PENGAYAAN FITUR LAPORAN PADA
SENAYAN LIBRARY
MANAGEMENT SYSTEM
(SLiMS) DI PERPUSTAKAAN
PRESIDENT UNIVERSITY
ERUS EFFENDI
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Pengayaan Fitur Laporan pada Senayan Library Management System (SLiMS) di Perpustakaan President University adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun ke perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, April 2015
Erus Effendi NIM G652120135
1* Pelimpahan hak cipta atas karya tulis dari penelitian kerjasama dengan pihak luar IPB harus didasarkan pada perjanjian kerja sama yang terkait.
RINGKASAN
ERUS EFFENDI. Pengayaan Fitur Laporan pada Senayan Library Information System (SLiMS) di Perpustakaan President University. Dibimbing oleh MEUTHIA RACHMANIAH dan IRMAN HERMADI.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat berfungsi dalam berbagai bentuk, salah satunya berbentuk pemanfaatan sistem informasi perpustakaan untuk pemrosesan data dan laporan dengan cepat serta sangat diperlukan dalam menentukan keputusan bisnis. Untuk itu sistem informasi perpustakaan harus memberikan laporan yang komprehensif untuk mendukung pengambilan keputusan. Pada kenyataannya banyak sistem informasi belum mencukupi kebutuhan untuk membuat laporan dan belum memberikan jawaban yang cocok dan ironisnya masih ada campur tangan manusia dalam proses pembuatan laporan tersebut. Dengan demikian akan membuat tambahan waktu, selain beban kerja rutinitas harian. Untuk itu pengembangan sistem informasi perpustakaan perlu dilakukan sesuai dengan kebutuhan proses bisnis dan pembuatan laporan sesuai dengan standar perpustakaan. Laporan perpustakaan dapat berfungsi sebagai alat ukur kinerja perpustakaan dengan ketentuan bahwa dalam laporan tersebut dituangkan standar-standar ukuran kinerja perpustakaan. Sehingga laporan tersebut dapat digunakan sebagai alat ukur pengembangan perpustakaan di masa mendatang.
Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat pengayaan fitur laporan dalam SLiMS pada Perpustakaan President University dalam memenuhi kebutuhan bisnis. SLiMS dipilih sebagai salah satu program pengembangan sistem informasi Perpustakaan President University dengan melakukan pengayaaan fitur laporan. Metode penelitian yang digunakan adalah prototipe yang terdiri atas: komunikasi, perencanaan cepat, perancangan model cepat, membangun prototipe, dan penyebaran umpan balik. Pengayaan fitur laporan baru telah dilakukan pengujian terhadap fitur laporan yang dibuat dengan menggunakan metode black box. Pengayaan fitur laporan yang telah diuji siap digunakan oleh Perpustakaan President University.
Penelitian ini menghasilkan program pengayaan fitur laporan komprehensif dengan di dalamnya dituangkan ukuran-ukuran untuk kinerja perpustakaan menurut standar ISO 11620 sebagai berikut: Annual Circulation, Circulation perCapita, Library Visit perCapita, Registration as a Percentage of Population, Visitor PerYear dan Growing of Collection. Fitur laporan diterapkan ke dalam SLiMS pada modul laporan (reporting). Dengan penambahan pengukuran kinerja perpustakaan yang belum ada pada modul laporan SLiMS telah memberikan pemanfaatan penggunaan SLiMS. Pengayaan fitur laporan telah memudahkan pengelola perpustakaan dalam membuat laporan kinerja perpustakaan sesuai standar untuk perpustakaan perguruan tinggi. Fitur yang dikembangkan mengutamakan kebutuhan pengguna dan user friendly dengan diberikan pilihan yaitu: memilih Select all Report fitur atau memilih minimal satu laporan sesuai dengan kebutuhan dan mampu dicetak dalam format pdf dan excel.
Information System (SLiMS) at the President University Library. Supervised by MEUTHIA RACHMANIAH and IRMAN HERMADI.
The implementation of information technology at the library can be functioned in many ways; one of them is the usage of the library information system for data processing and reporting to accelerate the business decision. Therefore, it must be able to produce comprehensive report to support the decision making. In reality, there are many information systems that do not performing as expected. For instance, human intervention within the process of report making, hence it creates the inefficient time and ineffective workload. For this reason, the development of the library information system aligned with the situation of the business process was necessary. As a matter of fact, the library report can function as measuring instrument for the library performance. Therefore, it can be used holistically for the library development in the future.
The main objective for this research was the enrichment feature of reports within SLiMS at the President University Library to fulfill the business needs. Moreover, SLiMS is selected as one of the methods to be developed for information system improvement at the President University Library, by enriching the report feature. Specifically, the appropriate research method would be: communication, planning, and quick designing model, building prototype, and spreading the feedback. The feature enrichment of the new report has been tested by using the black box method, and ready to be implemented by the President University Library.
This research produced comprehensive enrichment report feature following for ISO 11620 standards: Annual Circulation, Circulation Per Capita, Library Visit per Capita, Registration as a percentage of Population, Visitor per Year, and Growing of Collection. The report feature was implemented within SLiMS at the reporting module. In addition measurement for the library performance according to the standard of College Library was also carried out. The resulted feature prioritized user needs and applied user friendly aspect through providing options such as “Select All Report” feature or select the minimum one report according to the needs. The resulted selection was available in pdf and spreadsheet format.
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
ERUS EFFENDI
Tesis
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Ir Meuthia Rachmaniah, MSc Irman Hermadi, SKom MS PhD
Ketua Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi Dekan Sekolah Pascasarjana Magister Teknologi Informasi untuk
Perpustakaan
Aziz Kustiyo, SSi MKom Dr Ir Dahrul Syah, MSc Agr
Tanggal Ujian: Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan ke khadirot Allah SWT atas segala nikmat dan karuniaNya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Mei 2014 ini adalah Pengayaan Fitur Laporan pada Senayan Library Management System (SLiMS) di Perpustakaan President University.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, MSc dan Bapak Irman Hermadi, S.Kom., MS., Ph.D., selaku pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan meskipun dalam jadwalnya yang padat. Bapak Drs. Badollahi Mustafa., M.Lib. yang mau meluangkan waktunya untuk menjadi penguji pada sidang akhir. Bapak Aziz Kustiyo, S.Si,, M.Kom. yang senantiasa mau mendengar keluh kesah kami dengan membuat pertemuan dan evaluasi kemajuan penelitian kami, dan Bapak Ir. Abdurahman, M.Lib., yang ikhlas memberikan penerangan kepada penulis mengenai standar kinerja perpustakaan perguruan tinggi. Semua dosen pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan yang sudah banyak memberikan inspirasi dan pengetahuan baru, tak lupa untuk Pak Ficky yang sering direpotkan untuk dimintai bantuan baik pada waktu pagi, siang, sore dan malam hari.
Ucapan terimakasih penulis sampaikan juga kepada Bapak ABM Witono Warek I Bidang Akademik dan Bapak Suresh Kumar Kepala Biro Pengembangan President University selaku atasan yang senantiasa memberikan keleluasaan waktu bagi penulis dalam menyelesaikan pendidikan ini. Penulis juga mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada Bapak Nurhadi Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer President University yang telah memberikan bimbingan dengan sabar dan saudara Yadi yang selalu meluangkan waktu dan memberikan ilmunya dalam pemrograman berbasis web.
Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Ibunda tercinta Yeyen, Mami Maesaroh dan Istriku Tati Aisah serta anak-anakku Alfhiranissa Effendi, Salaama Asyari Effendi dan Haitsam Muhammad Fatir Effendi. Untuk sahabat-sahabatku Pak Nasrullah dan Abdul Wakhid Staf Perpustakaan Nasional RI dan juga teman-teman kuliah MTP 2012, serta Pak Fahrul dan Achmad Syarif rekan kerja pada Perpustakaan President University, para narasumber yang telah memberikan bantuan, perhatian, pengertian, dan dukungan penuh selama menyelesaikan penelitian hingga penyusunan karya ilmiah ini. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan ilmu perpustakaan di Indonesia.
Bogor, April 2015
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR LAMPIRAN xii
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
2 TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen 4
Senayan Library Management System (SLiMS) 4
Perpustakaan Perguruan Tinggi 5
Perpustakaan President University 6
Komponen Sistem Informasi di Perpustakaan President University 7
Metode Pengembangan Sistem 8
Membangun Model Sistem
Use case 10
Diagram Sekuen 10
Diagram Class 10
Diagram Activity 10
Teknik dan Peralatan Penelitian 11
Penerapan Sistem 12
Migrasi Data 13
Alasan Pelaksanaan Migrasi Data 14
Kegunaan Migrasi Data 14
3 METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran 15
Layout Penelitian 15
Analisis Kebutuhan 16
Pengkajian SLiMS 17
Pengayaan Fitur Laporan 17
Evaluasi Sistem dan Uji Coba 18
Migrasi Data 18
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan 20
Pengkajian SLiMS 22
Modul-modul SLiMS 22
Matriks ketersediaan kebutuhan sistem pada SLiMS 23
Fitur-Fitur Modul Laporan SLiMS 24
Pengayaan Fitur Laporan 25
Komunikasi 25
Perencanaan Cepat 26
Perancangan model cepat 27
Membangun Prototipe 29
Diagram Use Case Pengayaan Fitur Laporan 29
Deskripsi Sistem 29
Definisi Aktor 29
Definisi Use Case 30
Skenario use case 31
Diagram Activity Pengayaan Fitur Laporan 34
Diagram Sekuen Pengayaan Fitur Laporan 35
Diagram Class Pengayaan Fitur Laporan 36
Relasi Tabel pada Basis Data 37
Memberikan Umpan Balik 38
Hasil prototipe pengayaan fitur laporan 39
Tampilan Keluaran Laporan 40
Tampilan Keluaran Pengayaan Fitur Laporan Dipilih Export to pdf 40 Tampilan Keluaran Pengayaan Fitur Laporan Dipilih Export to
Excel 41
Evaluasi Sistem dan Uji Coba 42
Evaluasi Sitem 42
Uji Coba 42
Migrasi Data 44
Ekspor Data 44
Impor Data 44
Memindahkan Data Seluruh Modul Kebutuhan Sistem Data Lama pada
SliMS 45
Penerapan Sistem 49
Instalasi Sistem 49
Manual Penggunaan Sistem 49
Perbandingan Proses Pembuatan Laporan Kinerja Perpustakaan
Sistem Manual dengan Sistem Pengayaan Fitur Laporan SLiMS 49
5 SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan 51
Saran 52
DAFTAR TABEL
1 Kategori analisis kebutuhan sistem 20
2 Matriks kategori kebutuhan sistem dengan ketersediaan modul SLiMS 23
3 Fitur-fitur modul laporan SLiMS 24
4 Pengayaan fitur laporan SLiMS 26
5 Definisi use case pengayaan fitur laporan 30
6 Nama kelas data untuk pengayaan fitur laporan 37
7 Responden pengujian pengayaan fitur laporan 42
8 Pengujian pengayaan fitur laporan 43
9 Matriks manajemen sirkulasi jenis pemustaka 45
10 Pengaturan pembagian hak otoritas bagian Perpustakaan President
University 46
11 Pengaturan operator pemakai SLiMS Perpustakaan President University 47
12 Pengaturan lokasi kepemilikan koleksi 47
13 Pengaturan tipe jenis koleksi 48
14 Pengaturan materi koleksi berdasarkan General Material Designation (GMD) 48 15 Perbandingan proses pembuatan laporan sistem lama dan pengayaan
fitur laporan SLiMS 50
DAFTAR GAMBAR
1 Struktur organisasi Perpustakaan President University 8
2 Metode prototipe 9
3 Diagram alir penelitian 16
4 Modul-modul SLiMS 22
5 Disain tampilan pengayaan fitur laporan tahap 1 28 6 Disain tampilan pengayaan fitur laporan tahap 2 28 7 Aktor yang berinteraksi dalam sistem pengayaan fitur laporan 30
8 Diagram use case pengayaan fitur laporan 33
9 Diagram Activity pengayaan fitur laporan 34
10 Diagram sekuen login 35
11 Diagram sekuen mengelola laporan 35
12 Diagram class pengayaan fitur laporan 36
DAFTAR LAMPIRAN
1 Pertanyaan wawancara 54
2 Tampilan lengkap laporan dipilih export to pdf 56 3 Tampilan lengkap laporan dipilih export to excel 58
4 Pengujian sistem pengayaan fitur laporan 59
5 Hasil proses migrasi data anggota pada SLiMS 60
6 Manajemen sirkulasi pada SLiMS 61
7 Halaman login 61
8 Pembagian hak otoritas pada bagian perpustakaan 62
9 Lokasi kepemilikan koleksi 62
10 Tipe jenis koleksi 63
11 General Material Designation (GMD) 63
12 Panduan instalasi program pengayaan fitur laporan ke SLiMS 64
1 PENDAHULUAN
LatarBelakang
Perkembangan dunia teknologi informasi telah berdampak terhadap perubahan dalam kehidupan manusia. Perkembangan teknologi informasi dengan pemanfaatannya telah memberikan perubahan-perubahan yang merambah ke berbagai bidang, antara lain pada dunia perpustakaan pun saat ini sangat tergantung dengan teknologi informasi karena terdapatnya manfaat akibat pemakaian sistem informasi perpustakaan.
Sistem informasi perpustakaan telah membuat semua kegiatan perpustakaan menjadi terpadu dan saling terkoneksi. Oleh karena itu sistem informasi perpustakaan sebagai salah satu sistem harus mempunyai tujuan jangka panjang dan sasaran jangka pendek yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang cepat berupa laporan yang dihasilkan dari pemrosesan data.
Peran manajer perpustakaan pada saat ini dan di masa mendatang dituntut untuk mengetahui perkembangan informasi yang dapat diakses melalui media telekomunikasi. Profesionalisme manajer perpustakaan berperan dalam menentukan keberhasilan strategi yang dibantu dengan sistem informasi karena akan memudahkan kegiatan dari seluruh proses bisnis yang ada, antara lain: proses bisnis bagian pengadaan, pengolahan bahan pustaka, inventarisasi/stock opname, sirkulasi bahan pustaka yang mencakup: peminjaman, perpanjangan dan pengembalian buku, administrasi keanggotaan serta kebutuhan informasi pada level operasional dan level manajemen.
Sistem informasi perpustakaan dapat digunakan sebagai alat bantu pada setiap proses bisnis perpustakaan untuk memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi. Hal ini dapat disajikan kapan saja diperlukan karena dapat merealisasikan bagaimana semua aktivitas terlibat, berhubungan erat, dan saling ketergantungan.
Perpustakaan President University merupakan jenis perpustakaan universitas yang menyediakan koleksi untuk kebutuhan civitas akademik. Seluruh civitas akademik otomatis menjadi anggota perpustakaan/pemustaka. Mereka dapat meminjam koleksi untuk dibawa pulang, membaca ataupun menyelesaikan tugasnya dalam perpustakaan.
Saat ini Perpustakaan President University sudah menjalankan sebuah sistem informasi perpustakaan yang berbasiskan web dengan nama PUSAKA SUTEKI sejak tahun 2003. Sistem ini memiliki banyak kendala ketika sistem tersebut digunakan. Sementara itu Kepala Perpustakaan President University memandang perlu mengetahui tingkat produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perpustakaan. Oleh karena itu kebutuhan laporan yang memadai yang dihasilkan sistem informasi perpustakaan yang dipakai harus optimal dan diandalkan.
sistem baru akan membutuhkan waktu panjang dan biaya tinggi karena harus mampu memenuhi seluruh proses bisnis perpustakaan.
Dengan demikian pengembangan sistem informasi perpustakaan sangat diharapkan agar menunjang kelancaran proses proses bisnis yang dilakukan secara day to day dan membantu kepala perpustakaan dalam pemecahan masalah yang dihadapi di lingkungannya. Penerapan SliMS di Perpustakaan President Univesity diharapkan mampu memecahkan permasalahan yang ada.
SLiMS merupakan sebuah sistem berlisensi open source software, dengan demikian dalam proses penggunaannya sudah tentu memiliki kelebihan dan kelemahan. Pengguna SLiMS sudah banyak pemakainya antara lain digunakan oleh berbagai perpustakaan di Indonesia, seperti yang di tampilkan dalam web resmi SLiMS yaitu pada http://slims.web.id/web/?q=node/36 terdapat 389 perpustakaan yang sudah memanfaatkan SliMS. Adapun penggunaannya lebih banyak untuk sarana penelusuran online yaitu pemanfaatan Online Public Access Catalogue (OPAC), juga digunakan sebagai sistem pengelolaan database koleksi repositori institusi seperti: koleksi skripsi, tesis dan disertasi serta indeks jurnal secara digital.
Kemudian Perpustakaan President University memandang bahwa fitur laporan dalam SLiMS merupakan bagian terpenting sebagai keputusan manajemen untuk melihat kinerja perpustakaan. Terdapat fitur-fitur laporan yang disediakan oleh SliMS. Untuk memenuhi kebutuhan Perpustakaan President University diperlukan pengayaan fitur laporan yaitu menambah fitur laporan baru untuk mengukur kinerja perpustakaan. Dengan alasan tersebut maka penelitian ini dilakukan yaitu menerapkan SliMS di Perpustakaan President University dan pengayaan fitur laporan yang sesuai dengan kebutuhan pada Perpustakaan President University sehingga dapat digunakan lebih optimal dan menjadi acuan bagi perpustakaan universitas lainnya yang membutuhkan pengembangan sistem informasi perpustakaan menggunakan SLiMS.
Perumusan Masalah
1. Bagaimana penerapan sistem informasi manajemen SliMS dilakukan di Perpustakaan President University.
2. Bagaimana pengayaan fitur laporan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan proses bisnis yang dikerjakan di Perpustakaan President University.
Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah untuk:
1. Mengkaji fitur-fitur SLiMS untuk disesuaikan dengan kebutuhan di Perpustakaan President University.
3. Menerapkan SLiMS yang sudah dilengkapi dengan pengayaan fitur laporan di Perpustakaan President University.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah untuk:
1. Tersedianya sistem informasi perpustakaan yang dapat membantu manajemen membuat kebijakan dan keputusan perpustakaan.
2. Terpenuhinya dan terlaksanannya seluruh proses bisnis manajemen perpustakaan secara komprehensif.
3. Terciptanya manajemen perpustakaan yang modern dan pelayanan yang profesional.
4. Terlaksananya tata kelola manajemen perpustakaan yang transfaran, responsif, akuntabel dan partisipatif di Perpustakaan President University.
5. Memperkaya fitur laporan SliMS dengan menerapkan standar ISO 11620 untuk mengukur kinerja perpustakaan.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi oleh keterbatasan waktu, tenaga dan biaya, maka penelitian ini terbatas pada:
1. Penelitian ini dilakukan terhadap SLiMS versi cendana.
2. Pengayaan fitur laporan sesuai dengan standar ISO 11620 yaitu melakukan penambahan laporan kinerja perpustakaan disesuaikan dengan modul-modul yang telah dilakukan prosesnya pada SLiMS.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan, saling terkait satu sama lain untuk mencapai sebuah tujuan yang sama (Sutabri 2004). Sistem informasi berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Selain itu sisteminformasi dapat pula membantu manajer dalam menganalisa masalah, membuat masalah-masalah kompleks dan menciptakan produk-produk baru (Husein dan Wibowo 2006).
Dalam sudut pandang bisnis sistem informasi adalah pemecahan masalah manajemen dan organisasi berlandaskan pada teknologi informasi untuk menghadapi tantangan dari lingkungannya. Para manajer berusaha menemukan jawaban atas pertanyaan bisnisnya dengan sistem informasi namun pada situasi lain komputer tidak bisa digunakan untuk hal tersebut. Aplikasi sistem informasi dalam proses manajemen akan meningkatkan kemampuan dalam membuat keputusan-keputusan dan meningkatkan berbagai peran manajerial.
Sistem informasi memberikan efisiensi bagi organisasi karena mendorong fungsi manajemen berjalan sesuai dengan rencana waktu yang ditetapkan dalam mencapai target organisasi dengan waktu yang telah ditentukan sehingga dapat dihindari pembesaran biaya operasi. Selain itu sistem informasi bertujuan sebagai landasan pimpinan dalam pengambilan keputusan meningkatkan kinerja organisasi yang memiliki sasaran yaitu menyediakan informasi tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran, dapat dipercaya, jelas dan fleksibel serta mengefektifkan proses pengambilan keputusan dengan konsisten serta membebaskan pimpinan dan staf dari kegiatan mengolah data atau informasi, sehingga kesediaan waktu akan meningkat untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen (Masyhudzulhak 2012).
Sistem informasi perpustakaan merupakan proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi dengan maksud memberikan data kepada pengguna untuk dasar pengambilan keputusan. Sebuah sistem apapun harus dibuat berdasarkan dari proses bisnis yang ada karena hal itu yang sebenarnya dibutuhkan, sehingga jika ada sebuah sistem yang dibuat bukan berdasarkan kebutuhan maka prosentase keberhasilannya semakin kecil dan dapat mempengaruhi kualitas informasi yaitu relevan, akurat, tepat waktu (Sutabri 2004), ekonomis, efisien dan dapat dipercaya (Bin-Ladjamudin 2005). Dengan memanfaatkan sistem informasi perpustakaan maka setiap bagian proses bisnis perpustakaan menjadi terhubung walaupun dengan lintas bidang kegiatan yang berbeda pada setiap proses bisnis masing-masing.
Senayan Library Management System (SLiMS)
dapat digunakan oleh perpustakaan besar dan kecil. Pengembangan SLiMS pun lebih efektif karena dalam proses upgrade pengembangan sistem telah dikerjakan oleh masyarakat komunitas pecinta open source dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. SLiMS ini dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai kegiatan dalam suatu perpustakaan.
SLiMS memiliki modul sirkulasi yang digunakan untuk melakukan proses layanan pemustaka dalam memberikan transaksi peminjaman, perpanjangan dan pengembalian buku. Sudah hampir satu dekade SLiMS dikenal masyarakat perpustakaan Indonesia dan versi SLiMS sudah dirilis mulai dari versi Senayan-stable1 dan versi cendana sampai saat ini. Adapun pemakaian fitur transaksi sirkulasi lengkap untuk digunakan pada perpustakaan universitas baru dirilis pada versi meranti (Senayan-Stable5). Pemanfaatan modul sirkulasi ini masih jarang digunakan oleh perpustakaan terutama perpustakaan universitas.
SLiMS mampu menjalankan fungsi administrasi yang ada di perpustakaan dan dapat membantu pihak manajemen karena kegiatan-kegiatan ini dilakukan oleh fitur-fitur yang tersedia pada SLiMS (Hakim 2011). Sebagai sistem informasi perpustakaan, SLiMS mampu menjawab kebutuhan kegiatan operasional perpustakaan dengan menyediakan modul-modul sistem program. Menurut Senayan Developer Community (SDC), modul yang disediakan SLiMS mencakup hal sebagai berikut:
1. Modul bibliografi merupakan modul untuk mengelola koleksi perpustakaan.
2. Modul Membership merupakan modul yang mengelola anggota perpustakaan (Biodata anggota) sebagai pengguna koleksi.
3. Modul Sirkulasi versi meranti sudah dapat digunakan pada perpustakaan universitas yaitu modul untuk peminjaman, perpanjangan dan pengembalian buku yang dipinjam.
4. Modul Laporan mencakup laporan koleksi, keanggotaan dan transaksi, merupakan modul yang mengelola laporan-laporan yang dibutuhkan.
5. Modul Stock Opname (inventarisasi dan penyiangan buku) merupakan modul yang mengelola kegiatan inventarisasi koleksi, antara lain untuk mengetahui koleksi hilang, rusak, out of date terbitannya yang selanjutnya disarankan untuk dimutakhirkankoleksinya.
6. Modul Opac (Online Public Access Catalog) merupakan modul temu kembali koleksi dan sarana penelusuran bagi pencari koleksi diperpustakaan.
7. Modul Aturan Peminjaman merupakan modul yang mengelola informasi perpustakaan dan aturan-aturan perpustakaan.
8. Modul Administrasi Pengguna/Hak akses Pustakawan merupakan modul yang mengelola staf perpustakaan dengan fungsi dan tanggungjawabnya masing-masing. 9. Modul Pengunjung; Pinjam kunci loker dan pencatatan buku tamu, merupakan
modul yang mengelola pengunjung yang masuk ke perpustakaan.
10. Modul Serial Kontrol merupakan modul untuk mencatat jurnal dan majalah.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
penunjang lainnya berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Tugas dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses Tri Dharma Perguruan Tinggi; pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Basuki, 1991).
Menurut Depdiknas (2004) tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1) mengembangkan koleksi; 2) mengolah informasi; 3) merawat bahan perpustakaan; 4) memberikan layanan, serta 5) melaksanakan administrasi perpustakaan. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan sistem administrasi dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan di perguruan tinggi. Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi; Perpustakaan merupakan sumber belajar para civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi; Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pemustaka.
3. Fungsi Riset; Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi; Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi; Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya; civitas akademika.
6. Fungsi Deposit; Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh civitas akademika dari perguruan tingginya.
Perpustakaan President University
pendidikan ilmu perpustakaan, dengan tiga orang staf berlatar belakang pendidikan non perpustakaan.
Perpustakaan President University merupakan jenis perpustakaan universitas yang menyediakan koleksi untuk kebutuhan civitas akademika, dengan melayani sebelas program studi terdiri atas: Program Studi Akuntansi, Manajemen, Komunikasi, Hukum, Hubungan Internasional, Administrasi bisnis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi, Teknik Industri, Teknik Elektro dan Teknik Mesin. Seluruh civitas akademik otomatis merupakan anggota Perpustakaan President University dan diperbolehkan meminjam koleksi untuk dibawa pulang.
Perpustakaan President University menggunakan sistem informasi perpustakaan dimulai pada tahun 2003 dengan menerapkan sistem PUSAKA SUTEKI berbasis web yang dibeli dari vendor sampai sekarang. Sampai saat ini sistem tersebut belum dilakukan evaluasi kinerjanya.
Komponen Sistem Informasi di Perpustakaan President University
O’Brien (2003) mengatakan bahwa sistem informasi adalah kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, Jaringan dan data yang mengumpulkan, mentransformasikan dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan sistem informasi untuk berkomunikasi dengan yang lain dengan menggunakan perangkat fisik (hardware), instruksi dan prosedur proses informasi (software), jalur komunikasi (network), data yang disimpan (data resources) pada setiap peradaban. Penjabaran komponen sistem informasi di Perpustakaan President University:
a. Manusia
Manusia (brainware) adalah pemustaka; mahasiswa, dosen, staf, civitas akademik yang menggunakan sistem informasi. Pustakawan termasuk dalam manusia yang memasukan data ke dalam sistem sehingga menjadi informasi yang berguna. Jajaran pengambil keputusan; wakil rektor, dekan, kepala program studi dan kepala biro sebagai pemberi persetujuan dalam pengembangan perpustakaan dan bagian IT sebagai komponen manusia yang merancang dan memelihara sistem informasi. b. Perangkat Keras
Perangkat keras (hardware) yang dimiliki terdiri atas dua puluh unit komputer untuk sarana penelusuran informasi dan satu unit komputer untuk mengisi data kunjungan pemustaka, empat unit komputer staf perpustakaan untuk melakukan input data, satu printer warna sebagai sarana pencetakan laporan dan satu scanner untuk memindahkan citra fisik ke dalam bentuk digital. Komponen perangkat keras lainnya adalah satu unit server sebagai penyimpanan perangkat lunak dan data koleksi perpustakaan.
c. Perangkat Lunak
d. Jaringan
Jaringan yang dimiliki adalah jaringan internet dan hostspot wifi yang dapat dimanfaatkan pemustaka melakukan penelusuran secara remote untuk mengakses informasi koleksi perpustakaan.
e. Data
Data yang dimiliki terdiri atas: koleksi buku, jurnal, skripsi, tesis, prosiding, ebooks dan CD ROM.
Untuk menjalankan proses bisnis pada Perpustakaan President University, terdapat tiga bagian proses bisnis perpustakaan adalah bagian pengadaan, pengolahan, dan sirkulasi. Bagian pengadaan bertugas melakukan pengajuan koleksi baru dan mencari informasi buku baru dan katalog penerbit. Bagian pengolahan bertugas untuk melaksanakan kegiatan pengolahan koleksi; buku, skripsi, jurnal sebelum dilayankan kepada pemustaka. Bagian sirkulasi bertugas memberikan layanan informasi, melakukan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku. Adapun pihak-pihak yang terlibat dengan bagian perpustakaan seperti dilihat pada Gambar 1.
Bagian Pengolahan
Bagian Sirkulasi
Bagian Pengadaan Wakil Rektor I
Bidang Akademik
Kepala Biro Pengembangan
Kepala Perpustakaan
Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan President University
Metode Pengembangan Sistem
Metode prototipe dapat digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pengguna kepada pengembang perangkat lunak (Rosa dan Shalahuddin 2013). Sommerville (2011) menyatakan bahwa sebuah prototipe adalah sebuah versi awal dari sistem perangkat lunak yang digunakan untuk memperlihatkan konsep, mencoba pilihan rancangan dan menemukan masalah dan kemungkinan pemecahannya.
Adapun metode prototipe yang digunakan berdasarkan prototipe Pressman seperti dilihat pada Gambar 2.
Communication Quick Plan
Modeling Quick Design
Construction of Prototype Deployment
Delivery & Feedback
Gambar 2 Metode Prototipe (Pressmen, 2010) 1. Communication
Pada tahap komunikasi tim pengembang perangkat lunak melakukan pertemuan dengan para pengguna atau stakeholder untuk menentukan kebutuhan perangkat lunak yang saat itu yang diketahui dan untuk menggambarkan area-area lebih jauh dalam mendefinisikan kebutuhan dengan melakukan iterasi kembali.
2. Quick Plan
Perencanaan iterasi pembuatan prototipe dilakukan secara cepat. 3. Modeling Quick Design
Pemodelan dilakukan dalam bentuk rancangan cepat. Pembuatan rancangan cepat berdasarkan pada representasi aspek-aspek perangkat lunak yang akan terlihat oleh para end user, misalnya: rancangan antarmuka pengguna atau format tampilan.
4. Construction of Prototype
5. Deployment Delivery & Feedback
Prototipe yang dibangun kemudian diserahkan kepada para stakeholder untuk mengevaluasi prototipe yang telah dibuat sebelumnya dan memberikan umpan-balik yang akan digunakan untuk memperbaiki spesifikasi kebutuhan. Iterasi terjadi saat pengembang melakukan perbaikan terhadap prototipe tersebut.
Membangun Model Sistem
Prototipe yang dibangun menggunakan pemodelan sistem Unified Modeling Language (UML). UML adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan disain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.
Use Case
Use case adalah menggambarkan fungsionalitas sistem dari perspektif pengguna (Bennett et al. 2010). Diagram Use Case digunakan untuk mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang akan dibuat dan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut, sehingga mudah dipahami dan ramah digunakan oleh pemakai sistem.
Diagram Sekuen
Diagram sekuen digunakan untuk menunjukkan aliran fungsionalitas dalam use case yang disusun berdasarkan urutan waktu. Membaca diagram sekuen mulai dari atas ke bawah. Setiap diagram sekuen mempresentasikan suatu aliran dari setiap use case yang dimiliki.
Diagram Class
Diagram Class mengambarkan jenis-jenis objek dalam sistem dan berbagai macam hubungan statis yang terdapat diantara mereka (Fowler 2005). Diagram class digunakan untuk komunikasi antara aplikasi dengan basis data (Marlinda et al. 2013). Kelas mengandung informasi dan tingkah laku (behavior) yang berkaitan dengan informasi tersebut. Dalam sebuah kelas terdapat tiga bagian antara lain: pertama, nama kelas, kedua, anggota kelas yang memuat informasi atau atribut, ketiga, operasi atau metode dari sebuah kelas yang menunjukkan tingkat laku yang disediakan oleh kelas.
Diagam Activity
akan membuat diagram activity menjadi peranti yang bagus untuk aliran kerja dan pemodelan proses.
Teknik dan Peralatan Penelitian
Teknik pengumpulan data penelitian dilakukan dengan cara wawancara, studi literatur, studi dokumentasi yang dimiliki terkait sistem informasi manajemen, observasi sistem (Rosa dan Shalahuddin 2013) kepada responden untuk mengambil data yang dibutuhkan. Hal-hal yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul, mempelajari sistem yang diusulkan dan modifikasi.
Data yang diperoleh dikumpulkan untuk dikelompokkan ke dalam kategori-kategori kebutuhan sistem berdasarkan kebutuhan yang ditemui, antara lain: kebutuhan fungsional, pengembangan dan kebutuhan tambahan yaitu apabila belum tercakup dari kebutuhan sistem yang ada (Rosa dan Shalahuddin 2013).
Alat pengukuran analisis data pengayaan fitur laporan menggunakan rumus dari pengukuran kinerja perpustakaan menurut buku pedoman Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI, 2005), antara lain:
a. Circulation perCapita (Sirkulasi per Kapita)
Sirkulasi per Kapita adalah mengukur jumlah item yang disirkulasikan oleh perpustakaan terhadap populasi yang wajib dilayani sebagai pemustaka. Rumus untuk mendapatkan angka Circulation perCapita adalah:
��� = �� ��
Keterangan :
CpC = Circulation perCapita (Rata-rata jumlah buku yang dipinjam oleh setiap orang selama 1 tahun)
AC = Annual Circulation (jumlah sirkulasi setahun) JP = Jurisdiction Population (jumlah populasi)
b. Library Visit perCapita (Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita)
Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita adalah jumlah pemakai yang datang atau berkunjung ke perpustakaan selama satu tahun. Rumus untuk mendapatkan angka Library Visit perCapita adalah:
���� = ��� �� Keterangan :
c. Registration as a Percentage of Population
Persentase anggota yang terdaftar sebagai pemustaka aktif adalah persentase civitas akademik yang mendaftar kembali dirinya untuk mendapatkan fasilitas peminjaman. Rumus untuk mendapatkan angka Registration as a Percentage of Population adalah:
��� = (��)
�� ���� %
Keterangan :
RPP = Persentase anggota yang terdaftar sebagai pengguna aktif perpustakaan terhadap populasi civitas akademik yang wajib dilayani.
LR = Library Registration (Jumlah anggota yang terdaftar sebagai pemakai aktif di perpustakaan)
JP = Jurisdiction Population (jumlah populasi)
d. Annual Circulation (Sirkulasi Tahunan)
Sirkulasi tahunan atau jumlah koleksi yang dipinjam selama satu tahun adalah total koleksi yang dipinjam selama satu tahun. Data dihitung bila koleksi yang dipinjam oleh pemustaka keluar perpustakaan. Sirkulasi tahunan berisi informasi data jumlah peminjaman dan pengembalian dan jumlah koleksi yang dipinjam saat ini.
e. Visitor perYear (Pengunjung Tahunan)
Jumlah pengunjung selama satu tahun (Annual Number of Library Visits) adalah jumlah total kunjungan pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan selama satu tahun. Data pengunjung selama satu tahun ini berisi informasi jumlah pengungjung perpustakaan selama tahun dikelompokkan sesuai dengan jenis keanggotaannya.
f. Membership Report
Populasi atau jumlah civitas akademik di perpustakaan perguruan tinggi secara otomatis menjadi anggota perpustakaan. Anggota perpustakaan merupakan populasi pemakai potensial. Membership report berisi informasi jumlah tambahan CIVA saat ini, jumlah anggota yang aktif/registrasi, jumlah anggota menurut jenis keanggotaan dan total anggota yang aktif/registrasi.
g. Growing of Collection
Informasi dari Growing of collection adalah jumlah koleksi yang diterima diperpustakaan sesuai dengan kelompok pemiliknya yaitu berdasarkan pada program studi dengan dilengkapi jumlah judul dan eksemplar.
Penerapan Sistem
disetujui, serta menguji, menginstal dan memulai penggunaan sistem yang baru (Sutabri 2004:92). Alter (1996) berpendapat bahwa penerapan sistem merupakan proses menempatkan sebuah sistem ke dalam operasi di organisasi. Fase ini dimulai ketika software diuji berjalan di komputer. Aktifivitas yang termasuk dalam implementasi adalah: perencanaan, pelatihan pengguna, konversi ke sistem baru dan menindaklanjuti untuk memastikan sistem dapat dioperasikan sebagaimana yang seharusnya.
Dalam proses penerapan sistem, terdapat bagian-bagian kunci yang terlibat, yaitu: pengguna yang terlibat langsung dalam sistem, pengembang sistem dan manajemen perusahaan (Vladimir 1998). Dengan demikian penerapan sistem baru sangat memerlukan kerjasama dan dengan alasan kuat atau yang sangat memungkinkan mengapa sistem lama diganti, walaupun terdapat sebuah perasaan kehilangan pemakaian sistem lama untuk mendapatkan kemudahan dalam melakukan proses bisnis perpustakaan. Rosa dan Shalahuddin (2013), mengatakan bahwa kualitas sistem dinilai dari segi kepuasan pengguna terhadap sistem yang digunakan. Kepuasan pengguna menandakan adanya penerimaan sistem.
Dalam peralihan sistem lama ke sistem baru dengan tujuan melakukan penghentian penggunaan sistem lama dan memulai penggunaan sistem baru (Sutabri, 2004). Pendekatan yang dilakukan melalui pendekatan sebagai berikut:
1. Percontohan (Pilot), adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
2. Pendekatan Bertahap (Phased) yaitu sistem baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu. Data-data koleksi Buku, Skripsi, Jurnal secara bertahap dilakukan migrasi data. Selanjutnya data anggota (mahasiswa, dosen dan staf) dan kebutuhan data modul sistem dari sistem lama seperti manajemen sirkulasi dan hak akses user. 3. Pendekatan Paralel (Parallel) yaitu sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa menyeluruh, agar memberikan pengamanan dari kegagalan karena sumber daya yang dimiliki harus dipertahankan.
4. Pendekatan Serentak (Immediate) adalah beralih dari sistem lama ke sistem baru pada suatu hari tertentu.
Migrasi Data
Migrasi data adalah suatu proses untuk memindahkan data dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain. Tempat penyimpanan yang dimaksud dapat berupa tempat penyimpanan fisik; antar direktori, komputer, jaringan, dan lain-lain, maupun logic; antar DBMS atau spreadsheet. Migrasi data adalah istilah ilmu komputer yang digunakan untuk proses memindahkan atau mentranformasikan data dari suatu konteks ke konteks lainnya yang berbeda. Konteks tersebut dapat berupa bentuk/struktur data, format data, platform teknologi, ataupun lokasi (http://id.wikipedia.org/wiki/Migrasi_data).
Migrasi data dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu:
2) Impor adalah fasilitas migrasi yang berada di tempat penyimpanan baru meminta data ke tempat penyimpanan lama yang dipilihnya.
Tempat penyimpanan yang dimaksud adalah berupa spreadsheet ataupun Database Management System (DBMS) pada satu komputer saja. Migrasi data dapat dilakukan melalui fasilitas yang langsung disediakan oleh platform spreadsheet atau DBMS tertentu, dapat pula melalui perangkat sistem dengan fungsi tertentu yang dapat diperoleh secara gratis (free downloadable) ataupun yang harus dibeli.
Alasan Pelaksanaan Migrasi Data
Alasan seseorang atau suatu perusahaan melakukan migrasi data dapat bermacam- macam, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Mengganti tempat penyimpanan fisik karena kapasitas untuk tempat penyimpanan yang lama sudah terpakai semua, atau tempat penyimpanan lama dikhawatirkan sudah hampir rusak dan lain-lain.
2. Mengganti tempat penyimpanan logik karena performansi DBMS yang sedang dipakai saat ini sudah kurang mampu membantu pengaturan dan pencarian informasi dari data yang ada.
Kegunaan Migrasi Data
3 METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran
Sistem informasi manajemen memungkinkan pemrosesan data dan laporan dengan cepat. Para manajer saat ini dan di masa datang dituntut untuk mengetahui perkembangan informasi yang dapat diakses dari media telekomunikasi. Hal ini merupakan tantangan bagi organisasi seperti perpustakaan untuk bagaimana bersikap dan bertindak. Penerapan sistem informasi manajemen di perpustakaan digunakan sebagai pemecahan masalah manajemen dan organisasi berdasarkan pada teknologi informasi untuk menghadapi tantangan dari lingkungannya. Mengatasi permasalahan kompleksitas tersebut pimpinan organisasi membutuhkan data dan informasi sebagai landasan mengatasi perubahan-perubahan internal dan eksternal. Melalui pendekatan sistem informasi dapat memudahkan dan mengatasi masalah akibat perubahan-perubahan internal dan eksternal tersebut.
Penggunaan sebuah sistem informasi manajemen perpustakaan memerlukan biaya yang cukup besar, maka untuk memilih sebuah sistem harus selektif agar efektif dan efisien, user friendly dan seiring dengan kemajuan teknologi informasi. Perpustakaan President University memilih SLiMS sebagai sebuah sistem perpustakaan yang bisa menjawab kebutuhan proses bisnis perpustakaan dan tentunya cocok dengan anggaran dan biaya yang kecil, efektif dan efisien serta user friendly. Berkaitan dengan hal tersebut untuk selanjutnya dilakukan pengkajian terhadap SLiMS agar dapat digunakan oleh Perpustakaan President University.
Hasil dari pengkajian SLiMS kemudian dilakukan pengayaan fitur-fitur laporan yaitu menambah laporan-laporan yang tidak tersedia pada SLiMS dengan membuat fitur laporan yang cocok dari hasil proses bisnis Perpustakaan President University. Pengayaan fitur laporan ini menerapkan standar ISO 11620 untuk mengukur kinerja perpustakaan dan mengikuti buku pedoman pengukuran kinerja perpustakaan untuk perguruan tinggi (FPPTI). Laporan yang dihasilkan dari pengayaan fitur laporan SLiMS ini akan digunakan oleh kepala perpustakaan dalam merencanakan program kerja perpustakaan di masa mendatang.
Metode penelitian pengayaan fitur laporan yang digunakan adalah prototipe Pressman (2010) meliputi tahap-tahapan sebagai berikut: komunikasi, perencanaan cepat, disain model cepat, membangun prototipe dan menyebarkan umpan balik prototipe. Selanjutnya di lakukan ujicoba dengan menggunakan metode black box. Kemudian langkah finalnya adalah menerapkan SLiMS di Perpustakaan President University.
Layout Penelitian
Mulai Analisis Kebutuhan
Pengkajian SLIMS
Pengayaan Fitur Laporan Prototipe
Evaluasi Sistem dan Uji Coba
Penerapan Sistem Selesai Migrasi Data
Gambar 3 Diagram alir penelitian
Analisis Kebutuhan
Sistem informasi dapat dikembangkan guna melayani keperluan informasi untuk pengambilan keputusan. Dalam pengembangan sistem ini diperlukan proses analisis kebutuhan sistem.
Selanjutnya data yang diperoleh dikumpulkan untuk dikelompokkan ke dalam kategori-kategori kebutuhan sistem berdasarkan kebutuhan yang ditemui, antara lain: kebutuhan fungsional, pengembangan dan kebutuhan tambahan yaitu apabila belum tercakup dari kebutuhan sistem yang ada.
Pengkajian SLiMS
Pengkajian SLiMS dilakukan dengan observasi ke dalam sistem untuk mendapatkan keputusan kelayakan sistem yang akan digunakan oleh Perpustakaan President University. Observasi tersebut dilakukan ke dalam sistem dengan terlibat langsung untuk mengkaji bagaimana sistem berjalan dan menghasilkan gambaran permasalahan yang sudah ditemui dalam wawancara sebelumnya. Observasi yang dilakukan adalah melakukan penelitian terhadap modul-modul yang tersedia dalam sistem secara tepat dan dapat dicapai oleh sistem itu yaitu kriteria kinerja sistem untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang dikerjakan.
Langkah-langkah Pengkajian SLiMS ini adalah: 1) Mempelajari modul-modul SLiMS.
2) Membuat matriks ketersedian sistem sesuai dengan kategori analisis kebutuhan sistem.
3) Mengkaji fitur-fitur modul laporan SliMS.
Pengayaan Fitur Laporan
Pengayaan fitur laporan dilakukan untuk menjawab kebutuhan kepala perpustakaan dalam menjawab kebutuhan informasi yang diperlukan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan strategi perpustakaan masa mendatang. Oleh karena itu modul laporan SLiMS akan dilakukan pengayaan dengan menambahkan fitur yang belum dimiliki SLiMS melalui tahapan prototipe Pressman, sebagai berikut:
1. Komunikasi
Berhubungan dengan wawancara yang dilakukan dalam mengumpulkan data analisis kebutuhan. Wawancara dilakukan kepada responden yaitu atasan terkait; Kepala Biro Pengembangan. Bersama-sama mendiskusikan dan mendefinisikan format seluruh kebutuhan sistem dan pengayaan fitur laporan.
2. Perencanaan Cepat
3. Perancangan Model yang Cepat
Merancang model dengan membuat perancangan sistem tampilan cepat yang akan digunakan oleh pengguna berupa perancangan interface yang terlihat dalam layar untuk menampilkan penyajian laporan yang dibutuhkan kepala perpustakaan. Kemudian untuk memudahkan pengembangan fitur laporan ini dilakukan dengan cara membuat tata letak antar muka pengayaan fitur laporan atau format tampilan keluaran yang mudah dilihat pengguna. Perancangan interface mengarah ke dalam pengembangan prototipe.
4. Membangun Prototipe
Membangun prototipe dengan model UML menggunakan diagram use case, diagram activity, diagram sekuen dan membuat relasi tabel pada basis data SLiMS untuk memudahkan membuat query data pengayaan fitur laporan.
5. Memberikan Umpan Balik
Prototipe yang dibangun kemudian diserahkan kepada perpustakaan dan ditunjukkan kepada atasan terkait untuk dievaluasi prototipe yang telah dibuat sebelumnya dan diharapkan memberikan umpan-balik yang akan digunakan untuk memperbaiki spesifikasi kebutuhan fitur laporan.
.
Evaluasi Sistem dan Uji Coba
Evaluasi ini dilakukan oleh kepala perpustakaan dengan bagian-bagian proses bisnis perpustakaan, apakah prototipe yang sudah dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan laporan perpustakaan. Jika masih ditemukan kekurangan prototipe direvisi. Fitur laporan prototipe harus melewati uji coba untuk dites menggunakan metode black box. Kemudian melakukan proses migrasi data ke dalam sistem untuk mengukur hasil uji coba dengan data sebenarnya. Selanjutnya setelah fitur laporan sudah lengkap dan sesuai yang direncanakan dalam analisis kebutuhan maka fitur laporan ini siap untuk digunakan dan diterapkan dalam sistem perpustakaan.
Migrasi Data
Proses migrasi data yang dilakukan dengan cara ekspor dan impor data sebagai berikut:
1) Ekspor data dilakukan untuk memindahkan data dari sistem lama dalam format excel. Modifikasi akan dilakukan terhadap file hasil impor sehingga bisa digunakan untuk file impor ke dalam SLiMS.
2) Impor data dilakukan untuk memindahkan data lama ke dalam sistem baru. Modul impor yang digunakan adalah modul impor yang tersedia pada modul bibliografi. 3) Memindahkan data dari seluruh modul kebutuhan sistem data lama untuk diterapkan
a. Manajemen sirkulasi sesuai dengan aturan yang berjalan.
b. Manajemen operator/staf dan hak akses setiap bagian perpustakaan. c. Lokasi kepemilikan koleksi sesuai dengan program studi.
d. Tipe-tipe koleksi yang dimiliki.
e. Jenis bahan koleksi berdasarkan GMD dan tipe-tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan.
Penerapan Sistem
Dalam penerapan sistem penelitian ini yang dilakukan adalah melakukan instalasi sistem, kemudian memulai penggunaan pengayaan fitur laporan yang baru dan dilakukan peralihan sistem lama ke sistem baru. Dalam peralihan sistem lama ke sistem baru dengan tujuan melakukan penghentian penggunaan sistem lama dan memulai penggunaan sistem baru. Pendekatan yang dilakukan dengan pendekatan paralel yaitu sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa menyeluruh, agar memberikan pengamanan dari kegagalan karena sumber daya yang dimiliki harus dipertahankan.
Penerapan sistem ini menghasilkan laporan berisi pedoman mengenai petunjuk pengoperasian sistem dan jangka waktu pengoperasian sistem yang dapat diterapkan untuk dapat dioperasikan sistem SLiMS tersebut. Kemudian melakukan perbandingan proses pembuatan laporan kinerja perpustakaan sistem manual dengan sistem pengayaan fitur laporan SLiMS.
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan
Berdasarkan wawancara dengan bagian perpustakaan yang terkait proses bisnis di perpustakaan yaitu bagian pengolahan, bagian sirkulasi dan bagian teknis komputer perpustakaan untuk mengumpulkan informasi mengenai jalannya sistem informasi perpustakaan yang dipakai selama ini. Adapun pertanyaan wawancara dapat dilihat pada Lampiran 1. Informasi yang diperoleh dibuat kategori kebutuhan sistem seperti pada Tabel 1.
Tabel 1 Kategori analisis kebutuhan sistem
Kategori Sistem
Deskripsi Bagian Proses
Bisnis
Fungsional Penambahan laporan kinerja perpustakaan Kepala
Perpustakaan, Kepala Biro Pengembangan Membuat laporan kinerja setiap staf Kepala
Perpustakaan, Kepala Biro Pengembangan Pengembangan Modul Stock Opname Bagian Pengolahan
Menambahkan tipe jenis koleksi Bagian Pengolahan Menambahkan otoritas sistem untuk hak
akses user sesuai dengan bagian proses bisnis perpustakaan
Bagian Sistem Informasi Field database ID Member dapat di edit Bagian Sirkulasi Pencatatan kunjungan perpustakaan (Visitor) Bagian Sirkulasi Penambahan bahasa pengantar Bagian Sirkulasi Penambahan pengelolaan koleksi Audio
Visual
Bagian Pengolahan Modul khusus pemustaka mengetahui
pinjaman buku
Bagian Sirkulasi Tagihan keterlambatan buku dipinjam Bagian Sirkulasi Pengembalian buku dengan Id buku Bagian Sirkulasi Fitur peminjaman harus menampilkan buku
yang dipinjam
Bagian Sirkulasi
Tambahan Akses koleksi online Kepala Biro
Pengembangan Opac harus interaktif; menampilkan cover
buku, dan link koleksi ebook
Kategori Sistem
Deskripsi Bagian Proses
Bisnis
Tambahan Sistem tidak user friendly Bagian Pengolahan
Salah satu karakteristik sistem informasi adalah seberapa jauh efektivitas yang dihasilkan oleh kinerja sistem informasi tersebut terhadap fungsinya selaku pendukung manajemen dalam menjalankan bisnisnya. Pertimbangan lainnya adalah efisiensi, yang dapat dilakukan dengan menjaga agar pelaksanaan sistem informasi itu tidak menggunakan biaya yang terlalu besar atau terjadinya kerumitan dalam pelaksanaannya yang banyak mengundang kegagalan terhadap sistem.
Oleh karena itu Perpustakaan President University harus memilih sistem informasi perpustakaan yang paling baik dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan saat ini. Salah satu sistem informasi manajemen yang akan dipilih adalah SLiMS. Pemilihan sistem ini didasarkan kepada:
1. Adanya kelengkapan menu yang dibutuhkan sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan oleh Perpustakaan President University di masa sekarang dan mendatang. 2. Sistem SLiMS merupakan salah satu open source system (OSS) yang bisa
digunakan bebas dan dimodikasi sesuai dengan kebutuhan sistem setempat.
3. Efisiensi biaya dapat diperoleh apabila dibandingkan dengan melakukan upgrade sistem lama. Penggunaan OSS dapat menekan biaya lisensi (Sanjaya dan Hasrito 2012).
4. Memiliki Online Public Access Catalogue (OPAC) yang sangat kaya akan bahasa pengantar penelusuran sesuai pemustaka terdiri dari dua belas bahasa pengantar yaitu Bahasa Inggris, Indonesia, Arab, Jerman, Bengali, Malaysia, Brasil, China, Korea, Persia, Thailand dan Spanyol. Dukungan berbagai bahasa memperkuat penggunaan SLiMS di Perpustakaan President University sebagai universitas bertarap internasional dengan civitas akademiknya berasal dari berbagai negara.
Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi Perpustakaan President University baru menangani proses bisnis operasional yang dilakukan secara day to day. Sistem yang berjalan memiliki kendala yaitu sudah tidak mencukupi kebutuhan proses bisnis perpustakaan yang dinamis, yang selalu mengalami perubahan seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan tuntutan kebutuhan pemustakanya. Untuk itu diperlukan pengembangan sistem informasi perpustakaan dalam menjawab kebutuhan dan mengatasi permasalahan yang dihadapi dilingkungan Perpustakaan President University.
Pengkajian SLiMS
a. Modul-modul SLiMS
SLiMS memiliki 8 modul utama berperan dalam memenuhi proses bisnis perpustakaan; Bibliografi, Sirkulasi, Keanggotaan, Stock opname, Master file, Sistem, Laporan dan Serial kontrol. Diluar menu utama terdapat modul visitor; pencatatan data pengunjung (lihat Gambar 4).
Bibliography
The Bibliography module lets you manage your library
bibliographical data. It also Include collection items management to manage a copies
of your library collection so it can be used in library circulation.
Membership
The Membership module lets you manage library members such adding, updating and also removing.
You can also manage membership type in this module.
Circulation
The Circulation module is used for doing library circulation transaction such as collection loans and return. In this module you can also create loan rules that will be used in loan
transaction proccess.
Stock Take
The Stock Take module is the easy way to do Stock Opname for your library collections. Follow several steps that ease your pain in Stock Opname proccess.
System
The System module is used to Configure application globally. Master File
The Master File modules lets you manage referential data that will be used by another modules. It include Authority File management such as Authority, Subject/Topic List, GMD and other data.
Reporting
Reporting lets you view various type of reports regardings membership data, circulation data and bibliographic data.
All compiled on-the-fly from current library database.
Serial Control
Serial Control module help you manage library's serial publication subscription. You can track issues for each subscription.
b. Matriks ketersediaan kebutuhan sistem pada SLiMS
Hasil analisis kebutuhan telah dikelompokkan ke dalam kategori kebutuhan sistem; kebutuhan fungsional, pengembangan dan tambahan. Dari hasil observasi ke sistem SLiMS diperoleh gambaran bahwa modul-modul yang tersedia dalam SLiMS telah memberikan jawaban atas seluruh kategori kebutuhan sistem yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi Perpustakaan President University. Matriks kategori kebutuhan sistem yang tersedia pada SLiMS dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Matriks kategori kebutuhan sistem dengan ketersediaan modul SLiMS
Kategori
Kebutuhan Deskripsi
Modul
SLiMS Hasil
Pengembangan Modul Stock Opname Stock Opname
Tersedia Menambahkan tipe jenis koleksi Master File Tersedia Menambahkan otoritas sistem
untuk hak akses user sesuai dengan bagian proses bisnis perpustakaan
Systems Tersedia
Field database ID Member dapat di edit
Membership Tersedia Pencatatan kunjungan
perpustakaan (Visitor)
Visitor Tersedia Penambahan bahasa pengantar Opac Tersedia Penambahan pengelolaan koleksi
Audio Visual
Master File Tersedia Modul khusus pemustaka Pengembalian buku dengan Id
buku
Fungsional Penambahan Laporan kinerja Perpustakaan
Tidak ada fitur
Memerlukan pengayaan Laporan kinerja setiap staf Reporting Tersedia
Tambahan Akses koleksi online OPAC Tersedia
Opac harus interaktif;
menampilkan cover buku, dan link koleksi ebook
Kategori
Kebutuhan Deskripsi
Modul
SLiMS Hasil
Tambahan Sistem lama tidak user friendly Sudah user friendly
Sudah user friendly
Pada kategori kebutuhan sistem fungsional diperlukan penambahan laporan kinerja perpustakaan. Hasil pengkajian SLiMS belum memiliki laporan tersebut. Untuk itu maka modul laporan SLiMS diperlukan penambahan fitur laporan dengan membuat pengayaan fitur laporan. Untuk melaksanakan pengayaan fitur laporan ini harus diketahui laporan-laporan yang tersedia dalam SLiMS agar tidak terjadi pengulangan (reduplication).
c. Fitur-fitur modul laporan SLiMS
Dalam modul laporan SLiMS banyak fitur laporan yang dimiliki berfungsi untuk menampilkan keluaran proses bisnis yang sudah dikerjakan dari proses bisnis perpustakaan (lihat Tabel 3).
Tabel 3 Fitur-fitur modul laporan SLiMS
No Fitur Laporan Keluaran
1. Collection Statistic
Menampilkan keluaran informasi: Total Title, Total Title with Item, Total Item, Total Item Check Out, Total Item in Library, Total Item by GMD and Type.
2. Loan Report Menampilkan keluaran informasi: Total Loan By GMD and Type, Total Loan Transcation, Transaction Average per day, Member had loan and No loan.
3. Membership Report
Menampilkan keluaran informasi: Total Register member, Total active member, Total membership by type member, Total Expire member, 10 member active.
4. Custom Recap Menampilkan keluaran informasi dengan cara dilakukan pilihan-pilihan melalui: Recap by class, GMD, Collection Type, Langguage.
5. Title List Menampilkan keluaran informasi: Title, Copies, Place, Publisher, ISBN, Call Number, dan Link Program untuk menjalankan export data dalam bentuk excel.
6. Item Title List Menampilkan keluaran informasi: Code Item, Title, Collection Type, Item Status, Call Number
7. Item Usage Statistic
Menampilkan keluaran informasi: Item code, Title, Total per Month.
8. Loan By
Classification
Menampilkankeluaran informasi: Class, Total per Month 9. Member List Menampilkan keluaran informasi: Data Member, Export
No Fitur Laporan Keluaran
10. Loan List by Member
Menampilkan keluaran informasi: Data Member loan
11. Loan History Menampilkan keluaran informasi: Loan History, Export data
12. Due Date
Warning
Menampilkan keluaran informasi: List member due date warning
13. Overdued List Menampilkan informasi: List member over due 14. Staff Activity Menampilkan keluaran informasi: List Activity Staff 15. Library Visitor
Report
Menampilkan keluaran informasi: Member type, Total per month, per day
16. Visitor List Menampilkan keluaran informasi: Visitor List, Export data 17. Fine Report Menampilkan keluaran informasi: Fine by day to day
Fitur-fitur laporan tersebut saat ini diperuntukkan pada level operasional yaitu bagian proses bisnis yang dilakukan oleh setiap bagian di perpustakaan; bagian sirkulasi, keanggotaan dan pengolahan. Untuk level pengambil keputusan yaitu kepala perpustakaan dan pimpinan terkait belum dibuat laporan yang sesuai dan mengikuti standar kinerja untuk perpustakaan perguruan tinggi.
Hal ini harus dilakukan dengan cara membangun dan memodifikasi modul laporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan sebagai dasar untuk melakukan laporan kinerja dan sebagai pengumpulan informasi untuk membuat keputusan strategi manajemen Perpustakaan President University di masa mendatang. Dengan mengoptimalkan pemakaian sistem informasi perpustakaan SLiMS yang lebih lengkap dengan pengayaan fitur laporan baru dapat menjawab keputusan bisnis organisasi perpustakaan menghemat waktu, mudah dan cepat. Penggunaan sistem informasi perpustakaan harus mampu menjawab kebutuhan pengguna dengan mengoptimalkan sistem komputer tanpa harus menghitung kembali secara manual data yang diperoleh sistem dan dijadikan alat untuk memenangkan persaingan karena memanfaatkan teknologi informasi dan memberikan pelayanan yang lebih baik bagi para pemustaka.
Pengayaan Fitur Laporan SLiMS
a. Komunikasi
Dari hasil wawancara analisis kebutuhan sistem pada kategori kebutuhan sistem fungsional diperoleh data penambahan laporan kinerja perpustakaan dan laporan kinerja setiap staf. Kebutuhan laporan kinerja ini merupakan langkah awal untuk melakukan pengayaan fitur laporan pada SLiMS yang digunakan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh kepala perpustakaan dalam menyajikan laporan yang cepat dan responsif dengan menghasilkan laporan berisi sebuah kinerja perpustakaan. Proses pembuatan pengayaan fitur laporan ini pun bersumber dari data yang telah dilakukan proses input datanya dalam SLiMS dan belum ada fitur laporannya selama ini.
dibuat laporan kinerja perpustakaan dan fleksibel laporannya dimana kepala perpustakaan dapat melakukan pemilihan fitur laporan yang diperlukan untuk mengukur kinerja perpustakaan. Pengayaan fitur laporan ini dirancang untuk kepala perpustakaan agar mudah dan cepat membuat laporan dan dapat diakses dimana pun.
b. Perencanaan cepat
Untuk menjalankan pembuatan pengayaan fitur laporan ini harus ditentukan bahwa laporan yang direncanakan harus menjadi sebuah laporan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dalam mengukur kinerjanya dan dirancang untuk sebuah perpustakaan universitas khususnya pada Perpustakaan President University.
Untuk mewujudkan laporan tersebut dilakukan kajian literatur dalam mengukur kinerja perpustakaan yaitu menggunakan standar ISO 11620 yaitu standar untuk mengukur kinerja perpustakaan dan mengikuti buku pedoman pengukuran kinerja perpustakaan perguruan tinggi (FPPTI). Dari pedoman pengukuran kinerja tersebut, dilakukan observasi ke dalam SLiMS untuk menemukan proses input data yang sudah dijalankan. Dihasilkan bahwa dari proses input data yang sudah dijalankan, kebutuhan pengayaan fitur laporan yang dapat dikembangkan fitur laporannya terdapat pada Modul Sirkulasi, Bibliografi, Membership dan Visitor. Modul-modul ini digunakan sebagai sumber data yang digunakan dalam pengayaan fitur laporan SLiMS.
Dengan demikian maka pengayaan fitur laporan yang dikembangkan ini terdiri atas: Annual Circulation, Circulation per Capita, Membership Report, Registration as a Percentage of Population, Visitor per Year, Library Visit per Capita dan Growing of Collection (lihat Tabel 4).
Tabel 4 Pengayaan fitur laporan SLiMS
No Pengayaan Fitur
Laporan
Keterangan
1. Annual Circulation Jumlah buku yang dipinjam keluar perpustakaan selama satu tahun.
2. Circulation per Capita Mengukur jumlah item yang disirkulasikan oleh perpustakaan terhadap pemustaka selama satu tahun.
3. Membership Report Jumlah Anggota civitas akademik dan jumlah anggota melakukan registrasi pertahun, serta total civitas akademik dan total civitas akademik yang aktif.
4. Registration as a
Percentage of Population
Pengukuran persentase civitas yang mendaftarkan kembali ke perpustakaan pertahun.
No Pengayaan Fitur Laporan
Keterangan
6. Library Visit per Capita Mengukur jumlah pengunjung pertahun terhadap jumlah civitas akademik.
7. Growing of Collection Jumlah pertumbuhan judul buku dan eks yang diterima perprogam studi pertahun.
Pengayaan fitur laporan ini akan membantu kepala perpustakaan dalam membuat rencana strategi perpustakaan dimasa mendatang dengan adanya pengukuran kinerja yang telah sesuai dengan standar ISO-11620 tentang kinerja perpustakaan. Disain laporan yang direncanakan adalah dengan cara memilih pengayaan fitur laporan yang disediakan dan harus memilih laporan minimal satu fitur laporan.
Dengan demikian akan menumbuhkan kemudahan dan hasilnya untuk memberikan informasi manajemen dalam pengembangan kualitas pelayanan perpustakaan bagi civitas akademik atau pemustaka Perpustakaan President University.
c. Perancangan model cepat
Tujuan Perancangan pengayaan fitur laporan ini untuk menghasilkan laporan tahunan (Annual Report) Perpustakaan President University oleh karena itu harus disediakan Date From dan Date Until untuk memenuhi kebutuhan dengan mengacu kepada tahun akademik. Dengan Date From dan Date Until dapat digunakan untuk membuat kebutuhan laporan pada periode waktu tertentu yang fleksibel seperti perpustakaan bisa menentukan periode penentuan laporan per semester atau sesuai kebutuhan.
Fitur-fitur laporan yang dirancang secara berurutan susunannya sebagai berikut: 1) Date from
2) Date Until 3) Select All Report 4) Annual Circulation 5) Circulation Per Capita 6) Membership Report
7) Registration as a Percentage of Population 8) Visitor per Year
9) Library Visit Per Capita 10) Growing of Collection 11) Apply Filter
12) Export to pdf 13) Export to excel
Apply Filter
Date from Date Until
Report 1 Report 2
Report 3
Report 4 Report 5
Report 6
Report 7
Select All Report
Reporting
Performance Report
Gambar 5 Disain tampilan pengayaan fitur laporan tahap 1
Export to PDF
Date from Date Until
Export to XLS Apply Filter
Select All Report
Report 1 Report 2
Report 3
Report 4
Report 5
Report 6
Report 7
Reporting
Performance Report
