BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Peraturan Daerah Kota Bandung No. 25 Retribusi Penyelenggaraan Pendaftaran dan pencatatan Penduduk berisi ”Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) adalah Kartu anda pengenal bagi penduduk musiman di wilayah Kota Cimahi;”artinya penduduk luar kota yang tinggal di Kota Cimahi hanya untuk sementara waktu, wajib hukumnya memiliki Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM). Masa berlaku Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) adalah 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang dengan mengajukan permohonan kembali. Pemegang KIPEM wajib melaporkan setiap perubahan data dirinya kepada Pemerintah Daerah.
Penduduk Warga Negara Indonesia yang pindah dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di Daerah asal untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah Datang.
Dengan melihat keadaan tersebut maka kami tertarik untuk meninjau lebih lanjut mengenai proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah sebagai tempat kami melakukan Kerja Praktek (KP) dengan tujuan agar dapat meninjau lebih lanjut sistem informasi yang sedang berjalan.
Meski dengan adanya Dinas Pencatatan Sipil yang bertujuan untuk mempermudah dalam proses pencatatan sipil tentu tidak luput dari kekurangan yang sewaktu-waktu bisa menghambat kelancaran dalam proses pencatatan sipil. Seperti masih digunakannya mesin tik sebagai alat bantu untuk memproses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) tentu membutuhkan waktu yang cukup lama, banyak kemungkinan terjadi baik dari kesalahanpenulisan nama atau lain sebagainya yang menyebabkan harus mengetik ulang, atau program yang telah dibuat tidak sempurna sehingga dapat menyebabkan hambatan dalam pembuatan KIPEM ini.
Pencatatan Sipil Kota Cimahi, yang dalam proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musimam sudah mengaplikasikan perkembangan teknologi komputer yang digunakan untuk menyimpan data para pemohon dan menggunakan sebuah program aplikasi untuk entry data pemohon sampai mencetak Kartu Identitas Penduduk Musiman tersebut.
Mengingat adanya penyajian mengenai sistem pelayanan Kartu Identitas Penduduk Musiman, maka penulis membuat suatu laporan dari hasil penelitian yang berjudul:
“ ANALISIS SISTEM PELAYANAN PEMBUATAN KIPEM (Kartu
Identitas Penduduk Musiman) PADA BIDANG PENCATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN, PENCATATAN SIPIL, SOSIAL DAN
TENAGA KERJA PEMERINTAH KOTA CIMAHI “
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
Lamanya proses permohonan pembuatan KIPEM dan Surat Pindah di sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang efektif.
b. Rumusan Masalah
Bagaimana agar proses permohonan pembuatan KIPEM dan Surat Pindah bisa lebih cepat dan efektif.
1.3. Maksud dan Tujuan
a. Untuk mengetahui proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah, mulai dari proses memasukan data pemohon sampai proses pencetakan KIPEM dan Surat Pindah.
b. Untuk mengetahui penyebab mengapa Pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah memerlukan waktu yang lama.
1.4. Batasan masalah
Penelitian ini difokuskan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi untuk menganalisis Sistem Informasi Pelayanan Pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah yang digunakan pada sub bagian tersebut dan mengungkapkan masalah yang ada
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek Perminggu
No Aktivitas Juli
1 Entry data ke database X X X
3 Memproses dan Mencetak Surat Pindah X X X X 4 Memproses dan Mencetak KIPEM X X X X
5 Rekapitulasi Data X X
6 Memproses dan Mencetak KK X
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan elemen yang berhubungan, yang merupakan
suatu kesatuan. Asal kata “system” berasal dari bahasa yunani yaitu systema,
yang artinya “menempatkan bersama”. Suatu sistem biasanya terdiri atas beberapa komponen (elemen) yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Menurut C.W. Churchman: “Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan“
Sedangkan menurut Susanto(2000 : 16), menyatakan bahwa: “Sistem
adalah kumpulan/ group dari bagian/ komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Sistem adalah :
“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari
perusahaan atau organisasi untuk mencapai sasaran tertentu”.
2.1.1 Elemen Sistem
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan ( input )
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran ( output )
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas ( boundary )
keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
1. Komponen ( components )
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata atau abstrak. Komponen sistem disebut sebagai sub sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.
2. Batas Sistem ( boundary )
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.
3. Lingkungan ( environments )
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4. Penghubung atau antar muka ( interface ) antar komponen.
5. Masukan ( input )
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Pengolahan ( processing )
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.
7. Keluaran ( output )
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8. Sasaran ( objectives ) dan tujuan ( goal )
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi atau hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.
9. Kendali ( control )
10. Umpan balik ( feed back )
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali ( control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang, antara lain sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis ( physical systems ) dan sistem abstrak ( abstract systems )
Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem fisis adalah sistem perangkat keras ( hardware ) computer yang antara lain terdiri atas unit pusat pengolah ( Central Processing Unit / CPU ), memory, monitor, keyboard, dan lainnya. Sedangkan sistem abstrak adalah sistem yang komponennya tidak dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi ( operating system / OS ) computer yang terdiri atas sekumpulan instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh mesin computer. Umumnya suatu sistem terdiri atas gabungan komponen fisis dan abstrak yang saling bekerja sama.
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah ( natural systems ) dan sistem buatan manusia ( human made systems )
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu ( deterministicsystems ) dan sistem tidak tentu ( probabilistic systems )
Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi komputer dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstruktur dan baku. Dengan demikian, untuk nilai-nilai masukan yang diberikan akan dapat diketahui nilai keluarannya secara pasti sebelumnya. Sedangkan sistem perekonomian dalam suatu negara termasuk klasifikasi sistem tidak tertentu, karena tidak diketahui dengan pasti apa yang akan terjadi terhadap kondisi perekonomian tersebut apabila terjadi suatu kejadian tertentu. Hal ini bias dipahami karena sistem perekonomian suatu bangsa dipengaruhi oleh banyak variable atau hal, misalnya keadaan keamanan, politik dan lainnya.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed systems ) dansistem terbuka ( open systems )
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat terentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Suatu sistem tanpa informasi akan tidak berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti.
Dengan demikian informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi sendiri berasal dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.(McFadden, dkk 1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga mempunyai arti dan dapat meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan dari beberapa hal yaitu:
a. Relevan (Relevancy)
b. Akurat (Accuracy)
Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan (Completeness), seluruh pesan telah benar/ sesuai
(Correctness), serta pesan yang sudah lengkap atau hanya sistem yang diinginkan oleh user (Security).
c. Tepat Waktu (Timeliness)
Berbagai proses dapat diselesaikan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu.
d. Ekonomis (Economy)
Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi.
e. Efisien (Efficiency)
Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis, bahkan romantis), namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam atau bahkan menggetarkan setiap orang atau benda apapun yang menerimanya.
f. Dapat Dipercaya (Reliability)
Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.
2.2.2 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya dan sebagian bersar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi tidak akan berjalan atau bekerja apabila tidak ada sesuatu yang menggerakkannya. Oleh karena itu, diperlukan beberapa komponen untuk menggerakkan sistem informasi tersebut. Kelima komponen dalam sistem informasi dapat diilustrasikan seperti terlihat pada gambar 2.1.
Sumber : Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005. Gambar 2.1
1. Perangkat Keras (Hardware)
Yang dimaksud dengan perangkat keras disini adalah komputer yang berperan sebagai alat input, alat proses dan alat output.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak merupakan alat yang dipakai untuk menjalankan perangkat keras yang telah disebutkan diatas. Tanpa adanya perangkat lunak maka perangkat keras yang telah ada tidak akan dapat digunakan. Perangkat lunak ini dapat berupa sistem informasi maupun program aplikasi yang berhubungan dengan sistem informasi.
3. Data
Data merupakan bagian yang penting dari suatu sistem informasi, karena data adalah bahan baku untuk menghasilkan informasi.
4. Prosedur (Procedures)
Prosedur adalah suatu urutan dari suatu pekerjaan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Manusia (People)
Manusia merupakan bagian terpenting karena hanya manusia yang dapat menangani semua komponen yang telah disebutkan diatas. Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin.
b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tata cara kerja menggunakan mesin.
2.3.2 Detail Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen - komponen yang disebut dengan istilah Blok Bangunan (Building Block), seperti yang terlihat pada gambar 2.2
Sumber : Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005.
Gambar 2.2
Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu: teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Controls Block)
Agar sistem informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu diterapkan pengendalian - pengedalian didalamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti human error, api, air, temperatur, debu, kegagalan sistem, sabotase,dan sebagainya.
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahapan selanjutnya. Analisis sistem dikerjakan oleh seorang analis sistem yang bertugas untuk menganalisis sistem dan menemukan kelemahan - kelemahan dari sistem tersebut sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan pada sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas. Volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntasi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang asa.
3. Adanya instruksi-instruksi
Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini, yaitu sebagai berikut :
1. Performance (kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari :
a. Throughput, yaitu jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.
b. Response time, yaitu rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2. Economy (ekonomis)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
3. Control (pengendalian)
Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. 4. Efficiency (efisisensi)
Peningkatan terhadap efisiensi operasi, yaitu bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
5. Service (pelayanan)
2.4.2. Alat Bantu Analisis
Untuk merancang sistem diperlukan suatu alat bantu yang dalam hal inipenyusun menggunakan alat bantunya yaitu:
2. Flow Map
Flow Map / Functional Chart disebut juga Diagram Prosedur Kerjaatau Diagram Alir fungsional. Flow maf Merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas system informasi dan kegiatan informasi yang berhubungan dengan system informasi.
3. Diagram Kontek
Keadaan sistem secara umum dan hubungan-hubungan sistem tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem atau sistem yang lain dapat digambarkan secara logika dengan diagram konteks. Definisi diagram konteks adalah penggambaran semua elemen-elemen yang terlibat dalam suatu sistem dan elemen-elemen yang terlibat dalam suatu sistem arus data yang masuk ke dalam sistem dan luar sistem digambarkan dengan jelas.
Diagram konteks meliputi beberapa sistem antara lain: 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain.
2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpangan data.
5. Batasan antara sistem yang dirancang dengan lingkungan.
4. Data Flow Diagram
Menurut Jogiyanto(2005 :) Diagram alir atau DFD (Data Flow Diagram)
meliputi komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal dan tujuan data serta penyimpanan data.
Simbol-simbol yang digunakan oleh diagram arus data adalah sebagai berikut: 1. Kesatuan Luar (Exsternal Entity)
Merupakan kesatuan (entity) diluar lingkungan sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada lingkungan luarnya yang akan memberikan masukan (input) atau menerima keluaran (output) dan dari sistem kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak.
2. Arus Data (Data Flow)
Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses. Disimbolkan dengan suatu panah yang mengalir diantara proses, simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity).
3. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang yang akan keluar dari proses. Simbol yang digunakan untuk proses ini adalah lingkaran, dimana aliran data yang masuk dan ditransformasikan ke aliran data keluar.
4. Simpanan Data (Data Store)
Suatu simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau arsip. Dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel.Keuntungannya supaya mempermudah pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer. Untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan/ dikerjakan.
5. Kamus Data
yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di kamus data.
6. Perancangan Basis Data
a. ER-Diagram (Diagram Entity-Relationship)
ER-Diagram diterjemahkan/ ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data. Maka yang harus lebih dulu diketahui adalah komponen-komponen pembentuk model entity-relationship, sesuai namanya ada 2 (dua) komponen utama pembentuk model
entity-relationship yaitu entitas (entity) dan relasi (relation).Kedua komponen di deskripsikan lebih jauh melalui jumlah atribut/ properti.
1. Entitas (Entity) dan Himpunan Entitas (Entity Sets).
Entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksitansinya) dan dapat dibedakan dari suatu yang lain. Seorang pegawai yang menjadi pegawai disebuah badan dan sebuah mobil yang melintas di depan kereta adalah entitas.
2. Atribut (Atributes/ Properties)
Setiap Entitas pasti memiliki Atribut yang mendeskripsikan karakteristik
(property) dari entitas tersebut.
3. Hubungan atau Relationship
satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Berikut ini adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya :
1. Satu ke Satu (One to One).
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya. Setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5
B A
Sumber : Fathansyah,1999
Gambar 2.3
Kardinalitas Relasi Satu ke Satu
2. Satu ke Banyak (One to Many)
Entitas 1
Kardinalitas Relasi Satu ke Banyak
3. Banyak ke Satu (Many to One).
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.
Entitas 1
4. Banyak ke Banyak (Many to Many).
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, dan demikian juga sebaliknya,
Kardinalitas Relasi Banyak ke banyak
2.5. Pengertian KIPEM
Kartu Identitas Penduduk Musiman yang selanjutnya disigkat KIPEM adalah kartu tanda mengenal sementara bagi penduduk musiman di wilayah sebuah kota, dimana masa berlakunya adalah 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang dengan mengajukan permohonan kembali. Pemegang KIPEM wajib melaporkan setiap perubahan data dirinya kepada Pemerintah Daerah
belajar dan mencari nafkah dengan tidak bermaksud menjadi penduduk Kota Cimahi.
2.5.1 Dasar Hukum KIPEM
Peraturan Daerah Kota Bandung No. 25 Retribusi Penyelenggaraan Pendaftaran dan Pencatatan Penduduk
Nomor 22 Tahun 2003 Tentang Kependudukan dan Catatan Sipil
2.6. Pengertian Surat pindah
Penduduk adalah setiap orang baik warga negara Indonesia (WNI) maupun warga negara asing (WNA) yang bertempat tinggal tetap di dalam wilayah Indonesia dan telah memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pendaftaran penduduk adalah kegiatan penelitian dan pencatatan data penduduk akibat terjadinya kelahiran kematian, perpindahan, kedatangan, perubahan status kependudukan dan mutasi data. Azas Pendaftaran penduduk menganut azas domisili,artinya setiap penduduk didaftar dimana yang bersangkutan bertempat tinggal. Pencatatan sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang pada register catatan sipil oleh unit yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
Penduduk Warga Negara Indonesia yang pindah dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di Daerah asal untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah Datang. Berdasarkan Surat Keterangan Pindah sebagaimana dimaksud diatas penduduk yang bersangkutan wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di Daerah tujuan untuk penerbitan Surat Keterangan Pindah Datang. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar perubahan/penerbitan KK dan KTP bagi penduduk yang bersangkutan.
2.6.1. Dasar Hukum Surat pindah
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Kota Cimahi
Kota Cimahi termasuk ke dalam wilayah Propinsi Jawa Barat dan meliputi 3 Kecamatan yang terdiri dari 15 Kelurahan yaitu :
Kecamatan Cimahi Selatan terdiri dari 5 Kelurahan, Kecamatan Cimahi Tengah terdiri dari 6 Kelurahan dan Kecamatan Cimahi Utara yang terdiri dari 4 Kelurahan.
Secara geografis wilayah ini merupakan lembah cekungan yang melandai ke arah selatan dengan ketinggian di bagian utara ± 1,040 meter dpl (Kelurahan Cipageran Kecamatan Cimahi Utara), yang merupakan lereng Gunung Burangrang dan Gunung Tangkuban Perahu serta ketinggian di bagian selatan sekitar ± 685 meter dpl (Kelurahan Melong Kecamatan Cimahi Selatan) yang mengarah ke Sungai Citarum. Sungai yang melalui Kota Cimahi adalah Sungai Cimahi dengan debit air rata-rata 3.830l/dt, dengan anak sungai nya ada lima yaitu Kali Cibodas, ciputri, Cimindi, cibeureum (masing-masing di bawah 200 l/dt) dan kali Cisangkan (496 l/dt) sementara itu mata air yang terdapat di Kota Cimahi adalah mata air Cikuda dengan debit air 4 l/dt dan mata air Cisintok (93 l/dt).
Jawa Barat dan ketiga di Indonesia. Tahun 2001 ditingkatkan statusnya menjadi kota otonom.
Gambar 3.1 Peta Kota Cimahi
Gambar 3.2
Gedung Pemerintahan Kota Cimahi
3.1.2 Pengenalan Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja
Berdasarkan peraturan daerah kota cimahi nomor 11 tahun 2003 tentang rencana strategis daerah kota cimahi tahun 2003 – 2007 telah ditetapkan Visi kota cimahi yaitu:
“ KOTA CIMAHI YANG MAJU, BERBUDAYA, MANDIRI, SEJAHTERA
DAN AGAMIS ”
Sehubung dengan hal, tersebut, maka visi Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi adalah :
“ TERWUJUDNYA TENAGA KERJA YANG MEMILIKI ETOS KERJA DAN
Sebagai perwujudan Visi Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi menetapkan 5 ( lima ) misi yaitu :
1. Meningkatkan pelayanan dibidang Penempatan, Pelatihan, Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja
2. Meningkatkan Pelayanan dibidang Pendapatan dan pengendalian Penduduk. 3. Meningkatkan Pelayanan dibidang Pencatatan dan Penerbitan Akta-Akta
Catatan Sipil.
4. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia 5. Meningkatkan Kuantitas Sarana dan Prasarana
Penjelasan dari misi yang sudah ditetapkan :
1. Untuk mendorong terciptanya tenaga kerja yang profesional, maju dan mandiri dalam rangka menghadapi era globalisasi dan penerapan otonomi daerah, perlu dilakukan upaya peningkatan kualitas pekerja yang terampil dan produktif, peningkatan kualitas meliputi peningkatan kemampuan kemandirian dan kepercayaan diri, yang pada akhirnya bermula pada meningkatnya produktifitas pekerja. Kualitas tenaga kerja yang memiliki daya saing merupakan faktor penentu keberhasilan pengurangan jumlah pengngguran yang merupakan salah satu masalah strategis. Tujuan yang dicapai dari misi ini adalah meningkatkan tenaga kerja yangtrampil mandiri dan produktif dalam lingkungan kerja yang sehat dan bebas kecelakaan kerja.
2. Yang ingin dicapai dari misi tersebut yaitu meningkatkan sistem informasi kependudukan dan pengendalian arus urbanisasi serta pemerataan penyebaran penduduk
4. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan aparatur dalam pelaksanaan tugas pelayanan serta meningkatkan peranserta masyarakat dalam mewujudkan pelayanan yang lebih optimal.
3.2 Struktur Organisasi
RANCANGAN SRTUKTUR ORGANISASI
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA CIMAHI
3.3 Deskripsi Kerja
Berdasarkan dari bagan yang sudah ada maka akan dijelaskan tentang tugas apa saja yang ada pada bagian dan masing-masing kepala bidang yang sudah terorganisir menurut gambar dalam struktur organisasi.
3.3.1 Kepala Dinas
Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis operasional di bidang Penempatan dan Pelatihan Tenaga Kerja, Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil serta melaksanakan urusan ketatausahaan dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai fungsi :
1. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang Penempatan dan Pelatihan tenaga Kerja;
2. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja;
3. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis opersional di bidang kependudukan;
4. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang catatan sipil;
5.Pelaksanaan urusan ketatausahaan dinas;
3.3.2 Kepala Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanaan pengelolaan urusan perencaan program, umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan pelaporan. Untuk melaksanakan tugas pokok diatas Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan pengelolaan perencanaan dan program dan pelaporan kegiatan; 2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi program kegiatan;
3. Pelaksanaan pengelolaan umum dan kepegawaian;
3.3.2.1 Bagian Tata Usaha
Terdapat juga pembagian yang dilakukan oleh bagian Tata Usaha yang ada pada Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil (DISNAKERDUKCAPIL), hal ini dilakukan untuk mempermudah proses yang akan dilakukan ketika melakukan pelayanan terhadap masyarakat.
3.3.2.1.1 Sub bagian program dan pelaporan
Sub Bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyiapkan, menyusun perencaan program dan pelaporan kegiatan dinas baik rutin maupun pembangunan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Sub bagian Program dan Pelaporan mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan pendataan;
2. Pelaksanaan penyusunan program;
3. Pelaksanaan Monitoring kegiatan program;
4. Pelaksanaan evaluasi perencanaan, pelaksanaan dan hasil kegiatan program; 5. Pelaksanaan pelaporan;
3.3.2.1.2 Sub bagian umum dan kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur dan mngendalikan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan administrasi umum di bidang perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kebutuhan rumah tangga dinas;
2. Pelaksanaan administrasi surat-menyurat dan tata naskah dinas;
3.3.2.1.3 Sub bagian keuangan dan perlengkapan
Sub bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur dan mengendalikan kegiatan administrasi keuangan dan perlengkapan dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Sub bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan administrasi keuangan di bidang perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi serta pelaporan pengelolaan keuangan dinas;
2. Pelaksanaan pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi perlengkapan dinas;
3.3.3 Kepala Bidang Catatan Sipil
Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan petunjuk teknis pembinaan, pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, akta kematian, akta pengakuan dan pengesahan anak. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta kelahiran;
2. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta kematian;
3. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta perkawinan;
4. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta perceraian;
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Proses pembuatan KIPEM dan Surat Pindah yang berjalan saat ini dirasa masih kurang efektif. Walaupun sistem yang ada saat ini sudah terkomputerisasi, tapi masih ada beberapa proses bisnis yang masih dilakukan secara manual dan cukup menyita waktu.
5.2. Saran
Dalam pelayanan dan proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi sebaiknya menambah jumlah pegawai yang dapat mengoperasikan program aplikasi dalam proses pembuatan akta agar prosesnya dapat berjalan dengan cepat sehingga tidak menguras tenaga pegawai untuk membuat Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dengan jumlah yang tidak sedikit.
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem 4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan untuk menganalisis atau mempelajari beberapa dokumen yang ada/digunakan dalam sistem yang sedang berjalan saat ini.Untuk selanjutnya dapat digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem serta dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya jika terdapat kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut.Adapun dokumen-dokumen yang digunakan pada proses pembuatan KIPEM dan Surat Pindah adalah sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Form Permohonan KIPEM
Fungsi : Formulir isian permohonan pembuatanKIPEM Sumber : Bagian Pelayanan DUK
Rangkap : 1
Atribut : Id_KIPEM, tgl_permohonan_KIPEM, tgl_cetak_KIPEM, nama_pemohon_KIPEM, pekerjaan, agama, jenis_kelamin, pendatang_dari, alamat_cimahi, id_kelurahan
b. Nama Dokumen : Form Permohonan Surat Pindah
Fungsi : Formulir isian permohonan pembuatanSurat Pindah Sumber : Bagian Pelayanan DUK
Rangkap : 1
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Analisis sistem ini dapat dijadikan sebagai suatu landasan usulan perancangan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada serta dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat Diagram Alir Dokumen (Flow Map). Adapun analisis prosedur pembuatan KIPEM dan Surat Pindah yang saat ini sedang berjalan pada Pemerintah Kota Cimahi dibagi menjadi dua prosedur, yaitu prosedur pembuatan KIPEM dan prosedur pembuatan Surat Pindah :
Persyaratan
Membawa Surat Pengantar dari RT/RW setempat yang diketahui dan ditanda tangani Lurah;
Membawa Surat Keterangan Jaminan Bertempat Tinggal yang ditandatangani oleh RT, RW, Lurah dan Camat dimana yang bersangkutan berdomisili;
Melampirkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku atau Surat jalan dari tempat asalnya; Untuk WNI Keturunan dilengkapi persyaratan :
o Surat Ganti Nama bagi yang telah berganti nama; o Surat Bukti Kewarganegaraan RI
Membawa Surat Keterangan Jaminan Bekerja dari instansi dimana yang bersangkutan bekerja atau Surat Keterangan dari Sekolah / Perguruan Tinggi/ Lembaga Pendidikan lainnya, dimana yang bersangkutan melanjutkan pendidikan yang diketahui oleh Kelurahan dan Kecamatan atau Surat Pernyataan Berpenghasilan Tetap bagi wiraswasta;
1) Prosedur Pembuatan KIPEM
a) Bagian pelayanan DUK memberikan Form Permohonan KIPEM kepada pemohon
b) Pemohon KIPEM kemudian mengisi Formulir tersebut dan menyerahkannya kembali berikut dengan persyaratannya
c) Bagian pelayanan DUK memeriksa apakah persyaratan dan formulir sudah terisi lengkap atau belum. Jika belum, maka persyaratan dan formulir tersebut diserahkan kembali kepada pemohon untuk dilengkapi.
d) Jika semua persyaratan dan formulir sudah terisi dengan lengkap, maka formulir tersebut diberikan kepada bagian kependudukan.
e) Kemudian bagian kependudukan menginput data yang ada di formulir ke dalam database dan kemudian mencetak KIPEM tersebut.
f) Setelah di cetak, KIPEM kemudian di berikan kembali ke bagian pelayanan
g) Bagian pelayanan kemudian memberikan KIPEM yang sudah jadi kepada pemohon
2) Prosedur Pembuatan Surat Pindah
a) Bagian pelayanan DUK memberikan Form Permohonan Surat Pindah kepada pemohon
b) Pemohon Surat Pindah kemudian mengisi Formulir tersebut dan menyerahkannya kembali berikut dengan persyaratannya
c) Bagian pelayanan DUK memeriksa apakah persyaratan dan formulir sudah terisi lengkap atau belum. Jika belum, maka persyaratan dan formulir tersebut diserahkan kembali kepada pemohon untuk dilengkapi.
d) Jika semua persyaratan dan formulir sudah terisi dengan lengkap, maka formulir tersebut diberikan kepada bagian kependudukan.
f) Setelah di cetak, surat pindah kemudian di berikan kepada kepala bagian kependudukan untuk di tanda tangani. Setelah ditandatangani surat pindah di kembalikan kepada bagian pelayanan
g) Bagian pelayanan kemudian memberikan surat pindah yang sudah jadi kepada pemohon
4.1.2.1. Flow Map
Flowmap Pembuatan KIPEM yang berjalan
Pemohon Bagian Pelayanan Bagian Kependudukan
Form Permohonan
Flowmap Pembuatan Surat Pindah yang berjalan
Pemohon Bagian Pelayanan Bagian Kependudukan
Form Permohonan
Flow Map Pembuatan Surat Pindah
4.1.2.2. Diagram Konteks
SI Pembuatan KIPEM
FP KIPEM & SP isi
FP KIPEM & SP isi
SP
FP KIPEM & SP isi
SP TTD
KIPEM = Kartu Indentitas Penduduk Musiman FP = Form. Permohonan
TTD = Tanda Tangan Keterangan
Gambar 4.3
Diagram Konteks Pembuatan KIPEM dan Surat Pindah
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Pemohon
DFD Level 1 Pembuatan KIPEM dan Surat Pindah
Pemohon
FP KIPEM isi + Syarat
FP KIPEM isi + Syarat kurang lengkap FP KIPEM isi
Pemohon
FP SP isi + Syarat kurang lengkap FP SP isi
Input FP SP
Kamus data dari sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Nama Aliran Data : KIPEM
Aliran Data : Proses 1.4 – Pemohon
Bentuk : Dokumen
Keterangan : Dokumen KIPEM
Struktur Data : Id_KIPEM, tgl_permohonan_KIPEM, tgl_cetak_KIPEM,
nama_pemohon_KIPEM, pekerjaan, agama, jenis_kelamin, pendatang_dari, alamat_cimahi, id_kelurahan
2. Nama Aliran Data : SP
Aliran Data : Proses 2.4 – Pemohon
Bentuk : Dokumen
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan
Evaluasi sistem dilakukan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi saat ini hingga dapat menghasilkan beberapa perancangan pemecahan terhadap kesulitan yang dihadapi.
Tabel 4.1
Evaluasi Sistem Yang Berjalan
No Permasalahan Bagian Rancangan Pemecahan
1 Adanya penumpukan warga pemohon KIPEM atau surat pindah
KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan
Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
v
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR SIMBOL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan ... 2
1.4. Batasan Masalah... 3
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan... 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ... 5
2.1.1. Elemen Sistem ... 5
2.1.2. Karakteristik Sistem ... 7
2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 10
2.2. Pengertian Informasi ... 12
2.2.1. Kualitas Informasi ... 12
2.2.2. Nilai Informasi ... 13
2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 14
vi
2.4.2. Alat BantuAnalisis ... 20
2.5. Pengertian KIPEM ... 25
2.5.1. Dasar Hukum KIPEM ... 26
2.6. Pengertian Surat Pindah ... 26
2.6.1. Dasar Hukum Surat Pindah ... 26
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 27
3.1.1. Sejarah Kota Cimahi ... 27
3.1.2. Pengenalan Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja ... 29
3.2. Struktur Organisasi ... 32
3.3. Deskripsi Kerja... 33
3.3.1. Kepala Dinas ... 33
3.3.2. Kepala Bagian Tata Usaha ... 33
3.3.2.1. Bagian Tata Usaha ... 34
3.3.2.1.1. Sub bagian program dan pelaporan ... 34
3.3.2.1.2. Sub bagian umum dan kepegawaian ... 34
3.3.2.1.3. Sub bagian keuangan dan perlengkapan ... 35
3.3.3. Kepala Bidang Catatan Sipil ... 35
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem ... 36
4.1.1. Analisis Dokumen ... 36
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 37
vii
4.1.2.5. ER-Diagram ... 45 4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 46
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan ... 47 5.2. Saran ... 47
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.
Dokumen DISNAKERDUKCAPIL, 2007 Pemkot Cimahi, 2010, Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi
Fathansyah, Ir. 1999. Basis Dat. Informatika, Bandung.
Kristianto, Harianto. Konsep dan Perancangan Database. 1994. ANDI. Yogyakarta.
Susanto, Azhar. 2000. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Universitas Padjadjaran Lingga Jaya.
http://www.cimahikota.go.id/images/pdf/profil%20kota%20cimahi%202009.pdf
11 Agustus 2010
http://blog.re.or.id/definisi-informasi.htm 20 Agustus 2010
http://www.creativebrain.web.id/media.php?action=readnews&id=84&title=Pen
iii
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, yang dengan rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan kerja praktek yang diberikan tepat pada waktunya.
Laporan kerja praktek ini disusun sebagai syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek, di mana laporan ini berisikan kegiatan – kegiatan selama kurang lebih 1 bulan. Kerja praktek di Dinas Kependudukan Pemerintahan Kota Cimahi mulai dari bulan Juli sampai Agustus, dengan mengambil judul “Analisis Sistem Pelayanan Pembuatan KIPEM (Kartu Identitas Penduduk Musiman) dan Surat Pindah Pada Bidang Pencatatan Sipil di Dinas Kependudukan Pemerintahan Kota Cimahi”.
Laporan kerja praktek ini merupakan sebuah hasil pekerjaan, yang dimana tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan kerjasama yang baik oleh berbagai pihak, yang telah merelakan waktu dan tenaganya kepada penulis. Untuk itu penulis memberikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada semua pihak yang telah mambantu dan semoga amal baiknya dibalas oleh Tuhan YME, terutama kepada :
1. DR, Ir Eddy Soegoto, M.Sc., selaku Rektor UNIKOM.
2. Prof. DR. Ir. Ukun Sastraprawira. M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.
3. Dadang Munandar.,S.E.,M,Si., selaku Ketua Jurusan Manajeman Informatika.
iv
Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja.
6. Ir. Herman Sudjana, selaku Kasi Sistem Informasi dan Pengolahan Data yang telah membantu memfasilitasi kami untuk dapat melakukan praktek kerja lapangan di Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Cimahi.
7. Orang tua tercinta dan semua keluarga yang tak henti- hentinya
memberikan semangat, motivasi, terutama do’a sehingga dapat
memudahkan penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
8. Seluruh teman dan sahabat di MI-6 Angkatan 2007 dan buat semua pihak lainnya yang telah membantu baik selama pengumpulan data maupun dalam pembuatan laporan, mohon maaf yang sebesar-besarnya tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis mengucapkan banyak-banyak terimakasih untuk semuanya.
Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek yang dibuat masih jauh dari kesempurnaan, masih banyak kekurangan di dalamnya karena penulis hanyalah manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Maka dari itu kami menerima segala macam kritik dan saran yang sifatnya membangun, agar penulis dapat membuat sesuatu yang lebih baik di masa yang akan datang.
Akhir kata penulis berharap, semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis maupun semua pihak.
Bandung, 8 Oktober 2010
i
KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan
Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
ii
KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek
Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270
Bandung, 10 Oktober 2009 Pembimbing Jurusan,
Citra Noviyasari, S.Si, M.T NIP. 4127. 70. 26. 009
Pembimbing Lapangan,
Ir. Herman Sudjana NIP. 195809191988031004
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
