i
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakaatuh. Alhamdulillahi Robbil alamin
Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan begitu banyak Rahmat dan hidayahNya, sehingga peneliti dapat
menyelesaikan tugas akhir ini dan shalawat beserta salam peneliti berikan kepada
junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW.
Penyelesaian tugas akhir ini tidak lepas dari dorongan moril dan materiil dari
kedua oarang tua peneliti untuk itu peneliti mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada ayahanda Suhaimi (alm) dan ibunda Hj.Towiyah atas doa, motivasi
dan kepercayaan mereka sehingga peneliti dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Keberhasilan dari suatu pekerjaan dapat diukur dengan derajat bantuan,
dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Suatu kesempatan yang sangat
berharga bagi penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bpk. Hasan Sakti Siregar, M.Si Ak, selaku ketua jurusan akuntansi program
3. Bpk. Iskandar Muda, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak
membimbing, memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi
penulis.
4. Pimpinan serta seluruh karyawan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini dengan
memberikan data yang akurat dan mendukung.
5. Teristimewa kepada Ayahanda Suhaimi (alm) dan Ibunda Hj. Towiyah
beserta seluruh keluarga yang telah memberikan motivasi, semangat serta
bantuan baik moriil maupun materil yang tak terhingga kepada saya.
Akhir kata penulis berharap semoga penulisan tugas akhir ini pada akhirnya
akan memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, November 2009
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Sistematika Penelitian ... 5
1. Jadwal Penelitian ... 5
2. Laporan Penelitian ... 5
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN ... 7
A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 11
D. Jaringan Usaha/Kegiatan... 16
E. Kinerja Usaha Terkini ... 17
F. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III : TOPIK PENELITIAN ... 20
A. Sistem Akuntansi pada PT. Kahar Duta Sarana ... 20
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana ... 23
D. Pemeriksaan Kas pada PT. Kahar Duta Sarana ... 31
E. Sistem Dana Kas Kecil pada PT. Kahar Duta Sarana ... 34
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 41
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, perkembangan perekonomian sangat pesat, dimana dunia bisnis
dituntut untuk berusaha mengikuti perkembangan-perkembangan yang terjadi.
Perusahaan dengan berbagai jenis usaha saling bersaing untuk memenuhi pangsa
pasar yang menuntut kualitas pelayanan yang semakin baik, pendistribusian yang
semakin cepat, dan produk-produk yang bervariasi. Agar dapat bersaing dengan
sukses dan kontiniu, perusahaan harus mampu mengelola sumber dana perusahaan
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan hal ini memerlukan pengambilan
keputusan yang tepat.
Suatu sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik sudah tentu dapat
menghasilkan informasi yang kebenarannya dapt dipercaya dan bergunan dalam
merumuskan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan aspek perencanaan,
koordinasi, pengendalian dan pengamanan terhadap aktiva milik perusahaan. Sistem
akuntansi merupakan alat yang penting bagi manajemen untuk menghasilkan
aktiva-aktiva perusahaan terhadap rencana yang telah ditetapkan telebih dahulu sehingga
rencana perusahaan dapat berjalan secara efisien, efektif dan terarah.
Untuk perusahaan yang masih kecil, pimpinan perusahaan dapat langsung
mengawasi kegiatan perusahaan. Hal ini dikarenakan kegiatan yang dilakukan
2
Secara keseluruhan kegiatan perusahaan dan permasalahan yang terjadi
didalam perusahaan , sehingga tidak sulit untuk melakukan pengawasan. Upaya untuk
mencapai tujuan perusahaan, hendaknya pimpinan mengupayakan agar kegiatan
operasional perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Efisien dan aktivitas
perusahaan merupakan hal yang harus dilakukan untuk bersaing di pasar bebas.
Efisien berarti menekan seminimal mungkin pemborosan yang ada didalam
perusahaan. Efektif berarti bagaimana agar kegiatan yang dilakukan mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Salah satu aktiva yang paling lancar adalah kas yang sering digunakan dalam
operasi perusahaan. Kas merupakan pembayaran yang siap dan bebas digunakan
perusahaan sewaktu-waktu apabila diperlukan. Setiap perusahaan dagang, perusahaan
jasa, perusahaan industri harus dapat mengelola kasnya dengan baik agar tidak terjadi
gangguan terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.
Masalah kas adalah masalah yang kompleks karena merupakan aktiva yang
paling mudah diselewengkan, sehingga diperlukan penyusunan suatu sistem
pengeluaran kas yang baik. Upaya menjamin transaksi yang sehubungan dengan kas
harus dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan untuk
menjaga keamanan kas tersebut. Untuk menjaga keamanan dari kas itu sendiri
haruslah ada suatu kegiatan pengecekan dan pemeriksaan mendadak terhadap nilai
fisik dari kas itu sendiri dengan maksud untuk menjaga keberadaan kas itu sendiri.
Dalam melaksanakan suatu pekerjaan sebaiknya terlebih dahulu dibuat
akan dicapai oleh perusahaan. Begitu juga dalam sitem akuntansi terlebih dahulu
harus diketahui jenis operasionalnya secara menyeluruh. Dengan adanya sistem
akuntansi yang direncanakan dengan baik, pimpinan perusahaan harus dapat
mengawasi jalannya harta, hutang, modal perusahaan, pendapatan dan beban
perusahaan. Dengan adanya suatu sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas
yang baik, maka dengan sendirinya tugas dari seorang pimpinan akan lebih
dijalankan oleh seorang pimpinan.
Berdasarkan uraian singkat diatas terlihat jelas bahwa suatu sistem akuntansi
yang dipersiapkan dengan baik dapat memberikan hasil yang berarti bagi
kelangsungan hidup bagi perusahaan, karena itu penulis merasa tertarik mengadakan
serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam Tugas Akhir ini dengan judul
”Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan”.
B. Rumusan Masalah
Berkenaan dengan latar belakang masalah yang telah di uraikan, penulis
membatasi pokok permasalahan dan merumuskannya dalam bentuk pertanyaan yaitu
Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Suatu pekerjaan apapun bentuknya akan memerlukan suatu usaha untuk
mencapai apa yang menjadi tujuan dari suatu pekerjaan itu, sehubungan dengan
tujuan penelitian. Penelitian bertujuan agar penulis dapat memberikan gambaran
sebagai berikut :
Untuk mengetahui kebijakan yang ditetapkakn pada PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan dalam mengelola pengeluaran kas.
Sedangkan, manfaat penelitian adalah kegunaan dari hasil pengamatan yang
ditinjau dari pengembangan ilmu secara teoritis maupun secara praktis, adapun
manfaat yang diharapkan dari tempat penelitian adalah sebagai berikut :
2. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperluas wawasan dengan
menelusuri dan mempelajari data yang di peroleh dari tempat penelitian,
2. Bagi perusahaan, peneliti ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan,
masukan untuk menyusun sistem akuntansi pengeluaran kas,
3. Bagi pihak-pihak lain, khususnya bagi almamater fakultas ekonomi universitas
sumatera utara, hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi bagi
D. Sistematika Penelitian
Setiap kegiatan pasti akan membutuhkan perencanaan untuk memperlancar
kegiatan yang akan dilaksanakan. Adapun rencana penulisan Tugas Akhir adalah
sebagai berikut :
1. Jadwal Survei/Observasi
Penelitian dilakukan dari bulan Agustus dan selesai pada bulan November
2009 di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Survei/Observasi
2. Laporan Penelitian
Penulis membahas Tugas Akhir ini dalam empat bab, dimana masing-masing
bab dibagi lagi dibagi atas sub-sub bab lagi sesuai kebutuhannya agar diperoleh
pemahaman yang lebih mendalam. Secara garis besar Rencana Isi adalah sebagai
berikut :
No Kegiatan Agustus September Oktober November
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan 2 Riset
A. BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini penulis akan menguraikan tentang apa yang menjadi latar
belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan
rencana penulisan.
B. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam Bab ini penulis akan menjelaskan suatu tinjauan terhadap PT.
Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang akan menguraikan tentang
sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan
usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
C. BAB III : PEMBAHASAN
Dalam Bab ini penulis akan menguraikan tentang pembahasan yang
diperoleh dari perusahaan setelah melakukan penelitian pada PT. Kahar
Duta Sarana Cabang Medan .
D. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada Bab ini penulis memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas
Kelompok usaha PT KAHAR DUTA SARANA (KDS) berdiri pada tanggal
16 Februari 1979 dengan badan usaha yang memasok alat tulis dan mesin-mesin
kantor. Dengan memiliki 6 karyawan dan sebuah ruang kantor sederhana di daerah
Senen Jakarta Pusat. PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan meniti tahun-tahun
pertamanya dengan ketekunan dan kerja keras.
Perusahaan ini awalnya didirikan oleh H. Koendjono Harjadi. Dan untuk saat
ini kepemimpinannya di pegang oleh beberapa orang dengan jabatan masing-masing.
PT Kahar Duta Sarana tidak akan berkembang dengan adanya jasa-jasa pemimpin
seperti yang sekarang ini masih menjabat yaitu:
Chairman / CEO : H. Koendjono Harjadi
President Director : Frans B. Sungkono
Director : Djoko Wirjono
Director : Wayan Wandi
Director : Kemal Toha
Dengan mutu dan layanan yang baik membuat PT Kahar Duta Sarana Cabang
Medan dipercaya memasok keperluan mesin kasir sebuah instansi pemerintah.
telah berhasil menyakinkan sebuah Perusahaan Jepang yaitu Tokyo Electrik
Corporation (TEC), untuk bermitra dan untuk pertama
kalinya PT Kahar Duta Sarana menjadi Sole Distributor Mesin Kasir TEC. Dalam
perkembangan selanjutnya, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya untuk
memasarkan produk-produk TEC yang lain seperti: Digital Scale, Point of Sale
System, dan lain-lain.
Pada pertengahan tahun 1980 PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan lebih
menegaskan kiprahnya yang berfokus pada penyelenggaraan retail system solution
dengan memasuki bidang Marketing System, yaitu dengan memasarkan Barcode
Printer dan memasuki era produksi Marking Labels pada tahun 1990. Saat ini
perkembangan pasarnya meliputi industrial Labels yang diantara pelanggannya
termasuk pula Multinational Corporation. Produksi PT Kahar Duta Sarana telah
memenuhi syarat kualitas dan mendapat sertifikasi dari UL (Underwriting
Laboratory) USA.
Dalam bidang pemasaran makin lengkap dengan ditunjuknya PT Kahar Duta
Sarana Cabang Medan sebagai distributor oleh PSC Inc. untuk produk Laser Scanner
dan oleh Love shaw (UK) untuk produk Large Character Printer. Untuk saat ini,
perkembangan yang paling akhir di kiprah PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
adalah telah berdirinya Divisi Niaga pada awal dekade 1990 yang mengayomi
sejumlah Outlet Swalayan Fotografi di beberapa tempat di Jakarta, kemudian disusul
dengan berdirinya Divisi-divisi lain seperti: Divisi CASIO yang memegang keagenan
Dalam memasuki dekade pertama abad 21, Indonesia dengan pasti akan
berkembang menjadi pemain yang penting dalam ekonomi global. Kahar Duta Sarana
akan terus mengambil peran aktif dan dinamis serta berkembang terus memenuhi
tuntutan zaman.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi yang diperlukan akan sangat menentukan berhasil atau
tidaknya suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam prinsip
struktur organisasi, Tujuan kepala Cabang suatu perusahaan adalah untuk
memaksimalkan nilai perusahaan. Begitu pentingnya arti dari kepala cabang bagi
perusahaan dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, maka dalam bidang
manajemen PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki team yang dapat
membantu berjalannya bisnis, yaitu:
Kepala Pimpinan Cabang : H . Rusadi Hilman SMHK
Bidang Keuangan/Administrasi : Indi Patricia SE
Bidang Penjualan : Bambang Gunawan
Bidang Service : Suriadi
Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan masing-masing bagian dari
struktur organisasi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang memberikan
keterangan dan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab. Adapun lampiran
bagian lampiran. Masing-masing bagian dalam stuktur organisasi ini dapat dijelaskan
sebagai berikut:
1. Kepala Cabang PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
a. Kepala cabang bertugas dalam memimpin seluruh karyawan PT Kahar Duta
Sarana Cabang Medan, yang bertanggungjawab terhadap direktur penjualan.
b. untuk pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pembekalan dan
pemasaran produk-produk PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan di wilayah
kerja Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
2. Bagian SPV Administrasi dan Keuangan
mengkoordinasi dan pengendalian aspek-aspek keuangan dan Administrasi
yang meliputi kegiatan rencana kerja/anggaran, personalia, akuntansi, logistik dan
pembendaharaan di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan. Bagian ini terdiri dari
staf Administrasi Sales, Staf Logistik, Collector, Driver, dan Office Boy.
3. Bagian SPV Sales
mengkoordinasi kegiatan penjualan produk-produk PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan yang berada di wilayah kerja cabang medan yang meliputi:
Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau.
Dimana yang bertugas untuk memasarkan atau melakukan demo produk-produk
4. Bagian Service
mengkoordinasi kegiatan setelah penjualan yang meliputi perawatan dan
perbaikan terhadap hasil penjulan produk-produk diseluruh wilayah kerja Cabang
Medan. Dimana yang bertugas untuk melakukan service terhadap barang-barang
yang dipasarkan adalah bagian Teknisi.
C. Job Discription (Uraian Tugas)
Pada PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN job
discription/uraian tugas meliputi beberapa bagian seperti Kepala Cabang, Adm.
Keuangan , Personalia, SPV Sales, Service, Salesman, Teknisi, Adm. Sales, Logistik,
Collector, Driver, dan Office Boy. Adapun uraian tugas-tugas yang dilakukan seperti:
1. Kepala Cabang
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan
menjabarkan dalam rencana pelaksanaan jangka pendek,
b. melakukan koordinasi dengan kepala-kepala seksi dan memberikan
wewenang khusus, serta meminta pertanggungjawabannya dalam
pelaksanaan kerja harian.
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. mengatur Cash Flow Cabang,
b. menyelenggarakan Pembukuan Cabang,
c. mertanggungjawab atas proses akuntansi dan pelaporannya,
d. mengatur arus kas perusahaan,
e. menyiapkan rekap kas harian perusahaan,
f. merancanakan anggaran pendapatan dan biaya perusahaan,
g. menerima uang dan melakukan pembayaran dalam rangka keperluan
kantor,
h. menyediakan Laporan Minggua n, Bulanan, Triwulan, Semesteran, dan
Tahunan penjualan untuk keperluan Cabang dan Kantor Pusat:
1) Pembukuan Kas
2) Outstanding Cabang
3) Collection
4) Cash Flow
5) GL Cabang.
3. Bagian Sales
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. melakukan Presentasi / Demo,
b. membuat Forecast Penjualan sebagai rencana kerja,
c. menghasilkan Invoice sesuai target yang ditetapkan,
e. menyelenggarakan Administrasi Penjualan,
f. melakukan Casaving,
g. mendirikan pelatihan/training ke Customer,
h. menjaga hubungan baik dengan customer lama dan mengembangkan
customer baru.
4. Bagian Service
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. menjual jasa kontrak perawatan (Maintenance Contract),
b. menjalin hubungan yang baik dengan semua customer dengan melakukan
kunjungan kehumasan,
c. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service rutin,
d. melakukan service rutin sesuai jadwal,
e. memantau dan membimbing staf Costumer Service,
f. memperbaiki mesin-mesin yang rusak, baik di pelanggan maupun dikirim ke
kantor sesuai jadwal,
g. melakukan tes mesin yang akan dijual,
h. membuat laporan rencana kerja teknisi (RKT),
i. membantu dan membimbing Customer.
5. Bagian Administrasi
a. membantu bagian keuangan dalam menangani dan mengendalikan anggaran,
personalia akuntansi dan pembendaharaan untuk PT Kahar Duta Sarana
Cabang Medan,
b. membuat Faktur Penjualan, Invoice dan Delivery Order.
6. Personalia
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. melakukan Perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dengan berdasarkan
lembur karyawan,
b. menyelenggarakan fungsi kepersonaliaan lainnya untuk cabang,
c. menyelenggarakan layanan rumah tangga cabang.
7. Logistik
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. mengelola Stock barang dan Sparepate,
b. menyiapkan mesin yang akan dijual,
c. melakukan Control stock harga untuk setiap produk-produk yang
dipasarkan.
8. Collector
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. menagih piutang yang sudah jantuh tempo (30 hari) kepada Customer,
b. menyerahkan piutang kepada bagian keuangan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah
a. mengirim pesanan barang Customer,
b. menyerahkan barang sesuai dengan permintaan costumer,
b. mertanggungjawab atas keamanan barang-barang yang akan dikirim kepada
customer.
10. Salesman
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. melakukan Cavasing,
b. melakukan Presentasi / Demo,
c. memberikan pelatihan / training ke Customer,
d. menghasilkan invoice sesuai target yang ditetapkan.
11. Teknisi
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. menjual jasa kontrak perawatan ( Maintenance Contract ),
b. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service
rutin,
c. membuat laporan rencana kunjungan teknisi ( RKT ),
d. memeriksa kerusakan yang ada pada mesin-mesin untuk produk-produk
yang dipasarkan yang masih memiliki garansi,
e. memperbaiki kerusakan mesin-mesin untuk produk-produk yang
12. Office Boy
Tugas dan tanggungjawabnya adalah
a. bertanggungjawab atas kebersihan ruangan di setiap bagian perusahaan,
b. mengantarkan surat-surat atau arsip-arsip ke Bank atau ke perusahaan lain.
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak
dibidang penjualan dan jasa elektronik. Produk-produk yang dipasarkan adalah
berbagai jenis mesin kasir. Dimana PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan menjalin
kerjasama dengan berbagai perusahaan-perusahaan terkemuka seperti Barcode Printer
yang bekerja sama dengan TOSHIBA, Potable Data Terminal dan Scanner, bekerja
sama dengan DATALOGIC dan Metrologic, Pos System, Peripherals, dan Pos Printer
bekerja sama dengan WINCOR NIXDORF, STAR Micronics, dan IBM, Electronic
Cash Register, bekerja sama dengan TOWA, dan TEC (Tokyo Electric Corporation),
Weighing Scale bekerja sama dengan BIZERBA, Software yang bekerja sama dengan
STORE VISION dan WINCOR NIXDORF dan berbagai perlengkapan untuk
mesin kasir bekerja sama dengan ARMOR, serta penjualan jasa service untuk
mesin-mesin yang dipasarkan tersebut.
Dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, memiliki beberapa
produk-produk yang dapat dipasarkan diantaranya seperti: Bar Code Printers atau
Masuk, Handheld Scan, Perlengkapan Mesin Kasir seperti: Label, Ticket Roll,
Ribbon. Peripherals seperti: Cash Drawer, Customer Display, Monitors, Pos
Keyboard. Portable Data Terminal, Pos Printer, Pos System, Scanner, Scale
(Elektonic Scale System) dan Weighing Scale.
E. Kinerja Usaha Terkini
Kondisi ekonomi yang mempengaruhi kinerja suatu perusahaan adalah
pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan tingkat bunga. Pertumbuhan ekonomi
mempengaruhi biaya produksi dari bahan , mesin, atau karyawan. Kinerja suatu
perusahaan khususnya meningkat ketika permintaan tinggi, persaingan lemah,
pasokan tenaga kerja yang tersedia, dan peraturan tidak mengenakan pembatasan
berlebihan.
Dengan berdirinya PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang memiliki
beberapa cabang seperti di kota-kota besar hingga meliputi kawasan daerah. Cabang
tersebut telah menyebar luas di Indonesia seperti: Jakarta, Bandung, Semarang,
Yogyakarta, Surabaya dan Medan. Dan memiliki daerah untuk operasi pemasaran
perusahaan cabang medan meliputi: Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera
Utara, Sumatera Barat dan Riau.
Pada pertumbuhan ekonomi sekarang ini, PT. Kahar Duta Sarana Cabang
Medan telah dipercaya oleh beberapa swalayan dengan menggunakan barang-barang
milik perusahaan. Swalayan terbesar di Indonesia seperti Matahari, Suzuya, Sogo,
80% pasokannya seperti Hands-Free Scanners, Cash Drawer, Pos Printer, Barcode
Printer, dan lainnya berasal dari PT KDS. Sedangkan dalam meraih penghargaan atau
prestasi, PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya dalam meraih penghargaan
(Awards) yang diantaranya seperti:
Tahun 1999 : Prize for The Achievement of The Purchase Target for Second
Half of 1999 from TEC,
Tahun 1999 : Best Sales Award from PSC,
Tahun 2000 : POS Business Partner of The Year from IBM,
Tahun 2000 : Market Growth Award from IBM,
Tahun 2001 : Best Performance Award from Wincor Nixdorf ,
Tahun 2003 : Outstanding Sales Award from PSC,
Tahun 2004 : Retail Division Authorized Partner from Wincor Nixdorf,
Tahun 2004 : Outstanding Sales Award from PSC,
Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from PSC,
Tahun 2005 : Million Dollars Club from PSC,
Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from Metrologic,
Tahun 2006 : Outstanding Sales Award from Metrologic,
Tahun 2006 : Million Dollars Achievement from PSC.
F. Rencana Kegiatan
Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki misi yang diantaranya
1. membuat keputusan yang tepat dalam bekerja yang berprofesional, berkompeten
di era globalisasi ini,
2. mengambil keputusan dengan langkah yang pasti. Dengan arah yang lebih maju
dan teknologi informasi (IT) yang menjelma perusahaan sebagai pondasi untuk
generasi yang akan datang.
Rencana kegiatan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah untuk
menghasilkan laba atau keuntungan yang lebih memuaskan, menciptakan lingkungan
kekeluargaan kepada sesama, memberikan pelayanan yang baik agar pelanggan
semakin betah dan nyaman. PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan akan mampu
bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang lain, baik dari segi
produk, pelayanan jasa dan penjualan. Dalam rencana kedepan PT. Kahar Duta
Sarana Cabang Medan selalu mengambil keputusan dengan seselektif mungkin, agar
tidak terjadi penyesalan-penyesalan di kemudian hari.
Jasa atau layanan yang dilaksanakan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang
Medan selalu menawarkan solusi untuk menyenangkan para Costumer. Bagi para
costumer yang memiliki keluhan dengan mesin, instalasi jaringan, spareparts atau
suku cadang, dan lain-lain PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu
menyediakan solusi yang terbaik, dengan pengalaman, sumber daya dan pengetahuan
yang bijaksana. Agar costumer merasa puas dengan jasa yang diberikan oleh
BAB III
TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis akan mengemukakan hasil penelitian dan menjelaskan
berjalannya suautu sistem, prosedur, dan aktivitas yang dilaksanakan perusahaan
terhadap Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang
Medan maka selanjutnya penulis akan mencoba menguraikan pembahasan mengenai :
A. Sistem Akuntansi pada PT. Kahar Duta Saran Cabang Medan
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
C. Pengendalian Intern Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
D. Pemeriksaan Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
E. Sistem Dana Kas Kecil pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
A. Sistem Akuntansi Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Penyusunan sistem akuntansi suatu perusahaan perlu mempertimbangkan
beberapa faktor yang penting sebagai barikut:
1. sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem
akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada
waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai,
sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa
sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
2. sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip intern,
3. sistem akuntasni yang disusun itu hahrus memenuhi prinsip murah yang berarti
bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan
sehingga relatif tidak mahal dalam menghasilkan suatu informasi.
Sistem akuntansi disusun dan dipakai dalam perusahaan, yaitu terutama
ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan dalam kadar keandalan yang
tinggi sehingga tidak menyesatkan manajemen dan penggunaan informasi lain agar
perusahaan dapat mengendalikan jalan pengeluaran. Berdasarkan bukti-bukti
penegluaran yang ada dan diakui, sehingga tidak terjadi pengeluaran kas yang tidak
pada tempatnya (penyelewengan kas yang sangat merugikan). Dengan sistem
akuntansi tersebut, disimpulkan bahwa suatu sistem akuntansi itu terdiri dari beberapa
siklus akuntansi. Adapun langkah-langkah yang diambil oleh PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan dalam melaksanakan pengolahan data dengan cara sebagai berikut:
1. salesman melakukan convassing, kemudian menghasilkan sales order,
2. berdasarkan sales order yang masuk, maka pembukuan akan dapat dilanjutkan
melalui delivery order,
3. setelah delivery order, invoice digunakan agar perusahaan akan lebih mudah
dalam pencatatan pembukuan, karena invioice merupakan bukti terjadinya
pembelian atau penjualan secara tunai,
4. dari invoice dibuat Buku Bank Pertama (yang jumlahnya selalu nihil setiap akhir
minggu) untuk transaksi penjualan. Pembukuan bank pertama akan ditransfer ke
5. dengan pembukuan tersebut, laporan A/R (account receivable) akan dapat
dilaksanakan dan disusun pada laporan keuangan arus kas (cash flow) yang
akhirnya akan diketahui jumlah saldo kas di perusahaan.
Setiap jenis transaksi menempuh prosedur tertentu yang mencakup dokumen
sumber, arsip, tahap pemrosesan, kendali dan keluaran yang semuanya bersifat
khusus. Namun pada setiap prosedur transaksi melakukan langkahnya yang dikenal
sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Proses akuntansi adalah proses
pengolahan data. Menurut Sttetler (1978) menggambarkan elemen umum yang
dipakai dalam setiap pengolahan data seperti: transaksi disetujui (tertulis/lisan),
transaksi dilaksanakan, transaksi dicatat (manual/mekanis EDP), catat transaksi
secara kronologis, catatan diklasifikasikan, dan yang terakhir informasi dilaporkan.
Kemudian akuntansi dalam proses pengolahan datanya menggunakan arus,
siklus, atau proses akuntansi yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap plaporan.
Siklus akuntansi atau disebut juga proses akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi
tersebut unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari
jurnal, buku besar dan buku pembantu, surat laporan.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut :
1. untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,
2. untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,
3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansui dan pengecekan intern, yaitu untuk
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban prlindungan
kekayaan perusahaan.
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Tujuan pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
dikategorikan untuk keperluan biaya gaji, biaya air, listrik dan telepon, biaya pajak,
biaya keperluan kantor dan pembelian asset-asset perusahaan. Sedangkan transaksi
pengeluaran kas yang terjadi pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagian
besar ditujukan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan
sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh perusahaan pusat dengan memberikan dropping
cash dari kantor pusat sehingga dana perusahaan benar-benar digunakan untuk
keperluan perusahaan cabang.
Cara-cara pembayaran yang berlaku di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
antara lain dengan menggunakan :
1. Cash (tunai) yaitu adanya kuitansi pembayaran
Cara yang dilakukan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam sistem
penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales administrasi
perusahaan. Dimamna pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan
sales administrasi membuat invoice, sales administrasi meneruskan faktur tersebut
kebagian logistik dan babrang tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang
tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian
2. Cek (cheque)
Dalam pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan
voucher kas kuning. Dimana voucher kuning tersebut disetujui terlebih dahulu oleh
pejabat yang berwenang, kemudian dana dapat dicairkan di bagian kasir perusahaan.
3. Transfer Bank
Dalam melaksanakan sistem transfer bank, PT. Kahar Duta Sarana Cabang
Medan menggunakan jasa bank, dimana para pelanggan menyetorkan atau
mentransfer sejumlah pembayaran ke rekening bank dan rekening cabang, perusahaan
hanya menerima aplikasi setoran atau transfer dari bank.
Tujuan Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan
menjadi dua macam :
1. Dokumen Sumber (source document)
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke
dalam jurnal atau buku pembantu.
2. Dokumen Pendukung (supporting document atau corroborating document)
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sehingga transaksi
yang direkam dalam dokumen sumber.
Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi
penjualan yang di rekam dalam faktur penjualan. Suatu order pengiriman
penjualan, pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman
barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order
pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada
perusahaan dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan di
lampirkannya dokumen pendukung tersebut faktur penjualan sebagai dokumen yang
di pakai sebagai sumber pencatatan kedalam catatan akuntansi menjadi dapat
diandalkan kesahihannya.
Transaksi dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam
transaksi pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat dilihat
sebagai berikut :
Tabel 2.1 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung yang bersangkutan
Pengeluaran Kas Bukti kas keluar Kuitansi Cek
Pembelian Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian
Surat permintaan otorisasi investasi Surat permintaan otorisasi reparasi Surat permintaan penawaran barang Surat order pembelian
Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji
Dalam pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang
1. kuitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari
penerimaan cek pembayaran,
2. cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek. Dalam penggunaan cek untuk pembayaran terdiri dari dua
yaitu : cheak issuer membuat cek atas nama, atau check issuer membuat cek atau
unjuk.
Pada pembelian PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang
digunakan yaitu :
1. surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam
surat tersebut,
2. surat permintaan otorisasi investasi meliputi jumlah moneter yang besar dan
mencakup keterikatan dana jangka waktu yang relatif besar, dan mencakup
keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang,
3. surat permintaan otorisasi reparasi, berfungsi sebagai perintah dilakukannya
reparasi yang merupakan pengeluaran modal,
4. surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
5. surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih,
6. laporan penerimaan barang, berfungsi sebagai penerimaan untuk menunjuk bahwa
barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis dan mutu,
7. surat perubahan order pembelian, diperlukan apabila perubahan terhadap isi surat
order pembelianyang sebelumnya telah diterbitkan,
8. faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis dan harga
barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.
Penggajian dan pengupahan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang
digunakan terdiri dari :
1. daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untuk seluruh
karyawan, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau daftar hadir,
2. rekap daftar gaji, disipkan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji.
Langkah-langkah dalam prosedur pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan dengan cara :
1. bagian kas menerima RAO dana kas kecil setiap awal bulan dari bagian
akuntansi,
2. untuk pengeluaran diatas Rp.200.000, bagian kasa menyiapkan voucher kas
kuning terlebih dahulu dilampiri dengan kuitansi dan invoice dari pemasok,
3. voucher kas kuning tersebut diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi
meneliti kebenaran dari kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice dan
4. bagian akuntansi menyerahkan voucher tersebut ke kepala cabang kemudian
meneliti kebenaran dan menandatangani voucher kuning tersebut (yang berarti
pengeluaran kas tersebut telah disetujui),
5. bagian kasa dapat mengeluarkan kas dan mencatat dalam buku kas,
6. bagian akuntansi memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi
pusat.
Menurut Marom (2002) langkah-langkah prosedur pengeluaran yaitu :
1. Bagian kasir menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice
mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran,
2. Menyiapkan bukti bank keluar (BBK) dan cek/giro, kemudian disampaikan ke
bagian keuangan,
3. Bidang keuangan, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan
invoice, menandatangani cek/giro dan memberi paraf pada BBK, dan berkas dicap
”lunas”,
4. Mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran,
5. Bagian akuntansi membandingkan BBK dengan invoice bila cocok maka
menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu di cek terlebih dahulu ke kartu
utang,
6. Mencatat transaksi pengeluaran utang di buku bank keluar dan kartu utang,
Dalam prosedur pengeluaran kas tersebut setiap karyawan atau orang yang
berhubungan dengan pengeluaran kas wajib melaksanakan prosedur tersebut.
Didalam prosedur tersebut dijelaskan bagaimana formulir-formulir, catatan-catatan,
dan bagian yang bersangkutan dalam pengelolaan pengeluaran kas.
C. Pengendalian Intern Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Perusahaan-perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk
mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan
sistem perusahaan. PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah menerapkam
prinsip-prinsip fungsi pengendalian intern yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agar
dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan. Maka
penulis akan mengevaluasi terhadap pengendalian intern kas pada PT. Kahar Duta
Sarana Cabang Medan sebagai berikut :
1. adanya usaha pengendalian intern terhadap kas perusahaan. Hal ini ditandai
dengan adanya sistem komputer yang on line pada setiap bagian. Sistem ini hanya
bisa dilakukan oleh masing-masing user yang di protect dengan password mereka
masing-masing, seperi :
a. bagian logistik yang berfungsi untuk meng-input setiap barang yang datang
dari kantor pusat,
b. bagian penjualan yang berfungsi meng-input setiap penjualan yang dilakukan
c. bagian akuntansi yang berfungsi meng-input. Setiap pembayaran dari hasil
penjualan yang telah dilakukan.
2. pengendalian intern kas perusahaan dapat dilihat juga pada pemisahan tugas dari
masing-masing bagian, seperti :
a. bagian sales administrasi berfungsi untuk mengeluarkan kas dan mencatat
penerimaan kas dari hasil penjualan,
b. bagian akuntansi cabang berfungsi untuk menerima dan mencatat penerimaan
kas dari hasil penjualan,
c. bagian akuntansi pusat berfungsi mencatat penerimaan kas cabang.
3. pada waktu tutup kas, kebenaran bukti kas, bukti-bukti pendukung, serta saldo
uang kas yang ada diperiksa. Hal ini dilakukan untuk mencegah kesalahan yang
terjadi,
4. setiap minggu saldo kas dan saldo bank harus dilaporkan kepada kepala cabang.
Penerimaan kas harus ditransfer ke pusat setiap minggu. Sehingga mencegah
penyelewengan atas kas perusahaan karena ketidakcocokan saldo antara kas dan
bank,
5. melakukan pemeriksaan terhadap saldo uang kas setiap satu tahun sekali, ynag
diperiksa oleh auditor intern kantor pusat, hasil pemeriksaan ini dijadikan sebagai
bahan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta,
6. untuk transaksi pengeluaran kas, pihak perusahaan menggunakan formulir
voucher kuning. Dimana formulir tersebut harus telebih dahulu disetujui dan
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) 2005,
mendefinisikan sebagai pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua cara
dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan dengan
tujuan untuk menjaga keamanan harta. Milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan
kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakan
yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan tujuannya,
pengendalian intern mencakup pengendalian akuntansi (accounting control) dan
pengendalian administrasi (administrative control). Pengendalian akuntansi terdiri
dari struktur organisasi dan metode-metode atau prosedur yang berhubungan
langsung dengan pengamanan aktiva dan ketelitian pencatatan transasksi keuangan.
Pengendalian akuntansi biasanya mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan
melakukan pemisahan fungsi dalam organisasi secara tegas, atas fungsi pelaksanaan
(operation), penyimpanan (custodian), dan penyelenggara catatan (recording).
Sistem pengendalian intern berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga
keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan,
meningkatkan efisiensi dan mematuhi kebijakan perusahaan, jika empat syarat
berikut ini terpenuhi :
a. adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional
secara tetap,
b. pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang
menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan dan
c. terselenggaranya praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing,
d. karyawan dengan tingkat kecukupan memadai sesuai dengan
tanggungjawabnya.
D. Pemeriksaan Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Pemeriksaan kas merupakan suatu jasa atau kegiatan yang dihasilkan untuk
membandingkan kesesuaian informasi kas yang dibuat oleh pihak lain dengan kriteria
yang telah diterapkan. Pemeriksaan ini dapat dilakukan oleh internal auditor atau
akuntan public. Hasil dan pemeriksaan teresbut sebagai informasi bagi pihak
manajemen apakah kas yang dimiliki perusahaan telah diawasi dengan benar dan
tepat baik nilai, prosedur, maupun lingkungannya. Selain pemisahaan tugas, hal ini
yang akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengahargai terjadinya
penyimpangan atau penyelewengan kas adalah dengan cara melakukan pemeriksaan
yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan ini dilakukan
oleh internal auditor.
Mengingat PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki beberapa cabang,
maka pemeriksaan kas tersebut dilakukan oleh masing-masing cabang. Pemeriksaan
kas tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal melakukan pemeriksaan kas setiap 6
bulan, sedangkan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari. Audit internal akan
melaksanakan pemeriksaan kas dan kemudian diserahkan ke pusat agar dikoreksi
Selain mengadakan pemeriksaan saldo kas untuk mencegah penyelewengan
atau pemakaian uang kas oleh yang tidak berhak, perhitungan uang kas yang
diadakan perusahaan. Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk
pimpinan perusahaan dihadapkan kepada kasir dan dihadiri beberapa orang lain yang
ditugaskan untuk melakukan perhitungan kas. Hasil pemeriksaan kas tersebut
dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta.
Untuk lebih sempurna sistem pengawasan kas perusahaan, pihak manajemen
juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran kas dengan realisasinya
setiap 6 bulan. Hal ini bertujuan untuk menilai apakah anggaran yang telah disetujui
sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi penyimpangan maka akan dilakukan
tindakan koreksi.
Dalam Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) tahun 1990, menggunakan norma
pelaksanaan pemeriksaan berbunyi sebagai berikut : ”sistem pengendalian intern yang
ada harus dipelajari dan dinilai secukupnya untuk menentukan dapat atau tidaknya
sistem tersebut diandalkan sebagai dasar untuk menetapkan luasnya pengujian yang
harus dilakukan serta prosedur pemeriksaan yang akan digunakan”.
Pada hakikatnya pemeriksaan dimaksudkan untuk nilai kewajaran laporan
keuangan yang didasarkan pada ketaatannya terhadap prinsip aktiva yang berlaku. Ini
berarti juga bahwa laporan keuangan yang disajikan bebas dari kemungkinan
kesalahan material. Namun akuntan diwajibkan untuk melakukan usaha-usaha
kesalahan material. Umumnya dikenal dua tipe kesalahan yaitu : error dan
irregularities.
Kedua tipe ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur yang
dapt menemukan kedua tipe kesalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat ditemukan
dengan mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai tingkat kejujuran
manajemen , melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain. Berikut ini terdapat
bentuk-bentuk penyelewengan melalui pengeliaran kas, dapat dijelaskan sebagai
berikut :
a. mengambil uang dari brand kas, laci atau kas kecil dan memasukkan bon-bon
yang tidak sah atau sudah pernah dikeluarkan,
b. memalsukan cek dan menggunakannya untuk kepentingan sendiri,
c. menaikkan angka yang dibuat di lembar cek,
d. mengubah tanggal bon (vouvher) dan menagihnya kembali untuk yang ke
dua kali,
e. membuat bon palsu untuk pembayaran biaya fiktif atau pembelian fiktif,
f. manipulasi pembayaran gaji,
g. memperbesar jumlahkas kredit.
E. Sistem Dana Kas Kecil pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Dana kas kecil (petty cash) adalah dana yang dibentuk untuk membiayai
pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil. Dalam melakukan
kas kecil, seperti ongkos transportasi biaya foto copy, dan lain-lain. Kas kecil adalah
sejumlah kas yang disediakan didalam perusahaan untuk membayar pengeluaran yang
bersifat rutin dan jumlahnya relatif kecil.
Pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan umumnya bertujuan
untuk membiayai seluruh kegiatan operasional. Perusahaan dan prosedur pengeluaran
kas secara tunai melalui dana kas kecil. Jumlah dana kas kecil untuk cabang medan
adalah Rp 20.000.000,- setiap pengeluaran dana kas kecil harus di dukung oleh bukti
pengeluaran yang dapat berupa kuitansi, nota, bon yang telah disetujui oleh kepala
cabang untuk disetujui pembayarannya.
Dalam penyelenggaraan dana kas kecil (petty cash) dapat dilaksanakan
dengan dua cara yaitu :
1. sistem dana tetap (imprest fund system)
pada sistem ini, perkiraan dana kas akan menunjukkan saldo yang jumlahnya tetap
selama periode akuntansi yang berjalan. Saldo yang tetap dikarenakan setiap
pengisian kembali kas kecil sebesar jumlah pengeluaran kas kecil sehingga uang kas
kecil yang berada di tangan akan berjumlah sama dengan saat dibentuk. Pencatatan
biaya-biaya atas pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Pada
akhir periode jika jumlah kas tinggi, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali
kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil.
Pada tanggal 1 Desember 2008 PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut ini daftar perincian dana kas
kecil terdapat pada tabel 3.2 :
Tabel 3.2 Sistem Dana Tetap Daftar Perincian Dana Kas Kecil
Keterangan 20 Desember 31 Desember
1. Uang Kertas Rp. 5.000 Rp. 25.000
Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Berdasarkan hasil perhitungan penelitian saya pada PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan, peusahaan ini membentuk dana kas kecil dan pengisian kembali dana
kas kecil pada tanggal 1 Desember 2008 dan berakhir pada tanggal 20 Desember
2008 dengan tabel 3.3 sebagai berikut :
Tabel 3.3 Sistem Dana Tetap 1 Desember Pembentukan Dana Kas Kecil
Dana Kas Kecil Rp. 250.000 Kas RP. 250.000
20 Desember Pengisian kembali Dana Kas Kecil
Beban makan minum Karyawan 25.000
Selisih Kas Rp. 4.250 Kas Rp.242.250
Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Berdasarkan tabel diatas terlihat jelas bahwa sistem dana tetap mencatat biaya
pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil dan melanjutkan
jurnal pencatatan biaya periode 20-31 Desember dengan pengisian kembali dana kas
kecil. Hal ini dapat dilihat pada tabel 3.4sebagai berikut :
Jurnal yang dibuat ( Lanjutan )
Tabel 3.4 Sistem Dana Tetap
31 Desember Mencatat Biaya Periode 20-31 Desember dan Pengisian kembali Dana Kas Kecil
Persediaan Supplies Kantor ( perangko ) Rp. 3.750
Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
2. sistem dana fluktuasi ( fluctuating fund system)
Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang
mempengaruhi kas kecil, diantaranya :
1. pembukuan dana kas kecil,
3. pengisian dana kas kecil,
4. penambahan dana kas kecil,
5. pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.
pencatatan pengeluaran kas kecil dalam perkiraan biaya setiap terjadi
transaksi pengeluaran secara individual. Pada dasarnya perkiraan dana kas kecil yang
diselenggarakan harus menunjukkan saldo setiap saat sebesar jumlah uang dana kas
kecil yang ada di tangan kasir kas kecil. Pada sistem dana berfluktuasi kasir kas kecil
harus mampu menunjukkan uang dana kas kecil pada setiap saat sebesar saldo
menurut perkiraan pembukuan. Biasanya pengisian uang ke dalam kas kecil tidak
dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukkan
sewaktu-waktu persediaan uang dalam kas kecil sudah dirasakan menipis.
Contoh kasus sistem dana fluktuasi
Pada tanggal 31 Desember 2008 PT. Kahar Duta Sarana membentuk dana kas
kecil sebesar Rp. 250.000. berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil
selama bulan desember :
5 Desember membayar rekening air dan listrik Rp. 47.500
7 Desember membayar rekening telepon dan fax Rp. 125.250
9 Desember dibeli supplies kantor Rp. 17.500
12 Desember biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
19 Desember dibayar biaya makan minum karyawan Rp. 25.000
20 Desember pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500 diserahkan
23 Desember dibayar biaya langganan koran Rp. 12.500
27 Desember dibeli perangko sebesar Rp. 5000
Jurnal yang dibuat
Tabel 3.5 Sistem Dana Fluktuasi
Tgl Rincian Debit Kredit
1/12 Kas Kecil Kas
Rp. 250.000
Rp. 250.000 5/12 Beban air dan listrik
Kas kecil 9/12 Supplies kantor
Kas kecil
Rp. 17.500
12/12 Beban rapat dan pertemuan Kas kecil
Rp. 31.250
Rp. 31.250 19/12 Beban makan minum
karyawan 23/12 Beban Langganan koran
Kas kecil
Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Dalam melakukan perhitungan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
melakukan perincian transasksi-transaksi sistem dana berfluktuasi dengan contoh dan
terdapat pada tabel 3.6 sebagai berikut :
Tabel 3.6 Sistem Dana Fluktuasi
Tgl Rincian Debit Kredit Saldo
1/12 Pembentukan Kas Kecil Rp. 250.000 Rp. 250.000
5/12 Air dan Listrik 47.500 47.500
7/12 Telepon dan fax 125.250 202.500
9/12 Supplies kantor 17.500 59.750
12/12 Rapat pertemuan 31.250 28.500
19/12 Makan minum karyawan 25.000 3.500
20/12 Pengisian kas kecil 196.500 200.000
23/12 Langganan koran 12.500 187.500
27/12 Pos ( perangko ) 5.000 182.500
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem akuntansi
pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang sistem akuntansi pengeluaran
kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
2. siklus pencatatan pembukuan pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang
dilaksanakan, yaitu dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa invoice,
pelaporan kas dengan menggunakan buku bank pertama, laporan piutang
(account receivable), serta laporan keuangan dengan pencatan laporan arus kas.
3. pengendalian intern kas yangn dilaksanakan yaitu, dengan adanya sistem
komputer navision on-line pada bagian logistik, penjualan dan akuntansi. Hal ini
bertujuan untuk input setiap barang datang dari kantor pusat dan
meng-input setiap pembayaran dari hasil penjualan.
4. pemeriksaan kas yang dilakukan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
dilaksanakan setiap 6 bulan dan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari.
Pemeriksaan ini dilakukan oleh auditor intern dan akan diserahkan ke kantor
B Saran
PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah memiliki sistem dan prosedur
yang baik dalam melakukan sistem akuntansi pengeluaran kas hal ini dapat dilihat
dari saran-saran yang diberikan penulis sebagai berikut :
1. pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi pada PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan hendaknya dilaksanakan sesuai dengan sistem akuntansi, dimana
datanya akan dimulai dari transaksi sampai pada saat pelaporan. Pencatatan yang
terjadi akan lebih terencana dan dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi
sehingga manajemen dapat lebih mudah melakukan usaha-usaha koreksi dan
perbaikan secara lebih dini.
2. bagian pengendalian intern kas, seperti bagian logistik, penjualan, dan akuntansi
diharapkan dapat lebih teliti dalam melaksanakan tugas-tugas, baik dalam hal
meng-input data, mencatat dan menerima pengeluaran kas dari hasil penjualan,
agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan penjualan barang
dagang.
3. perlunya secara berkala dilakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap
jalannya prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas.
4. perlu adanya manajemen kas yang lebih baik yang dapat menginformasikan
DAFTAR PUSTAKA
Soemarso, SR, 2002, Akuntansi suatu pengantar, edisi kelima, penerbit salemba empat, Jakarta.
Baridwan Zaki, 1994, Sistem informasi akuntansi, edisi kedua, cetakkan kedua, badan percetakkan Fakultas Ekonomi-Yogyakarta, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, edisi ketiga, cetakkan ketiga, penerbit salemba empat, Jakarta.
Wilkinson joseph W, 1992, Sistem akuntansi dan informasi, edisi kedua, cetakkan ketiga, terjemahan oleh Marius Sinaga, penerbit erlangga, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2007, Standart Akuntansi Keuangan, Jakarta, penerbit salemba empat.
Kosasih Ruchyat, 2001, Auditing Prinsip Prosedur, cetakkan ketiga, buku kedua, penerbit erlangga, Jakarta.
Niswonger Rollin C, Warren, Calls, Reeve, 2005, edisi 21, Prinsip-prinsip
Akuntansi, penerjemah Hyginus RusniWinarto, penerbit erlangga, Jakarta.
Sticc, Earl K, James D. Stice, dan K. Field Skousen, 2005, Akuntansi Intermediate, cetakkan pertama, terjemahan Palupi Wariarti, penerbit salemba empat, Jakarta.
i
STRUKTUR ORGANISASI PT. KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN
SUMBER : PT. KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN KEPALA CABANG
Ka. Sie Administrasi Keuangan
Staf Adm
Staf Personalia
Staf Logistik
Staf Keuangan
Collector
Driver
Office Boy Ka. Sie Sales
Sales Man
Ka. Sie Service
Teknisi
L
am
pi
ra
i
DEPARTEMEN KA.SIE
DEPARTEMEN SALES ADM SALES ADM BAGIAN GUDANG
↓
IRAN SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT. KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN
Lampiran : III Vk/ALL/2
BUKTI PENGELUARAN
UNIT USAHA : NO. REF :
DEPARTEMEN : NO. DOKUMEN :
KEPADA : TANGGAL :
KODE REK JUMLAH
TEMPORARY : Rp.
Rp.
Terbilang :
Menyetujui : Yang mengajukan : Diterima oleh :
