UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN
ANALISIS PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DAN KAITANNYA DENGAN PENGAWASAN INTERN
PADA PT GOLDEN DRAGON MEDAN
SKRIPSI
Oleh :
ERVINA ADELINA NABABAN NIM: 050521227
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan
ABSTRAK
Ervina Adelina Nababan (2008) “Analisis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada PT Golden Dragon Medan”. Dosen Pembimbing: Dra. Lisa Marlina, M.Si., Ketua Departemen Manajemen: Prof. Dr. Ritha. F. Dalimunthe, M.Si., Dosen Penguji I: Drs. Liasta Ginting, M.Si., Dosen Penguji II: Dr. Endang S.Rini, S.E., M.Si.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis perbandingan dan perkembangan anggaran dan realisasi kas masuk dan kas keluar, prosedur pengawasan intern terhadap kas masuk dan keluar dan penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar dari tahun 2002 s/d 2006 pada PT Golden Dragon Medan.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan menggunakan data laporan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar tahun 2002 s/d 2006 untuk melihat perbandingan dan perkembangan mengenai kondisi arus kas perusahaan dan dikaitkan dengan pengawasan intern.
Penelitian ini menemukan bahwa penyimpangan rata-rata realisasi kas masuk terhadap anggaran kas masuk adalah sebesar (2%) dan penyimpangan rata-rata realisasi kas keluar terhadap anggaran kas keluar adalah 1%. Hal ini berarti bahwa realisasi kas masuk memiliki hubungan negatif terhadap anggaran kas masuk dan realisasi kas keluar memiliki hubungan positif terhadap anggaran kas keluar. Kondisi kas perusahaan berdasarkan perbandingan dan perkembangan selama tahun 2002 s/d 2006 masih tergolong baik.
Prosedur pengawasan intern dalam penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan di perusahaan belum berjalan dengan baik, disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi antara kasir dan bagian yang mencatat (akuntansi). Hal ini dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya penyelewengan atas kas oleh kasir dan ketidakseriusan dalam bekerja. Penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar dari tahun 2002 s/d 2006 adalah karena terjadinya kenaikan/penurunan penyimpangan atas aktivitas operasional, investasi dan pendanaan (financing) dan hal tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal perusahaan.
KATA PENGANTAR
Segala puji, hormat dan syukur penulis panjatkan kepa Tuhan Yesus
Kristus, atas kasih, rahmat dan anugerahNya yang telah memperkenankan penulis
untuk menyelesaikan dan mempersembahkan skripsi ini sebagai salah satu syarat
guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Departemen Manajemen pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Selama masa perkuliahan hingga penulisan skripsi ini, penulis telah
banyak mendapatkan bimbingan, nasihat dan dorongan dari berbagai pihak. Pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE., M. Si., selaku Ketua Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Nisrul Irawati, MBA selaku Sekretaris Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Wali.
4. Ibu Dra. Lisa Marlina, M.Si., selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan begitu banyak waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan
saran kepada penulis dalam penulisan maupun perbaikan skripsi ini.
5. Bapak Drs. Liasta Ginting, M.Si., selaku Dosen Penguji I dan Ibu Dr. Endang
S.Rini, S.E., M.Si., selaku Dosen Penguji II yang telah membantu
memberikan masukan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Kepada Pimpinan dan seluruh karyawan PT Golden Dragon Medan yang telah
7. Seluruh dosen yang telah berjasa dalam memberikan ilmu pengetahuan selama
penulis berada pada masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, beserta seluruh pegawai ekonomi yang telah banyak
memberikan kemudahan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
8. Teristimewa kepada (Alm) ayahanda MT. Nababan dan Ibunda D. Simamora
yang senantiasa memberikan yang terbaik bagi penulis. Kepada adik-adik :
Yusnita Natalia Nababan, Anthoni Hasudungan Nababan, Jupiter Midian
Nababan, Ester Veronika Nababan, B’Marliksa Nababan. Dukungan dan
semangat yang beriring doa dan pengharapan adalah bukti dari cinta kasih
bagi penulis.
9. Teman-teman seperjuangan di manajemen ekstension Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara S’05: Magda, Marini, K’Risma, Etha, K’Marlina,
Frans, Gusni, Ivan, Selvi, Berli, Dinawati, Sinta, Melati, Naomi, Adrian,
Sophie, Lastiar. Semoga persahabatan kita tetap selamanya.
10.Buat semua pihak, keluarga, rekan, senior dan sahabat yang namanya tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungannya selama ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna, masih ada
kekurangan baik isi maupun penyajiannya, mengingat keterbatasan penulis.
Oleh karena itu, dengan senang hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari semua pihak untuk kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata,
penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, 2008
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Metode Penelitian 1. Batasan Operasional ... 5
2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 5
3. Jenis Data... 5
4. Teknik Pengumpulan Data ... 6
5. Metode Analisis ... 6
BAB II URAIAN TEORITIS A. Penelitian Terdahulu ... 7
B. Pengertian Kas ... 7
C. Anggaran Kas ... 9
D. Aliran Kas... 12
F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 24
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Perkembangan Perusahaan ... 30
B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 1. Struktur Organisasi ... 31
2. Uraian Tugas... 33
C. Prosedur Pengawasan Kas 1. Prosedur Pengawasan Penyusunan Anggaran ... 39
2. Prosedur Pengawasan Penerimaan Kas ... 40
3. Prosedur Pengawasan Pengeluaran Kas ... 42
D. Laporan Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas ... 45
E. Alat Pengendalian Intern Kas ... 53
BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI A. Analisis Perbandingan dan Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas 1. Analisis Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk dan Keluar ... 55
2. Analisis Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk dan Keluar ... 58
B. Analisis Prosedur Pengawasan Intern 1. Analisis Pengawasan pada Penyusunan Anggaran ... 61
2. Analisis Pengawasan pada Penerimaan Kas... 62
3. Analisis Pengawasan pada Pengeluaran Kas ... 63
5. Analisis Dana Kas Kecil (Petty Cash) ... 65
C. Analisis Penyebab Terjadinya Perbedaan Nilai Anggaran dan
Realisasi Kas Masuk dan Keluar ... 66
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan... 78
B. Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA
Hal
1.1 Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk
Tahun 2005 s/d 2006 ... 2
1.2 Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar
Tahun 2005 s/d 2006 ... 2
3.1 Laporan Anggaran Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Tahun 2002 s/d 2006 ... 46
3.2 Laporan Realisasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Tahun 2002 s/d 2006 ... 47
3.3 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar
Tahun 2002 ... 48
3.4 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar
Tahun 2003 ... 49
3.5 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar
Tahun 2004 ... 50
3.6 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar
Tahun 2005 ... 51
3.7 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar
Tahun 2006 ... 52
4.1 Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk
Tahun 2002 s/d 2006 ... 55
Tahun 2002 s/d 2006 ... 55
4.3 Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk
Tahun 2002 s/d 2006 ... 58
4.4 Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar
DAFTAR GAMBAR
Hal
2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 32
2.2 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk
dan Keluar Tahun 2002 s/d 2006 ... 58
2.3 Grafik Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Salah satu aset yang menunjang peranan penting dalam perkembangan
perusahaan adalah kas. Kas merupakan salah satu dari aset perusahaan yang
paling penting karena kas merupakan aset yang paling cair (liquid).
Siklus bisnis sebuah perusahaan adalah siklus dari kas ke kas, yaitu sebuah
perusahaan membelanjakan kas untuk membeli atau membuat barang atau
memasarkan jasa, menjual barang atau memberikan pelayanan yang dijanjikan
dan terutama mengumpulkan kas dari penjualan. Pembayaran untuk biaya
operasi, dividen dan pembelian aset (semacam inventory), supplies atau pabrik
dan perlengkapan, semuanya akhirnya dibayarkan dengan kas.
Kas yang cukup harus diciptakan untuk menutup semua pembayaran jika
sebuah perusahaan harus bertahan terus. Kebanyakan perusahaan terkait dalam
sejumlah besar transaksi kas, maka kesempatan atas pencurian atau pengabaian
adalah besar.
Kas mudah diabaikan (misappropriate) daripada aktiva lain, semacam
inventory atau peralatan. Karena alasan inilah, menjaga kas dan membentuk
sistem pengawasan internal terhadap kas merupakan perhatian yang utama.
Pengawasan yang diterapkan dalam setiap aktivitas perusahaan adalah
untuk menjamin agar setiap apa yang telah direncanakan, dapat tercapai tanpa
secara maksimal. Tujuan dari sistem pengawasan intern adalah untuk melindungi
harta dan catatan pembukuan perusahaan, men-check kecermatan data keuangan,
meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen
yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan yang baik dengan berlandaskan pada sistem
manajemen dan keuangan yang baik pula akan menciptakan aktivitas dalam
perusahaan menjadi lancar dan terkendali.
PT Golden Dragon merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam
bidang Information Technology (IT) dan Penjualan Komputer. Dalam
pelaksanaan kegiatan operasionalnya PT Golden Dragon tidak terlepas dari
transaksi kas, dimana perusahaan akan menerima berbagai pembayaran dari pihak
konsumen yang membeli produk perusahaan serta mengeluarkan kas untuk
membayar segala beban yang dipergunakan untuk mendukung kegiatan
operasional perusahaan.
Pada Tabel 1.1 dan 1.2 berikut disajikan data mengenai anggaran dan
realisasi kas pada PT Golden Dragon Medan.
Tabel 1.1
Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk PT Golden Dragon
Tahun 2005-2006 (dalam rupiah)
No. Tahun Anggaran Realisasi Selisih
1. 2005 38.431.358.724 37.452.558.447 978.800.277
2. 2006 49.975.763.547 48.895.286.328 1.080.477.219
Sumber: PT Golden Dragon Medan (data diolah)
Tabel 1.2
Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar PT Golden Dragon
Tahun 2005-2006 (dalam rupiah)
2. 2006 48.338.281.579 48.150.072.406 188.209.173 Sumber: PT Golden Dragon Medan (data diolah)
Berdasarkan Tabel 1.1 dan 1.2, terlihat bahwa perbandingan nilai realisasi
kas masuk pada tahun 2005-2006 berbeda dari nilai anggaran kas masuk. Sama
halnya dengan perbandingan nilai anggaran dan realisasi kas keluar pada tahun
2005-2006, terjadi perbedaan nilai realisasi dibandingkan anggaran kas keluar.
Kedua tabel tersebut menunjukkan realisasi selalu lebih kecil dibandingkan
anggaran kas.
Berdasarkan fenomena tersebut, maka penulis tertarik melakukan
penelitian tentang: “Analisis Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan
Kaitannya dengan Pengawasan Intern Pada PT Golden Dragon Medan”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka
dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana perbandingan dan perkembangan anggaran dan realisasi kas
masuk dan keluar pada PT Golden Dragon Medan dari tahun 2002 s/d 2006?
2. Bagaimana prosedur pengawasan intern terhadap anggaran dan realiasai kas
masuk dan keluar pada PT Golden Dragon Medan?
3. Apakah yang menjadi penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan
realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon dari tahun 2002 s/d
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk:
a. Mengetahui dan menganalisis perbandingan dan perkembangan
anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon
Medan dari tahun 2002 s/d 2006.
b. Mengetahui prosedur pengawasan intern terhadap kas masuk dan kas
keluar pada PT Golden Dragon Medan.
c. Mengetahui penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan
realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon dari tahun
2002 s/d 2006.
2. Manfaat Penelitian
Penulis berharap penelitian ini dapat bermanfaat bagi:
a. Bagi perusahaan
Sebagai bahan masukan atau bahan pertimbangan dalam penentuan
kebijakan sistem pengawasan intern kas sebagai upaya menghindari
terjadinya penyelewengan terhadap kas.
b. Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan tentang analisis penerimaan dan
pengeluaran kas dan kaitannya dengan sistem pengawasan intern.
c. Peneliti selanjutnya
Diharapkan dapat memberi masukan dan sebagai acuan dalam
D. Metode Penelitian 1. Batasan Operasional
Batasan operasional dari penelitian ditetapkan sebagai berikut:
Penulis membatasi analisis dengan menggunakan data perbandingan
anggaran dan realisasi kas tahun 2002 s/d 2006, prosedur pengawasan
intern kas dan penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan
realisasi kas selama tahun 2002 s/d 2006 pada PT Golden Dragon
Medan.
2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian dilaksanakan pada PT Golden Dragon, Jl. Veteran No.
14 D Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan November 2007
sampai dengan Maret 2008.
3. Jenis Data
Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
a. Data primer
adalah data yang diperoleh dari subyek penelitian, yaitu dari PT
Golden Dragon Medan melalui wawancara untuk memperkuat data
sekunder.
b. Data sekunder
adalah data yang diperoleh berupa informasi yang berkaitan dengan
serta laporan anggaran dan realiasi kas pada PT Golden Dragon
Medan.
4. Teknik Pengumpulan Data
Ada beberapa cara yang digunakan dalam pengumpulan data, yaitu:
a. Studi dokumentasi, yaitu dengan cara mengumpulkan data yang
telah terdokumentasi di perusahaan berupa laporan keuangan
maupun buku-buku yang berkaitan dengan penelitian.
b. Studi wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara
langsung dengan pihak terkait dalam penyediaan informasi yang
dibutuhkan.
c. Studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan data mengenai
teori-teori sistem pengawasan serta teori lainnya yang saling
berkaitan.
5. Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu
metode analisis dimana data laporan perbandingan anggaran dan
realisasi kas masuk dan keluar dikumpulkan/dikelompokkan dan
dianalisis untuk mengetahui perbandingan anggaran dan realisasi kas
masuk dan keluar dari tahun 2002 s/d 2006 sehingga diperoleh suatu
gambaran sebenarnya mengenai kondisi kas perusahaan dan dikaitkan
BAB II
URAIAN TEORITIS
A. Penelitian Terdahulu
Elvrida Cahaya Dame Lumbantobing (200) dengan judul “Analisis
Perencanaan dan Pengendalian Kas pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya
Cabang Sumbagut Medan. Masalah penelitian ini adalah “Bagaimana analisis
perencanaan dan pengendalian kas yang diterapkan pada PT Asuransi Jiwa Bumi
Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan?”. Data dan informasi didasarkan pada riset
dan survei yang dilakukan dengan penelitian kepustakaan (library research) dan
penelitian langsung ke lapangan (field research). Hasil penelitian ini adalah
perencanaan dan pengendalian kas yang dilaksanakan oleh PT Asuransi Bumi
Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan sudah cukup efektif meskipun masih terdapat
kekurangan dimana tidak adanya suatu bentuk anggaran kas yang jelas dan tidak
adanya internal audit dalam perusahaan ini serta belum menunjukkan adanya
pemisahan tugas dan wewenang sesuai dengan yang diinginkan dalam
menciptakan pengendalian intern atas kas. Hal ini dapat dilihat dalam struktur
organisasi dimana bagian akuntansi perusahaan ini merangkap sebagai internal
auditornya juga. Hal ini merupakan suatu kelemahan yang dapat mendorong
terjadinya penyelewengan terhadap kas perusahaan.
B. Pengertian Kas
Kas merupakan salah satu bagian dari aktiva yang memiliki sifat yang
perusahaan membutuhkan kas agar dapat menjalankan aktivitas usahanya baik
sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai alat
investasi bagi perusahaan.
Kas menurut Syahyunan (2004:49) merupakan aktiva perusahaan yang
paling likuid dan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat
likuiditasnya. Kas adalah seluruh uang tunai yang ada di tangan (cash on hand)
dan dana yang disimpan di bank dalam berbagai bentuk, seperti deposito dan
rekening koran. Apabila kas yang dimiliki terlalu sedikit, maka kegiatan tidak
dapat dilakukan dengan baik karena kas tidak cukup untuk membiayai kegiatan
perusahaan. Tetapi sebaliknya, apabila perusahaan memiliki kas yang terlalu
banyak maka akan timbul kesan bahwa perusahaan tidak dapat memanfaatkan
kesempatan untuk memperoleh pengembalian yang lebih besar, sebab dalam
keadaan normal tingkat pengembalian uang kas akan sangat rendah.
Menurut Mulyadi (2007:373), kas terdiri dari uang tunai (uang logam dan
uang kertas), pos wesel, certified check, cashiers, check, cek pribadi dan bank
draft serta dana yang disimpan di bank yang pengembaliannya tidak dibatasi oleh
bank atau perjanjian yang lain. Umumnya pengendalian intern yang diterapkan
oleh klien terhadap kas sangat ketat, karena jenis aktiva ini mudah sekali
digelapkan dan merupakan jenis aktiva yang umumnya menjadi incaran
penyelewengan.
Pengertian kas menurut Sugiyarso dan Winarni (2005:85) merupakan
aktiva yang paling likuid dan paling aktif. Kas adalah alat pembayaran yang siap
Menurut Dunia (2005:109), yang dimaksud dengan kas adalah uang kas
yang ada di perusahaan dan uang yang disimpan di bank, yang siap dan bebas
dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Menurut Greuning
(2005:44), setiap kas terdiri dari uang di tangan, rekening giro (bersih setelah
overdraft bank yang dapat ditarik sewaktu-waktu). Setara kas terdiri dari
investasi jangka pendek yang sifatnya likuid yang dapat dengan cepat diubah
menjadi kas dan menghadapi resiko perubahan nilai yang tidak signifikan.
C. Anggaran Kas
1. Pengertian Anggaran Kas
Anggaran kas menunjukkan arus uang masuk dan keluar yang
direncanakan, dan posisi terakhir pada akhir periode tertentu, misalnya akhir
bulan. Sebahagian besar perusahaan harus membuat rencana jangka panjang
maupun rencana jangka pendek untuk arus uang mereka. Anggaran kas jangka
pendek termasuk dalam rencana laba tertentu. Anggaran kas pada dasarnya
meliputi dua bagian yaitu penerimaan kas yang direncanakan dan pengeluaran kas
yang direncanakan.
Merencanakan arus kas masuk berarti memberikan saldo posisi awal dan
saldo akhir kas yang direncanakan untuk satu jangka waktu. Perencanaan arus
uang masuk dan keluar akan menunjukkan:
a. kebutuhan untuk membiayai kekurangan kas yang mungkin terjadi, atau
b. kebutuhan terhadap perencanaan investasi yang untuk secara langsung
piutang dan biaya serta anggaran pengeluaran untuk pembelian barang
modal.
Anggaran kas menurut Hanafi (2004:507) merupakan peramalan detail
mengenai aliran kas masuk dan keluar untuk periode tertentu di masa mendatang .
Periode tersebut bisa berupa bulanan, tahunan atau periode yang lebih lama lagi.
Anggaran kas tersebut bisa bermanfaat untuk melihat kapan perusahaan
membutuhkan kas, kapan mempunyai kelebihan kas, kemudian alternatif tindakan
yang diperlukan. Anggaran kas juga bermanfaat untuk pengendalian kas.
2. Tujuan Anggaran Kas
Tujuan utama anggaran kas menurut Welsch, dkk (2000:378) adalah:
a. Memberikan taksiran posisi kas pada akhir setiap periode sebagai hasil
dari operasi yang dijalankan.
b. Mengetahui kelebihan atau kekurangan kas pada waktunya.
c. Menentukan kebutuhan pembiayaan dan atau kelebihan kas menganggur
untuk investasi.
d. Menyelaraskan kas dengan total modal kerja, pendapatan penjualan,
biaya, investasi dan utang.
e. Menetapkan dasar yang sehat untuk pemantauan posisi kas secara
terus-menerus.
Menurut Adisaputro (2000:75), ada dua macam anggaran kas yang
diperlukan oleh perusahaan, yakni:
a. Anggaran kas jangka pendek yang merupakan alat operasional pengendalian
Anggaran kas seperti ini terutama berfungsi sebagai alat pemberian otorisasi
kas keluar yang secara terus-menerus disesuaikan dengan arus kas masuk
dan situasi keuangan pada umumnya.
b. Anggaran kas jangka panjang meliputi jangka waktu lima sampai sepuluh
tahun. Bilamana perusahaan menyusun Corporate Plan, maka jangka waktu
anggaran kas jenis ini disesuaikan dengan waktu yang tercakup di dalam
Corporate Plan tersebut. Kegunaannya yang terutama adalah untuk
mengetahui kemampuan perusahaan menambah dana dari sumber-sumber
intern dan sekaligus memperkirakan saldo kas pada setiap akhir tahun
anggaran.
3. Pendekatan yang dipergunakan untuk membuat anggaran kas
Ada 2 pendekatan yang dipergunakan untuk membuat anggaran kas
(Welsch, dkk:2000:379), antara lain:
a. Pendekatan penerimaan dan pengeluaran kas (kadang-kadang disebut
metode perkiraan kas atau metode langsung)
Metode ini didasarkan pada analisis peningkatan dan pengurangan secara
rinci atas rekening kas yang dianggarkan yang akan mencerminkan semua
arus uang masuk dan keluar dari anggaran-anggaran seperti penjualan, biaya
dan pengeluaran untuk penambahan barang modal. Metode ini sering
dipergunakan untuk perencanaan kas jangka pendek sebagai bagian dari
rencana laba tahunan. Pendekatan ini tidak sesuai untuk rencana jangka
b. Pendekatan akuntansi keuangan (kadang-kadang disebut sebagai metode
ikhtisar laba rugi atau tidak langsung)
Titik tolak dalam pendekatan ini adalah laba bersih yang direncanakan yang
terlihat pada ikhtisar laba rugi yang dianggarkan. Pada dasarnya, laba bersih
yang direncanakan diubah dari dasar aktual menjadi dasar kas, artinya
disesuaikan dengan perubahan rekening modal kerja buku kas seperti
persediaan, piutang, biaya yang dibayar dimuka akrual dan perkiraan
penundaan. Selanjutnya, sumber kas lainnya dan kebutuhan kas lainnya
dicari. Pendekatan ini tidak membutuhkan data yang rinci dan lebih sedikit
rinciannya tentang arus uang masuk dan keluar. Metode ini lebih cocok
untuk sejumlah perencanaan kas jangka panjang.
Tujuan yang sudah ditetapkan dalam proses penganggaran dapat dicapai
dengan tindakan pengendalian. Pengendalian merupakan suatu sistem yang
tujuannya untuk mencapai atau mempertahankan suatu keadaan atau kondisi
yang diinginkan.
D. Aliran kas
1. Pengertian laporan aliran kas
Laporan aliran kas menurut Hanafi (2004:33) adalah meringkas aliran kas
masuk dan keluar perusahaan untuk jangka waktu tertentu. Laporan kas
diperlukan karena dalam beberapa situasi, laporan laba rugi tidak cukup akurat
menggambarkan kondisi keuangan perusahaan. Misalnya perusahaan yang
sedang tumbuh akan mempunyai ciri-ciri berikut: perusahaan tersebut
kredit), yang berarti akan mencatat pendapatan/penjualan yang tinggi. Di lain
pihak, karena perusahaan tersebut masih baru, maka perusahaan akan
mengeluarkan kas yang banyak untuk membangun infrastruktur pemasaran dan
produksinya.
2. Tujuan laporan aliran kas
Menurut Hanafi (2004:33), laporang aliran kas mempunyai dua tujuan:
a. Memberikan informasi mengenai penerimaan dan pembayaran kas perusahaan
selama periode tertentu.
b. Memberikan informasi mengenai efek kas dari kegiatan investasi, pendanaan
dan operasi perusahaan selama periode tertentu.
Dengan kata lain, laporan aliran kas ingin melihat aliran dana, yaitu berapa
besar kas masuk, sumber-sumbernya, berapa besar kas keluar dan kemana kas
tersebut keluar. Karena itu item-item dalam laporan aliran kas dikelompokkan ke
dalam tiga bagian besar, yaitu: aliran kas dari kegiatan operasional, aliran kas dari
kegiatan investasi dan aliran kas dari kegitan pendanaan.
Tujuan laporan arus kas menurut Dunia (2005:243), adalah memberikan
informasi yang relevan mengenai penerimaan kas dan pengeluaran kas, dari suatu
perusahaan selama suatu periode. Informasi arus kas ini berguna bagi para
pemakai laporan keuangan sebagai dasar untuk menilai kemampuan perusahaan
dalam menghasilkan kas dan setara kas serta menilai kebutuhan perusahaan untuk
menggunakan arus kas tersebut.
Penilaian atas kemampuan menghasilkan kas dikaitkan dengan aktivitas
aktivitas pendanaan. Dalam hal demikian, laporan arus kas ini memberikan
informasi yang berguna mengenai kemampuan perusahaan untuk menghasilkan
kas dari operasi, mempertahankan dan memperluas kapasitas operasi, memenuhi
kewajiban keuangannya dan membayar dividen.
3. Pelaporan arus kas
Untuk mencapai tujuannya, laporan arus kas melaporkan arus kas dalam
tiga jenis aktivitas (Dunia,2005:244), yakni:
1. Arus kas dari aktivitas operasi (operating activities)
Merupakan transaksi yang berpengaruh dalam penentuan laba bersih
a. Arus kas masuk dari aktivitas ini adalah penjualan produk kepada
pelanggan.
b. Arus kas keluar meliputi kas yang dibayarkan kepada rekanan untuk
pembelian barang dagangan dan jasa serta pembayaran upah dan gaji.
2. Arus kas dari aktivitas investasi (investing activities)
Merupakan arus kas dari transaksi yang mempengaruhi investasi dalam
aktiva tidak lancar atau jangka panjang, seperti memberikan dan menerima
pelunasan dari pinjaman, memperoleh dan menjual investasi dalam obligasi
dan ekuitas serta aktiva tetap.
a. Arus kas masuk dari aktivitas investasi biasanya berasal dari penjualan
aktiva tetap, investasi jangka panjang dan aktiva tidak berwujud.
b. Arus kas keluar dari aktivitas investasi berasal dari pembayaran atas
perolehan aktiva tetap, investasi jangka panjang dan aktiva tidak
3. Arus kas dari pendanaan (financing activities)
adalah arus kas dari transaksi yang mempengaruhi ekuitas dan hutang dari
suatu aktivitas, meliputi: (1) mendapatkan dana dari pemilik dan
memberikan mereka suatu hasil atas investasi mereka (dividen), (2)
meminjam uang dari kreditur dan membayarkan kembali jumlah pinjaman
tersebut.
a. Arus kas masuk dari aktivitas pendanaan biasanya berasal dari
pengeluaran saham, obligasi dan pinjaman bank jangka panjang.
b. Arus kas keluar dari aktivitas pendanaan meliputi pembayaran dividen
tunai, pembayaran kembali hutang-hutang jangka panjang dan membeli
kembali saham yang sudah beredar (treasury stock).
Jumlah arus kas bersih dari ketiga aktivitas ini akan menunjukkan suatu
angka kenaikan atau penurunan bersih dalam kas untuk suatu periode yang
bersangkutan. Dengan menjumlahkan kenaikan atau penurunan bersih dalam kas
terhadap saldo kas pada awal periode yang juga disajikan dalam Laporan Arus
Kas, maka diperoleh saldo akhir periode. Dengan melaporkan arus kas menurut
kegiatan operasi, investasi dan pendanaan maka hubungan yang disajikan dalam
dan diantara aktivitas-aktivitas tersebut dapat dievaluasi.
E. Sistem Pengawasan Intern
1. Pengertian sistem pengawasan intern
Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus
berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana
setiap fungsi yang dilakukan manajemen, artinya pada saat melaksanakan fungsi
perencanaan seorang manajer sudah melaksanakan fungsi pengawasan, demikian
juga pada fungsi manajemen lainnya. Namun dalam berbagai hasil kajian bidang
manajemen belakangan ini serta untuk mudahnya, maka literatur manajemen
membuat fungsi pengawasan manajemen ini dalam kelompok tersendiri bukan
berarti merupakan fungsi yang terpisah dari fungsi lainnya, tetapi hanya sekedar
cara untuk memudahkan penganalisisan. Barangkali hal inilah yang menimbulkan
adanya perbedaan terjemahan “control” ke dalam bahasa Indonesia. Ada yang
memakai istilah pengendalian, ada yang memakai pengawasan. Dua-duanya tepat
(Harahap,2001:2).
Pengendalian intern (internal control) menurut Dunia (2005:94) adalah
rencana organisasi dan semua ukuran-ukuran dan prosedur-prosedur yang dibuat
dalam suatu perusahaan.
Pengertian pengawasan intern menurut laporan Committee on Auditing
Procedure yang dipublikasikan tahun 1940 (Harahap,2001:122) yaitu mencakup
struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur-prosedur yang terkoordinasi
dan diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, men-check
ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar
efisien dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan.
Menurut Suhardi (2006:174) sistem pengendalian internal adalah seluruh
sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan
dari kelalaian/kesalahan (error), kecurangan (frauds) ataupun kejahatan
Menurut Warren, Reeve & Fees (2005:227), pengendalian internal adalah
kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan
penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat an
meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
2. Tujuan sistem pengawasan intern
Adapun tujuan sistem pengendalian intern menurut Bastian (2001:54)
adalah sebagai berikut:
a. Untuk melindungi harta/aktiva organisasi untuk mencegah atau menemukan
aktiva yang hilang dari catatan pembukuan pada saat yang tepat.
b. Mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi
Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji kecermatannya
untuk melaksanakan operasi. Sistem pengendalian intern dapat mencegah
dan menemukan kesalahan pada saat yang tepat.
c. Meningkatkan efisiensi usaha
Pengendalian dalam organisasi ditujukan untuk menghindari pekerjaan
berganda yang tidak perlu dan mencegah pemborosan terhadap semua aspek
usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber dana yang tidak
efisien.
d. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan
Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan
organisasi. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan bahwa
prosedur dan peraturan tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan yang
3. Unsur-unsur sistem pengawasan intern
Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok sistem pengendalian intern
adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan
manufaktur, misalnya kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual
produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen
produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum.
Departemen-departemen ini kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi
unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini
didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan
dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang
memiliki wewenang untuk melaksankan kegiatan tersebut. Fungsi
penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan
aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Untuk melaksanakan
transaksi pembelian dalam perusahaan misalnya fungsi-fungsi yang
dibentuk adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan
dan fungsi akuntansi dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut:
(a) Fungsi gudang (merupakan fungsi penyimpanan): mengajukan
permintaan pembelian dan menyimpan barang yang telah diterima
oleh fungsi penerimaan.
(b) Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi), melaksanakan
pemesanan barang kepada pemasok.
(c) Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi), menerima atau
menolak barang yang diterima dari pemasok.
(d) Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan), mencatat hutang
yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu hutang dan
mencatat persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian
dalam kartu pers.
Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi
pembelian tersebut dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi
tersebut ke tangan manajer berbagai unit organisasi yang dibentuk, sehingga
semua tahap transaksi pembelian tersebut tidak diselesaikan oleh satu unit
organisasi saja. Dengan demikian, dalam pelaksanaan suatu transaksi
terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana. Dengan
pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi operasi dan fungsi
transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang
memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika misalnya fungsi
penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi, perangkapan fungsi ini
akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang
sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat
dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya, kekayaaan organisasi tidak
terjamin keamanannya.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam
penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi
dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi
sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak,
formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan
transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan
menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi
dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi. Dengan
demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen
pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang
yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya
mengenai kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.
Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, sistem wewenang diatur
sebagai berikut:
(a) Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan permintaan pembelian
dengan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada fungsi
pembelian.
(b) Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat
order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian.
(c) Kepala fungsi penerimaan: berwenang memberikan otorisasi pada
laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan.
(d) Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan otorisasi pada bukti
kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi
pembelian.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika
tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam
pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
(a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir
maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut
tercetak, akan dapat menetapkan pertanggung jawaban terlaksananya
transaksi.
(b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu
organisasi, dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap
kegiatan-kegitan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan
tugasnya sesuai dengan dengan aturan yang telah ditetapkan.
(c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan
campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap
pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit
organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan
tugasnya.
(d) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjada independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari.
(e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk
dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh
pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
(f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaannya dengan catatannya. Untuk
menjada kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan
catatan akuntansinya. Secara periodik harus diadakan pencocokan atau
rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang
bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
(g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern atau staf
pemeriksaan intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya satuan
pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab
langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satauan
pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan
terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan
keandalannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai denan tanggung jawabnya.
Bagaimana baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik
yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang
Diantara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu
karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika
perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian
yang lain dapat dikurangi. Sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap
mampun menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Karyawan yang jujur dan aktif dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya
akan dapat melakukan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya
sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Di lain pihak,
meskipun 3 unsur sistem pengendalian intern yang lain cukup kuat, namun jika
dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, empat tujuan
sistem pengendalian intern seperti yang telah diuraikan di atas tersebut tidak akan
tercapai.
F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas
1. Penerimaan kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu
penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang
(Mulyadi,2001:456)
1.1 Penerimaan kas dari penjualan tunai
Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi 3
bagian, yaitu:
a. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales
(a) Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales
person) di bagian penjualan.
(b) Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang
dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personel check) atau
kartu kredit.
(c) Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk
menyerahkan barang kepada pembeli.
(d) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
(e) Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
(f) Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam
jurnal penjualan.
(g) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan
tunai dalam jurnal penerimaan kas.
b. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD Sales)
Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan
yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau
angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil
penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas
daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan
barang pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan
penjual. Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan
lokasi perusahaan, penyerahan barang biasanya dilaksanakan
sendiri oleh fungsi pengiriman perusahaan. Jika COD sales
pulau, pengiriman dan penagihan harga barang dapat dilakukan
lewat kantor pos atau perusahaan angkutan umum.
c. Prosedur penerimaan kas dari credit order sales
Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli,
baik dalam over the counter sales maupun dalam penjualan yang
pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau
angkutan umum. Dalam penjualan tunai yang melibatkan
perusahaan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke
perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis
penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang,
sehingga memungkinkan perusahaan penjual melakukan
penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.
1.2 Penerimaan kas dari piutang
(a) Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya
ditagih kepada bagian penagihan.
(b) Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan
karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada
debitur.
(c) Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat
pemberitahuan (remittance-advice) dari debitur.
(d) Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
(e) Bagian penagihan menyerahkan posting ke dalam kartu piutang.
(f) Bagian kasa mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas
(g) Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek
tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
(h) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank
debitur
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi dua macam
sistem yang masing-masing sistem tersebut terdiri dari berbagai jaringan prosedur
berikut (Mulyadi,2001:515):
a. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan
permintaan cek dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
(a) Pembuatan bukti kas keluar
Dalam voucher sistem bagian utang membuat bukti kas keluar
(voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat
hutang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai
sebagai perintah kepada bagian Kasa untuk membuat cek. Atas
dasar bukti kas keluar tersebut, bagian kasa mengisi cek,
mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang dan
kemudian mengirimkan cek tersebut kepada debitur.
(b) Pembayaran kas
Fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada
pejabat yang berwenang dan mengirimkan cek tersebut kepada
kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
b. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek
dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
(a) Permintaan cek
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan
permintaan pengeluaran kas dengan mengisi penerimaan cek.
Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang
bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (bagian utang)
sehingga dasar fungsi terakhir ini dalam pembuatan bukti kas
keluar.
(b) Pembuatan bukti kas keluar
Dalam voucher sistem bagian utang membuat bukti kas keluar
(voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat
hutang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai
sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Atas
dasar bukti kas keluar tersebut, bagian kasa mengisi cek,
mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang dan
kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.
(c) Pembayaran kas
Fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada
pejabat yang berwenang dan mengirimkan cek tersebut kepada
kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
Penyelenggaraan dana harus kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas
dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara (Mulyadi,2001:529):
1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
2. Imperest system
Penyelenggaraan dana kas kecil dengan kedua sistem tersebut di atas
dilaksanakan melalui dua prosedur: prosedur pembentukan dana kas kecil dan
prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Pembentukan dana kas kecil dimulai
dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana
yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.
Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan
pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana
kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggung jawabkan
pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggung jawaban pemakaian dana
kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan
bukti-bukti pendukungnya.
Dalam imperest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan
dokumen pendukungnya disimpan sementara oleh pemegang dana kas kecil.
Dalam fluctuating fund balance system, bukti pengeluaran kas kecil
diserahkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk dicatat dalam
jurnal pengeluaran kas kecil. Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya,
pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas
kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Perkembangan Perusahaan
PT Golden Dragon Medan mulai berdiri sejak tanggal 20 Juli 1983 dengan
pimpinan perusahaan bernama Husin Halim, telah berhasil membuktikan dirinya
sebagai perusahaan dengan reputasi yang membanggakan, baik dalam bisnis
penjualan personal computer, maupun dalam memberikan pelayanan kepada
pelanggan (masyarakat), bisnis ini berkembang sampai kepada sistem integrator
(integrator system) terhadap perkembangan teknologi komputer. PT Golden
Dragon Medan adalah Authorized Dealer untuk produk-produk brand seperti
Epson, Hewlett Packard, IBM, Acer, Canon, Fujitsu, Toshiba, Cisqo.
PT Golden Dragon menyadari bahwa menggeluti bidang Integrator System
adalah suatu keharusan agar pengguna (user) komputer dapat memperoleh
manfaat total atau kepuasan dari komputer yang dimiliki. Didasarkan pada
semangat yang melekat dalam motto”Untuk Anda, Kami Siap Melayani”, tenaga
kerja keseluruhan lebih dari 100 orang memiliki komitmen yang tinggi terhadap
kepuasan pelanggan dan perkembangan Teknologi Informasi (IT). PT Golden
Dragon Medan akan tetap berusaha untuk meningkatkan pelayanannya bagi
B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Struktur organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan yang diharapkan. Struktur organisasi merupakan gambaran
secara skematis tentang hubungan-hubungan kerjasama dari orang-orang yang ada
dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan atau suatu kerangka
yang menunjukkan hubungan di dalam organisasi sehingga setiap pihak di dalam
organisasi mengetahui tanggung jawab dan wewenang yang diemban untuk
menciptakan hubungan kerja yang baik dalam organisasi.
Hal ini akan memberikan efek yang positif pada perusahaan untuk
menemukan kelancaran dalam menjalankan aktivitas di dalam organiasi. Pada
prinsipnya bentuk struktur organisasi yang digunakan oleh suatu perusahaan
tergantung pada ukuran, sifat kerumitan dari masalah yang timbul di dalam
perusahaan.
Adapun struktur organisasi yang diterapkan pada PT Golden Dragon
Medan adalah berbentuk garis (line organization structure) , karena dalam hal ini
seorang pimpinan langsung dibantu oleh staff dalam menjalankan kegiatan
operasional perusahaan.
Adapun struktur organisasi PT Golden Dragon Medan adalah seperti
2. Uraian Tugas
Uraian wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi dalam
struktur organisasi pada PT Golden Dragon Medan adalah sebagai berikut:
1. Board of Director
a. Melakukan koordinasi dengan manajer setiap divisi (departemen) dan
memberikan wewenang khusus serta meminta pertanggung jawaban
dalam pelaksanaan kerja harian.
b. Membuat kebijakan-kebijakan operasional dalam merealisasikan tujuan
jangka pendek.
c. Menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan
menjabarkannya dalam rencana pelaksanaan jangka pendek.
2. Secretary
a. Membantu Board of Director dalam melaksanakan tugas yang bersifat
administrasi dan kesekretariatan yang berhubungan dengan tugas-tugas
pimpinan.
b. Menggantikan Board of Director dalam hal pendelegasian tugas jika
pimpinan tidak berada di tempat.
c. Bertugas sebagai notulist dalam rapat yang diadakan di perusahaan.
d. Sebagai penghubung atau perantara antar pihak rekanan atau klien
dengan pimpinan.
e. Membantu pimpinan untuk meng-handle tamu dan perjalanan dinas
3. Finance & Accounting Director
a. Merencanakan anggaran pendapatan dan biaya.
b. Mengawasi dan memimpin pelaksanaan pekerjaan Accounting,
Warehouse & SAP System dan HRD.
c. Menetapkan kebijakan kompensasi.
4. Accounting Manager
a. Mengontrol cash flow.
b. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen lain secara
berkala.
c. Menyetujui pengeluaran kas sesuai dengan bukti pembayaran yang sah.
d. Menyiapkan daftar gaji karyawan
e. Bertanggung jawab atas proses akuntansi dan pelaporannya.
f. Secara insidentil mencocokkan sisa persediaan barang menurut kartu
persediaan dengan kondisi fisik yang ada di gudang dengan bantuan staff
gudang.
5. Accounting staff
a. Menerbitkan dan mengontrol faktur pajak.
b. Mempersiapkan dan menghitung komisi sales.
c. Membuat laporan dan melakukan penagihan piutang yang dilakukan
oleh collector.
d. Membuat laporan dan melakukan pembayaran hutang
e. Melakukan penerimaan kas sesuai dengan faktur pembelian dan
6. HRD Manager
a. Menyimpan data-data karyawan.
b. Merencanakan program training.
c. Melakukan seleksi penerimaan karyawan atas permintaan divisi yang
membutuhkan.
d. Bertanggung jawab terhadap keamanan, sarana perusahaan dan
peningkatan mutu lingkungan kantor.
e. Membangun sumber daya manusia yang sehat dan berintegritas.
f. Mengawasi pelaksanaan peraturan perusahaan oleh karyawan.
7. Warehouse & SAP System Manager
a. Secara insidentil melakukan penghitungan secara fisik atas sisa barang
yang ada di gudang.
b. Mengatur dan menentukan tempat penyimpanan barang.
c. Bertanggung jawab atas keamanan lingkungan gudang.
d. Memeriksa dan mencocokkan invoice penjualan sesuai dengan
permintaan penjualan.
e. Mengawasi masuk dan keluarnya barang di gudang.
8. Warehouse & SAP System Staff
a. Menyiapkan barang sesuai permintaan penjualan dan memindahkan
barang tersebut ke bagian setup & delivery.
b. Menerbitkan invoice penjualan sesuai dengan permintaan penjualan.
c. Membuat laporan persediaan barang.
9. Business & Field Director
b. Memimpin seluruh pekerja yang berhubungan dengan aktivitas
bisnis/penjualan di perusahaan.
c. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bagian marketing, service center,
system set up & IT support, purchasing, marketing & marketing
communication.
10. System, Set up & IT Support Manager
a. Melakukan pembagian tugas kepada system & support engineer sesuai
dengan ruang lingkup tugas masing-masing engineer.
b. Membantu masalah yang dihadapi customer (pelanggan).
c. Menyiapkan bahan-bahan technical training sesuai dengan kebutuhan
training (pelatihan).
d. Mengatur pembagian tugas setting, install kepada staff engineer.
11. Engineer
a. Melaksanakan pekerjaan setting, install, delivery barang yang masuk
sesuai dengan invoice penjualan.
b. Membantu customer dalam menghadapi setiap masalah baik secara
teknis maupun non teknis sebagai pelayanan after sales service.
c. Membantu persiapan project yang dilakukan bagian penjualan
sehubungan dengan product and technical knowledge.
12. Administrator
a. Membuat laporan tugas engineer setiap hari.
b. Mempersiapkan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan aktivitas
c. Membuat laporan barang dengan status pending yang ada dibutuhkan
oleh bagian system, set up & IT
13. Purchasing & Delivery Manager
a. Membuat laporan pembelian setiap hari.
b. Melakukan transaksi dengan supplier.
c. Melakukan pembelian sesuai dengan purchase order dan sales order.
d. Mengawasi setiap barang masuk dari bagian warehouse apakah sesuai
dengan invoice penjualan.
e. Mengawasi jumlah barang yang akan diantar sesuai dengan invoice
penjualan.
f. Ikut berpartisipasi dalam setiap pameran yang diselenggarakan oleh
perusahaan maupun oleh pihak eksternal dan bertanggung jawab atas
kelengkapan barang-barang pameran.
14. Marketing & Marketing Communication Manager
a. Melakukan evaluasi terhadap customer dalam hubungannya dengan
pemberian diskon dan jangka waktu kredit serta penagihan.
b. Melakukan strategi penjualan pada segmen pasar yang sudah ditetapkan
dalam upaya mencapai target.
c. Mengawasi pemenuhan purchase order yang diterima.
d. Membantu menyusun anggaran penjualan.
e. Memberikan arahan dan memotivasi sales dalam melakukan penjualan.
f. Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan event penjualan
dan melakukan kerjasama dengan panitia (event organizer).
h. Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan penerbitan iklan
produk pada media cetak sesuai dengan instruksi Business Director.
i. Mempersiapkan brosur yang dibutuhkan bagian penjualan.
15. Administrator
Mempersiapkan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan aktivitas
penjualan
16. Sales
a. Menindaklanjuti piutang pelanggan sesuai dengan laporan piutang.
b. Menjalin hubungan baik terhadap customer.
c. Melakukan pendekatan dalam mempromosikan barang.
d. Melakukan respon terhadap setiap kebutuhan customer hingga terjadi
transaksi pembelian.
e. Melakukan sales order sesuai dengan purchase order.
17. Service Center Manager
a. Membantu customer.
b. Mengawasi barang-barang service yang masuk dan sudah selesai sesuai
dengan laporan barang service.
18. Engineer
a. Melaksanakan seluruh aktivitas pekerjaan perbaikan barang yang
diterima dari customer.
b. Membuat laporan hasil pemeriksaan dan perbaikan barang dan
19. Administator
a. Melakukan penerimaan kas atas pembayaran perbaikan barang dan
pembelian spare part dari customer.
b. Memberikan informasi harga spare part kepada customer.
c. Memberikan informasi kepada customer sehubungan dengan hasil
pemeriksaan.
d. Membuat laporan barang service sesuai dengan hasil pemeriksaan dari
tekhnisi.
C. Prosedur Pengawasan Kas
1. Prosedur Penyusunan Anggaran
Dalam menentukan berapa jumlah kas yang dibutuhkan selaras dengan
penggunaannya, maka perusahaan membuat suatu perencanaan kas yang
dituangkan dalam bentuk anggaran kas. Tujuannya adalah untuk membantu
terlaksananya aktivitas perusahaan dalam aktivitas operasional, investasi dan
pendanaan serta menghindari gangguan likuiditas perusahaan.
PT Golden Dragon dalam menyusun anggaran kas membuat suatu taksiran
yang terperinci mengenai setiap unsur penerimaan dan pengeluaran kas. Dalam
penyusunan anggaran ini, bagian keuangan dan administrasi meminta kepada
setiap bagian (departemen) dalam perusahaan untuk membuat rencana atau usulan
dalam bentuk anggaran sesuai dengan kebutuhan departemen (divisi)
masing-masing.
Penyusunan anggaran pada masing-masing departemen didasarkan atas
data historis atau pengalaman tahun lalu dan rencana operasi perusahaan di masa
keuangan menerima rencana atau usulan dari masing-masing departemen, maka
dibuatlah perencanaan anggaran secara keseluruhan oleh bagian keuangan dengan
tidak mengesampingkan sisi pendapatan dan biaya-biaya yang akan dikeluarkan
selama periode tersebut.
Anggaran kas akan dipelajari oleh masing-masing manajer departemen dan
dirapatkan bersama direksi dengan tujuan untuk mengevaluasi dan menetapkan
rancangan anggaran yang telah disusun tersebut. Apabila keputusan akan
penetapan anggaran kas sudah disepakati bersama dan mendapat persetujuan dari
direktur utama, maka anggaran tersebut dijadikan sebagai acuan untuk pedoman
kerja dan pengawasan melalui evaluasi kegiatan usaha secara kuantitatif.
2. Prosedur Pengawasan Penerimaan Kas
Pengawasan intern atas penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan oleh
Finance & Accounting Director setelah dilakukan pengawasan terlebih dahulu
oleh Finance & Accounting Manager. Sumber-sumber penerimaan kas pada PT
Golden Dragon diantaranya berasal dari:
a. Hasil penjualan produk seperti: komputer, notebook, server, printer, tinta
printer, accessories, spare part komputer.
b. Pendapatan yaitu: pendapatan service, sewa dan training
c. Penagihan piutang dari penjualan kredit kepada customer
d. Pinjaman dari bank untuk kebutuhan pembelian produk-produk IT
Fungsi yang melakukan penerimaan kas di perusahaan adalah kasir dan
staff administrasi service center. Kasir yang melakukan penerimaan kas juga
ada bukti fisik penyerahan uang tersebut ke bagian kasir serta tidak ada cap
“Lunas” pada faktur penjualan.
Prosedur penerimaan kas oleh kasir diuraikan sebagai berikut:
a. Customer memesan sejumlah produk ke bagian penjualan kemudian bagian
penjualan memeriksa stock product dan apabila pembelian dilakukan dalam
bentuk uang tunai, maka faktur dan pembayaran yang diterima akan langsung
diserahkan ke kasir dan dicatat dalam jurnal penerimaan kas dan buku besar.
Apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian accounting membuat
laporan piutang kepada bagian penjualan untuk dapat di-follow up dan
dikontrol pembayaran atau penagihannya.
b. Pada saat pembayaran telah jatuh tempo, maka collector atau sales akan
melakukan penagihan, kemudian kas yang diterima akan disetor ke kasir untuk
dicatat dalam laporan penerimaan kas harian.
c. Seluruh penerimaan kas setiap harinya akan disetor oleh bagian accounting ke
pihak bank, dan apabila tidak dapat disetor karena bank sudah tutup atau jam
kerja sudah usai, maka uang kas yang terkumpul tersebut disimpan dalam
lemari kas oleh kasir. Kas disetor hari berikutnya ke bank.
d. Setiap akhir bulan penutupan buku, pihak perusahaan melakukan rekonsiliasi
antara saldo pada buku bank dengan saldo menurut buku perusahaan.
Administrasi service center juga melakukan penerimaan kas, dimana
prosedurnya adalah sebagai berikut:
Setiap customer yang telah dikonfirmasi perbaikan unitnya atau yang ingin
membeli spare part, datang ke pihak service center untuk melakukan transaksi
tersebut kembali oleh pihak customer. Biaya perbaikan atau pembelian spare part
dalam bentuk tunai diserahkan ke bagian administrasi dan dilakukan pencatatan
pada bukti penerimaan kas.
Administrasi melakukan penyetoran diikuti dengan bukti serah terima
uang kepada pihak kasir. Hal yang seringkali terjadi adalah bagian administrasi
tidak segera menyetor uang yang sudah terkumpul ke bagian kasir. Pada
kenyataannya, administrasi service center menggunakan uang yang diterima dari
customer (pelanggan) untuk kepentingan pribadi.
Tindakan ini dapat diketahui pihak accounting pada saat dilakukan cross
check atas transaksi perbaikan atau pembelian spare part dan hal itu
membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mengetahui letak kesalahan
dikarenakan aktivitas yang padat yg dilakukan oleh pihak accounting.
3. Prosedur Pengawasan Pengeluaran Kas
Setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan bukti serah terima kwitansi
atau voucher atau cek yang telah dibubuhi tanda tangan dan stempel oleh pejabat
atau pihak yang berwenang. Pada umumnya, pengeluaran kas di dalam
perusahaan dilakukan dalam rangka membiayai kegiatan operasional, pemasaran,
administrasi dan umum.
Pengeluaran kas pada PT Golden Dragon dilakukan untuk:
a. Pembelian produk-produk antara lain: komputer, notebook, server, printer,
tinta printer, accecories, spare part komputer.
b. Pembayaran hutang dagang atau pinjaman.
d. Pembayaran pajak, dan lain-lain.
Pengeluaran kas pada PT Golden Dragon dilakukan dengan dua cara,
yakni:
1. Pengeluaran kas besar
Pembayaran dengan menggunakan kas besar dilakukan untuk pengeluaran
yang sifatnya diatas satu juta rupiah. Pengeluaran ini dapat dilakukan dengan
uang tunai maupun giro. Hal ini tergantung pada syarat pembayaran yang
dilengkapi dengan dokumen pendukung dan harus mendapat persetujuan dari
pihak berwenang mengeluarkan uang tunai atau giro.
2. Pengeluaran dana kas kecil
Pembayaran dengan melakukan kas kecil dilakukan untuk pengeluaran di
bawah nilai uang lima ratus ribu rupiah dan cukup diotorisasi oleh pihak manager
departemen yang melakukan permintaan kas kecil untuk mendukung kegiatan
operasional diikuti dengan bukti persetujuan oleh accounting manager. Untuk
transaksi yang berhubungan dengan proyek oleh marketing department harus
mendapat otorisasi dari direksi.
Penyelenggaraan dana kas kecil dalam perusahaan dilakukan dengan cara
imprest system dimana bukti pengeluaran kas kecil harus dilampiri dengan
dokumen pendukungnya dan diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil untuk
pertanggung jawaban di kemudian hari dan digunakan dalam pengisian kembali
dana kas kecil yang dibutuhkan.
Bagian penjualan juga memerlukan kas untuk menunjang aktivitasnya,
yang disebut dengan biaya entertainment customer dalam suatu proyek yang
1. Bagian penjualan harus mengajukan permohonan kas dalam form PBJ
(Permintaan Barang dan Jasa) diotorisasi oleh Marketing Manager dan
Business & Field Director, kemudian formulir tersebut diserahkan ke kasir
untuk meminta otorisasi Accounting Manager. Kas yang dikeluarkan dapat
berupa uang tunai atau cek sesuai dengan permintaan pihak Marketing
Manager dan disetujui oleh Accounting Manager.
2. Setiap pengeluaran kas akan dicatat dengan menggunakan voucher atau bukti
pengeluaran kas, apabila Accounting Manager menyetujui permohonan
pengeluaran kas. Kas yang dikeluarkan dalam bentuk cek akan dicatat dalam
daftar cek keluar dan diteruskan ke pembukuan untuk dicatat dalam cek
register.
Penggunaan system voucher pada PT Golden Dragon Medan masih cukup
banyak. Voucher merupakan bukti dokumen yang berfungsi sebagai bukti
pengesahan untuk pembayaran kas, selain itu juga dalam proses pembayaran
voucher-voucher ini terlebih dahulu harus disetujui oleh pejabat yang berwenang
sebagai pernyataan keabsahan untuk pengesahan pembayaran menyangkut
aktivitas perusahaan.
Pada dasarnya, transaksi untuk pengeluaran kas harus disertai dengan
bukti pendukung seperti kwitansi, voucher, cek. Menurut penulis, penggunaan
system voucher, kwitansi belum efektif, sebab dalam proses operasional
perusahaan terkadang diabaikan dengan tidak mengikutsertakan atau melampiri
bukti pendukung tersebut, sehingga menimbulkan kecurigaan atau hal-hal yang
