsumen mengajukan penawaran atas barang persediaan yang ada di gudang. konsumen pertama-tama akan berkomunikasi lewat telepon dengan UMC
UMC Warehouse Head untuk datang langsung ke gudang dan melihat barang yang tersedia. Konsumen biasanya akan melihat fisik barang dulu ke gudang lalu mengajukan penawaran harga atas barang tersebut.
Setelah mengetahui kondisi fisik dan ketersediaan barang, konsumen akan mengajukan Surat Penawaran (SP) pada UMC
Warehouse Head. Surat Penawaran dari konsumen tersebut kemudian
akan dikonfirmasi oleh UMC Warehouse Head melalui telepon ke kantor pusat dan dianalisa oleh UMC Sales Head dengan mempertimbangkan harga penawaran yang layak bagi kuantitas dan jenis item yang akan dibeli.
Setelah penawaran tersebut mendapat pertimbangan, akan muncul dua alternatif prosedur. Yang pertama adalah apabila UMC Sales Head menyetujui penawaran yang diajukan konsumen, maka penjualan dapat diproses pada prosedur selanjutnya. Yang kedua adalah apabila UMC
Sales Head menolak untuk menerima tawaran konsumen dimana UMC
Sales Head akan mengirimkan satu orang utusan Salesperson untuk
berkomunikasi dan melakukan tawar-menawar dengan konsumen guna menemukan titik harga yang disepakati bersama. Biasanya Salesperson
akan bertemu langsung dengan konsumen di gudang suku cadang atau hanya melakukan komunikasi lewat telepon.
Apabila ternyata tidak dicapai kesepakatan, maka transaksi akan batal dilaksanakan. Namun apabila ternyata harga yang disepakati diperoleh maka transaksi penjualan berlanjut dengan otorisasi harga dari
yang diutus ke gudang. Pada saat kesepakatan tersebut, UMC Warehouse Head mengkonfirmasi pada konsumen bahwa perusahaan tidak akan menerima keluhan atau retur barang apapun bagi barang yang telah disepakati dalam transaksi.
Setelah jumlah, harga, dan item diketahui serta diotorisasi oleh
UMC Sales Head, maka ia akan menghubungi UMC Warehouse Head
dan memerintahkan barang tersebut untuk dikirim. UMC Warehouse Head kemudian akan membuat Surat Jalan (SJ) satu rangkap yang berisi keseluruhan informasi yang terkait dengan penjualan suku cadang yaitu item, kuantitas, konsumen, serta jumlah yang harus dibayar.
3.7.3. Prosedur Pengiriman Barang
Setelah membuat Surat Jalan, UMC Warehouse Head akan memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk menyiapkan barang sesuai dengan item apa saja dan berapa kuantitas barang yang dijual berdasarkan Surat Jalan. Setelah selesai, UMC Warehouse Staff akan mengirim barang tersebut langsung pada konsumen atau dalam beberapa kasus konsumen akan mengangkut barang tersebut sendiri langsung dari gudang. Barang yang diberikan kepada konsumen akan disertai dengan Surat Jalan yang sekaligus berfungsi sebagai Faktur Penjualan.
3.7.4. Prosedur Piutang
UMC Warehouse Head akan menginput jumlah persediaan yang terjual pada sistem untuk mengurangi jumlah persediaan yang ada di gudang.
UMC Sales Head kemudian akan memberitahu Bagian Akuntansi,
lagi-lagi secara lisan, untuk menambahkan piutang pada piutang dari pendapatan lain-lain dengan jumlah yang ia otorisasi sebelumnya. Jangka waktu piutang tidak ditetapkan secara resmi oleh perusahaan melainkan kesepakatan antara konsumen dengan UMC Warehouse Head.
3.7.5. Prosedur Pembayaran
Konsumen melakukan pembayaran pada Kasir yang berada di bawah Finance Department dengan menyerahkan bukti setor atau konfirmasi giro yang masuk ke rekening perusahaan. Namun, karena hubungan konsumen yang biasanya sangat dekat dengan UMC Warehouse, terkadang konsumen kembali berhubungan dengan UMC
Warehouse Head untuk memberikan bukti transfer pembayaran kepada
UMC Warehouse Head dan UMC Warehouse Head yang akan
menyerahkan pembayaran tersebut kepada Finance Department. Setelah bukti pembayaran diterima, maka bagian Finance akan mengkonfirmasi
Accounting Department untuk melakukan pencatatan atas penerimaan
3.8.Identifikasi Masalah
Setelah dilakukan identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan, ternyata ditemukan berbagai kelemahan yang terutama berkaitan dengan minimnya penerapan pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang dihasilkan dari transaksi yang menurunkan efektivitas dan efisiensi operasi serta jika terus-menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian yang material bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain:
• Kemungkinan pencurian dan penggelapan suku cadang oleh UMC
Warehouse Staff.
Checklist hanya dibuat satu rangkap dan hanya disimpan oleh UMC
Warehouse Head. hal tersebut dapat membuat pertanggungjawaban staf
gudang atas kuantitas item suku cadang menjadi rancu sehingga sulit untuk dilakukan pelacakan momentum apabila terjadi kehilangan atas suku cadang atau ketidaksesuaian kuantitas yang ada pada Checklist
dengan kuantitas aktual suku cadang.
• Kemungkinan perusahaan mengalami kerugian akibat piutang tak tertagih
menjadi semakin besar.
pemberian limit kredit tertentu bagi konsumen serta jangka waktu piutang konsumen.
• Minimnya informasi yang diperoleh dari kegiatan penjualan suku cadang
Akibat ketiadaaan dokumentasi yang baik atas transaksi. Sehubungan dengan prosedur yang masih menghasilkan informasi yang sangat terbatas, maka perusahaan seringkali tidak dapat mengetahui jumlah transaksi pada waktu atau periode tertentu. Padahal, kegiatan ini menghasilkan jumlah yang cukup signifikan dan diharapkan dapat berkembang seiring dengan semakin banyaknya suku cadang yang tersedia untuk dijual.
• Minimnya dokumen yang digunakan dalam transaksi yang dapat memicu
kecurangan personil.
Dokumen yang digunakan dalam pengendalian persediaan hanya berupa
Checklist, sedangkan untuk penjualan kredit hanya menggunakan Surat
Penawaran satu rangkap serta Surat Jalan. Hal tersebut disadari sangat tidak cukup mengingat pentingnya dokumen sebagai dasar bukti tertulis yang kuat sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya oleh perusahaan dimana keberadaan dokumen penting dalam prosedur pengendalian dan penjualan kredit dapat meningkatkan pengendalian internal.
• Kemungkinan penyelewengan harga ataupun kuantitas yang sebenarnya
ditawar oleh konsumen.
dan hubungan lisan membuat pengendalian perusahaan atas transaksi sangat minim dan menjadikan banyak celah bagi penggelapan atas kuantitas dan harga aktual dari transaksi yang terjadi.
• Kesulitan untuk memperoleh informasi atas kuantitas aktual suku cadang
yang tersedia.
3.9.Usulan Solusi bagi Permasalahan:
1. Pembuatan suatu sistem yang mengintegrasikan transaksi penjualan, pengendalian persediaan, dan piutang tersendiri bagi prosedur penjualan suku cadang bekas. Hal ini dilakukan untuk menghindari:
• Kemungkinan tidak tertagihnya piutang oleh konsumen karena
terdapat database yang memuat informasi tentang konsumen lama maupun baru dengan penentuan limit kredit tertentu yang didasarkan pada analisa limit kredit oleh Finance Department. Dokumentasi piutang pada sistem dapat menyediakan informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk menganalisa saldo kredit konsumen serta memudahkan penagihan atas dasar pengelompokkan piutang berdasarkan konsumen atau tanggal tertentu guna analisa perilaku konsumen dalam pelunasan pembayaran serta mengetahui
aging debt.
• Kerugian perusahaan atas hilangnya persediaan dan kesulitan
dalam sistem dapat digunakan untuk memudahkan dalam mengetahui status dan memudahkan dalam pelacakan barang. Selain itu, sistem memungkinkan pula pengikutsertaan staf terkait atas disetujuinya informasi tertentu. Misal: perhitungan kuantitas barang pada saat barang masuk ke gudang dan diklasifikasi oleh staf gudang tertentu. Hal ini dapat disempurnakan dengan adanya inspeksi yang dilakukan oleh
UMC Warehouse Head secara berkala untuk membuktikan
keakuratan informasi dalam sistem dibandingkan dengan barang actual.
• Kecurangan dan penggelapan oleh karyawan yang melakukan
negosiasi harga langsung dengan konsumen. Dengan adanya dokumentasi sistem yang dapat diakses oleh pihak dengan otoritas tertentu memungkinkan distribusi tanggung jawab dan wewenang yang luas namun sekaligus dibatasi oleh wewenang dari pihak lain sehingga baik Salesperson maupun UMC
Warehouse tidak dapat memasukkan informasi yang tidak
sesuai. Dengan sistem penjualan dan piutang yang terintegrasi, maka Finance Dept. akan mengetahui saldo piutang konsumen dan jumlah piutang yang ditagihkan akan sesuai dengan transaksi penjualan yang terjadi.
• Kekeliruan dalam harga penjualan. Dengan otorisasi yang
menentukan batas minimum bagi harga transaksi penjualan tertentu tidak dapat diubah oleh sembarang pihak.
2. Memperlengkapi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan pengendalian persediaan dengan dokumentasi informasi yang cukup sebagai berikut:
• Checklist;
• Surat Tanda Penerimaan Barang; • Surat Penawaran Konsumen;
• Surat Perjanjian Penjualan;
• Surat Pengeluaran Barang; • Faktur Penjualan;
• Surat Jalan;
• Surat Bukti Penerimaan Kas, dan
• Surat Hasil Perhitungan Fisik;
4. Keperluan pembuatan perjanjian penjualan antara pihak perusahaan dengan konsumen atas kesepakatan harga, jumlah dan item suku cadang, yang mencegah terjadinya hal di luar keinginan yang dapat menimbulkan masalah seperti: konsumen lupa atau menawar kembali harga barang, terjadinya retur setelah barang dijual, dan sebagainya.
5. Untuk membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan sebagai akibat dari akses informasi yang lebih mudah, cepat, dan akurat dengan memperkaya informasi dengan laporan-laporan sebagai berikut:
• Laporan Penjualan • Laporan Piutang
• Laporan Analisis Umur Piutang